RAPPORT 1 (22) SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Västmanlands sjukhus (VS) kan kort summera perioden fram till augusti 2017 inom de väsentliga perspektiven enligt följande: Kvalitet Medicinkliniken i Västerås erhöll Swedehearts kvalitetsutmärkelse för bästa hjärtsjukvård. Västmanlands sjukhus Köping kom på placering 6. Västmanlands sjukhus Köping var återigen nominerade till utmärkelsen Sveriges strokesjukhus. Högt betyg för Köpings akutmottagning i nationella patientenkäten när patienten värderar besöket. Produktion Västmanlands sjukhus Västerås rankades 4 av Sveriges alla sjukhus avseende AT-tjänstgöring. Något minskad produktion inom öppenvård, framförallt avseende akuta läkarbesök. Oförändrad produktion inom slutenvården och ökat antal operationer. Tillgänglighet i nivå med rikssnittet. Medarbetare Oförändrad sjukfrånvaro och inhyrning i nivå med föregående år. Aktiviteten Optimerad kompetensbemanning är inne i en genomförandefas. Ekonomi Prognostiserad resultatförbättring mot föregående år, dock överdrag mot budget. Viktiga händelser Sommaren fungerade som helhet bra. Bidragande faktorer är bland annat en god bemanningsplanering, kompetenta medarbetare, ansvarstagande över klinikgränser samt bra samverkan med länets kommuner. Arbetet med övertagande av verksamheten vid sjukhuset i Fagersta har gått över i en intensiv fas med detaljplanering avseende verksamhets- och personalövergångar. Verksamheten övergår formellt till förvaltningen 1 februari 2018 och kommer att infogas i den internmedicinska verksamheten i Köping som en gemensam klinik. Sedan tidigare beslutat Sårcentrum är under uppstart. Lokalförsörjningsplaneringen avseende sjukhusområdet i Västerås framskrider. Beslut om nytt sjukhus i Sala fattades av fullmäktige i juni. För att effektivisera produktions- och kapacitetsplaneringen inom Västmanlands sjukhus har ett arbete genomförts på temat samspel produktion/vårdplatser/bemanning. För de opererande verksamheterna finns externt konsultativt stöd. Förvaltningen har sedan årsskiftet infört ytterligare tio standardiserade vårdförlopp. Totalt är nu 28 vårdförlopp införda och arbetet går enligt plan. Kvinnokliniken erbjuder sedan början av året KUB/NIPT-undersökningar för gravida. I april genomfördes en uppgradering av Cosmic till ny version. I mars tecknades nytt kollektivavtal med Vårdförbundet gällande ny arbetstidsmodell.
RAPPORT 2 (22) Sammanfattning av åtgärder och resultat Arbetet med verksamhetsplanen För att på ett ordnat sätt hantera arbetet med att få ekonomisk balans i sjukhusets verksamhet finns en treårshorisont, 2016-2018. I hela detta arbete är tillit och mandat till verksamhetscheferna av yttersta vikt. Grunden för det pågående arbetet är den verksamhetsplan som tagits fram i sjukhusledningen inför 2016 och fortsätter 2017. Under 2016 uppnåddes en vändning. 2017 genomförs ett antal omställningsarbeten med kraftfullt fokus på god kontroll över uppdrag, produktion och bemanning. Målet är att till 2018-12-31 uppnå balans. Arbetet med aktiviteter enligt förvaltningens verksamhetsplan pågår: - Pilot av AH Äldre utskrivningsteam startas 1 november. Syftet är att stärka vården av de mest sjuka äldre utanför sjukhuset. Även planering för övertagande av den somatiska specialistvården som bedrivs vid Bergslagssjukhuset i Fagersta pågår. - Utredning för att kartlägga och optimera operationskapaciteten har genomförts. Initiala justeringar gjordes inför hösten 2016 vilket resulterade i högre produktion och ökad knivtid. Vidare har den lett till bildandet av en strategisk planeringsgrupp för sjukhusets samlade opererande verksamhet. En tilläggsutredning av operationsflödet kopplat till bemanning påbörjades före årsskiftet och är i slutfas. Handlingsplan kommer därefter att tas fram. - Arbetet med kunskapsstyrning stödjer intentionen att i alla moment i verksamheten fokusera på kvalitet, dels i det direkta patientarbetet, dels för att vidmakthålla eller förbättra läget för indikatorerna i Öppna jämförelser. - Sedan i våras har kliniker med mer omfattande behov av stöd sin controller fysiskt på plats 2-5 dagar per vecka. Fortsatt utveckling av controllerstödet pågår vidare. - Arbete med nationella kostnadslägen pågår. Förvaltningen har under våren arbetat med befintliga nyckeltal så som Nysam och KPP. Ny struktur för uppföljning av KPP ska implementeras under hösten. Planering pågår för ett utvecklat benchmarkingarbete mot andra sjukhus. - Optimerad kompetensbemanning inkluderar tre delprojekt: Organisation/verkställighet, bemanningsrevision/produktion, arbetstidsmodeller/ersättningar. Arbetet har övergått i genomförandefas och är för oss avgörande för att lyckas stabilisera och effektivisera bemanningen på sjukhuset. Nytt kollektivavtal avseende arbetstidsmodell tecknat. - Akutläkarfunktionen har analyserats. I ett första steg har hittillsvarande erfarenheter från projekt ute i landet inhämtats och sammanställts. En projektgrupp har arbetat vidare med överväganden och förslag på framtida inriktning och organisation har presenterats för sjukhusledningen som tagit ställning till att gå vidare med projektets grundidé för en fördjupad analys. - Avseende aktiviteten att förbättra externa intäkter har en första översikt presenterats för sjukhusledningen. Vidare arbete med handlingsplan pågår.
