Förfrågan vid direktupphandling av rekryteringstjänster Länsstyrelsen Värmland erbjuder intresserade företag att lämna anbud avseende rekryteringstjänster. Upphandlingen är en direktupphandling som annonseras på Länsstyrelsens webbplats. Utvärderingen sker efter värderingsprincipen lägsta pris vilket innebär att det anbud som uppfyller samtliga ställda krav och har lägst pris antas som leverantör. Länsstyrelsen avser att skriva avtal med en eller flera leverantörer. Anbudsgivaren kan lämna anbud för ett eller flera deluppdrag. Detta förfrågningsunderlag består av: Förfrågningsunderlag (denna skrift) Bilaga 1, Avtalsutkast Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att komplett underlag enligt ovan erhållits. Offert ska lämnas senast 2018-10-19 till Länsstyrelsen Värmland på nedanstående adress och vara giltig till och med 2018-11-15. Uppdraget avser gälla från avtalstecknande och till och med 2019-12-31 med möjlighet för Länsstyrelsen att därefter förlänga avtalet med upp till ett år. Avtalsperioden beräknas påbörjas snarast. Upphandlande myndighet Länsstyrelsen Värmland Organisationsnummer 202100-2395 Våxnäsgatan 5, 651 86 KARLSTAD Kontaktpersoner Länsstyrelsen Värmland Verksamhetsstöd Adress Våxnäsgatan 5 651 86 Karlstad Marie Örtengren, enhetschef Telefon: 010-224 72 22 E-post: marie.ortengren@lansstyrelsen.se Katarina Strandberg, HR-handläggare Telefon: 010-224 74 64 E-post: katarina.strandberg@lansstyrelsen.se Frågor och svar Frågor med vidhängande svar kommer att läggas ut på Länsstyrelsens hemsida senast 2018-10-12. Med hänsyn till denna tidsgräns måste frågor ställas senast 2018-10-09. Det är anbudsgivarens ansvar att hålla sig informerad gällande de frågor och svar som läggs ut på hemsidan.
Förfrågan Inledning Länsstyrelsen är en viktig länk mellan människor och kommuner å ena sidan och regering, riksdag och centrala myndigheter å den andra. Vi arbetar för ett långsiktigt hållbart samhälle genom kunskapsförmedling, tillsyn, stöd- och tillståndsgivning, utveckling och samordning inom många samhällsområden. Vi förutsätter att våra leverantörer delar statens gemensamma värdegrund. Dess sex principer anger inriktningen för hur myndigheter och statsanställda ska ta sig an sina uppdrag. Demokrati Legalitet Objektivitet, saklighet och likabehandling Fri åsiktsbildning Respekt för alla människors lika värde Effektivitet och service För mer information om Länsstyrelsens verksamhet hänvisas till den externa webbplatsen: http://www.lansstyrelsen.se/varmland Bakgrund Den stora merparten av rekryteringarna sköts internt av chefer med stöd av HR, men vid arbetstoppar samt vid rekryteringar av vissa chefer och specialister använder Länsstyrelsen rekryteringskonsulter som stöd. Länsstyrelsen arbetar med kompetensbaserad rekrytering baserad på Garudamodellen. För tjänster som rör personbedömning, tester och kandidatsökning har Länsstyrelsen ingen egen kompetens, vilket innebär att dessa tjänster alltid köps av externa leverantörer. Länsstyrelsen i Värmlands län (nedan Länsstyrelsen) erbjuder intresserade leverantörer att lämna anbud på rekryteringstjänster i enlighet med förutsättningar angivna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Upphandlingen avser konsultmedverkan vid rekrytering uppdelade på nedanstående tjänsteområden: A.Rekryteringsstöd till chefs- och specialisttjänster B.Rekryteringsstöd till handläggartjänster och motsvarande C.Stöd i urvalsarbete till tjänster med stort antal sökande D.Person- och förmågebedömning tester inklusive återkoppling E.Kandidatsökning Mål och syfte Länsstyrelsen arbetar för att rekryteringsprocessen ska vara av hög kvalitet och fri från diskriminering.
