SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(21) Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(21) Plats och tid Örestensrummet, kommunhuset, Kinna, klockan Beslutande M Margareta Lövgren M MP Tomas Johansson, tjänstgör för Leif Sternfeldt (C) kl , Lo Göthberg Larsson, tjänstgör för Leif Sternfeldt (C), kl , FP Rolf Hallberg S Lisa Dahlberg S Barbro Petersson Övriga närvarande S Ej tjänstgörande ersättare Peter Landgren Tjänstemän Haleh Lindqvist, kommunchef Anna Engström, kommunsekreterare Lena Lindblad, upphandlare, teknik- och servicenämnden, Adam Peterson, planarkitekt, bygg- och miljökontoret, Jennie Johansson, exploateringsingenjör, bygg- och miljökontoret, Tord Lundborg, förvaltningschef, bygg- och miljökontoret, Thomas Hellberg, kommunikations- och IT-chef, 21 Kerstin Guth, planeringsledare, 22 Lena Ehrnlund, administrativ chef, Karin Hydén, ekonomichef, Oscar Kamperin, planeringsekonom, Martin Svenhed, redovisningschef, 27 Tomas Persson, ekonomisekreterare, 27 Utses att justera Justeringens plats och tid Lisa Dahlberg Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare Anna Engström Ordförande Margareta Lövgren Justerande Lisa Dahlberg

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(21) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna Underskrift Anna Engström

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(21) Innehållsförteckning Förändring av ärendelistan 16 Kommunövergripande upphandling av livsmedel avseende färskt bröd antagande av anbud Förvaltningsövergripande upphandling av städartiklar, kemiska produkter, mjukpapper och plast antagande av anbud Antagande av detaljplan för del av Örby 5: Godkännande av exploateringsavtal till detaljplan för del av Örby 5:113 Information om effektivisering av ärendehantering införande av läsplattor Uppföljning av flyktingmottagning i Marks kommun lägesrapport 22 Svar på motion om skulpturen Bollflickorna 23 Svar på motion om äkta vara till våra barn 24 Årsredovisning 2013 för kommunstyrelsen 25 Information om nämndernas ackumulerade resultat nämndernas hantering av budgetöverskott Riktlinjer för Marks kommuns stiftelseförvaltning och för placering av stiftelsernas kapital Information om Fairtrade etisk märkning 28 Information om komponentsavskrivning 29 Information om Marks kommuns skogsinnehav 30 Bokslutsberedning inleds 31 Fråga angående fiberföreningar 32 Meddelanden 33

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(21) 16/2014 Förändring av ärendelistan Fråga om fiberföreningar tillförs ärendelistan. Barbro Petersson (S) anmäler fråga om fiberföreningar. Fråga får tillföras ärendelistan.

