www.pwc.com/se Förstudie inom äldreomsorgen Bollnäs kommun 2011
Bakgrund Eftersom vård och omsorg är en väsentlig verksamhet som med sin omfattning påverkar invånarna och kommunens ekonomi är det angeläget att det finns en framförhållning i planeringen. Revisorerna i Bollnäs kommun avser utifrån risk- och väsentlighetsanalys att göra en förstudie inom äldreomsorgen i syfte att få ett underlag för ställningstagande till en fördjupad granskning. 2
Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är att ta fram ett underlag som möjliggör ställningstagande till en fördjupad granskning. Kontrollområden Hur säkerställs att verksamheten bedrivs med god kvalitet och god ekonomisk hushållning? Hur har verksamheten utvecklats de senaste åren? Vilka analyser har gjorts som följd av verksamhetens utveckling? Vilka eventuella åtgärder har vidtagits som följd av verksamhetens utveckling? Vilka förändringar och vilken utveckling står verksamheten inför? Vilka farhågor/problemområden ses både på kort och lång sikt? 3
Metod Dokumentstudier (mål, riktlinjer, planer, verksamhetsberättelser, måluppföljning etc.) Studier och analys av statistik både lokal och nationell Intervjuer med verksamhetschef och förvaltningschef Samt telefon och mail kommunikation med förvaltningsekonom 4
BOLLNÄS Fyra geografiska områden KILAFORS Hemtjänst Hemtjänst Karlslund Gutenberg ARBRÅ Hamrelund Ca. 600 Anställda omvårdnads-/rehabpersonal, kanslister, ekonomi-/kökspersonal, sjuksköterskor, sjukgymnaster, arbetsterapeuter, enhetschefer Hällagården RENGSJÖ Hemtjänst Hemtjänst Ängslunda Ringshög 5
Anhörigstöd Dagverksamhet Korttidsverksamhet LOV anhöriga inom även handikappomsorgen och individ och familjeomsorgens verksamheter. Samverkan med frivilligorganisationer avlösning för anhöriga, ge en aktiv och meningsfull dag tillsammans med andra. Korttidsvistelse innebär service och omvårdnad under en kortare period, tillfällig eller återkommande. Lagen om valfrihet, Nya arbetssätt, biståndshandläggarenheten, hemtjänsten och förvaltningen centralt. Inga externa utförare etablerade satsning på information och samverkan med näringslivet 6
Strukturutveckling Exempel: Problemområden Inriktning, placering, dimensionering och fördelning av SÄBO-platser utifrån behov och efterfrågan Ej ändamålsenliga boenden Behov av samordning och standardisering av arbetsmetoder inom Hemtjänsten Bollnäs Åtgärder Gutenberg, byggt som ett särskilt boende, 4 platser har tillskapats Karlslund, tillskapats 7 SÄBO + 2 korttidsplatser Rengsjö, omkategoriserats till ordinärt boende + 6 SÄBO platser för dementa Arbrå, korttidsvård Hamrelund, utreds tillsammans med allmännyttan ev. ersättas med nytt ändamålsenligt boende Sammanslagning av hemtjänsten i centrala Bollnäs 7
Idag upplevs en bra dimensionering av verksamheten i förhållande till rådande behov. Boende/Platsfördelning: SÄBO Korttids vård Växel vård Närboende/ Trygghets platser 274 16 16 215 8
Verksamhetens utveckling omvärldsanalyser för att följa eventuella påverkansfaktorer. Nationella satsningar i form av bl.a. stimulansmedel för verksamhetsutveckling Nationella värdegrund - lokala värdighetsgarantier. Lagstiftning kring skyddsåtgärder för personer med åldersdemens i särskilda boendeformer. Befolkningsutveckling - gruppen 80 år och äldre att ökar Pensionsavgångar - riktad rekrytering för bibehållen kompetens Ansvaret för hemsjukvården Etc Sammantaget har vi funnit att hänsyn tas till både interna och externa påverkansfaktorer i beslutsunderlag, prioritering och beslut avseende verksamhetens utveckling. 9
Äldreomsorgen i Bollnäs kommun uppfattar vi som en verksamhet som i alla väsentliga delar bedrivs på ett ändamålsenligt sätt Verksamhetsplan inriktning för äldreomsorgens arbete - socialnämndens mål, - aktiviteter hur målen ska uppnås - Mätetal Kopplat till av kommunfullmäktige antagna fem perspektiv - Medborgare - Utveckling välfärd och tillväxt - Ekonomi - Medarbetare - Arbetssätt och processer 10
Stabilt ledarskap och kontinuitet i chefs gruppen - viktigt för förtroende, arbetsmiljö, kvalitet, och effektivitet. - Hälsofrämjande ledarskap - Regionalt forskningsprojekt kring arbetsmiljön för chefer och personal utifrån de stora förändringar som sker inom ÄO Aktivt utvecklingsarbete - Genomförandeplaner - individbaserad omvårdnad - Attitydförändringar: Personalfokus Kundfokus - Stimulansmedel (Förändrad inriktning på stimulansmedlen i framtiden.) Genombrottsprojekt Aktiviteter och aktivering Kontaktmannaskap Anhörigstöd Läkemedelsgenomgångar Riskbedömningar
Kvalitetssystem Finns tillgängligt på kommunens intranät och omfattar: Sociala tjänster Tillgänglighet och bemötande Samverkan och samarbete Handläggning och dokumentation Hantering av risker, fel, brister och avvikelser Synpunkter, klagomål och förslag på förbättringar Personal- och kompetensförsörjning Försörjning av varor, tjänster och teknik Uppföljning och utvärdering av verksamheten Miljö Jämställdhet 12
