Ekonomiavdelningen, Torbjörn Söder 2018-07-17 Sida 1 (5) Anslagsredovisning processbeskrivning 1. Extern redovisning 1.1. I regleringsbrevet som kommer under december inför nästkommande år framgår anslagstilldelningen mellan utbildning och forskning. Utbildning takbelopp Forskning ramanslag 1.2. Inbetalning av anslag och omföring till likvidkonto samt avräkning av anslagen bokförs månadsvis av ekonomiavdelningen med 1/12 av beloppet. Bokföringen görs i början av året för alla perioder eftersom de månatliga inbetalningarna är kända. Exempel på bokföring period 2018-07 Konto Konto (T) Org Verks Kbarare Motpart Belopp 17411 Avräkning mot grundutbildningsanslag 88 993 000 17412 Avräkning mot fortbildning journalister 877 000 17413 Avräkning mot utrustning sjöbefälsutb 544 917 17431 Avräkning mot forskningsanslag 27 942 083 1758 Anslagsmedel som tillförts räntekonto -118 357 000 19315 PG in autogiro RGK 118 357 000 3011 Intäkt av anslag 9910 1100 99100012 GU01-88 993 000 3011 Intäkt av anslag 9910 1100 99100012 GU01-877 000 3011 Intäkt av anslag 9910 1100 99100012 GU01-544 917 3011 Intäkt av anslag 9910 2100 99100012 FO01-27 942 083 1910 Riksgälden 118 357 000 19331 Överföring till räntekonto pg -118 357 000 2. Intern redovisning 2.1. Universitetsstyrelsen beslutar årligen, under december månad, avseende intern anslagsfördelning till fakultet/nämnd och föreslagna strategiska och andra centrala avsättningar för nästkommande år. Utbokning av anslagsmedel till fakultet/nämnd bokförs mot kostnadsbärare 99100012 (debet, konto 93011) och för respektive fakultet/nämnd på mottagande kostnadsbärare (kredit, konto 93011). Denna del bokförs av ekonomiavdelningen periodiserat över året, d.v.s. 1/12 per månad. Om fakulteten så önskar sker bokföring på institutionsnivå, se 2.7 nedan. Detta gäller f.n. FTK och FEH. De org och kostnadsbärare som ska användas mot fakulteter/andra enheter kan ändras mellan åren och behöver stämmas av med ansvarig ekonom före bokföringen av årets anslag. I denna beskrivning visas inte fullständig kontering utan ett antal exempel som visar principerna.
sida 2 (5) Exempel grundutbildning FEH 201807: 93011 Intäkt av anslag (internt) 7000 1100 70004047 Anslag GU 2018 org 7000-324 425 93011 Intäkt av anslag (internt) 7000 1100 70003000 Anslag 2018 BED 2*337 tkr -56 167 93011 Intäkt av anslag (internt) 7701 1100 70003000 Brutto nationell prislapp till inst -3 616 124 93011 Intäkt av anslag (internt) 7710 1100 70003000 Brutto nationell prislapp till inst -3 271 389 93011 Intäkt av anslag (internt) 7720 1100 70003000 Brutto nationell prislapp till inst -2 291 029 93011 Intäkt av anslag (internt) 7731 1100 70003000 Brutto nationell prislapp till inst -1 622 700 93011 Intäkt av anslag (internt) 9910 1100 99100012 Anslag GU FEH 2018 11 181 833 Exempel forskning 201807 för NLU, FKH och FHL Konto Konto (T) Org Verks Kbarare Kbarare (T) Fritt Text Belopp 93011 Intäkt av anslag (internt) 3000 2107 30000003 Anslag NLU Anslag FO 2018-1 808 333 93011 Intäkt av anslag (internt) 5000 2100 50002001 Anslag, löner, lokaler FKH Anslag FO 2018-3 826 583 93011 Intäkt av anslag (internt) 8000 2100 80000010 Anslag Gu & Fo FHL Anslag FO 2018-8 038 333 93011 Intäkt av anslag (internt) 9910 2100 99100012 Anslag FHL Anslag FO 2018 8 038 333 93011 Intäkt av anslag (internt) 9910 2100 99100012 Anslag FKH Anslag FO 2018 3 826 583 93011 Intäkt av anslag (internt) 9910 2107 99100012 Anslag NLU Anslag FO 2018 1 808 333 2.2. Basanslaget för grundutbildning fördelas med bruttobelopp, dvs. före avdrag för strategiska och andra centrala avsättningar. Avsättning till strategiska och andra centrala avsättningar görs med ett beloppsavdrag med samma andel (i procent) för varje fakultet/nämnd. Konto 9691 debiteras för resp. fakultet/nämnd och krediteras centralt på org 9910. Avsättningen bokförs av ekonomiavdelningen och periodiseras över året, d.v.s. 1/12 per månad vid samma tillfälle som anslagen enl. avsnitt 2.1 ovan bokförs. Exempel FKH 201807 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 5000 1100 50002001 Anslag FKH GU 2018 476 500 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 9910 1100 99100012 Anslag FKH GU 2018-476 500 2.3. En omfördelning görs mellan fakulteterna för s.k. våta respektive torra (laborativa resp. ej laborativa) ämnen inom de tekniska och naturvetenskapliga ämnesområdena. Omfördelningen görs med fasta belopp baserade på senast kända helårsutfall. Beräkningen görs så att värdet av våta NT-prislappar höjs med fem procent och värdet av torra prislappar sänks med motsvarande belopp. En ytterligare omfördelning sker för språkstöd. Beloppet tas ut som ett procentavdrag lika för alla fakulteter/nämnder och tilldelas FKH. Båda omfördelningarna görs på konto 9394 kredit och 9694 debet. De olika omfördelningarna särskiljs genom frikoder, 99VÅTO resp. 99SPRÅ. Denna del bokförs av ekonomiavdelningen och periodiseras över året, med 1/12 per månad.
