Malmö stad Revisionskontoret

Malmö stad Revisionskontoret

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida

Sammanfattning 2 Årets granskning 3 Intern kontroll 4 Verksamheten 7 Ekonomi 9 Räkenskaper 9 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 10 Bilaga 2 - Fördjupade granskningar 11 Bilaga 3 Uppföljning tidigare granskningar 13 Bilaga 4 Nyckeltal 15 1

Sammanfattningsvis bedöms servicenämndens interna kontroll vara tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden har beslutat om indikatorer och målvärden som mäter nämndsmålens uppfyllelsegrad. Nämnden har följt upp verksamheten och ekonomin löpande samt analyserat och redogjort nämndsmålens uppfyllelsegrad. Nämndens systematiska kontroll och riskhantering bedöms som tillräcklig. Mätbarheten av målen är delvis otydlig då 11 av 27 målvärden inte har kunnat bedömas 2015 på grund av utebliven mätmetod alternativt att målvärdet anges som basvärde och kan jämföras med först 2016. För de mål där målvärdet inte har kunnat mätas har uppfyllelsegraden bedömts utifrån andra parametrar såsom förvaltningens åtagande och den förvaltningsövergripande undersökningen bilden av serviceförvaltningen. Fördjupad granskning avseende upphandlingar har påvisat att servicenämnden bör stärka den interna kontrollen gällande uppföljning, kvalitetssäkring och ekonomiska kalkyler för upphandlade tjänster. Nämndens prognossäkerhet kan förbättras 2016, prognosen per 151031 avviker 45 Mkr mot utfallet 151231. Sammantaget bedöms nämnden under 2015 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden har bedrivit verksamheten i enlighet med lagar, riktlinjer och uppdrag samt till övervägande del bedöms ha bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen. Nämnden har uttryckligen tagit ställning till uppfyllelsen av nämndsmålen där 11 av 17 nämndsmål bedöms som helt uppnådda och övriga 6 nämndsmål bedöms som delvis uppnådda. Revisionen delar i huvudsak nämndens bedömda måluppfyllelse. För målet elevernas nöjdhet med skolmaten delas inte bedömningen att målet är delvis uppnått då endast 55 % av de tillfrågade eleverna var nöjda med skolmaten och matrådsfrekvensen var låg. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per 151231 ett överskott om 67 Mkr. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. 2

Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Intern kontroll Verksamhet Ekonomi Räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bedrivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer. Granskningen har utgått från en riskanalys och genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. De fördjupade granskningar som genomförts under året redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vilken mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 4. Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering har beaktats i granskningen. De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp service har träffat servicenämndens presidium och förvaltningsledning i samband med delårsrapport 2 och årsbokslut 2015. Sakkunnig revisor har varit Fredrik Jerntorp vid revisionskontoret. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Årsrapporten har delgivits förvaltningen för faktakontroll. Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen för 2015. 3

Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedöms servicenämndens interna kontroll vara tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden har beslutat om indikatorer och målvärden som mäter nämndsmålens uppfyllelsegrad. Nämnden har följt upp verksamheten och ekonomin löpande samt analyserat och redogjort nämndsmålens uppfyllelsegrad. Nämndens systematiska kontroll och riskhantering bedöms som tillräcklig. Mätbarheten av målen är delvis otydlig då 11 av 27 målvärden inte har kunnat bedömas 2015 på grund av utebliven mätmetod alternativt att målvärdet anges som basvärde och kan jämföras med först 2016. För de mål där målvärdet inte har kunnat mätas har uppfyllelsegraden bedömts utifrån andra parametrar såsom förvaltningens åtagande och den förvaltningsövergripande undersökningen bilden av serviceförvaltningen. Fördjupad granskning avseende upphandlingar har påvisat att servicenämnden bör stärka den interna kontrollen gällande uppföljning, kvalitetssäkring och ekonomiska kalkyler för upphandlade tjänster. Nämndens prognossäkerhet kan förbättras 2016, prognosen per 151031 avviker 45 Mkr mot utfallet 151231. Övriga noteringar och bakgrund till bedömning anges nedan. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Nämnden har beslutat om en budget i balans. I budgeten finns ett resultatkrav i form av negativt kommunbidrag på 20 Mkr. Utifrån nämndens budget för år 2015 är bedömningen att nämndens 17 egna mål i huvudsak konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Huvudelen av målen avser stadsfastigheter och centrala funktioner/ hela nämnden. Målen avseende ekologiska produkter och skolmat avser avdelningen skolrestauranger. Få mål avser kommunteknik och kommuntjänsters verksamhet. Fördelningen av nämndsmålen kan förbättras för ökad styrning av samtliga verksamheter. Inget nämndsmål avser Malmö stads interna servicefunktion, vilket har identifierats av nämnden och medfört nytt mål för 2016. Nämndsmålens uppfyllelse mäts genom indikatorer och målvärde. 11 av 27 målvärden är inte mätbara i årsanalysen på grund av utebliven mätmetod alternativt att målvärdet anges som basvärde och kan jämföras med först 4

2016. Detta bör dock ses mot bakgrund av att Malmö stads nya målstyrningsprocess ännu inte har fått fullt genomslag i nämndernas målstyrning. Övriga målvärde är mätbara och anger förändring i kvantitet (antal, procent) eller kvalitet (uppföljningar, analyser). Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts. Granskningen visar att det finns styrdokument för att hantera förtroenderisker. Fördelningen av ansvar och befogenheter är tydligt angivet i nämndens delegationsordning. Nämndens reglemente är delvis oaktuellt då det inte har uppdaterats sedan 2010 och anger bland annat ansvar för verksamheter son inte längre finns i nämndens regi. Servicenämnden har under 2015 arbetat fram beslutat om ett nytt reviderat reglemente som bedöms spegla nämndens ansvar tydligare. Reglementet är skickat till kommunfullmäktige för beslut i mars 2016. Fördjupad granskning avseende upphandlingar har påvisat att servicenämnden bör stärka den interna kontrollen gällande uppföljning, kvalitetssäkring och ekonomiska kalkyler för upphandlade tjänster. En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker. Nämndens riskhantering innefattar en dokumenterad och av nämnden antagen metod/arbetssätt för riskhantering. Nämndens omfattande riskanalys identifierar risker som dokumenteras, genomförs, följs upp och tydliggör vad riskerna består av och vilka risker som är prioriterade enligt en bedömning utifrån sannolikhet och konsekvens. Det finns dokumenterade rutiner för tillkommande eller förändrade risker löpande under året. Risker för att kommunfullmäktiges och nämndens mål inte uppnås saknas huvudsakligen i nämndens riskanalys. Risker avseende låg måluppfyllelse kan integreras tydligare i riskhanteringen framöver. Granskningen av nämndens systematiska kontroller visar att nämnden genomfört den beslutade interna kontrollplanen i enlighet med tidplanen. De systematiska kontrollerna har byggt på riskanalysen och har angivit vilka rutiner som ska följas upp, omfattningen, ansvar, åtgärder och tidplan för rapportering till nämnden löpande under året. Nämndens systematiska kontroller görs även på risker utöver de som ingår i den interna kontrollplanen. Nämndens uppföljningsstruktur har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur. Nämnden har följt upp ekono- 5

min i samband med månadsavstämningar, utfallsprognoser och delårsrapporter. Verksamheten följs systematiskt upp löpande under året. Samtliga kommunfullmäktige- och nämndsmål är utvärderade i årsanalysen och delårsrapport 2. Nämnden fastställer nämndsmålens uppfyllelsegrad i årsanalysen. Eftersom 11 av 27 målvärden inte har kunnat mätas för 2015 blir måluppfyllelsegraden delvis otydlig. För de mål där målvärdet inte har kunnat mätas har uppfyllelsegraden bedömts utifrån andra parametrar såsom förvaltningens åtagande och den förvaltningsövergripande undersökningen bilden av serviceförvaltningen. Nämnden har redogjort för bidraget till respektive fullmäktigemål, i viss mån analyserat förbättringsområden inför 2016 samt angivit hur stor omfattningen och påverkansgraden är för nämnden. Det finns en otydlighet i beskrivningen av påverkansgraden gällande fullmäktigemålen, viket kan bli tydligare 2016. Exempelvis anges att nämnden kan påverka, påverkar, har viss påverkan och indirekt påverkan. Nämnden har tilldelats ett uppdrag avseende utvärdering av skolmaten på Malmö Latinskola. Uppdraget är genomfört och har rapporterats. Enligt den interna kontrollplanen ska kontrollmomenten redovisas till nämnden i samband med DR 1, DR 2 och årsanalys. Kontrollmomenten har redovisats enligt tidplanen löpande under året. Per 160126 hade 10 av 10 kontrollmoment rapporterats till nämnden. Rapporteringen är omfattande och förslag till åtgärder anges. Nämnden har under året följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser, delårsrapporter samt årsanalys. Per 151031 prognostiserades ett överskott som uppgick till + 22 Mkr för helåret 2015. Det slutgiltiga utfallet per 151231 uppgick till + 67,5 Mkr. Anledningen till överskottet anges i rapporteringen. Nedanstående sammanställning visar nämndens prognossäkerhet. Prognossäkerheten kan förbättras 2016. Tabell 1 prognosjämförelse, Mkr Prognos Prognos Prognos Prognos Utfall UP1 DR1 DR2 UP2 2015 Totala intäkter 2 737 2 731 2 728 2 731 2 789 Totala personalkostnader -550-548 -545-559 -562 Totala övriga kostnader -1 984-1 974-1 971-1 972-1 983 Kommunbidrag -25-25 -20-20 -20 Finansiella intäkter 0 0 0 0 0 Finansiella kostnader -170-168 -159-158 -157 Resultat 7 16 32 22 67 6

Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden. Sammantaget bedöms nämnden under 2015 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden har bedrivit verksamheten i enlighet med lagar, riktlinjer och uppdrag samt till övervägande del bedöms ha bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen. Nämnden har uttryckligen tagit ställning till uppfyllelsen av nämndsmålen där 11 av 17 nämndsmål bedöms som helt uppnådda och övriga 6 nämndsmål bedöms som delvis uppnådda. Revisionen delar i huvudsak nämndens bedömda måluppfyllelse. För målet elevernas nöjdhet med skolmaten delas inte bedömningen att målet är delvis uppnått då endast 55 % av de tillfrågade eleverna var nöjda med skolmaten och matrådsfrekvensen var låg. Verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med de tillämpbara delarna av reglementet för nämnden. Reglementet är delvis oaktuellt då det innefattar ansvarsområden som inte längre tillhör nämnden. Kommunfullmäktige kommer att besluta om ett nytt reviderat reglemente i mars 2016. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade mål i Årsanalys 2015. Nämnden bedöms till övervägande del ha bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen under 2015. Nämnden har följt upp samtliga av nämnden beslutade mål och till dessa kopplade indikatorer. Nämnden har uttryckligen tagit ställning till uppfyllelsen av nämndsmålen där 11 av 17 nämndsmål bedöms som helt uppnådda och övriga 6 nämndsmål bedöms som delvis uppnådda. För flertalet av nämndsmålen baseras uppfyllelsegraden på andra parametrar än målvärden då dessa inte har varit mätbara 2015. Av uppföljningen framgår att antalet producerade grundskoleplatser uppgår till 516 platser. Målet för 2015 var minst 1100 platser. Indikatorn är inte uppfylld. Kopplat nämndsmål bedöms av nämnden som delvis uppfyllt då antal producerade förskoleplatser har nått upp till målvärdet. Nämndsmålet elevernas nöjdhet med skolmaten har låg måluppfyllelse i årsanalysen. Andelen skolor med fyra fungerande matråd per år uppgick till 10 % mot målsättningen 100 % och 55 % av eleverna var nöjda med skolmaten. Nämnden har en negativ utveckling avseende sjukfrånvaron som ökat med 0,9 procentenheter jämfört med 2014 och uppgår till 6,9 % 2015. 7

Nämnden bedöms ha genomfört det till nämnden riktade uppdraget avseende skolmaten på Malmö Latinskola. Fördjupad granskning av upphandlingar har genomförts. Stickprovsgranskningen visade på avvikelser mot LOU för några av servicenämndens upphandlingar. Servicenämnden bör vidta åtgärder för att säkerställa att samtliga upphandlingar utförs i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Servicenämnden bör även vidta åtgärder för att stärka den interna kontrollen gällande uppföljning, kvalitetssäkring och ekonomiska kalkyler för upphandlade tjänster. Fördjupad granskning av informationssäkerhet har genomförts. Granskningen har visat att stadens IT-verksamhet leds på ett ändamålsenligt sätt men att det finns förbättringsmöjligheter för att anse att Malmö stads ITverksamhet leds på ett effektivt sätt. Granskningen visade vidare att sekretessbelagd information inte skyddas tillräckligt för de utvalda systemen som granskades. Uppföljningen av tidigare granskningar visar att servicenämnden arbetar med de brister som lyftes fram i granskningarna, se bilaga 3. 8

Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per 151231 ett överskott om 67 Mkr. Tabell 2 resultaträkning, Mkr Budget helår Utfall 2015 Avvikelse Intäkter 2 736 2 789 53 Personalkostnader -551-562 -11 Övriga kostnader -1 532-1 520 13 Avskrivningar -457-463 -6 Kommunbidrag -20-20 0 Finansiella kostnader -175-157 18 Finansiella intäkter 0 0 0 Resultat 0 67 67 Källa: Raindance Av ovanstående tabell framgår att nämndens utfall för 2015 visar ett överskott på 67 Mkr. Utfallet avviker med 67 Mkr från budget. I årsanalysen beskrivs att överskottet är hänförligt stadsfastigheter och beror på ett positivt finansnetto (minskade räntekostnader) och minskade värme- och snöröjningskostnader till följd av den milda vintern i början på 2015. Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och därmed upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. Inga väsentliga avvikelser har noterats. 9

I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tilllämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. 10

Nedan anges de fördjupade granskningar 2015 som innehåller granskning av servicenämnden. Upphandlingar i Malmö stad Revisorskollegiet behandlade granskningsrapporten Upphandlingar i Malmö stad vid sitt sammanträde 2016-01-27 och beslutade att skicka rapporten till kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden för yttrande. I missivet avseende servicenämnden lyftes vikten av att: servicenämnden vidtar åtgärder för att säkerställa att samtliga upphandlingar utförs i enlighet med lagen om offentlig upphandling servicenämnden vidtar åtgärder för att stärka den interna kontrollen gällande uppföljning, kvalitetssäkring och ekonomiska kalkyler för upphandlade tjänster servicenämnden säkerställer en tillräcklig kompetens på alla nivåer i organisationen vid genomförandet av upphandlingar Informationssäkerhet Granskningen har visat att stadens IT-verksamhet leds på ett ändamålsenligt sätt men att det finns förbättringsmöjligheter för att anse att Malmö stads IT-verksamhet leds på ett effektivt sätt. Produktion och IT-utveckling har i granskningen bedömts ske i linje med nämndernas önskemål, däremot är det inte alltid så att produktion och IT-utveckling genomförts på ett säkert sätt. Granskningen visade vidare att sekretessbelagd information inte skyddas tillräckligt för de utvalda systemen som granskades. Revisorskollegiet beslutade att översända rapporten till kommunstyrelsen, servicenämnden, grundskolenämnden och stadsområdesnämnd väster för yttrande. Anläggningsregister Granskningen har visat att de i stort sett har tillräckliga rutiner och riktlinjer på området, men det finns ett antal brister och utvecklingsområden som kräver åtgärder. Revisorskollegiet behandlade bifogad rapport vid sammanträdet 2015-12-16 och beslutade att översända rapporten till kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden för yttrande. Avseende servicenämnen ska yttrandet ge svar på hur servicenämnden avser att säkerställa att rutinerna kring inventering och värdering av anläggningstillgångar dokumenteras och efterlevs. Vidare ska yttrandet ge svar på hur servicenämnden säkerställer att det finns etablerade rutiner mellan verksamhet och ekonomiavdelning, vilka syftar till att identifiera och korrekt redovisa sådana kostnader för underhåll som numera skall aktiveras i anläggningsregistret, liksom nedskrivningsbehov och utrangeringar. 11

Malmö Live Revisionskontoret har på uppdrag av revisorskollegiet genomfört en granskning av projektet Malmö Live. Granskningen visar att ekonomin vid uppförandet av konserthuset och parkeringsanläggningen som helhet skötts på ett tillfredställande sätt då kostnaderna i projektet fördelats enligt kommunfullmäktiges beslut och huvudsakligen överensstämmer med fullmäktiges objektsgodkända kostnader och investeringsram. Granskningen visar också att den interna kontrollen inom Malmö Live-projektet och arbetet med att löpande identifiera och analysera risker bedömts vara tillräcklig och att projektet skötts på ett ändamålsenligt sätt då organisation och ansvarsfördelning varit tydlig. 12