Rekryteringsprocessen ska vara träffsäker och professionell för att säkra kompetensförsörjningen på kort och lång sikt. Omfattning Länsstyrelsen har svårt att ange avropsvolym, då det är svårt att förutse antal rekryteringsuppdrag i framtiden samt Länsstyrelsens egen kapacitet vid rekryteringstillfället. Länsstyrelsen garanterar därmed ingen avropsvolym. Länsstyrelsen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om inkomna offerter överstiger den budget som är avsatt för arbetet. Formella krav på anbudet Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Anbudet skall vara skrivet på svenska Anbudet skall vara bindande till och med 2018-11-15 vilket bekräftas nedan. Fyll i uppgifter om företag och kontaktperson: Företagsnamn Organisationsnummer Adress Kontaktperson 1 Telefonnummer e-postadress Kontaktperson 2 Telefonnummer e-postadress till vilken tilldelningsbeslut ska skickas
Anbudets inlämnande Formella krav på anbudet är att: Anbudet skall vara inkommet senast 2018-10-19. Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. Anbudet innehåller företagsnamn, adress och organisationsnummer samt kontaktperson för anbudet med telefonnummer och e-postadress. Anbudet är paketerat i slutet kuvert/paket. Anbudsgivaren ombeds nyttja dubbla kuvert. Det slutna kuvertet skall vara tydligt märkt med Anbud i upphandling av rekryteringstjänster och dnr 112-6864-2018. Observera att anbud som lämnas via bud kan behöva märkas på budförsändelsen. Förfrågningsunderlagets disposition följs. Observera att anbud via fax eller e-post ej accepteras. Kontroll av formalia och prövning av anbud Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skallkrav. Skallkraven avser formella krav på anbudet, krav på leverantören och krav på tjänsten. Skallkrav är ovillkorliga krav som skall vara uppfyllda för att anbud skall kunna prövas vidare. Utvärdering De anbud som kvarstår efter den inledande prövningen kommer att utvärderas efter värderingsprincipen lägsta pris, vilket innebär att det anbud som uppfyller samtliga ställda krav till lägst totalt offererat pris kommer att antas som leverantör i denna upphandling. Utvärdering sker per delområde. Anbud kan lämnas för ett eller flera delområden. Beslut Beslut i upphandlingen fattas av den upphandlande myndigheten och kommer via e-post meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett civilrättsligt bindande avtal uppkommer, utan detta förutsätter att avtalsparterna undertecknar avtalet och att eventuella villkor för ikraftträdande i avtalet är uppfyllda. Länsstyrelsen kommer att iaktta frivillig avtalsspärr, vilket innebär att avtal kommer att undertecknas 10 dagar efter att beslut fattats. KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE För att säkerställa att anbudsgivaren kvalificerar sig som leverantör skall nedanstående krav uppfyllas. Syftet med dessa krav är att säkerställa att kontraktet blir utfört i enlighet med de behov den upphandlande myndigheten har.
Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren skall bifoga en kort företagspresentation för att beskriva sin kapacitet att tillgodose Länsstyrelsens behov av rekryteringstjänster enligt de förutsättningar som framgår i detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren ombeds ange följande i sin presentation: Verksamhetsbeskrivning Personalstyrka Leveranskapacitet för uppdraget Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej Ev. beskrivning alternativt hänvisning till anbudet: Underleverantörer Detta krav gäller endast om underleverantörer ingår i anbudet. Utelämna svar om underleverantörer inte ingår i anbudet. För det fall anbudsgivaren avser använda underleverantörer för att fullgöra kontraktet anges dessa nedan. Anbudsgivaren skall ange namn och organisationsnummer på underleverantörerna. Beskriv även vilken del av kontraktet som underleverantören kommer att anlitas för. Namn Org. nr Beskrivning Krav accepteras/uppfylls: Underleverantörer ej aktuellt KRAVSPECIFIKATION Mål och syfte Det övergripande målet med upphandlingen av rekryteringstjänster är att säkerställa att Länsstyrelsens rekryteringar sker på ett professionellt och kvalitetssäkert sätt i situationer i de fall det befintliga HR-stödet vid Länsstyrelsen inte har tillräckliga resurser för att själva bistå organisationen i rekryteringsarbetet. För personbedömning och förmågetester har Länsstyrelsen ingen egen kompetens vilket innebär att en sådan tjänst måste köpas från extern leverantör. Vid rekrytering av chefer och specialister kan det även vara aktuellt att köpa tjänsten kandidatsökning för att hitta specifika kompetenser och att motivera kvalificerade kandidater att söka lediga tjänster hos
Länsstyrelsen. Omfattning Länsstyrelsen ansvarar vid all rekrytering för annonsutformning, att annonsera anställningar, ta emot och administrera ansökningshandlingar samt att svara på frågor om tjänsten. Upphandlingen avser konsultmedverkan vid rekrytering av både handläggare, chefer och specialister uppdelade på följande uppdragsområden, där anbudsgivaren inbjuds att inlämna anbud: A.Rekryteringsstöd till chefs- och specialisttjänster Med rekrytering av chefer avses chefer förekommande på olika nivåer. Med rekrytering av specialister avses rekrytering av nyckelpersoner med specifik kompetens, personer på strategiska poster. Rekryteringsstödet omfattar: Tids- och aktivitetsplan i samverkan med Länsstyrelsen Ta fram kravprofil i samverkan med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Första urval Urval till intervju i samråd med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Första intervju (via digitala mötesformer alternativt i Karlstad på leverantörens bekostnad) Andra intervju tillsammans med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Referenstagning Återkoppling till Länsstyrelsen av referenser (vid Länsstyrelsen) Tester och återkoppling av tester till kandidater Återkoppling till Länsstyrelsen av tester (vid Länsstyrelsen) Uppföljning av rekrytering Krav på konsult: Ha goda kunskaper om rekrytering inom statlig verksamhet och om metoder för kompetensbaserad rekrytering Ha genomfört minst femton rekryteringsuppdrag under den senaste tvåårsperioden Ha genomfört minst fem rekryteringsuppdrag inom statlig verksamhet under den senaste tvåårsperioden Ha genomgått en utbildning i kompetensbaserad rekrytering (exempelvis Garuda) Konsulten ska ange kontaktuppgifter (där uppgift om e-postadress och telefonnummer ska framgå) till två referenser varav minst en referens ska vara från en statlig verksamhet. Referenser behöver inte lämnas på den konsult som anges som ersättare till huvudkonsulten.
