TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2017-11-27 Sida 1 (1) Diarienr AN 2017/00326-1.6.2 Sociala ernas förvaltning Cecilia Tollbom Lindh Epost: cecilia.tollbom.lindh@vasteras.se Kopia till Framtidens omsorg Äldreen Avtalsuppföljning- Framtidens omsorg Förslag till beslut Äldreen beslutar Godkänna rapport om uppföljning av avtalet för Framtidens omsorg. Att Framtidens omsorg inkommer med handlingsplan senast 2017-12-31. Ärendebeskrivning Framtidens omsorg har sedan 2014-10-01 varit verksamma inom Västerås stad för hemtjänst. 2017-03-01 ingick de i ett nytt avtal med Västerås stad om drift av hemtjänst och hemsjukvård. Sociala ernas förvaltning har under oktober 2017 genomfört en avtalsuppfölning av Framidens omsorg för hemtjänst och hemsjukvård. Antalet hemtjänst kunder vid uppföljningstillfället: 25. Antalet hemsjukvårdspatienter vid uppföljningstillfället: 5 Vid uppföljningstillfället har samtal förts med ledning, legitimerad personal och omvårdnadspersonal. Förvaltningen har också tagit del av och granskat rutiner och processer för verksamheten. 18 områden har följts upp, varav åtta (8) bedöms vara godkända. Nio (9) områden bedöms godkända med förbättringsområde. Ett (1) område bedöms underkänt. Bedömningen som helhet är att Framtidens omsorg håller önskad omsorgs- och omvårdnadskvalitet, men att det inom området hälsooch sjukvård behöver systematiseras, integreras och teambaseras ytterligare. Enheten behöver också inrätta ett akutläkemedelsförråd. Medicinskt ansvarig sjuksköterska har gjort en granskning och bedömning avseende hälso- och sjukvårdens kvalitet och säkerhet. Medicinskt ansvariga sjuksköterskans bedömning är att efterföljsamheten på Västerås stads riktlinjer för hälso- och sjukvård är god. För området utförande av hälso- och sjukvård ska leverantören senast 2017-12-31 redovisa handlingsplan till sociala ernas förvaltning som gör en bedömning och redovisar till äldreen vid sammanträdet 2018-01-30.
Sociala ernas förvaltning Uppföljning av uppdrag Datum för uppföljning: 2017-10-12 Verksamhet: Hemtjänst och hemsjukvård Leverantör: Framtidens omsorg Avtalstid: 2017-03-01-2020-02-28 Antal aktuella kunder: 25 Antal aktuella inskrivna patienter: 5 Handläggare; Cecilia Lindh Cecilia.tollbom.lindh@vasteras.se Handläggare; Sibylla Törnkvist Sibylla.tornkvist@vasteras.se Bedömning av granskat område: 0 = icke godkänd, brister finns. 1 = godkänd med förbättringsområde 2 = godkänd, följer krav eller mer
Kontraktsvillkor Kontraktets omfattning. Samtliga insatser inom kontraktet utförs. Anmälan till vårdgivarregistret. Underleverantör. Personal informeras om innehållet i avtalet. Följsamhet av mål, policys och riktlinjer finns. SNF Noteringar: Utför sociala och hälso- och sjukvårdsinsatser, dock inte integrerat i den omfattning som framgår av kontraktet. Anmälan till vårdgivarregistret är gjord. Underleverantör används för köp av tjänst från medicinskt ansvarig sjuksköterska, sjuksköterska, fysioterapeut och arbetsterapeut. Delar av kontraktet har gåtts igenom med personalgruppen, dock är inte kontraktets innehåll förankrat i personalgruppen, och finns heller inte synligt för personal att ta del av. ns 1 2 Säkerställ att all personal får del av kontraktet och känner till dess omfattning.
