GITS SAMSA IT-tjänst för Samordnad vård- och omsorgsplanering Lathund för Primärvård 06-x-x 08--5 SAMSA SAMSA - AU Dokumentation - AU Dokumentation Lena Arvidsson, Kjell Klint, Helena Nilsson, Marie Steffenburg Wennberg
Innehåll sid Bakgrund och beskrivning Systemöversikt 4 Funktioner i högermenyn 5 Inkorg 6 Kvittera meddelande 7 Ta bort meddelande i Inkorg 8 Sök person 9 Registrera nytt ärende 0 Översikt Färgkodning Felsänt meddelande Lägg till part som ska medverka 4 i processen Lägg till ny huvudansvarig part och 5 ta bort tidigare part Byt part 6 Byta mellan aktiva ärenden 7 sid Planering Planering Ansvar Information från annan part 4 Meddelande om utskrivningsklar 5 Information vid utskrivning 6 Checklista 7 Samordnad Individuell Plan - kallelse ej tidigare SIP () 8 - kallelse ej tidigare SIP () 9 - kallelse pågående SIP finns 0 Utskrivningsmeddelande Externt Administrativt meddelande Internt Administrativt meddelande Avbrott i processen när Utskrivningsklar ej sänts 4 Avbrott i processen när Utskrivningsklar sänts 5 Vårdbegäran () 8 Vårdbegäran () 9 Meddelande till vård och omsorg 0 Inskrivningsmeddelande Status på meddelande 6 Sändlista Versionshistorik 7 Reservrutin, Reservnummer, Skyddad 8 identitet
Bakgrund och beskrivning SAMSA är en IT-tjänst för att på elektronisk väg kunna hantera den regiongemensamma rutinen för samordnad vård- och omsorgsplanering. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten ur ett patientperspektiv Meddelandena i SAMSA är en journalhandling som patienten kan ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är: Vårdbegäran Kvittera Meddelande till Vård och omsorg Kvittera - Svara Inskrivningsmeddelande Kvittera, komplettera Planering Kompletteras fortlöpande Kallelse till SIP möte SparaSänd Information vid utskrivning Mötesflik Redigera SparaSänd Utskrivningsklar Kvittera Checklista Kompletteras fortlöpande Utskrivningsmeddelande Kvittera Avbrott i processen Kvittera Administrativt meddelande externt/internt Kvittera - Svara Hänvisning i dokumentet Hänvisning med utföraråtgärd
Systemöversikt 4 5. Huvudmeny Logga ut, Inkorg, Meddelanden, Översikt, Patient admin, Betalning, Rapporter, Loggar, Förberedd vårdbegäran, SIP och Hjälp. Meddelandemeny - Ärende, Vårdbegäran, Inskrivning, Planering, Info vid utskr., Utskrivningsklar, Utskrivning, Avbrott, Medd Vård/omsorg och Admin medd. Meddelanden som går att välja är i fetstil, övriga grå. Aktivitetsmeny - Avbryt, Redigera, Spara, SparaSänd, Omsänd, Kvittera, Felsänt, Anv. spår, Utskrift, Makulera och Svara visar vad som går att välja under valt meddelande i fetstil, övriga är grå 4. På högersida vy över Ärendehistorik, Samtycke, Sändlista, Kontakter, Möte, Inkorg och Elvisspår 5. Logga ut ur SAMSA 4
Funktioner i högermenyn 4 På högersidan finns en vy som öppnas då man är inne i ett ärende. Fokus för denna vy styrs oftast av det aktuella meddelandet.. Högersidan kan maximeras/minimeras när muspekaren ändras till pilutseende, håll vänster musknapp intryckt och dra. Går att ställa in under personliga inställningar. Klicka på den lilla blå pilen så minimeras hela högersidan. Klicka på pilen i högerkanten för att återställa den högra vyn 4. Använd piltangenterna för att bläddra Skapad 08--5 för SAMSA -av AU Lena Dokumentation Arvidsson & Adam Marie Krantz, Steffenburg Kjell Klint, Wennberg Version Marie Steffenburg 00--6 Wennberg Version 0 5
Inkorg 9 4 9 8 7 5 6. Meddelandetyp kan väljas 8. Enhet. Användare och Arbetsplats 4. Arbetsplats kan bytas om behörighet finns på fler enheter 5. Klicka på Ärendenummer/Personid/Patientnamn för att öppna ärendet 6. Muspekaren över patientens namn visar folkbokförings och vistelseadress 7. Klicka på för att ta bort meddelandet från Inkorg. Du tar bort meddelandet i Inkorgen, inte patientärendet 8. Personliga inställningar 9. Logga ut 6 4
