Fysiska institutionen Kallelse Styrelsen Sammanträde nr 7/2016 onsdagen den 14 december 2016 Kl 13.00-15.00 Plats: Sammanträdesrum H422 Ledamöter Lärare Knut Deppert, professor, ordf Dan Hessman, univ.lektor Anders Mikkelsen, professor Charlotta Nilsson, univ.lektor Peter Samuelsson, univ.lektor Maria Messing, bitr.univ.lektor Else Lytken, univ.lektor Suppleanter Claes-Göran Wahlström, professor Jan Pallon, professor Christelle Prinz, univ.lektor Sven Åberg, professor Joachim Schnadt, professor Mattias Richter, professor TA-personal Cecilia Bille, ekonom Anneli Löfgren, forsk.adm.chef Bengt Meuller, forsk.ing Studenter Emil Rofors, doktorand Simon Skåre, GLUFS Daniel Damberg, TLTH Katarina Lindqvist, ekonom Robert Collin,forsk.ing Göran Frank, forsk.ing Florinda Vinas, doktorand Markus Ernstsson, GLUFS Miriam Ahlberg, TLTH Mötesordförande: Anders Oskarsson, st.f o bitr.prefekt Sekreterare: Charlotta Byggfors Spolén Britt-Marie Hansson, adm.chef, Per Kristiansson, st.f.o. bitr.prefekt, Tomas Brage, huvudstudierektor Nfak, Elisabeth Nilsson, studierektor Tfak och Göran Frank, studierektor FU har närvaro- och yttranderätt 1 Kontroll av styrelsens sammansättning för beslut 2 Utseende av justeringsperson 3 Protokollet från föregående sammanträde. Bilaga 4 Godkännande av dagordningen 5 Institutionsledningens månadsrapport. Bilaga 6 Styrelsefrågor 6.1 Styrelseval. Information. Bilaga 7. Institutionsfrågor 7.1 Budget 2017: institutionsgemensamma verksamheter. Information. Bilaga 7.2 Fördelning fakultetsmedel. Information. Bilaga 7.3 Budget 2017. Information. Bilaga 7.4 JOL-bokslut. Information. Bilaga 7.5 Avslut arbetsgrupper. Beslutspunkt. Bilaga
8 Lokalfrågor 8.1 Pågående aktiviteter. Information. 9 Övriga frågor 10 Nästa styrelsemöte 9.1 Tider våren 2017: 8 feb., 15 mars, 17 maj, 21 juni, alla kl. 13-15. Knut Deppert prefekt
Fysiska institutionen 2016-12-07 Lunds universitet INSTITUTIONSLEDNINGENS MÅNADSRAPPORT TILL STYRELSEMÖTE I DECEMBER 2016 1. Prefektbeslut - Strategiska medel Nfak-avdelningar, bilaga 2. Hänt sen sist - 2 nov: Bidragsbeslut VR inom NT - 7 nov: Möte om implementering av ny arbetsmiljöorganisationen - 8 nov: Lång ledningsråd Nfak - 11 nov UKÄ presenterar sexårsplan för kvalitetssäkring av högre utbildning - 14 nov: Möte i Brunnshöggruppen - 15 nov: UKÄ har informationsmöte om utvärderingar på forskarnivå - 15 nov: Valresultat styrelse Fysiska institutionen - 17/18 nov: Prefektinternat LTH - 18 nov: Frimärkslansering för LU 350 år - 22 nov: Regeringen presenterar forskningspolitiska propositionen 2016-24 nov: HMS-möte - 2 dec: Seminar med Charlotte Brogren (Vinnova) 3. Aktuellt från universitetsledningen och fakulteterna LU - 3 nov: Reviderade delegationsordning (STYR 2016/1277) - 19 dec: Invigning av 350-årsjubileet - LU ändrar obligatorisk brandskyddsutbildningen - Regler för stipendiedoktorander diskuteras Nfak - Beslut om infrastrukturmedel - Utbildningspresentationer kommer att samlas på lu.se - Diskussioner om ny fördelningsmodell LTH - Veronica