9 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll inom processen för anläggningstillgångar RS160121

9 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll inom processen för anläggningstillgångar RS160121 Ärendet Revisorerna i Region Halland har gett PWC i uppdrag att granska den interna kontrollen inom processen för anläggningstillgångar. Rapporten har skickats till Regionstyrelsen med begäran om svar samt till Driftnämnd Regionservice och Driftnämnd Hallands sjukhus för kännedom. Förslag till beslut Regionstyrelsens arbetsutskott föreslår regionstyrelsen besluta att avge yttrande över revisionsrapporten enligt utarbetat förslag Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse (2016-04-20) Skrivelse från regionstyrelsen Revisionsrapport

TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Regionkontoret Redovisningsavdelningen Per Karlsson Redovisningschef Datum Diarienummer 2016-04-20 RS160121 Regionstyrelsen Revisionsrapport Granskning av intern kontroll inom processen för anläggningstillgångar Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att anta förslag till yttrande Sammanfattning Revisorerna i Region Halland har gett PWC i uppdrag att granska den interna kontrollen inom processen för anläggningstillgångar. Rapporten har skickats till Regionstyrelsen med begäran om svar samt till Driftnämnd Regionservice och Driftnämnd Hallands sjukhus för kännedom. Revisorernas granskning Revisionsfrågan i granskningen är om Regionstyrelsen säkerställer att den interna kontrollen är tillräcklig avseende redovisning och aktivering av materiella anläggningstillgångar: tillfredsställande kontrollmiljö inom processen för redovisning av materiella anläggningstillgångar ändamålsenliga och effektiva kontroller inom processen för att stödja verksamheten och ge en rättvisande redovisning och finns det en koppling till riktlinjerna i ekonomihandboken kontroller inom huvudboksprocessen som säkerställer att skapade transaktioner avseende anläggningstillgångar i huvudboken är godkända och riktiga

2(2) PwC har täckt in dessa revisionsfrågor i granskningen och bedömer att det finns ett antal förbättringsområden avseende den interna kontrollen i processen för anläggningstillgångar. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör William Hedman Ekonomidirektör

1(2) Regionskontoret Redovisningsavdelningen Per Karlsson Redovisningschef Datum Diarienummer 2016-04-01 RS150315 Region Hallands revisorer Revisionsrapport Granskning av intern kontroll inom processen för anläggningstillgångar Bakgrund Revisorerna i Region Halland har gett PWC i uppdrag att granska den interna kontrollen inom processen för anläggningstillgångar. Rapporten har skickats till Regionstyrelsen med begäran om svar samt till Driftnämnd Regionservice och Driftnämnd Hallands sjukhus för kännedom. Regionstyrelsens svar Regionstyrelsen har noterat revisorernas synpunkter och avger härmed svar. Granskningen är till stor hjälp i det fortsatta arbetet med intern kontroll kopplat till anläggningsprocessen. Att fortsätta utveckla och kvalitetssäkra anläggningsredovisningen är en viktig fråga, särskilt då det rör sig om stora värden i balansräkningen. Vissa synpunkter i rapporten är relativt enkla att hantera och justera, medan andra punkter behöver värderas ur ett sannolikhets-/riskperspektiv kopplat till resursinsats. Nedan följer konkreta kommentarer till några av punkterna i revisionsrapporten. Policy/riktlinjer Internkontrollplan för redovisning kompletteras med kontroller kopplade till anläggningsredovisning. Ekonomihandboken kompletteras i delar som revisorerna påpekar samtidigt som tolkningen av nuvarande skrivning om identifikation/märkning bör mildras då detta är en administrativt nästintill omöjlig hantering. Interna otydligheter gällande tolkning av beloppsgräns och tidpunkt för aktivering hanteras och förtydligas mellan Regionkontoret och Hallands

2(2) sjukhus. En fortsatt uppföljning och styrning kommer att ske för att skapa efterlevnad till fastställd riktlinje avseende beloppsgräns för aktivering. Arbetet med införande av komponentavskrivningar fortsätter under 2016. Behörigheter Behörigheten för de fyra personer som jobbar med anläggningsreskontran på GAS är begränsad och bedöms innebära förhållandevis låga risker. Rutin för aktivering av anläggningstillgångar Enligt redovisningsrekommendationer ska varje anläggnings avskrivningstid bedömas individuellt och utifrån bedömd nyttjandetid. Löpande kontroller i anläggningsreskontran ingår som en rutin i samband med varje månadsbryt. Avseende rutiner för aktivering kopplat till riktlinje för anläggningsredovisning så behöver den interna styrningen förbättras, i första hand genom löpande uppföljning från Regionkontoret. Bedömning av pågående arbeten Bedömningen av pågående arbeten kommer att genomföras mer systematiskt framöver genom att en dialog förs mellan Regionkontoret och berörda förvaltningar i samband med varje bokslutstillfälle. Inventering av anläggningstillgångar En regiongemensam rutin för inventering av anläggningsregistret håller på att tas fram och beräknas vara införd senast i samband med årsbokslut 2016. Avskrivningar Kontroll av avskrivningskörningen varje månad ingår som en rutin i samband med varje månadsbryt. Avstämning av anläggningsregister En genomgång och bedömning av restvärden i anläggningsregistret mot aktuellt nyttjandevärde gjordes i samband med överflyttningen av anläggningar från MEA till Agresso. Detta bör i rimlig omfattning fortsättningsvis ingå som en del i årsrutinen i samband med inventering. Regionstyrelsen Mats Eriksson Ordförande Catarina Dahlöf Regiondirektör

Revisionsrapport Granskning av intern kontroll inom processen för anläggningstillgångar Region Halland Fredrik Jilmstad Elin Jangvik Erik Sellergren Rebecca Lindström Februari 2016

