Kommunstyrelsens arbetsutskott kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning, ärende 1 15.

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 Kommunstyrelsens arbetsutskott kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning, ärende 1 15. Tid 2014-05-20, kl. 10.00 Plats A-salen, Växjö kommun Fredrik Pettersson Förvaltningssekreterare Ledamöter Bo Frank (M) Åsa Karlsson Björkmarker (S) Per Schöldberg (C) Anna Tenje (M) Nils Fransson (FP) Gunnar Storbjörk (S) Carin Högstedt (V) Ersättare René Jaramillo (KD) Charlotta Svanberg (S) Eva Johansson (C) Ulf Hedin (M) Stefan Bergström (FP) Tony Lundstedt (S) Rose-Marie Holmqvist (S) Tjänstemän Kommunchefen Kanslichefen 1 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 Förteckning över kommunstyrelsens arbetsutskotts ärenden den 20 maj 2014 1 Justering 2 Information om förslag till ett regionalt näringslivssamarbete under arbetsnamnet Småland Business Region 3 Information från ledamöter och ersättare samt från kommunledningsförvaltningen 4 Kallelse till årsstämma i Växjö Teater AB den 21 maj 2014 5 Kallelse till föreningsstämma i Energikontor Sydost den 27 maj 2014 - förra året Nils Fransson 6 Verkställighet av kommunfullmäktiges beslut om meddelarfrihet vid upphandling 7 Avsiktsförklaring för gemensam organisation och gemensamt system för e-akiv 8 Revidering av kommunstyrelsens riktlinjer för säkerhet 9 Nytt personuppgiftsombud för kommunstyrelsen 10 Redovisning av uppdrag till kommunchefen att ta fram en kommunikationsstrategi inför kommande ombyggnationer i stadskärnan (stationsområdet, lasarettet m.m.) 11 Motion om klotter - Anders Lindoff (S) 12 Uppdaterade skyddsföreskrifter för vattenskyddsområde Åryd 13 Länsstyrelsen i Kalmar läns remiss om tillståndsgivning enligt miljöbalken - Vindkraftverk Åshult 2:1 med flera 14 Redovisning av inkomna och besvarade skrivelser av intresse samt inkomna inbjudningar och protokoll 15 Övrigt 2 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 1 Justering 3 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 2 Information om förslag till ett regionalt näringslivssamarbete under arbetsnamnet Småland Business Region 4 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 3 Information från ledamöter och ersättare samt från kommunledningsförvaltningen 5 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 4 Kallelse till årsstämma i Växjö Teater AB den 21 maj 2014 Dnr KS/2014:340 Förslag till beslut Arbetsutskottets beslut 1 Arbetsutskottet utser Stefan Bergström (FP) till Växjö kommuns ombud vid årsstämma i Växjö Teater AB den 21 maj 2014. 2 Ombudet får i uppdrag att rösta för: Fastställelse av resultat- och balansräkning, enligt förslag. Disposition av bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, enligt förslag. Ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör. Fastställande av arvoden till styrelsen och lekmannarevisorer med ersättrare i enlighet med fullmäktiges fastställda arvodesbestämmelser. Bakgrund Växjö kommun har i egenskap av ägare av Växjö Teater AB kallats till årsstämma den 21 maj 2014. 6 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 5 Kallelse till föreningsstämma i Energikontor Sydost den 27 maj 2014 Dnr KS/2014:347 Förslag till beslut Arbetsutskottets beslut 1. Arbetsutskottet utser Nils Fransson (FP) till Växjö kommuns ombud vid ordinarie föreningsstämma i Föreningen Energikontor Sydost den 27 maj 2014. 2. Ombudet får i uppdrag att rösta för: Fastställelse av resultaträkning och balansräkning, enligt förslag. Dispositioner beträffande vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, enligt förslag. Beslut om ansvarsfrihet för föreningens styrelse. Valärenden, enligt förslag. Fastställande av avgifter till föreningen, enligt förslag. Bakgrund Växjö kommun har i egenskap av medlem i Föreningen Energikontor Sydost kallats till ordinarie föreningsstämma den 27 maj 2014. 7 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 6 Verkställighet av kommunfullmäktiges beslut om meddelarfrihet vid upphandling Dnr KS/2014:120 Förslag till beslut Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet uppdrar åt kommunchefen att tillse att upphandlingar i Växjö kommun innehåller en klausul om meddelarfrihet där så är relevant eller möjligt. Bakgrund Kommunfullmäktige har i 72/2014 beslutat att bifalla Åsa Karlsson Björkmarkers (S) motion om meddelarfrihet vid upphandling, innebärande att upphandlingar i Växjö kommun ska innehålla en klausul om meddelarfrihet där så är relevant eller möjligt. 