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Avtalsuppföljning Framtidens omsorg 2017 Dnr: ÄN 2017/00326-1.6.2 Rutiner för hur risker i verksamheten identifieras, bedöms, analyseras och åtgärdas. Lagstadgad dokumentation sker. Alla rutiner är dokumenterade för vårdgivarens hela verksamhet. Fastställda processer och aktiviteter för dessa i verksamheten kan beskrivas. Egenkontroller. Samverkan bedrivs inom den egna verksamheten och med andra aktörer och vårdgivare. Avvikelse hantering. Rutin och process för kontakt och samverkan med MAS. All personals skyldigheter att rapportera risker för vårdskador och händelser som medfört vårdskador. SNF, IVO. Säkerhet och tillförlitlighet i ledningssystem, processer och rutiner i verksamheten. Nyckelhantering. Lagstiftning och nya forskningsrön som rör målgruppen. SNF Noteringar: Uppger att det finns ett ledningssystem anpassat till verksamhetens inriktning och omfattning. Grunden är riskbedömning och egenkontroll som utförs enligt års-hjul. Avvikelserapportering sker i Mobil omsorg. Processer och rutiner finns för informationsöverföring. Daglig samverkan kan utvecklas för teambaserat arbete. Även samverkan med andra vårdgivare kan utvecklas. Systematik för hantering av avvikelser finns. APT uppges idag vara ett viktigt forum för såväl personalfrågor som individfrågor t.ex. information, samverkan och uppföljning av processer och rutiner. Grunden är egenkontroll och riskbedömning. Egenkontroller utförs enligt års-hjul. Samverkan med medicinskt ansvarig sjuksköterska saknas. Av de rutiner som granskats vid ett separat verksamhetsbesök framgår att flertalet rutiner behöver revideras och anpassas efter det nya uppdraget. ns 1 1 Säkerställ att alla rutiner är revideras och anpassas efter det nya uppdraget. Utveckla regelbunden intern samverkan, samverkan med medicinskt ansvarig sjuksköterska samt samverkan med externa parter.
Ledning och styrning Anmälan om verksamhetschef och i förekommande fall överlåtelse av enskilda ledningsuppgifter är gjord. Verksamhetschefen har avslutad och godkänd medicinsk och/eller social högskoleutbildning. Överlåtelse finns för enskilda ledningsuppgifter i förekommande fall. Verksamhetschef finns tillgänglig i verksamheten större delen av arbetstiden. SNF Noteringar: Anmälan om verksamhetschef är gjord. Verksamhetschefen finns i verksamheten merparten av sin arbetstid. Verksamhetschefen har mot bakgrund av sin kompetens uppdragit åt annan att fullgöra enskilda ledningsuppgifter. Sjuksköterskan är anställd på lägre procentgrad i verksamheten för att utföra vissa ledningsuppgifter. ns 2 2 Arbetsgivaransvar Arbetsgivaransvar för den anställda personalen. Följsamhet gällande lagar och föreskrifter. Ansvar för löner, arbetsgivaravgifter och andra lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Följsamhet av arbetsmarknaders villkor för sina anställda. SNF Noteringar: Personal erbjuds årligen önskad tjänstgöringsgrad. Flera av omvårdnadspersonal som arbetar idag har nyligen anställts relaterat till att det varit en hög personalomsättning. Verksamhetschef uppger att det nu är en god stämning i personalgruppen. ns 2 2 Legitimerad personal Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal, legitimation, erfarenhet och vidareutbildning. Behärskar svenska språket i tal och skrift. Tillräcklig kompetens och erfarenhet i sådan omfattning som krävs för målgruppen samt kunskap om aktuell lagstiftning. Kompetensutveckling. SNF Noteringar: Legitimerad personal har lång erfarenhet från verksamhetsområdet. Legitimerad personal finns tillgänglig i den omfattning och med den inställelsetid som krävs för att säkerställa patientsäkerhet. Har planerat tid i verksamheten varje vecka. ns 2 2
