Friskis&Svettis IF Kalmar Protokoll 140408 Art: Styrelsemöte Plats: F&S Konferensrum Tid: 18.15-20.00 Närvarande: Styrelse: Bengt Sjöstedt Hussein Darwiche Petra Sager Katarina Zambrell Pär Hansson Henrik Jaensson från 16 Övriga: Frånvarande: Erik Andersson Helén Rasmussen Isabel Lindbom 9 Mötet öppnas Ordförande för mötet är Bengt Sjöstedt, som hälsade alla välkomna och öppnade mötet. 10 Föregående mötes protokoll, endast avvikelser Föregående protokoll: Val av vice ordförande - förslag att uppdraget kan alternera inom styrelsen. Även frågan om suppleant diskuterades och det ansågs vara ett förslag värt att diskutera. Frågan tas upp för beslut på nästa möte. 11 Val av sekreterare och justerare Katarina Zambrell till sekreterare. Petra Sager valdes till justerare. 12 Tf VC rapporterar Tf VC Bengt rapporterar (se bilaga A). Den information som Bengt tagit fram t ex PP-bilder med avstämning etc - föreslås att fortsätta med. Även liknande info från Oskar skulle vara bra att få inför styrelsemötena. Utöver bilagans info diskuterades: Träningsstatistik/inpasseringar: Intressant att analysera tendenserna. Oskar har kanske någon idé? Minskning med 230 medlemmar. Inget alarmerade med tanke på den ökande konkurrensen. Hälften av alla som testat provträningskort (ca 150 av 310 st) har köpt träningskort. En bra siffra. 13 Träningsansvarig rapporterar Oskar frånvarande. 14 Ekonomi Kvartalsrapport (Bilaga B) Prognos - enligt första kvartalet: ca 400 000 i underskott. Intäkterna ligger lägre än budget. PT och Small Group: ca 60 000 kr hittills. Lönekostnaderna kommer troligen att stämma enligt budget. Den budgeterade marknadsföringskostnaden kan troligen bli mindre. Den huvudsakliga förändringen kan förklaras med den ökade marknadsföringskostnaden. -1-
15 Info - ventilation och ljud Problem att inluften inte avfuktas. Pär har tagit in offert från Skanska på avfuktare: Allt (utom strömförsörjning, förutsatt att anläggningen kan stå i garaget): ca 270 000. En komplett klimatanläggning innebär dubbla kostnaden. Nästa steg - att diskutera med Kifab. Offert från nuvarande ljudleverantör: Anläggningarna är gamla (från att vi flyttade till Norra vägen) och behöver bytas ut. Helt digital anläggning, nya högtalare: totalt ca 700 000 kr för fyra hallar. Pär försöker förhandla om priset (och hur renoveringen kan spridas). Pär återkommer i frågan. 16 Info från Riks stämma och föreningens årsmöte Riksstämman: Merparten av Riks förslag beslutades, bl a ökad medlemsavgift till Riks (från 25 till 32 kr per medlem upp till 7000 medlemmar). Den största frågan avser nya logotypen. Det innebär ett namnbyte för hela föreningen och allt vad det innebär. Pär skriver förslag på remissvar. En stor fråga handlar om kostnaden för att skifta märke samt längden på "övergångstiden". Egna årsstämman: Lite diskussion om styrelsesammansättningen. Henrik C kan inbjudas för att lämna synpunkter. Info om att verksamhetsberättelsen och resultat finns att tillgå i receptionen. 