Kontaktuppgifter till referens: Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej Anbudsgivaren ska ge anbudspris för ett rekryteringsuppdrag. Priset baseras på att tjänsterna utförs i Karlstad, det vill säga inga tillkommande tids-, rese- eller andra kostnader för konsulten i samband med möten eller intervjuer i Karlstad accepteras. Länsstyrelsen ersätter skäliga resekostnader för kandidater. Alla ersättningar i anbudet skall vara totalkostnader och anges exklusive moms i SEK. Ange anbudspris för delområde A: B. Rekryteringsstöd till handläggartjänster och motsvarande Med rekrytering av handläggare och motsvarande avses medarbetare med alla förekommande befattningar exkl. chefer och specialister. Rekryteringsstödet omfattar: Tids- och aktivitetsplan i samverkan med Länsstyrelsen Ta fram kravprofil i samverkan med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Första urval Urval till intervju i samråd med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Första intervju (via digitala mötesformer alternativt i Karlstad på leverantörens bekostad) Andra intervju tillsammans med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Referenstagning Återkoppling till Länsstyrelsen av referenser (vid Länsstyrelsen) Uppföljning av rekrytering Krav på konsult: Ha goda kunskaper om rekrytering inom statlig verksamhet och om metoder för kompetensbaserad rekrytering Ha genomfört minst femton rekryteringsuppdrag under den senaste tvåårsperioden Ha genomfört minst fem rekryteringsuppdrag inom statlig verksamhet under den senaste tvåårsperioden Ha genomgått en utbildning i kompetensbaserad rekrytering (exempelvis Garuda) Konsulten ska ange kontaktuppgifter (där uppgift om e-postadress och telefonnummer ska framgå) till två referenser varav minst en referens ska vara från en statlig verksamhet. Referenser behöver inte lämnas på den konsult som anges som ersättare till huvudkonsulten.
Kontaktuppgifter till referens: Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej Anbudsgivaren ska ge anbudspris för ett rekryteringsuppdrag. Priset baseras på att tjänsterna utförs i Karlstad, det vill säga inga tillkommande tids-, rese- eller andra kostnader för konsulten i samband med möten eller intervjuer i Karlstad accepteras. Länsstyrelsen ersätter skäliga resekostnader för kandidater. Alla ersättningar i anbudet skall vara totalkostnader och anges exklusive moms i SEK. Ange anbudspris för delområde B: C. Stöd i urvalsarbetet till tjänster med stort antal sökande I de fall Länsstyrelsen får in ett stort antal sökande kan det finnas ett behov av rekryteringsstöd. Rekryteringsstödet omfattar: Tids- och aktivitetsplan i samverkan med Länsstyrelsen Första urval Återkoppling till Länsstyrelsen av resultat efter första urvalet (vid Länsstyrelsen) Krav på konsult: Ha goda kunskaper om rekrytering inom statlig verksamhet och om metoder för kompetensbaserad rekrytering Konsulten ska ange kontaktuppgifter (där uppgift om e-postadress och telefonnummer ska framgå) till två referenser varav minst en referens ska vara från en statlig verksamhet. Referenser behöver inte lämnas på den konsult som anges som ersättare till huvudkonsulten. Kontaktuppgifter till referens: Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej Anbudsgivaren ska ge anbudspris för ett rekryteringsuppdrag enligt nedanstående intervaller. Priset baseras på att tjänsterna utförs i Karlstad, det vill säga inga tillkommande tids-, rese- eller andra
kostnader för konsulten i samband med möten eller intervjuer i Karlstad accepteras. Länsstyrelsen ersätter skäliga resekostnader för kandidater. Alla ersättningar i anbudet skall vara totalkostnader och anges exklusive moms i SEK. Ange anbudspris för: 50-100 sökande 101-200 sökande Fler än 200 sökande D. Person- och förmågebedöming tester inklusive återkoppling Uppdraget omfattar följande delar: Boka tid med kandidaten Testning Analys av test Återkoppling till kandidaten Återkoppling till Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) De tester som används ska ha vetenskaplig grund och vara godkända av auktoriserat certifieringsorgan. Genomförande av ett paket av tester med syfte att ringa in en kandidats: Motivations- och drivkrafter Personliga egenskaper och värderingar Färdighet Begåvning som förutsäger arbetsprestation Anbudsgivaren ska redovisa vilka tester som används för att mäta ovanstående egenskaper. Krav på konsult: Vara certifierad för att utföra de tester som anbudet avser Ha genomfört minst tjugo personbedömningar genom tester under den senaste tvåårsperioden Konsulten ska ange kontaktuppgifter (där uppgift om e-postadress och telefonnummer ska framgå) till två referenser varav minst en referens ska vara från en statlig verksamhet. Referenser behöver inte lämnas på den konsult som anges som ersättare till huvudkonsulten.