Omvårdnadspersonal Minst 70 % av tillsvidareanställd personal och minst 50 % av visstidsanställd personal har godkänd och avslutad adekvat vårdutbildning, motsvarande det gymnasiala vård- och omsorgsprogrammet eller minst 1 350 gymnasiepoäng i karaktärsämnen från vuxenutbildning. Behärskar svenska språket i tal och skrift. Tillräcklig kompetens och erfarenhet i sådan omfattning som krävs för målgruppen samt kunskap om aktuell lagstiftning. Kompetensutveckling. SNF Noteringar: Minst 70 % av tillsvidareanställd personal har godkänd och avslutad adekvat vårdutbildning. Omvårdnadspersonal representerar flera nationaliteter och språk. Vid anställning görs kontroll av att anställda med utländsk bakgrund har gått SFI (Svenska för invandrare). Det finns viss problematik kring språksvårigheter i tal och skrift. Kompetensutveckling erbjuds i form av att utbilda s.k. kostombud, och värdegrund. Verksamhetschef planerar att bjuda in BPSD teamet och att all personal ska genomgå webbutbildningen Demens ABC, via svenskt Demens centrum. Sjuksköterska planerar kompetensutveckling för omvårdnadspersonal gällande områdena diabetes och läkemedelshantering. ns 2 2 Utförande av omvårdnad- och serviceinsatser enligt Socialtjänstlagen Rutiner och processer. Beviljat biståndsbeslut för hemtjänst. Skyldighet att ta emot uppdrag. Behovsbedömning. Genomförandeplan. Personlig omvårdnad. Service. E-hemtjänst. Ledsagning. Avlösning. Larm. Anhöriganställning. SNF Noteringar: Beställningar verkställs i verksamhetssystemet Pulsen. Besluten som leverantören tar emot är mestadels generella. En uppdelning har gjorts av personal som antingen utför omvårdnad eller serviceinsatser beroende på kompetensbakgrund. De som utför omvårdnad har undersköterskeutbildning, de som utför serviceinsatser som t.ex. städ har städutbildning, SRY. Uppdelningen har visat positivt resultat utifrån planering, omvårdnadspersonalen kan nu fokusera på att ge omvårdnad, förbättrad kvalitet, såväl omvårdnadsmässigt som ur ett service perspektiv samt nöjdare kunder. Ingen kund har kameratillsyn nattetid. Ingen anhöriganställning finns i verksamheten. ns 1 1 Säkerställ att den sociala dokumentationen innehåller mål och delmål. Att aktuellt biståndsbeslut finns.
Utförande av hälso- och sjukvård Styrdokument som gäller för hälso- och sjukvården finns och följs. Avtal om läkarmedverkan är känt. Vårdprogram, föreskrifter och allmänna råd, riktlinjer och rutiner som rör hälso- och sjukvård i Västerås stad är kända. Lokala rutiner finns upprättade. Rutiner och processer. Delegering är förenlig med säkerheten för patienterna. Mottagnade av ny patient. Vårdens utformning sker i samråd med patienten. Enskild får information om hälsotillstånd och behandling. Omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Rehabiliteringsansvarig fysioterapeut/arbetsterapeut. Vårdplanering/SIP. Omvårdnads och rehabiliteringsplan. Hälso- och sjukvårdsinsatser. Rehabiliteringsinsatser. Bostadsanpassning, förskrivning och utprovning av hjälpmedel. SNF Noteringar: Styrdokument som gäller för hälso- och sjukvården finns. Avtal om läkarmedverkan är tecknat med aktuella vårdcentraler. Vårdgivaren får samtliga hälso- och sjukvårdsuppdrag från SNF, Hälso- och sjukvårdsenhet avkodade via mejl. Uppger att vårdplanering sker inom 2 veckor. Hälso- och sjukvårdsinsatser inklusive rehabiliteringsinsatser utförs av sjuksköterska, fysioterapeut och arbetsterapeut och av undersköterska på delegation. Vid tillfället för besöket i verksamheten fanns inga vårdplaner upprättade enligt sjuksköterska. Vårdgivaren har efter uppföljningsbesöket upprättat vårdplaner för samtliga patienter. Vårdgivaren har inte påbörjat det systematiska arbetet med de kvalitetsregister som är adekvata för verksamheten. Rutiner för delegeringsförfarande finns och följs. Uppföljning kommer att ske årligen. Sjuksköterska planerar utbildningsinsatser utifrån personalens utbildningsbehov, t.ex. diabetes, läkemedelshantering m.m. ns 0 1 Akutförråd ska införskaffas. Revidera rutin för palliativ vård. Systematisera riskbedömningar i Senior Alert. 2017-12-31 2018-01-30
