Dokumenttyp Protokoll möte FJL-Styrgrupp Status Godkänt Identitet BoV: 3520/2015 Version 1.0 Sid 1 (6) Versionsdatum 2016-04-26 Protokoll 2016-04-20 (1:2016) Närvarande per telefon Styrgrupp Anette Löfgren, enhetschef plan och byggenheten, Boverket, ordförande, beställare av Boverkets del Abdellah Abarkan, BTH Jenni Wehrmann, enhetschef bygglov Helsingborgs stad Mats Löfgren, IT-chef, Höganäs kommun Rolf Carlsson, samhällsbyggnadschef, Höörs kommun Ann-Sofie Eriksson, SKL, anslöt 15:02 Maria Rydqvist, projektkoordinator, föredragande 1. Mötets öppnande Anette öppnar mötet och hälsar alla välkomna till mötet. 2. Val av protokolljusterare Abdellah Abarkan, BTH, valdes via per-capsulam-beslut 160210 till att vara förste justerare av mötesprotokollet. Inga ändringar 3. Godkännande av dagordning 1. Ordförande hälsar alla välkomna (Anette Löfgren) 2. Start av mötet 3. Val av justerare 4. Redovisning av per-capsulam-beslut 160210 5. Presentation av Får jag lov?-projektet Maria föredragande 6. Diskussion och styrgruppens beslut om fortsättning 7. Nästa möte (17 maj) Den utskickade dagordningen godkändes. 4. Redovisning av per-capsulam-beslut 160210 Beslutet innebar att styrgruppen bildades. Efter beslutet har Ann-Sofie Eriksson, SKL, kommit med i styrgruppen. Anette Löfgren, Boverket, valdes till ordförande
Protokoll 2016-04-20 (1:2016) 2 Justerare ska rotera i styrgruppen, BTH börjar Projektkoordinator fick mandat att gå ut och informera om projektet, kontakta presumtiva nya parter samt engagera fler parter till projektet. Flera parter har tillkommit efter beslutet att det var OK att andra parter var välkomna. Vilka som tillkommit kommer att framgå av presentationen under punkt 5 Beslut fattade under punkt 4 Styrgruppen godkänner rapporteringeringen och lägger beslutet till handlingarna. 5. Presentation av Får jag lov?-projektet Handling utskickad 160413 Maria föredrar presentationen som skickades ut 13 april. Nedan följer tillägg som inte finns med i presentationen som skickades ut, se fil 160413 Får jag lov till styrgrupp.pdf. Den ligger även på trello.com för styrgruppen: https://trello.com/c/ir4uxbmf verksamt.se/kommun Maria gör en kort presentation av verksamt.se/kommun. Bilägger en presentation av projektet till protokollet, se fil 160406 verksamt.pdf. Presentationen höll Anders Persson, Governo, vid träffen för leverantörer 2016-04-06. Den ligger även på trello.com för styrgruppen: https://trello.com/c/ir4uxbmf Beslut fattade under punkt 5 Styrgruppen fattar beslut att godkänna presentationen och lägga den till handlingarna. 6. Diskussion och styrgruppens beslut om fortsättning Styrgruppen diskuterade innehållet i presentationen. Nedan följer anteckningar från diskussionen. För att förenkla läsning har Maria sammanfört diskussionerna ämnesvis. Komplexitet i innehållet Styrgruppen tog upp problematiken med många parter och komplexiteten i projektet. Det är viktigt att säkerställa att projektet når framgång. Om vissa e-tjänster är beroende av yttre faktorer, som exempelvis lagändringar, hur säkerställer vi att vi når delframgångar? Maria redogjorde för hur arbetsgrupperna tänkt. Vi har tänkt två sätt att utveckla e-tjänsterna i etapper: Dels att vi först utvecklar e-tjänster som fungerar inom ramen för nu gällande lagstiftning. Därefter kommer e-tjänster där någon av de ingående parterna rår över ändring som behöver göras, som exempelvis Boverket och BBR-ändringar som ev. kan behövas. Sist kommer e-tjänster som kräver ändringar som ligger utanför projektetparternas ansvarsområde. Exempelvis ändring av PBL.
