Prtkll: Halvårsmöte SthlmUP 2017-10-18 Stckhlms Universitet, Kårsalen 1. Mötets öppnande - Ordförande Linnea Hjerpe hälsar alla välkmna 2. Val av mötesfunktinärer: - stämmrdförande Klara Fgelberg Skglösa väljs till stämmrdförande - stämmsekreterare Lisa Sindsjö väljs till stämmsekreterare - två justerare tillika rösträknare Alvina Palmbrg ch Julia Rsén väljs till justerare tillika rösträknare 3. Fastställande av röstlängd - Samtliga deltagare på mötet är medlemmar i SthlmUP ch därmed röstberättigade - Röstlängden består av 25 röstberättigade 4. Fråga m mötes stadgeenliga utlysande - Stämman är enig m att mötet utlyst krrekt 5. Fastställande av dagrdning - Dagrdningen gdkänns 6. Infrmatin från Styrelsen - Ordförande Linnea Hjerpe berättar hur läget ser ut i Styrelsen. Fkus just nu är att säkerställa en gd överlämning när vi tillsätter en ny styrelse (då delar av den byts ut senare under mötet). 7. Infrmatin från utsktten - Nöjesutskttet Utskttsrdförande Hanna Christenssn berättar krt m läget i utskttet. Prjektgrupper har tillsatts för de kmmande evenemangen sm planeras ske under terminen: Hallweenfest, Julsittning ch Åreresa (i januari) - Utbildningsutskttet Utskttsrdförande Patrik berättar krt m läget i utskttet Två utbildningar inm persnlighetstest på G, främst riktade till termin 4-6. Psyklgiska institutinen håller på att mstrukturera utbildningen, diskussiner kring detta sker på ledningsgruppsmötena där SthlmUP finns representerade. - Näringslivsutskttet Utskttsrdförande Klara Fgelberg Skglösa berättar krt m läget i utskttet En prjektgrupp till persnalvetardagen är tillsatt ch de första mötena har ägt rum.
Förhandlingarna med samarbetspartners inför 2018 är i full gång, där vi kntaktat nuvarande ch ptentiella samarbetspartners Annnsering på hemsidan kstar 200 kr/annns från 1/10 - Kmmunikatinsutskttet Utskttsrdförande Sfia Jhanssn berättar krt m läget i utskttet Byte av header kmmer inm krt att ske på hemsidan Mer specifika rller inm utskttet håller på att tas fram En wrkshp m hemsidan kmmer äga rum krt efter halvårsmöte där alla intresserade får chans att lära sig hemsidan. 8. Behandling prpsitiner samt mtiner - Stämmrdförande går igenm de lika förslagen från styrelsen - Kmmentar från Celia Ahlström Söderling: Då styrelsen inte frmulerat krrekta stadgeändringar kan stämman inte rösta igenm förslagen förrän rdalydelsen är krrekt. Detta kmmer vi därför behöva rösta m igen på nästkmmande alternativt extrainsatt årsmöte. Däremt kan stämman rösta för att styrelsen ska få börja leva efter förslagen redan innan nästkmmande årsmöte. Stämman är enig m att de vill rösta m förslaget trts att det inte kan ändras i stadgarna förrän vid nästkmmande alternativt extrainsatt årsmöte - Stadgeändringsförslag 1 Kap 6. Kmmunikatinsutskttet blir PR- & Marknadsföringsutskttet För att göra Kmmunikatinsutskttet mer attraktivt för medlemmarna ch för att förtydliga dess syfte önskar vi byta namn på utskttet. Det sm idag kallas kmmunikatinsutskttet skulle framöver blir PR- & Marknadsföringsutskttet. Vi har sett andra studentföreningar med liknande namn på utskttet vilket gett ss idén till namnbytet. Röstning: 25 persner röstar för förslaget. Stämman är enig ch därmed tillåts styrelsen att börja agera efter förslaget med medelbar verkan 3 Kap 1. Ny pst i styrelsen - Administratör/Sekreterare I takt med att föreningen växer ökar SthlmUP:s medlemmar ch kntakten med mvärlden. Detta innebär ett större arbete för ss i styrelsen ch svårare att hålla jämna steg med allt sm händer ch de nya förutsättningar detta innebär. Därför ser vi att en ny pst i styrelsen av administrativ karaktär hade varit främjande för styrelsearbetet ch föreningen i strt. Den nya rllens främsta arbetsuppgifter skulle bestå av att stötta övriga styrelsemedlemmar med administrativa arbetsuppgifter. Detta kan exempelvis innebära att hjälpa vice rdförande med medlemsregistreringen, söka lika typer av bidrag, strukturera våra kmmunikatinskanaler, justera prtkll efter styrelsemöten samt finnas sm stöd för arbete med fakturr ch avtal. Kmmentar från Annika Saari: Se till att tydliggöra i stadgarna (inför att det ska röstas igenm på nästkmmande årsmöte) att Ordförandes röst väger tyngst i ch med att styrelsen framöver kmmer bestå av 8 persner ch det därmed kan bli svårt att få majritet. Skulle det bli avgjrt vid röstning kmmer alltså Ordförandes röst att väga tyngst. Röstning: 25 persner röstar för förslaget. Stämman är enig ch därmed tillåts styrelsen att börja agera efter förslaget med medelbar verkan