Gummesson är ny personalchef - Remiss om ny strategisk plan (svar senast 2 dec) - Fördelning av medel till forskningsportaler (STYR 2016/1428) - Beslut strategiska äskanden inför 2017 samt infrastrukturmedel - Nya regler kring anonyma tentamina och obligatorisk tentamensanmälan - Flera arbetsgrupper ang GU, bl a 3+2, fördelningsmodell, kvalitetsramverk 4. Övrigt - 12 dec: Kl 17:15 Meeting PhD student section TLTH - 13 dec: Kl 9 Lucia - 13 dec: Kl 15 Boksläpp - 22 dec: LU ledningen besöker Nfak 1 Månadsrapport till styrelsemöte i december 2016
25 november 2016 Fysiska institutionen Professor Knut Deppert Prefekt Beslut ang strategiska medel för Nfak-avdelningar Inom Nfak-delen av Fysiska institutionen finns för närvarande strategiska medel för året 2016 kvar. Dessa ska fördelas efter följande: 1. Varje Nfak-avdelning får 500 kkr i tilldelning. 2. Vidare får Avdelningen för kärnfysik 400 kkr i tilldelning varav 300 kkr är tänkta för att underlätta en nystart för kolisotopverksamheten och 100 kkr för att utjämna skillnaden i hyran för Astrogeobiologilabbet vid Medicon Village jämförd med institutionens medelhyra. Konkreta användningen av medlen ska kommuniceras med prefekten. I tjänsten Knut Deppert Prefekt Postadress: Box 118, 221 00 LUND Besöksadress: Professorsgatan 1 Leveransadress: Sölvegatan 14, S-223 62 LUND Telefon: 046-222 7670 E-post: prefekt@fysik.lu.se Internet: http://www.fysik.lu.se
INSTITUTIONSGEMENSAMMA VERKSAMHETER SOM FINANSIERAS AV BRUKARNA KRYO LUCAS KOPIATORER BIBLIOTEKET Resultaträkning Bud 2017 Bud 2017 Bud 2017 Bud 2017 Årets inkomst uppdr, avg, övr. 2 001 880 60 2 839 Summa Intäkter 2 001 880 60 2 839 Personalkostnader & stipendier -764-672 -33-1 674 Lokalkostnader -502-111 -581 Driftkostnader -811-50 -26-560 Avskrivningskostnader -19-8 Påläggsbokföring -42 Summa Kostnader -2 120-847 -59-2 823 Summa RR -119 33 1 16 Myndighetskapital 1/1 2016 874 174 36-621
Fördelning av fakultetsmedel 2017 N-fak avdelningarna 32 789 Fördelning enligt Fysiks modell Satsningar från fakulteten Basfakta Summa exam FAST Lön och Jämställd- EU / OH Doktorand- Bibiloteket Summa 2) Summa Totalt Prof Lektor Kv. prof. Prof / 100 AVD. drift het anslag tjänster modell Riktade Riktade satsningar lektor Lektor / BIDRAG Strategi Fysik satsningar satsningar Natfak 2017 2016 400 250 75 kv. prof-lekt 500 13 962 tjänster övrigt Forskningsavdelningar 0 PF 2 5 2 2 200 600 500 2 944 448 34 0 108 PF 6 834 0 6 834 7 059 KF 4 2 1 2 175 500 500 3 202 350 797 0 117 KF 7 641 0 7 641 6 948 SLF 3 3 0 1 950 900 500 5 506 297 0 0 204 SLF 9 358 508 508 9 866 9 606 MF 3 2 0 1 700 700 500 2 310 105 23 500 86 MF 5 923 0 5 923 6 539 508 508 30 264 30 152 Annan verksamhet Udif 50 Udif 50 50 50 Resurscentrum 1 1 475 NRCF 475 475 475 Fy gem - strategiska medel 1 000 Fy gem 1 000 0 1 000 1 000 Strategi 0 1 000 1 000 0 1 000 2 000 0 Totalt 13 12 4 8 500 2 750 2 000 13 962 1 200 854 500 2 515 32 281 508 0 508 32 789 33 677 jmf 2016 14 10 4 8 400 3 150 2 000 12 281 1 200 1 611 1 000 3 488 33 130 547 547 33 677 2) Riktade satsningar från fakulteten SLF 508 Studiestöd Eisebitt 508