Samverkan - Kvalitetsregistren för palliativvård och Senior Alert Kommunernas utvecklingsledare samverkar med landstinget Gävleborgs utvecklingsledare - Regionalt kommer samverkan att ske via Länsledning Närvård. - Regionens FoU-enhet kommer få ett förstärkt ansvar för uppföljande insatser. - Frivilligorganisationen - Primärvård demensvårdens nationella riktlinjer - Närståenderåd, förtroenderåd, pensionärsorganisationer i. närområdets hemtjänst 13
Ekonomi / effektivitet - Budgetarbete utifrån fastställda instruktioner - Likvärdiga grunder - Nyckeltal - Resursfördelningsmodell - Uppföljningsrutiner Månatlig Ekonomi personal och verksamhetspapprot till nämnden - En gemensam dag för enhetschefer med budgetarbete, diskussion och prioriteringar - Kompetensutveckling för chefer ge cheferna förutsättningar och kunskap i budget, - uppföljnings och prognosarbete - Kostnad Per Brukare statistik som visar kostnad per hemtjänsttimme, kostnad per dygn i särskilt boende med mera. jämföra kostnader med andra kommuner upptäcka områden som bör analyseras svar på effekter av medvetna satsningar 14
Effektivitetsmått och mål t.ex. verknings- eller nyttjandegrad, som verksamheten har att arbeta utifrån. EFFEKTIVITETSMÅL 70% av tiden ska vara kundtid, dvs utförd tid dag och kväll Utveckling av biståndsbedömning, arbetar med att beviljade insatser individualiseras ytterligare och blir tydligare både vad det gäller innehåll och tid En rad olika statistiska mått sammanställs och analyseras månatligt. 15
Månadsuppföljning Månad mars 2011 Arbetad tid Total tid Antal dgr 31Heroma 25106 29244,1 Resursköp 4746,5 90% nattpersonal 608,4 Procapita LapsCare Intraphone Unika Beviljat Sch tid+ rast Restid Rast Vård tagartid Kringtid 100% Utförd tid Personal Kunder Hemtjänst Totalt Totalt 30985,1231255,15 2822,942134,51 19890,29 807,22 28505,51 18296,49 683 645 Hemtjänst Dag 30351,02 0 0 0 0 0 18242,98 Underlaget för interndebitering Planera Natt 634,1 0 0d tid 25654,96 1361,97 Oplanerad frånvaro sjukhus 43,88 BOM tid 794,28 Utförd tid anhörigvård 470,3 Antal rapporter totalt 65868 Varav utförda av kontaktman 4562 Mål: 70% av tiden ska vara kundtid, dvs utförd tid dag och kväll 62% Differans, röda siffror är lika med för 30% av tiden enl budget till arbetsplatsrelaterade uppgifter 38% mycket tid Antal besök utförda av kontaktman 7% 16
EFFEKTIVITETSMÅL 70% av tiden ska vara kundtid, dvs utförd tid dag och kväll 74% 72% 70% 68% 66% 64% 62% 60% 58% 56% Bollnäs Rengsjö Kilafors Arbrå 17
68% 67% 66% 65% 64% 63% 62% 61% 60% 59% 58% JAN FEB MARS APRIL Effektivitets målet 70% brukartid ej uppnått under 2011. Vi ser dock en positiv utveckling och ett aktivt arbete i verksamheten med att utveckla bland annat arbetsmetoder och attityder. 18
Övriga iakttagelser KVALITET: Äldreomsorgen i Bollnäs följer kontinuerligt kundernas och anhörigas uppfattning om verksamhetens kvalité genom årliga enkäter. Vilka påvisar en hög nöjdhet. I Nationella jämförelser, öppna jämförelser, äldreguiden etc., är resultaten dock inte lika positiva vad det gäller jämförelsen med andra kommuner. Resultat från olika undersökningar och jämförelser analyseras och används på ett analytiskt och bra sätt. 19
EKONOMI Oklart hur den fördelningsmodell och ersättningsnivå som används inom hemtjänsten är rättvisande. Hemtjänsten klarar inte idag att bedriva sin verksamhet med befintliga resurser. Timersättningen utifrån LOV är förhållandevis låg och betalas ut efter prestation d.v.s. utförd tid. Detta följs vi förstudiens genomförande upp samt att biståndsbeslut och arbetssätt ses över. Tydliga nyckeltal finns att följa och verksamheten strävar nu efter att nå ballans i dessa vad det gäller Beviljad tid - Planerad tid - Utförd tid Bra stöd finns för uppföljning av både rättsäkerheten och effektiviteten i de databaserade verksamhetssystemen. Procapita, Laps Care, Intraphone och Heroma. Vi ser positivt på det aktiva arbete som pågår i Bollnäs, vilket vi inte sett på samma sätt i andra kommuner som brottas med samma problematik. 20
Sammanfattande bedömning Äldreomsorgens verksamheter bedrivs i allt väsentligt med hög kvalitet och nämnden bedriver sitt kvalitets- och utvecklingsarbete på ett ändamålsenligt sätt. Bra och fungerande rutiner finns för månatlig uppföljning och rapportering från verksamheterna till nämnden Nämnden och förvaltningen arbetar systematiskt med omvärldsanalyser samt använder och analyserar resultat från olika iakttagelser, undersökningar och jämförelser på både nationell, regional och lokal nivå i sitt strategiska utvecklingsarbete. Utifrån genomförd förstudie inom äldreomsorgen i Bollnäs kommun finner vi ingen anledning att för tillfället göra någon fördjupad granskning. 21