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 4 1.1. Sammanfattande bedömning... 4 1.2. Policy/ riktlinjer... 5 1.3. Behörigheter... 5 1.4. Anskaffning av anläggningstillgångar... 6 1.5. Riktlinjer kring bedömning och kontering av aktiveringar... 6 1.6. Rutin för aktivering av anläggningstillgångar... 6 1.7. Bedömning av pågående arbeten... 6 1.8. Fasta data i anläggningsregistret... 6 1.9. Inventering av anläggningstillgångar... 7 1.10. Avskrivningar... 7 1.11. Utrangering/försäljning... 7 1.12. Uppdatering av huvudbok... 7 1.13. Avstämning av anläggningsregister... 7 2. Introduktion... 8 2.1. Bakgrund och revisionsfråga... 8 2.2. Metod och avgränsningar... 9 3. Slutsatser från granskningen... 11 4. Appendix 1 utfört arbete... 16 4.1. Övergripande information... 16 4.2. Policy/riktlinje för redovisning av anläggningstillgångar... 17 4.3. Behörigheter...18 4.4. Anskaffning av anläggningstillgångar... 19 4.4.1. Hallands Sjukhus (HS)... 19 4.4.2. Medicinteknisk utrustning... 20 4.4.3. Fastigheter... 20 4.5. Riktlinjer kring bedömning och kontering av aktiveringar... 21 4.6. Rutin för aktivering av anläggningstillgångar... 21 4.6.1. Hallands Sjukhus... 22 4.6.2. Medicinteknisk utrustning... 23 4.6.3. Fastigheter... 23 4.7. Bedömning av pågående arbete... 23 4.8. Fasta data i anläggningsregistret... 24 4.9. Inventering av anläggningstillgångar... 24 4.9.1. Hallands Sjukhus... 25 4.9.2. Medicinteknisk utrustning... 25 4.9.3. Fastigheter... 26 4.10. Avskrivning... 26 4.10.1. Översikt... 26 4.10.2. Hallands Sjukhus... 27

4.10.3. Medicinteknisk utrustning... 27 4.10.4. Fastigheter... 27 4.11. Utrangering/försäljning... 27 4.11.1. Översikt... 27 4.11.2. Hallands Sjukhus... 27 4.11.3. Medicinsk utrustning... 28 4.11.4. Fastigheter... 28 4.12. Uppdatering av huvudbok... 28 4.13. Avstämning av anläggningsregister... 28 4.13.1. Översikt... 28 4.13.2. Medicinteknisk utrustning... 29 4.13.3. Fastigheter... 29 3

1. Sammanfattning Revisorerna för Region Halland har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av den interna kontrollen och efterlevnaden av riktlinjerna inom processen för anläggningstillgångar. Fokusområden för granskningen är Hallands Sjukhus, medicinteknisk utrustning där vi tagit medicinteknisk utrustning på Hallands Sjukhus som exempel och Fastighet som är en enhet inom Regionsservice. Granskningen har genomförts av Fredrik Jilmstad, Elin Jangvik, Rebecca Lindström och Erik Sellergren (PwC). Processkartläggningen baseras på intervjuer med berörd personal i verksamheten samt granskning av interna dokument som erhållits under granskningen. Metoden för granskningen innebär en översiktlig processbeskrivning av processen för anläggningstillgångar. Granskningen har genomförts genom intervjuer med företrädare från regionen. Vidare har en översiktlig genomgång skett av regionens riktlinjer och regler kring processen avseende materiella anläggningstillgångar. Analys av information från intervjuer baseras på PwC s tidigare erfarenhet av granskningar av liknande processer och rutiner. Vår utgångspunkt är att det är i regionstyrelsens intresse att ha en tydlighet kring de rutiner och kontroller som säkerställer en fullständig och riktig redovisning för anläggningstillgångar och en i övrigt lämplig nivå på den interna kontrollen samt effektiva rutiner. Vi har i denna genomgång identifierat ett antal områden där kontrollmiljön kan förbättras. 1.1. Sammanfattande bedömning Vid genomgången av processen för anläggningstillgångar framkom att det saknas ett intern kontrollramverk avseende delområdena i processen för anläggningstillgångar. Revisionsfrågorna för granskningen är: Säkerställer regionstyrelsen att den interna kontrollen är tillräcklig avseende redovisning och aktivering av materiella anläggningstillgångar. tillfredsställande kontrollmiljö inom processen för redovisning av materiella anläggningstillgångar ändamålsenliga och effektiva kontroller inom processen för att stödja verksamheten och ge en rättvisande redovisning och finns det en koppling till riktlinjerna i ekonomihandboken kontroller inom huvudboksprocessen som säkerställer att skapade transaktioner avseende anläggningstillgångar i huvudboken är godkända och riktiga PwC har täckt in dessa revisionsfrågor i granskningen, se även appendix, och bedömer att det finns ett antal förbättringsområden avseende den interna kontrollen i processen för anläggningstillgångar. Nedan har de iakttagelser vi noterat i respektive delområde sammanställts. 4

1.2. Policy/ riktlinjer Det saknas en rutin för att se över och uppdatera riktlinjer i ekonomihandboken vid behov för att säkerställa att det är aktuellt utifrån gällande lagar och regler. Vid förfrågan framkom att Region Halland inte har några kontrollbeskrivningar gällande vilka kontroller som ska utföras avseende processen för anläggningstillgångar, det finns inte heller dokumentation kring vem som ska utföra kontrollen, vilken risk kontrollen ska hantera eller hur och hur ofta kontrollen ska utföras etc. Enligt redovisningschefen finns den en internkontrollplan, både för regionen som helhet och en separat för redovisning men i denna finns inte anläggningsredovisningen med. Det finns begränsad information avseende processer och kontroller kring utrangeringar/försäljning och det saknas helt information gällande inventering i ekonomihandboken. Vid PwC s granskning framkom att det sker få utrangeringar av anläggningar från fastighetsbeståndet i förhållande till mängden inventarier. Enligt ekonomihandboken ska det för varje inventarie finnas uppgifter som gör att det går att identifiera inventarien till anläggningsregistret. Vid förfrågan framkom dock att de flesta anläggningstillgångar inte är märkta (undantaget medicinteknisk utrustning). Ekonomihandboken har uppdaterats under 2015, bland annat med riktlinje om att minsta värde för en anläggningstillgång som ska aktiveras har höjts från ett halvt till två prisbasbelopp. Övergångsregler tillät dock fortfarande aktivering av tillgångar värda minst ett halvt prisbasbelopp fram till januari 2016 för Hallands Sjukhus. Vid granskningen framkom att Hallands Sjukhus tolkat övergångsreglerna som permanenta även framgent och har haft för avsikt att fortsätta aktivera anläggningar för under två prisbasbelopp. Därtill aktiverar Hallands Sjukhus endast tre gånger per år och inte när tillgången driftsätts. Detta är enligt deras tillämpningsanvisning men anläggningstillgångar ska aktiveras när de driftsätts. Vi har även noterat att Hallands Sjukhus aktivering har eftersläpning en månad och det är oklart varför. Enligt den uppföljning som gjorts av andel anläggningstillgångar som aktiverats som understiger två prisbasbelopp (ny riktlinje från mars 2015) framgår att för kvartal 2 till och med kvartal 4 2015 har 557 anläggningstillgångar aktiverats, av dessa understiger 309 anläggningstillgångar gränsen för aktivering om två prisbasbelopp (89 000 kr). Det totala beloppet för alla aktiveringar under perioden april-december 2015 var 145 miljoner kr, varav de aktiveringar som var och en understeg två prisbasbelopp totalt uppgick till 12 miljoner kr. Ett utkast till riktlinjer för komponentavskrivning har tagits fram. Från räkenskapsår 2014 gäller RKR 11.4. Rekommendationen innehåller ett krav på komponentavskrivning. Enligt RKR:s information Övergång till komponentavskrivning ska nya investeringar från 2014 komponentindelas. För tillgångar som anskaffats före 2014, kan uppdelningen ske succesivt under en införandeperiod. 1.3. Behörigheter Det finns ingen uppdelning av arbetsuppgifter eller behörigheter för de fyra personer på GAS som arbetar med anläggningsregistret utan de kan alla fyra göra samma arbetsuppgifter. Det sker heller ingen kompenserande kontroll i efterhand för att följa 5