5 17/2014 Dnr SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(21) Kommunövergripande upphandling av livsmedel avseende färskt bröd antagande av anbud Kinna Finbageri AB har lägst totalsumma på båda produktområdena och tilldelas därför upphandlingen på helheten. Ramavtalet på färskt bröd löpte ut den 30 april 2013 och upphandling av detta produktområde genomfördes i den kommungemensamma livsmedelsupphandlingen. Vid upphandling av livsmedel inkom inget anbud på produktområdet färskt bröd och upphandling har därför genomförts genom förhandlat förfarande (utan föregående annonsering) enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU). s behandling Teknik- och serviceförvaltningens tjänsteutlåtande den 21 januari Kinna Finbageri AB har lägst totalsumma på båda produktområdena och tilldelas därför upphandlingen på helheten. Upphandlare Lena Lindblad redogör för ärendet. diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår följande förslag till beslut: Kinna Finbageri AB har lägst totalsumma på båda produktområdena och tilldelas därför upphandlingen på helheten. Förslaget antas. Expedieras till: Teknik- och serviceförvaltningen.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(21) 18/2014 Dnr Förvaltningsövergripande upphandling av städartiklar, kemiska produkter, mjukpapper och plast antagande av anbud Staples AB antas som leverantör för produktområde A och Ecolab AB antas som leverantör för produktområde B och då dessa lämnat de lägsta anbuden på respektive område. Gällande ramavtal avseende städartiklar, kemiska produkter, mjukpapper och plast löper ut och upphandling har därför genomförts, i enlighet med förfrågningsunderlag godkänt i kommunstyrelsens arbetsutskott den 6 november Upphandlingen har annonserats under perioden 7 november januari 2014 och vid anbudstidens utgång hade sju anbud inkommit, samtliga kvalificerade. Utvärdering av anbuden har gjorts av representanter från Kost- och städservice tillsammans med upphandlingsfunktionen och den har gjorts i enlighet med den i förfrågningsunderlaget presenterade utvärderingsmodellen den leverantör som får lägst totalsumma per produktområde (Område A omfattar städartiklar, kemiska produkter mm och område B omfattar maskindiskmedel för maskiner med doseringsutrustning) kommer att antas. s behandling Teknik- och serviceförvaltningens tjänsteutlåtande den 22 januari Staples AB antas som leverantör för produktområde A och Ecolab AB antas som leverantör för produktområde B och då dessa lämnat de lägsta anbuden på respektive område. Upphandlare Lena Lindblad redogör för ärendet. diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår följande förslag till beslut: Staples AB antas som leverantör för produktområde A och Ecolab AB antas som leverantör för produktområde B och då dessa lämnat de lägsta anbuden på respektive område. Förslaget antas. Expedieras till: Teknik- och serviceförvaltningen.

7 19/2014 Dnr Antagande av detaljplan för del av Örby 5:113 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(21) Detaljplan för del av Örby 5:113, inför antagande i kommunfullmäktige, godkänns. Kommunfullmäktige fattar slutligt beslut. Planens huvudsyfte är att tillskapa byggrätt för ett flerbostadshus med cirka 10 lägenheter centralt i Örby. Planområdet är idag allmänplatsmark-park och privat ägt. Marken är tätbevuxen och används därför inte för rekreation idag, den utgör dock en viktig länk till grönområdet bakom. Den aktuella fastigheten bedöms lämplig för bostäder förutsatt att ett grönstråk bevaras för sammankoppling med bakom-liggande grönyta. En förändring av fastigheten bidrar till att förbättra allmänhetens tillgänglighet till grönområdet och skapar fler bostäder. En geoteknisk undersökning har genomförts. Generellt är slänten stabil och inga hinder för byggnation i enlighet med föreslagen plan och rekommendationer har påträffats. En dagvatten undersökning har också genomförts. Lokalt omhändertagande och bestämmelse rörande fördröjningsmagasin och maximal utsläppsvolym har införts i planen. Detaljplanen upprättas med normalt planförfarande. s behandling Bygg- och miljökontorets tjänsteutlåtande den 13 januari Kommunstyrelsen beslutar om godkännande av detaljplan för del av Örby 5:113 i Örby inför antagande i kommunfullmäktige. Planarkitekt Adam Peterson och exploateringsingenjör Jennie Johansson redogör för ärendet. diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår att detaljplan för del av Örby 5:113, inför antagande i kommunfullmäktige, godkänns. Förslaget antas.

8 20/2014 Dnr SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(21) Godkännande av exploateringsavtal till detaljplan för del av Örby 5:113 Exploateringsavtalet med bilagor till detaljplan för del av Örby 5:113 godkänns. Lilla Vrå AB vill bygga flerbostadshus på sin fastighet Örby 5:113 och har därför ansökt om planändring. Exploateringsavtal har upprättats för att reglera genomförandet av detaljplanen och de kostnader som genomförandet medför. Avtalet innefattar även överenskommelse om fastighetsreglering av den del som enligt förslag till detaljplan ska utgöra allmän plats. s behandling Planbeskrivningens genomförande godkändes av kommunstyrelsens arbetsutskott den 20 november 2013, 223. Bygg- och miljökontorets tjänsteutlåtande den 13 januari godkänner exploateringsavtalet med bilagor. Planarkitekt Adam Peterson och exploateringsingenjör Jennie Johansson redogör för ärendet. diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår att exploateringsavtalet med bilagor till detaljplan för del av Örby 5:113 godkänns. Förslaget antas.

