PROTOKOLL 4-2013 Tid: Plats: Närvarande: Frånvarande: fört vid sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Måndagen den 17 juni 2013, kl.18:00 Sötåsen, Töreboda Agneta Berlin Fredrika Eriksson Erik Hansson, Ungdomskommittén Kent Hansson, Tävlingskommittén Magnus Sundmark, konsulent Johan Törnroth Anne Udd, ordförande Bertil Åkesson, kanslist Björn Öberg Morgan Bodin Anne-Marie Holmström Karin Johansson Innan mötet berättade Ellen Larsson och Ida Larsson (två av lägercheferna för O-CAMP 2013) om lägerveckans upplägg och lite kring hur vårens förberedelser har gått inför årets läger. 1 Mötets öppnande Mötet öppnades av Anne kl. 18.45. 2 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. 3 Val av protokolljusterare Kent valdes att justera protokollet. 4 Föregående protokoll Föregående mötesprotokoll lades till handlingarna. 5 Arbetsmetoder, mm Tävlingskommittén Tävlingskommittén hade möte för en vecka sedan. Bertil informerade att det aktuella betyget för banläggningen på distriktets tävlingar är 3,98 och att målet ligger på 4,0. Åtgärd för att höja betyget är att VOF arrangerar obligatoriska banläggarträffar dit Sida 1 av 7
varje klubb får skicka representant. Magnus påpekade att det vore bra med två träffar på olika platser i distriktet. Träffarna ska förläggas i november. Styrelsen diskuterade om praktiska prov som lämnas in från kursdeltagarna till kursledaren bör läggas till i banläggarutbildningen för att göra den mer relevant. Bertil informerade om motionsorientering. Målet till 2015 är att 50 procent av Västergötlands arrangemang ska annonsera om att de har öppna motionsklasser på sin tävling. Styrelsen diskuterade kring ett koncept för motionsorientering som används i Bohuslän. Styrelsen diskuterade även möjligheten att samordna motionsorienteringen med kretstränarprojektet. Magnus meddelade att projekten genomförs var för sig med tanke på att de har olika målgrupper. Ungdom Johan och Fredrika informerade att en grundläggande handlingsplan har tagits fram för att nå de uppsatta målen. För att nå målet med 10 procent fler starter på Westgota Cup föreslogs att reportage kring Westgota Cup-tävlingarna, med karta med GPS-jämförelse, ska skrivas i Västgötaorientering som ett sätt att synliggöra cupen. Magnus föreslog att en arbetsgrupp med bland annat Bo Herdesson bör tillsättas med syfte att utveckla Westgota Cup. För att nå målet med att behålla O-CAMPs deltagarantal gavs förslaget att en sprinttävling skulle kunna arrangeras i samband med lägrets första eller sista dag varje år. Detta för att locka orienterare i allmänhet och föräldrar till lägerdeltagarna till lägret. Junior Westgota JuniorCup har nyss startat. Magnus påpekade vikten av att tävlingarna inte får krocka med större nationella värdetävlingar, såsom Silva League. Elit Björn rapporterade att det varit svårt att komma igång med arbetet med en handlingsplan och att målen är högt satta. Styrelsen höll med om att målen är högt satta och att det är viktigt att tänka på att målen ska nås på lång sikt. Styrelsen beslutade att junior, elit och kretstränarprojektet ska diskuteras mer under styrelsens DMträff i höst. Styrelsen beslutade att Agneta ska fråga Sussie Wiklund-Björk om hon kan komma på DM-träffen för att diskutera frågan kring elitmiljö inom högskolan. Anne kommer att inleda en dialog med Borås Högskola för att höra sig för hur intresset verkar med en elitmiljö i Borås. Sida 2 av 7
Föreningsutveckling Agneta meddelade att arbetet kommit igång. För att nå målet med att behålla eller öka antalet föreningar i distriktet kommer försök göras med att väcka liv i sovande föreningar och på så vis få fler att vilja gå med i förbundet. En kartläggning över vita fläckar i distriktet kommer också att göras. För att nå målet med att öka antalet föreningar som arrangerar nationella tävlingar är ett förslag att större föreningar bjuder in mindre grannklubbar som medarrangörer när de arrangerar egna tävlingar. Agneta informerade att ett annat förslag är att bjuda in föreningar som inte arrangerat tävlingar på tre år till att gå en gratis (eller subventionerad) arrangörskurs på utbildningshelgen. Magnus konstaterade att det vore bra inför 2015 