upp att endast riktiga transaktioner, exempelvis upplägg av anläggning eller utrangering, utförts. Tillägg av behörigheter görs när en nyanställd påbörjar sin nya tjänst på GAS och det saknas en formell process för tillägg av behörigheter för anställda på GAS. Ändring och borttag av behörigheter för GAS är, liknande tillägg, en informell process. Verksamheten förlitar sig på att den årliga genomgången av behörigheter ska upptäcka användare som ej ska ha behörigheter. 1.4. Anskaffning av anläggningstillgångar Inga iakttagelser har noterats. 1.5. Riktlinjer kring bedömning och kontering av aktiveringar Inga iakttagelser har noterats. 1.6. Rutin för aktivering av anläggningstillgångar Aktivering av anläggningstillgångar utförs av GAS efter initiering från förvaltningarna. Aktiveringen är ett manuellt arbete där ingen efterkontroll av riktighet görs av belopp på inventarien eller avskrivningstid. Region Halland dokumenterar inte heller kontrollen av att underhållsbilderna i Agresso inte innehåller några anläggningstillgångar. Detta är en kontroll som redovisningschefen utför varje månad. Controller och ekonomer hos Hallands Sjukhus får inga indikationer eller återkoppling från verksamheten när anläggningstillgångar är färdiga att tas i bruk och därför ska aktiveras. Detta gör det svårt att bedöma när en anläggningstillgång skall aktiveras. Liknande som för Hallands Sjukhus så dokumenteras inte beslut om när en fastighet ska aktiveras. Fastighetsförvaltningen har som rutin att aktivera stora projekt sex månader efter att slutbesiktning skett. Detta går stick i stäv mot ekonomihandboken som förespråkar att anläggningstillgångar ska aktiveras när tillgången tas i bruk. Därtill framkom att större projekt inom Fastighet inte delas in i olika etapper och det sker heller ingen delaktivering av pågående projekt. 1.7. Bedömning av pågående arbeten Ansvaret för att bedöma vad som ska aktiveras ligger på respektive förvaltning. Det är sedan redovisningschefen som vid bokslut bokar upp pågående arbete. Även om ansvaret för att bedöma vad som ska aktiveras ligger på förvaltningen bör det finnas en övervakande kontroll centralt där man går igenom pågående arbeten utifrån ålder och väsentliga belopp och följer upp om förvaltningens bedömning av vad som ligger som pågående arbete är rimligt. 1.8. Fasta data i anläggningsregistret Inga iakttagelser har noterats. 6

1.9. Inventering av anläggningstillgångar Under 2015 har det inte skett någon inventering av fastighetsbeståndet. Inventeringen av datorutrustning som sker varje månad och initieras av IT-avdelningen men dokumenteras inte. 1.10. Avskrivningar Det finns ingen dokumenterad rutin att följa upp avskrivningskörningen som går varje månad. Redovisningschef följer upp detta rutinmässigt men kontrollen skulle kunna formaliseras samtidigt som det utförda resultatet av kontrollen dokumenteras och rimlighetsbedöms. 1.11. Utrangering/försäljning Inga iakttagelser har noterats. 1.12. Uppdatering av huvudbok Inga iakttagelser har noterats. 1.13. Avstämning av anläggningsregister Förvaltningarna gör ingen bedömning av restvärde mot aktuellt nyttjandevärde för alla anläggningstillgångar som finns, vilket är en rekommendation enligt riktlinjen för anläggningstillgångar. Det sker görs ingen avstämning av Medusa mot anläggningsregistret i Agresso. 7

2. Introduktion 2.1. Bakgrund och revisionsfråga Regionkontoret har i mars 2015 infört nya riktlinjer i regionens ekonomihandbok avseende redovisning och aktivering av materiella anläggningstillgångar. Revisorerna har utifrån riskbedömning och tidigare granskningar beslutat att granska den interna kontrollen och efterlevnaden av riktlinjerna inom processen för att aktivera anläggningstillgångar. Konsekvenserna av bristande rutiner och kontroller kan få både ekonomiska och förtroendemässiga följder. Revisorerna för Region Halland har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av den interna kontrollen för sin redovisning av anläggningstillgångar. Granskningen har genomförts av Fredrik Jilmstad, Elin Jangvik, Rebecca Lindström och Erik Sellergren (PwC). Processkartläggningen baseras på intervjuer med berörd personal i verksamheten samt granskning av interna dokument. Följande personer har varit intervjuade i granskningen: Per Karlsson redovisningschef Regionkontoret Patric Bergman systemsamordnare Dan Källgård arbetar med investeringsfrågor inom medicinteknisk utrustning Peter Havner ekonom Regionservice fastigheter. Monica Liljeroth ekonomichef Regionservice. Åsa-Maria Petersson controller Hallands Sjukhus. Sven Olof Nyman Verksamhetschef för Medicinsk Teknik Halland (MTH), Hallands Sjukhus. Birgitta Källström Administrativ assistent Region Halland Övergripande revisionsfråga Säkerställer regionstyrelsen att den interna kontrollen är tillräcklig avseende redovisning och aktivering av materiella anläggningstillgångar. tillfredsställande kontrollmiljö inom processen för redovisning av materiella anläggningstillgångar ändamålsenliga och effektiva kontroller inom processen för att stödja verksamheten och ge en rättvisande redovisning och finns det en koppling till riktlinjerna i ekonomihandboken kontroller inom huvudboksprocessen som säkerställer att skapade transaktioner avseende anläggningstillgångar i huvudboken är godkända och riktiga 8

Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Kommunal redovisningslag God redovisningssed (definieras av rekommendationer utgivna av Rådet för kommunal redovisning) Regionens riktlinjer gällande materiella anläggningstillgångar I övrigt dokumenterade manuella och automatiska rutiner för tillräcklig intern kontroll så att tillgångar aktiveras, skrivs av och utrangeras i enlighet med riktlinjer Granskningsmål Beträffande processen kring redovisning av anläggningstillgångar kommer följande områden ingå: Policys, riktlinjer Rutiner tillämpas på avsett sätt Tillgång till att administrera grunddata i anläggningsregistret såsom avskrivningstider (systemuppsättning) Riktlinjer kring bedömning och kontering av aktiveringar Aktivering av anläggningstillgångar Bedömning av pågående projekt (om applicerbart) Avskrivning av anläggningstillgångar Bokföring i huvudboken Inventering av anläggningstillgångar Försäljning/utrangering av anläggningstillgångar Avstämning av anläggningsregister För ovanstående områden har en generell processbeskrivning dokumenterats i appendix samt att rekommendationer avseende brister i den interna kontrollen förs fram som en del i denna rapport. 2.2. Metod och avgränsningar Granskningen har genomförts genom intervjuer med företrädare från Regionkontoret, GAS (Gemensam Administrativ Service), förvaltningen för Hallands Sjukhus, medicinteknisk utrustning där vi tagit medicinteknisk utrustning på Hallands Sjukhus som exempel och Fastighet som är en enhet inom Regionsservice. Vidare har genomgång skett av regionens riktlinjer och regler kring processen för anläggningsregistret. 9

Utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv har ett antal kontrollmål valts ut att inkluderas i granskningen. För dessa har en bedömning gjorts av dels befintliga riktlinjer, regler och rutiner och dels regionens egna kontrollaktiviteter. Analys av erhållet material och information från intervjuer utgör underlag för en samlad bedömning av kontrollmiljö och befintliga kontroller. En avgränsning görs så att testning av identifierade kontroller i form av en stickprovsbaserad ansats inte genomförts utan tonvikt ligger på en översiktlig bedömning av kontrollmiljön. Dock har vi att under respektive intervju bett om att ta del av det underlag som finns för att bedöma om det går att testa. Analys av information från intervjuer baseras på PwC s tidigare erfarenhet av granskningar av liknande processer och rutiner. Granskningen omfattar följande huvudmoment: Dokumentation av processen för aktivering av anläggningstillgångar Testning av identifierade kontroller i form av en stickprovsbaserad ansats har inte genomförts. PwC har bedömt kontrollmiljön, identifierat och bedömt befintliga kontroller men inte testat dem i detalj. Rapporten är faktaavstämd med berörd personal. 10

3. Slutsatser från granskningen Iakttagelser och risker för respektive område redovisas nedan med klassificering enligt en skala. Vi har gjort en prioritering av iakttagelserna där L står för låg prioritet, M för medel och H för hög. Definitionen av denna klassificering visas nedan: Hög Syftar på en svaghet som har stor inverkan på system, processer och relaterade kontroller och som kan utsätta enheten för större förluster, ineffektivitet och/eller kan resultera i en väsentlig felaktighet i räkenskaperna. Medel Syftar på en situation eller arbetssätt som skiljer sig från vad PwC anser vara god intern kontroll och som vi bedömer har en negativ inverkan på den interna kontrollen över den finansiella rapporteringen. Låg Syftar på en situation eller arbetssätt som enbart har en begränsad effekt på den interna kontrollen. PwC har noterat ett antal områden där kontrollmiljön bör förbättras för att säkerställa att den finansiella informationen är fullständig, riktig och godkänd. Identifierade brister redovisas enligt nedan. Noteringarna berör bland annat riktlinjer i ekonomihandboken, efterlevnad av ekonomihandboken, informell behörighetsprocess samt avsaknad/dokumentation av kontroller. Givna rekommendationer handlar om att uppdatera ekonomihandboken, säkerställa efterlevnad av ekonomihandboken se över processen för behörigheter för GAS-anställda att tydliggöra och formalisera av kontroller som utförs idag samt förslag att införa kontroller som inte utförs idag. För samtliga kontroller bör säkerställas att dessa dokumenteras avseende hur kontrollen utförs, vem som är ansvarig, vad bevis för utförd kontroll är samt hur eventuell rättning ska ske. Kontrolldokumentationen är av vikt för att kunna säkerställa att alla väsentliga kontroller utförts innan bokslutet stängs. Ref Område Identifierad brist Risk PwC:s rekommendation Prioritet 4.2 Policy/Rikt linjer Det saknas en rutin för att se över och uppdatera riktlinjer i ekonomihandboken vid behov för att säkerställa att det är aktuellt utifrån gällande lagar och regler. Då det saknas en rutin för hur och när ekonomihandboken ska uppdateras ökar risken för att riktlinjer inte följer regler och lagkrav när dessa ändras med tiden. PwC rekommenderar Region Halland att skapa en rutin för regelbunden översyn och uppdatering ex årligen eller vid större förändringar av regelverk eller processer av ekonomihandboken. M 4.2 Policy/Rikt linjer Vid förfrågan framkom att Region Halland inte har några kontrollbeskrivningar gällande vilka kontroller som ska utföras avseende processen för anläggningstillgångar, det Om kontrollbeskrivningarna ej finns beskrivna med svar på frågor som hur, vem och varför ökar risken för att kontroller ej utförs på ett riktigt PwC rekommenderar Region Halland att dokumentera sina kontrollbeskrivningar och de kontroller de genomför regelbundet för att skapa sig en överblick kring interna kontroller i anläggningsregistret M 11

finns inte heller dokumentation kring vem som ska utföra kontrollen, vilken risk kontrollen ska hantera eller hur och hur ofta kontrollen ska utföras etc. Enligt redovisningschefen finns den en internkontrollplan, både för regionen som helhet och en separat för redovisning men i denna finns inte anläggningsredovisningen med. sätt. samt för att säkerställa att ekonomihandboken efterlevs. 4.2 Policy/Rikt linjer Det finns begränsad information avseende processer och kontroller kring utrangeringar/försäljning och det saknas helt information gällande inventering i ekonomihandboken. Vid PwC s granskning framkom att det sker få utrangeringar av anläggningar från fastighetsbeståndet i förhållande till mängden inventarier. Då det saknas information i ekonomihandboken gällande utrangering/försäljning och inventering ökar risken att aktiviteterna ej utförs på ett riktigt och enhetligt sätt. PwC rekommenderar Region Halland att inkludera utrangering/försäljning och inventering i ekonomihandboken. M 4.2 Policy/Rikt linjer Enligt ekonomihandboken ska det för varje inventarie finnas uppgifter som gör att det går att identifiera inventarien till anläggningsregistret. Vid förfrågan framkom dock att de flesta anläggningstillgångar inte är märkta (undantaget medicinteknisk utrustning). Svårigheter att identifiera anläggningstillgångar vid inventeringar ökar risken för felaktigheter i anläggningsregister på grund av svårigheter vid inventering. PwC rekommenderar Region Halland att märka upp sina anläggningstillgångar i syfte att förenkla inventering. Märkningen på anläggningstillgångar bör vara samma i Agresso och andra system där anläggningar finns. L 4.2 Policy/Rikt linjer Ekonomihandboken har uppdaterats under 2015, bland annat med riktlinje om att minsta värde för en anläggningstillgång som ska aktiveras har höjts från ett halvt till två prisbasbelopp. Övergångsregler tillät dock fortfarande aktivering av tillgångar värda minst ett halvt prisbasbelopp fram till januari 2016 för Hallands Sjukhus. Om tolkning av ekonomihandboken sker på olika sätt finns risk för felaktig redovisning av anläggningstillgångarna. PwC rekommenderar Region Halland att säkerställa att inblandade har kännedom och förstår de riktlinjer som finns i ekonomihandboken. PwC rekommenderar att alla anläggningstillgångar aktiveras så snart de är färdiga att tas i bruk. M Vid granskningen framkom att Hallands Sjukhus tolkat övergångsreglerna som permanenta även framgent och har haft för avsikt att fortsätta aktivera anläggningar för under två prisbasbelopp. Därtill aktiverar Hallands Sjukhus endast tre gånger per år och inte när tillgången driftsätts. Detta är enligt deras tillämpningsanvisning men anläggningstillgångar ska aktiveras när de driftsätts. Vi 12