Kontaktuppgifter till referens: Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej Anbudsgivaren ska ge anbudspris för ett testpaket. Priset baseras på att tjänsterna utförs i Karlstad, det vill säga inga tillkommande tids-, rese- eller andra kostnader för konsulten i samband med möten eller intervjuer i Karlstad accepteras. Länsstyrelsen ersätter skäliga resekostnader för kandidater. Alla ersättningar i anbudet skall vara totalkostnader och anges exklusive moms i SEK. Ange pris för delområde D: E. Kandidatsökning Med kandidatsökning avses här metod för kvalificerad sökning av kandidater för att identifiera och attrahera den bästa kompetens som finns på marknaden till aktuell befattning. Uppdraget omfattar följande delar: I samarbete med Länsstyrelsen identifiera särskilda kompetenser som ska eftersökas Kandidatsökning via nätverk Kandidatsökning via sociala medier Kontakta aktuella kandidater och motviera dessa att söka annonserad tjänst hos Länsstyrelsen Återrapportering till Länsstyrelsen efter utfört uppdrag och redogöra för metoder som använts samt utfall Krav på konsult: God kunskap om bransch/roll God kunskap om kandidatsökningsarbete Ha kunskap om och erfarenhet av beprövade metoder för kandidatsökning och kunna redovia för vilka metoder som används Ha dokumenterad erfarenhet av kandidatsökning och genomfört minst fem kandidatsökningsuppdrag under den senaste tvåårsperioden, varav minst två inom statlig verksamhet Konsulten ska ange kontaktuppgifter (där uppgift om e-postadress och telefonnummer ska framgå) till två referenser varav minst en referens ska vara från en statlig verksamhet. Referenser behöver inte lämnas på den konsult som anges som ersättare till huvudkonsulten.
Kontaktuppgifter till referens: Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej Anbudsgivaren ska ge anbudspris per kandidatsökningsuppdrag. Alla ersättningar i anbudet skall vara totalkostnader och anges exklusive moms i SEK, det vill säga inga tillkommande tids-, reseeller andra kostnader för konsulten i samband med möten eller intervjuer i Karlstad accepteras. Ange pris för delområde E:
Krav på upphandlingsobjektet Anbudsgivaren skall utse en huvudansvarig konsult för uppdraget som är ansvarig och kontaktperson för Länsstyrelsen samt en ersättare i händelse av frånvaro/otillgänglighet av den huvudansvarige konsulten. Namn på kontaktperson: Till anbudet skall offererad personals CV bifogas. Det är viktigt att samtliga ställda krav tydligt framgår av CV. Detta innebär att CV skall innehålla detaljerade beskrivningar om vad personerna har genomfört och när samt detaljerad beskrivning av innehållet i utbildningar, var utbildningarna lästes samt när. Hänvisning till vart i anbudet CV går att finna: Anbudsgivaren skall beskriva hur denne avser att ta miljöhänsyn i sitt dagliga arbete vid leverans av tjänsten. Anbudsgivaren skall beskriva hur denne arbetar aktivt med åtgärder mot diskriminering i verksamheten. Faktura på utförda uppdrag insänds till Länsstyrelsen Värmland för godkännande och attest. Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej
Kommersiella villkor Anbudsgivaren skall acceptera bifogade avtalsutkast, i dess helhet. Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej UNDERTECKNANDE AV ANBUD Anbud är bindande enligt de förutsättningar som angivits ovan och bekräftas tillsammans med övriga uppgifter ovan. Anbudsgivaren bekräftar på heder och samvete att lämnade uppgifter är med sanningen överensstämmande. Ort den datum. Namnförtydligande Titel och företag Bilaga 1: Avtalsutkast
2018-09-28 Bilaga 1 AVTALSUTKAST AVTAL AVSEENDE REKRYTERINGSTJÄNSTER Dnr. 112-6864-2018
Bilaga 1 Avtalsutkast 1. AVTALETS PARTER Mellan Länsstyrelsen i Värmlands län, nedan kallad Beställaren, och [Leverantör], nedan kallad Leverantören, org. nr, har följande avtal slutits. 2. AVTALETS SYFTE Merparten av Länsstyrelsens rekryteringar sköts internt av chefer med stöd av HR, men vid arbetstoppar samt vid rekryteringar av vissa chefer och specialister vill Länsstyrelsen ha möjligheten att använda rekryteringskonsult som stöd. Länsstyrelsen är mån om en träffsäker och diskrimineringsfri rekryteringsprocess, även när rekryteringsstödet sker via en extern leverantör. För tjänster som rör personbedömning och tester har Länsstyrelsen ingen egen kompetens. Detta avtal syftar till att säkerställa Länsstyrelsens möjlighet att köpa denna tjänst av extern leverantör. Länsstyrelsen har även behov av att ha möjlighet att köpa tjänsten kandidatsökning av extern leverantör. 