Protokoll 2016-04-20 (1:2016) 3 Dels att tjänsterna ska vara fristående så att kommuner kan välja vilka ingående delar de kan sätta i drift. Kommuner som har digitalt underlag som behövs för exempelvis sandlådan ska ändå kunna använda tjänster som guide, ansökan, kontrollplan etc. Helsingborgs kommun har tittat översiktligt på vad som behövs för att sandlådan ska fungera och det är bland annat digitala planer, måste komma åt arkivhandlingar, tydliga fastighetsgränser (idag är de ibland upp till en meter fel). Om inte underlag finns blir tjänsten omöjlig att använda. Avgränsning Styrgruppen menade att var arbetsgrupp bör göra en avgränsning av sitt område: vad ska arbetet omfatta respektive inte. Projektet bör fokusera på att bygga de grundläggande funktionerna. Det är också viktigt att få en tydlig avgränsning till andra projekt som verksamt.se/kommun. Koppling till verksamt.se/kommun Styrgruppen tog upp kopplingen till verksamt.se/kommun och hur det ska ske i de fall en som använder restaurangtjänst behöver söka bygglov. Om det ska ske ett samarbete kanske det behöver formaliseras på något sätt, exempelvis federation. Maria berättar att diskussioner förs om att tjänsten ska koppla över till bygglovstjänsten som tas fram inom Får jag lov. Fortsatta diskussioner behövs för att formalisera samarbete och få fram vad Får jag lov ska göra och inte. Får jag lov ska dra nytta av verksamt.se/kommun:s arbete. Inga dubbelarbeten ska ske. Budget Styrgruppen menar att budget och projektplanering måste utgå ifrån vad som behovs i projektet. Det här projektet ska ha det här som mål och då behövs detta: Det gäller att titta på relevansen vad har parterna att bidra med i projektet? Det är bra om det finns en kärna i projektet som har den kompetens som behövs. Andra parter, som övriga kommuner, kan vara remissinstanser, någon form av informationsgivare som kan bidra med information. Kommuner behöver underlag för beslut i början av maj. Maria har därför tagit fram förslag på budget baserat på det upplägg av projektet som framgår av presentationen som styrgruppen fått. Maria fortsätter att titta på budget. Respektive arbetsgrupp måste se över vilken kompetens som behövs. Bemanning bör ligga på 3-5 personer per grupp. I första hand ska bemanning ske från de parter som i dag är engagerade i projektet. Om inte det går måste kompetens lösas på annat sätt: konsult eller att en annan part bjuds in. När det gäller att testa lösningar som tas fram menar styrgruppen att det är de idag ingående parterna som testar i första hand. Styrgruppen diskuterade men kom inte fram till förslag för finansiering av testkommuner som inte är engagerade i dag. Det kan kosta med tester samtidigt som det kan vara en fördel för den kommun som testar att få göra det. De kommuner som bidrar ekonomiskt kanske inte vill eller ska behöva stå för testkostnad. Detta är en fråga som måste ingå i affärsmodellen.
Protokoll 2016-04-20 (1:2016) 4 Affärsmodeller Styrgruppen diskuterade olika sätt att vara delaktig i projektet. Det kan finnas flera möjligheter att bidra: Lägga tid i arbetsgrupper, 0,5-1 tjänst. Det är lättare för kommuner att gå in med 0,5-1 tjänst eftersom det då går att ta in ersättare. Bidra till IT-utveckling genom att bidra med pengar. Detta är bra för de som inte har möjlighet att lägga ner tid i projektet. Denna variant behöver diskuteras vad gäller utformning; ska det vara medlemsavgift med fördelningsnyckel av något slag? För stora kommuner kan en insats om 100 kkr vara litet, för små kommuner är det mycket. Vi behöver hitta en trovärdig fördelningsmodell (fördelningsnyckel). SKL har använt olika typer av sätt för kommuner att delta i projekt (exempelvis projektet lokalbokning). SKL skickar över information (affärsmodell, fördelningsnyckel) till Maria. Vi måste vara tydliga med att tala om vad man får om man är med. Det är möjligt, menar styrgruppen, att parterna får medverka som koordinatorer/stöd, referenser utan ersättning från projektet och därmed Vinnova. Det är något som får övervägas när vi ser omfattningen av projektet. Även om det kostar tid och pengar att delta på den nivån. Antal parter Styrgruppen menar att projektet inte får bli för stort. Det bör inte vara för många parter. Om de som är engagerade nu fortsatt vill satsa i projektet kan det räcka med dessa. Styrgruppen bör sätta upp villkoren för parter som vill medverka efter det att ansökan till steg 2 är inlämnad. Det vill säga parter som vill medverka i projektet utan finansiering från Vinnova. Styrgruppen menar att det kommer att krävas god information och kommunikation till alla parter som på något sätt är engagerade i projektet. De parter som inte medverkar i arbetsgrupper utan är referenspart eller koordinator ska ändå veta och känna till vad som händer och kunna följa utvecklingen. På så sätt ser de hur deras insats (pengar) används. Det behöver inte vara möten, med dagens teknik kan man ha tätare utbyte. Särskilt om leverantörer Styrgruppen menar att leverantörerna är viktiga parter. De bör vara med och vara delaktiga i utvecklingen och då också vara med och bekosta utvecklingen. e-arkiv Styrgruppen menar att e-arkiv är en viktig fråga för projektet. Problemet är tillgång till kompetens. Ingen av de kommuner som är med idag har möjlighet att släppa en arkivarie till projektet. Ska projektet famna e- arkiv krävs förmodligen konsultinsatser. Inom SKL pågår andra projekt som också rör e-arkiv. SKL tar med sig frågan och undersöker vilka möjligheter som finns att samarbeta. Underlag till kommuner Maria ska senast 4 maj skicka underlag till kommunerna för deras interna beslutsprocess och som underlag till beslut om medverkan i steg 2.