8 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 7 Avsiktsförklaring för gemensam organisation och gemensamt system för e-arkiv Dnr KS/2014:269 Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag 1. Kommunstyrelsen godkänner avsiktsförklaringen. 2. Kommunstyrelsen uppdrar till kommunstyrelsens ordförande Bo Frank och kommunchef Ove Dahl att underteckna avsiktsförklaringen. Bakgrund I dagens samhälle lagras allt mer information i kommunernas IT-system. För att denna information ska kunna bevaras långsiktigt och i enlighet med gällande arkivbestämmelser, har ett behov av e-arkiv uppstått. Att införa ett e-arkiv är resurskrävande och bör därför genomföras i samarbete med andra kommuner. Samarbetet i Kronoberg och Blekinge kring denna fråga startade 2013 med en gemensam förstudie inför införande av e-arkiv. Förstudien följdes av en fördjupad förstudie med bland annat översiktig systeminventering som underlag för systemvärdering och prioritering. I februari 2014 påbörjades arbetet med en konceptstudie som bland annat syftar till att arbeta fram ett konkret förslag på gemensam organisation för e-arkiv. En första förslag till verksamhetsbeskrivning för en gemensam organisation och preliminär budget är nu framtagna. Växjö kommun är genom kommunchefen projektägare för konceptstudien och har också varit det för de båda förstudierna. Projektansvarig är kanslichefen. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 12 maj 2014 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att för att kunna klarlägga förutsättningarna och fortsätta arbetet med en gemensam organisation behöver konceptstudien inhämta information om hur de deltagande organisationerna ser på att gemensamt bilda en organisation för e-arkiv. Avsiktsförklaringen fastställer roller och ansvar och vilka åtaganden den deltagande organisationen tar på sig i arbetet med att bilda en gemensam organisation. Den preliminära kostnaden för en gemensam e-arkivorganisation för Växjö kommun ryms i plan för 2015 och 2016 i budget 2014. Det finns ett intresse kring samverkan också från organisationer i Kalmar län och norra Skåne. Om fler organisationer väljer att samverka kommer också Växjö kommuns kostnader reduceras. 9 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 8 Revidering av kommunstyrelsens riktlinjer för säkerhet Dnr KS/2014:227 Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen antar dokumentet Riktlinjer för säkerhet. Bakgrund Enligt kommunens säkerhetspolicy, antagen av kommunfullmäktige, ska kommunstyrelsen utfärda övergripande riktlinjer inom säkerhetsområdet. Tidigare riktlinjer (KS/2009:407) är i behov av uppdatering. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 23 mars 2014 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att några av de föreslagna ändringarna är redaktionella och andra beror på att frågorna hanteras på andra sätt eller blivit inaktuella. Den mest genomgripande förändringen innebär att kommunen nu föreslås att, i arbetet med informationssäkerhet, utgå från ledningssystemet för informationssäkerhet (LIS) i ISO 27000-serien. Målet är inte att kommunen ska certifiera sig enligt standarden men genom att ha den som utgångspunkt och vägledning bedöms säkerhetsnivån höjas jämfört med dagens utgångspunkt i BITS (basnivå för informationssäkerhet). 10 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 9 Nytt personuppgiftsombud för kommunstyrelsen Dnr KS/2014:343 Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag 1. Kommunstyrelsen utser Annika Sandström, Regionförbundet Södra Småland, Videum Science Park, 351 96, Växjö till personuppgiftsombud. 2. Uppdraget gäller från och med 2014-04-23. 3. Beslutet anmäls till Datainspektionen och Regionförbundet Södra Småland. Bakgrund Varje nämnd i Växjö kommun är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas vid myndigheten. För att försäkra sig om att man följer personuppgiftslagen (PuL) ska varje myndighet utse ett personuppgiftsombud. Växjö kommun har avtalat med Regionförbundet Södra Småland att hålla ett personuppgiftsombud för samtliga nämnder i Växjö kommun. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 12 maj redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att Regionförbundet södra Småland i en skrivelse av den 30 april 2014 meddelat att nuvarande personuppgiftsombud för nämnderna i kommunen, Ulf Petersson, från och med den 22 april 2014 entledigats från uppdraget. Regionförbundet har istället gett Annika Sandström uppdraget. Kommunstyrelsen måste således besluta att utse Sandström till personuppgiftsombud för kommunstyrelsen och anmäla beslutet till Datainspektionen. 