har även noterat att Hallands Sjukhus aktivering har eftersläpning en månad och det är oklart varför. 4.2 Policy/Rikt linjer Enligt den uppföljning som gjorts av andel anläggningstillgångar som aktiverats som understiger två prisbasbelopp (ny riktlinje från mars 2015) framgår att för kvartal 2 till och med kvartal 4 2015 har 557 anläggningstillgångar aktiverats, av dessa understiger 309 anläggningstillgångar gränsen för aktivering om två prisbasbelopp (89 000 kr). Det totala beloppet för alla aktiveringar under perioden april-december 2015 var 145 miljoner kr, varav de aktiveringar som var och en understeg två prisbasbelopp totalt uppgick till 12 miljoner kr. Risk finns att anläggningar vars värde understiger två prisbasbelopp aktiveras, vilket skulle leda till felaktig aktivering av anläggningstillgångar. PwC rekommenderar Region Halland att säkerställa att ekonomihandbokens riktlinje med minsta värde om två prisbasbelopp för att aktivering av anläggningstillgång åtföljs. M 4.2 Policy/Rikt linjer Ett utkast till riktlinjer för komponentavskrivning har tagits fram. Från räkenskapsår 2014 gäller RKR 11.4. Rekommendationen innehåller ett krav på komponentavskrivning. Enligt RKR:s information Övergång till komponentavskrivning ska nya investeringar från 2014 komponentindelas. För tillgångar som anskaffats före 2014, kan uppdelningen ske succesivt under en införandeperiod. Regionen Halland tillämpar inte komponentavskrivning och följer därmed inte RKR:s rekommendation 11.4. Risken är att det finns betydande osäkerheter i redovisningen av materiella anläggningstillgångar och avskrivningar. Region Halland har inte påbörjat införandet av komponentavskrivning. Vi rekommendera regionen att fastställa riktlinjer för komponentavskrivning. Vidare rekommenderar vi att investeringar genomförda 2014 och 2015 snarast aktiveras komponentindelat samt att anskaffade tillgångar före 2014 succesivt komponentindelas under en införandeperiod. H 4.3 Behörighet er Det finns ingen uppdelning av arbetsuppgifter eller behörigheter för de fyra personer på GAS som arbetar med anläggningsregistret utan de kan alla fyra göra samma arbetsuppgifter. Det sker heller ingen kompenserande kontroll i efterhand för att följa upp att endast riktiga transaktioner, exempelvis upplägg av anläggning eller utrangering, utförts. Breda behörigheter ökar risken för felaktig redovisning och oegentligheter. Region Halland rekommenderas att se över behörigheterna avseende anläggningsregistret och se om det går att dela upp behörigheterna. Om det inte går att dela upp behörigheterna kan kompenserande kontroller istället införas. L 4.3 Behörighet er Tillägg av behörigheter görs när en nyanställd påbörjar sin nya tjänst på GAS och det saknas en formell process för tillägg av behörigheter för anställda på GAS. En informell behörighetsprocess ökar risken för att obehöriga får tillgång till känsliga system. PwC rekommenderar Region Halland att formalisera sin behörighetsprocess. L Ändring och borttag av behörigheter för GAS är, liknande tillägg, en informell process. Verksamheten förlitar sig på att den årliga genomgången av behörigheter 13

ska upptäcka användare som ej ska ha behörigheter. 4.6 Rutin för aktivering av anläggning stillgångar Aktivering av anläggningstillgångar utförs av GAS efter initiering från förvaltningarna. Aktiveringen är ett manuellt arbete där ingen efterkontroll av riktighet görs av belopp på inventarien eller avskrivningstid. Region Halland dokumenterar inte heller kontrollen av att underhållsbilderna i Agresso inte innehåller några anläggningstillgångar. Detta är en kontroll som redovisningschefen utför varje månad. Vid manuellt arbete ökar risken för fel samt avsaknad av dokumentation av utförda kontroller ökar risken för att kontroller inte utförs. PwC rekommenderar Region Halland att införa en kontroll för uppföljning av aktivering av anläggningstillgångar. Därtill rekommenderar PwC att kontrollen av att underhållsbilderna där aktivering av anläggningstillgångar sker är tom dokumenteras vid bokslut. M 4.6 Rutin för aktivering av anläggning stillgångar Controller och ekonomer hos Hallands Sjukhus får inga indikationer eller återkoppling från verksamheten när anläggningstillgångar är färdiga att tas i bruk och därför ska aktiveras. Detta gör det svårt att bedöma när en anläggningstillgång skall aktiveras. Liknande som för Hallands Sjukhus så dokumenteras inte beslut om när en fastighet ska aktiveras. Om ekonomerna på förvaltningarna ej får någon notis när de ska aktivera en anläggningstillgång finns risk att aktivering ej sker när anläggningen är redo att tas i bruk (som är föreskrivet i ekonomihandboken). Avsaknad av formella underlag för när en aktivering ska ske ökar risken för att aktivering inte sker korrekt eller för sent. PwC rekommenderar Region Halland att införa en rutin att verksamheten meddelar sina ekonomer när aktivering av en anläggningstillgång ska påbörjas av förvaltningen. L 4.6.3 Rutin för aktivering av anläggning stillgångar Fastighetsförvaltningen har som rutin att aktivera stora projekt sex månader efter att slutbesiktning skett. Detta går stick i stäv mot ekonomihandboken som förespråkar att anläggningstillgångar ska aktiveras när tillgången tas i bruk. Därtill framkom att större projekt inom Fastighet inte delas in i olika etapper och det sker heller ingen delaktivering av pågående projekt. Vid annan aktivering än föreskriven i ekonomihandbok ökar risken för felaktig redovisning av anläggningstillgångarna. Detta innebär att det finns risk att stora summor ligger som pågående projekt och ej aktiverade trots att delar av projekten är färdigställda och att slitage påbörjats. PwC rekommenderar Region Halland att säkerställa att aktivering av anläggningstillgångar sker på ett tidsenligt och riktigt sätt. Vidare rekommenderar PwC Region Halland att dela upp sina större fastighetsprojekt i deletapper för att löpande kunna aktivera de delar av projekten som är klara. H 4.7 Bedömnin g av pågående arbeten Ansvaret för att bedöma vad som ska aktiveras ligger på respektive förvaltning. Det är sedan redovisningschefen som vid bokslut bokar upp pågående arbete. Även om ansvaret för att bedöma vad som ska aktiveras ligger på förvaltningen bör det finnas en övervakande kontroll centralt där man går igenom pågående arbeten utifrån ålder och väsentliga belopp och följer upp om Avsaknad av en kontroll för att bedöma vad av pågående arbete som ska aktiveras innebär en ökad risk för att arbete som kan aktiveras inte blir aktiverat. Region Hallands rekommenderas att inför en kontroll för att göra en bedömning av pågående projekt för att se vad som kan aktiveras inför bokslut. M 14