Protokoll 2016-04-20 (1:2016) 5 Maria skickar detta underlag till styrgruppen den 27 april för synpunkter. Eventuella synpunkter från styrgruppen skickas till Maria senast 2 maj. Beslut om fortsättning Styrgruppen har möjlighet att när som helst avbryta arbetet med förstudien. Styrgruppen beslutar att inte avbryta projektet i detta läge utan beslutar att arbetet med förstudien ska fortsätta. Beslut fattade under punkt 6 Projektkoordinator ska ta fram underlag till beslut om medverkan i steg 2. Underlag skickas till styrgruppen 27 april. Styrgruppen har till 2 maj möjlighet att lämna synpunker på underlaget som skickas till de idag medverkande parterna 4 maj. Styrgruppen beslutar att inte avbryta projektet i detta läge utan beslutar att arbetet med förstudien ska fortsätta. 7. Mötesplan 2016 Inplanerade möten: 2016-05-17 klockan 08:30-09:30 telefonmöte 2016-06-08 klockan 10:00-11:30 telefonmöte 2016-08-23 klockan 08:00-09:30 telefonmöte Beslut fattade under punkt 7 Nu gällande mötesplan kvarstår. 8. Övriga frågor Inga övriga frågor. Beslutspunkter Nedan listas de beslut som fattades under mötet. Numren följer dagordningen och protokollet ovan. 4. Styrgruppen godkänner rapporteringeringen och lägger beslutet till handlingarna. SPF. 5. Styrgruppen fattar beslut att godkänna presentationen och lägga den till handlingarna. 6a. Projektkoordinator ska ta fram underlag till beslut om medverkan i steg 2. Underlag skickas till styrgruppen 27 april. Styrgruppen har till 2 maj möjlighet att lämna synpunker på underlaget som skickas till de idag medverkande parterna 4 maj. 6b. Styrgruppen beslutar att inte avbryta projektet i detta läge utan beslutar att arbetet med förstudien ska fortsätta. 7. Nu gällande mötesplan kvarstår. Mötet avslutas Anette tackar för visat intresse. Mötet avslutas klockan 16:10 ---------------
Protokoll 2016-04-20 (1:2016) 6 Vid protokollet Maria Rydqvist Justeras den 26 - april 2016 via e-post /Abdellah Abarkan, BTH
Får jag lov? mot automatiserade bygglov Styrgruppsmöte Dagordning 1. Ordförande hälsar alla välkomna (Anette Löfgren) 2. Start av mötet 3. Val av justerare Först ut är Abdellah Abarkan (i enlighet med per-capsulam-beslut) 4. Redovisning av per-capsulam-beslut 160210 Styrgruppen bildades (efter beslutet har Ann-Sofie Eriksson, SKL, kommit med i styrgruppen) Anette Löfgren, Boverket, valdes till ordförande Justerare ska rotera i styrgruppen, BTH börjar Projektkoordinator fick mandat att gå ut och informera om projektet, kontakta presumtiva nya parter samt engagera fler parter till projektet. flera parter har tillkommit efter beslutet att det var OK att andra parter var välkomna. Vilka som tillkommit kommer att framgå av presentationen under punkt 5 5. Presentation av Får jag lov?-projektet Maria föredragande 6. Diskussion och styrgruppens beslut om fortsättning 7. Nästa möte (17 maj) Kallade: Anette Löfgren, Boverket Abdellah Abarkan, BTH Jenni Wehrmann, Helsingborgs kommun Mats Löfgren, Höganäs kommun Rolf Carlsson, Höörs kommun Ann-Sofie Eriksson, SKL Föredragande: Maria Rydqvist, Boverket 1
