Här ser vi lite längre! Här ser vi lite längre! Maria Viidas, kvalitetschef Christina Dahlberg, leankoordinator

Tanke och handling Värde Politiker Verksamhetsansvariga Principer Metoder Verktyg

VAD Politiker Verksamhetsansvariga HUR

Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden

Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar!

Här syns principer och värden som politikerna antagit

Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer

Några av våra verktyg Övergripande styrdokument Arbetsplaner Personlig stil Bohica förändringskraft och effektivitet Vår verksamhet mindmap över vad vi gör LeanLir

Vara kommuns livslinje Strategisk plan Strategisk plan Strategisk plan Strategisk plan Strategisk plan!!!!

Operativ nivå Strategisk nivå Lagar och program Politiker Verksamhetsansvariga Lednings- och styrdokument Strategisk plan Verksamhetsplan Riktlinjer & anvisningar Arbetsplan Verksamhet Sektorsprogram Reglementen Återkoppling Styrdokument per mandatperiod

Politikernas (enda) operativa mål Tjänstegarantier

Mätningar vart annat år Arbetsklimatundersökning Brukarenkäter Barnomsorg Grundskola Gymnasium Fritidsgård Bibliotek Baden Äldreomsorg Omsorg om funktionsnedsatta Invånarenkät Återkommande mätningar

BättreVara Möjlighet att lämna synpunkter och klagomål till och på den kommunala verksamheten Via Telefon Hemsida Brevledes Besök Synpunktshantering

Mallorca 2001 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Island 2005 Verksamheten & brukarna - Uppdraget Omvärlden Prag 2009 Omvärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete

Information till kommuninvånarna 6 gånger per år Ett A3-blad med samhällsinformation från kommunen Medborgarinformation

Information till alla medarbetare och politiker 4 gånger per år En liten tidning hem i brevlådan Medarbetarinformation

Goda idéer ger mervärde! Lysande förbättringar 20.000 10.000 5.000 En ljus idé Plakett Många ljuspunkter Vandringspris Hedersomnämnande Belöningar - Goda idéer ger mervärde

Ledarutvecklingsprogram Alla chefer tillsammans 40 200 timmar per person och år Årligen återkommande insatser som Re-träffar 4 ggr per år Ledardagar i Danmark 3 dagars internat varje höst

Mallorca 2001 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Island 2005 Verksamheten & brukarna - Uppdraget Omvärlden Prag 2009 Omvärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete

Mål Hög kompetens God service Stärka arbetslaget och gemenskapen Lyfta cheferna Förmåga att hantera framtida förändringar Mål Metod - Resurser

Metodval Sker arbetslagsvis Varva eget arbete i arbetslagen med teoridelar Styrt arbete utbildningsmaterial Konsultstöd varvat med chefsledning Internat för att stärka gemenskap, vidga vyerna och öka inlärningstiden Utspritt över ca ett år Mål Metod - Resurser

Resurser Avsätter 0,5% av personalkostnaderna varje år Sparar i fyra år Total kostnad ca 13 miljoner Knappt 10.000 sek per medarbetare En person varje internatsvecka på plats som servar + förplanering Mål Metod - Resurser

Arbetslagsutveckling 2001

Arbetslagsutveckling 2001 Fokus Arbetslaget Inriktning Arbetslagsutveckling Rubrik Det vinnande laget och den goda arbetsplatsen Internat Mallorca Väl fungerande arbetslag som effektivt och med rätt kvalitet levererar de tjänster kommuninvånarna efterfrågar samtidigt som de har en bra arbetssituation, mår bra och kan känna tillfredsställelse och yrkesstolthet.

Personlig stil Initiativrik Stödjande Styrande Analyserande Arbetslagsutveckling 2001

Verksamhetsutveckling 2005

Verksamhetsutveckling 2005 Fokus Verksamheten & brukarna Inriktning Uppdraget Rubrik Förändringskraft & effektivitet Internat Island Bästa möjliga service till våra kommuninvånare genom en verksamhet som ständigt förbättras och medarbetare som ständigt utvecklas.

