-.<.,-< - ^ -f - 1(16) Plats och tid Beslutande Eda Bostads kontor 13.00 Johanna Söderberg (C) Ordförande Bertil Börjesson (HEL) Patric Carlsson (V) Dan Säterman (S) Björn Damperud (S) Övriga nän/arande Kenneth Bodin (KD) ej tjänstgörande ersättare Sven-Olof Sylvén (L) ej tjänstgörande ersättare Hans Helldin, VD Gert-Ove Axelsson, Ekonomichef Carina Walmann, Sekreterare Justerare Justeringens plats och tid Björn Damperud Eda Bostads kontor 2018-12-11, kl 12.00 Underskrifter Sekreterare ina Walmann Paragrafer 53-66 Ordförande Justerare Organ ^ 'Johanna Söderberg (C)?^^f Bjc^rn Damperud (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet 2018-12-11 Datum de anslaget tas ned 2019-01-02 Underskrift rawi^ Carina Walmann y^tt^u^
'.V- ^.^ 2(16) Innehållsförteckning 53 Val av justerare...3 54 Föregående protokoll...^ 55DnrEBAB2018-1 Information från VD...5 56 Information om hemsidan...6 57 Information om energideklarationer...7 58DnrEBAB2018-4 Uthyrningssituationen...8 59DnrEBAB2018-3 Redovisning av internkontroll gällande investeringar...9 60 Dnr EBAB 2018-03 Förslag på internkontroll...10 61 Dnr EBAB 2018-21 Förslag till budget for 2019...11 62DnrEBAB2018-7 Information om trygghetsboende...12 63 Dnr EBAB 2018-22 Årshjul2019...13 64 Dnr EBAB 2018-13 Ändring i attest och utanordningsinstruktionen...14 65 Dnr EBAB 2018-23 Förslag till styrelsemöten 2019...15 66 Övriga frågor...,... 16 ^:\).
-- ; 3(16) 53 Val avjusterare Till justerare valdes Björn Damperud ^.t).
./r- - -...^^ 4(16) 54 Föregående protokoll Ordförande gick igenom föregående protokoll. '.b.
":^ 5(16) 55 Dnr EBAB 2018-1 Information från VD Hyresförhandling med hyresgästföreningen genomfördes 2018-11-20 utfallet blev 1,1% i hyreshöjning för 2019. - Höjning 25 kr/lgh/månad i Koppom sker när installationen av fiber är klart. - Städavdelningen har en pensionsavgång 2018-12-31, ersätts ej med ny personal i nuläget. - En fastighetsskötare sjukskriven. - Visningarna av Postgatan 12 och Norskegården gick bra. Postgatan 12 ca 80 besökare och Norskegården 130 besökare. Vi fick många positiva kommentarer. - Vi deltog på seniordagen 23 oktober för att svara på eventuella frågor om boende. - Vi deltog påjobbmässan 30 november för att marknadsföra våra lägenheter. - Renovering av Mellangatan 7 i Åmotfors kommer att utföras i början av 2019. LSS verksamhet kommer att flytta in denna fastighet. - Sopluckor konimer att installeras i Orngatan och Björkstigens soprum. - Iordningställande av källarlokalen på Gustaf Schröders väg påbörjas i januari. - Nya ytterdörrar monteras på Alvenäsgatan 13-17. - De lägenheter som tillkommit 2018 kommer att radonmätas denna eldningssäsong (Norskegården och Postgatan 12) - Ecoguard beställs för installation i Storgatan 23, Backgatan l, Postgatan 12 och Norskegården. - Värmesystemet kommer att tömmas och elen stängs av på fd. Järnvägsstationen i Koppom. - Premutation av Hälletorpet är klar. - Byte av kokgrytor på Hiernegårdens kök pågår. Styrelsen tar del av VD informationen. ^ <
. i.^ 6(16) 56 Information om hemsidan Administratör Kerstin Skoog Olsson informerade om den nya hemsidan. Den har en responsiv sida, det betyder att den kan läsas i mobiltelefoner och surfplattor utan att man behöver scrolla fram och tillbaka. Den nya hemsidan är i bruk from 2018-11-13. Styrelsen har tagit del av informationen. ^.D.
-<t SAIVIMANTRÄDESPROTOKOLL 7(16) 57 Information om energideklarationer Energiansvarig Jan Nilsson informerade om energideklarationer. En energi deklaration hjälper byggnadsägaren att få en bild av byggnadens energiförbrukning. Vid energideklaration fås ett referensvärde på energianvändningen per år och m2. Att energideklarera byggnader är lagstadgat sedan 2006 och ska genomföras var 10:e år Styrelsen har tagit del av informationen. z?.
8(16) 58 DnrEBAB2018-4 Uthyrningssituationen Vid varje styrelsesammanträde presenteras uthyrningsstatistiken för bolagets lägenhetsbestånd. Märker att det är svårare att hyra ut, inte lika stor efterfrågan på lägenheter. Outhyrda lägenheter l november 2018: Charlottenberg 3 Åmotfors 3 Kopparn 3 Skillingsfors O Totalt 9 Den 31 oktober fanns det 9 uppsagda lägenheter i bostadsbolaget. 22 november fanns det 30 lägenheter för behandling i uthyrningssystemet. Beslutsunderlag Uthyrningsstatistik 2018-11-01 Styrelsen tar del av uthyrningssituationen per l nov 2018. Styrelsen ger VD möjlighet att tillfälligt justera hyressättning. ^.D.
.;"..-.. /--. '-.i^ 9(16) 59 DnrEBAB2018-3 Redovisning av internkontroll gällande investeringar Styrelsen beslutade 2017-12-05 71 att anta en plan för övergripande internkontroll 2018. Ett kontroll område är investeringar. Ekonomichefen har har stämt av årets investeringar mot kalkyl. Investeringen i Föraren 11 följer kalkylen. Investeringen i Norskegården är dyrare än kalkylerat enligt tidigare information till styrelsen. Beslutsunderlag Ekonomichefens redovisning om investeringar. Styrelsen beslutar godkänna redovisningen. ^.b.
^-..-> 10(16) 60 Dnr EBAB 2018-03 Förslag på internkontroll VD har nedanstående förslag på internkontroll 2019 Kontrollområde Kontrollmoment Tidpunkt för kontroll Kontrollmetod Uppföljning av 2018 års beslut Att samtliga beslut verkställts Styrelsemöte januari Genomgång av samtliga beslut Debitering Att rätt avgifter är debiterade enligt avtal Styrelsemöte mars Stickprov Låneportföljen Besiktningar Kundnöjdhet Uppföljning av besiktningsanmärkningar Investeringskontroll Låneportföljen ses över med likviditetsplan Kundnöjdheten inventeras Årets investeringar stäms av mot kalkyl Stryrelsemöte i maj Stryrelsemöte i september Investeringsplanen stäms av mot låneportföljen Stickprov 1 ggr på 3 år Enkät till del av hyresgästerna Styrelsemöte december Investeringsutfall redovisas mot kalkyl Beslutsunderlag VD: s förslag på internkontroll Styrelsen beslutade godkänna förslaget på internkontroll. &.D.
- ^' c-:^ Sammanträdesdatu m 11(16) 61 Dnr EBAB 2018-21 Förslag till budget for 2019 Styrelsen ska årligen fastställa budget för kommande år. Ekonomichefen presenterade förslag till budget för 2019. Beslutsunderlag Ekonomichefens förslag till budget. Förslag till beslut på sammanträdet Bertil Börjeson (HEL): Budgeten återremitteras för korrigeringar p ga minskade intäkter från Eda kommun. Beslut enligt förslag då inget motförslag ställdes. Budgeten återremitteras för korrigeringar p ga minskade intäkter från Eda kommun. o.\»
r /--" - 12(16) 62 DnrEBAB2018-7 Information om trygghetsboende VD presenterade ett utlåtande från fastighetschefen om beräkningar för ombyggnation till trygghetsboende i fastigheten Blåklinten. svis kan konstateras att det blir för höga kostnader och kräver allt för mycket jobb med en ombyggnation. VD presenterade ett alternativt förslag som styrelsen finner intressant. Beslutsunderlag Fastighetschefens skrivelse. Styrelsen beslutar att godkänna informationen och ger VD ett uppdrag att gå vidare med det alternativa förslaget på trygghetsboendet. z.^.
f 13(16) 63 Dnr EBAB 2018-22 Årshjul2019 VD presenterade förslag till årshjul 2019 Januari Redovisning av organisation Redovisning av systematisk arbetsmiljöarbete Mars Årsredovisning och bokslut Maj Fastställande av styrdokument Delårsbokslut uppföljning av tertial l September Delårsbokslut uppföljning av tertial 1-2 Flerårsbudget December Förslag på budget för kommande år Förslag på internkontroll för kommande år Förslag på datum/tider för styrelsemöten kommande år Alla ordinarie sammanträden ska dagordningen i normala fall innehålla följande ärenden Genomgång av föregående protokoll Information från VD Verksamhetsmässig rapportering Redovisning av internkontroll Bolagsstämma hålls i samband med styrelsemötet i maj. Beslutsunderlag VD:s förslag på årshjul 2019 Styrelsen beslutade fastställa årshjul 2019. i./).
' :-' A 14(16) 64 Dnr EBAB 2018-13 Ändring i attest och utanordningsinstruktionen På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om attestordning och attestmstruktioner för Eda Bostads AB. Beslutsunderlag Attest- och utanordningsinstruktion Styrelse godkänner förslagen ändring av attestordning och attestinstruktioner för. Ordförande: Johanna Söderberg VD: Hans Helldin Hyreskontorist: Anna Björk Ekonom/Förvaltare Gert-Ove Axelsson Ekonomiassistent: Sandra IVtohlin, vik Carina Walmann Arbetsledare städ: Eva Karlsson Driftledare skötsel: Mattias Andrésen ^.a
' -A 15(16) 65 Dnr EBAB 2018-23 Förslag till styrelsemöten 2019 I riktlinjer för administration, dokument och ärendehantering anges att "En kommungemensam sammanträdesplan ska årsvis upprättas för de politiska sammanträdena och fastställas av kommunfullmäktige." K.ommunledningsstaben har tagit fram förslag till sammanträdestider 2019 för samtliga politiska organ och samordnat dessa så att inte sammanträden kolliderar. VD presenterar förslagen till styrelsemöten 2019. Beslutsunderlag VDs förslag på sammanträdestider 2018-11-27 Styrelsen beslutade om följande sammanträdestider 2019. Onsdag 23 januari Onsdag 6 mars Onsdag 22 maj, bolagsstämma Onsdag 25 september Onsdag 11 december Ap.
'-. ; -t - 16(16) 66 Övriga frågor Ordförande önskade God Jul Å.f).