Ett Vinnova-projekt Får jag lov? -projektet är ett Vinnova-projekt inom UDI-utlysningen: Utmaningsdriven Innovation Projektet startades av fem parter: Kommunerna Helsingborg, Höganäs & Höör samt Blekinge Tekniska Högskola och Boverket Får jag lov? -projektet har fått pengar av Vinnova för att etablera vad vi vill göra (förstudie) Får jag lov? -projektet ska till sommaren söka mer pengar av Vinnova för att skapa e-tjänster Vad vi har gjort sedan starten Utvecklat vision, målbild och leveranser Utvecklat arbetspaketen från ansökan som nu ersatts av arbetsgrupper Börjat skissa på budget och projektupplägg Haft workshop i Ystad två dagar 38 respektive 37 deltagare. 14 kommuner, Boverket, Lantmäteriet, Sydarkivera, Villaägarnas riksförbund, Högskolan Dalarna Haft dialogmöte med verksamt.se/kommun Haft informationsmöte med leverantörer 25 deltagare från 15 företag samt två kommuner och verksamt.se/kommun (SKL) Sprider information om projektet Vinnovakonferens ULI arbeta smart Geodatasamverkan Skåne Kommande: Kartdagarna Offentliga rummet Planhandläggardagarna Sundsvall 42 2
Vision & målbild Vision Fler bostäder på kortare tid Målbild Snabbare från idé till färdig byggnad genom rättssäker och pedagogisk process som fungerar i hela landet Önskat slutresultat Ta fram e-tjänster med öppna standardiserade gränssnitt. E-tjänsterna är öppna för alla att använda och vidareutveckla Informationen i samhällsbyggnadsprocessen är strukturerad och tillgänglig i karta Nu är det dags! Får jag lov? är ett projekt som ska skapa e-tjänster för att stimulera samhällsbyggandet genom att 1. underlätta för intressenter att hitta byggbar mark över hela landet på ett enkelt sätt 2. utveckla e-tjänster för bygglov från ansökan och fram till slutbesked. 3
En två stegs-raket För att finansiera projektet kommer vi att arbeta i en tvåstegsraket som Vinnova finansierar Steg 1 där vi är nu Att knyta till oss aktörer och få ner på papper vad vi tillsammans vill göra. I detta steget ingår även att söka pengar till Steg 2 Steg 2 Att ta fram e-tjänster för bygglovsprocessen från ansökan fram till slutbesked Steg 1 Steg 2 Vinnova - tidsperspektiv Steg 1 pågår fram till 18 augusti 2016 Steg 1 Steg 2 pågår från november 2016 till januari 2019 Efter 2018 måste parterna hitta alternativ finansiering för att utveckla nya delar och förvalta de befintliga delarna. Steg 2 4
Nyttor mer att vara med Genom att vara med i steg 1 har aktörer utrymme att påverka riktlinjer som vi kommer att använda i steg 2, som exempelvis att belysa sina utmaningar på området påverka budget och vara med och söka bidrag för sin insats (50 procent) Genom att vara med i steg 2 har aktörer utrymme att påverka slutprodukten/slutprodukterna, ta höjd för olika behov. Nyttor av e-tjänsten Mindre tid för rådgivning, mer tid för handläggning. I utvecklandet av e-tjänsten ingår en guide som vägleder sökanden genom tjänsten. Den administrativa processen går snabbare. E-tjänster kräver inte lika mycket manuell administration. Lättare för de intressenter som har fler bygglovärenden genom att de får lättöverskådlig information om vilka ärenden man har och var de befinner sig i bygglovprocessen. 5
Varför det krävs samverkan Utveckling av digitala lösningar begränsas idag av avsaknad av: digital information, gemensamma standarder, helhetssyn och överenskommelser om hur informationen ska utbytas. För att uppnå detta behövs en bred samverkan mellan kommuner, stat och marknadens parter. Ju fler aktörer desto större chans att lyckas. Ansvarsområden begränsar Länsstyrelsen Boverket Plan- och bygglagstiftningen Service till medborgare Bygglovhandläggning PBL-tillämpning, Kommuner Byggherrar Programvaruleverantörer Centrala myndigheter Lantmäteriet Underliggande information Intresseorganisationer Utbildningsinstanser Medborgare Kunder 6