17 Övriga frågor - Mita, nya verksamhetschefen börjar den 12 maj - Ny anläggning: ev inleda med lite sommarjympa på Öland. - Överenskommelse med Haninge och Visby om att respektive medlem tränar gratis hos varandra under sommaren 2014. - Golven: det finns skador som skulle behöva renoveras och/eller målas. Bengt kollar vilka kostnader det kan handla om. - Klädpolicy? Viktigt att tydliggöra vilka gamla kollektioner som inte gäller längre. - Drive planeras mot alla medlemmar som köpt 4-månaderskort - om att förlänga till helårskort till förmånligt sätt. 18 Avslutning Ordförande tackar för visat intresse och avslutar mötet. Nästa styrelsemöte 13/5 kl 18.15. Vid protokollet Justeras Justeras......... Katarina Zambrell Mötets sekreterare Bengt Sjöstedt Mötets ordförande Petra Sager -2-
Bilaga A Friskis Kalmar, operativa åtgärder från jan -14 2012 Uppgift Prioritet Status Startdatum Förfallodatum % klart Klart/försenat? Anteckningar Mattor i trapphus Normal Väntar på offert 10% 2 Nya skohyllor Normal Beställa hyllor 20% 2 Ny kyldisk Normal På plats 80% 2 Skall monteras in i receptionsdisken Nya Skärmar entrén Hög Beställda 2014-02-14 50% 3 Ny leverantör mat/dryck normal Klart 100% 2 Skall utvärderas Översyn Gymmet Normal 10-02-2014 10-02-2014 3 Nytt publiceringsverktyg Normal Pågår 08-02-2014 10% 2 Utskick av massmail Renovering omklädningsrum Hög Besiktning klar 21-02-2014 05-03-2014 3 Kalmar Kommun utför, vi kompletterar Nya attiraljer toaletter Normal Beställa 20% 2 Torky svart Ljudnivåer på vissa pass mm Normal 2 Pär PL Ommålning golv Blå hallen Hög Ej startat 30-06-2014 2 Sommaren Städpersonal & utvärdering Normal Pågår 75% 2 Två nya personer in Telefoni Hög Pågår 10-02-2014 10% 2 Offert från Telenor Rumsrotering Normal Analysfas 10-02-2014 2 VC rum mitten, konf nere höger, Träningscenter uppe Luftkvalitet Gym Normal Pågår 01-12-2013 10% Försenad Pär pratar med Kifab Hälsomässan Kalmarsalen Normal Klart 100% 2 Medverkat i utan kostnad Sponsorskap Kalmarsund IB Normal Klart 08-02-2014 08-02-2014 100% 3 Heldag Sporthallen Årsmöte 2014 Normal Ej startat 17-02-2014 30-03-2014 3 Hjälp från Styrelsen??? Skodagar vår 14 Normal Bestämda 50% 2 Skicka ut infon 2 2 2
Bilaga A MARKNADSAKTIVITETER VÅR & SOMMAR 8 april (?) Nyhetsbrev ut till medlemmarna 5 april Innebandyturnering Sporthallen. Vi visar upp oss, ingen kostnad 7 april Annons i Barometern avseende 100st Prova på kort som lottas ut 7 april Ölandsmagazinet, tema Hälsa, annons 10 april (?) Start av vårt nya skyltfönster på Södra Långgatan. Gäller hela april och maj 11 april Löpbilaga Barometern vi ska ha vår månatliga annons om träningstips (den är klar) 12 april Skälbyloppet där vi medverkar som Uppvärmningsansvariga 14 april Annons Barometern om vilka som vunnit prova på kort 8 april Påskpyntning lokalerna. Delvis klara, kan bli mer 26 april Magnus Rönnberg (intern aktivitet) 10 maj Bonusbilagan Barometern. Annons månatliga träningstipset 12 maj Manifestation avseende ny Verksamhetschef (ska ordna en artikel) 17 maj Kommunens dag på anläggningen 23 maj Nyhetsbrev ut till medlemmarna 5 juni Premiär Uteträning! Annonser Barometern. Livemusik (?), Kost efter träningen (?) 