Teambaserat arbetssätt Den enskilde/patienten. Trygghet, självbestämmande, integritet. Den enskildes behov, egna resurser och motivation för att uppnå mål för all vård- och omsorg. Teamet. Teambaserat arbetssätt. Kompetenser. Värdegrund. Samverkan. Fördelning ansvar. Gemensam målbild. Legitimerad personal- ledning- handledning och undervisning. SNF Noteringar: Leverantören har inte skapat möjligheter för ett strukturerat och systematiskt teambaserat arbetssätt, där professionerna inom de olika kompetensområdena och den enskilde arbetar tillsammans mot väl definierade, gemensamma mål. Omvårdnadspersonalen tar idag kontakt med legitimerad personal när behov uppstår. Rutin för planering/avstämning finns och sker med den frekvens som verksamheten anser vara rimlig, utifrån dagens behov. ns 1 2 Utveckla struktur och systematik där samtliga professioner samverkar mot gemensamma mål. Bemötande/förhållningssätt Professionellt förhållningssätt finns och lämplighet för uppdraget. Personal fotolegitimation. Kognitivt anpassad information ges. Evidensbaserad praktik tillämpas. Vården och omsorgen genomförs i samråd med den enskilde. SNF Noteringar: All personal som möts under dagen för avtalsuppföljning visar ett gott bemötande och ett professionellt förhållningssätt. Dialog kring avtalet visar att personal beaktar den enskildes självbestämmande och integritet. Legitimerad personal bär legitimation. Omvårdnadspersonal har inte namnskylt med för- och efternamn. Former för kognitivt anpassad information finns inte som ett naturligt inslag i vardagen. ns 1 2 Säkerställ att all personal bär namnskylt med föroch efternamn. Erbjud kognitivt anpassad information efter den enskildes behov.
Kontaktmannaskap och kontinuitet Varje person har kontaktman utsedd samt ersättare. Personalen har kunskap om kontaktmannaskapets innebörd. Kontinuitet finns. Möjlighet till att byta kontaktman finns. Schema planeras utifrån kontaktman. SNF Noteringar: Samtliga kunder har en kontaktman och en ersättare för kontaktman. Schemaläggningen planeras utifrån kontaktmannaskapet. Möjlighet finns att byta kontaktman. Kontinuiteten är hög. ns 2 2 Social dokumentation Följsamhet av lagstiftning och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Fortlöpande dokumentation förs i en socialjournal. Ev. förändrade behov eller om det inträffat omständigheter som medfört att insatsen inte kunnat genomföras som planerat och/eller andra händelser av vikt samt ev. klagomål. Förvaring av handlingar. Arkivering av handlingar. Sekretess. SNF Noteringar: Dokumentation sker fortlöpande och i så nära anslutning till besöket som möjligt i IT-systemet, Mobil omsorg. All dokumentation finns enbart digitalt. Det finns rutin för reservhantering om systemet ligger nere. Dokumentation förvaras i låst dokumentationsskåp. ns 1 2 Säkerställ att den sociala dokumentationen innehåller mål och delmål. Att aktuellt biståndsbeslut finns.