förvaltningens bedömning av vad som ligger som pågående arbete är rimligt. 4.9.1 Inventerin g Under 2015 har det inte skett någon inventering av fastighetsbeståndet. Inventeringen av datorutrustning som sker varje månad och initieras av IT-avdelningen men dokumenteras inte. Avsaknad av inventering av alla anläggningstillgångar ökar risken för att anläggningsregistret inte är uppdaterat. Region Halland rekommenderas att fortsätta arbetet med att införa inventeringar av alla kliniker samt införa rutin för inventera alla fastigheter inom en femårsperiod. Region Halland rekommenderas vidare att formalisera inventeringarna som görs genom att dokumentera inventeringarna. L 4.10 Avskrivnin gar Det finns ingen dokumenterad rutin att följa upp avskrivningskörningen som går varje månad. Redovisningschef följer upp detta rutinmässigt men kontrollen skulle kunna formaliseras samtidigt som det utförda resultatet av kontrollen dokumenteras och rimlighetsbedöms. Är inte kontrollen dokumenterad finns risk att kontrollen ej utförs på ett riktigt sätt. Avsaknad av en kontroll av att avskrivningarna är rimliga eller att alla anläggningar blivit avskrivna innebär en risk för att avskrivningarna inte är korrekta. PwC rekommenderar Region Halland att kontrollen avseende att säkerställa att avskrivningsjobbet har gått utan incidenter formaliseras. Därtill bör en rimlighetsbedömning eller kontroll av att alla anläggningar blir avskrivna göras av lämplig personer/personen i regionen. L 4.13 Avstämnin g av anläggning sregister Förvaltningarna gör ingen bedömning av restvärde mot aktuellt nyttjandevärde för alla anläggningstillgångar som finns, vilket är en rekommendation enligt riktlinjen för anläggningstillgångar. Det finns en risk att det finns inventarier inom regionen som skrivs av på för kort tid eller som borde skrivas ned. Region Halland rekommenderas att införa en kontroll för att bedöma restvärde och mot aktuellt nyttjandevärde för alla anläggningstillgångar. L 4.13 Avstämnin g av anläggning sregister Det sker görs ingen avstämning av Medusa mot anläggningsregistret i Agresso. Avsaknad av avstämning mellan systemen innebär en risk att anläggningar i Medusa inte finns med i Agresso och tvärtom. Regionen rekommenderas att se över möjligheten till att integrera Medusa och Agresso alternativt införa en avstämning mellan systemen. L Vi har i tidigare granskningar påpekat detta och rekommenderat regionen att se över möjligheten till att integrera Medusa och Agresso. 15

4. Appendix 1 utfört arbete 4.1. Övergripande information Den centrala ekonomifunktionen på Regionkontoret hos Region Halland består av två enheter med sammanlagt cirka 20 medarbetare. Ekonomidirektör är organisatoriskt övergripande ansvarig; därutöver finns redovisningschefen, chef för styrning och uppföljning, finanschef och budgetchef. På redovisningsavdelningen arbetar fem personer utöver redovisningsansvarig. De ansvarar bland annat för den koncerngemensamma redovisningen. På styrning och uppföljningsenheten arbetar cirka tio personer. Gemensam Administrativ Service (GAS) inom Regionservice hanterar löpande bokföring och fakturering. På respektive förvaltning finns ekonomer och controllers och de hanterar själva bokslut och till viss del avstämningar. Förvaltningarna stämmer av sina delar inom anläggningsregistret, då de ska känna ett ansvar för anläggningstillgångarna ute i förvaltningarna. Region Hallands anläggningsregister har funnits i Agresso sedan bokslutet 2014 då det flyttades över från tidigare ekonomisystemet Mea. Innan Agresso infördes var anläggningsregistret uppdelat och fastigheter låg i Excel och övriga anläggningar i Mea. Avseende fastigheter gjordes avskrivningar manuellt genom bokföringsordrar och för anläggningarna i Mea gjordes det i systemet. Ett systemfel i Mea gjorde att avskrivningarna för Hallands Sjukhus inte fungerande, att vissa av anläggningstillgångarna inte blev avskrivna. Att avskrivningarna missats upptäcktes för två år sedan. När man fört över anläggningarna från ett år till nästa hade man markerat fel i systemet vilket gjorde att avskrivningen inaktiverades för vissa investeringar. Enligt redovisningschefen har detta fel rättats och man har efter detta infört avstämningar för att säkerställa att allt blir överflyttat. Värdet på anläggningstillgångarna uppgår per siste december 2015 till ca 2,9 miljarder kronor. Uppdelat på granskningens fokusområden har Medicinskteknisk utrustning ett värde på totalt 200 miljoner kr, varav Hallands sjukhus står för 125 miljoner kr. Fastigheter har ett värde på sina anläggningstillgångar på 2,4 miljarder kr. Totalt för Hallands Sjukhus uppgår värdet på anläggningstillgångar till 274 miljoner kronor (inklusive Medicintekniska utrustning). För medicinsk teknisk utrustning finns utrustningen registrerad i systemet Medusa. Detta beror på att det är lagkrav på spårbarhet av medicintekniskutrustning som hanteras i Medusa. Medusa är ett inventariesystem som sköts av Medicinsk Teknik, där man förutom att registrera utrustningen också använder systemet för, tids och händelseregistrering. Den utrustning som klassificeras som anläggningstillgångar finns även i Agresso. Anläggningstillgångarna har ett anskaffningsvärde i Medusa men det sker inga avskrivningar i systemet och det är värdet i Agresso som är det bokförda värdet för anläggningstillgångarna. Regionstyrelsen äger alla anläggningstillgångar och har det övergripande formella ansvaret för alla inventarier men det är förvaltningarnas ansvar att innehållet i anläggningsregistret är korrekt. 16