3. AVTALETS OMFATTNING Upphandlingen avser konsultmedverkan vid rekrytering av handläggare, chefer och specialister uppdelade på nedanstående tjänsteområden: A. Rekryteringsstöd till chefs- och specialisttjänster Rekryteringsstödet omfattar: Tid- och aktivitetsplan i samverkan med Länsstyrelsen Ta fram kravprofil i samverkan med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Första urval Urval till intervju i samråd med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Första intervju (via digitala mötesformer alternativt i Karlstad på leverantörens bekostnad) Andra intervju tillsammans med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Referenstagning Återkoppling till Länsstyrelsen av referenser (vid Länsstyrelsen) Tester och återkoppling av tester till kandidater Återkoppling till Länsstyrelsen av tester (vid Länsstyrelsen) Uppföljning av rekrytering 2
Bilaga 1 Avtalsutkast B. Rekryteringsstöd till handläggartjänster och motsvarande Rekryteringsstödet omfattar: Tids- och aktivitetsplan i samverkan med Länsstyrelsen Ta fram kravprofil i samverkan med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Första urval Urval till intervju i samråd med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Första intervju (via digitala mötesformer alternativt i Karlstad på leverantörens bekostnad) Andra intervju tillsammans med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Referenstagning Återkoppling till Länsstyrelsen av referenser (vid Länsstyrelsen) Uppföljning av rekrytering C. Rekryteringsstöd vid tjänster med stort antal sökande I de fall Länsstyrelsen får in ett stort antal sökande kan det finnas ett behov av rekryteringsstöd. Rekryteringsstödet omfattar: Tids- och aktivitetsplan i samverkan med Länsstyrelsen Första urval Återkoppling till Länsstyrelsen av resultat efter första urvalet (vid Länsstyrelsen) D. Person- och förmågebedömning - tester inklusive återkoppling Uppdraget omfattar följande delar: Boka tid med kandidaten Testning Analys av test Återkoppling till kandidaten Återkoppling till Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) De tester som används ska ha vetenskaplig grund och vara godkända av auktoriserat certifieringsorgan. Genomförande av ett paket av tester med syfte att ringa in en kandidats: Motivations- och drivkrafter Personliga egenskaper och värderingar Färdighet Begåvning som förutsäger arbetsprestationen E. Kandidatsökning Med kandidatsökning avses här metod för kvalificerad sökning av 3
Bilaga 1 Avtalsutkast kandidater för att identifiera och attrahera den bästa kompetens som finns på marknaden till aktuell befattning. Kandidatsökning kräver mycket god kunskap om bransch och/eller roll i kombination med kunskap och förmåga att utföra uppgiften. Uppdraget omfattar följande delar: I samarbete med Länsstyrelsen identifiera kompetenser som ska eftersökas Kandidatsökning via nätverk Kandidatsökning via sociala medier Kontakta aktuella kandidater och motivera dessa att söka annonserad tjänst hos Länsstyrelsen Återrapportering till Länsstyrelsen efter utfört uppdrag och redogöra för metoder som använts samt utfall 4. AVTALSHANDLINGAR Avtalet består av nedanstående handlingar. Om det i kontraktshandlingarna förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, inbördes i följande ordning: 1. Tillägg till och ändringar till detta ramavtal 2. Detta avtal, daterat [2018-xx-xx] 3. Förfrågningsunderlag, daterat [2018-10-29] 4. Relevant standardavtal 5. Leverantörens anbud daterat [2018-xx-xx] Uppgifter i anbudet som inte efterfrågats i förfrågningsunderlaget gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse om att dessa skall gälla. 5. AVTALSPERIOD Avtalet träder i kraft snarast möjligt och gäller till och med 2019-12-31. 5.1. Förlängning av avtalet Beställaren har rätt att förlänga avtalet med 1 år med oförändrade villkor. Sådan förlängning ska påkallas senast en (1) månader innan grundavtalets utgång. Förlängning ska ske skriftligen och undertecknas av båda parter. Avtalsperioden kan således sträcka sig längst fram till och med 2020-12-31. 4
