Eda BostadsAB SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Eda Bostads AB. Johanna Söderberg Dan Säterman Bertil Börjeson Nicklas Backelin Björn Damperud (Tompunkt 6)

Transkript

1 s~ ~ _, Eda BostadsAB SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7--5 Plats och tid KS-salen, kommunkontoret Charlottenberg :-5: (4) Beslutande Johanna Söderberg Dan Säterman Bertil Börjeson Nicklas Backelin Björn Damperud (Tompunkt 6) Övriga närvarande Patric Carlsson, ej tjänstgörande ersättare Sven-Olof Sylven, ej tjänstgörande ersättare Kenneth Bodin, ej tjänstgörande ersättare (F r o m punkt 7) Hans-Peter Olsson, VD Gert-Ove Axelsson, Ekonomichef Justerare Justeringens plats och tid Dan Backåatån Underskrifter Sekreterare Hans-Peter Olsson C~L%~ Paragrafer - Ordförande ohanna Sö rberg (C) Justerare Dan Säterman 6 '""` ~ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ 7--5 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift

2 Eda BostadsAB SAMMANTRÄDESPROTOKOLL (4) 7--5 Innehållsförteckning Val av justerare... Information från VD...4 Uthyrningssituationen Redovisning av internkontroll Inventering av hyreshus Brandfiltar...8 ~ Redovisning EBAB organisation...9 $ Information om nyanställd driftchef... 9 Information om kommande hyresförhandling gällande de nyinköpta fastigheterna Hoppet 4 + 6, samt Järnet... Information om uppsägning av parkeringsavtalet gällande Hoppet Diskussionspunkt by99ande... Övriga frågor...4 sign Utdragsbestyrkande ~~7

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL (4) 7--5 Val av justerare Till justerare valdes Dan Säterman. Justerandes sign Utdragsbestyrkande ~~, i

4 Eda BostadsAB SAIlANTRÄDESPROTOKOLL 4(4) 7--5 ~~ Information från VD VD informerade om händelser i bolaget, se bilaga. Styrelsen beslutade godkänna informationen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(~4) 7--5 Uthyrningssituationen VD föredrog uthyrningssituationen, se bilaga. Styrelsen beslutade godkänna informationen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande ät

6 '~_~Sb --'.. EdaBostadsAB SANINIANTRÄDESPROTOKOLL 6(4) 7--5.~ Redovisning internkontroll VD redovisade interiilcontroll för dagens styrelsemöte, se bilaga. Styrelsen beslutade godkänna internkontrollen. sign I~ `v Utdragsbestyrkande

7 c~~:~ ~~ ----~ SAMMANTRi4DESPROTOKOLL 7(4) 7--5 `~'~i Inventering av hyreshus VD redovisade inventering av hyreshus, se bilaga 4. Dan Säterman föreslog att VD även redovisar ritningar på aktuella lokaler. VD menade att ett antal av de föreslagna lokalerna kan visa sig inte hålla foi7nella krav för att byggas om och då bör ritningar presenteras först när vi exakt vet vad som kan byggas om. Styrelsen beslutade enligt VD åsikt att redovisa ritningar då vi vet mer exakt vad som kan och får byggas om. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(4) 7--5 ~~ Brandfiltar VD föredrog förslag om brandfiltar, se bilaga 5. Styrelsen beslutade diskutera frågan mer inför budget 8. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

9 SAflIfANTRÄDESPROTOKOLL (4) ~ Redovu~r~~~~~ ABAB organisation VD redovisade företagets organisation ijanuari -7, se bilaga 6. Styrelsen beslutade godkänna informationen. Styrelsen vill gärna att de nyanställda cheferna Eva Karlsson, Mattias Andresen och Jan Nilsson presenterar sig och verksamheten inom respektive område. Det görs de kommande tre styrelsemötena. sign Utdragsbestyrkande

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7--5 (4).' Information om nyanställd driftchef VD informerade om att Mattias Andresen från Charlottenberg har anställts som ny driftchef efter Jan Nilsson. Han böljar Jan Nilsson blir energiansvarig efter Sören Nilsson som avslutar sin anställning Styrelsen beslutade godkänna informationen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