Fördelning av fakultetsmedel 2017 T-fak avdelningarna 51 219 Fördelning enligt Fysiks modell Satsningar från LTH Basfakta Kv. Examination Prof / lektor / exam FAST Jämställd- EU / OH Kompl + Summa Medfin. och Riktade Summa Totalt Prof Lektor prof/ dr dr/lic lic AVD: Lön och drift hets premie anslag skuld- modell riktade tjänster satsningar Totalt lektor kv. prof-lekt BIDRAG sanering Fysik satsningar startbi- LTH 2017 2016 400 250 75 100 50 50 500 5 328 1) 2) drag 3) Forskningsavdelningar AF 6 5 2 20 0 2 3 800 2 100 500 1 245 488 771 8 904 1 840 300 2 140 11 044 13 307 FTF 7 8 4 21 5 7 5 100 2 700 500 2 257 539 804 11 899 4 565 300 4 865 16 764 18 887 KF 4 2 2 5 4 4 2 250 900 500 404 572 59 4 685 1 012 0 1 012 5 696 4 889 FF 4 4 0 20 3 1 2 600 2 200 500 1 151 215 1 591 8 256 530 0 530 8 786 6 394 MF 2 1 1 1 0 0 1 125 100 500 271 511 0 2 507 208 0 208 2 715 2 699 14 875 8 000 2 500 5 328 2 325 3 224 0 36 252 8 154 600 8 754 45 006 46 176 Annan verksamhet Reserv lektorer 0 0 0 0 LLC 213 213 500 500 713 438 Fy gem - strategisk satsning 2 000 2 000 0 0 2 000 2 000 Fy gem - hyresbidrag 0 3 500 3 500 3 500 3 500 0 0 0 0 0 Totalt 23 20 9 67 12 14 14 875 8 000 2 500 5 328 2 325 3 437 2 000 38 465 12 154 600 12 754 51 219 52 114 jmf 2016 22 21 8 64 12 13 14 650 7 650 2 500 3 083 2 400 6 762 2 000 39 046 12 468 600 13 068 52 114 2) AF 220 Infrastruktur SAE år 5 3) 320 Infrastruktur JL år 3 300 prefekt FTF 300 Infrastruktur PJ år 2 300 Tham AF 1 000 Lasercentrum 0 Forskarutbildningskurser LLC 300 Linné 200 Strategimedel FTF 240 Infrastruktur MM år 3 200 Infrastruktur CT år 4 75 Forskarutbildningskurser 300 Linné 100 NRC Wallenberg 300 Infrastruktur AG år 1 350 Infrastruktur IM år 1 3 000 Strategimedel Fys gem KF FF MF 3 500 Hyresstöd Nano 1 000 Accelerator 12 Forskarutbildningskurser 500 Riggen 30 Forskarutbildningskurser 8 Forskarutbildningskurser 200 Strategimedel 12 154
BUDGET 2017 INSTITUTIONEN FÖR FYSIK FYSIK FYSIK T-FAK FYSIK N-FAK Resultaträkning Utf 2016 Jan- Jun Bud 2016 Bud 2017 Resultaträkning Utf 2016 Jan- Jun Bud 2016 Bud 2017 Resultaträkning Utf 2016 Jan- Jun Bud 2016 Bud 2017 Årets inkomst statsanslag 81 384 159 066 165 126 Årets inkomst statsanslag 51 429 98 949 104 329 Årets inkomst statsanslag 29 955 60 117 60 797 Årets inkomst bidrag 135 039 223 326 185 686 Årets inkomst bidrag 108 860 164 871 137 871 Årets inkomst bidrag 26 179 58 455 47 815 Årets inkomst uppdr, avg, övr. 12 968 21 882 26 009 Årets inkomst uppdr, avg, övr. 4 705 8 067 12 727 Årets inkomst uppdr, avg, övr. 8 262 13 815 13 282 Nettoperiodisering -26 277-11 130 31 942 Nettoperiodisering -25 214-4 878 23 675 Nettoperiodisering -1 063-6 252 8 267 Finansiella intäkter 93 30 Finansiella intäkter 73 30 Finansiella intäkter 20 Transfereringar-I 4 108 4 430 3 350 Transfereringar-I 538 150 300 Transfereringar-I 3 570 4 280 3 050 Summa Intäkter 207 315 397 604 412 113 Summa Intäkter 140 391 267 189 278 902 Summa