4.2. Policy/riktlinje för redovisning av anläggningstillgångar Riktlinjerna för Region Hallands anläggningstillgångar återfinns i regionens ekonomihandbok. Riktlinjerna har omarbetats under ledning av Regions Hallands finanschef, redovisningschefen, systemsamordnare för Agresso tillsammans med en grupp med representanter från förvaltningarna fastigheter, HS och psykiatrin med stöd av konsult. Ansvarig för riktlinjen är ekonomidirektören och den är gällande sedan mars 2015. Vid förfrågan så framkom att regionen inte har fastställt en plan för hur och när riktlinjer i ekonomihandboken ska uppdateras. Den riktlinjen avseende anläggningstillgångar kommunicerades ut i organisationen genom ekonomichefsgruppen där ekonomichef från varje förvaltning ingår, riktlinjen kommunicerades även via intranätet där varje anställd även har tillgång till ekonomihandboken. På Region Halland finns ett Redovisningsnätverk där en redovisningsansvarig från varje förvaltning, anställda från GAS samt redovisningsansvariga från Regionkontoret ingår och även i denna kanal spreds riktlinjen. Att ekonomihandboken med tillhörande processbeskrivningar efterlevs är en del av en helhet för att följa upp GAS arbete inom Region Halland. 15-20 nyckeltal följs upp kvartalsvis bland annat hur integrationer löper, kundfakturor, hur verifikationer konteras etc. Redovisningschefen är processledare för att följa upp dessa nyckeltal och uppföljningen dokumenteras i en Excelfil Kvalitetsmål ekonomiprocesser. Vid förfrågan framkom att Region Halland inte har några kontrollbeskrivningar gällande vilka kontroller som ska utföras avseende processen för anläggningstillgångar, det finns inte heller dokumentation kring vem som ska utföra kontrollen, vilken risk kontrollen ska hantera eller hur och hur ofta kontrollen ska utföras etc. Enligt redovisningschefen finns den en internkontrollplan, både för regionen som helhet och en separat för redovisning men i denna finns inte anläggningsredovisningen med. Största förändringen i avsnittet kring anläggningsregistret i den nya ekonomihandboken var att gränsen för vad som är en investering där aktivering ska göras höjdes från ett halvt prisbasbelopp till två prisbasbelopp. Fram till 2016 gällde dock övergångsregler som medger aktivering av anläggningstillgångar enligt tidigare praxis med ett halvt prisbasbelopp för HS. Vid granskningen framkom att HS inte tolkat riktlinjerna som att det endast var övergångsregler. Vid den kvartalsvisa uppföljningen ingår att följa upp om aktivering sker av anläggningstillgångar vars värde understiger två prisbasbelopp. Resultatet kommuniceras till förvaltningen men ingen annan åtgärd vidtas. Enligt den uppföljning som gjorts av anläggningstillgångar som aktiverats mellan april och december 2015 framgår att 309 av 557 aktiverade anläggningstillgångar understiger två prisbasbelopp (89 000 kr) i värde. Det totala beloppet för alla aktiveringar under perioden april-december 2015 var 145 miljoner kr, varav de aktiveringar som var och en understeg två prisbasbelopp totalt uppgick till 12 miljoner kr. Den nya riktlinjen om att aktivering ska ske av anläggningstillgångar började gälla från mars 2015. 17

De tillfrågade från enheterna känner till riktlinjen om anläggningstillgångar i ekonomihandboken men vid granskningen framkom att man inte följer den fullt ut. Exempelvis står det i riktlinjen att det på plats ute i verksamheten ska finnas uppgifter som gör det möjligt att identifiera anläggningstillgången. Vid förfrågning till förvaltningarna framkom dock att så inte är fallet utan att det är väldigt svårt att utifrån anläggningsregister identifiera tillgången eftersom de flesta anläggningstillgångar inte är märkta (undantaget medicinteknisk utrustning som är märkta i Medusa). Det förekommer också för stora fastighetsprojekt att avskrivning inte påbörjas månaden efter tillgången är färdig att tas i bruk utan sex månader efter slutbesiktning. Av riktlinjen framgår också att en rekommendation är att vid varje bokslut jämföra det bokförda restvärdet för respektive anläggningstillgång mot aktuellt nyttjandevärde. Detta sker inte på något av fokusområdena i granskningen. Det finns en arbetsinstruktion för hur GAS ska göra en utrangering/försäljning ( Dokumentation av händelser i anläggningsregistret ). Det finns begränsat med information gällande utrangering/försäljning och det saknas helt information gällande inventering i riktlinjen för anläggningstillgångar i ekonomihandboken. Ett utkast till riktlinjerna för komponentavskrivning har tagits fram under ledning av Region Hallands finanschef. I utkastet finns hänvisning till RKR 1 : s rekommendation 11.4 Materiella anläggningstillgångar. Vidare definieras skillnaden mellan investering och planerat underhåll (drift). I utkastet finns även en tabell över generella komponenter och dess avskrivningstid, beloppsgränser samt rutin i Agresso för komponentavskrivning. Från räkenskapsår 2014 börjande RKR:s rekommendation 11.4 att gälla och nyheten i denna rekommendation var explicit krav på tillämpning av komponentavskrivningar. RKR har även utkommit med en information Övergång till komponentavskrivning under år 2014. Enligt informationen bör den grundläggande utgångspunkten vid övergången till komponentavskrivning vara, att den sker på ett sådant sätt att felaktigheter vad gäller avskrivningar, i framtida resultaträkningar minimeras och nya investeringar från 2014 komponentindelas. För tillgångar som anskaffats före 2014, kan uppdelningen ske succesivt under en införandeperiod. Vid förfrågan om införandet av komponentavskrivning så framkom att regionen inte har delat upp anläggningarna i komponenter för år 2015. Under år 2016 kommer regionen att påbörja komponentavskrivning på nya anläggningar, historiska värden planeras att delas upp efter schabloner under hösten 2016. 4.3. Behörigheter På GAS sitter en grupp bestående av fyra personer som arbetar med löpande anläggningsregistret i Agresso. Dessa fyra personer kan göra registreringar av aktiveringar men kan inte ändra någon internränta eller avskrivningsmetod. Registreringar ska komma som ett ärende från verksamheten men dessa fyra användare på GAS kan även manuellt lägga upp en anläggningstillgång utan att ett ärende inkommit från en förvaltning. Praxis är dock att ett ärende ska ha inkommit och att registrering i Agresso sker utifrån det. 1 Rådet för Kommunal Redovisning 18

