SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(16) Plats och tid Örestensrummet, kommunhuset, Kinna, klockan 13.30-16.35. Paus klockan 14.40-15.00. Beslutande M Tomas Johansson C Leif Sternfeldt MBP Henry Sandahl S Peter Landgren, klockan 13.30 16.15 225-231 S Christopher Thorsson tjänstgör för Peter Landgren 232-236 S Anita Lomander Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare KD Per-Olof Hermansson L Rolf Hallberg MP Lo Göthberg Larsson V Arthur Thiry, klockan 13.45-14.45 Tjänstemän Mats Lilienberg, kommunchef Ellen Player Pellby, kommunsekreterare Magnus Palm, t.f. förvaltningschef teknik- och serviceförvaltningen 226-227 Lena Lindblad, upphandlare 226-227 Fredrik Larsson, teknisk förvaltare 226-228 Roger Haglund, personalchef 229 Karin Hydén, ekonomichef 229, 233-234 Kristian Johansson, ekonom 233-234 Jasmine El-Nawajhah, ekonom 233-234 Maria Sivedal, kanslichef 230-234 Kerstin Guth, utredare 230 Simon Jacobsson, näringslivshandläggare 231 Utses att justera Justeringens plats och tid Anita Lomander Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna den 27 november 2017 Underskrifter Sekreterare 225-236 Ellen Player Pellby Ordförande Tomas Johansson Justerande Anita Lomander
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(16) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2017-11-27 Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet 2017-12-19 Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna Underskrift Ellen Player Pellby
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(16) Innehållsförteckning Förändring av ärendelistan 225 Upphandling av frusen och kyld fisk samt fiskkonserver godkännande av upphandlingsdokument Upphandling av städ/kem/papper/plast - godkännande av upphandlingsdokument Återrapportering av kommunchefens uppdrag om klassificering av saner- och reglerfastigheter Åtgärder för att göra Marks kommun till en attraktiv arbetsgivare samt skapa förutsättningar för att få ner sjuktalen i enlighet med kommun-fullmäktiges beslut 226 227 228 229 Mångfalds-jämlikhets-och tillgänglighetsstipendiet 2017 230 Förslag till yttrande på förslag till nationell plan för transportsystemet 2018-2029 231 Nämndplan 2018 för kommunstyrelsen 232 Oktoberrapport 2017 för kommunstyrelsen 233 Oktoberrapport 2017 för Marks kommun 234 Information om fastighetsköp 235 Diskussion om inriktning för fortsatt arbete med Sahara-området 236
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(16) 225/2017 Förändring av ärendelistan Arbetsutskottets beslut Följande ärenden tillförs ärendelistan: - Information om fastighetsköp - Diskussion om inriktning för fortsatt arbete med Sahara-området Ärende om upphandling av färsk och frusen fisk samt fiskkonserver- avbryta upphandling av del A: frusen och kyld fisk samt fiskkonserver, utgår. Ordförande anmäler extra informationsärende om fastighetsköp samt extra ärende om diskussion om inriktning för fortsatt arbete med Sahara-området. Ärende om upphandling av färsk och frusen fisk samt fiskkonserver- avbryta upphandling av del A: frusen och kyld fisk samt fiskkonserver, utgår. Ordföranden frågar om förändringen av ärendelistan kan antas, och finner att så sker.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(16) 226/2017 Dnr 2017-401 053 Upphandling av frusen och kyld fisk samt fiskkonserver godkännande av upphandlingsdokument Arbetsutskottets beslut Upphandlingsdokumentet avseende frusen och kyld fisk samt fiskkonserver godkänns. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Tomas Johansson Ordförande Anita Lomander Justerande Upphandling av frusen och kyld fisk samt fiskkonserver till kommunens verksamheter behöver genomföras då gällande ramavtal löpt ut. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 18 oktober 2017. beslutar att godkänna upphandlingsdokumentet avseende frusen och kyld fisk samt fiskkonserver. Upphandlare Lena Lindblad redogör för ärendet. Ordföranden föreslår att upphandlingsdokumentet avseende frusen och kyld fisk samt fiskkonserver godkänns. Förslaget antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(16) 227/2017 Dnr 2017-409 0521 Upphandling av städ/kem/papper/plast - godkännande av upphandlingsdokument Arbetsutskottets beslut Upphandlingsdokumentet avseende städ/kem/papper/plast godkänns. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Tomas Johansson Ordförande Anita Lomander Justerande Kommunens nuvarande avtal gällande Städ/kem/papper/plast går ut 2018-02-29. Upphandlingen omfattar följande produktområden: A. Städartiklar, kemiska produkter, mjukpapper och plast B. Maskindiskmedel (till maskiner med doseringsutrustning) Anbud kan lämnas på helheten eller på någon/några av de ingående produktområdena. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 23 oktober 2017. Upphandlingsdokumentet avseende Städ/kem/papper/plast godkänns. Upphandlare Lena Lindblad redogör för ärendet. diskuteras. Ordföranden föreslår följande att upphandlingsdokumentet avseende Städ/kem/papper/plast godkänns. Förslaget antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(16) 228/2017 Dnr 2014-575 289 Återrapportering av kommunchefens uppdrag om klassificering av saner- och reglerfastigheter Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Redovisad klassificering godkänns. Till behandling i kommunstyrelsen ska innebörden av Q-märkning utredas och presenteras. Efter beslut av kommunstyrelsen ska föreslagna åtgärder verkställas. Kommunstyrelsen fattar slutligt beslut. Kommunstyrelsen står som ägare till ett antal fastigheter som under åren tillförts/förvärvats av kommunen. Ansvaret för dessa fastigheter ligger helt på kommunstyrelsen. I detta ansvar ligger även drift och underhåll som mot begäran om utförande utförs från lokalförsörjningen inom teknik- och servicenämnden. Kommunstyrelsen står idag för alla eventuella uppkomna drift- och underhållskostnader på de aktuella fastigheterna. Ingen planering finns för de aktuella fastigheterna och några kompletta underhållsplaner för de aktuella fastigheterna finns inte framtagna. Den totala kostnaden uppgick 2016 till 842 tkr varav rivningskostnader för Fritslavägen 60 i Kinna Och Stationsvägen 1 i Horred ingick med 488 tkr. Flertalet av de aktuella fastigheterna hyrs idag ut. Dessa hyresavtal är ofta grundade på ursprungligt tecknade avtal. Hyresintäkterna uppgick till 281 tkr varför nettokostnaden blev 561 tkr. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 1 maj 2017. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 31 oktober 2017. Kommunstyrelsen godkänner den redovisade klassificeringen. Teknisk förvaltare Fredrik Larsson redogör för ärendet. diskuteras. Ordföranden föreslår följande: Redovisad klassificering godkänns. Till behandling i kommunstyrelsen ska innebörden av Q-märkning utredas och presenteras. Efter beslut av kommunstyrelsen ska föreslagna åtgärder verkställas. Förslagen antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(16) 229/2017 Dnr 2017-429 028 Åtgärder för att göra Marks kommun till en attraktiv arbetsgivare samt skapa förutsättningar för att få ner sjuktalen i enlighet med kommunfullmäktiges beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Friskvårdsbidraget ökas från 1 500 kronor till 2 500 kronor per anställd och kalenderår från 1 januari 2018. Kravet på medfinansiering med 50 procent från den anställde tas bort. Kostnaden för individinsatser i företagshälsovården tas från den 1 januari 2018 av kommunstyrelsen. Finansiering sker med 2,5 mnkr från kommunstyrelsens reserver (kommunreserven). Nämnderna kompenseras för de ökade kostnaderna för höjningen av friskvårdsbidraget och kostnaderna för införandet av gratis kaffe och te genom att de blir avlyfta kostnaden för företagshälsovård. En första uppföljning av de ekonomiska effekterna av dessa åtgärder sker vid delårsbokslutet 2018 inför budget 2019. Kommunstyrelsen fattar slutligt beslut. Marks kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare dit presumtiva kandidater söker sig och medarbetare trivs så bra att de vill delta i byggandet av en utvecklingsorienterad och stark organisation. Som ett led i detta arbetar kommunledningskontoret med att ta fram strategier och åtgärder. Här föreslås några åtgärder. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 3 november 2017. Friskvårdsbidraget ökas från 1 500 kronor till 2 500 kronor per anställd och kalenderår från 1 januari 2018. Kravet på medfinansiering med 50 procent från den anställde tas bort. Gratis kaffe/te införs för alla medarbetare i Marks kommun från den 1 januari 2018. Kostnaden för råvaror, maskiner och tillbehör bekostas av respektive verksamhet. Personalkaféernas uteblivna intäkter från försäljning av kaffe och te till de anställda kompenseras genom driftbidrag från de nämnder vars personal nyttjar dessa kaféer. Kostnaden för individinsatser i företagshälsovården tas från den 1 januari 2018 av kommunstyrelsen. Finansiering sker med 2,5 mnkr från kommunstyrelsens reserver. Nämnderna kompenseras för de ökade kostnaderna för höjningen av friskvårdsbidraget och kostnaderna för införandet av gratis kaffe och
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(16) te genom att de blir avlyfta kostnaden för företagshälsovård. En första uppföljning av de ekonomiska effekterna av dessa åtgärder sker vid delårsbokslutet 2018 inför budget 2019. Personalchef Roger Haglund och kommunchef Mats Lilienberg redogör för ärendet. diskuteras. Ordföranden föreslår följande: Friskvårdsbidraget ökas från 1 500 kronor till 2 500 kronor per anställd och kalenderår från 1 januari 2018. Kravet på medfinansiering med 50 procent från den anställde tas bort. Kostnaden för individinsatser i företagshälsovården tas från den 1 januari 2018 av kommunstyrelsen. Finansiering sker med 2,5 mnkr från kommunstyrelsens reserver (kommunreserven). Nämnderna kompenseras för de ökade kostnaderna för höjningen av friskvårdsbidraget och kostnaderna för införandet av gratis kaffe och te genom att de blir avlyfta kostnaden för företagshälsovård. En första uppföljning av de ekonomiska effekterna av dessa åtgärder sker vid delårsbokslutet 2018 inför budget 2019. Förslagen antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(16) 230/2017 Dnr 2017-67 046 Mångfalds- jämlikhets- och tillgänglighetsstipendiet 2017 Arbetsutskottets beslut bordläggs. Kommunfullmäktige har den 18 juni 2014, 70, beslutat att inrätta ett pris/stipendium som årligen delas ut till skolor, elever, föreningar, organisationer eller enskilda personer som utmärker sig i sitt arbete att motverka rasism, främlingskap eller diskriminering i alla former. utgör jury och utser stipendiat som tilldelas 10 000 kronor. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 30 oktober 2017. utser 2017 års stipendiat. Utredare Kerstin Guth redogör för ärendet. diskuteras. Ordföranden föreslår att ärendet bordläggs. Förslaget antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(16) 231/2017 Dnr 2017-346 014 Förslag till yttrande på förslag till nationell plan för transportsystemet 2018-2029 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Förslag till yttrande godkänns. Tjänsteutlåtandet översänds till Näringsdepartementet. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Kommunstyrelsen fattar slutligt beslut. Tomas Johansson Ordförande Anita Lomander Justerare Trafikverket har översänt förslag till nationell plan för transportsystemet för perioden 2018-2029. Planförslaget har tagits fram i enlighet med regeringens direktiv till Trafikverket den 23 mars 2017. Remissvar ska ha kommit in till Näringsdepartementet senast den 30 november 2017. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 10 oktober 2017. Kommunstyrelsen godkänner förslag till yttrande. Tjänsteutlåtandet översänds till Näringsdepartementet. Ordföranden föreslår att förslag till yttrande godkänns. Tjänsteutlåtandet översänds till Näringsdepartementet. Förslaget godkänns.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(16) 232/2017 Dnr 2017-419 012 Nämndplan 2018 för kommunstyrelsen Arbetsutskottets beslut Nämndplanen revideras enligt dagens diskussion gällande mål- och indikatorer. En ekonomisk komplettering av nämndplanen görs innan behandling av kommunstyrelsen. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Nämndplan 2018 godkänns. Enligt kommunens styrsystem ska varje nämnd och styrelse fastställa inriktning och prioriteringar för verksamheten i en nämndplan. Nämndplanen tydliggör hur nämnden/styrelsen planerar att genomföra kommunfullmäktiges uppdrag och utgör samtidigt den politiska beställningen till förvaltningen. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 30 oktober 2017. Kommunstyrelsen godkänner förslaget till bifogad nämndplan för 2018. Kvalitetsutvecklare Patrik Wendeblad redogör för ärendet. diskuteras. Ordföranden föreslår följande: Nämndplanen revideras enligt dagens diskussion gällande mål- och indikatorer. En ekonomisk komplettering av nämndplanen görs innan behandling av kommunstyrelsen. Nämndplan 2018 godkänns. Förslagen antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(16) 233/2017 Dnr 2017-423 042 Oktoberrapport 2017 för kommunstyrelsen Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Oktoberrapport 2017 för kommunstyrelsen godkänns. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Kommunstyrelsen fattar slutligt beslut. Tomas Johansson Ordförande Anita Lomander Justerande Enligt det av kommunfullmäktige fastställda styrsystem för Marks kommun skall samtliga nämnder lämna en uppföljning av prognos och ekonomi per sista oktober. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 2 november 2017. Oktoberrapport 2017 för kommunstyrelsen godkänns. Ekonomichef Karin Hydén redogör för ärendet. Ordföranden föreslår att oktoberrapport 2017 för kommunstyrelsen godkänns. Förslaget antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(16) 234/2017 Dnr 2017-352 042 Oktoberrapport 2017 för Marks kommun Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Oktoberrapport 2017 för Marks kommun godkänns. Kommunstyrelsen noterar att socialnämnden arbetar med en handlingsplan för att nå en verksamhet i balans med budget. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Kommunstyrelsen fattar slutligt beslut. Tomas Johansson Ordförande Anita Lomander Justerande Oktoberrapporten är en avstämning av verksamhetsuppföljningen och den ekonomiska prognosen som lämnades i delårsrapporten för 2017. Den ekonomiska prognosen för kommunen innebär ett resultat om 56,1 mnkr, vilket är en ökning med 1,5 mnkr jämfört med prognosen i delårsrapporten. Av de hittills inkomna beslutsprotokollen från nämnderna har inga särskilda framställningar gjorts. Alla nämnder har ännu inte behandlat sina oktoberrapporter. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 8 november 2017. Oktoberrapport 2017 för Marks kommun godkänns. Kommunstyrelsen noterar att socialnämnden arbetar med en handlingsplan för att nå en verksamhet i balans med budget. Ekonom Kristian Johansson och ekonomichef Karin Hydén redogör för ärendet. diskuteras. Ordföranden föreslår följande: Oktoberrapport 2017 för Marks kommun godkänns. Kommunstyrelsen noterar att socialnämnden arbetar med en handlingsplan för att nå en verksamhet i balans med budget. Förslagen antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15(16) 235/2017 Information om fastighetsköp Arbetsutskottets beslut Informationen noteras. Kommunchef Mats Lilienberg ger arbetsutskottet information kring fastighetsköp. Arbetsutskottets ledamöter och ersättare ges möjlighet att ställa frågor. Ordföranden frågar om informationen kan noteras, och finner att så sker.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 16(16) 236/2017 Dnr 2016-458 530 Diskussion om inriktning för fortsatt arbete med Sahara-området Arbetsutskottets beslut Ett extrainsatt sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott hålls när mer underlag för beslutsfattande finns att tillgå Arbetsutskottets ledamöter och ersättare diskuterar inriktning för fortsatt arbete med Sahara-området. Ordföranden föreslår att ett extrainsatt sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott hålls när mer underlag för beslutsfattande finns att tillgå. Förslaget antas.