Intäkter 66 923 130 415 133 211 Personalkostnader & stipendier -113 926-223 318-238 910 Personalkostnader & stipendier -78 043-150 179-160 592 Personalkostnader & stipendier -35 884-73 139-78 318 Löpande semesterkostnader -4 420 Löpande semesterkostnader -3 236 Löpande semesterkostnader -1 184 Lokalkostnader -20 437-41 228-41 604 Lokalkostnader -13 793-28 337-28 765 Lokalkostnader -6 645-12 891-12 839 Driftkostnader -26 536-51 264-52 857 Driftkostnader -16 113-32 605-32 413 Driftkostnader -10 423-18 659-20 444 Avskrivningskostnader -17 342-32 475-34 998 Avskrivningskostnader -13 606-24 935-25 716 Avskrivningskostnader -3 736-7 540-9 282 Ind kostn ovanliggande nivåer -23 235-46 469-50 544 Ind kostn ovanliggande nivåer -16 735-33 470-36 370 Ind kostn ovanliggande nivåer -6 500-12 999-14 174 Finansiella kostnader -96-85 Finansiella kostnader -52-85 Finansiella kostnader -45 Transfereringar-K -4 108-4 430-3 350 Transfereringar-K -538-150 -300 Transfereringar-K -3 570-4 280-3 050 Summa Kostnader -210 100-399 269-422 263 Summa Kostnader -142 114-269 761-284 156 Summa Kostnader -67 986-129 508-138 106 Summa RR -2 785-1 665-10 150 Summa RR -1 722-2 572-5 254 Summa RR -1 062 907-4 895
STYR 2016/xxxx 2016-12-07 Fysiska institutionen Jämställdhets-, mångfalds- och likabehandlingsplan för Fysiska institutionen 2017 Denna plan beskriver det planerade arbetet vid Fysiska institutionen för jämställdhet, mångfald och likabehandling. Det bygger på de policys och planer som upprättats på högre nivå och institutionen ska följa, nämligen: 1. Lunds universitets policy för jämställdhet, likabehandling och mångfald (Dnr 2011/177) som beslutades 2011-09-08 och gäller tillsvidare. Benämns i fortsättningen LU:s policy för JLM. http://www.medarbetarwebben.lu.se/sites/medarbetarwebben.lu.se/files/lun ds-univeritets-policy-for-jamstalldhet-likabehandling-och-mangfald.pdf 2. Lunds universitets plan för likabehandling av studenter (Dnr 2014/159) som beslutades 2016-03-31 och gäller för kalenderåret 2016. Benämns i fortsättningen LU:s likabehandlingsplan. www.medarbetarwebben.lu.se/sites/medarbetarwebben.lu.se/files/likabehan dlingsplan-for-studenter-vid-lunds-universitet-2016.pdf 3. Naturvetenskapliga fakultetens plan för jämställdhet och lika villkor 2015 (DNR STYR 2014/1075) som beslutades 2014-12-15 och gäller för kalenderåret 2015. Benämns i fortsättningen NF:s JOL-plan. http://issuu.com/naturvetenskap/docs/jamsta lldhetsplan 4. LTH:s handlingsplan för jämställdhet, likabehandling och mångfald (Dnr 2012-1679) som beslutades 2012-10-01 och gäller för kalenderåret 2015. Benämns i fortsättningen LTH:s JLM-plan. http://www.lth.se/fileadmin/lth/omlth/jamstalldhet/handlingsplan_foer_jae mstaelldhet_likabehandling_och_maangfald_2012-2016 dnr_lth_2012-1679_.pdf Med utgångspunkt från dessa och tidigare styrdokument, formulerade Fysiska institutionen en plan för åtgärder under 2015/16 som i detta dokument uppdaterats för 2017. Rubrikerna nedan följer de områden som listas i LU:s policy för JLM.