Engagerade/samarbetspartners (160405) Kommuner Halmstad Heby Helsingborg Höganäs Höör Karlshamn Lund Sala Uppsala Vallentuna Vellinge? Ystad Örebro Statliga myndigheter Boverket Bredbandsforum Lantmäteriet Utbildningsinstanser Blekinge tekniska högskola Högskolan Dalarna Lunds universitet Intresseorganisationer SABO SKL TMF Villaägarnas riksförbund Andra liknande projekt Sydarkivera Verksamt.se/SKL Leverantörer ABOU AGENCY9 CAD-Q CGI EDP Consult AB mittbygge.se Prosona S-GROUP Solutions TEKIS VIANOVA Systems AB Önskvärda aktörer att få med eller sammarbeta med Kommuner Så många som möjligt! Statliga myndigheter Länsstyrelsen Trafikverket Naturvårdsverket (med flera) Intresseorganisationer/samverkansprojekt BYGGLOVALLIANSEN esamverkan Västernorrland FSB FSBS IQ Samhällsbyggnad Sambruk Smart Built Environment STADSBYGGNADSBENCHEN STORSTHLM Stockholm Business Alliance Utbildningsinstanser Linnéuniversitetet Andra liknande projekt - Leverantörer Adtollo Digpro EssVision AB EVRY AB Formpipe Software NordicPeak Sightline SOLARPLEXUS IT Tieto T-KARTOR Trimble (fd Tekla) VISMA 7
Strategi och delresultat Vi arbetar i fem arbetsgrupper: Informationsmaterial kommunikation Sandlåda, förmaket, eget utrymme en yta för sökanden att leka och prova fram sin lösning innan hen trycker på lämna-in-ansökan -knappen Informationsberoenden klassning av information, beroenden, begrepp, juridik Guide/navigator stöd, råd och hjälp till sökanden/kunden Utveckling av e-tjänster ta fram förslag på e-tjänst(er) Vi behöver även arbeta med: FGS förvaltningsgemensamma specifikationer Slutresultat av förstudien är Slutrapport lämnas in senaste 18 augusti 14.00 ansökan steg 2 lämnas in senast 25 augusti 14:00 Arbetsformer Hela projektet och arbetsgrupperna arbetar i en öppen projektplattform https://trello.com/ Medverkande organisationer sätter till resurser i projektets förstudie efter förmåga 8
Arbetsgruppernas ansvarsområden - förstudie Informationsmaterial kommunikation tar nu under förstudien fram informationsmaterial som kan ligga till grund för beslut om medverkan Guide/navigator ska beskriva vad som behöver göras för att ta fram stöd, råd och hjälp till sökanden/kunden. Ska beskriva vad som krävs för att Boverket ska kunna leverera bastjänst/er från PBL Kunskapsbank. Sandlåda, förmaket, eget utrymme ska beskriva vad som behöver göras för att utveckla en yta för sökanden att leka och prova fram sin lösning innan hen trycker på lämna-in-ansökan -knappen Informationsberoenden ska beskriva vad som behöver göras för att vi ska kunna klassa information, hantera och definiera beroenden, begrepp, juridik. Ska beskriva hur samverkan ska ske med Smart Built-projektet 3D-strategi för Geodata (Lunds universitet). Ska beskriva tänkbart forskningsprojekt i samverkan med Lunds universitet och Blekinge Tekniska Högskola om framtidens informationshantering av statliga intressen. Utveckling av e-tjänster ska utvärdera Riges-kommunernas 16-tjänster och vilka ytterligare tjänster som behövs (ex. analysverktyg planinformation, kontrollplan). Ska beskriva hur samverkan ska ske med verksamt.se/kommun. Deras lösningar ska användas av FJL där det är lämpligt. Inga parallella lösningar ska tas fram. Ska beskriva hur samarbete kan ske med Högsklan i Dalarna vad gäller praktisk utveckling av e-tjänster och Linköpings universitet vad gäller användbarhet etc. Ska även ta fram förslag på förvaltning. E-arkiv ska beskriva hur arbetet med att ta fram mall för dokumenthaneringsplan, informationskartläggning och specifikationer (FGS:er) för e-arkivering av bygglovärenden (fram till slutbesked) för bygglovärenden ska ske. Ska beskriva hur samverkan med Sydarkivera ska gå till. Ska även ta fram förslag på