9 21/2014 Dnr Information om effektivisering av ärendehantering införande av läsplattor Informationen noteras. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(21) Kommunikationschef- och IT-chef Thomas Hellberg och förvaltningschef vid bygg- och miljökontoret Tord Lundborg informerar om arbetet med införande av läsplattor i plan- och byggnadsnämnden. Därefter informeras om det fortsatta arbetet framåt och om införande i övriga nämnder. En uppföljning och utvärdering av plan- och byggnadsnämndens införande av läsplattor kommer att genomföras. Införande av läsplattor i kommunstyrelsens arbetsutskott sker tidigast i april 2014 och i kommunstyrelsen tidigast i juni Ledamöter och ersättare i arbetutskottet diskuterar informationen. Ordföranden frågar om informationen kan noteras och finner att så sker.

10 22/2014 Dnr SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(21) Uppföljning av flyktingmottagning i Marks kommun lägesrapport Informationen noteras. Kommunstyrelsen har beslutat att ställa sig bakom en samlad flyktingmottagning för Sjuhärad från och med den 1 januari Även efter det att den gemensamma flyktingmottagningen, Boråsregionens etableringscenter (BREC), bildats finns arbetsuppgifter kvar i kommunen. Kommunstyrelsen beslutade även att uppföljning av verksamheten ska göras efter ett år. s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 2 december 2013, där en lägesrapport lämnas över hur såväl den gemensamma flyktingmottagningen som hur de för kommunen kvarvarande arbetsuppgifterna fungerar. Planeringsledare Kerstin Guth redogör för en lägesrapport av flyktingmottagningen i Marks kommun. Beslutsgång Ordföranden föreslår att informationen noteras. Förslaget antas.

11 23/2014 Dnr Svar på motion om skulpturen bollflickorna Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(21) Motionen avslås med motiveringen att det finns en historisk förklaring till varför skulpturen är placerad där den står idag samt att skulpturen vinner uppmärksamhet genom de åtgärder som genomförts runt skulpturens nuvarande placering. Teknik- och servicenämnden ges i uppdrag att genomföra ytterligare förbättringar för att synliggöra skulpturen. Kommunfullmäktige fattar slutligt beslut. Owe Eglinger (S) har den 6 september 2012 lämnat in en motion om att flytta skulpturen "Bollflickor" av Britta Nehrman till en plats där den är mer tillgänglig och till glädje för fler av kommunens invånare. s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 9 december Motionen avslås med motiveringen att det finns en historisk förklaring till varför skulpturen är placerad där den står idag samt att skulpturen vinner uppmärksamhet genom de åtgärder som genomförts runt skulpturens nuvarande placering. diskuteras. Ledamöternas förslag till beslut Barbro Petersson (S) föreslår i tilläggsförslag att teknik- och servicenämnden ges i uppdrag att genomföra ytterligare förbättringar för att synliggöra skulpturen. Ordföranden föreslår i övrigt följande förslag till beslut: Motionen avslås med motiveringen att det finns en historisk förklaring till varför skulpturen är placerad där den står idag samt att skulpturen vinner uppmärksamhet genom de åtgärder som genomförts runt skulpturens nuvarande placering. Förslagen antas.