RAPPORT 3 (22) Ekonomiskt utfall och kostnadsutveckling Förvaltningens resultat uppgår efter augusti till -61 mkr, en avvikelse mot budget på -75 mkr. De största avvikelserna så här långt beror på kvarstående bemanningsrelaterade problem för ett fåtal kliniker vilket resulterat i fortsatt beroende av inhyrd personal. Andra orsaker är ökande kostnader för högspecialiserad vård och valfrihetsvård, lägre intäkter samt höga kostnader för material och tjänster. Bruttokostnadsutvecklingen är till och med augusti 4,1 %, att jämföra med 5,2 % i augusti 2016. Förändringen mellan åren är framförallt hänförlig till en sänkt utvecklingstakt för egna lönekostnader och inhyrd personal. Helårsresultatet prognostiseras till -99 mkr (i ett intervall 0 - -20 mkr). Förändringen sedan prognosen i delår 1 beror på fortsatt beroende av inhyrning och fortsatt ökade kostnader för valfrihetsvård och högspecialiserad vård för ett fåtal dyra patienter. Framtidsbedömning Läget inom svensk sjukhusvård präglas sedan flera år av en instabil bemanningssituation framförallt orsakad av sjuksköterskebrist. Förutom detta är en åldrande befolkning, teknologi- och läkemedelsutveckling samt ett öppnare vårdutbud utmaningar när det gäller att ha kontroll över kostnadsutvecklingstakten. Tecken tyder på en stabilisering av förvaltningens ekonomiska situation, men utmaningarna ovan måste hanteras löpande. Förvaltningens samlade verksamhetsplan syftar till att angripa frågorna i grunden. Att inom det samlade uppdraget för somatisk akutsjukvård inom länet skapa stabilitet och effektivitet avseende produktion och bemanning är helt prioriterat. Fortsatt kontroll på kostnadsutvecklingen är viktigt, och väsentligt för det är att aktiviteterna i optimerad kompetensbemanning nu gått in i genomförandefas. Bildandet av storregion har stannat av vilket kommer att kräva strategiska överväganden kring nivåstrukturering och annat utvecklings- och samarbete inom nuvarande samverkansregion. Kvalitet, effektivitet och en bra arbetssituation är förutsättningar för att vara en framgångsrik aktör i framtiden. Principerna runt kunskapsstyrning, produktionsstyrning och ekonomistyrning är centrala dimensioner i förändringsarbetet. Identifierade utmaningar Utvecklingen inom medicinteknik och läkemedel Fria vårdvalet enligt patientlagen Ökat tryck inom förlossningsvården Ambitionshöjningar/fastighetsfrågor - finansiering Bemanningsfrågor Samhällsklimatet/hot och våld Fördelning och samordning av vård regionalt och nationellt
RAPPORT 4 (22) Förvaltningens arbete är inriktat på att säkerställa optimalt kapacitetsutnyttjande och en effektiv bemanning anpassad till efterfrågad produktion. Några av frågorna ovan är dock av systemkaraktär och måste därigenom hanteras gemensamt med sjukvårdens olika aktörer. INVÅNARE/PATIENTPERSPEKTIV Perspektivets processmål och löpande uppföljning omfattar följande indikatorer: Mål Indikator Målvärde 2017 Rapporteras Utfall 2017 Invånarna ska ha förtroende för VS Följsamhet till screeningsprogram mammografi Följsamhet till screeningsprogram aorta Andel inv som har förtroende för sjukhusen (Vårdbarometern) Täckningsgrad (av antal kallade patienter) Täckningsgrad (av antal kallade patienter) 75% ÅR 85% ÅR 80% ÅR Arbetet mot mål och uppdrag resultat och analys av aktiviteter och indikatorer Hälsoinriktat arbete Arbetet för effektiva flöden i det hälsoinriktade arbetet med stöd av gemensam journal och e-hälsa pågår. En översyn av hälsobladet kommer också att genomföras. Arbetet med hälsosamtal har utökats inom primärvården och specialistvården kan ta del av genomförda samtal, vilket medför möjlighet till mer effektivitet och minskat dubbelarbete. Hälsocenter i Västmanland kan nu ta emot konsultationsremisser i Cosmic. Det ger förvaltningen möjlighet att på bättre sätt följa upp patienter som remitterats för hälsoförebyggande aktiviteter. Webbtidbokning har också införts på hälsocenter vilket ökar tillgängligheten. Jämlik vård Förvaltningen har genomfört en analys av screeningdeltagande för mammografi och aortascreening. Det statistiska underlaget är otillräckligt för att göra en analys utifrån ett jämlikhetsperspektiv. Deltagandet i framför allt mammografi är högt i Västmanland jämfört med riket. Forskning påvisar dock att framför allt socioekonomiskt svaga grupper i lägre utsträckning deltar i screening. Patientdelaktighet Flertalet kliniker har startat upp nya aktiviteter för att säkerställa att intentionerna i Patientlagen följs.
RAPPORT 5 (22) Asylmottagande Utvärdering pågår gällande nyttjande av sjukhustolk på barnakuten, akutmottagningen i Västerås och förlossningen. Rapport kommer under hösten. Trygg och effektiv vård Projekt Trygg och effektiv vård pågår enligt plan. Arbete pågår med att ta fram gemensamma riktlinjer för samordning vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. En överenskommelse mellan Region Västmanland och länets kommuner om samverkan för tryggt och effektiv utskrivning för sluten hälso- och sjukvård är framtagen. Det pågår också arbete med att anpassa ett IT-system till den nya lagen. Utveckling av avancerad sjukvård i hemmet Start av pilot i november 2017 där målgruppen är de mest sjuka äldre. Förslaget innefattar ett mobilt team från Geriatriken. Patienterna riskbedöms på avdelningen och selekteras till teamet. Uppdraget är att följa upp till exempel läkemedelshantering- och behandling samt hjälpmedel. Teamet kommer att samverka med primärvårdens mobila hemsjukvårdsteam utifrån behov. Möjlighet till direktinläggning på Geriatriken kommer att finnas. Därefter planeras införande i länet, dels genom utökning i Västerås, dels genom att AHteamen i Köping, Fagersta och Sala får ett utökat uppdrag. Åtgärder Jämlik vård Från och med 1 juli 2016 är mammografiscreening kostnadsfritt, vilket undanröjer ett hinder för socioekonomiskt svaga grupper. Regionen bör ta ett större, samlat grepp om frågan för att öka hälsolitteraciteten i utsatta grupper genom informations- och utbildningssatsningar. Patientdelaktighet Exempel på aktiviteter som utvecklats och genomförs för att öka patientmedverkan och delaktigheten; Teach back på Medicinkliniken. Patienten återberättar den information hon/han fått till sjuksköterska för att säkerställa informationsöverföring. Bedsiderapportering på Kvinnokliniken. Detta innebär att överlämningen vid skiftbyten sker inne på patientrummet. Syftet är att göra patienterna mer delaktiga och säkerställa informationsöverföring. Fortsatt patientutbildning genom olika skolor på Ögon- och Urologkliniken. Den elektiva avdelningen på Ortopedkliniken har fått medial uppmärksamhet, då man genom personligt bemötande och ökad delaktighet har minskat vårdtiderna och ökat tillgängligheten. Förvaltningen har tagit fram en patientenkät där patientupplevelsen återkopplas via surfplatta som nu breddinförs.
RAPPORT 6 (22) Samlad bedömning Patientens möjlighet till delaktighet är en grundförutsättning i organiseringen av modern sjukvård. Genom att involvera patienten med hjälp av ny digital teknik frigörs tid för direkt patientarbete. Många aktiviteter pågår med fokus på tillgänglighet och vård på lika villkor. Ett inriktningsbeslut har tagits i förvaltningen att bedriva mer sjukhusvård i öppna och mobila former för vissa patientgrupper där de mest sjuka, sköra äldre är en sådan prioriterad grupp. Rätt vård till rätt patient i rätt tid ger ökad effektivitet, bättre vård och ökar tryggheten hos den enskilda patienten. VERKSAMHET/PROCESSPERSPEKTIV Perspektivets processmål och löpande uppföljning omfattar följande indikatorer: Mål Indikator Målvärde 2017 Rapporteras Utfall 2017 Ökad användning av e- tjänster Ledtider i vården ska kortas Antal verksamheter som har minst en mottagning som erbjuder direkt tidbokning Andel pat som väntat högst fyra timmar på akuten 19/19 mottagningar Å 75% M/D/Å 69% Andel pat som fått vård minst enl vårdgarantin Besök: 100% Op/Åtg: 100% D/Å 83% 72% Andel pat som får återbesök inom medicinskt måldatum (inkl 0-15 dagar) 80% D/Å 78% Ökad produktivitet inom somatisk slutenvård Löpande uppföljning Ökningstakt av kostnad/drg-poäng inom somatisk slutenvård (Kostnad/DRGpoäng, % ökning) Enligt indikatorer i Verksamhetsrapporten Under länssjukhusgruppens ökningstakt Å M/D/Å Se Vhtsrapport
RAPPORT 7 (22) Arbetet mot mål och uppdrag resultat och analys av aktiviteter och indikatorer Digitalisering (ökad användning av e-tjänster) Användningen av digitala tjänster ökar stadigt, över 40 % fler ärenden via 1177.se hittills i år jämfört med 2016. Införandet av webbtidbok pågår, med undantag av ett par kliniker som i nuläget lägger fokus på annat digitalt stöd. Verksamhetsutveckling där verksamhetsanalyser och diagnosgrupper bör styra valet av IT-stöd istället för att fokusera på IT-utveckling med införande av separata verktyg. Tester av det tekniska stödet i processen för utskick av elektroniska formulär pågår. Ambitionen är att under hösten kunna skicka hälsodeklarationer digitalt till de patienter som bokat sin tid för besök via webben. Genom ett förändrat arbetssätt finns goda möjligheter att elektroniska formulär kommer att kunna minska administrativ tid. Min vårdplan och fysisk aktivitet på recept som e-tjänst (pilotprojekt) är försenat. Orsaken är att integrationsmöjlighet saknas samt resursbrist inom Centrum för digitalisering. En förstudie har genomförts för att se hur flödet för obesitaspatienter kan effektiviseras genom att nyttja digitaliseringens möjligheter. Förstudien visar att viljan till digitalisering är god men att grundläggande tekniska förutsättningar för vårdpersonalen att vara digital i kommunikationen saknas. Tillgänglighet och vårdproduktion Tillgänglighetsvärdet gällande vårdgarantins 90 dagar för nybesök hamnar på ett medelvärde på 83,3 % vilket är en minskning från 91,6 % föregående år. De störst bidragande orsakerna till detta är uppgraderingen av elektronisk journal, brist på specialister inom vissa specialiteter samt omfördelning av läkarresurser under sommarperioden. Inom åtgärderna/operationer har produktionen ökat men trots detta visar tillgänglighetssiffrorna en minskning, under 2017 har medelvärdet varit 71,8% och under samma period 2016 var det 75,5 %. Det som drar ner värdena är de patienter som har lägre medicinsk prioritering och därmed oftare får längre väntetider. När det gäller återbesök inom medicinskt måldatum har värdet även här sjunkit och medelvärdet hamnar nu på 78,3% vilket är en minskning med 2,2 procentenheter jämfört med föregående år. Värdet för färdigbehandlade patienter inom 4 timmar på akutmottagningarna visar en positiv trend och augustivärdets 72 % är ett av de bästa på flera år. Inflödet av remisser visar en ökning med 3,5 % (2 345 st.) jämfört med föregående år. Största ökningen ses framförallt är på medicin- och kirurgkliniken.
