Diarie nr: Datum (utf./rev.): 20180517 SU-121-0093-1.1.2-18 Dokumentnamn: Arbetsmiljöplan för HSD 2018 Utfärdat av: Arbetsmiljöberedningen i samarbete med skyddsombud och ledning Godkänt av: Institutionsstyrelse samt prefekt Sida 1 (5) Plan för HSD:s arbete 2018 Utgångspunkter De externt styrande dokument som reglerar universitetets arbete finns samlade på verkets hemsida https://www.av.se/ och är: Arbetsmiljölagen (AML), Arbetsmiljöförordningen (AMF), AFS 2015:4 andra tillämpliga föreskrifter (AFS) från verket som berör verksamheten lagar som berör jämställdhet och likabehandling I föreskrifterna om systematiskt arbete slås det fast att varje arbetsgivare ska ha rutiner för sitt arbete och tydliga handlingsplaner för förbättrande åtgärder. Utöver lagstiftning på området har universitetet också ett stort antal internt styrande dokument, t.ex. policyer, anvisningar och rutinbeskrivningar för arbetet. Dessa återfinns på universitetets medarbetarwebb under Personal/Arbetsmiljö & hälsa samt under Organisation & styrning/regelboken/bok 4-Personal. Arbetsmiljömål Att skapa en god är en gemensam angelägenhet för institutionens alla medarbetare. Ett särskilt stort ansvar åvilar prefekt, medarbetare i ledande befattningar, institutionens beredning samt utsedda skyddsombud. På HSD arbetar vi för att: Skapa en transparent och tydlig organisation för arbetet. Målet är att alla ska kunna vara delaktiga i skapandet av en där HSD kan uppfylla sina uppdrag inom forskning, utbildning och samverkan. Skapa och vidmakthålla en fysisk miljö som är tillgänglig för alla med fungerande arbetsplatser och tillgång till de hjälpmedel som behövs för att utföra arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt. Skapa en kreativ och trygg psykosocial, en välkomnande miljö där alla känner sig sedda, hörda, uppskattade och får möjlighet att utvecklas.
Systematiskt och löpande arbete Arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i det dagliga arbetet för anställda och studerande vid institutionen och blir en naturlig del av verksamheten. Arbetsmiljöberedningen bereder ärenden av övergripande och långsiktig karaktär för beslut i IS, alternativt prefektbeslut. Arbetsmiljöplan, miljöplan och jämställdhets/likabehandlingsplan revideras årligen, och justeras däremellan vid behov. För att skapa en kreativ och stimulerande arbetar beredning och ledning systematiskt för att formulera och upprätthålla tydliga rutiner. Tydlighet och transparens i arbetsprocesser motverkar stress och diskriminering, vid institutionen ska därför en gemensam verksamhetsplan finnas för att motverka detta. Eftersom information och kommunikation är viktigt för en god har institutionen gemensamma arbetsplatsträffar (APT), vilket ger ledningen möjlighet att informera om viktiga hållpunkter och förestående förändringar. Här finns också tillfälle för personalen att få och ge information samt ha möjlighet att diskutera olika aspekter av verksamheten. Varje vecka skickas det ut ett nyhetsbrev till all personal som kommunikatören sammanställer i samråd med prefekt. Därtill skickar prefekt regelbundet ett mail där viktig information meddelas som sedan samlas upp i den för alla gemensamma hemkatalogen X:/. På de gemensamma anslagstavlorna anslås särskild viktig information. Introduktion till nyanställda ges enligt särskild checklista av prefekt och personalhandläggare löpande vid nyanställningar. Det ska finnas en fungerande arbetsplats med skrivbord, dator m.m. när den nyanställda börjar sitt arbete. Utvecklingssamtal hålls årligen mellan HSD:s personal och respektive närmaste chef. En viktig aspekt i samtalet är att gemensamt undersöka och komma överens om behov av utbildning och utveckling inom respektive yrkeskategori som är relevant för verksamheten. Eventuell kostnad stäms av med prefekt. Utöver de av universitetet fastslagna rättigheterna till friskvårdsbidrag och friskvårdstimme erbjuder institutionen fruktkorg två gånger i veckan. anordnar också friskvårdspromenader av olika slag. Vid problem ska institutionen ha beredskap att snabbt sätta in de resurser som krävs. Företagshälsovården, personalavdelningen och doktorandombudsmannen kontaktas för att stötta medarbetare. Personal har rätt till tre besök per kalenderår hos Företagshälsovården, för att till exempel få råd kring ergonomiska hjälpmedel. Ergonomens råd bör i möjligaste mån tillgodoses. En intern som också ska ta systematiskt brandskydd i beaktande genomförs årligen på HSD, med prefekt och skyddsombud. et och brandskyddskontrollant vid institutionen har genomgått universitetets skyddsombudsutbildning respektive utbildning i systematiskt brandskyddsarbete. För utrymning ansvarar utrymningsansvariga för varje våningsplan. Var tredje år genomförs en stor med SU:s representanter. I den stora en deltar då berörd chef/prefekt, skyddsombud för HSD, universitetets huvudskyddsombud, samordnare för studiemiljöfrågor, samt personal från Sektionen för Säkerhet.