Det finns ingen uppdelning av arbetsuppgifter eller behörigheter för de fyra personer på GAS som arbetar med anläggningsregistret utan de kan alla fyra göra samma sak. Det sker heller ingen kompenserande kontroll i efterhand för att följa upp att endast riktiga transaktioner, exempelvis upplägg av anläggning eller utrangering, utförts. Det är endast tre personer; redovisningschef, systemsamordnare samt objektledare för ekonomi som har administratörsrättigheter och kan förändra fasta variabler i uppläggningen av anläggningstillgångar. Dessa tre kan exempelvis förändra förslagsvärdet gällande avskrivningstid. Att förändra avskrivningstiden för en specifik anläggningstillgång kan de fyra ekonomiassistenterna på GAS göra. Ingen användare ute på förvaltningarna har behörighet att förändra/uppdatera i anläggningsreskontran. Alla ekonomer kan dock se, söka i frågor och söka uppgifter hos anläggningar men kan ej uppdatera uppgifter för en anläggning. Gällande tillägg av behörigheter för anställda på GAS finns det ingen formell process för tillägg av behörighet annat än att person som får en anställning till ett team läggs till med en behörighet som motsvarar tjänsten. Avseende borttag och ändring i behörighet ska systemsamordnaren bli meddelad om ändring eller borttag via e-mejl eller samtal som då ändrar behörigheterna eller plockar bort användaren. Det saknas därmed en formaliserad process för behörighetsadministration för anställda på GAS. GAS Ekonomi är uppdelad i två avdelningar baserat på vad personerna arbetar med. Avdelningarna heter Fakturaservice och Redovisningsservice. Varje avdelning är i sin tur uppdelad i tre mindre team. Personerna inom teamen ska ha samma behörigheter och kunna göra samma sak exempelvis är de fyra personerna som jobbar med anläggningstillgångar på GAS ett team. Varje år görs en periodisk behörighetsgenomgång där chef kontrollerar sina anställda och deras behörigheter. Systemsamordnaren initierar den årliga genomgången av behörigheter genom att ta ut en användarlista från Agresso med vilka behörigheter användarna har. Varje användare med chefsansvar ska kontrollera sina anställdas behörigheter, återkoppla eventuella ändringar till systemsamordnare som utför korrigeringar innan en ny list tas ut. Listan gås på nytt igenom av chef som sedan signerar listan och skickar vidare till objektledare för ekonomi som signerar och arkiverar listan. 4.4. Anskaffning av anläggningstillgångar Anskaffning av anläggningstillgångar hanteras av förvaltningarna och baseras på investeringsbeslut. 4.4.1. Hallands Sjukhus (HS) För HS finns en sjukhusövergripande styrgrupp för investeringar som verksamheten äskar medel för att göra investeringar ifrån. Det finns även lokala investeringsråd som godkänner investeringar upp till 250 000 kr och finns med i investeringsplanen som driftsnämnden fastställer inför varje kalenderår. Är investeringssumman högre än 250 000 kronor tas ändå ett 19

beslut i det lokala investeringsrådet om att tillstyrka investeringen eller att avslå den. Tillstyrks investeringen går den vidare till nästa instans enligt verkställighetsordning. Nästa instans är den övergripande styrgruppen som har mandat att godkänna investeringar upp till 500 000 kr. Därefter har sjukhuschef som mandat upp till en miljon och sedan driftsnämnden som har upp till fem miljoner. Högsta instans avseende investeringsbeslut är Regionfullmäktige. PwC har i samband med granskningen tagit del av dokumentet Beslut 1-2016 Beslut om verkställighetsbeslut HS 2016 vilket innehåller delegationsordningen för bland annat investeringar. Vilken person som helst inom verksamheten kan skicka ett äskande till det lokala investeringsrådet och föreslå en investering genom en mall som finns tillgänglig på intranätet. Detta görs dock normalt av chef eller medicinskteknisk ingenjör. Investeringen måste dock vara förankrat hos personens chef innan förslaget skickas till det lokala investeringsrådet. De lokala råden jobbar även med investeringsplaner. PwC har tagit del av investeringsplanerna från Hallands Sjukhus för åren 14-15 och 15-16. Controller och investeringssamordnarna på HS får alla äskande som ska tas upp i det lokala rådet med investeringsäskande. Controllern skickar det sedan till sekreterare i lokalt investeringsråd. Beslut som tas i de lokala investeringsråden och i den övergripande styrgruppen ska dokumenteras i gruppernas minnesanteckningar som arkiveras på en samarbetsplats. Respektive ordförande för lokalt investeringsråd sitter även med i den övergripande styrgruppen. När ett äskande godkänns får verksamheten information om beslutet och ansvarar för att köpa in utrustningen. När fakturan ankommer gör först en leverensgodkännande och sedan är det respektive chef som attesterar. Det finns ingen beloppsgräns avseende attest men det ska alltid finnas ett beslut på alla dessa inköp. Kontering av fakturan görs sedan av GAS på konstandskonto och investeringskod för senare aktivering. Fakturan skickas även till controllern för HS för information. 4.4.2. Medicinteknisk utrustning Rutinen för äskande för inköp och attest av medicinteknisk utrustning följer processen för HS. Inköp av medicinskteknisk utrustning sker oftast genom upphandling. Det är även upphandlaren som utför själva beställningen av den nya utrustningen. Efter att inventarien har anlänt så genomför Medicinsk Teknik leveranskontroll, uppmärkning och registrering av inventarien i Medusa. Efter det lämnas inventarien ut till verksamheten till dit den blivit inköpt. 4.4.3. Fastigheter Fastighetsförvaltningen har en årlig ram för fastighetsinvestering som beslutas av regionfullmäktige och regionstyrelsen tar beslut inom den fastställda ramen. Årligen delegeras 40 miljoner kronor till Regionservice för att användas till mindre fastighetsprojekt upp till två miljoner kronor. Det innebär att driftnämnden för regionservice kan fatta beslut om dessa investeringar och äskanden kommer från förvaltningarnas lokalgrupper och det sker även mindre fastighetsinvesteringar som kommer från Regionfastigheter. Mindre lokalanpassningar kommer även från de olika driftnämnderna. Större investeringsäskanden, överstigande två miljoner kronor, behandlas av regionstyrelsen. Alla investeringsbeslut som tas protokollförs oavsett om det sker av driftnämnden för regionservice eller regionstyrelsen. Alla större projekt 20