RAPPORT 8 (22) Antalet läkarbesök visar en minskning med 3,5 % i jämförelse mot samma period 2016. Det är framför allt de akuta besöken på Barn och Ungdomskliniken, Ortopedkliniken samt Kirurgkliniken som minskat vilket kan kopplas till jourmottagningens öppnande i april 2016. Sjukvårdandebehandling visar också en minskning med 3,8 %. Denna minskning beror till största delen på en verksamhetsförändring där primärvården tagit över fysioterapeutbesök från Västmanlands sjukhus Köping och Sala. Exkluderar man dessa kliniker från summeringen har sjukvårdande behandling ökat med 0,3 %. Kvinnokliniken är de som ökat mest med ca 16 %. Det totala operationsutfallet visar en ökning med 1 244 operationer (7,7 %). Alla operationstyper har ökat framför allt inom dagkirurgin som ökat med 10,2 % (443 st). Bidragande faktorer till det förbättrade utfallet är en öppnad sal på kirurgoperation samt en stor produktionsökning i Köping. Inom slutenvården har antalet vårdtillfällen ökat med 1,7 % samtidigt som vårddagarna minskat med 1,2 %. Effekten av detta syns på medelvårdtiden som sjunkit till 5,37 dagar. Tittar man på beläggningsgraden ligger den på 96 % vilket är samma som föregående år trots att överbeläggningarna minskat med 291 st. och de utlokaliserade med 567 st. Flera faktorer påverkar beläggningsgrad relaterat till tillgängliga vårdplatser. Inrättande av Diagnostiskt Centrum är en sådan faktor då utredning nu sker polikliniskt. Patientsäkra och effektiv vårdprocesser Utvärderingen av sommaren 2017 visar att en majoritet av förvaltningens chefer tycker att verksamheten som helhet har fungerat bra. Bidragande faktorer är bland annat en god bemanningsplanering, kompetenta medarbetare, ansvarstagande över klinikgränser samt bra samverkan med länets kommuner. Inom kvinnooch barnsjukvården har dock belastningen periodvis varit ansträngd. Kvalitén för vården av cancerpatienter har förbättrats. I nuläget har 28 standardiserade vårdförlopp införts och ytterligare tre implementeras under hösten. Förbättringar kan ses inom vissa indikatorer för Öppna jämförelser, till exempel inom cancer-, reumatologi och strokevård. Viktigt att poängtera att synliga förbättringar i resultatuppföljningar är långsiktiga med tre till femårs perspektiv. Ett Sårcentrum med gemensam ingång är under uppstart. Syftet är att förbättra kvalitén för patienten genom att samordna kompetens och resurser som tidigare varit spritt på olika kliniker. Laboratoriemedicin har infört ett nytt informationssystem för klinisk kemi. På Ortopedkliniken och Geriatriska kliniken har ett pilotprojekt genomförts under våren med klinisk receptarie, utvärdering pågår. Ett forskningsprojekt med kliniska farmaceuter har påbörjats på Medicinkliniken, med läkemedelsgenomgångar och uppföljande samtal med patienterna.
RAPPORT 9 (22) Vården för de planerade ortopediska ingreppen har genom förändrade arbetssätt och rutiner gett en kapacitetsökning för slutenvårdskirurgi med 80 %. Västmanlands sjukhus i Västerås har klättrat till en hedersam fjärdeplacering i AT-rankingen. Medicinkliniken i Västerås erhöll Swedehearts kvalitetsutmärkelse för bästa hjärtsjukvård. Västmanlands sjukhus Köping kom på placering 6. Västmanlands sjukhus Köping var återigen nominerade till utmärkelsen Sveriges strokesjukhus. Akutmottagningen i Köping hör till de allra främsta akutvårdsenheter i Sverige när patienterna får sätta betyg. Det visa den senaste nationella patientenkäten, där 92 % av de svarande ger besöket ett gott betyg. För att eftersträva god kunskap avseende patientsäkerhet har förvaltningen som mål att alla verksamhetschefer ska genomgå patientsäkerhetsutbildning. Hittills har 6 av 21 genomfört denna utbildning. Med anledning av att förvaltningen under 2016 hade ett utbrott av VRE (Vancomycin Resistenta Enterokocker) beslutades om en kunskapshöjande insatser för samtliga medarbetare (Hygienåret 2017). I förvaltningens verksamhetsplan för 2017 följs kontinuerligt utfallet för basala hygienrutiner, trycksår och andel utskrivna patienter med läkemedelsberättelse. Miljö och säkerhet Sedan årsskiftet har 168 medarbetare genomgått grundläggande miljöutbildning, en ökning med 78 personer sedan delårsrapport 1. Totalt har 1 827 medarbetare genomgått utbildningen. För den fördjupade miljöutbildningen för chefer och miljöombud har under året 38 medarbetare genomgått utbildningen, även detta en ökning jämfört med föregående delårsrapport. För slutenvården har antibiotikaförskrivningen legat relativt stabilt under årets första sex månader med en minskning därefter i juli månad (DDD per 100 vårddagar). Under 2017 för perioden januari-juli ligger medelantibiotikaförskrivningen för VS något lägre än för motsvarande period 2016. För öppenvården har antalet recept per 1 000 öppenvårdskontakter under det senaste året legat stabilt totalt sett för Västmanlands sjukhus. Under året har antalet ordningsstörande händelser ökat i jämförelse med föregående år. Detta ställer krav på verksamheterna att kunna upprätthålla en god arbetsmiljö för medarbetare samt en säker miljö för patienterna. Förvaltningen deltar i det regiongemensamma säkerhetsarbetet och analyserar fortlöpande läget och vidtar de åtgärder som anses nödvändiga. Sjukhusen har ett nära och bra samarbete med företaget som förser oss med ordningsvakter. Vakterna är särskilt utbildade i sjukhusbevakning. Patientsäkerhet Under 2017 genomförs fyra trycksårsmätningar. Årets första två mätningar visar på att mellan 13,0 14,3 procent av patienterna hade trycksår kategori 1-4, vilket är en minskning jämfört med 2016 där andelen
RAPPORT 10 (22) legat mellan 16,0 16,6 procent. Även för kategori 2-4 ses en viss förbättring där procentandelen under årets första två mätningar legat mellan 7,9 8,2 procent medan motsvarande siffror för 2016 var 7,6 9,2 procent. Avseende vårdrelaterade infektioner (VRI) visar resultaten av årets första mätning att 6,5 procent av patienterna drabbats av en VRI, en minskning mot 2016 där andelen legat mellan 8,3 8,4 procent. Åtgärder Digitalisering (ökad användning av e-tjänster) Användning av Skype för samordnad planering på distans kommer drivas i ett pilotprojekt under hösten. Tillgänglighet och vårdproduktion För att åter komma i fas gällande tillgänglighet för besök har de kliniker som ligger sämst till planerat in extramottagningar under hösten. Flera av klinikerna ser även en förbättrad läkarbemanning vilket kommer att ge ett bättre utfall för både ny- och återbesök. Det ökade remissinflödet kräver förändrat patient omhändertagande i samverkan med primärvården samt en översyn av våra interna rutiner. Framtagande av ett underlag till en kravspecifikation avseende visualiseringsverktyg för sammanhållen produktion fortgår. Tillsammans med leverantör har pilotstudie genomförts på Ögonkliniken med gott resultat. För att ytterligare säkerställa alla tänkbara behov kommer en till pilot att genomföras under hösten och då på Kvinnokliniken som har en dygnet runt verksamhet. Operationskliniken har fått stöd i att ta fram kapacitetshöjande åtgärder med målet att öka tillgängligheten för länets patienter. Arbetet har nu utökats till att inkludera Kirurg- och Urologkliniken med syfte att kartlägga operationsprocesserna samt identifiera möjliga flaskhalsar i produktionsflödet. Handlingsplan kommer att tas fram under hösten med målsättning att klara den egna produktionen. Patientsäkra och effektiva vårdprocesser Arbetet med kunskapsstyrningen stödjer intentionen att i alla moment i verksamheten fokusera på kvalité, dels i det direkta patientarbetet, dels för att vidmakthålla eller förbättra läget för indikatorerna I Öppna jämförelser. För att ytterligare öka följsamhet till basala hygienrutiner pågår Hygienåret 2017. Varje månad finns en aktivitet inom hygienområdet. Material är framtaget som ska används i workshops på arbetsplatsträffar. All information publiceras på Arbetsplatsen (intranätet). Varje månad skickar verksamheten in en utvärdering av genomförd aktivitet. Flertalet verksamheter anger att effekten av genomförd workshop är bra diskussioner som lett till förändringar som kommer att förbättra hygienrutinerna. Som en del i optimerad kompetensbemanning har de vårdande klinikerna under våren analyserat och redogjort för hur man avser att optimera samspelet mellan produktion, vårdplatser och bemanning. Genomlysning av vårdprocesser på avdelningar och mottagningar har genomförts.
RAPPORT 11 (22) Införande och utveckling av teamronder och teamarbete har skett inom flera verksamheter. Uppdatering av samverkansdokument med primärvården sker kontinuerligt. Infektion har utökat sitt konsultativa arbetssätt för att möta patienterna med infektionsdiagnoser där de vårdas. Patientsäkerhet Som en del i att förbättra resultaten i både trycksårs- och VRI-mätningarna har under året förvaltningens enheter fått ta ett större eget ansvar under mätningarna. Enheterna ska numera registrera samtliga resultat i SKL:s databas och har fått instruktioner kring hur de ska ta ut rapporter för att på egen hand följa sin verksamhets utveckling. Framöver kommer enheterna dessutom genomföra den viktiga, kvalitativa journalgranskningen av de patienter som har trycksår och VRI för att skapa bättre möjligheter till lärande inom enheten och personalgruppen. Arbete pågår för att utveckla en ny rapport i Duva för som ska underlätta uppföljningen av antibiotikaförskrivningen. För att säkerställa en minskning av andel trycksår har handlingsplaner tagits fram och en rad aktiviteter påbörjats till exempel omvårdnadsronder, förbättrad teamsamverkan för att ta tillvara kunskap mellan professioner. På sjukhusledningen genomförs två gånger per år temaarbete för att stärka patientsäkerhetskulturen. Workshoparna genomförs tillsammans med chefläkarna, då även vikten av utbildning påtalas. Miljö och säkerhet Resultaten över antalet medarbetare som genomgått grundläggande och fördjupad miljöutbildning är fortsatt under målvärdet. Samtidigt är en ny miljöutbildning under utveckling inför 2018 som ska vara mer anpassad med kraven utifrån den nya ISO-standarden (14001:2015) där Västmanlands sjukhus kommer att delta i framtagandet av utbildningen. Av den här anledningen är det viktigt att fortsatta satsningar för att öka antalet utbildade medarbetare, framför allt bör fokusera på den kommande utbildningen. För att säkerställa medarbetarnas arbetsmiljö samt upprätthålla en trygg miljö för patienterna i samband med ordningsstörande händelser har följande åtgärder vidtagits: Alla medarbetare på akuten och MAVA har sedan en längre tid personlarm, kameraövervakning vid akuten, väktare på akuten och låst kulvert. Under hösten kommer ny rutin att tas fram vid vård av högriskpatienter. Utbildning i hot och våld kommer också att ses över. Samlad bedömning Genom beskrivna aktiviteter har förvaltningen tagit ytterligare steg för att uppnå effektiva vårdprocesser med god tillgänglighet och hög kvalité. Förbättrad förmåga att optimera samspelet produktion, vårdplatser och bemanning samt digitaliseringsmöjligheterna är nycklar i det arbetet.
RAPPORT 12 (22) Ökade inslag av hot och kränkningar har blivit mer vanligt bland sjukhusen i Sverige, så även här. Arbetet har intensifierats för att hantera detta. MEDARBETARPERSPEKTIV Perspektivets processmål och löpande uppföljning omfattar följande indikatorer: Mål Indikator Målvärde 2017 VS ska vara en attraktiv arbetsgivare Nöjd medarbetarindex >78% Å Rapporteras Utfall 2017 Chefsindex >78% Å Sjukfrånvaro <6% D/Å 7,4% Andel avgångar (med fokus på prioriterade bristkompetenser) <8,5% D/Å 5,8% Löpande uppföljning Antal rehabiliteringsärenden: - varav avslutade Antal arbetsmiljöavvikelse totalt - varav hot och våld - varav stickskador M/D/Å 638st 433st 496st 55st 27st Arbetet mot mål och uppdrag resultat och analys av aktiviteter och indikatorer Systematiskt arbetsmiljöarbete, sjukfrånvaro, rehabiliteringsärende och arbetsmiljöavvikelse Inom förvaltningen pågår ett systematiskt arbete kring arbetsmiljön med fokus på ledarskap, medarbetarskap och hälsoarbete. Det innebär fokus på att öka dialog, delaktighet och engagemang på enheterna. Det sker även ett arbete med att systematisera uppföljningar. Den totala sjukfrånvaron har under januari augusti ökat marginellt, till totalt 7,4 %, i jämförelse med 2016 (7,2 %). Korttidssjukfrånvaron ligger kvar på samma nivå, 3,1 %, medan långtidssjukfrånvaron över 60 dagar har ökat från 40,7 till 42,4%. Kvinnor visar fortsatt högre och ökande sjukfrånvaro än män, som har sjunkit något. Den åldersgrupp som har högst sjukfrånvaro är nu anställda över 50 år, medan gruppen upp till 29 år minskar och nu har den lägsta frånvaroandelen. Av förvaltningens 23 verksamheter är det 7 stycken som har sänkt sin sjukfrånvaro jämfört med föregående år. Antal rehabiliteringsärenden under perioden har ökat marginellt från 627 föregående år till 638 innevarande år. Avslutande rehabiliteringsärenden ligger kvar på samma nivå som föregående år.