1. Diskriminering Fysiska institutionen har nolltolerans mot diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling. Detta ska manifesteras genom ett aktivt arbete för att förebygga att diskriminering förekommer vid institutionen. Samtidigt ska det finnas en beredskap för att särbehandling trots allt sker. Det krävs därför en tydlig och rättssäker hantering av anmälda fall. Mål 1: Fysiska institutionen ska arbeta aktivt för att förebygga diskriminering. Diskussion: Lunds universitet genomförde 2014 ett Diskrimineringsskyddsprojekt, där bland annat ett utbildningsmaterial framtogs. Diskrimineringsombudsmannen har många exempel på material som kan användas. Vid Lunds universitet erbjuds utbildningspaketet Se Människan. Det finns därför ett rikt utbud av utbildningsmaterial att använda. Åtgärder: Varje avdelning vid institutionen skall genomföra minst ett förebyggande projekt mot diskriminering och kränkande särbehandling under 2017, antingen med utgångspunkt i det projekt som genomförts 2016 eller ett nytt. JOL-gruppen och institutionsledningen agerar stöd för att föreslå och samordna projekt. Projekt kan samordnas och upprepas mellan flera avdelningar. Ansvariga: Avdelningsföreståndare. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JOLgruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Varje avdelning förutsätts avsätta tid och medel för projektet. Mål 2: Hanteringen av diskrimineringsärenden skall vara tydlig och säker. I alla lägen skall hänsyn tas till den som anser sig diskriminerad. Diskussion: Fysiska institutionen och den akademiska världen i stort är inget undantag, utan den riskerar att präglas, som resten av samhället, av kränkningar av människors värdighet. När detta händer, är det viktigt att hanteringen av ärenden inte skuldbelägger eller offergör, utan fokus är på att åtgärda och avhjälpa den uppkomna situationen. Åtgärder: Institutionsledningen utformar och distribuerar en beskrivning av handlingsordningen vid anmälan av diskriminering. Informationen skall finnas i JOL-gruppens WEB-information och skall också direkt kommuniceras till anställda och studenter t ex genom affischering. Ansvariga: Prefekter och studierektorer. 2
Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JOLgruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Eventuella kostnader tas från Fysiska institutionens JOL-medel 2. Likabehandling Likabehandling definieras som likabehandling av studenter. Det betyder att ett brett antal åtgärder hamnar inom detta område, som berör samtliga diskrimineringsgrunder. Det är viktigt att detta inte medför att man separerar åtgärder för studenter och anställda, eftersom de ofta sammanfaller. Mål 1: Fysiska institutionen skall aktivt arbeta för likabehandling av studenterna, genom olika former av information och deltagande i projekt. Mål 2: Fysiska institutionen ska erbjuda möjlighet för alla studenter och anställda att öka sin genusmedvetenhet, speciellt vad det gäller sambandet mellan genus och fysik. Diskussion: Vid Lunds universitet finns ett antal projekt som redan bedrivs för likabehandling, men som behöver stöd på lokal nivå där kan en stor institution som Fysiska institutionen vara ett föredöme. Det är också viktigt att information och utbildning av lärare för en mera inkluderande utbildning prioriteras. Detta innebär bland annat att lärare är medvetna om och att studenter erbjuds möjligheten att lära sig om genusmedveten utbildning och ett genusperspektiv för fysik. Åtgärd 1: Fysiska institutionen erbjuder under 2017 kursen Genus i Naturvetenskap och Teknik. Från 2017 planeras kursen att ges på dagtid. Studenter och lärare är välkomna att anmäla sig till kursen. Ansvarig: Studierektorer. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JOLgruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Naturvetenskapliga fakulteten stödjer kursen, men resterande medel tas ur utbildningsbudgeten. Åtgärd 2: Fysiska institutionen stödjer aktivt IDAHOT-dagen, genom att sprida information om det program som anordnas centralt och hissar regnbågsflaggan den 17:e maj. Ansvarig: Prefekten. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JOLgruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. 3