12 24/2014 Dnr Svar på motion om äkta vara till våra barn Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(21) Barn- och utbildningsnämnden avgör, i samråd med teknik- och servicenämnden, vilken sorts smör eller margarin som ska erbjudas i förskolor och skolor. Motionen är därmed besvarad. Kommunfullmäktige fattar slutligt beslut. Sofia Sjöstrand (FP) föreslår i motion den 26 september 2012 att Marks kommuns förskolor och skolor ska erbjuda riktigt, bredbart smör, åtminstone som valbart alternativ. s behandling Kommunfullmäktige har den 25 oktober 2012, 136, remitterat ärendet till teknik- och servicenämnden för yttrande, då nämnden ansvarar för service till övriga nämnder och bolag avseende kostförsörjningen. Teknik och servicenämnden har behandlat ärendet den 21 februari 2013, 21. återremitterades för ytterligare beredning av kommunstyrelsens arbetsutskott den 6 november 2013, 209. Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 17 december Barn- och utbildningsnämnden avgör, i samråd med teknik- och servicenämnden, vilken sorts smör eller margarin som ska erbjudas i förskolor och skolor. Motionen är därmed besvarad. diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår följande förslag till beslut: Barn- och utbildningsnämnden avgör, i samråd med teknik- och servicenämnden, vilken sorts smör eller margarin som ska erbjudas i förskolor och skolor. Motionen är därmed besvarad. Förslaget antas.

13 25/2014 Dnr Årsredovisning 2013 för kommunstyrelsen Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Årsredovisning 2013 för kommunstyrelsen godkänns. Kommunstyrelsen fattar slutligt beslut. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(21) Avsnittet Måluppföljning i årsredovisning 2013 för kommunstyrelsen kompletteras ytterligare inför behandling i kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret har tagit fram förslag till årsredovisning 2013 för kommunstyrelsen. Årsredovisningen är en sammanfattande redovisning av kommunstyrelsens verksamhet samt viktiga resultat och händelser under året. s behandling har informerats om ärendet den 22 januari 2014, 13. Årsredovisning 2013 för kommunstyrelsen, daterad den 5 februari diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår att avsnittet Måluppföljning i årsredovisning 2013 för kommunstyrelsen kompletteras ytterligare inför behandling i kommunstyrelsen samt att årsredovisning 2013 för kommunstyrelsen i övrigt godkänns. Förslagen antas.

14 26/2014 Dnr Information om nämndernas ackumulerade resultat nämndernas hantering av budgetöverskott Informationen noteras. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(21) Fortsatt behandling av förslaget till justering av ekonomistyrningsprinciperna sker i samband med bokslutet för Kommunstyrelsen beslutade den 27 mars 2013, 54, att Marks kommuns styrprinciper ska ses över och kompletteras med en skrivning om hur nämnderna fortsatt ska hantera budgetöverskott. s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 11 december Informationen noteras. Fortsatt behandling av förslaget till justering av ekonomistyrningsprinciperna sker i samband med bokslutet för Ekonomichef Karin Hydén redogör för ärendet. diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår följande förslag till beslut: Informationen noteras. Fortsatt behandling av förslaget till justering av ekonomistyrningsprinciperna sker i samband med bokslutet för Förslagen antas.

15 27/2014 Dnr SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15(21) Riktlinjer för Marks kommuns stiftelseförvaltning och för placering av stiftelsernas kapital återremitteras för ytterligare för beredning med syfte att se över hantering av etiska fonder samt hedgefonder. Marks kommun förvaltar för närvarande tretton stiftelser som har tillfört Marks kommun vid olika tillfällen. Marks kommun har ansvar för stiftelsernas administration och för placering av stiftelsernas kapital. För att tydliggöra hur förvaltningen i Marks kommun ska utföra sitt arbete bör det finnas riktlinjer både för det administrativa arbetet och för placering av stiftelsernas kapital. s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 11 december Riktlinjer för Marks kommuns stiftelseförvaltning och för placering av stiftelsernas kapital godkänns. Redovisningschef Martin Svenhed och ekonomisekreterare Tomas Persson redogör för ärendet. diskuteras. Ledamöternas förslag till beslut Margareta Lövgren (M) föreslår att ärendet återremitteras för ytterligare för beredning med syfte att se över hantering av etiska fonder samt hedgefonder. Förslaget antas.