Kvittera meddelande 4. Kvittera betyder att informationen mottagits. Kontakter visas på högersidan av ärendet. Klicka på meddelandet för att uppdatera i realtid 4. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen När meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkorg 7
Ta bort meddelande i Inkorg. Klicka på för att ta bort meddelandet från Inkorg. Klicka OK Du tar bort meddelandet i Inkorgen, inte ärendet 8
Sök person. Klicka på den blå listen eller. De senaste ärendena visas. Klicka på för att söka på personnummer eller efternamn, tryck enter Det går också att söka ärende via Översikten, se sidan. Finns inte personen i SAMSA ny person registreras, se sidan 0 9
Registrera nytt ärende 4 7 6 5. Klicka på Patient admin. Skriv in fullständigt personnummer ( siffror i en följd OBS!). Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress hämtas från befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt). Om vistelse adressen är annan ska denna anges också. 4. Klicka på Spara. Personnummer och namn visas längst upp i bild 5. Fast vårdkontakt, närstående och telefonnummer fylls i 6. Klicka på för att spara 7. Klicka på Meddelanden och välj det meddelande som ska starta ärendet 0
Översikt Denna vy är en översikt över enhetens Aktuella ärenden och/eller Avslutade ärenden samt SIP 5 5 4. Klicka på Översikt. Klicka på för att få upp enhetens ärenden. Medverkande parter visas då muspekaren hålls över ett meddelande 4. Klicka på ett meddelande för att komma direkt in i meddelandet Färgen på meddelandena visar dess status, se sidan 5. Det går att söka på: - Ärendenummer - Personnummer - Avslutade, Aktuella, Båda - Enhet - Från datum, Till datum - Sorteringsordning - Efternamn - Plan. Utskrivningsklar - SIP 0
Färgkodning Röd ska Kvitteras av egen part Gul ej kvitterat av annan part Grön - Samtliga parter kvitterat Grå Ärendet avslutat eller då meddelande är makulerat Röd ram meddelande Utskrivningsklar har skickats men har inte blivit utskriven samma dag. Försvinner när meddelande Utskrivning skickats Meddelande Planering Röd - ny information finns Gul informationen är kvitterad Är ett pågående dokument under hela processen och blir inte grön
Felsänt meddelande Om patienten är listad på annan vårdcentral. Klicka antingen i Inkorg på eller Felsänt inne i ärendet. Fyll i Kommentar i Felsänt för att meddela vilken enhet/läkare patienten är listad hos och klicka på Felsänt Kommentaren syns endast i Inkorgen varför även ett Admin medd ska sändas. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen Felsänt kan användas även efter att ett inkommet meddelande kvitterats
Lägg till part som ska medverka i processen. Klicka på för att lägga till medverkande part, t ex rehab eller huvudinkorg markerad med INKORG. Välj enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Vald part läggs under ansvarig part Den part som lagts till medverkar i ärendet och om meddelandet sänts sedan tidigare kommer det i enhetens Inkorg. Den part som är fetstilad och ligger överst är huvudansvarig part. 4
Lägg till ny huvudansvarig part och ta bort tidigare part 4 5 6. Klicka på inom den organisation där part ska bytas. Välj ny enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Vald part läggs under ansvarig part 4. Klicka på för att den nya enheten ska bli huvudansvarig part 5. Klicka på för att ta bort tidigare part som fortfarande kan vara kopplad till ärendet om parten är kopplad till annan aktivitet 6. Klicka på OK Den enhet som lagts till ersätter tidigare part i ärendet 5
Byt part 4. Klicka på Ärendenummer. Klicka på för att välja en part som ersätter nuvarande part i hela ärendet. Välj enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med 4. Vald enhet blir nu den nya parten i ärendet Den part som lagts till medverkar i ärendet och får notiser till Inkorgen om kommande meddelanden 6