sida 3 (5) Exempel FKH period 201807 9394 Omfördelning vått/torrt (tillägg) 5000 1100 50002001 99SPRÅ Anslag FKH GU 2018-370 167 9394 Omfördelning vått/torrt (tillägg) 9910 1100 99100012 99SPRÅ Anslag FKH GU 2018 370 167 9394 Omfördelning vått/torrt (tillägg) 5000 1100 50002001 99VÅTO Anslag FKH GU 2018-179 667 9394 Omfördelning vått/torrt (tillägg) 9910 1100 99100012 99VÅTO Anslag FKH GU 2018 179 667 9694 Omfördelning vått/torrt (avdrag) 9910 1100 99100012 99SPRÅ Anslag FKH GU 2018-64 917 9694 Omfördelning vått/torrt (avdrag) 5000 1100 50002001 99SPRÅ Anslag FKH GU 2018 64 917 9694 Omfördelning vått/torrt (avdrag) 9910 1100 99100012 99VÅTO Anslag FKH GU 2018-42 417 9694 Omfördelning vått/torrt (avdrag) 5000 1100 50002001 99VÅTO Anslag FKH GU 2018 42 417 2.4. De medel som fördelas till NLU vidarefördelas av NLU:s kansli till fakulteterna. Exempel FHL 201807 utbildning 93011 Intäkt av anslag (internt) 3000 1107 30000003 FHL Utbildningsanslag 2018 432 000 93011 Intäkt av anslag (internt) 8000 1107 80000010 Anslagsmedel NLU 2018-432 000 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 3000 1107 30000003 FHL Strategiska medel Lnu /NLU -13 167 9392 Fakultetens strategiska medel (tilldelning) 3000 1107 30000003 FHL Strategiska medel NLU -12 167 9394 Omfördelning vått/torrt (tillägg) 3000 1107 30000003 99SPRÅ FHL Korrigering språkstöd -1 833 9394 Omfördelning vått/torrt (tillägg) 3000 1107 30000003 99VÅTO FHL Korrigering torr prislapp -33 500 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 8000 1107 80000010 US strategiska medel 13 167 9692 Fakultetens strategiska medel (avsättning) 8000 1107 80000010 NLU strategiska medel 12 167 9694 Omfördelning vått/torrt (avdrag) 8000 1107 80000010 99SPRÅ Korrigering språkstöd 1 833 9694 Omfördelning vått/torrt (avdrag) 8000 1107 80000010 99VÅTO Korrigering vått/torrt 33 500 Exempel FHL 201807 forskning 93011 Intäkt av anslag (internt) 8000 2117 80000010 NLU Utbildning på forskarnivå 2018-56 650 93011 Intäkt av anslag (internt) 8000 2107 80000010 NLU Strategisk rekrytering 2018-49 790 93011 Intäkt av anslag (internt) 8000 2107 80000010 NLU Stöd till ämnesdidaktik 2018-30 000 93011 Intäkt av anslag (internt) 8000 2107 80000010 NLU Driftstöd vetenskaplig bas 2018-10 417 93011 Intäkt av anslag (internt) 3000 2117 30000003 FHL Utbildning på forskarnivå 2018 56 650 93011 Intäkt av anslag (internt) 3000 2107 30000003 FHL Strategisk rekrytering 2018 49 790 93011 Intäkt av anslag (internt) 3000 2107 30000003 FHL Stöd till ämnesdidaktik 2018 30 000 93011 Intäkt av anslag (internt) 3000 2107 30000003 FHL Driftstöd 2018 10 417
sida 4 (5) 2.5. De strategiska medel och andra avsättningar som beslutats i US anslagsfördelning och som ska tas från årets anslag bokförs på konto 9691 från kb 99100012 till konto 9391 och ett antal kostnadsbärare, ett för varje huvudändamål för de avsatta medlen. Bokförs av ekonomiavdelningen vid årets början i tolftedelar. Medel som ska tas från myndighetskapitelet bokförs ej eftersom de ska ge upphov till ett negativt verksamhetsutfall. Exempel från period 2018-01, strategiska medel forskning 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 9910 2100 99100101 Fluorscensdetektor -1 167 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 9910 2100 99100107 Strt kompetensförsörjning 2018-583 333 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 9910 2100 99100103 Gästprofessor till FTK -16 667 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 9910 2100 99100103 Strategisk resurs 2018-166 667 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 9910 2100 99100113 Forskningsplattformar -125 000 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 9910 2100 99100103 FTK utrustning -33 333 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 9910 2100 99100108 FEH strategisk satsning -166 667 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 9910 2100 99100109 Universitetsgemensamma projekt -83 333 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 9910 2100 99100104 LNUC 2018-1 541 667 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 9910 2100 99100012 Fluorscensdetektor 1 167 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 