förvaltning. Arbetsgruppernas ansvarsområden steg 2 Informationsmaterial kommunikation håller informationsmaterial uppdaterat, tar fram presentationsmaterial, sköter minnesanteckningar, kommunikation externt och internt. Guide/navigator tar fram stöd, råd och hjälp till sökanden/kunden Sandlåda, eget utrymme ska utveckla en yta för sökanden att leka och prova fram sin lösning innan hen trycker på lämna-in-ansökan -knappen Informationsberoenden hanterar klassning av information, beroenden, begrepp, juridik. Utveckling av e-tjänster ta fram förslag på e-tjänst(er) baserat på Riges-kommunernas 16-tjänster men även verktyg för analys av planinformation, kontrollplan etc. Samverkan ska ske med verksamt.se/kommun. Deras lösningar ska användas av FJL där det är lämpligt. Inga parallella lösningar ska tas fram. E-arkiv ska med stöd av Sydarkivera ta fram mall för dokumenthaneringsplan, informationskartläggning och specifikationer (FGS:er) för e-arkivering av bygglovärenden (fram till slutbesked) 9
Förslag på struktur på projektet Projektledning Arbetsgrupper (AG) Koordinatorer/ stöd Projektledning Projektledare (80% tjänst) Administratör (20%) Ekonom (10%) Arbetsgrupper (AG) 3-7 personer/ag Information/PR Guide/rådgivningsfunktion Sandlåda / eget utrymme Informationsberoenden Utveckling av e-tjänster e-arkiv Förslag på struktur på projektet Ansvarig 80 % tjänst Medlemmar Medverkande från parter efter intresse 30-50 % tjänst/medlem Koordinatorer/ stöd Representant från parter efter intresse För information till och från AG. Säkerställer att det AG gör fungerar i sin organisation 10 20 % per part Referensorganisationer/personer Referensorganisationer/personer Lämnar input till AG, testar lösningar Gör det på egen d & medel 10
Förslag struktur på arbetsgrupp information/pr Boverket (Informatör) Medlemmar i AG Boverket (projektassistent)?? Kommun? Övriga parter Koordinatorer/ stöd Ska före ut informationen i sin organisation Alla medverkande parter! Andra kommuner Bredbandsforum - kommunikationsvägar ut till regionala bredbandskoordinatorer och fiberföreningar, Fler? Förslag struktur på arbetsgrupp guide Vallentuna kommun (Yvonne Fredriksson) Medlemmar i AG Kommun? Boverket (PBL Kunskapsbank, plan, bygglov, byggprocess,) Villaägarnas riksförbund Koordinatorer/ stöd Ska testa guiden i sin organisation Kommunerna Halmstad, Helsingborg, Höganäs, Höör, Karlshamn, Lund, Sala/Heby, Sundsvall, Uppsala, Vellinge, Ystads, Örebro E-samverkan SKL SABO TMF BTH Högskolan Dalarna Linköpings universitet Fler? Ansvarig Referensorganisationer/personer Ansvarig Referensorganisationer/personer Andra kommuner Bredbandsforum Fler? 11
Förslag struktur på arbetsgrupp sandlåda Ansvarig Höganäs kommun (Johan Lingebrant) Medlemmar i AG Halmstads Kommun Helsingborgs kommun Sala/Heby kommun Ystads kommun Boverket (plan, bygglov, byggprocess) BTH (PBL-juridik) Högskolan Dalarna (tjänstedesigner) Koordinatorer/ stöd Kommunerna Höör, Karlshamn, Lund, Sundsvall, Uppsala, Vallentuna, Vellinge, Ystads, Örebro E-samverkan Linköpings universitet Lunds universitet SABO TMF Villaägarnas riksförbund Fler? Andra kommuner Bredbandsforum Byggbolag Medborgare som söker bygglov som väljer att göra det digitalt (får valmöjlighet) Fler? Förslag struktur på arbetsgrupp informationsberoende Höör kommun (Trine Nykjär Strunck) Medlemmar i AG Lunds kommun Ystads kommun Boverket (ÖP& dp-planinformation) BTH (PBL-juridik) Lunds universitet (informationsstruktur, 3D-strategi för Geodata ) Lantmäteriet (informationsmängder) Länsstyrelsen (WKP) Koordinatorer/ stöd Ska säkerställa att informationshanteringen passar sin organisation Kommunerna Halmstad, Helsingborg, Höganäs, Höör, Karlshamn, Sala/Heby, Sundsvall, Uppsala, Vallentuna, Vellinge, Örebro E-samverkan Trafikverket BTH Högskolan Dalarna Lunds universitet Ska testa sandlådan i sin organisation och ITmiljö Referensorganisationer/personer Ansvarig Referensorganisationer/personer Andra kommuner Bredbandsforum Fler? 12