RAPPORT 13 (22) Antalet rapporterade arbetsmiljöavvikelser i år är 496 stycken, varav 55 hot och våld samt 27 stickskador. Antalet ligger i nivå med föregående år förutom antalet stickskador som har sjunkit, från 35 till 27 stycken. Åtgärder Verksamheterna följer systematiskt upp och i samverkan med skyddsombud analyseras sjukfrånvarons utveckling. Flera kliniker har påbörjat arbetet med inventeringsmöten där chef tillsammans med stödfunktionerna HR och Regionhälsan, följer utvecklingen av den totala sjukfrånvaron. Att chefer tidigt uppmärksammar signaler på ohälsa och vidtar åtgärder på ett systematiskt sätt torde påverka sjukfrånvaron i önskad riktning. Orsaker till ökningen av långtidssjukfrånvaron behöver ytterligare utredas och i samband med resultaten av inventeringsmötena måste åtgärder vidtas. Inrapporterade avvikelser och förbättringsförslag hanteras och bearbetas på arbetsplatsträffar och vid kliniksamråd. Under 2016 initierades fokus på hälsofrämjande arbetsplatser med införandet av hälsoinspiratörer och hälsoteam. Det arbetet fortgår och utökas under 2017. Arbetsmiljöverket inspektion av regionens enhetschefer har lett till att förvaltningen nu genomfört en organisatorisk och social skyddsrond för samtliga enhetschefer. Resultatet är redovisat för sjukhusledningen (verksamhetschefer) samt enhetschefer, fackliga organisationer och HR. Arbetet med en handlingsplan för att arbeta med åtgärderna startar i slutet av september. Optimerad kompetensbemanning inom ramen för kompetensförsörjning Erbjudande om heltid Region Västmanlands riktlinjer om erbjudande av heltid (från hösten 2016) har nu införts. Inför införandet om erbjudande av heltid gick Region Västmanland med i ett partsgemensamt projekt med SKL och Kommunal. Vi deltar därför i en workshop tillsammans med lokal facklig företrädare från Kommunal i slutet av september. Syftet med workshopen är att partsgemensamt ta fram en handlingsplan om hur vi kan fortsätta och utveckla arbetet. En arbetstidsmodell för de som arbetar ständig natt och rotation och Riktlinjer för schema och bemanning. Implementering av arbetstidsmodell och riktlinjer för schema pågår. Till dags datum är det två kliniker som infört den nya arbetstidsmodellen; Sala och Urologen. Övriga kliniker inför arbetstidsmodell under hösten. Den 31 dec ska alla kliniker tillämpa arbetstidsmodellen. En utmaning för HR-funktionen är att de flesta klinker har valt att starta med arbetstidsmodellen vid samma tidpunkt, den 13 november. För att säkerställa ett kostnadsneutralt införande, tillämpas en standardiserad implementeringsprocess. Där alla kliniker går igenom ett antal förutbestämda steg. Inför införandet ska klinikerna arbetat med att se över sin bemannings- och planeringstruktur för en effektiv bemanning. Riktlinjerna för schema innebär nya planeringsförutsättningar för en del kliniker. Dessa innehåller också budskap om vikten av hälsosamma arbetstider. I införandeprocessen ser vi att klinikerna har ett stort arbete framför sig för att få alla dessa delar fullt ut implementerade före 31/12. Eftersom medarbetaren själv i stor utsträckning väljer sina arbetstider behöver chefen i dialog med medarbetarna arbeta för att få
RAPPORT 14 (22) upp kunskapen om hälsorisker vid skiftarbete. Dialogen och arbetet med att få upp en gemensam kunskapsnivå hos medarbetarna kommer att fortsätta även efter årsskiftet. En karriärmodell som är kopplad till lönestruktur Under våren har ett ramverk för karriärmodell tagits fram tillsammans med en referensgrupp enhetschefer. Ramverket bygger bland annat på Stockholms läns landstings erfarenheter. Ramverket har ett arbetsnamn och kallas för Karriärmodell och är idag fastslaget och planering för genomförandet pågår. Samtliga kliniker med vårdplatser har under våren arbetat med uppdraget Samspel produktion, bemanning och ekonomi. En kompetensanalys genomfördes för att ge svar på vilken kompetensnivå verksamheten behöver kort-och långsiktigt. Utifrån det nivåsätts medarbetarna. Parallellt har pågått ett arbete med att ta fram gemensamma lönestrukturer utifrån stegen i den generella karriärmodellen och klinikerna kan därefter applicera den i sin verksamhet. Bemanning- och schemaläggning kopplat till kompetensförsörjning, organisationsutveckling, produktion och ekonomi Pågående budgetprocess 2018 har varit det arbetssätt som prövades på tre kliniker föregående år. Arbetet med budget 2018 har utgått från klinikens bemanningsmål kopplat till genomförd kompetensgenomgång och den produktion/antal vårdplatser som planerats för året. Verksamhetsnära HR och controller har gemensamt med chefer på kliniken arbetat med att hitta relevanta bemanningsmål för klinikens uppdrag. Budgetprocess 2018 uppfattas av chefer som mer meningsfull och relevant än tidigare år. En ökad gemensam kunskapsbas har varit till stor nytta i arbetet. Avgångar inom förvaltningen innevarande år är totalt 232 personer vilket är 2,7% under målvärdet för året. Den interna rörligheten har dock ökat, från 91 till 115 personer. Avgångarna bland specialistläkarna har nästan halverats. Biomedicinska analytiker ligger kvar på samma nivå som föregående år. Färre medicinska sekreterare har slutat. Däremot har avgångarna bland sjuksköterskor ökat, från 51 personer föregående år till i år 68. Det har anställts cirka 70 sjuksköterskor i år. Jämförelsevis med andra sjukhus, har vi enligt Nyckeltalsinstitutet, lägre personalomsättning, bättre arbetsmiljö och stor möjlighet till kompetensutveckling. Följsamhet till projektet Oberoende av inhyrd personal Användandet av hyrsjuksköterskor har inte ökat mot föregående år, ej heller avmattats Våra aktiviteter för att bli oberoende av inhyrning återfinns framförallt inom ramen för Optimerad kompetensbemanning, med förbättrade arbetsvillkor (arbetstidsmodell) och utveckling av sjuksköterskor genom karriärmodell och bemanningsstrategier. Central sponsring av specialistutbildning av sjuksköterskor (VUB) bidrar också, exempelvis 10 st utbildningsplatser för OP/IVA-ssk med bibehållen lön. Ett flertal kampanjer har genomförts i sociala medier. Samlad bedömning Den samlade bedömningen som gjordes i delår 1 kvarstår. Aktiviteten Optimerad kompetensbemanning innehåller de delar som behöver genomföras för att nå de uppsatta målen. Det ställer krav på ledarskap, prioritering och uthållighet.
RAPPORT 15 (22) EKONOMIPERSPEKTIV Arbetet mot mål och uppdrag resultat och analys av genomförda aktiviteter Arbetet med perspektivets aktiviteter fortskrider i riktning mot målen. Beskrivning av pågående arbete: Förbättrat och mer relevant controllerstöd Sedan mars har förvaltningens så kallade fokusklinker nu controllerstöd med fysisk placering på kliniken, 2-5 dagar per vecka. Controllerservice håller på att ställa om och effektivisera de interna processerna för att frigöra ytterligare tid för ett förbättrat stöd även för övriga kliniker. Framtagande av bättre, mer relevanta och mer hållbara nyckeltal för bättre uppföljning Sedan maj finns nu en automatiserad rapport med utfall kopplat till verksamhetsplanens styrkort, den så kallade resultattavlan. Arbete pågår också med att utveckla verksamhetsrapporten även för de intäktsfinansierade verksamheterna. Ett utvecklingsarbete pågår inom sjukhusledningen för att strukturera styrningen kopplad till styrkortet. Benchmarking av nationella kostnadslägen Förvaltningen har fram till nu arbetat mest med analys av befintliga nyckeltal så som Nysam och KPP. Angående KPP ska en ny struktur för uppföljning implementerats i förvaltningen under hösten. Förbättrad uppföljning av bemanningskostnader, riks- och regionsvårdskostnader samt material och tjänster Arbete pågår med samtliga uppföljningar enligt plan. Angående material och tjänster så påbörjades ett regionövergripande arbete i juni och under september ska en regiongemensam handlingsplan formuleras. På förvaltningen arbetar klinikerna vidare med den handlingsplan som beslutades i sjukhusledningsgruppen i början av maj. Ny ersättningsmodell för fördelning av ekonomiska ramar Modellen har nu använts i skarpt läge för fördelning av ramar till budget 2018. Översyn av ansvar i den ekonomiska rapporteringen Genomfört inför budget 2018. Förbättra externa intäkter En kartläggning har genomförts och en handlingsplan är under framtagande. Samtliga aktiviteter bedöms ha fortsatt relevans och är realistiska att genomföra alternativt redan avslutade. Ingen omprövning har gjorts sedan delår 1.