Patientjournal Patientjournal upprättas i elektroniskt säkert verksamhetssystem som är kvalitetssäkrat utifrån hälso- och sjukvårdslagstiftning. Följsamhet av lagstiftning avseende förvaring, arkivering och gallring. Rutiner för patientjournal. Sekretess. Loggning för spårbarhet. SNF Noteringar: Patientjournal har upprättats och förs i IT-systemet Mobil Clinik. Mobilt arbetssätt nyttjas inte. Vårdplaner saknas för dagen vid verksamhetsbesöket. Verksamhetschef utför loggning månatligen, dokumentation för detta saknas. Det finns rutin för reservhantering om systemet ligger nere. ns 1 1 Säkerställ spårbarheten av loggkontroller och att dokumentation för detta finns. Krav på IT-system IT- system för social dokumentation och hälso- och sjukvårdsdokumentation. Utförarportal för att ta emot och verkställa beslut. Digitala handenheter, datorer, telefoner. Rutiner för registrering och rapportering av tid. Personuppgiftsbiträdesavtal. SNF Noteringar: Rutiner finns. Överenskommelse finns dokumenterat i genomförandeplanen vid handhavande av ekonomiska medel. ns 2 2
Information, delaktighet, och inflytande Avtalsuppföljning Framtidens omsorg 2017 Dnr: ÄN 2017/00326-1.6.2 Skriftligt informationsmaterial. Stöd till anhöriga tillgodoses. Rutiner för synpunkter och klagomål finns. Blanketter finns synligt. Synpunkter bearbetas och återkopplas inom 14 dagar. SNF Noteringar: Samtliga kunder och patienter får en informationspärm som innehåller relevant information som rör socialtjänst, hälso- och sjukvård och kontaktuppgifter. Rutin finns för hantering av synpunkter och klagomål. Blankett finns i den enskildes informationspärm. Synpunkter och klagomål kan tas emot skriftligt och muntligt. Information om stöd till anhöriga saknas. ns 1 1 Bifoga information om anhörigstöd till informationsmaterialet till kund/patient. Stöd vid serviceinsatser, ekonomiska medel, inköp, bank-post-apoteksärenden Rutiner finns för ekonomisk säkerhet och handhavande. Enskilda och företrädare informeras. Eventuella överenskommelser framgår i genomförandeplanen. SNF Noteringar: Rutiner finns. Överenskommelse finns dokumenterat i genomförandeplanen vid handhavande av ekonomiska medel. ns 2 2
Kvalité och uppföljning. Individuppföljning Årlig egenkontroll. Uppföljning av resultat. Individuppföljningar sker av biståndshandläggare. Medicinskt ansvarig sjuksköterska granskar patientjournal. Nyckelhantering. SNF Noteringar: Rutin för internkontroll finns. Egenkontroller utförs. Leverantören initierar vid behov uppföljning av den enskildes biståndsbeslutet. Revidering av genomförandeplaner sker var sjätte månad eller efter behov. I samband med uppföljningsbesöket saknades kvalitetssäkrad hantering och förvaring av nycklar i ett förekommande fall, vilket nu uppges vara åtgärdat. ns 1 2 Säkerställ rutin följs avseende nyckelhantering. Hållbar utveckling, Miljö Ekologisk hållbarhet, social hållbarhet, ekonomisk hållbarhet, kulturell hållbarhet. Miljöanpassade transportmedel. Miljövänliga produkter och återvinning. SNF Noteringar: Verksamheten har två bilar som är miljöklassade. Cyklar finns att tillgå samt moped. Källsortering sker beroende på vilken kund man är hos. ns 2 2
Blankt=Ingen bedömning/skattning Famtidens omsorg 2017-10-12 0=Underkänd Dnr: ÄN 2017/00326-1.6.2 1= Godkänd med förbättningsområde 2= Godkänd eller mer Kontraktsvillkor Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete kvalitetsarbete Ledning och styrning Arbetsgivaransvar Legitimerad personal Omvårdnadspersonal Utförande av omvårdnad- och serviceinsatser enligt socialtjänstlagen Utförande av hälso- och sjukvård Teambaserat arbetssätt Bemötande/förhållningssätt Kontaktmannaskap och kontinuitet Social dokumentation Patientjournal Krav på IT-system Information, delaktighet och inflytande Stöd vid serviceinstser, ekonomiska medel, inköp och bank-post-apoteksärenden Kvalité och uppföljning. Individuppföljning Hållbar utveckling. Miljö 0 1 2
Från: Åsa Andersson <asa@accresco.nu> Skickat: den 30 oktober 2017 20:12 Till: Äldreen Kopia: Andersson Åsa Ämne: Svar från MAS - dnr ÄN 2017/00326-1.6.2 Bifogade filer: Svar A N 2017.00326-1.6.2 FramtidensO.pdf; ATT00001.txt Hej Här kommer begärd handling angående uppföljning av Framtidens Omsorg Var god klicka på dokumentet - det består av två sidor.