Byta mellan aktiva ärenden I SAMSA kan mer än ett ärende vara aktivt, dock kan endast ett ärende med Inskrivningsmeddelande vara aktivt samtidigt.. Klicka på fliken Ärendehistorik. Klicka på önskat ärende i listan över aktiva ärenden. Här går det även att gå tillbaka och granska avslutade ärenden 7
Vårdbegäran Bild () 4 5 Vårdbegäran sänds från kommun, primärvård eller öppenvårdsmottagning till sjukhusets akutmottagning Vårdbegäran kan även sändas från kommun till primärvård. Klicka på Meddelanden. Bild för olika meddelanden visas samt en högerflik. Fokus för högerfliken styrs av meddelandetyp. Klicka på Vårdbegäran, välj Ny vårdbegäran 4. Samtycke kommer upp och registreras i högerfliken 5. Klicka på Spara 8
Vårdbegäran Bild () 6 4 5. Klicka på Vårdbegäran igen, välj Ny vårdbegäran. Fokus i högerfliken är Kontakter. Skriv in den som är medicinskt ansvarig med tillgängligt telefonnummer (t.ex. hemligt) ev. fast vårdkontakt, aktuella läkemedel, egenvård/övertaget ansvar/dosexpedierade. I Vårdbegäran skall aktuellt status (bedömd nedsättning av förmågor) och betydelsefull information beskrivas i respektive fält samt datum för bedömning (scrolla längst ner i meddelandet) samt aktuell försämring 4. Välj parter som ska delta i ärendet genom att klicka på respektive organisation 5. Enheter med är valbara 6. Klicka på SparaSänd 9
Meddelande till vård och omsorg Föregås i regel av en vårdbegäran från kommun eller primärvård men kan även sändas med patientens samtycke av sjukhuset utan föregående meddelande Meddelandet kan även sändas från Primärvård och Jourmottagning till Kommunen Bedöms patienten inte vara behov av slutenvård sänds Meddelande till vård och omsorg av akutmottagningen till kommun och primärvård. Kvittera Om patienten sedan tidigare har kommunala insatser måste sjukhuset meddela kommunen via en telefonkontakt att patienten skickas hem Kommunen avslutar därefter ärendet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & 08--5 Marie Steffenburg SAMSA - Wennberg AU Dokumentation Version 0-0-6 9 0
Inskrivningsmeddelande 7 6 4 5 Sänds från sjukhus till kommun, primärvård, samt eventuellt specialistmottagning efter att den enskilde bedöms ha behov av slutenvård. Den enskildes vårdval kommer automatiskt in under Primärvård.. Datum för planerat utskrivningsklar. Fyll i Kontakter. Klicka på 4. Fyll i ansvarig läkare med tillgängligt telefonnummer/fax samt fast vårdkontakt. Flera kontakter kan anges 5. Klicka på för att Spara 6. Kvittera 7. Klicka på meddelandet för att uppdatera bilden. Färgen ändras med status i processen, se bild
Planering Bild () 4. Klicka på ärendet i Inkorg eller i Översikt för att få upp meddelandet Planering. Klicka på Planering fliken Patient. Information finns om inskriven i hemsjukvård, patientens upplevda och bedömda behov, hälso-, sjukvårds- och omvårdnadsaktivitet, rehab/habilitering samt hälsotillstånd 4. Kvittera
Planering - Ansvar Bild () 7 0 6 8 9 6. Klicka på fliken Ansvar 7. Klicka på Redigera 8. Klicka i om Samordnad individuell planering ska genomföras eller ej. Vid Ja ska Kallelse till SIPmöte göras, se sid 8 9. Planering, samordning och information ska fyllas i av samtliga berörda verksamheter. Beslut och ansvar skrivs in under respektive rubrik. 0. Klicka på SparaSänd. Om sjukhuset kallar till planeringsmöte görs detta i fliken Möten med dag, tid, mötesform, plats och ev. länk vid videomöte. Meddelandet Mötesbokning kommer som notifiering i Inkorg. Efter mötet ska uppgifterna uppdateras med de deltagare som deltog samt mötesform. Planering pågår under hela vårdtiden, från Inskrivning till Utskrivning. Meddelandet ändrar färg mellan röd/gul beroende på om ny information/kvitterad status men blir aldrig grön.