7 juni Bonusbilagan Barometern. Annons månatliga träningstipset 14 juli Viktorialoppet uppvärmning 15 aug Rally Kalmarsund 30 aug Flygets dag ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bilaga A Övriga saker som finns med pipen men som behöver mer påskjutning innan de släpps iväg: Banners Barometern. Vi kan köra igång dessa när vi vill. Budskap? 5 träningstillfällen för Barometern Fortnox Bengt checkar Ta fram gamla undersökningar på våra medlemmar Göra nya undersökningar för att kunna diversifiera budskap bättre Titta över monitorerna i anläggningen. Förstärka, förbättra Mail till alla motionärer med 4 mån kort som köpts i januari Gerilla verksamheten på Utmaningen Göra fler och bättre filmer. Inköpa filmkamera?? Egna sidor i FriskisPressen? Vad kommer en logga (Friskis) att innebära för oss?? Bengt undersöker Genomgång av alla våra hemsidor för att rätta fel mm Mobil hemsida vs App (vad är status?) Utveckla Service och bemötande + wifi
Bilaga B Resultat Resultat Budget Resultat Prognos jan-mars 14 jan-mars 13 2014 2013 2014 Försäljning Tränings- och medlavg 2 451 972 2 304 811 9 300 8 701 9 150 PT och Smallgroup 61 585 200 200 Extern jympa 1 400 5 690 150 53 50 Engångs- och 10 kort 172 438 216 249 650 582 550 Sponsring 5 000 50 Solarium 19 935 - - 16 Massage 6 000 6 000 24 24 24 Försäljning av varor 111 380 138 818 460 408 400 Summa 2 804 775 2 696 503 10 834 9 752 10 374 Övriga intäkter Aktivitetsstöd 75 000 40 000 300 121 300 Lönebidrag 50 945 52 053 300 146 230 Andra bidrag 2 500 20 38 20 Övrigt 8 500 8 900 20 131 20 Summa 134 445 103 453 640 436 570 Personalkostnader Löner - 561 338-518 076-2 300-2 406-2 300 Arvoden - 198 000-198 000-600 - 511-550 Arbetsgivaravgifter - 170 014-160 655-700 - 728-700 Pensionskostnader - 18 581-18 329-100 - 90-100 Resor, hotell o andra kostn ers - 14 252-10 549-100 - 102-100 Utbildning - 72 695-84 996-300 - 358-300 Inspirationsdagar - 200-41 - 200 Personalutbildning - 15-14 - 15 Kläder - 15 588-8 132-100 - 223-100 Bilkostnader - 7 830-9 406-25 - 23-25 Funktionärsaktiviteter - 100-120 - 100 Rekrytering - 75-75 Summa - 1 058 298-1 008 143-4 615-4 616-4 565 Lokalkostnader Lokalhyra - 831 239-826 190-3 325-3 314-3 325 Vatten - 50 000-50 000-200 - 190-200 El - 57 328-54 642-220 - 217-220 Städning material - 27 859-27 942-135 - 148-135 Övriga lokalkostnader - 12 165-2 865-80 - 31-80 Summa - 978 591-961 639-3 960-3 900-3 960 Övr externa kostn Inköp av varor till försäljn - 66 631-57 549-280 - 217-250 Förbrukningsmaterial - 33 812-51 783-300 - 250-250 Korttidsinventarier+ rep av inv - 20 274-11 904-95 - 79-95 Kontorsmtr, telefon, porto, kop - 16 197-18 743-60 - 57-60 Data - 52 557-56 340-120 - 74-120 Marknadsföring - 272 198-31 414-470 - 363-470 Försäkringar - 15-14 - 15 STIM och SAMI - 35 000-32 500-130 - 126-130 Föreningsavgifter - 72 280-55 800-240 - 193-240 Övriga drifts- och admin.kostn - 83 939-46 751-230 - 213-250 Byggnadskostnader - 255 Summa - 652 888-362 784-1 940-1 841-1 880 Avskrivningar Inventarier - 180 000-165 000-600 - 490-600 Ombyggnation - 130 210-105 436-434 - 604-434 Summa - 310 210-270 436-1 034-1 094-1 034 Verksamh.resultat - 60 767 196 954-75 - 1 263-495 Räntor och kapitalink 6 728 75 74 75 Resultat - 54 039 196 954 - - 1 189-420