16 28/2014 Dnr Information om Fairtrade etisk märkning Informationen noteras. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 16(21) Kommunchefen ges i uppdrag att ta en fram en nulägesrapport för kommunens arbete med Fairtrade samt ett underlag för fortsatt upplägg för kommunens roll i Fairtradearbetet. Information om Fairtrade etisk märkning, har efterfrågats. Angående krav på etisk märkning vid upphandling finns följande uppgifter på miljöstyrningsrådets hemsida; En huvudregel inom offentlig upphandling är att det inte är tillåtet att begära en viss märkning, en viss certifiering eller annan hänvisning till visst varumärke o.s.v. I vissa fall går det att använda sig av specifikationerna för miljömärken. I de fallen måste dock andra likvärdiga bevismedel godtas som visar att kravet uppfylls, inte bara den aktuella licensen, certifikatet eller märket. Användningen av sociala certifieringar som Fairtrademärkning kan bli problematiska då de ofta certifierar olika saker, som t.ex. krav på långsiktiga affärsrelationer. Det är tvivelaktigt om sådant kan efterfrågas i offentlig upphandling. Däremot kan sociala certifieringar som Fairtrade, Utz Certified eller Rainforest Alliance verifiera att t.ex. ILO: s kärnkonventioner respekteras. s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 11 december Informationen noteras. diskuteras. Ledamöternas förslag till beslut Ordföranden föreslår att informationen noteras samt att kommunchefen ges i uppdrag att ta en fram en nulägesrapport för kommunens arbete med Fairtrade samt ett underlag för fortsatt upplägg för kommunens roll i Fairtradearbetet. Förslagen antas.

17 29/2014 Dnr Information om komponentavskrivning Informationen noteras. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 17(21) Kommunstyrelsen gav vid sitt möte i april 2013 kommunchefen i uppdrag att utreda möjligheten att använda komponentavskrivning som metod för att beräkna avskrivningar för investeringar, särskilt vad avser finansiering av underhåll för kommunala vägar och fastigheter. s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 11 december Informationen noteras. Ekonomichef Karin Hydén redogör för ärendet. diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår att informationen noteras. Förslaget antas.

18 30/2014 Dnr Information om Marks kommuns skogsinnehav Informationen noteras. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 18(21) Marks kommuns skogsinnehav består av cirka 1400 ha varav 950 ha av skogsmarken beskrivs i skogsbruksplanen som produktionsskog. Teknik- och servicenämnden ansvarar enligt reglementet för förvaltningen av kommunens fastigheter - vilket skogarna är en del av. Nämnden upphandlar förvaltningen av skogarna och Södra var kommunens förvaltare fram till och med den 30 juni Skogssällskapet är nu förvaltare fram till och med 30 juni Förvaltningen av skogen sker utifrån den skogsbruksplan som upprättades av Södra i mars Planen gäller för tiden Alla åtgärder stäms av med kommunens ombud innan utförande. Kommunstyrelsen är ekonomiskt ansvarig för skogsinnehavet. I kommunstyrelsens budget ligger en årlig nettointäkt från extern förvaltare med kronor. Utöver dessa nettointäkter budgeteras med försäkringsavgifter om kronor och internränta om kronor samt en avgift om kronor. Det innebär en total nettointäktsbudget om kronor (2013). s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 11 december Informationen noteras. Ekonomichef Karin Hydén redogör för ärendet. diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår att informationen noteras. Förslaget antas.

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 19(21) 31/2014 Bokslutsberedning inleds Bokslutsberedningen inleds och dagordningen inför bokslutsberedningarna den 12 februari 2014 och 19 februari 2014 fastställs.

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 20(21) 32/2014 Fråga angående fiberföreningar Barbro Petersson (S) ställer fråga angående kommunens arbete jämtemot fiberföreningar. Ledamöter och ersättare i arbetsutskottet diskuterar frågan och kommunchefen informerar att man i hittills upplever att resurser för att möta efterfrågan från fiberföreningar finns. I dagsläget arbetar kommunen bland annat med ett ärende om att inrätta ett stadsnätsbolag för bredband.

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 21(21) 33/2014 Meddelande a) Dnr Sammanträdesprotokoll, , Brottsförebyggande rådet.