Planering Information från annan part Bild () 4 Då annan part ändrar i meddelandet Patient eller Ansvar synliggörs detta som en grönfärgad rubrik med underliggande text vilket ger olika versioner.. Klicka på Planering. Meddelande från kommun eller primärvård synliggörs som en grönfärgad rubrik. Olika versioner 4. Klicka på grönfärgad rubrik så kommer Historiken upp vad som är ändrat och av vem 4
Utskrivningsklar Ansvarig sjukhusläkare beslutar när patienten är utskrivningsklar Meddelandet Utskrivningsklar kan sändas med samma datum som utskrivningsklar, men senast dagen före planerad utskrivning. Kvittera 5
Information vid utskrivning Slutenvården startar Info vid utskrivning innan den enskilde kan göras utskrivningsklar Information som är klar skrivs in av sjukhuset och meddelandet kan uppdateras flera gånger.. Meddelandet rubriceras som sparad i då slutenvården tryckt på Spara och går ej att kvittera innan SparaSänd är gjort. Meddelandet rubriceras med ett datum och blir rött när slutenvården tryckt på SparaSänd. Kvittera 6
Checklista 6 4 5. Klicka på Checklista, klicka på Redigera. Gå igenom checklistans innehåll. Bekräfta att informationen är mottagen och insatser säkrade i fälten under Primärvården ansvar för 4. Om komplettering av information krävs bockas fälten Komplettering krävs och i kommentarsfältet skrivs vad som saknas. Komplettering av nödvändig information kan även begäras genom att sända ett Externt Administrativt meddelande 5. Hemgångsplanering kan vid behov fyllas i av alla parter Checklistan uppdateras kontinuerligt och är inget vanligt meddelande varför det inte syns i Sändlistan. Checklistan är ett stöd för parterna och ska säkerställa utskrivningsprocessen för patienten. 7
Kallelse Samordnad Individuell Plan SIP Finns ej tidigare SIP () 4 5 Sök person (sid 9) eller registrera nytt ärende (sid 0). Klicka på SIP. Information om att aktiv SIP saknas. Klicka på Ny 4. Samtycke saknas 5. Registrera nytt samtycke i högersidan 6 Inhämta samtycke även för NPÖ 7 Spara Beslutas om SIP under Planering är det viktigt att Kallelse till SIP-möte skickas inom kalenderdagar efter att sjukhuset har skickat Meddelande om utskrivningsklar 6 7 8 8
Kallelse Samordnad Individuell Plan SIP Finns ej tidigare SIP () 9 8 0 4 5 8 Klicka på SIP 9 Klicka på NY 0 Klicka på för att välja parter. Går att lägga till och ta bort part i efterhand (sid 4) Klicka på Spara Klicka på fliken Möte. Klicka på Nytt möte Fyll i datum, tid, mötesform, vilka som är sammankallande, syfte och vilka frågor som ska tas upp 4 Klicka på SparaSänd på högersidan 5 Lägg till deltagare, klicka på för att spara (före mötet ägt rum kan profession anges istället för namn på person) 9 9
Kallelse Samordnad Individuell Plan SIP Pågående SIP finns 4 5 Pågående ärenden SIP visas på högersida samt i meddelandemenyn (datum angivet) Öppna ärendet för att arbeta vidare på samma. Klicka på Redigera. Klicka på rubriker (gröna) för att få fram historiken, tidigare version av meddelanden 4 Lång och kortsiktiga mål/sip Delmål kan anges. Vid utskrift kommer max 0 st delmål med 5 Klicka på SparaSänd 0 0
Utskrivningsmeddelande Utskrivningsmeddelande sänds när den enskilde lämnat slutenvården. Kvittera Ärendet avslutas av kommunen senast dagen efter att den enskilde skrivits ut
Externt administrativt meddelande 7 4 8 5 6 Meddelandet kan skapas av samtliga parter som deltar i ärendet, sjukhus, specialistmottagning, primärvård och kommun. Meddelandet kan sändas när som helst under ärendet och även flera gånger i samma ärende.. Klicka på Admin medd. Välj Externt administrativt meddelande. Fyll i information. Klicka på SparaSänd För att besvara meddelandet 4. Klicka på Svara 5. Skriv svar 6. Klicka på Skicka svar 7. Klicka på Omsänd, för att det ska komma i parternas inkorgar 8. Tidigare svar kan ses Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information och påverkar inte ärendeprocessen.