eftersom Borås-klubbarna inte kommer att arrangera så många vanliga tävlingar det året. För att nå målet med att öka antalet föreningar på föreningsledarkonferensen och utbildningshelgen är ett förslag att bjuda in Ola Gustafsson från SOK Aneby, som byggt sin klubbstuga inne i Aneby centrum, att föreläsa om arbetet med klubbstugan och fördelarna med att ha klubbstugan nära staden. Styrelsen fick ta del av statistik kring deltagarantalet på utbildningshelgen och föreningsledarkonferensen. Samtliga kretsar finns representerade på båda aktiviteterna. När det gäller FLK är Skaraborgsklubbarna, med Västra Skaraborgskretsen i spetsen, bäst representerade under de senaste åren. Även på utbildningshelgen kommer en stor del av deltagarna från Skaraborg. Här är Kind-kretsen dåligt representerade. Anne påpekade att en anledning till hur pass bra representerat en krets är kan vara om kretsen har något stort arrangemang på gång, exempelvis var Östra Skaraborgskretsen bra representerade inför arrangerandet av U10-mila. Anne informerade att flera Boråsklubbar aldrig varit på utbildningshelgen trots att den arrangeras i samma stad. Frågan kring varför det är så väcktes. Kommunikation Johan rapporterade att arbetet med att ta fram en handlingsplan fortgår, men att mycket av arbetet kommer att avvakta tills förbundets nya hemsida lanseras. 6 Ekonomi Styrelsen fick ta del av ekonomiska rapporter, vilka redogjordes för av Magnus. Läget är stabilt och utgifterna kommer att börja komma in nu under sommaren och i början på hösten. Rapporterna godkändes av styrelsen. 7 Rapporter Tävlingskommittén Kent rapporterade att klasserna på stafett-dm kommer vara vanliga klasser upp till HD21 och därefter sammanslagna klasser, vilket borde gynna småklubbarna. Hestra IF har ansökt om dispens för att få arrangera O-Event Downhill Sprint 2014 med tanke på att området är avlyst för O-Ringen 2015. Frågan har skickats vidare till SOFT. Sida 3 av 7
Under DM-helgen kommer det finnas möjlighet att testa på Pre-O. Bertil gav förslag om att DM i Pre- O i framtiden skulle kunna arrangeras i samband med DM medel eller sprint som ett sätt att synliggöra Pre-O mer. Kent rapporterade att tävlingskommittén satt upp som mål att arrangera DM i MTB-O 2014 om arrangör hittas i trakten kring Trollhättan. Styrelsen konstaterade att Lars Helgesson, Hestra IF, borde vara intresserad av att det arrangeras ett DM i MTB-O 2014 eftersom han är ansvarig för MTB-O under O-Ringen i Borås 2015. Kanske kan en dialog med Lars inledas. Tävlingskommitténs nästa möte är den 19 alternativt 26 augusti. Breddorientering Magnus rapporterade att det går bra med projektet. Det finns ett arbetsmaterial som går ut till de klubbar som är med på satsningen. Det ständiga problemet som föreligger är bristande marknadsföring. Magnus poängterade vikten av att föreningarna bjuder in till själva föreningen och inte bara till arrangemangen. Magnus har träffat ungefär hälften av de inblandade föreningarna nu. De flesta föreningar har sökt pengar men några har inte gjort det ännu. Anne konstaterade att upplägget med att föreningarna söker 20 000 kr och att VOF sedan får 15 000 kr av dessa är bra. Att föreningarna själva får behålla 5000 kr borde sporra mindre föreningar att vara med i projektet. Kretstränare Bertil rapporterade att det inte hänt så mycket sedan förra mötet. Det finns fortfarande fyra kretstränare. I Borås kan Martin Larsson från Hestra IF, som arbetat med Hitta Ut i Borås, kanske passa som kretstränare, men inget är bestämt där ännu. I Kind finns det behov av en kretstränare och ett samarbete borde vara möjligt där. Bertil jobbar vidare i den frågan. Södra Skaraborgskretsen har ett samarbete men har inget behov av en kretstränare för tillfället. I Alingsås-kretsen finns ett fortsatt samarbete och en kretstränare är inte aktuellt där. Kretsen har däremot uttryckt att de efterfrågar hjälp med samordning av resor till Silva League och SM mm. Bertil har skickat ut en undersökning till deltagarna i kretstränarprojektet och fått in ett 20-tal svar. Överlag är det mycket positiv respons. Bertil informerade även om den kommande kretstränarträffen i Skövde den 1 juli där samtliga kretstränare kommer att vara med. Styrelsen är överens om att en gemensam portal, med tips och idéer, av något slag bör tas fram för kretstränarprojektet. Sida 4 av 7