4 Kap 5-6. Budget presenteras på halvårsmötet inför kmmande år, istället för på årsmötet. I stadgarna under årsmötets föredragningslista lyder i dag punkt 9 Fastställande verksamhetsplan samt behandling av budget för det kmmande verksamhets-/räkenskapsåret". Vi önskar flytta denna punkt på dagrdningen till halvårsmötet i syfte att vi med framförhållning ska kunna sätta en budget för nästkmmande år. Röstning: 25 persner röstar för förslaget. Stämman är enig ch därmed tillåts styrelsen att börja agera efter förslaget med medelbar verkan 1 Kap 2. Förtydligande m att alla medlemmar i SthlmUP även är medlemmar i P-riks. Idag står det såhär: "Föreningen är medlem i Persnalvetarstuderandes Riksförbund (P-Riks) samt Stckhlms Universitets Studentkår". Vi vill förtydliga att samtliga medlemmar autmatiskt är medlemmar i P-riks genm att ändra till: "Föreningen är en del av Persnalvetarstuderandes Riksförbund (P-riks) där alla medlemmar i SthlmUP ckså är medlemmar i P-riks. Föreningen är även en del av Stckhlms Universitets Studentkår". Röstning: 25 av 25 röstar för ch stämman är enig. Då förslaget är krrekt utfrmat kan det klubbas igenm ch därmed ändras i stadgarna. 1 Kap 7 Förändring av firmatecknare för att underlätta arbetet. Idag är Eknmiansvarig ch Ordförande föreningens firmatecknare var för sig. Vi vill ändra så att Eknmiansvarig, Ordförande samt Ordförande för näringslivsutskttet är firmatecknare, då näringslivsutskttet signerar samtliga avtal med samarbetspartners. Röstning: 25 persner röstar för förslaget. Stämman är enig ch därmed tillåts styrelsen att börja agera efter förslaget med medelbar verkan 9. Fastställande verksamhetsplan samt behandling av budget för det kmmande verksamhets/räkenskapsåret. - Stämmrdförande berättar m hur styrelsen tänkt kring läggandet av budget samt verksamhetsplanen. - Kmmentarer/invändningar mt budgeten: Christfer Ebenhltz: Det kan vara värt att klla upp alternativ dmän till hemsidan för att slippa kstnaden. PR- ch Marknadsföringsutskttet kmmer att diskutera detta på kmmande utskttsmöten. Celia Ahlström Söderling: Önskemål m att ändra Bidrag från psyklgen till Bidrag från institutinerna, då bidraget inte endast kmmer från psyklgiska institutinen. Jill Bernhardssn: Förslag att ta ut kvitt för att kunna visa hur mycket vi msätter vid våra event på Bjan (Samhällsvetenskapliga föreningen). Styrelsen kmmer att kmmunicera ut detta till samtliga utsktt (framförallt Nöjesutskttet). Christfer Ebenhltz: Finns det ett tak på bufferten? Kan det vara en idé att lägga en plan för vad man ska göra med eventuellt översktt? Linnea Hjerpe: Framöver kan det vara en idé att sätta ett tak, men i nuläget när föreningen håller på att byggas upp behöver vi i första
hand satsa på att bygga upp en stadig eknmi för att kunna hantera eventuella eknmiska nedgångar Christfer Ebenhltz: Kan det vara en idé att anlita en revisr för att kntrllera eknmin? Förslaget har diskuterats vid tidigare möten men inte tagits vidare. Styrelsen kmmer att diskutera frågan vidare på kmmande styrelsemöten. Annika Saari: Kan någn f.d. aktiv medlem (gammal student eller liknande) kntrllera styrelsens arbete, en s.k. sakrevisr? Styrelsen kmmer diskutera förslaget ch ta upp det igen inför nästkmmande årsmöte Christfer Ebenhltz: Kan P-riks agera sakrevisr? Kanske, styrelsen ska klla hur möjligheten för detta ser ut - Stämmrdförande frågar stämman m de gdkänner budgetförslaget för 2018 25 persner röstar för ch gdkänner därmed budgeten 10. Krt paus 11. Val av vakanta styrelseledamtsplatser - Tve Zetterlund ersätter Celia Ahlström Söderling sm lämnade mötet. Röstlängden förändrad. - Fråga från Christfer Ebenhltz: Varför har vi ingen valberedning? Linnea Hjerpe: Diskussinen m valberedning var uppe på senaste styrelsemötet. Inför nästkmmande årsmöte kmmer styrelsen lägga fram ett förslag m att införa valberedning. - Val av vakanta styrelseledamtsplatser Eknmiansvarig Jakim Egnér Lin har suttit sm Eknmiansvarig i ett år ch meddelar att han tänker avgå från sin psitin. Därmed blir psten vakant. Jakim berättar krt m rllen ch de ansvarsmråden han haft. Stämmrdförande frågar m någn vill nminera sig själv eller någn annan till den vakanta psten sm Eknmiansvarig. Linnea Bjäräng nminerar sig själv till att bli eknmiansvarig Stämman är enig m att Linnea får psten sm eknmiansvarig Ordförande för Nöjesutskttet Hanna Christenssn har suttit sm Ordförande för Nöjesutskttet i ett halvår ch kmmer nu att avgå från sin psitin. Därmed blir psten vakant. Hanna Christenssn berättar krt m rllen ch hur hennes arbete har gått till. Stämmrdförande frågar m någn vill nminera sig själv eller någn annan till den vakanta psten sm Ordförande för Nöjesutskttet. Luice Claessn nminerar sig själv till rllen sm Ordförande för Nöjesutskttet Stämman är enig m att Luice får psten sm eknmiansvarig Ordförande för Näringslivsutskttet Klara Fgelberg Skglösa har suttit sm Ordförande för Näringslivsutskttet i ett halvår ch kmmer att avgå från sin psitin.