Bilaga 1 Avtalsutkast 6. KONTAKTPERSONER Beställare: Namn: Marie Örtengren Telefon: 010-224 72 22 E-post: marie.ortengren@lansstyrelsen.se Leverantör: Namn: Telefon: E-post: Kontaktperson/er hos leverantören har, om inte annat skriftligen meddelats Beställaren, behörighet att på Leverantörens vägnar och med för denna bindande verkan, företräda honom i frågor som berör uppdragets specifikation och genomförande. 7. LEVERANTÖRENS ANSVAR Uppdraget skall genomföras i enlighet med vad som angivits i förfrågningsunderlaget. 7.1. Uppdragets genomförande Uppdragstagaren förklarar sig ha den erfarenhet och kompetens som krävs för att fullfölja uppdraget. Uppdragstagaren har förklarat att uppdraget är tillräckligt beskrivet, och att denne är införstådd med vad som krävs för att fullfölja uppdraget enligt detta avtal med eventuella bilagor. 7.2. Övriga skyldigheter I uppdraget ingår att inhämta de yttranden, godkännanden och tillstånd som krävs för att uppdraget ska kunna genomföras enligt gällande författningar. Leverantören får i övrigt under avtalsperioden inte åta sig uppdrag eller i övrigt verka i sådana sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för Beställarens verksamhet. 7.3. Ansvar för utfört uppdrag Beställarens granskning och godkännande av Leverantörens förslag, åtgärder eller handlingar befriar inte Leverantören från ansvar för fel i handlingar eller i utfört uppdrag. Om Leverantören omarbetar handlingar, som upprättats eller tillhandahållits av Leverantören och som granskats av Beställaren, har Leverantören inte rätt till ersättning för sådant arbete om detta ej skriftligen överenskommits med Beställaren. 7.4 Personal Leverantören förbinder sig att tillhandahålla personal med utbildning, kunskap och praktisk erfarenhet som motsvarar ställda kompetenskrav i Beställarens upphandlingsdokument. Leverantören får inte byta ut personal utan Beställarens samtycke. 5
Bilaga 1 Avtalsutkast Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål ersätta personal som Beställaren anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken Beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Leverantören får endast ersätta kontrakterade konsulter med personer som innehar motsvarande kompetens och erfarenheter samt efter Beställarens godkännande. 7.5 Statistik Leverantören ska på begäran av Beställaren, kostnadsfritt förse Beställaren med statistik. Statistiken ska tillhandahållas elektroniskt. 7.6 Genomförande av uppdraget Leverantören förklarar sig ha den erfarenhet och kompetens som krävs för att fullfölja uppdraget. Leverantören har förklarat att uppdraget är tillräckligt beskrivet, och att denne är införstådd med vad som krävs för att fullfölja uppdraget enligt detta avtal med eventuella bilagor. 7.7 Avvikelse i leverans Vid avvikelse i leverans/redovisning kommer avdrag att göras med 3 % av det totala priset för det enskilda uppdraget per påbörjad försenad vecka. Maximalt avdrag är 30 % på det totala priset för uppdraget. Ovanstående prisavdrag är inte aktuellt om tidsplanen har accepterats skriftligen av Beställaren. 7.8 Avtalsstart och avtalsuppföljning Leverantören ska kostnadsfritt medverka vid erforderligt antal möten i samband med såväl avtalsstart, avtalsuppföljning samt överlämning vid avtalsslut. 7.9 Erforderlig information m.m. Skulle viss information, underlag, tjänst eller utrustning som Beställaren enligt avtalet inte skall tillhandahålla, visa sig nödvändig för uppdragets fullgörande skall Leverantören utan extra kostnad införskaffa informationen eller underlaget eller utföra Tjänsten eller ställa utrustningen till förfogande som om detta varit fullständigt angivet och beskrivet i avtalet. 7.10 Miljökrav I de fall Leverantören behöver använda transporter för uppdraget ska Leverantören i största möjliga mån välja miljömässigt fördelaktiga alternativ. Det kan exempelvis vara fordon som drivs av miljömässigt fördelaktiga bränsen (exempelvis viss miljöklassning av diesel, elbil, gasbil med mera) eller kollektivtrafik när det är möjligt. 6
Bilaga 1 Avtalsutkast 7.11 Social hänsyn Länsstyrelsen är mån om att våra uppdragstagare bedriver ett målinriktat arbete föratt främja social hållbarhet och bidra till att allas lika rättigheter och möjligheter tillgodoses. Därför ska anbudsgivaren kunna, senast vid kontraktsskrivande, skriftligt redogöra för sitt arbete med social hållbarhet. Om Leverantören sysselsätter tio (10) arbetstagare eller fler, och därmed omfattas av diskrimineringslagens (SFS 2008:567) regler om skyldighet att vidta aktiva åtgärder mot diskriminering, ska Leverantören kunna ge skriftlig dokumentation över dessa åtgärder till Beställaren om Beställaren begär det. 8. UNDERLEVERANTÖRER/UNDERKONSULTER Leverantören får inte anlita [underkonsult/underleverantör] utan Beställarens medgivande, såvida de inte varit angivna och godkända i samband med upphandlingen. Leverantören svarar för underkonsultens arbete som för eget arbete. Beställaren äger rätt att kontrollera att [underleverantör/underkonsult] har fullgjort sina förpliktelser gällande skatter och sociala avgifter. Utbyte av underleverantör/underkonsult får endast ske i de fall lagen (2007:1091) om offentlig upphandling tillåter det samt att båda parter godkänner detta. 9. PRIS Priser är angivna i SEK, exkl. mervärdesskatt och inkluderar samtliga med uppdraget förenade omkostnader. 