Förslag struktur på arbetsgrupp e-tjänst Halmstads kommun (Per-Olav Gramstad) Medlemmar i AG Petronella Enström (Sundsvalls kommun) Uppsala kommun (koppling verksam.se/kommun) Örebro kommun (koppling verksam.se/kommun) Boverket (kontrollplan, bygglovs-och byggprocess) Högskolan Dalarna (tjänstedesigner) Lantmäteriet (informationsmängder) Koordinatorer/ stöd Ska testa e-tjänsterna i sin miljö Kommunerna Helsingborg, Höganäs, Höör, Karlshamn, Lund, Sala/Heby, Vallentuna, Vellinge, Ystad E-samverkan Länsstyrelsen SKL SABO TMF Trafikverket Villaägarnas riksförbund BTH Linköpings universitet Lunds universitet Andra kommuner Bredbandsforum Byggbolag Medborgare som söker bygglov som väljer att göra det digitalt (får valmöjlighet) Förslag struktur på arbetsgrupp e-arkiv???kommun (arkivarie) Medlemmar i AG Kommun? Boverket (PBL Kunskapsbank, plan, bygglov, byggprocess) Koordinatorer/ stöd Ska testa FGS:erna i sin organisation Kommunerna Halmstad, Helsingborg, Höganäs, Höör, Karlshamn, Lund, Sala/Heby, Sundsvall, Uppsala, Vallenuna, Vellinge, Ystads, Örebro E-samverkan Sydarkivera Fler? Ansvarig Referensorganisationer/personer Ansvarig Referensorganisationer/personer Andra kommuner Riksarkivet Fler? 13
Mer information om projektet: På dpbl- wikin https://dpbl.boverket.se/index.php/får_jag_lov På Vinnovas webbsida http://www.vinnova.se/sv/resultat/projekt/effekta/2011-01544/far-jag-lov---mot-automatiserade-bygglov/ Projektkoordinator Maria Rydqvist maria.rydqvist@boverket.se Diskussion och styrgruppens beslut om fortsättning Punkter att ta upp Budget och uppföljning av bidrag Resurs som behövs: arkivarie för diskussion med Sydarkivera 14
Nästa möte 17 maj, skype eller telefon 08:30-09:30 Att ta upp: Utkast slutrapport Parter som vill gå vidare in i steg 2 Utkast ansökan? Mötet avslutas Mötet avslutas senast 16:00 15
SVERIGES UTVECKLING - TRENDEN 1 6 11 16 PLACERING FN - EGDI EU 21 26 ÅR FN - OSI 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2015 1 SVERGES UTVECKLING TVÅ GAP ATT FUNDERA ÖVER ENTREPRENÖRIELL UTVECKLING Självständiga myndigheter med: Målformuleringsmandat Utvecklingsmandat Ekonomiskt mandat Juridiskt mandat PLACERING Drar fördel av självständigheten! 1 6 11 16 21 GEMENSAM STAGNATION Behov av strategisk och taktisk ledning för: Gemensamma digitala möten Gemensamma processer Gemensam grunddata Gemensam mjuk infrastruktur Gemensam finansiering Lagstiftningsutveckling Hämmas av självständigheten! UPPSTICKARE SE i EU 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 ÅR 2 1
PILOTUTVECKLING RESTAURANGGUIDE Enklare företagande genom samverkan 2016-03-18 Bakgrunden till projektet Företagarens utmaningar 2
Målbild Transparens Redundans SAMMANSATT BASTJÄNST FÖR GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER Navigation, Koordination Information Transaktion GUIDE/CHECKLISTA INFORMATION E-TJÄNSTER VERKSAMHETSSYSTEM Kommuner som deltar Utvecklingsledningskommun Utvecklings -kommun Resurs Pilot 3
