VaraLean vad innebär det för oss i Vara kommun?
Foto: Johan Eriksson
När startade vi? Tankesättet startade 1992 då vi införde resultatenheter och tog fram den första strategiska planen Begreppet lean infördes i samband med pilotprojekt på Södergård 2004 15 % av tiden till utveckling Vi behövde ett verktyg. Fortsatte i resten av äldreomsorgen 2006 Idag är hela organisationen involverad En tillsvidaretjänst som leankoordinator 4 handledare som bistår ca 4 6 dagar per år
Lean tanke- & arbetssätt Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Kundens behov i fokus Stödjande ledarskap Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Minska slöserierna Långsiktighet och helhetssyn Förbättringsarbetet är en del av vardagen Enkla metoder och verktyg
Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång Minska slöserierna
Vad är slöseri? Allt som vi gör som inte skapar något direkt (eller indirekt) värde för brukaren
8 slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB
Tanke och handling Värde Politiker Verksamhetsansvariga Principer Metoder Verktyg
Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden
Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar!
Här syns principer och värden som politikerna antagit
Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer
Mallorca 2001 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Island 2005 Verksamheten & brukarna - Uppdraget Omvärlden Prag 2009 Omvärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete
Före internatet En internatsvecka Efter internatet
Mycket lean men lite snack 70 timmar Alla medarbetare Före internatet En vecka på internat i Prag På dagordningen Effektiva möten En internatsvecka Gemensamma värderingar Vinnande laget Om effektiva team En föränderlig värld omvärldens påverkan Efter internatet LeanLir prova på några av verktygen Uppföljning 30 60-90
Foto: Andreas Offesson
Några av våra verktyg Värdeflödeskartläggning Spagettidiagram LeanLir 5S Visualisering Förbättringstavla
Vem? Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning
Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning
Närbild på en värdeflödeskarta från kostenheten
Tvätthantering Värdeflödeskarta från Kvänumsgården
Rekrytering Värdeflödeskarta från övergripande process
Några förbättringar Registrering av ansökningar i HR+ ta fram tydlig rutin för registrering, plan för back-up behov Annonser uppdatera annonsmallen, ändra e-postadress för ansökningar lathund för rekrytering Information om tillsättning med i annonsen Telefoninformation till sökande skapa lathund för växeln, informera Intervju/Samverkan vidareutveckla rutin Värdeflödeskarta rekrytering
Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner 7 12 köket Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personlabudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Arbetslagsplanering (högstadium) Konsumentvägledning
Spagettidiagram
LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träna sig att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk
www.leanlir.se
LeanLir en del av verksamhetsutvecklingen 2009
Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)
Före Efter 5S på Gatu & Park
Före 5S på kontor Efter
Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden
Visualisering av aktiviteter på Torsgårdens förskola
Visualisering på kontoret
Förbättringstavla på Kvänumsgården
Förbättringstavla Nya slöserilappar hamnar i Inkorgen på tavlan, ibland med förslag på lösningar. Alla slöserier behandlas. Det behöver inte vara stora saker, små slöserier är minst lika viktiga och man om man tänker i det långa loppet så kan de ju bli ganska stora. Det är ett mycket strukturerat, synligt och lättförståeligt sätt att jobba med förbättringar och man förstår att alla dessa, som i bland kan upplevas som småsaker, är viktiga att arbeta med för att minska slöserierna som finns. Citat från två enheter som ingick i kommunens Första tavelgrupp. Mer info på www.vara.se/varalean
Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft
Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 77 2010, 2008 var det 72 99 % av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2010) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade 100 % nöjda chefer Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde = 28 % - utöver alla kvalitetsvinster!
Lärdomar Enkla medel kan ändra så mycket till det bättre Så mycket spring som inte behövs Bra att två enheter gör kartan tillsammans Med samarbete kommer man längre än om man jobbar var för sig Jobbigt att komma fram till en gemensam lösning Det känns positivt Det finns lösningar på det mesta trots att det ser mörkt ut Lärdomar från Servicehuset och Kostens värdeflödeskarta
Lärdomar Det är inte konstigt att tiden inte räcker till Vi dokumenterar så olika och så ostrukturerat Vad tydligt det blir Man kan se framsteg, underlättar vardagen Värdefullt att få tänka hela processen och få se helheten Stressen har minskat Vi kan spara mycket tid utan att det behöver kosta så mycket Lärdomar från Alléskolans värdeflödeskartläggning
Belöna & fira!
Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla
Om VaraLean & denna presentation Läs mer på www.vara.se