Internt administrativt meddelande 5 8 9 6 4 0 8 7 Administrativt meddelande sänds enbart internt inom den egna organisationen men är läsbart för övriga parter i ärendet. Tillagd part är aktivt deltagande enbart för detta meddelande och påverkar inte ärendeprocessen.. Klicka på Admin medd. Välj Internt administrativt meddelande. Klicka på. Valbara enheter visas, välj vilken enhet som ska medverka i aktiviteten 4. Fyll i information 5. Klicka på SparaSänd För att besvara meddelandet 6. Klicka på Svara 7. Skriv svar 8. Klicka på Skicka svar 9. Klicka på Omsänd, för att det ska komma i parternas inkorgar 0. Tidigare svar kan ses Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information och påverkar inte ärendeprocessen..
Avbrott i processen när Utskrivningsklar ej sänts Om Utskrivningsmeddelande är sänt eller lagt som utkast kan inte Avbrott i processen göras. Avbrott i process när patienten inte varit utskrivningsklar sänds endast om den enskilde avlider eller inte vill fortsätta den samordnade utskrivningsprocessen.. Avbrottet notifieras i Inkorgen. I meddelandet syns orsak till avbrottet Kommunen avslutar ärendet om inte sjukhuset gör det i samband med avbrottet, se bild 9. 4
Avbrott i processen när Utskrivningsklar sänts Avbrott i processen används om utskrivningen fördröjs eller avbryts av någon anledning t.ex. förändrat tillstånd, avliden, patienten vill inte fortsätta processen eller smitta på enheten.. Nytt planerat utskrivningsklardatum visas. Meddelande Utskrivningsklar makuleras alltid direkt vid Avbrott i processen. I och med detta meddelande stoppas beräkningen av betalningsgrundande dagar och fortsätter när den enskilde blir utskrivningsklar igen.. Kvittera Kommunen avslutar ärendet i de fall patienten har avlidit eller då patienten själv väljer att inte fortsätta Processen, se bild 9. 5
Status på meddelande Status Ej sparat Sparad Skickad Avslutad/Låst Förklaring Meddelandet är öppnat/påbörjat och är synligt i ärendeprocessen och i Ärendeöversikten. Det som dokumenterats har sparats och är synligt för samtliga parter. Ingen notifikation har sänts till deltagande parter. Meddelandet är sparat och sänt. Notifikation har sänts till deltagande parter. Meddelandet är sparat och sänt. Meddelandet kan kvitteras men inte redigeras. Den part som sänt meddelandet kan Omsända. SIP - Upprättad SIP - Uppföljd SIP är färdigdokumenterad och innehållet är godkänt Uppföljning av SIP är genomförd och godkänd Makulerad Meddelandet är makulerat 6
Sändlista Versionshistorik. I varje ärende är högerfliken aktiv. I denna finns bl. a funktionen Sändlista. Det är sändlistan för det aktuella meddelandet som visas. Är meddelandet sänt mer än en gång finns det fler versioner och eventuella skillnader kan ses genom att byta version i Sändlista 7
Reservrutin Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på www.vgregion.se/svpl under reservrutin SAMSA. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter Reservnummer Ärende där patient har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i SAMSA Skyddad identitet Ärende där patient har skyddad identitet handläggs inte enligt rutinen för samordnad vård- och omsorgsplanering. Se lokala rutiner inom verksamheten 8