Personal/kansli Magnus rapporterade att Bertil är fortsatt anställd på 50 procent av VOF. Magnus informerade även om att kansliet kommer att vara bemannat alla sommarveckor, med undantag för vecka 30. Ungdomskommittén Erik rapporterade kring O-CAMP och USM-truppen. I nuläget har några juniorer och föräldrar anmält sig till GM-resan till Gotland. Västergötland fanns som vanligt representerade vid Unionsmatchen, som i år arrangerades i Göteborg. Det var dåligt med framstående resultat från Västergötlands sida. Arrangemangsmässigt hade tävlingarna varit en besvikelse och banorna ansetts för svåra. USM-truppens träningsläger kommer i år att hållas utanför Hässleholm i Skåne. Erik och Johan har varit och besökt lägerplatsen och det är upplagt för ett bra läger där. Kartkommittén Magnus rapporterade att läget är under kontroll och att allt verkar bra med årets DM-kartor. 8 PR & Media Västgötaorientering Anne tog upp frågan om tidningen i framtiden borde finnas tillgänglig att läsa som pdf på hemsidan. Inget beslut fattades. Magnus meddelade att en ny förhandling ska göras angående vart tidningen ska tryckas och tog i samband med det upp frågan om tidningen bör finnas kvar överhuvudtaget. Om tidningen inte fanns skulle det innebära att tävlingsannonser mm skulle läggas upp på hemsidan istället. Styrelsen diskuterade frågan och var överlag positivt inställd till tidningens existens, men inget beslut fattades. Nästa nummer utkommer i månadsskiftet september/oktober. Nya hemsidan Magnus meddelade att lanseringen av den nya hemsidan är försenad (från SOFTs sida) och att det finns risk för att arbetsbelastningen kan bli onödigt hög i höst om förseningen fortgår för länge. Facebook VOF har just nu 246 medlemmar i sin Facebook-grupp. 9 Skrivelser att behandla Sida 5 av 7
Inga skrivelser att behandla. 10 Sammankomster Styrelseträff DM Agneta letar runt efter boendemöjligheter och Magnus bokar om det kommer upp något passande. Agneta tar även kontakt med Sussie angående ett möte kring elitverksamheten som nämndes tidigare i protokollet. SOFTs konvent SOFT arrangerar ett orienteringskonvent i Skövde 14-17 november som kommer att vara öppet för orienterare i största allmänhet, inte bara förbundsansvariga. Magnus föreslog att föreningarna som ingår i Breddorienteringen bör bjudas in. Magnus informerade att han och Lotta Stigsdotter kommer att föreläsa under konventet. FLK 13 tid/plats Styrelsen är enig om att det är positivt att USM-truppen har sin avslutning i samband med FLK så att ungdomarna kan vara med i diskussioner kring VOF. Johan berättade att inslaget kring O-Ringens framtid under förra årets FLK hade varit uppskattat bland ungdomarna mycket med tanke på att de fått vara aktivt delaktiga i diskussionen. Anne föreslog en kreativ open space -övning där folk får möjlighet att fritt gå runt mellan olika diskussioner och uttrycka sig. Kent förslog att en föreläsare kan locka folk till FLK. Förslagsvis en elit-orienterare. Styrelsen beslutade att Magnus skriver ett utkast till inbjudan till FLK och mailar till styrelsen. UTB-helg 14 tid/plats Magnus föreslog att utbildningshelgen borde flyttas geografiskt med tanke på att det i år krånglade med nätverksanslutningen på Ljud- och Bildskolan i Borås. Inget beslut togs angående ny plats eller datum, men det är viktigt att aktiviteten inte sammanfaller med andra event, exempelvis skidtävlingen Tour de Mösseberg i Falköping. 11 Övriga frågor Natt-DM 10mila En fri start till ungdomsstafetten på 10mila ska delas ut bland distriktets föreningar baserat på natt- DM. Magnus gav förslaget att den förening med procentuellt flest antal starter på natt-dm gentemot hur många starter föreningen har totalt i Westgota Cup ska vinna. Styrelsen beslutade för det förslaget. Sida 6 av 7
12 Nästa möte Nästa möte sker onsdagen den 21 augusti i Vänersborg. Magnus tar kontakt med Vänersborgs SK och bokar in mötet hos dem. 13 Mötets avslutande Mötet avslutades av Anne kl.21.55. Vid protokollet Justeras Johan Törnroth Anne Udd Kent Hansson Sida 7 av 7