Bakgrunden till projektet Stat och kommun Kommunsverige består av 290 kommuner Medelkommunen har 33 612 invånare 8/10 företag har någon gång kontakt med Statliga kommen myndigheter: Stora organisationer I en kommun med samlade hanteras ärendetyper minst 180 blanketter och stora med transaktionsvolymer små i varje kommun. I kommunerna driftas mellan 150-200 IT-system Mycket Kommuner: få kommuner har e-tjänster som är Stora organisationer integrerade med omfattande med verksamhetssystemen. mängd ärendetyper och små volymer i varje E-tjänster för företag ett eftersatt område: ärendetyp per kommun. Nationellt sett ofta stora Bygglov: 20 % av kommunerna aggregerade volymer. Livsmedelsregistrering: 12 % av kommunerna Serveringstillstånd: 18 % av kommunerna 20 % av kommunerna saknar helt e-tjänster Kommunerna har stort behov av att samverka i) Joined-up problems demand joined up solutions ii) Juridisk utveckling iii) Rättssäkerhet och likabehandling iv)produktivitetsutveckling och informationsförsörjning v) Användbarhet vi) Integrationer och leverantörsrelationer vii) Effektivare användning av resurser 4
Samverkansområdet GUIDEUTVECKLING KOMMUNALA TJÄNSTER SAMMANSATT BASTJÄNST Förutsättningar för samverkan: - Mål och uppdragsstyrning - Finansiering - Juridiska förutsättningar SEKTORSMYNDIGHETER STYRNING OCH BESTÄLLNING Samverkansområdet KOMMUNALA TJÄNSTER GUIDEUTVECKLING Företagarmötet på verksamt.se: - Guide & checklista - Sammanhållande kring förenkling - Behovsfångst - Infrastruktur och arkitektur i samverkan SAMMANSATT BASTJÄNST SEKTORSMYNDIGHETER STYRNING OCH BESTÄLLNING 5
Samverkansområdet GUIDEUTVECKLING KOMMUNALA TJÄNSTER SAMMANSATT BASTJÄNST Information via bastjänsten: - Behovsfångst - Förmedling av information, etapp 1 - Anslutning av kommunala tjänster - Förutsättningar för etapp 2 SEKTORSMYNDIGHETER STYRNING OCH BESTÄLLNING Samverkansområdet KOMMUNALA TJÄNSTER GUIDEUTVECKLING SAMMANSATT BASTJÄNST Validering av information och tjänster: - Legal följsamhet - Standardisering SEKTORSMYNDIGHETER STYRNING OCH BESTÄLLNING 6
Samverkansområdet KOMMUNALA TJÄNSTER GUIDEUTVECKLING SAMMANSATT BASTJÄNST Utveckling av kommunala tjänster - Rekrytering av kommuner - Utveckling av kommunala tjänster - Utveckling av nationell tjänsteplattform - Standardiserade informationsutbyten - Samordning kommunala plattformar SEKTORSMYNDIGHETER STYRNING OCH BESTÄLLNING Fortsättningen 2016 Olika utvecklingstakter 7
Erfarenheter och resultat Från blanketter till tjänster 2 Gemensamt och unikt? Uppgiftens syfte? 5 Kategorisering, ledtexter och e- tjänsteprototyp 6 1 Sammanställning av informationsmaterial 3 Ifrågasättande av unika och gemensamma krav 4 Analys av uppgiftskälla Standardisering av informationsutbyte genom tjänstekontrakt. Testbänkar kommunala tjänster Testbänk 1: SKL Testbänk 2: Halmstad Testbänk 3: Sundsvall 8
Målbild Transparens Redundans SAMMANSATT BASTJÄNST FÖR GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER Navigation, Koordination Information Transaktion GUIDE/CHECKLISTA INFORMATION E-TJÄNSTER VERKSAMHETSSYSTEM Erfarenheter och resultat Från blanketter till standardschema 2 Ensning av uppgifter och informationskrav samt analys av tillgängliga uppgifter från SSBTGU 1 Sammanställning av informationsmaterial 3 Visualisering av informationskrav i prototyp 4 Standardisering av informationsinsamling genom standardschema som underlag för tjänstekontrakt (in/utdata) 9
Kontakta oss gärna! Bengt Svenson, SKL bengt.svenson@skl.se Kristina Ljungdahl, Tillväxtverket kristina.ljungdahl@tillvaxtverket.se Johan Bergsten, Bolagsverket johan.bergsten@bolagsverket.se Anders Persson, SKL (Governo) anders.persson@governo.se 10