10. BETALNINGSVILLKOR M M Betalningen sker mot ostridig faktura 30 dagar. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. Dröjsmålsränta betalas inte för ofullständigt eller felaktigt adresserade fakturor. 10.1. Fakturering Fakturering sker per utfört och slutfört uppdrag. Fakturan skall ange vilket avtal och uppdrag (dnr) som avses samt arten och omfattningen av det arbete som utförts. Faktureringsavgift eller andra ej överenskomna tillägg godkänns ej. Länsstyrelsen kan, under avtalsperioden, övergå till att endast kunna ta emot e- faktura enligt förordning (2006:606) om myndigheters bokföring. Fakturaadress: Länsstyrelsen Värmland FE 218 838 73 FRÖSÖN Fakturareferens: Marie Örtengren 7
Bilaga 1 Avtalsutkast 10.2. Specificering av faktura Fakturan skall alltid innehålla: Länsstyrelsens beställningsreferens anges Benämning på tjänst som leveransen avser Avtalat pris för tjänsten som leveransen avser Antal timmar som omfattas av den aktuella leveransen Om det är del- eller slutlikvid Mervärdesskatt Ordernummer XXX (meddelas under avtalstiden) 11. AVBESTÄLLNINGSRÄTT Beställaren äger rätt att när som helst under detta avtals giltighetstid helt eller delvis, utan angivande av skäl, säga upp detta avtal. Om detta inte innebär utövande av Beställarens hävningsrätt enligt detta avtal äger Leverantören rätt att utfå skälig ersättning för fram till avvecklingstidpunkten nedlagda självkostnader jämte skälig vinst därpå även som utfå skälig ersättning för kostnader för de resurser som direkt utnyttjas för avvecklingen. Den totala ersättningen får dock ej överstiga beställningssumman med avdrag för vad som tidigare utbetalats. Av Leverantören fram till avvecklingstidpunkten utförd del av arbetet jämte framtagna verktyg, halvfabrikat och material/materiel skall utan ytterligare ersättning överlämnas till Beställaren om Beställaren så begär. Avveckling skall ske utan dröjsmål och Leverantören skall vidtaga alla erforderliga åtgärder för att minimera samtliga kostnader. Leverantören äger inte rätt att uppbära ersättning för det som kan komma till nytta i Leverantörens övriga verksamhet eller för vilket Leverantören erhåller ersättning på annat sätt. Beställaren skall äga rätt att med biträde av auktoriserad revisor och/eller annan expert granska erforderligt underlag för bedömning av Leverantörens ersättningskrav. 12. HÄVNING 12.1. Om Beställarens rätt att säga upp avtalet Beställaren har rätt att säga upp avtalet, helt eller delvis, om Leverantören inte kan fullgöra uppdraget på ett tillfredställande sätt. Vid uppsägning enligt ovan ska Beställaren meddela Leverantören skriftligen och en uppsägningstid om 30 dagar ska därefter löpa. Om inte rättelse skett inom uppsägningstiden, upphör avtalet vid dess utgång. Under uppsägningstiden ska endast sådana åta- 8
Bilaga 1 Avtalsutkast ganden och förpliktelser som särskilt avtalas i samband med uppsägningen, fullgöras. Vid sådan uppsägning utgår ersättning till Leverantören för utfört arbete. 12.2. Om endera partens rätt att säga upp avtalet Endera parten har rätt att säga upp avtalet i fall motparten väsentligen bryter mot avtalet. Vid uppsägning enligt denna grund skall motparten meddelas skriftligen och en uppsägningstid om 30 dagar ska därefter löpa. Om inte rättelse skett inom uppsägningstiden, upphör avtalet vid dess utgång. Under uppsägningstiden ska, om inget annat överenskommes mellan parterna, åtaganden och förpliktelser enligt avtalet fullgöras. Uppsägande part är berättigad till ersättning för de direkta kostnader som denne får i anledning av avtalets upphörande. 12.3. Om Beställarens rätt till omedelbar hävning Beställaren har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan, om Leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, eller är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, eller är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, eller gör sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och Beställaren kan visa detta, eller inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i Sverige. 13. VITE Om Leverantören inte fullföljer sina åtaganden enligt överenskommen tidplan för varje enskilt uppdrag, äger Beställaren rätt att kräva ett vite på 10 % på totalsumman för det enskilda uppdraget. Beställaren äger rätt att avräkna vite från erhållen faktura. 14. KONSEKVENSER AV AVTALETS UPPHÖRANDE Avvecklingen av åtaganden enligt detta ramavtal ska ske utan dröjsmål och Leverantören ska vidta alla erforderliga åtgärder för att Länsstyrelsen hållas skadeslös. Om Leverantören inte medverkar i enlighet med det som sägs i ovanstående stycke äger Länsstyrelsen rätt att på Leverantörens bekostnad anlita tredje part för genomförandet, om så anses nödvändigt. 15. SKADESTÅND 9