11 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 10 Redovisning av uppdrag till kommunchefen att ta fram en kommunikationsstrategi inför kommande ombyggnationer i stadskärnan (stationsområdet, lasarettet m.m.) Dnr KS/2013:495 Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen godkänner kommunikationsplanen för Växjö stationsområde. Bakgrund Arbetsutskottet har i 336/2013 uppdragit till kommunchefen att ta fram en kommunikationsstrategi inför ombyggnationerna i stadskärnan. När ombyggnationen av stationsområdet, lasarettet m.m. sätter igång kommer många att påverkas genom t.ex. sämre framkomlighet och buller. Ett sätt att minska irritationen över detta är att ha en bra strategi för att förmedla information om vad som sker. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 5 maj 2014 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att i planen prioriteras kommunikation med målgrupperna närboende, resenärerna och den breda allmänheten för att göra målgrupperna medvetna om att och varför vi bygger om Växjö stationsområde, samt minimera negativ påverkan på grund av störningar i samband med byggen i området. Planen innehåller stöd för att kunna arbeta med anpassade budskap, val av målgruppsanpassade kanaler och en effektiv kommunikationsorganisation. Planen är avstämd med de byggherrar som just nu är aktuella i området. Kommunikationsplan med Bilaga 1 projektaktivitetsplan, Bilaga 2 Checklista projekthändelser, Bilaga 3 Grafisk mall, Bilaga 4 Målgruppsanalys Bilaga 5 Budget, Bilaga 6 Ansvar, kontaktpersoner Växjö stationsområde. 12 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 11 Motion om klotter - Anders Lindoff (S) Dnr KS/2014:70 Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige avslår motionen med hänvisning till Polisens bedömning att graffittifrämjande åtgärder snarare ökar än minskar förekomsten av det olagliga klottret. Bakgrund Anders Lindoff (S) har i en motion till kommunfullmäktige den 27 januari 2014 föreslagit åtgärder för att minska det olagliga klottret. Enligt motionären bör kultur- och fritidsförvaltningen och/eller tekniska förvaltningen förutsättningslöst utreda möjligheterna för laglig graffitti och även titta på platser för detta. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 12 maj 2014 yttrat sig över motionen. Av yttrandet framgår att Brottsförebyggande rådet den 2 april 2014 yttrat sig över motionen. Enligt BRÅ bedömer Polisen att graffittifrämjande åtgärder snarare ökar än minskar förekomsten av det olagliga klottret. Kulturnämnden har i 19/2014 yttrat sig över motionen. Av yttrandet framgår att nämnden arbetar med etablering av s.k. kreativa zoner. Detta projekt ska tillgodose behovet av en laglig graffitivägg och andra uttryck i det offentliga rummet. Nämnden redogör även för andra tillfälliga projekt under 2014 där ämnet kommer att beröras. Fritidsnämnden har i 44/2014 hänvisat till kulturnämndens yttrande. Kommunledningsförvaltningen har inga ytterligare synpunkter. 13 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 12 Uppdaterade skyddsföreskrifter för vattenskyddsområde Åryd Dnr KS/2013:122 Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige beslutar med stöd av 7 kap. 22 miljöbalken att skyddsföreskrifter enligt bilaga 1: Vattenskyddsområde med föreskrifter för Åryd vattentäkt ska gälla inom vattenskyddsområde i Åryd, Växjö kommun 2. Kommunfullmäktige hemställer att länsstyrelsen upphäver det skyddsområde och föreskrifter för vattenskyddsområde Åryd som meddelades genom Kronobergs läns författningssamling 07FS 1970:76. Bakgrund Nordost om Åryd samhälle ligger ett vattenverk med brunnar som förser Åryd och Furuby med dricksvatten. Dagens vattenskyddsområde är för litet och de föreskrifter (regler som gäller inom området) är föråldrade. Tekniska förvaltningen har på uppdrag av tekniska nämnden tagit fram ett förslag på ett utökat vattenskyddsområde med uppdaterade föreskrifter enligt 7 kap 21 och 22 miljöbalken. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 14 mars redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att förslaget har varit ute på samråd. Växjö kommuns samlade bedömning är att det föreslagna skyddsområdet med skyddszoner liksom skyddsföreskrifterna väl avvägda och att de inskränkningar för berörda fastighetsägare och andra som dessa föreskrifter påverkar inte är mer ingripande än vad som är nödvändigt för att tillgodose syftet med vattenskyddsområdet. Kommunstyrelsen har i 174/2014 återremitterat ärendet. 