Svar till Äldreen angående verksamhetsuppföljning av Framtidens omsorg ÄN 2017/00326-1.6.2 Bedömning av hälso- och sjukvårds dokumentationen. Journalgranskning är gjord av tjänstgörande sjuksköterska och bedömer följande kriterier: 1. Aktuell diagnos, vårdplan, rehabplan, mål, åtgärder och ordinationer. 2. Aktuella bedömningar 3. Utvärdering av ordinationer är utförd eller planerad 4. Vem är ansvarig läkare/vårdcentral. Är årlig läkemedelsgenomgång gjord/planerad 5. Riskbedömning för fall, nutrition, trycksår, blåsdysfunktion och munhälsa 6. Riskbedömning enligt ovan dokumenterat i Senior Alert (över 65 år) 7. Framgår att patienten är informerad och delaktig 8. Samtycke till att registrera information är inhämtad 9. Medicintekniska produkter är dokumenterade i journalen Verksamheten använder journalsystemet Mobil Omsorg. Det framgår att egenkontroll är utförd på samtliga inskrivna patienters journaler och att samtliga ovan a kriterier är uppfyllda, utförda eller påbörjade. Riskbedömningar enligt Senior Alert är utförda och registreringen i systemet kommer att slutföras till 30/11 17. Vad gäller punkt ett är alla hemsjukvårdverksamheter beroende av den information som ges från Vårdcentraler eller Hälso och Sjukvårdsenheten vid utskrivning från sjukhus. Denna information är ofta bristfällig och området informationsöverföring mellan vårdgivare är ett förbättringsområde som kvarstår. Verksamhetenschefens/verksamhetens efterföljsamhet på Västerås stads riktlinjer för hälsooch sjukvård. Framtidens Omsorg har höga ambitioner att vara en trygg och säker leverantör. Man har sedan starten 2014 strävat mot att alltid uppfylla de krav som Västerås Stad ställer på sina leverantörer, och nu sedan den 1 mars 2017 även alla punkter i Västerås stads riktlinjer för Hälso och Sjukvård. Enligt min bedömning har man lyckats väl med detta. Förråd för akutläkemedel har hitintills inte funnits något behov av och då verksamheten endast har fem inskrivna patienter har man avvaktat, även med tanke på det från Regionens sida aviserade bytet av Apoteksleverantör som nu är genomfört. Framtidens Omsorg kommer nu att inrätta ett akutläkemedelsförråd.
Vilka riskanalyser som görs och hur åtgärdsplaner och handlingsplaner upprättas och följs upp på ett systematiskt arbetssätt. Det finns en bra grund i verksamheten vad gäller riskanalyser som har gjorts sedan start angående hemtjänstens verksamhet. Både vad avser personalens arbetsmiljö och vad avser kundernas rätt till en bra, trygg och säker hemtjänst. Sedan hemsjukvården införlivades i verksamheten 1 mars har man även börjat hitta rutiner för riskanalyser inom HSL området, t.ex. riskanalys vid byte av vårdgivare oavsett om det gäller att patienten blir inlagd på sjukhus, korttidsboende eller vid byte av hemsjukvårdsutförare. Ett annat område är delegering där man kontinuerligt gör riskanalyser. Åtgärdsplaner och handlingsplaner följs upp på ett systematiskt sätt och följer en schematisk årsplanering där möte med MAS är inlagt 4 ggr per år. I årsplaneringen lägger man in de ämnen som behöver en regelbunden översyn såsom egenkontroll av arbetssätt vid olika moment t.ex. delegering, medicinhantering m.m. Hur samverkan och samarbete ser ut mellan olika yrkesgrupper avseende hälso- och sjukvård. Sjuksköterska, Fysioterapeut och Arbetsterapeut träffas en gång per månad och går igenom aktuella ärenden. Om behov finns kontaktar yrkesgrupperna varandra däremellan. En årlig träff med MAS där man diskuterar olika yrkesroller och på vilkets sätt man kan ta nytta av varandras kunskap för patientens bästa. Vid delegeringsförfarande träffar den legitimerade professionen hemtjänstens personal som ska få delegering, och man träffar även hemtjänstens personal regelbundet för att följa upp hur arbetet hos patienten fortskrider. Hur arbetet med avvikelsehantering säkerställs för att uppnå hög patientsäkerhet. Avvikelsehantering sker enligt gängse normer och kommer att rapporteras vid den årliga uppföljningen till SNF. Aktuella avvikelser bedöms direkt av verksamhetschef och tas alltid upp med sjuksköterskan. Vid allvarligare avvikelse eller händelse kommer man att rapportera till MAS för att få hjälp med bedömning och åtgärder. Västerås 20171030 Åsa Andersson Leg Sjuksköterska MAS Framtidens Omsorg asa@accresco.nu 070-7705396