Budget: Informationsspridning kan ske genom institutionens vanliga kanaler. Åtgärd 3: Samtliga lärare och annan personal involverad i undervisningen skall vara medvetna om studenternas rättighetslista http://www.lu.se/sites/www.lu.se/files/handbok-rattighetslistan-webb.pdf Denna skall implementeras och under 2017 skall en fortsatt översyn ske och institutionen åtgärda eventuella brister. Ansvariga: Studierektorer och prefekter med hjälp av skyddsombud. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JOLgruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Detta arbete faller inom den normala utbildningsbudgeten. Åtgärd 5: Hinder i studiemiljön ska undanröjas så att alla studenter har likvärdiga möjligheter att genomföra sina studier. Under 2017 skall en fortsatt inventering av lokaler vid Fysiska institutionen ske vad det gäller tillgänglighet konkret kan det innebära ytterligare anpassning för rullstol, hörselslingor/högtalare etc. Det är viktigt att de redskap som finns också används. Institutionen ska därför anordna information om inkluderande undervisning regelbundet. Ansvarig: Studierektorer och institutionsledning. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JOLgruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Detta arbete faller inom den normala utbildningsbudgeten. 3. Rekrytering, befordran, ledarskap, löner och anställningsvillkor Det är viktigt att på alla nivåer arbeta aktivt för en balanserad könsfördelning i ledande befattningar och beslutande organ. Samtliga anställda ska erbjudas möjlighet till en aktiv karriärplanering och ett stöd i etablering av nätverk. Mål: Fysiska institutionen ska skapa förutsättningar för en jämn könsfördelning på alla ledande befattningar och inom alla beslutande organ. Institutionen ska också aktivt arbeta för att anställda ska beredas möjlighet till utveckling och en meningsfull karriär. Diskussion: Det är väldokumenterat att det förekommer bias vid bland annat utseende av ledare, befordran och tjänstetillsättning. Det är därför viktigt att skapa en medvetenhet om denna implicita bias och skapa förutsättningar för ett mera jämställt val av personer till olika befattningar. 4
Åtgärd 1: Fysiska institutionen ska aktivt arbeta för att underlätta underrepresenterade grupper att ta ledningsuppdrag. Ansvarig: Prefekt Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JOLgruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Inga kostnader beräknas för detta. Åtgärd 2: Prefekter eller av prefekten delegerad ledare ska genomföra karriärssamtal för att diskutera möjligheter och taktiker för karriär för alla anställda. Ansvarig: Prefekter och avdelningsföreståndare. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JOLgruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: - Åtgärd 3: Fysiska institutionen ska verka för att man vid tjänstetillsättningar utnyttjar till exempel jämställdhetsintervall (definierat som 40/60 vid LU) för att förbättra mångfalden bland de anställda. Ansvarig: Prefekter och avdelningsföreståndare. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JOLgruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: - 5
8 december 2017 Institutionsstyrelsen Fysiska institutionen Professor Knut Deppert Prefekt Förslag till beslut Under årens lopp har det bildats ett flertal olika arbetsgrupper inom institutionen. Då det är oklart huruvida alla grupper formellt har avslutats och då vi dessutom byter styrelse vid årsskiftet beslutas att samtliga arbetsgrupper avslutas. I tjänsten Knut Deppert Prefekt Postadress: Box 118, 221 00 LUND Besöksadress: Professorsgatan 1 Leveransadress: Sölvegatan 14, S-223 62 LUND Telefon: 046-222 7670 E-post: prefekt@fysik.lu.se Internet: http://www.fysik.lu.se