Därmed blir psten vakant. Klara berättar krt m rllen, m hur hn arbetat med samarbetspartners ch kring lika näringslivsevent. Stämmrdförande frågar m någn vill nminera sig själv eller någn annan till den vakanta psten sm rdförande för Näringslivsutskttet. Klara Fgelberg Skglösa nminerar Jill Bernhardssn till rllen sm Ordförande för Näringslivsutskttet Stämman är enig m att Jill får antas till rllen sm Ordförande för Näringslivsutskttet Ordförande för PR- ch Marknadsföringsutskttet Sfia Jhanssn har suttit ett år sm Ordförande för f.d. Kmmunikatinsutskttet sm numera heter PR- ch Marknadsföringsutskttet. Sfia kmmer att avgå från sin psitin ch rllen blir därmed vakant. Sfia berättar krt m utskttet ch rllen hn haft sm Ordförande för f.d. Kmmunikatinsutskttet (nu PRch Marknadsföringsutskttet) Stämmrdförande frågar m någn vill nminera sig själv eller någn annan till den vakanta psten sm Ordförande för PR- ch Marknadsföringsutskttet. Alvina Palmbrg vill nminera sig själv till rllen sm Ordförande för PR- ch Marknadsföringsutskttet Stämman är enig m att Alvina får antas till rllen sm Ordförande för PR- ch Marknadsföringsutskttet Sekreterare / Administratör Stämmrdförande Klara Fgelberg Skglösa berättar krt m hur styrelsen har tänkt kring den nya rllen sm Sekreterare / Administratör. Stämmrdförande frågar m någn vill nminera sig själv eller någn annan till den vakanta psten sm Sekreterare / Administratör. Gustaf Hlmér vill nminera sig själv till rllen sm Sekreterare / Administratör. Stämman är enig m att Gustaf får antas till rllen sm Sekreterare / Administratör 11. Övriga frågr - Julia Rsén: En fråga kring utskttsmöten finns det någt ramverk för hur fta möten ska ske, hur lång tid innan kallelse ska kmma. Linnea Hjerpe: Det finns en skriven regel m att alltid lägga ut mötesinbjudan senast två veckr innan mötet. Styrelsen kmmer att diskutera frågan på kmmande styrelsemöte samt ställa krav på att utskttsrdförande ska bli bättre på att infrmera m mötena i tid. Lisa Sindsjö: Kan det vara idé att vid varje utskttsmöte alltid bka ett preliminärt datum för nästa möte? - Gustaf Hlmér: Om man skulle byta hemsidedmän skulle man kunna använda hemsidan till en kalenderfunktin för att tydligare kunna kmmunicera våra event. Christfer Ebenhltz: Kan det vara en idé att skicka ut en frmell kallelse per mail eller telefn? Jill Bernhardssn: Trell används till att kalla de inm utskttet, ch Facebk för att kalla externt.
- Linnea Hjerpe: Vi kan kalla till ett extrainsatt årsmöte/halvårsmöte för att rösta igenm de stadgar sm vi inte kunde rösta igenm idag. Om stämman gdkänner det kan vi förlägga ett extrainsatt möte i samband med ett annat event för att förhppningsvis kunna vara tillräckligt många för att rösta igenm förslagen. Stämman är enig m att detta är ett bra förslag. Styrelsen kmmer att utlysa ett extrainsatt årsmöte så snart sm möjligt. 12. Mötets avslutande Underskrift justerare Alvina Palmbrg Julia Rsén