Bilaga 1 Avtalsutkast Leverantören svarar för alla direkta skador och skäliga kostnader som Länsstyrelsen har haft till följd av försenad, utebliven och ofullständigt utförd tjänst inom avtalat åtagande, i de fall skadan inträffat till följd av omständighet inom Leverantörens kontroll. Vardera parten svarar för skada på eller förlust av sin egendom, skada på någon av sina anställda eller annan för vilken parten svarar. Om part kan visa att skadan eller förlusten av vårdslöshet orsakats av den andra parten, dennes anställda eller annan för vilken denne svarar, skall dock denna part svara för sådan skada eller förlust. Om ett skadeståndskrav enligt denna punkt framställs av tredjeman mot någon av parterna, ska detta genast skriftligen meddelas den andre parten. Leverantörens skadeståndsskyldighet är begränsad till 15 prisbasbelopp per skadetillfälle. 16. IMMATERIELLA RÄTTIGHETER M.M Beställaren har rätt till arbetsresultat som produceras inom ramen för detta avtal. Leverantören får inte publicera eller på annat sätt utnyttja material eller arbetsresultat utan Beställarens skriftliga godkännande. 16.1. Begränsning av marknadsföringsrätt Hänvisning till Beställaren i reklam eller marknadsföring får inte göras av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Beställarens skriftliga godkännande. 17. ANSVARSFÖRSÄKRING Leverantören skall under avtalsperioden ha ansvarsförsäkring som täcker skada för såväl Beställaren som tredje man, vilken uppstått genom vållande av Leverantörens personal i uppdraget eller i samband därmed. Försäkringen skall gälla för hela ramavtalsperioden inklusive ev. förlängning. 18. SEKRETESS Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar finns i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Att lagen inte gäller enbart för statligt anställda framgår av 2 kap. 1. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget har upphört. Den som åsidosätter en sekretessregel straffas enligt 20 kap. 3 brottsbalken. Även konsulter, underkonsulter och andra personer som Leverantören ställer till Länsstyrelsens förfogande omfattas således av sekretessbestämmelserna. 10
Bilaga 1 Avtalsutkast Leverantören skall alltid innan uppgifter lämnas ut kontrollera med Länsstyrelsen om uppgifterna får lämnas ut. Leverantören är skyldig att i den omfattning Beställaren begär, iaktta sekretess beträffande den information som ges genom uppdraget om Beställarens verksamhet, uppdraget, uppdragsresultatet och förhållanden i övrigt. Leverantören är i förekommande fall skyldig att informera berörd personal om innebörden av sekretesslagens bestämmelser om sekretess och tystnadsplikt. Leverantören förbinder sig att tillse att eventuella underleverantörer gör motsvarande åtagande avseende sekretesslagen. 19. ÖVERLÅTELSE AV AVTALET Rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal får ej helt eller delvis överlåtas på annan leverantör/underleverantör utan skriftligt godkännande av Beställaren. 20. ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG TILL AVTALET Ändringar eller tillägg till detta avtal skall för att vara gällande göras skriftligen och behörigen undertecknat av avtalets parter. 21. FORCE MAJEURE Om fullgörande av parts skyldigheter enligt detta avtal förhindras på grund av krig, naturkatastrof, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet över vilken part inte kunnat råda och skäligen inte kunnat förutse och vars följder part inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska den part som är förhindrad att uppfylla sina skyldigheter vara befriad från dessa så länge hindret föreligger. 22. ÖVRIGA VILLKOR Utöver de villkor som finns angivna i detta avtal gäller ALOS 05 där ingenting annat anges. 23. AVTALETS IKRAFTTRÄDANDE Detta avtal träder ikraft den [datum], under förutsättning att; - förvaltningsdomstol inte beslutar om inhibition i ärendet. I detta fall träder avtalet ikraft tio (10) dagar efter det att beslut om inhibition hävts. eller: - förvaltningsdomstol inte beslutar att Beställaren ej kan fullfölja upphandlingen enligt tilldelningsbeslut (daterat xxxx). 11
Bilaga 1 Avtalsutkast 24. TVIST Tvist med anledning av detta avtal skall i första hand avgöras genom förhandling mellan Parterna, och i andra hand av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav Parterna har tagit var sitt. Karlstad den 2018 Ort den 2018 Länsstyrelsen Värmland Leverantören xxx --------------------------------------- -------------------------------------- Marie Örtengren <N.N> Enhetschef, Verksamhetsstöd <Titel> 12