Rutiner för arbetet De mer specifika metoderna/rutinerna för arbetet sammanfattas nedan. Metoder/rutiner Intervall Ansvarig/ Deltagare Innehåll sammankallande Arbetsmiljömöte 1 gång/år, administrativ chef, studierektorer, skyddsombud, representant från beredning, doktorandråd och studentråd Utvecklingssamtal 1 gång/år /admin.chef/ studierektorer, administrativ chef, studierektorer, anställda Mål och resultat samt förväntningar. Utbildning och utveckling Gemensam arbetsplatsträff (APT) 2 gånger/ Alla anställda Gemensamma frågor för Institutionen Arbetsmiljö finns som stående punkt Intern 1 gång/år Ställföreträdande prefekt, skyddsombud samt inst. tekniker. Revidera plan 1 gång/år efter beredning i, beredningen skyddsombud Stor vart tredje år, administrativ chef, skyddsombud för HSD, inst. tekniker, universitetets huvudskyddsombud, samordnare för studiemiljöfrågor, samt personal från Sektionen för Säkerhet. Gruppmöte med närmaste chef 2 gånger/ där minst 1 gång är med prefekt /admin.chef/ studierektorer Respektive arbetsgrupp, TApersonal, SO-didaktik, Estetdidaktik, doktorander Gemensamma frågor för berörd yrkesgrupp
Arbetsmiljöberedning 3 gånger/ Arbetsmiljöberedningens ordförande Arbetsmiljöberedningen bestående av representanter för TA, SO, Estet och doktorander, ställföreträdande prefekt, miljö-, jämställdhets- och likabehandlingsrepresentant skyddsombud, studentombud Beredning av olika relaterade frågor för beslut i IS eller prefektbeslut Nulägesanalys och åtgärdsförslag Mål Aktiviteter/åtgärder för att nå målet Ansvarig för genomförandet Slutdatum Uppföljning Genomföra intern Uppföljning av 2017, Öka skyddsombudens synlighet genom hemsidan Skriva presentationer lägga upp på hemsidan, Informatör Jan 2018 Öka beredningens synlighet genom hemsidan Skriva presentationer lägga upp på hemsidan :s ordförande Kommunikatör Mars 2018 Skapa en funktionsadress och rutiner kring uppföljning av inkomna frågor Kontakta institutionstekniker :s ordförande Institutionstekniker Mars 2018 @hsd.su.se Presentera skyddsombud arbetet de gör vid ett gemensamt APT, återkommande 1ggr per Involvera studenterna i arbetet Ta kontakt med programråd och bjuda in till beredningen och studierektorer April 2018 Förbättra n på kvällarna så att det känns tryggt. (Huvudsakligen Stallet, Vita Paviljongen i Frescati Backe), belysning, låsning av dörrar, larm, bevakning parter som uppmanats att SAMIR-anmäla. samlar in information och bereder ärende.
Förbättra ventilation i undervisningssalar (Huvudsakligen Stallet, Vita Paviljongen i Frescati Backe), parter Arbeta för en jämnare värme i arbetsrum i P-huset parter, extra element inköpta. Erbjuda ergonomi-information och genomföra uppföljande ergonomirond Erbjuda nyanställda och anställda med uttalat behov en översyn över deras arbetsplatser, alternativt hänvisa berörda till rådgivning på företagshälsovården. undersöker behov och bereder åtgärdsförslag Juni 2018 Genomföra årligt möte på HSD Få rutiner på plats med möte för HSD. Diskutera dels fysisk miljö som luft och temperatur i undervisningslokaler, men också psykosociala n för anställda och studenter.,, representant från beredning, Doktorand- och studerande representant LÅ 18/19 Protokoll och åtgärdsplan Arbeta fram former för att förebygga stress Verksamhetscykel och rutiner vid HSD som motverkar stress, inledning av kartläggning kring vad som orsakar stress, företagshälsovården bjuds in för att informera om vad de erbjuder för hjälp. undersöker regelbundet och bereder åtgärdsförslag Ledningsgrupp/prefekt Löpande Avstämning vid 1 ggr per Genomföra och inspirera till friskvårdsaktiviteter Återkommande friskvårdspromenader på lunchtid Skapa en representativ trivselgrupp En grupp organiseras som konkretiserar olika inredningsbehov i HSD:s olika lokaler Personalhandläggare April 2018 Uppstart av arbete med jämställdhet och likabehandling på HSD Information på APT, samt genomförande av samtalstunder som en uppföljning av #METOO Ställföreträdande prefekt Mars Maj 2018