11 -:: s=. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL (4) Information om kommande hyresförhandling gällande de nyinköpta fastigheterna Hoppet 4 + 6, samt Järnet VD informerade om att man begärt hyresförhandlingar gällande de nyinköpta lägenheterna. Hyresgästföreningen, Anna Nykvist, kommer för en första inspektion av lägenheterna inför kommande förhandling. Styrelsen beslutade godkänna informationen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

12 t~~~ ' r S ~ S--~. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL (4) 7--5 Information om uppsägning av parkeringsavtalet gällande Hoppet VD informerade om att han sagt upp ett parkeringsavtal. Avtalet följer med vid köpet av fastigheterna Hoppet och innebär att fastighetsägaren hyrt p-platser av kommunen till den verksamhet som tidigare varit i fastigheterna. Nu äger bolaget själv det antal p-platser som lc~ävs. Styrelsen beslutade godkänna informationen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

13 Ed.a BostadsAB SAMMANTRi4DESPROTOKOLL (4) 7--5 Diskussionspu~G~~ Cc~~~~ande Mindre lägenheter Trygghetsboende, äldreboende Socialt utsatta Bertil Börjeson infoi7nerade om att Vård och Stöd arrangerar en Workshop Här medverkar representanter från olika kommunala förvaltningar och EBAB. Pensionärsrådet har diskuterat lämpligt boende för dementa. VD påpekade att EBAB generellt sett är positiva till att medverka till uppförande av olika boendeformer. Färdiga förslag måste då komma från den kommunala förvaltningen som har behov av någon av de olika boendeformerna. Styrelsen ser fram emot resultatet av workshopen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL (4) Övriga frågor Inga övriga frågor framkom. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

15 ~~ ~y~y ~ Hans-Peter Olsson, hp.olsson@eda.se Datum 7--5 ~, Styrelsen VD information ~~4~~ ~~~c~rr~ö~~ ~o~i ä i ~~o EBAB - Det statliga bidraget för uppförandet av kvarteret Staren har inte lcommit. Enligt handläggare på Länsstyrelsen kan det ta ytterligare någon månad. - Det nya statliga stödet kommer även att sökas för ombyggnationen ti5 lägenheter i den nyinköpta fastigheten Järnet. Renovering och ombyggnation pågår i egen regi och under ledning av Mattias Melin. Vi flyttar in 74. Samtidigt flyttar företagshälsovården avonova in i våra gamla lokaler. - Vi kommer prel att ha öppet hus vid Charlottadagen. - Ny driftchef efter Jan Nilsson är anställd. Det blev Mattias Andresen från Charlottenberg. Han böljar 74. Jan Nilsson blir samtidigt energiansvarig efter Sören Nilsson som avslutar sin. anställning Jens Eriksson arbetar övervägande med energi frågor på vinterhalvåret. Ronderingar, avläsningar, filterbyten mm. I princip har vi arbetat på liknande vis tidigare men nu är arbetsuppgiften mer foi~nellt beslutad. - Nyrekrytering av administratör pågår. - Vi har skrivit köpeavtal gällande fastigheterna Hoppet 4+6. Övertagandet blir 7. 6 av de totalt m skall renoveras till nytt kontor för kommunens Våxd och stöd förvaltning. Upphandling pågår, arbetet beräknas klart i sommar. - Hoppet 4+6 har ett hyresavtal med kommunen gällande hyra av p~rlcprinasplatcpr fqr r~, ~iq QQQ k~/år, Tlå yi i~tp har jp~rj~j ~,~j rlpg~a äi avtalet med kommunen om detta uppsagt. - Inom städ avdelningen kommer två pensionsavgångar 74. Vi köper samtidigt ca 7 m nya lokaler. Eva Karlsson, miljöchef, ser över organisationen. t~ Hemsida E-post Eda Bostads A6 bostadsbolaget@eda.se Postadress Besöksadress Telefon Box 66 Backgatan Charlottenberg 67 Charlottenberg Organisationsnr Fax Bankgiro