Förändringskraft Händelse 1 Samvete 1 Vi använder oss. aktivt av resultaten från medborgar- och brukarundersökningar. Du ska just gå på kafferast, alla andra har redan hunnit gå när det ringer på en kollegas telefon. Vad gör Du? Svarsalternativ A. Inget, de flesta vet att det är rast B. Svarar och här vad det gäller C. Kopplar bort telefonen D. Svarar och säger att ni är på rast Fakta 1 Vara kommun fick en utmärkelse för 2005 vilken? Svarsalternativ A. Mycket ofta B. Ganska ofta C. Ganska sällan D. Mycket sällan Svarsalternativ Verksamhetsutveckling 2005 A. Guldtriangeln B. Årets marknadsförare C. Årets kulturkommun D. The flag of honor

Vår verksamhet Under internatet Innan internatet Verksamhetsutveckling 2005

Verksamhetsutveckling 2009

Verksamhetsutveckling 2009 Fokus Omvärlden Inriktning Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete Rubrik Det vinnande laget i en föränderlig värld Internat Prag Säkra en kommunal service av hög klass även i framtiden

Före internatet En internatsvecka Efter internatet

Mycket lean och lite snack Tidigare utvecklingsinsatser Gemensam bild Före över vad internatet vi gör på enheten Om Prag Effektiva möten Gemensamma värderingar Vinnande laget En internatsvecka Om effektiva team En föränderlig värld omvärldens påverkan Enhetens egen tid Prioritering av förbättringsområden Verksamhetsutvecklande Efter internatet lönesättning LeanLir prova på några av verktygen Uppföljning 30 60-90

Vad är lean? Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Enkla metoder och verktyg

Vad är då inte lean? Att frigjord tid leder till uppsägningar Att leta syndabockar Att arbeta i ett högre arbetstempo

Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg i vardagen

Vi började såhär Pilotprojekt inom äldreomsorgen 2004 Två projektanställda 2006 2008 Start i äldreomsorgen Idag En tillsvidareanställd leankoordinator 4 aktiva handledare Idag är hela organisationen involverad

Foto: Andreas Offesson

Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete PDCA LeanLir Värdeflödeskartläggning 5S Visualisering A3 Förbättringstavla

PDCA ACT CHECK PLAN DO PLAN planera DO genomför CHECK följ upp/ analysera ACT förbättra/ standardisera

www.leanlir.se

LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träning i att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk

LeanLir

Värdeflödeskartläggning på Alléskolan

Vem? Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning

Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning

Närbild på en värdeflödeskarta från kostenheten

Tvätthantering Värdeflödeskarta från Kvänumsgården

Lärdomar Att det kan bli så få steg kvar! Det är viktigt att prioritera tid idag för att kunna få mer tid i framtiden Så viktigt det är att skriva ner hur vi gör Vad tydligt det blir Oj, vilket lågt RFB Vi har massor av förbättringsområden Många aha-upplevelser

Foto: Johan Eriksson

Diplom efter varje genomförd kartläggning

Några kartlagda värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner Kostenhet Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personalbudget Budgetprocessen Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Intern kommunikation (högstadium) Konsumentvägledning

Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)

Före 5S på kontor Efter

Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden

Förbättringstavla

Visualisering på kontoret

Hemtjänsten Kvänum Daglig styrning

A3 rapport & A3 problemlösning Rubrik/område: Av rubriken ska det fram gå vad det hela handlar om. Ansvarig/a: Datum: Datum används istället för versionsnr. Skriv därför dagens datum här! 1.Bakgrund Varför är detta område i fokus nu? Målgrupper och vilka berörs? 5.Brainstorming kring tänkbara lösningar/åtgärder Försök att vidga vyerna och se alternativa sätt att lösa problemet. Försök att visualisera de tänkbara åtgärderna. 2.Nuläge Hur ser det ut idag? Lyft upp viktiga fakta kring området. 6.Handlingsplan Vad ska göras? Av vem och när? 3.Mål & Mätetal Vad vill vi uppnå? Hur ser det ut när vi har uppnått målet? Vilka m ätetal/m ått kan vi följa upp för att se att vi är på väg m ot m ålet? 7.Kontroll av resultat Hur och när ska vi kontrollera resultatet? 4.Orsaksanalys Ställ dig frågan VARFÖR x 5 för att hitta grundorsaken Vad är den egentliga anledningen till att problem et finns/aktiviteter behövs? 8.Uppföljningstillfällen Bestäm regelbundna uppföljningstillfällen för att följa utvecklingen fram till stoppdatumet! STOPPDATUM

Några mätetal. Nöjd-medarbetar index 77 2010 ( NBI 72 2008) 98% av medarbetarna är engagerade i sitt arbetet (AKU 2010) Mer än 60 kartlagda värdeflöden, samtliga med förbättrat nuläge och med i genomsnitt 28% tidsvinst 100% nöjda chefer Mer än 1000 LeanLir-spelande medarbetare

Effekter för brukarna Ökad tillgång till personal Tryggare, lugnare tillvaro Ökad tillgång på aktiviteter Enklare ärendehantering Mängden tillgodosedda behov ökat Högre kvalitet

Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft

Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla