Grästorps kommun Styrdokument Dokumenthanteringsplan Miljö- och Bygg Dnr 300/2018 Dokumenthanteringsplan Miljö- och byggnämnden Miljö-Hälsa & Bygg Fastställd av Miljö- och byggnämnden 2018-09-13, uppdateras före 2022-12-31 Dokumentansvarig: Nämndsekreterare Dokumentet finns på www.grastorp.se
Om dokumenthanteringsplan En dokumenthanteringsplan styr hanteringen av allmänna handlingar. I dokumenthanteringsplanen finns anvisningar för hur handlingarna ska hanteras: om de ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras och så vidare. Genom ett processbaserat och digitaliserat förfarande förändras vid tillämpningen av denna plan hanteringen av handlingar i Grästorps kommun. Dokumenthanteringsplanen börjar tillämpas från och med den 1 januari 2019. Format för bevarande Handlingar som inkommer eller upprättas i digital form till miljö- och byggnämnden bevaras i digital form i verksamhetssystemet (Vision). De digitala handlingar som ska bevaras levereras sedan från verksamhetssystemen till e-arkivet hos kommunarkivet. Handlingar som inkommer eller upprättas i analog form (papper) scannas in till verksamhetssystemet och den analoga kopian gallras sedan efter kontroll av den inskannade kopians kvalitet. Papperskopian förvaras i låda märkt med den månad då handlingen inkom/upprättades. Handlingarna i lådan gallras efter tre månader. Undantaget är de handlingar som måste bevaras i pappersformat som original. Det är handlingar som kräver undertecknande, exempelvis: Protokoll som kräver justering Fullmakt Avtal, köpeavtal, överenskommelser Ansökningar som kräver underskrift Anmälan till andra myndigheter som kräver underskrift Stämningsansökning Begäran registerutdrag enligt Dataskyddsförordningen De handlingar som måste sparas i papper skannas in och diarieförs. Man skapar en pappersakt med enbart den handling som måste sparas. Den digitala akten blir då den kompletta akten och pappersakten blir en så kallad rest-akt.
Sekretess Sekretess kan förekomma i följande : Ansökningar om bostadsanpassningsbidrag Anmälan från smittskydd Anmälan vid sjukdomsfall Vid miljörapportering produktionsvolymer, täkter Vid polisanmälan, åtalsanmälan Anmälan eller ansökan med läkarintyg Denna dokumenthanteringsplan innehåller följande processer 1. Styrande processer 1.1 Ledning 1.1.3 Hantera miljö- och bygglovsprocess 1.1.3.0 Leda styra organisera 1.1.3.1 Nämndsprocess 1.1.4 Verksamhetsledning 1.1.4.1 Planera och följa upp verksamheter 1.1.5 Myndighetsredovisning 1.1.5.2 Lämna uppgifter till SCB 1.1.5.3 Lämna övrig myndighetsredovisning 1.1.6 Omvärld 1.1.6.2 Kommunicera och samverka
1.1.7 Yttranden och enkäter 1.1.7.1 Hantera yttranden 1.1.7.2 Hantera enkäter 1.1.8 Delta i och driva interna projekt 1.1.6.5 Delta i interna projekt 1.1.6.6 Driva interna projekt 1.2 Styrning och tillsyn 1.2.2 Miljö- och byggnämndens styrning och kontroll 1.2.2.0 Leda styra organisera 1.2.2.1 Utföra internkontroll 1.2.2.2 Hantera revision 1.4 Demokrati och insyn 1.4.1 Allmänna handlingar 1.4.1.1 Hantera allmänna handlingar 1.4.1.2 Hantera personuppgifter 1.4.1.3 Hantera skyddad identitet 1.4.1.4 Hantera allmänhetens synpunkter 2 Stödjande processer 2.1.2 Registratur 2.1.2.0 Leda styra organisera 2.1.2.1 Hantera och registrera handlingar
2.1.2.2 Hantera och registrera n 2.1.3 Dokumentation & dokumenthantering 2.1.3.1 Gallringsutredningar 2.1.3.2 Dokumenthanteringsplan 2.1.4 Arkivering 2.1.4.1 Analog arkivering 2.1.4.2 Digital arkivering 2.1.5 Arkivförvaltning 2.1.5.1 Beskriva och redovisa arkiv 2.1.5.3 Migrera arkiv 2.2 Systemförvaltning och arkitektur 2.2.2 Teknisk systemförvaltning 2.2.2.1 Äga system 2.2.3 IT-plattform och drift 2.2.3.2 Hantera incidentn 2.2.3.4 Hantera licenser 2.5 Upphandling och inköp 2.5.5 Direktupphandla 2.5.10 Avtalsförvaltning
3 Fysisk planering 3.0 Leda styra organisera 3.0.1 Lokala föreskrifter 3.0.2 Enkäter 3.0.3 Avtal 3.0.4 Planer 3.0.5 Remiss 3.0.6 Klagomål 3.0.7 Samråd 3.0.8 Information från andra myndigheter 3.3 Lantmäteri och kartarbete 3.3.1 Hantera fastighetsreglering
3.4 Lov och tillsyn 3.4.1 Hantera bygglov 3.4.1.25 Hantera övriga bygglovsrelaterade frågor 3.4.2 Hantera rivningslov 3.4.3 Hantera marklov 3.4.4 Hantera tillsyn bygg 3.4.5 Hantera förhandsbesked 3.4.6 Hantera villkortsbesked 3.4.7 Hantera anmälan 4 Miljö- och hälsoskydd 4.1 4.1.0 Leda styra organisera (Internt) 4.1.0.1 Upprättande av lokala föreskrifter och riktlinjer 4.1.0.2 Enkäter 4.1.0.3 Avtal 4.1.0.4 Planer Interna 4.1.0.5 Remiss Övergripande 4.1.0.6 Samråd 4.1.0.7 Information från andra myndigheter
4.1.1 Göra miljöbedömningar (Externt) 4.1.1.1 Planer Miljöbedömningar 4.1.1.2 Remiss Miljöbedömningar 4.1.2 Svara för miljöövervakning 4.1.2.1 Remiss Miljöövervakning 4.1.2.2 Rapport Miljöövervakning 4.1.2.3 Undersökning Miljöövervakning 4.1.2.4 Inventering Miljöövervakning 4.1.4 Svara för naturskydd 4.1.4.1 Klagomål Naturskydd 4.1.4.2 Ansökan - Naturskydd (t ex strandskydd) 4.1.4.3 Anmälan Naturskydd 4.1.4.4 Tillsyn - Naturskydd (t ex. strandskydd) 4.1.4.5 Remiss - Naturskydd 4.1.4.6 Meddelande Naturskydd 4.1.4.7 Projekt Naturskydd 4.1.5 Verka för energihushållning 4.1.5.1 Projekt Energihushållning 4.1.6 Svara för miljöskydd 4.1.6.1 Klagomål Miljöskydd 4.1.6.2 Tillsyn Miljöskydd
4.1.6.3 Anmälan Miljöskydd 4.1.6.4 Ansökan - Miljöskydd 4.1.7 Svara för hälsoskydd 4.1.7.1 Klagomål Hälsoskydd 4.1.7.2 Tillsyn Hälsoskydd 4.1.7.3 Anmälan Hälsoskydd 4.1.8 Svara för lokala föreskrifter 4.1.8.1 Klagomål - Lokala föreskrifter 4.1.8.2 Ansökan - Lokala föreskrifter 4.1.8.3 Anmälan - Lokala föreskrifter 4.1.9 Svara för livsmedelsäkerhet 4.1.9.1 Klagomål Livsmedel 4.1.9.2 Offentlig kontroll Livsmedel 4.1.9.3 Registrering Livsmedel 4.1.9.4 Riskklassning - Livsmedel 4.1.10 Utöva tillsyn enligt tobakslagen 4.1.10.1 Tillsyn Tobakslagen 4.1.10.2 Meddelande - Tobakslagen
Klassificering Process/ processflöde 1. Styrande processer Handlingstyp / Gallras Till arkiv Förvarings-plats Diarieföring/reg istrering D/P Format Sekre-tess Personuppgifter Anmärkning 1.1 Ledning 1.1.3 Hantera miljö- och bygglovsprocess 1.1.3.0 Leda styra organisera 1.1.3.1 Nämndsprocess 1.1.4 Verksamhetsledning Reglemente Delegationsordning Sammanträdesplan Protokoll med protokollsbilagor från miljöoch byggnämnden Närvarolista Närvarolista, underlag för arvode Kallelser med föredragningslistor och dagordningar Lista över delegationsbeslut Voteringslista Justeringsanslag Gallras efter 10 år Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej Årsvis efter tre år Årsvis efter tre år Nej Platina (hela), Vision (per ) och original i pärm i närarkiv Platina och pärm Diarieförs Digitalt/pap per förekomma Digitalt/pap per Nej Ingår i protokollet närarkivet Diarieförs Pärm hos nämndsekreterare n Nej Papper Nej Årsvis efter tre år Platina Diarieförs Digitalt Nej Årsvis efter förekomma tre år Vision Diarieförs Digitalt Platina (hela), Vision (per ) och Årsvis efter original i pärm i tre år närarkiv Diarieförs Årsvis efter tre år Platina (hela), Vision (per ) och original i pärm i närarkiv Nej Uppgifter registerars i Troman så att utbetalning kan se hos löneenheten Delegationsbeslut redovisas till nämnden Digitalt/pap per Nej Ingår i protokollet Digitalt/pap per Nej I protokollet och anslås digitalt på kommunens anslagstavla 1.1.4.1 Planera och följa upp verksamheter
1.1.5 Myndighetsredovisning 1.1.5.2 Lämna uppgifter till SCB Verksamhetsledningarns dokumentation, överläggningar och beslut Verksamhetsplaner och berättelser, planeringshandlingar Processkartor Riktlinjer och rutiner Gallras vid inaktualli tet Gallras vid inaktualli tet Nej Nej Intranätet - Våra arbetssätt Nej Digitalt Nej Nej Intranätet - Våra arbetssätt Nej Digitalt Nej Nej Beslut som har stor betydelse för verksamheten dokumenteras i sparat Listor från SCB för uppföljning och byggåtgärder är färdigställda Gallras Nej Pärm hos registrator Nej Papper Nej Uppgifter registreras på SCBs hemsida vid bygglovsbeslut - Bygglovsstatistik. Sen kommer listor från SCB för uppföljning om byggnationer färdigställts. 1.1.5.3 Lämna övrig myndighetsredovisning 1.1.6 Omvärld 1.1.6.2 Kommunicera och samverka 1.1.7 Yttranden och enkäter Beslut och ansökan till Skatteverket enligt rutin från Skatteverket Övrig myndighetsredovisning Publikationer och skrivelser Projekthandlingar Uppstår ingen då uppgifter förekommer i annan handling såsom beslut och ansökan Vison Diarieförs Digitalt Nej Nej T ex. till Boverket, Länsstyrelsen Vision Diarieförs projekt Vision Diarieförs Digitalt/pap per Nej Nej Digitalt/pap per Nej Nej Projektet utser en dokumentationsansvarig som efter projekttidens slut ansvarar för att dokumentationen av varaktiv betydelse arkiveras. bör protokoll, deltagarförteckning, projektbeskrivning, budget, projektets syfte uppkomst och direktiv samt slutrapport
1.1.7.1 Hantera yttranden 1.1.7.2 Hantera enkäter Yttranden Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej 1.1.8 Delta i och driva interna projekt 1.1.6.5 Delta i interna projekt Enkäter och sammanställning av enkätsvar Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej Externa enkäter registreras och gallras vid inaktuallitet 1.1.6.6 Driva interna projekt Projekt- och evenemangshandlingar projekt Vision/närarkiv Diarieförs Digitalt/pap per Nej Nej Projektet utser en dokumentationsansvarig som efter projekttidens slut ansvarar för att dokumentationen av varaktiv betydelse arkiveras. bör protokoll, deltagarförteckning, projektbeskrivning, budget, projektets syfte uppkomst och direktiv samt slutrapport 1.2 Styrning och tillsyn Miljö- och byggnämndens styrning och 1.2.2 kontroll 1.2.2.0 Leda styra organisera Projekt- och evenemangshandlingar Internkontrollplan för miljöoch byggnämnden Styrdokument för ekonomioch verksamhetsstyrning projekt Vision/närarkiv Diarieförs Digitalt/pap per Nej Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej Projektet utser en dokumentationsansvarig som efter projekttidens slut ansvarar för att dokumentationen av varaktiv betydelse arkiveras. bör protokoll, deltagarförteckning, projektbeskrivning, budget, projektets syfte uppkomst och direktiv samt slutrapport Hur vi hanterar styrande dokument från KS och KF Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej Ex. Inriktningsbeslut
1.2.2.1 Utföra internkontroll 1.2.2.2 Hantera revision Internbudget miljö- och byggnämnden Verksamhetsplan miljö- och byggnämnden Utfall av internkontrollplan Revisionsrapport specialgranskning Revisionens granskning av årsredovisning, delårsrapport Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej 1.4 Demokrati och insyn 1.4.1 Allmänna handlingar 1.4.1.1 Hantera allmänna handlingar Inkommna, utgående och upprättade handlingar av varaktig betydelse Vision Diarieförs Digitalt förekomma 1.4.1.2 Hantera personuppgifter 1.4.1.3 Hantera skyddad identitet Inkommna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Se 2.1.2.1 Dokumentation av sekretessprövningar Beslut med besvärshänvisning Överklaganden och begäran om omprövning av beslut Registerförteckning över personuppgiftsbehandlingar - Nej Dokumentation angånde personuppgiftsbehandlingar Gallras vid inaktuallit et Nej Vision Diarieförs Digitalt Vision Diarieförs Digitalt Vision Diarieförs Digitalt förekomma förekomma förekomma P:\Gra\Gemensam\ Alla i kommunen\datasky ddsförordningen, GDPR Nej Digitalt Nej Nej P:\Gra\Gemensam\ Alla i kommunen\datasky ddsförordningen, GDPR Nej Digitalt Nej Nej Avser beslut då begäran om allmän handlingar helt eller delvis avslås formellt. Avser beslut då begäran om allmän handlingar helt eller delvis avslås formellt. Handlingen är inte diarieförd, det är ett dokument som uppdateras och ändras med tiden Den är behörighetsstyrd så att dataskyddsombud och kontaktpersoner på förvaltningarna når den.
1.4.1.4 Hantera allmänhetens synpunkter Dokumentation om skyddade uppgifter Synpunkter från allmänheten Svar på synpunkter från allmänheten Hos informationsägaren Papper Vision Digitalt Vision Digitalt förekomma förekomma Handlingen diarieförs men pappershandlingen skannas INTE in i vision
Klassificering Process/ processflöde Handlingstyp / Gallras Till arkiv 2 Stödjande processer 2.1.2 Registratur 2.1.2.0 Leda styra organisera 2.1.2.1 Hantera och registrera handlingar 2.1.2.2 Hantera och registrera n Handlingsregister/postlista Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Fullmakt för postöppning Diarieföring/re gistrering D/P Format Gallas vid inaktuallitet Nej Vision Nej Digitalt Gallras vid inaktualitet Nej Nej Gallras vid anställningens avslut Nej Sekre-tess förekomma Förvaringsplats Personuppgifter Anmärkning Digitalt/p apper Nej Nej Pärm vid postsoterin gsbänken Nej Papper Nej Ex. reklam, inbjudan till kurser, cookiefiler, historikfiler och maillistor Diarieförteckning Vision Nej Digitalt förekomma Diarieförtecknin g levereras med förtecknade handlingar till kommunarkivet Diarieförda n Vision Diarieförs Digitalt/p apper förekomma 2.1.3 Dokumentation & dokumenthantering 2.1.3.1 Gallringsutredningar 2.1.3.2 Dokumenthanteringsplan 2.1.4 Arkivering 2.1.4.1 Analog arkivering Gallringsutredningar Dokumenthanteringsplan Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Nej Tas fram i samråd med kommunarkivet Leveransreversaler Pärm i arkivet Nej Papper Nej
2.1.4.2 Digital arkivering 2.1.5 Arkivförvaltning 2.1.5.1 Beskriva och redovisa arkiv 2.1.5.3 Migrera arkiv 2.2 Systemförvaltning och arkitektur 2.2.2 Teknisk systemförvalning 2.2.2.1 Äga system Leveranskontrakt Arkivbeskrivning Arkivförteckning Dokumentation kring migrering av arkiv Vision Digitalt/p apper Vision Digitalt Nej Nej Uprrättas och diarieförs i verksamheten, uppdateras av kommunarkivet i system avsett för detta Uprrättas och diarieförs i verksamheten, uppdateras av kommunarkivet i system avsett för detta Dokumentation av varaktig betydelse bevaras 2.2.3 IT-plattform och drift Systemförteckning samt förteckningar över systemägare, informationsägare och systemförvaltare Vision Nej Digitalt Nej 2.2.3.2 Hantera incidentn 2.2.3.4 Hantera licenser Incidentapporter Gallras vid inaktualitet Nej Hos systemägar e Nej Digitalt förekomma Nej Hanteras i vissa fall av GöLiska Licenser system
2.5 Upphandling och inköp 2.5.5 Direktupphandla Uppdragsdokument Vision Digitalt Nej Nej Förfrågningsunderlag Vision Digitalt Nej Nej Utvärdering och meddelat beslut Anbud, antaget Anbud, ej antagna Gallras två år efter Vision Digitalt Nej Nej Nej Vision/Nära rkiv Vision/Nära rkiv Nej Digitalt/p apper Nej Nej Digitalt/p apper Nej Nej Bilagor till anbud i form av modeller, ritningar och planer kan gallras om d är beskrivna eller avbildade i dokumentatione n Anbudsförteckning Vision Digitalt Nej Nej 2.5.10 Avtalsförvaltning Avtal/beställning/rekvisition Vision/avtal sdatabas Digitalt/p apper Nej Nej Justeringar, förlängningar av avtal Prislistor Vision/nära rkiv Digitalt/p apper Nej Nej Gallras vid inaktualitet Nej Filstruktur Nej Digitalt Nej Nej Avtal av långvarig, övergripande eller varaktig betydelse Vision/nära rkiv Digitalt/p apper Nej Nej
Avtal av begränsad, tillfällig eller ringa betydelse Gallras 2 år efter avtaltidens utgång Nej Avtalsdatab asen Digitalt Nej Nej
Klassificering Process/ processflöde Handlingstyp / Gallras Till arkiv 3 Fysisk planering 3.0 Leda styra organisera 3.0.1 Lokala föreskrifter 3.0.2 Enkäter 3.0.3 Avtal 3.0.4 Planer 3.0.5 Remiss Lokala föreskrifter Diarieföring/re gistrering D/P Format Vision Digitalt Nej Nej Enkäter från extern 5 år Nej Vision Digitalt Nej Nej Enkäter egna Vision Avtal Plan Remissförfrågan kommer in Remissförfrågan Handlingar tillhörande remissförfrågan Yttrande skrivs Yttrande Tjänsteskrivelse med förslag till remissvar skrivs Tjänsteskrivelse Nämndsbeslut tas Nämndsbeslut om remissvar/yttrande 3.0.6 Klagomål Inkomna klagomål Klagomål Svar på klagomål Svar 3.0.7 Samråd Samrådsförfrågan kommer in (Bygg) Samrådsförfrågan Fysiska närarkivet Förvaringsplats Sekretess Personuppgifter Anmärkning Papper/ digitalt Nej Skannas också och läggs i diariet Vision Digitalt Nej Nej Ex. tillsynsplan Vision Digitalt Nej Nej Vision Digitalt Nej Nej Vision Digitalt Nej Nej Vision Digitalt Nej Nej I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper föreko mma Vision Digitalt Nej Nej I de n beslut om remissvar och yttrande kan göras av tjänsteperson Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 10 av 56
Handlingar tillhörande samrådsförfrågan Yttrande skrivs Yttrande Tjänsteskrivelse med förslag till remissvar skrivs Tjänsteskrivelse Vision Digitalt Nej Nej Digitalt Vision Digitalt Nej Nej I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet I de n beslut om remissvar och yttrande kan göras av tjänsteperson Digitalt och föreko Nämndsbeslut tas Nämndsbeslut om yttrande Diarieförs papper mma 3.0.8 Information från andra myndigheter Beslut/Tillstånd kommer in Beslut/Tillstånd (bygg) 5 år Nej Vision Digitalt Nej Samlings, ett per år 3.3 Lantmäteri och kartarbete 3.3.1 Hantera fastighetsreglering Lantmät Underrättelse om avslutad förrättning kommer in från Lantmäteriet Underrättelse med tillhörande handlingar Lantmät Godkännande av förrättning undertecknas Undertecknat godkännande 3.4 Lov och tillsyn 3.4.0 3.4.1 Hantera bygglov Vision Digitalt Nej Nej Vision Digitalt Nej Nej Bygglov Förfrågningar Arbetsanknutet minnesmaterial, t ex förfrågningar om bygglov krävs Gallras vid inaktualitet Nej Vision/hos handläggare Nej Digitalt/Pa pper Nej Bygglov Ansökan kommer in Ansökan (blankett) Bygglov Anmälan kontrollansvarig/sakkunnig (ibland separerat från ansökningsblanketten) Bygglov Handlingar som styrker kontrollansvariges/sakkunniges behörighet (certifikat) Bygglov Förslag till kontrollplan Gallras när t avslutas Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Bygglov Teknisk beskrivning Bygglov Situationsplan (A-ritn.) Bygglov Nybyggnadskarta (A-ritn.) Bygglov Markplaneringsritning Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Förslaget gallras eftersom det är den verifierade kontrollplanen som ska arkiveras. Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 11 av 56
Bygglov Planritning (A-ritn.) Bygglov Fasadritning (A-ritn.) Bygglov Sektionsritning (A-ritn.) Bygglov Servisanmälan Bygglov Beskrivingar av utförande, material, färgsättning mm Bygglov Granneintyg Bygglov Foton från sökanden Ritningar som inte längre är akutella p g a att det har kommit in revideringar under ts Gallras när t Bygglov handläggning avslutas Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Bygglov Bekräftelse skickas till sökanden Bekräftelse på mottagen ansökan Gallras tre år efter Bygglov Ansökan återtas Samtliga ansökningshandlingar. Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Meddelande skickas till fastighetsägare (om annan Bygglov än sökanden) Meddelande till fastighetsägaren skickas Lämnas vidare till Teknisk Service VA när den kommer in. Finns i digital form i t i Vision också. Bygglov Begäran om komplettering skickas Skrivelse med begäran om komplettering Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Bygglov Meddelande skickas om att ansökan bedöms vara komplett Meddelande om komplett ansökan Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Bygglov Grannehörande/Sakägarutskick skickas Skrivelse/Sakägarutskick/Grannhörande Bygglov Remisser skickas Remiss Bygglov Veckolista Bygg skickas Veckolista Bygg Gallras vid inaktualitet, dock tidigast efter 30 dagar Nej Outlook Nej Digitalt Nej Bygglov Yttranden från grannar och sakägare kommer in Sakägaryttranden Bygglov Veckolista Bygg - svar från Miljö-Hälsa kommer in Svar Veckolista bygg Bygglov Remissvar kommer in Remissvar Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 12 av 56
Bygglov Beslut tas om förlängd handläggningstid där handläggningen kräver mer än 10 veckor men max 20 veckor Delegationsbeslut om förlängd handläggningstid Bygglov Platsen dokumenteras med foton Foton Bygglov Delegationsbeslut fattas Delegationsbeslut Bygglov Tjänsteskrivelse skrivs Tjänsteskrivelse Bygglov Nämndsbeslut tas Nämndsbeslut I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper Fakturaunderlag skapas Fakturaunderlag/Debiteringsunderlag - Nej Vision Nej Digitalt Nej Faktura skickas Faktura - Nej Visma Nej Digitalt Nej föreko mma Foton av värde bevaras. Foton som inte tillför t något gallras. Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Ligger i systemet, ingen handlingar skapas Fakturafil skickas från Vision till Visma. Fakturan skrivs ut och skickas eller skickas som e-faktura Bygglov Beslut skickas till fastighetsägaren samt till grannar som inte har fått sina synpunkter tillgodosedda. Delgivningskvitto skrivs och besvärshänvisnings skickas med (information om hur man överklagar) Delgivningskvitto/Mottagningskvitto Bygglov Kungörelse i Post- och inrikes tidningar görs Kungörelse Bygglov Meddelande till grannar skickas Meddelande om beviljat bygglov Bygglov Delgivningskvitton kommer in Undertecknade delgivningskvitton från klagoberättigade Bygglov Överklagan kommer in Överklagan Skrivelse där det framgår om överklagan har kommit in i rätt tid samt lista över samtliga handlingar i t som skickas till Bygglov Rättidsprövning görs Länsstyrelsen Bygglov Nämndsbeslut tas om att avvisa försent inkommen överklagan Delegationsbeslut tas om att avvisa försent inkommen överklagan Nämndsbeslut att avvisa försent inkommen överklagan Delegationsbeslut att avvisa försent inkommen överklagan I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Digitalt och papper föreko mma Diarieförs Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Bygglov Delgivningskvitto Gallras vid inaktuallitet Nej Vision Diarieförs Digitalt Nej Det är det undertecknade delgivningskvittot som ska bevaras. Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 13 av 56
Bygglov Delgivningskvitto kommer in Undertecknat delgivningskvitto Bygglov Överklagan av avvisningsbeslutet kommer in Överklagan av avvisningsbeslutet Följebrev med information om att överklagan har inkommit inom föreskriven tid samt lista över samtliga handlingar i t som skickas Bygglov Rättidsprövning görs till LST Överklagan och samtliga handlingar skickas till Länsstyrelsen digitalt till Bygglov vastragotaland@lansstyrelsen.se Skrivelsen med rättidsprövningen Bygglov Föreläggande att lämna yttrande över handlingar kommer in Föreläggande om yttrande Bygglov Nämndsbeslut tas om yttrande till högre instans Nämndsbeslut om yttrande till högre instans Bygglov Delegationsbeslut tas om yttrande till högre instans Delegationsbeslut om yttrande till högre instans Bygglov Handlingar för kännedom kommer Handlingar från högre instans för kännedom Bygglov Beslut från Länsstyrelsen kommer Beslut efter överklagan (från Länsstyrelsen) Bygglov Meddelande från Länsstyrelsen att deras beslut har överklagats kommer Meddelande från Länsstyrelsen att överklagan har kommit in till Länsstyrelsen Bygglov Dom från Mark- och miljödomstolen kommer Dom från mark- och miljödomstolen Bygglov Bygglov Meddelande kommer från mark- och miljödomstolen att deras dom är överklagad Meddelande från mark- och miljödomstolen att överklagan av deras dom har kommit Beslut om prövningstillstånd i Mark- och miljööverdomstolen kommer Beslut om prövningstillstånd Bygglov Beslut om nekat prövningstillstånd Bygglov Dom från Mark- och miljööverdomstolen kommer Dom från mark- och miljööverdomstolen Meddelande från mark- och Meddelande kommer från mark- och miljööverdomstolen att överklagan av deras Bygglov miljööverdomstolen att deras dom är överklagad dom har kommit Bygglov Dom från Regeringsrätten kommer Dom från Regeringsrätten Sökanden, KA mfl kallas till tekniskt samråd Kallelse med begäran om handlingar inför tekniskt samråd I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper föreko mma Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. I aktuellt överklagnings Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 14 av 56
Kompletterande handlingar inför tekniskt samråd kommer in Förslag till kontrollplan och/eller förslag till kontrollplan för rivning Tekniskt samråd äger rum Protokoll tekniskt samråd Beslut om startbesked tas och faställande av kontrollplan Delegationsbeslut om startbesked Nämndsbeslut tas om byggsanktionsavgift då starbesked saknas Fastställd kontrollplan Nämndsbeslut om byggsanktionsavgift då starbesked saknas Nämndsbeslut tas om föreläggande Nämndsbeslut om föreläggande Arbetsplatsbesök äger rum Protokoll efter arbetsplatsbesök Bygglov Handlingar inför slutsamråd kommer in Intygad/verifierad kontrollplan Bygglov Kontrollansvariges utlåtande Bygglov Egenkontrollintyg Bygglov Relationsritningar Bygglov Besiktningsprotokoll för eldstad Bygglov Branskyddsdokumentation Bygglov Intyg mätning av FG (färdig golvhöjd) Bygglov Intyg lägeskontroll Bygglov Protokoll för utsättning Bygglov Slutsamråd äger rum Protokoll efter slutsamråd I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Diarieförs Digitalt och papper Digitalt och papper föreko mma föreko mma Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 15 av 56
Bygglov Beslut om användningsförbud tas Delegationsbeslut om användningsförbud Bygglov Beslut om interimistiskt slutbesked tas Delegationsbeslut om interimistiskt slutbesked Bygglov Komplettering kommer in Verifiering av energiförbrukning Bygglov Beslut om slutbesked tas Delegationsbeslut om slutbesked tas 3.4.1.25 Hantera övriga bygglovsrelaterade frågor Bygglov Hantera övriga byggrelaterade frågor 3.4.2 Hantera rivningslov Rivningslov Förfrågningar Arbetsanknutet minnesmaterial, t ex förfrågningar om bygglov krävs Gallras vid inaktualitet Nej Rivningslov Ansökan kommer in Ansökan (blankett) Anmälan kontrollansvarig/sakkunnig (ibland Rivningslov separerat från ansökningsblanketten) Rivningslov Handlingar som styrker kontrollansvariges/sakkunniges behörighet (certifikat) Rivningslov Förslag till kontrollplan Rivningslov Situationsplan (A-ritn.) Rivningslov Planritning (A-ritn.) Rivningslov Fasadritning (A-ritn.) Rivningslov Foton från sökanden Vision/hos handläggare Nej Digitalt/Pa pper Nej Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 16 av 56
Rivningslov Antikvarisk utredning Rivningslov Bekräftelse skickas till sökanden Bekräftelse på mottagen ansökan Rivningslov Ansökan återtas Samtliga ansökningshandlingar Gallras tre år efter. Nej Vision Digitalt Nej Rivningslov Meddelande skickas till fastighetsägare (om annan än sökanden) Meddelande till fastighetsägaren skickas Rivningslov Begäran om komplettering skickas Skrivelse med begäran om komplettering Rivningslov Meddelande skickas om att ansökan bedöms vara komplett Meddelande om komplett ansökan Rivningslov Remisser skickas Remiss Gallras vid inaktualitet, dock tidigast efter 30 Rivningslov Veckolista Bygg skickas Veckolista Bygg dagar Nej Outlook Digitalt Nej Rivningslov Veckolista Bygg - svar från Miljö-Hälsa kommer in Svar Veckolista bygg Rivningslov Remissvar kommer in Remissvar Beslut tas om förlängd handläggningstid där handläggningen kräver mer än 10 veckor men max Delegationsbeslut om förlängd Rivningslov 20 veckor handläggningstid Rivningslov Platsen dokumenteras med foton Foton Rivningslov Delegationsbeslut fattas Delegationsbeslut Rivningslov Tjänsteskrivelse skrivs Tjänsteskrivelse Rivningslov Nämndsbeslut tas Nämndsbeslut I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper Fakturaunderlag skapas Fakturaunderlag/Debiteringsunderlag - Nej Vision Nej Digitalt Nej Faktura skickas Faktura - Nej Visma Nej Digitalt Nej föreko mma Foton av värde bevaras. Foton som inte tillför t något gallras. Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Ligger i systemet, ingen handlingar skapas Fakturafil skickas från Vision till Visma. Fakturan skrivs ut och skickas eller skickas som e-faktura Rivningslov Beslut skickas till fastighetsägaren samt till grannar som inte har fått sina synpunkter tillgodosedda. Delgivningskvitto skrivs och besvärshänvisnings skickas med (information om hur man överklagar) Delgivningskvitto/Mottagningskvitto Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 17 av 56
Rivningslov Kungörelse i Post- och inrikes tidningar görs Kungörelse Rivningslov Meddelande till grannar skickas Meddelande om beviljat rivningslov Rivningslov Delgivningskvitton kommer in Undertecknade delgivningskvitton från klagoberättigade Rivningslov Överklagan kommer in Överklagan Skrivelse där det framgår om överklagan har kommit in i rätt tid samt lista över samtliga handlingar i t som skickas till Rivningslov Rättidsprövning görs Länsstyrelsen Rivningslov Rivningslov Nämndsbeslut tas om att avvisning för sent inkommen överklagan Delegationsbeslut tas om att avvisning för sent inkommen överklagan Nämndsbeslut om att avvisning för sent inkommen överklagan Delegationsbeslut om att avvisning för sent inkommen överklagan Rivningslov Delgivningskvitto Rivningslov Delgivningskvitto kommer in Undertecknat delgivningskvitto Rivningslov Överklagan av avvisningsbeslutet kommer in Överklagan av avvisningsbeslutet Följebrev med information om att överklagan har inkommit inom föreskriven tid samt lista över samtliga handlingar i t som skickas Rivningslov Rättidsprövning görs till LST Överklagan och samtliga handlingar skickas till Länsstyrelsen digitalt till Rivningslov vastragotaland@lansstyrelsen.se Skrivelsen med rättidsprövningen Rivningslov Föreläggande att lämna yttrande över handlingar kommer in Föreläggande om yttrande Rivningslov Nämndsbeslut tas om yttrande till högre instans Nämndsbeslut om yttrande till högre instans Rivningslov Delegationsbeslut tas om yttrande till högre instans Delegationsbeslut om yttrande till högre instans Rivningslov Handlingar för kännedom kommer Handlingar från högre instans för kännedom Rivningslov Beslut från Länsstyrelsen kommer Beslut efter överklagan (från Länsstyrelsen) I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper föreko mma I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper föreko mma Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 18 av 56
Rivningslov Meddelande från Länsstyrelsen att deras beslut har överklagats kommer Meddelande från Länsstyrelsen att överklagan har kommit in till Länsstyrelsen Rivningslov Dom från Mark- och miljödomstolen kommer Dom från mark- och miljödomstolen Rivningslov Rivningslov Meddelande kommer från mark- och miljödomstolen att deras dom är överklagad Meddelande från mark- och miljödomstolen att överklagan av deras dom har kommit Beslut om prövningstillstånd i Mark- och miljööverdomstolen kommer Beslut om nekat prövningstillstånd Rivningslov Beslut om prövningstillstånd Rivningslov Dom från Mark- och miljööverdomstolen kommer Dom från mark- och miljööverdomstolen Meddelande från mark- och Meddelande kommer från mark- och miljööverdomstolen att överklagan av deras Rivningslov miljööverdomstolen att deras dom är överklagad dom har kommit Rivningslov Dom från Regeringsrätten kommer Dom från Regeringsrätten 1 Rivningslov Sökanden, KA mfl kallas till tekniskt samråd 2 Rivningslov Kompletterande handlingar inför tekniskt samråd kommer in Kallelse med begäran om handlingar inför tekniskt samråd Förslag till kontrollplan och/eller förslag till kontrollplan för rivning 3 Rivningslov Tekniskt samråd äger rum Protokoll tekniskt samråd 4 Rivningslov Beslut om startbesked tas och faställande av kontrollplan Delegationsbeslut om startbesked 5 Rivningslov Fastställd kontrollplan 6 Rivningslov Nämndsbeslut tas om byggsanktionsavgift då starbesked saknas Nämndsbeslut om byggsanktionsavgift då starbesked saknas 7 Rivningslov Nämndsbeslut tas om föreläggande Nämndsbeslut om föreläggande 8 Rivningslov Arbetsplatsbesök äger rum Protokoll efter arbetsplatsbesök 9 Rivningslov Handlingar inför slutsamråd kommer in Intygad/verifierad kontrollplan I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Diarieförs Digitalt och papper Digitalt och papper föreko mma föreko mma Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 19 av 56
10 Rivningslov Kontrollansvariges utlåtande 11 Rivningslov Egenkontrollintyg 12 Rivningslov Slutsamråd äger rum Protokoll efter slutsamråd 13 Rivningslov Beslut om interimistiskt slutbesked tas Delegationsbeslut om interimistiskt slutbesked 14 Rivningslov Beslut om slutbesked tas Delegationsbeslut om slutbesked tas 3.4.3 Hantera marklov Marklov Ansökan kommer in Ansökan (blankett) Marklov Marklov Anmälan kontrollansvarig/sakkunnig (ibland separerat från ansökningsblanketten) Handlingar som styrker kontrollansvariges/sakkunniges behörighet (certifikat) Marklov Förslag till kontrollplan Marklov Utredning om förorendad mark Marklov Situationsplan (A-ritn.) Marklov Markplaneringsritning Marklov Marksektionsritning (A-ritn.) Marklov Granneintyg Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 20 av 56
Marklov Foton från sökanden Ritningar som inte längre är akutella p g a att det har kommit in revideringar under ts Gallras när t Marklov handläggning avslutas Nej Vision Digitalt Nej Gallras när t avslutas Marklov Bekräftelse skickas till sökanden Bekräftelse på mottagen ansökan Marklov Ansökan återtas Samtliga ansökningshandlingar Gallras t s Nej Vision Digitalt Nej Marklov Meddelande skickas till fastighetsägare (om annan än sökanden) Meddelande till fastighetsägaren skickas Marklov Begäran om komplettering skickas Skrivelse med begäran om komplettering Marklov Meddelande skickas om att ansökan bedöms vara komplett Meddelande om komplett ansökan Marklov Grannehörande/Sakägarutskick skickas Skrivelse/Sakägarutskick/Grannhörande Marklov Remisser skickas Remiss Gallras vid inaktualitet, dock tidigast efter 30 Marklov Veckolista Bygg skickas Veckolista Bygg dagar Nej Outlook Digitalt N Marklov Yttranden från grannar och sakägare kommer in Sakägaryttranden Marklov Veckolista Bygg - svar från Miljö-Hälsa kommer in Svar Veckolista bygg Marklov Remissvar kommer in Remissvar Beslut tas om förlängd handläggningstid där handläggningen kräver mer än 10 veckor men max Delegationsbeslut om förlängd Marklov 20 veckor handläggningstid Marklov Platsen dokumenteras med foton Foton Marklov Delegationsbeslut fattas Delegationsbeslut Marklov Tjänsteskrivelse skrivs Tjänsteskrivelse Marklov Nämndsbeslut tas Nämndsbeslut I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper Fakturaunderlag skapas Fakturaunderlag/Debiteringsunderlag - Nej Vision Nej Digitalt Nej föreko mma Foton av värde bevaras. Foton som inte tillför t något gallras. Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Ligger i systemet, ingen handlingar skapas Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 21 av 56
Faktura skickas Faktura - Nej Visma Nej Digitalt Nej Fakturafil skickas från Vision till Visma. Fakturan skrivs ut och skickas eller skickas som e-faktura Marklov Beslut skickas till fastighetsägaren samt till grannar som inte har fått sina synpunkter tillgodosedda. Delgivningskvitto skrivs och besvärshänvisnings skickas med (information om hur man överklagar) Delgivningskvitto/Mottagningskvitto Marklov Kungörelse i Post- och inrikes tidningar görs Kungörelse Marklov Meddelande till grannar skickas Meddelande om beviljat marklov Marklov Delgivningskvitton kommer in Undertecknade delgivningskvitton från klagoberättigade Marklov Överklagan kommer in Överklagan Skrivelse där det framgår om överklagan har kommit in i rätt tid samt lista över samtliga handlingar i t som skickas till Marklov Rättidsprövning görs Länsstyrelsen Nämndsbeslut tas om att avvisning för sent inkommen överklagan Delegationsbeslut tas om att avvisning för sent inkommen överklagan Nämndsbeslut om att avvisning för sent inkommen överklagan Delegationsbeslut om att avvisning för sent inkommen överklagan Information om hur man överklagar Marklov Delgivningskvitto Marklov Delgivningskvitto kommer in Undertecknat delgivningskvitto Marklov Överklagan av avvisningsbeslutet kommer in Överklagan av avvisningsbeslutet Följebrev med information om att överklagan har inkommit inom föreskriven tid samt lista över samtliga handlingar i t som skickas Marklov Rättidsprövning görs till LST Överklagan och samtliga handlingar skickas till Länsstyrelsen digitalt till Marklov vastragotaland@lansstyrelsen.se Skrivelsen med rättidsprövningen Marklov Föreläggande att lämna yttrande över handlingar kommer in Föreläggande om yttrande I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper föreko mma 4 år efter Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 22 av 56
Marklov Nämndsbeslut tas om yttrande till högre instans Nämndsbeslut om yttrande till högre instans Delegationsbeslut om yttrande till högre instans I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper Marklov Delegationsbeslut tas om yttrande till högre instans Marklov Handlingar för kännedom kommer Handlingar från högre instans för kännedom Marklov Beslut från Länsstyrelsen kommer Beslut efter överklagan (från Länsstyrelsen) Meddelande från Länsstyrelsen att deras beslut har Meddelande från Länsstyrelsen att överklagan Marklov överklagats kommer har kommit in till Länsstyrelsen Marklov Dom från Mark- och miljödomstolen kommer Dom från mark- och miljödomstolen Meddelande kommer från mark- och miljödomstolen Meddelande från mark- och miljödomstolen Marklov att deras dom är överklagad att överklagan av deras dom har kommit Beslut om prövningstillstånd i Mark- och Marklov miljööverdomstolen kommer Beslut om prövningstillstånd Marklov Beslut om nekat prövningstillstånd Marklov Dom från Mark- och miljööverdomstolen kommer Dom från mark- och miljööverdomstolen Meddelande från mark- och Meddelande kommer från mark- och miljööverdomstolen att överklagan av deras Marklov miljööverdomstolen att deras dom är överklagad dom har kommit Marklov Dom från Regeringsrätten kommer Dom från Regeringsrätten Kallelse med begäran om handlingar inför Gallras när t Marklov Sökanden, KA mfl kallas till tekniskt samråd tekniskt samråd avslutas Nej Vision Digitalt Nej Kompletterande handlingar inför tekniskt samråd Förslag till kontrollplan och/eller förslag till Marklov kommer in kontrollplan för rivning Marklov VA-ritningar Marklov Geoteknisk undersökning Marklov Tekniskt samråd äger rum Protokoll tekniskt samråd Marklov Beslut om startbesked tas och faställande av kontrollplan Delegationsbeslut om startbesked föreko mma Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 23 av 56
Marklov Fastställd kontrollplan Marklov Nämndsbeslut tas om byggsanktionsavgift då starbesked saknas Nämndsbeslut om byggsanktionsavgift då starbesked saknas Marklov Nämndsbeslut tas om föreläggande Nämndsbeslut om föreläggande Marklov Arbetsplatsbesök äger rum Protokoll efter arbetsplatsbesök Marklov Handlingar inför slutsamråd kommer in Intygad/verifierad kontrollplan Marklov Kontrollansvariges utlåtande Marklov Egenkontrollintyg Marklov Relationsritningar Marklov Intyg inmätning höjder Marklov Slutsamråd äger rum Protokoll efter slutsamråd Marklov Beslut om interimistiskt slutbesked tas Delegationsbeslut om interimistiskt slutbesked Marklov Beslut om slutbesked tas Delegationsbeslut om slutbesked tas I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Diarieförs Digitalt och papper Digitalt och papper föreko mma föreko mma Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. 3.4.4 Hantera tillsyn bygg Tillsyn bygg Ärendet initieras/startar Inkommen skrivelse/anmälan Tillsyn bygg Tjänsteanteckning Tillsyn bygg Platsbesök och dokumentation görs Anteckningar/skisser Tillsyn bygg Foton (efter platsbesök) Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 24 av 56
Tillsyn bygg Protokoll efter platsbesök Tillsyn bygg Begäran om förklaring skickas till fastighetsägaren Skrivelse med begäran om förklaring Tillsyn bygg Förklaring inkommer Skrivelse med förklaring/yttrande Tillsyn bygg Intyg (Hiss, OVK etc) Tillsyn bygg Ansökan om lov i efterhand (se anmärkning) Tillsyn bygg Kommunicering av förslag till beslut skickas Kommunicering av förslag till beslut Tillsyn bygg Delegationsbeslut fattas Delegationsbeslut Tillsyn bygg Tjänsteskrivelse till nämnden skrivs Tjänsteskrivelse med förslag till beslut Nämndsbeslut tas Nämndsbeslut Tillsyn bygg Delgivningskvitto/Mottagningskvitto Tillsyn bygg Information om hur man överklagar I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper föreko mma 4 år efter Fakturaunderlag skapas Fakturaunderlag/Debiteringsunderlag - Nej Vision Nej Digitalt Nej Faktura skickas Faktura - Nej Visma Nej Digitalt Nej Tillsyn bygg Mottagningskvitto kommer tillbaka I Platina och i Vision samt original i Nämnden beslutar om att ansökan om utdömande pappersform i Digitalt och föreko Tillsyn bygg av vite till mark- och miljödomstolen Nämndbeslut närarkivet Diarieförs papper mma Tillsyn bygg Överklagan kommer in Överklagan Tillsyn bygg Rättidsprövning görs Skrivelse där det framgår om överklagan har kommit in i rätt tid samt lista över samtliga handlingar i t som skickas till Länsstyrelsen OBS! Se processen för lov, anmälan och förhandsbesked Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Ligger i systemet, ingen handlingar skapas Fakturafil skickas från Vision till Visma. Fakturan skrivs ut och skickas eller skickas som e-faktura Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 25 av 56
Nämndsbeslut tas om att avvisning för sent inkommen överklagan Delegationsbeslut tas om att avvisning för sent inkommen överklagan Nämndsbeslut om att avvisning för sent inkommen överklagan Delegationsbeslut om att avvisning för sent inkommen överklagan Tillsyn bygg Delgivningskvitto Tillsyn bygg Delgivningskvitto kommer in Undertecknat delgivningskvitto Tillsyn bygg Överklagan av avvisningsbeslutet kommer in Överklagan av avvisningsbeslutet Följebrev med information om att överklagan har inkommit inom föreskriven tid samt lista över samtliga handlingar i t som skickas Tillsyn bygg Rättidsprövning görs till LST Överklagan och samtliga handlingar skickas till Länsstyrelsen digitalt till Tillsyn bygg vastragotaland@lansstyrelsen.se Skrivelsen med rättidsprövningen Tillsyn bygg Föreläggande att lämna yttrande över handlingar kommer in Föreläggande om yttrande Tillsyn bygg Yttrande till högre instans skickas Beslut om yttrande Tillsyn bygg Handlingar för kännedom kommer Handlingar från högre instans för kännedom Tillsyn bygg Beslut från Länsstyrelsen kommer Beslut efter överklagan (från Länsstyrelsen) Tillsyn bygg Meddelande från Länsstyrelsen att deras beslut har överklagats kommer Meddelande från Länsstyrelsen att överklagan har kommit in till Länsstyrelsen Tillsyn bygg Dom från Mark- och miljödomstolen kommer Dom från mark- och miljödomstolen Tillsyn bygg Tillsyn bygg Meddelande kommer från mark- och miljödomstolen att deras dom är överklagad Meddelande från mark- och miljödomstolen att överklagan av deras dom har kommit Beslut om prövningstillstånd i Mark- och miljööverdomstolen kommer Beslut om nekat prövningstillstånd Tillsyn bygg Beslut om prövningstillstånd Tillsyn bygg Dom från Mark- och miljööverdomstolen kommer Dom från mark- och miljööverdomstolen Meddelande från mark- och Meddelande kommer från mark- och miljööverdomstolen att överklagan av deras Tillsyn bygg miljööverdomstolen att deras dom är överklagad dom har kommit I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper föreko mma Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 26 av 56
Tillsyn bygg Dom från Regeringsrätten kommer Dom från Regeringsrätten OVK Tillsyn över obligatorisk ventilationskontroll Besiktningsprotokoll Gallras när nytt besiktningsprotokoll inkommer Nej Vision (tillsynsregister OVK) Digitalt Nej Kontroller av ventilationssystem ska göras inom olika intervall. Det är bara det senaste/aktuella besiktningsprotokollet som ska finnas. Äldre, inaktuella, gallras 3.4.5 Hantera förhandsbesked Förhandsbesked Ansökan kommer in Ansökan (blankett) Förhandsbesked Karta Förhandsbesked Situationsplan (A-ritn.) Förhandsbesked Beskrivingar av utförande, material, färgsättning mm Förhandsbesked Granneintyg Förhandsbesked Foton från sökanden De som är av värde att kan sparas resten gallras Förhandsbesked Kartor och situationsplaner som inte längre är akutella p g a att det har kommit in revideringar under ts handläggning 4 år efter Förhandsbesked Bekräftelse skickas till sökanden Bekräftelse på mottagen ansökan Gallras att Förhandsbesked Ansökan återtas Samtliga ansökningshandlingar t s Nej Vision Digitalt Nej Meddelande skickas till fastighetsägare (om annan Förhandsbesked än sökanden) Meddelande till fastighetsägaren skickas Förhandsbesked Begäran om komplettering skickas Skrivelse med begäran om komplettering Förhandsbesked Meddelande skickas om att ansökan bedöms vara komplett Meddelande om komplett ansökan Förhandsbesked Grannehörande/Sakägarutskick skickas Skrivelse/Sakägarutskick/Grannhörande 4 år efter 5 år efter Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 27 av 56
Förhandsbesked Remisser skickas Remiss Förhandsbesked Veckolista Bygg skickas Veckolista Bygg Gallras vid inaktualitet, dock tidigast efter 30 dagar Nej Outlook Digitalt Nej Förhandsbesked Yttranden från grannar och sakägare kommer in Sakägaryttranden Förhandsbesked Veckolista Bygg - svar från Miljö-Hälsa kommer in Svar Veckolista bygg Förhandsbesked Remissvar kommer in Remissvar Förhandsbesked Beslut tas om förlängd handläggningstid där handläggningen kräver mer än 10 veckor men max 20 veckor Delegationsbeslut om förlängd handläggningstid Förhandsbesked Platsen dokumenteras med foton Foton Förhandsbesked Delegationsbeslut fattas Delegationsbeslut Förhandsbesked Tjänsteskrivelse skrivs Tjänsteskrivelse Förhandsbesked Nämndsbeslut tas Nämndsbeslut I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper Fakturaunderlag skapas Fakturaunderlag/Debiteringsunderlag - Nej Vision Nej Digitalt Nej Faktura skickas Faktura - Nej Visma Nej Digitalt Nej föreko mma Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Ligger i systemet, ingen handlingar skapas Fakturafil skickas från Vision till Visma. Fakturan skrivs ut och skickas eller skickas som e-faktura Förhandsbesked Beslut skickas till fastighetsägaren samt till grannar som inte har fått sina synpunkter tillgodosedda. Delgivningskvitto skrivs och besvärshänvisnings skickas med (information om hur man överklagar) Delgivningskvitto/Mottagningskvitto Förhandsbesked Kungörelse i Post- och inrikes tidningar görs Kungörelse Förhandsbesked Förhandsbesked Meddelande till grannar skickas Delgivningskvitton kommer in Meddelande om beslut om positivt förhandsbesked Undertecknade delgivningskvitton från klagoberättigade Förhandsbesked Överklagan kommer in Överklagan Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 28 av 56
Förhandsbesked Rättidsprövning görs Nämndsbeslut tas om att avvisning för sent inkommen överklagan Delegationsbeslut tas om att avvisning för sent inkommen överklagan Skrivelse där det framgår om överklagan har kommit in i rätt tid samt lista över samtliga handlingar i t som skickas till Länsstyrelsen Nämndsbeslut om att avvisning för sent inkommen överklagan Delegationsbeslut om att avvisning för sent inkommen överklagan Förhandsbesked Delgivningskvitto Förhandsbesked Delgivningskvitto kommer in Undertecknat delgivningskvitto Förhandsbesked Överklagan av avvisningsbeslutet kommer in Överklagan av avvisningsbeslutet Följebrev med information om att överklagan har inkommit inom föreskriven tid samt lista över samtliga handlingar i t som skickas Förhandsbesked Rättidsprövning görs till LST Överklagan och samtliga handlingar skickas till Länsstyrelsen digitalt till Förhandsbesked vastragotaland@lansstyrelsen.se Skrivelsen med rättidsprövningen Förhandsbesked Föreläggande att lämna yttrande över handlingar kommer in Föreläggande om yttrande Förhandsbesked Yttrande till högre instans skickas Beslut om yttrande Förhandsbesked Handlingar för kännedom kommer Handlingar från högre instans för kännedom Förhandsbesked Beslut från Länsstyrelsen kommer Beslut efter överklagan (från Länsstyrelsen) Förhandsbesked Meddelande från Länsstyrelsen att deras beslut har överklagats kommer Meddelande från Länsstyrelsen att överklagan har kommit in till Länsstyrelsen Förhandsbesked Dom från Mark- och miljödomstolen kommer Dom från mark- och miljödomstolen Förhandsbesked Förhandsbesked Meddelande kommer från mark- och miljödomstolen att deras dom är överklagad Meddelande från mark- och miljödomstolen att överklagan av deras dom har kommit Beslut om prövningstillstånd i Mark- och miljööverdomstolen kommer Beslut om nekat prövningstillstånd Förhandsbesked Beslut om prövningstillstånd I Platina och i Vision samt original i pappersform i närarkivet Diarieförs Digitalt och papper föreko mma Original i papper finns i pärm i närarkivet och lämnas årsvis efter tre år. Dokumenthanteringsplan för byggenheten beslutad av Miljö- och byggnadsnämnden 2018-x-x att gälla from 2018-07-01 Sida 29 av 56