16 Datum 7-- () - Flyktingmottagningen har fått 7 st lägenheter som de kommer använda mellan mars och maj till ca hälften av de 6 nyanlända som kommer till kommunen under 7. Lägenheterna ligger inom olika områden i Charlottenberg och Åmotfors. Vi planerar ge flyktingmottagningen ytterligare 7-lO lägenheter mellan juni och november. - Vi har precis satt ut de 6 sista radon mätningspuckarna. De tas ned efter två månader och skickas då in för analys. Sedan har alla våra lägenheter kontrollerats. Hittills har en fastighet förhöjda radonvärden, Långholmen. Åtgärder mot detta måste vara utförda senast. - Vi installerar nu de sista ecoguard temperaturmätarna i lägenheter. Alla lgh har då mätare där vi kan avläsa alla innetemperaturer på en dator. Förvaltningsavtalet - Vi ska byta lcök på LSS boendet Åsen i Åmotfors. Vid Brobacken, dagis i Kopporr, sätter vi upp staket och installerar dusch. - En vägg skall ned i Älvuddsslcolans SFI utbildning. - Veckan efter sportlovet monteras 97 st ljudplattor i taltet på ishallen. - Ny avfulctningsanläggning är installerad på ishallen. - Sören Nilsson som slutar som energiansvarig, informerar och internutbildar Jan Nilsson, som böljar som energiansvarig. - Som jag tidigare nämnt ser det ut som EBAB gåx ca - kr på de administrativa kostnaderna på förvaltningsavtalet. Anledningen är att avtalet utökades 6, betydligt fler lokaler och markområden har tillkommit. Jan-Erik Eriksson, samhällsbyggnad, meddelade vid förvaltningsmötet 74 att de tagit upp frågan på samhällsbyggnadsutskottet som en informationspunkt. Deras utgångspunkt är att inte höja anslaget för administrationen till EBAB. Vi kommer efter att bokslutet är l~lart för 7 specificera kraven i en foi~rnell sluivelse till beslutande instans i kommunen. Hans-Peter Olsson VD ~~ S / ~

17 SP NIl~lANSTÄLLNING ÖVER OUTHYRDA LÄGENHETER M anad Charlottenberg Åmotfors Kopporr Övriga Totalt Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan-7 Jan Jan Jan Jan- 4 9 Jan Jan Jan-4 Jan-5 Feb Mars April Maj Juni Juli Augusti Sept Ok~ Nov Dec M'anad Jan-6 Eeb Mars April Maj Juni juli Aug Sept Okt Nov Dec Jan-7 Charlottenberg L Åmotfors Kopporr 4 Skillings ors Totalt Antalet uppsagda lägenheter 6-- st 7-- st st st 7--6 ligger lägenheter i/ute vitec marknad för uthyrning ~~~~ j/

18 ~~~ ; ~`" ~ ~~) Hans-Peter Olsson, hp.olsson@eda.se Datum 7--4 Styrelsen Redovisning internkontroll. Till dagens styrelsemöte skall redovisas om samtliga styrelsebeslut fiån 6 verkställts. Undertecknad har gått igenom alla protokoll och kommit fram till följande: I 9 och 54 beslutas att ta upp frågan att fiberavgiften inte bör specificeras på hyresavin. Frågan kommer att tas upp vid möte med hyresgästföreningen 77. Om de medger att detta är foi~tnellt rätt kommer vi att lägga in avgiften i hyran. I bla 8 beslutades att en Sversyn av lokaler, källarutrymmen mm skall genomföras. Detta för att se om det finns lämpliga lokaler att hyra ut. Inventeringen har skett 7 och redovisas separat på detta möte. I 47 beslutades undersöka kostnaden för att dela ut gratis brandfiltar till hyresgästerna. Förslag på detta redovisas separat på detta möte. I 44 beslutades att fastigheterna Hoppet 4+6 skall köpas. Detta har slutförts i januari 7.Övertagandet är 7. Slutsatsen är att till detta möte är det enbart 9 och 54, dvs frågan om fiberavgiften, se ovan, som kvarstår. Denna fi~åga tas upp vid möte rned hyresgästföreningen 77. Då bolaget vill ha baka in avgiften i hyran kommer det att ske om hyresgästfdreningen accepterar detta. ~_- Hans-Peter Olsson VD Hemsida E post Orpanisalionsnr bostadsbolaget@eda.se Postadress BesOksad~ess Telefon Fax Bankgiro Box 66 Backgatan Charlottenberg 67 Charlottenberg ~~

19 -- ' Hans-Peter Olsson, Datum 7--8 Styrelsen () Inventering av hyreshus. Tisdagen januari 7 inventerade vi alla källarlokaler i vårt fastighetsbestånd där det fans möjlighet att finna lokaler som går att bygga om till enklare bostäder eller andra lokaler som går att hyra ut. Resultat Charlottenberg: 8 möjliga lägenheter, alt några av dessa enbart lokaler. Dessutom går hyresgästföreningens lokal att bygga om till alt lägenheter. Åmotfors: - lägenheter samt förråd. Kopporr: - lägenheter. Sammanlagt har vi potentiellt 4 st lokaler som går att bygga om till enklare lägenheter eller andra lokaler. Föivtsättningen är att fox~nnalia som bygglov mm godkänner detta. Andra faktorer lcan också visa att några lokaler inte går att bygga om som för hög kostnad, fukt, ventilation mm. Vår plan är att bygga om källarutrymmen under en fastighet under nästa vinter. Där kan det då bli flera bostäder och ev annat utrymme. Det är dessutom ett lämpligt vinterjobb ftir våra snickare. ~~ _. Hans-Peter Olsson VD Hemsida E-post Organlsatlonsnr bostadsbolaget@eda.se Postadress Besbksadress Telefon Fax bankgiro Box 66 Backgatan Charlottenberg 67 Charlottenberg

20 V ~~- ',. ~`~s_ - M ~ ~) Datum 7-- Eda BostadsAB Hans-Peter Olsson, hp.olsson@eda.se Styrelsen Brandfiltar. Vid föregående styrelsemöte föreslog Björn Dampeiud att bolaget köper in brandfiltar till hyresgästerna. Hans Helldin har tagis in pris på filtar av lämplig storlek med vår logga på. Det finns mindre filtar som är billigare på tex JiJLA, de är dock för små för att vara effektiva. Priset fdr 5 st är 46 OOO lcr +moms. Tanken att enbart dela ut till nyinflyttade är bra. Det kommer dock med all säkerhet bli ett problem med att andra hyresgäster också vill ha filtar då de ser att "grannen" fått en. Då stiger kostnaden snabbt. Oavsett så anser vi att vi inte investerar i filtarna. Vi har brandvarnare i alla lägenheter. Så sent som i november fick alla hyresgäster ett brev om uppmaning att se att brandvai~naren var i funktion. Liknande brev kommer att skickas infdr varje advent och jul helg. Vi anser det räcka.,/ i. ~~ F. -- f' Hans-Peter Olsson VD Hemsida E-post Orpenlsellonsnr wvuw.bostadsbolaget.eda,se bostadsbolaget aqeda.se Postadress BesBksedres~ Telefon Fax eankpiro Box 66 Backgatan Charlottenberg 67 Charlottenberg

21 Energiansv. Jan Nilsson + EEgB +,5 fastighetsskötare vinter -Alla energifrägor EBAB och kommunens fastigheter Uthyrningsansv. Hans Helldin - Uthymingsass. Sarah Fors - Uthyrning av EBAR kommunens lokaler - Marknadsföring 67 EBAB Organisation Januari 7 VD (+EEAB) Fans-Peter Olsson Miljöchef Eva Karlsson Driftchef Mattias Andresen Ekchef/förvaltarel Vice VD Fastighetschef Mattias Mefin - Arbetsmiljö -Nyanställning G-O Axelsson - Mindre och större - st lokalvärdare -Utvändig +invändig - Ekassistent ombyggnationer fastighetsskötsel Sandra Mohlin och renoveringar -,5 fastighetsskbtare -Adm. nyansi - st snickare - EBAB samt kommunens fastigheter ~~ r~.~ ~J