9910 2100 99100012 Strt kompetensförsörjning 2018 583 333 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 9910 2100 99100012 Gästprofessor till FTK 16 667 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 9910 2100 99100012 Strategisk resurs 2018 166 667 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 9910 2100 99100012 Forskningsplattformar 125 000 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 9910 2100 99100012 FTK utrustning 33 333 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 9910 2100 99100012 FEH strategisk satsning 166 667 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 9910 2100 99100012 Universitetsgemensamma projekt 83 333 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 9910 2100 99100012 LNUC 2018 1 541 667 2.6. Reglering avseende beslutade strategiska och andra centrala avsättningar på US-nivå bokförs av ekonomiavdelningen till fakultetsnivån enl. kontering som fakulteten anger. Konto 9391 både debiteras och krediteras. Ev. vidarefördelning inom fakulteten bokförs av fakultetskansliet. Bokföringen fördelas över 12 perioder eller färre om aktiviteten sker under en begränsad tidsperiod. På motsvarande sätt bokförs beslut som fattas senare under året. Konto 9391 används oavsett om den centrala avsättningen benämnts strategiska medel, särskilda projekt, disposition av myndighetskapitalet eller något annat. För org 9910 gäller att kostnaderna ska bokföras på ett antal kostnadsbärare som speglar den fördelning i huvudposter som US fattat beslut om. I textfältet anges ändmålet med medlen och i förkommande fall anges referens till underliggande beslut. Det innebär att det finns möjlighet till att via org 9910 få en överblick av vad de strategiska medlen använts till, men
sida 5 (5) vill man ha en mer detaljerad bild av hur medlen använts så får man gå vidare till den kostnadsbärare i verksamheten som krediterats medlen. Exempel FEH två poster 2018. 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 7711 2100 70003001 RB 14 2017 Strategisk rekrytering Entreprenörskap -114 396 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 9910 2100 99100107 RB 14 2017 Strategisk rekrytering Entreprenörskap 114 396 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 7711 1100 70004064 Det entreprenöriella universitetet -64 583 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 9910 1100 99100103 Det entreprenöriella universitetet 64 583 2.7. Vidarefördelning av anslagsmedel till institutionerna, reglering för US- och fakultets/nämnds strategiska medel samt reglering för vått/torrt bokförs av respektive fakultetskansli, eller av ekonomiavdelningen om fakulteten så önskat, med 1/12 per månad. Fakultetskanslierna bokför även fördelning av ev. egna avsättningar för strategiska medel och använder då konto 9692. Exempel FSV 201807 utbildning 93011 Intäkt av anslag (internt) 4000 1100 40000101 GU-anslag STV enl. Bdg 2018 JULI 1 167 804 93011 Intäkt av anslag (internt) 4730 1100 47301000 GU-anslag STV enl. Bdg 2018 JULI -1 167 804 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 4000 1100 40001101 473HAM International, Hamilton College 2018 JULI 13 266 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 4000 1100 40001101 International, basanslag STV 2018 JULI 7 971 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 4730 1100 47301101 473HAM International, Hamilton College 2018 JULI -13 266 9391 Rektor strategiska medel (tilldelning) 4730 1100 47301101 International, basanslag STV 2018 JULI -7 971 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 4000 1100 40000101 GU-anslag STV enl. Bdg 2018 JULI -36 085 9691 Rektor strategiska medel (avsättning) 4730 1100 47301000 GU-anslag STV enl. Bdg 2018 JULI 36 085 9692 Fakultetens strategiska medel (avsättning) 4000 1100 40000101 GU-anslag STV enl. Bdg 2018 JULI -2 803 9692 Fakultetens strategiska medel (avsättning) 4730 1100 47301000 GU-anslag STV enl. Bdg 2018 JULI 2 803 9694 Omfördelning vått/torrt (avdrag) 4000 1100 40000101 99SPRÅ GU-anslag STV enl. Bdg 2018 JULI -4 858 9694 Omfördelning vått/torrt (avdrag) 4730 1100 47301000 99SPRÅ GU-anslag STV enl. Bdg 2018 JULI 4 858