RAPPORT 16 (22) Ekonomisk uppföljning Periodens resultat och helårsprognos översikt Förvaltningens ackumulerade ekonomiska resultat t.o.m. augusti månad är -61 mkr, en avvikelse mot budget med -75 mkr. Helårsresultatet prognostiseras till -99 mkr (i ett intervall 0 - -20 mkr). Förvaltningens ekonomiska läge kan utifrån nedanstående analyser summeras enligt följande De bemanningsrelaterade problemen från 2016 kvarstår med fördröjd effekt för ett fåtal kliniker. Framförallt visar det sig genom att kostnaden för inhyrning nu är på samma nivå som föregående år och kostnaden för övertid inte följer planeringen i budget, dock är denna kostnad ca 6 % lägre än fg år. Höga kostnader för material och tjänster som framförallt är relaterat till nya metoder, volymökningar, hemtagning av vård och regioninterna prisökningar som inte var budgeterade. Fortsatt hög kostnadsutveckling för köpt högspecialiserad vård och akutvård. Under första halvan av året har sjukhuset haft ett antal dyra patienter med svåra infektioner, transplantationer och komplicerade rehabiliteringsinsatser. Kostnaderna för valfrihetsvård enligt nya patientlagen ökar fortsatt. Till och med augusti är ökningen mot föregående år 10 mkr, motsvarande 63 %. Påverkansmöjligheten är mycket liten och de flesta av patienterna passerar inte genom sjukhusets verksamhet alls. Lägre intäkter än beräknat. Patientintäkterna har sjunkit, framförallt beroende på införandet av e-frikort och lägre besöksantal på akuten. Även intäkter för utskrivningsklara patienter och asylintäkter minskar mer än budgeterat.
RAPPORT 17 (22) Intäkts- och bruttokostnadsutveckling och avvikelse helårsprognos Intäkter Intäkter Förändring intäkter jmf fg år, mkr. (Plus: Ökning av intäkter, Minus: Minskning) Förändring intäkter jmf fg år, procent. (Plus: Proc ökning, Minus: Proc minskning ) Avvik mot ack budget, mkr. (Plus: Överskott, Minus:Underskott ) Avvik helårsprognos/helårsbudget, mkr. (Plus: Överskott, Minus:Underskott) Regionersättning 171,2 6,9% -0,3 0,0 Extra regionersättning utöver ram -58,8-62,7% 1,7 14,9 Övriga intäktsförändringar -10,6-3,2% -6,4 14,3 Totalt intäkter 101,8 3,5% -5,0 29,2 Kostnader Förändring kostnader jmf fg år, mkr. (Plus:Ökning av kostnader, Minus: Minskning) Förändring kostnader jmf fg år, procent. (Plus: Proc ökning, Minus: Proc minskning) Avvik mot ack budget, mkr. (Plus: Överskott, Minus: Underskott) Avvik helårsprognos/helårsbudget, mkr. (Plus: Överskott, Minus: Underskott) Personalkostnader totalt 59,1 3,7% -37,1-84,5 Varav lönekostnader egen personal 34,1 3,2% -8,1-34,2 Varav sociala avgifter 24,4 5,3% 1,0-7,6 Varav övr pers.kostn. egen personal 0,1 0,5% 1,9-1,3 Varav inhyrd personal (int+ext) 0,5 1,0% -31,9-41,3 Köpt vård 9,1 2,7% -20,0-40,0 Varav vårdgaranti -12,4-48,4% 0,2-7,0 Varav högspecialiserad vård 21,5 6,7% -20,2-33,0 Läkemedel 3,8 1,4% 15,4 25,9 Övriga kostnader 47,7 6,8% -28,4-29,6 Totalt bruttokostnader 119,7 4,1% -70,1-128,2 Ack resultatavvik/prognostiserat resultat -75,1-99,0 Förändring arbetad tid Förändring utfall jmf fg år, timmar Förändring utfall jmf fg år, procent Motsv antal årsarbetare Förändring arbetad tid totalt 30 193 0,8% 26,25 Varav arbetad tid egen personal 33 410 0,9% 29,05 Varav internt inhyrd personal -4 879-10,0% -4,24
RAPPORT 18 (22) Analys av intäkts- och bruttokostnadsutveckling Intäkter Total intäktsförändring jämfört med motsvarande period föregående år är 102 mkr och 3,5% Av total intäktsförändring är -5 mkr inte budgeterad. Den obudgeterade förändringen beror framför allt på följande händelser: Lägre patientintäkter, -5 mkr Lägre intäkter för asylsökande, - 4 mkr Ökad försäljning av tjänster, ersättning LS anslag och div. övriga intäkter, +4 mkr Kostnader Total bruttokostnadsförändring jämfört med föregående år är +120 mkr och 4,1 %. Av total bruttokostnadsförändring är 70 mkr obudgeterad. Den obudgeterade bruttokostnadsförändringen beror framför allt på följande händelser: Ökade personalkostnader pga. och ostabil bemanningssituation med fortsatt hög nivå på extern inhyrning, 45 mkr Ökande kostnader för dyra patienter och valfrihetsvård, 20 mkr Införande av nya material och högre volymer än beräknat inom kirurgi som gett ökade material och tjänstekostnader, 15 mkr Arbetad tid Den arbetade tiden har ökat med 0,81 %, motsvarande 26 årsarbetare. Liksom i delår 1 konstateras att det är timanställda/vikarier som står för nästan hela ökningen och den personalkategori som ökar är främst undersköterskor. Analys av helårsprognosens avvikelse mot helårsbudget händelseöversikt Prognosen baseras på följande förutsättningar: Ersättning LS anslag till förbättrad förlossningsvård erhålls med 10 mkr Larmcentralen får full kompensation för sina ökade kostnader i och med förändrad kostnadsmodell beslutad i Ambulansdirigeringsnämnden. En viss stabilisering av bemanningsläget, som kan resultatera i minskade kostnader för inhyrning under hösten. Kostnader för köp av tillgänglighet för 26 mkr, mot budgeterad 20 mkr Kostnader för valfrihetsvård, akutvård och högspecialiserad för 514 mkr, mot budgeterat 480 mkr. Motsvarar 3,2% över 2016 års utfall. Handlingsplan för Material och tjänster börjar ge effekt och kostnaderna minskar under hösten Fortsatt låg kostnadsutveckling för läkemedel och inget införande av nya preparat under resten av året (avstämt med Läkemedelsenheten)
RAPPORT 19 (22) Det prognostiserade resultatet beror framförallt på följande händelser: Enligt skrivning i Förvaltningsplan 2017-2019; ett underskott på -31 mkr kvarstående att hantera fullt hänförligt till Kirurgkliniken. Chefsbyte skedde i oktober 2016 och arbetet med genomgång av klinikens framtida struktur pågår. Bedömningen är att klinikens nuvarande kostnadsläge inte ryms i beslutade ramar och att omställningsarbetet kommer att kunna börja ge effekt tidigast hösten 2017. De bemanningsrelaterade problemen från 2016 kvarstår med fördröjd effekt för ett fåtal kliniker. Framförallt visar det sig genom att kostnaderna för inhyrning inte kan minskas enligt planering i budget. Ökande kostnader för valfrihetsvård enligt nya patientlagen och fortsatt höga kostnader för akutvård och högspecialiserad vård. Förvaltningen noterar att det under första halvåret varit en kraftig ökning av patienter med en enskild vårdkostnad på över 1 mkr. Genomförda och planerade åtgärder för en ekonomi i balans Åtgärder för en ekonomi i balans till 2018-12-31 Västmanlands sjukhus inledde våren 2015 ett långsiktigt arbete mot en ekonomi i balans till 2018-12- 31. Mycket analysarbete och kunskapsinhämtning om både historik och omvärld har skett sedan dess. Under hösten 2015 formades en verksamhetsplan med 7 stora aktiviteter som samtliga är uppstartade och pågår. Sjukhuset avser att hålla fast vid dessa aktiviteter och jobba med fortsatt genomförande under hela 2017 och in i 2018. Effekter och utfall är beroende av en samlad genomförandekraft inom organisationen. Bedömningen i årsredovisningen 2016 om att den samlade effekten av arbetet skall ge 150-185 mkr kvarstår. Intensiva delaktiviteter fram till nu har varit: Flera av aktiviteterna i Optimerad kompetensbemanning befinns sig nu i genomförandefas. Samtliga kliniker med vårdplatser har redovisat hur samspelet mellan produktion/bemanning och vårdplatser kan hanteras på effektivaste sätt för verksamheten. Även detta har gått in i genomförandefas i och med budgetprocessen för 2018 och samtliga kliniker har kopplats på. Konsultativt stöd för de opererande klinikerna för att uppnå en effektivare produktions- och kapacitetsplanering pågår. Åtgärder för ökad kostnadskontroll av material och tjänster Efter det stora budgetöverdraget i början på året togs en förvaltningsgemensam handlingsplan fram med ambitionen att komma till rätta med den negativa utvecklingen. Samtliga kliniker med budgetöverdrag analyserade också sina egna orsaker och tog fram förslag på konkreta handlingsplaner för påverkbara kostnader.
RAPPORT 20 (22) I början av juni utökades förvaltningens arbete till ett regionövergripande projekt med deltagande från CEVA, Controllerservice, Varuförsörjningen, Inköp och Logistik. Kartläggning har genomförts av inköpsprocessen på ett antal kliniker och ca 15 djupintervjuer har skett inom hela regionen. 14 juni hölls en workshop som resulterade i ett förslag på ett antal aktiviteter att arbeta vidare med. Under september ska en aktivitetsplan beslutas och implementeras i regionen. Åtgärder för budgetavvikelser inom köpt vård Kostnaden för avancerad vård till svårt sjuka patienter är svårbedömd och svårgripbar. Arbete pågår ständigt inom förvaltningen för att remisskrivning ska följa de avtal och intentioner som finns och under våren har remittentförteckningen uppdaterats och aktualiserats. Projektet som startade inom Medicinkliniken för kontroll och uppföljning av fakturor har utökats till att omfatta även Barnkliniken, Kirurgkliniken och Ortopedkliniken. Utvärdering pågår om en ev. fortsättning till 2018. För att uppnå positiva ekonomiska effekter för valfrihet och vårdgaranti krävs ett framgångsrikt arbete med pågående aktivitet att effektivisera produktionsprocesserna inom de opererande specialiteterna. Investeringsredovisning Resultat, analys Förvaltningen har anskaffat anläggningar för 49 mkr under årets fösta åtta månader. De största posterna är skelett- och lunglab samt datortomograf till Röntgenkliniken, 9 respektive 4 mkr, vattenreningsanläggning till dialysen i Köping 2 mkr. Förskjutningar mellan åren gör att inköp på 2016 års budget kommer att fortsätta under innevarande år, uppskattningsvis 48 mkr. Tack vare bättre upphandlingsrutiner och effekter av förvaltningens samarbete med Inköp finns en risk att årets budgetram på 90 mkr kommer att överskridas då budgetramar både för 2016 och 2017 utnyttjas. Åtgärd Förvaltningen deltar i regionens övergripande arbete för treårsplaner som kan underlätta påbörjandet av stora upphandlingar. Detta skulle ge bättre samstämmighet och samordningen mellan budgetår och verkligt utfall gällande större investeringar. Deltar även aktivt i ett regionövergripande projekt för att stärka uppföljningen av gjorda inköp jämfört med äskat belopp. INTERN KONTROLL Sammanfattning av resultat och åtgärder på förvaltningsnivå. Resultat, analys och åtgärd Tobakspolicy Under sommaren har en enkät om efterlevnad av regionens tobakspolicy riktad till chefer genomförts. Resultaten för Västmanlands sjukhus visar på en god kännedom av regionens tobakspolicy hos
RAPPORT 21 (22) förvaltningens chefer (98 procent) samt att de flesta chefer har informerat sina anställda om policyn (82 procent). Enkäten visar också på svårigheterna med att mäta i vilken grad tobakspolicyn efterlevs. För att förbättra arbetet med regionens tobakspolicy är ett förslag att inkludera frågor om tobak i mallen för medarbetarsamtal, i samband med frågor rörande medarbetarens hälsa. Löneutbetalningar Löneservice har utfört granskningen åt Västmanlands sjukhus. Stickprov gjordes på samtliga kliniker, totalt 131 utanordningslistor. 51 st. (38 %) hade signerats enligt gängse rutin. Utfallet är inte tillfredställande. Inom de största klinikerna fungerar inte rutinen. Förvaltningen bedömer detta som en allvarlig risk då det handlar om löneutbetalningar. Under året har det genomförts information- och utbildningsinsatser till sjukhusledning, verksamhets- och enhetschefer liksom även förtydligande och förenklande av instruktioner för rutinerna. För att komma tillrätta med problemet ska förvaltningen ge uppdrag till Löneservice att återigen genomföra riktade informationsinsatser i form av möten med verksamhets- och enhetschefer på berörda kliniker. Inköpskort Ekonomiservice har utfört granskningen av de inköpskort som finns på förvaltningen. Totalt finns 8 st kort. 4 st av korten har hanterats helt enligt den instruktion som finns. 1 kort har delvis hanterats enligt rutinen, medan 3 st bedöms som ej godkända. Förvaltningen håller på att se över behovet av att ha inköpskort ute i organisationen. På sjukhusledningsgruppen i slutet av september kommer att läggas ett förslag om att dra tillbaka samtliga kort och hänvisa till andra befintliga inköpsrutiner som finns inom regionen. Avslutningssamtal och exitenkät Kontrollmålet har inte varit möjligt att följa upp enligt kontrollmomentet i internkontrollplanen. HR funktionen kommer att se över hur man ska kunna följa upp detta i kommande internkontrollplan. Systematisk logguppföljning Vid interkontrollen för 2017 uppgavs nästan samtliga verksamheter (95,8 procent) att de följer gällande rutiner och lever upp till kraven. Till de verksamheter där det fortfarande förekommer avvikelser kommer riktas särskilda insatser och stöd. Något behov av fortsatt internkontroll under 2018 bedöms inte föreligga. Däremot kommer verksamheten med loggranskning fortsatt följas upp på andra sätt framdeles. INTERN REFERENS Denna rapport behandlas av Regionstyrelsen drift 17-10-04 Diarienummer: RV171526
RAPPORT 22 (22) BILAGOR 1. Verksamhetsrapport 2. DUVA-bilagor: Resultatrapport, Driftredovisning, Lönekostnader och kostnader, inhyrd personal 3. Investeringsbilaga
Västmanlands sjukhus Delårsrapport 2017-08 Bilaga 1 Dnr: RV171526 Verksamhet/Process 100% Tillgänglighet Besök 100% Tillgänglighet Åtgärd 90% 90% 80% 80% 70% 70% 60% 60% 50% 50% 40% 40% 30% 30% 20% 20% 10% 10% 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Vårdgaranti 90dgr - Fg år Faktisk väntan 60dgr - Inn år Faktisk väntan 60dgr - Fg år Mål Vårdgaranti Vårdgaranti 90dgr - Inn år Vårdgaranti 90dgr - Fg år Faktisk väntan 60dgr - Inn år Faktisk väntan 60dgr - Fg år Mål Vårdgaranti Vårdgaranti 90dgr - Inn år 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Återbesök inom medicinskt måldatum(inkl 0-15 dgr) Överförda patienter på Akutmottagningarna inom 4 timmar 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregående år Innevarande år Målvärde Föregående år Innevarande år Målvärde Diagnossatta läkarbesök (ack) Diagnossatta vårdtillfällen (ack) (1 mån släp) (1 mån släp) 100% 100% 98% 99% 96% 94% 98% 92% 97% 90% 96% 88% 86% 95% 84% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 94% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregående år Innevarande år Målvärde Föregående år Innevarande år Målvärde Sida 1/5
Västmanlands sjukhus Delårsrapport 2017-08 Dnr: RV171526 Verksamhet/Process Undvikbar slutenvård (VTF) Oplanerade återinskrivningar inom 30 dagar (VTF) (1 mån släp) (1 mån släp) 18% 24% 16% 14% 20% 12% 16% 10% 8% 12% 6% 8% 4% 2% 4% 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregående år Innevarande år Föregående år Innevarande år Målvärde Medelvårdtid (VDG) Remissinflöde (st) 6 12 000 5 10 000 4 8 000 3 6 000 2 4 000 1 2 000 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregående år Innevarande år Föregående år Innevarande år Sammanställning produktion Ack utf Inn År Ack Bud Inn år Ack avv Bud % Ack utf Fg År Ack avv Fg år % Helår Prognos Helår Budget Avv Bud mot prog % Bokslut Utf Fg år Läkarbesök - Varav akuta besök Sjukvårdande behandling Vårdtillfällen Vårddagar exkl perm (utskrivna) Beläggning 06:00 Operationer totalt - Varav slutenvårdsoperationer - Varav dagkirurgi - Varav klinikegna operationer Knivtid DRG-poäng totalt (1 mån släp) - Varav DRG-poäng öppenvård (1 mån släp) - Varav DRG-poäng slutenvård (1 mån släp) 159 717 167 678-4,8% 165 427-3,5% 250 288 259 187-3,4% 253 509 54 492 59 571-8,5% 58 049-6,1% 82 948 89 356-7,2% 85 939 170 541 173 497-1,7% 177 251-3,8% 269 043 272 657-1,3% 273 120 24 623 25 227-2,4% 24 202 1,7% 37 510 38 058-1,4% 36 862 132 256 136 857-3,4% 133 913-1,2% 201 116 206 469-2,6% 202 351 96 96 0,0% 0 97 17 336 16 289 6,4% 16 092 7,7% 26 070 25 410 2,6% 25 329 5 076 5 251-3,3% 4 937 2,8% 7 656 8 053-4,9% 7 563 4 804 4 547 5,7% 4 361 10,2% 7 342 7 157 2,6% 6 994 7 455 6 491 14,9% 6 794 9,7% 11 726 10 199 15,0% 10 772 9 842 9 677 1,7% 0 15 168 32 898 33 350-1,4% 0 57 549 13 480 14 162-4,8% 0 24 679 19 418 19 188 1,2% 0 32 870 Sida 2/5
Västmanlands sjukhus Delårsrapport 2017-08 Dnr: RV171526 Medarbetare 10% 8% 6% 4% 2% Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro % (ack) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) Föregående år Innevarande år Total sjukfrånvaro 7,2 7,4 - varav korttidssjukfrånvaro, dag 1-14 3,1 3,1 - andel långtidsfrånvaro över 60 dagar 40,7 42,4 Män 3,4 3,3 Kvinnor 7,9 8,2 Anställda -29 år 7,2 6,3 Anställda 30-49 år 7,2 7,2 Anställda 50 år- 7,1 8,1 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregående år Innevarande år Målvärde 320 280 240 200 Antal rehabiliteringsärenden (st) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) Antal rehabiliteringsärenden (ack) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) Föregående år Innevarande år Antal rehabiliteringsärenden 627 638 Varav avslutade rehabiliteringsärenden 428 433 160 120 80 40 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregående år Innevarande år 20 16 12 Arbetsmiljöavvikelser (st) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) Arbetsmiljöavvikelser (ack) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) Föregående år Innevarande år Antal negativ händelse/olycka 189 177 Antal tillbud 120 112 Antal risk/iakttagelse 183 207 Totalt antal 492 496 - varav hot och våld 53 55 - varav stickskador 35 27 8 4 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Hot och våld fg år Hot och våld Inn år Stickskador fg år Stickskador Inn år Sida 3/5
Västmanlands sjukhus Delårsrapport 2017-08 Dnr: RV171526 Ekonomi 20 000 Ackumulerat resultat (tkr) Kostnadsutveckling (Ack utf/ack utf fg år) 0 3,2% -20 000 0,1% -40 000 2,7% -60 000 1,4% -80 000-100 000 5,2% 3,9% -120 000 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregeående år Innevarande år Budget Prognos -50% -40% -30% -20% -10% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Löner Inhyrd personal Köpt vård Läkemedel Övrigt Totalt Förenklad resultaträkning (mkr) Motpart 1,2 Intäkter Ack utfall Inn år Ack Budget Inn år Ack avv från budget Ack Utfall Fg år Helår Prognos Helår Budget Avv Bud mot Prog Bokslut Utf Fg år Ack Avv Fg år Patientavgifter 41,3 46,3-5,0 47,5 68,2 72,2-4,0 71,3-6,2 Ersättning Riksavtal 52,4 54,0-1,6 52,2 78,5 81,0-2,6 82,8 0,2 Landstingsersättning 2 685,0 2 683,6 1,4 2 572,6 4 040,3 4 025,4 14,9 3 874,2 112,4 Försäljning av tjänster och Övriga intäkter 229,5 229,2 0,2 234,0 366,6 345,8 20,8 376,7-4,6 Summa Intäkter 3 008,2 3 013,2-5,0 2 906,3 4 553,6 4 524,5 29,2 4 405,0 101,8 Kostnader Personalkostnader -1 675,8-1 638,7-37,1-1 616,7-2 555,2-2 470,6-84,5-2 484,0-59,1 -Varav inhyrd personal -54,3-22,3-31,9-53,7-73,3-32,0-41,3-84,1-0,5 -Varav övertid/mertid -42,7-26,5-16,2-45,2-61,8-40,3-21,4-66,1 2,4 Riks- och regionvård (inkl. vårdgaranti) -353,3-333,3-20,0-344,2-540,0-500,0-40,0-531,3-9,1 Läkemedelskostnader -287,2-302,6 15,4-283,4-428,0-453,9 25,9-421,6-3,8 Material och tjänster -289,7-267,3-22,4-273,4-433,3-413,6-19,7-422,7-16,3 Övriga verksamhetskostnader -460,4-453,7-6,7-428,8-691,0-680,6-10,4-653,5-31,5 Finansiella kostnader -3,3-3,8 0,4-3,3-5,2-5,7 0,5-5,0 0,0 Summa Kostnader -3 069,8-2 999,5-70,3-2 949,9-4 652,6-4 524,5-128,2-4 518,1-119,9 Resultat -61,7 13,7-75,3-43,5-99,0 0,0-99,0-113,1-18,1 Sida 4/5
Västmanlands sjukhus Delårsrapport 2017-08 Dnr: RV171526 Ekonomi Arbetad tid (ack) Innevarande År Föregeående År Förändring Förändring % Utförd arbetstid 3 707 557 3 704 442 3 116 0,08 - varav övertid/mertid 110 313 116 826-6 512-5,57 - varav timavlönade 108 636 103 854 4 781 4,60 Justering timavlönade, övertid/mertid, vab. (Diff mot vald månad fg år.) 7 348 0 7 348 0,00 Justering personer i omställningsprogrammet. Objekt 9910. -965-1 225 260-21,21 Justering utvecklingsanställda. -1 290-718 -572 79,60 Justering inhyrd personal från externa bemanningsföretag 55 067 53 405 1 662 3,11 - varav läkare 8 900 7 554 1 346 17,81 - varav sjuksköterskor 43 380 43 726-346 -0,79 - varav övriga 2 787 2 125 663 31,19 Justering inhyrd personal från resursenheten 43 940 48 819-4 879-9,99 Justering för fler eller färre arbetsdagar inn år jmf med fg år 0 0 0 0,00 Justering för en extra dag i februari (vid skottår) för arb med schema 0-11 597 11 597-100,00 Arbetad tid inkl jour/beredskap 3 811 657 3 793 125 18 532 0,49 Avdrag arbetad tid under jour/beredskap -70 972-82 634 11 662-14,11 Arbetad tid exkl jour/beredskap 3 740 685 3 710 492 30 194 0,81 Antal årsarbetare utifrån arbetad tid exkl jour/beredskap 3 253 3 227 26 0,81 2,5 Procentuell förändring antal årsarbetare jmf med fg år (ack) Kostnad (kr) per arbetad timme, ordinarie och inhyrd personal (ack) 1000 2 1,5 800 1 600 0,5 400 0-0,5 200-1 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 0 Totalt Läkare Sjuksköterskor Övrig personal Föregående år Innevarande år Föregående år Innevarande år Sida 5/5