I denna bilaga beskrivs servicenämndens hantering av synpunkter i tidigare granskningar. Stadsfastigheter och kunderna Stadsrevisionen granskade 2014 om arbetet på Stadsfastigheter sker på ett för hyresgästerna ändamålsenligt och ekonomiskt effektivt sätt. I slutsatsen angavs ett antal förbättringsområden: Servicenämnden har antagit en rad effektmål, varav flera rör Stadsfastigheters uppdrag mot kunderna. Stadsfastigheters mål med betydelse för kunderna behöver tydliggöras och specificeras, både för Stadsfastigheters anställda och för kunderna. Den kundnöjdhetsundersökning (NKI) som planeras av Serviceförvaltningen bör kunna kopplas till sådana mål. Samordningen mellan Stadsfastigheter och kunderna påverkas i flera fall negativt av en bristande förståelse för varandras processer och av bristande kommunikation. När det gäller kommunikation tycks det i praktiken finnas en otydlighet i vem som har ansvaret för att kunden ska hållas informerad om t.ex. förseningar i felanmälningsärenden eller planerade underhållsåtgärder; formellt är det förvaltarna som är s.k. kontaktyta mot kund/hyresgäst. Servicenivån i kontakten med förvaltarna upplevs av flera intervjuade vara personberoende, vilket kan bidra till oklarheter och en tydlig frustration i några fall. Det finns enligt uppgift ingen systematisk uppföljning av förvaltning och byggprojekt i meningen att erfarenheter hos enskilda medarbetare tas tillvara på en aggregerad nivå i syfte att utveckla den service som kunderna möter. Stadsfastigheter bör utveckla uppföljningen med koppling till de mål som avser kunderna. Detta gäller även kvalitets- och samordningsproblem som kunderna upplever, t.ex. beträffande konstgräsplaner och återkoppling i samband med underhållsåtgärder. Servicenämndens vidtagna åtgärder Modell och arbetsätt för målstyrning är framtagen och implementeringsarbetet påbörjat. Samtliga medarbetare har varit och är delaktiga i planeringsarbetet på enhetsnivå för såväl 2015 som för 2016 års arbete. På uppföljningsnivå har medarbetarna varit delvis delaktiga och samtliga har informerats om övergripande uppföljning av verksamheten och resultat därav för 2015. Samtliga av de förvaltande enheterna har påbörjat sitt arbete med att föra dialog med de beställande förvaltningarna utifrån gemensamt arbetssätt. Under 2016 kommer förbättringsområden att identifieras och för delar av verksamheten kommer stadsfastigheter även att genomföra förbättringsarbete. Tillsammans med fritidsförvaltningen kommer stadsfastigheter att pröva en arbetsmetod för att visuali- 13

sera arbetet som ska genomföras under året i syfte att öka transparensen i det gemensamma arbetet. Strategimöten genomförs och pågår löpande tillsammans med de beställande förvaltningarna, agendan anpassas efter det som är aktuellt för de olika förvaltningarna. Ett nytt webbaserat fastighetssystem är driftsatt och kvalitetssäkras över tiden. Felanmälan och arbetsorder kommer att kunna följas upp, mätas och analyseras. Populärversioner av processerna Planera och genomföra långtidsplanerade underhållsåtgärder och Planera och genomföra förändringar av fastighetsbeståndet - Byggprocessen är framtagna. Redaktionsgrupp finns för att revidera projekteringsanvisningarna. NKI av det fastighetsförvaltande uppdraget är planerad att genomföras under 2016. Tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet Uppföljning Under 2014 genomfördes granskning av tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet på uppdrag av revisorskollegiet. Det övergripande syftet med granskningen var att granska om produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet sker på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen visade på att produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet inte sker på ett ändamålsenligt och effektivt sätt och ett antal förbättringsområden identifierades. Revisorskollegiet översände granskningsrapporten till kommunstyrelsen och de berörda nämnderna för yttrande. Av yttrandena framgick att kommunstyrelsen och de berörda nämnderna instämde i de slutsatser som framkom i granskningen. Uppföljning av vilka åtgärder som vidtagits med anledning av förbättringsområdena som identifierades i granskningen har genomförts 2015. Av inkomna svar har framkommit att granskningen har fått genomslag i kommunstyrelsen och de berörda nämnderna och att det pågår ett prioriterat arbete för att ta fram en mer ändamålsenlig och effektiv process för att få fram lokaler till förskole- och skolverksamhet. Bl.a. har kommunstyrelsen beslutat om en handlingsplan för arbetet med lokaler för förskole- och skolverksamhet, en beredningsgrupp har tillsatts, en utvecklingsplan för lokalförsörjningsprocessen har utarbetats och en kapacitetsutredning har genomförts. Det kan dock konstateras att arbete återstår. Uppföljning av vidtagna åtgärder kommer därför att ske även under 2016. 14

Tabell 4.1: Personalstatistik Utfall 2014 Utfall 2015 Antal anställda omräknade till heltid 1217 1358 Kvinnor, andel i % 49 % 50 % Personal med utländsk bakgrund, andel i % 29,5 % 36,5 % Total sjukfrånvaro i % 6,0 % 6,9 % 15