14 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 13 Länsstyrelsen i Kalmar läns remiss om tillståndsgivning enligt miljöbalken - Vindkraftverk Åshult 2:1 med flera Dnr KS/2014:59 Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige ger sitt godkännande veto till rubricerad tillståndsansökan avseende vindkraftverk inom fastigheten Åshult 2:1 med flera. Bakgrund HS Kraft AB har ansökt om tillstånd enligt Miljöbalken för byggnation och drift av maximalt 11 vindkraftverk drygt fem kilometer nordöst om Dädesjö, på gränsen till Uppvidinge kommun. Fastigheter som berörs är Åshult 2:1, Asby 3:7, 4:4 och 5:4 i Växjö kommun samt Granhult 2:3 och Glosäng 2:3 i Uppvidinge kommun. Länsstyrelsen har sänt bolagets ansökan om tillstånd för yttrande till Växjö kommun. För att tillstånd till vindkraftsparken ska ges krävs ett tillstyrkande från kommunen enligt 16 kap 4 Miljöbalken vanligen kallat ett kommunalt veto. Detta ställningstagande görs av kommunfullmäktige. Även miljö- och hälsoskyddsnämnden yttrar sig över tillståndsansökan i egenskap av kommunal miljömyndighet och lämnar detaljsynpunkter på vindkraftparkens utformning som ska beaktas i länsstyrelsens eventuella tillståndsbeslut. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 30 april redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat de föreslagna vindkraftverken ligger inom ett område, Asby-Lysteryd, som i vindbruksplanen bedömts som lämpligt för vindbruk och där vindkraftsintressen kan prioriteras framför andra intressen. Med undantag av ett verk ligger de planerade verken dessutom inom riksintresseområde för vindbruk. Inom det aktuella området bedöms det inte finnas några större intressen som kan komma i konflikt med föreslagen vindkraftsetablering. 15 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 14 Redovisning av inkomna och besvarade skrivelser av intresse samt inkomna inbjudningar och protokoll Förslag till beslut Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Kommunkansliet har i en skrivelse den 14 maj lämnat en redovisning av inkomna och besvarade skrivelser av intresse samt inkomna inbjudningar och protokoll. 16 (17)

KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-14 15 Övrigt 17 (17)

KALLELSE Föreningsstämma Föreningen Energikontor Sydost 2014-05-05 Kallelse till Förreningsstämma Föreningen Energikontor Sydost Tid: Plats: Tisdagen den 27 maj klockan 10.00 vi avslutar med gemensam lunch Calmar Stadshotell, Stortorget 14, 392 32 Kalmar Karta: http://www.profilhotels.se/calmarstadshotell/kontakta-oss/ Delges medlemmar i Föreninge Energikontor Sydost Karlshamn kommun Karlskrona kommun Borgholms kommun Ronneby kommun Sölvesborgs kommun Högsby kommun Emmaboda kommun Mörbylånga kommun Kalmar kommun Oskarshamns kommun Torsås kommun Nybro kommun Västerviks kommun Alvesta kommun Vimmerby kommun Ljungby kommun Markaryd kommun Lessebo kommun Uppvidinge kommun Växjö kommun Tingsryds kommun Olofströms kommun Älmhults kommun Mönsterås kommun Landstinget Blekinge Landstinget Kronoberg Region Blekinge Regionförbundet Kalmar Regionförbundet södra Småland Anmälan om deltagande samt eventuella matallergier, senast den 16 maj till: Heidi.samuelsson@rfss.se Välkommen! Med vänliga hälsningar Gunnar Nordmark, styrelsens ordförande Föreningen Energikontor Sydost Kontaktuppgifter: Mobil 0705-763 759 E-post: gunnar.nordmark@vaxjo.se Regionförbundet södra Småland Videum Science Park SE-351 96 Växjö Telefon: 0470-77 85 00 Fax: 0470-77 89 40 E-post: info@rfss.se www.rfss.se

Dagordning 1. Stämmans öppnande 2. Val av mötesordförande och mötessekreterare 3. Upprättande och godkännande av röstlängd 4. Val av två justeringspersoner, tillika rösträknare 5. Fråga om kallelse skett stadgeenligt 6. Godkännande av dagordning 7. Information - Energikontor Sydost AB 8. Behandling av styrelsens årsredovisning 9. Revisorernas berättelse Förening Energikontor Sydost 10. Beslut om fastställelse av resultaträkning och balansräkning 11. Beslut om dispositioner beträffande vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen 12. Beslut om ansvarsfrihet för föreningens styrelse 13. Val 1. Av ordförande och vice ordförande i föreningen, tillika ordförande och vice ordförande i styrelsen 2. Av övriga styrelseledamöter och suppleanter 3. Av revisorer och revisorssuppleant 4. Av ombud och ersättare, till bolagsstämma i av föreningen helägt bolag, samt fastställa röstningsuppdrag 5. Av valberedning 14. Fastställande av avgifter till föreningen 15. Behandling av ärende som styrelsen hänskjutit till stämman eller som enskild medlem föreslagit till behandling 1. Avrapportering Kanslifunktion för Föreningen Energikontor Sydost, se protokoll från styrelsemöte Föreningen Energikontor Sydost 2014-04-10 6 16. Övriga frågor Bilagor 1. Årsredovisning Föreningen Energikontor Sydost 2013 2. Årsredovisning Energikontor Sydost AB 2013 3. Energikontor Sydost verksamhetsplan 2014 4. Valberedningens förslag vid stämman 2014-05-27 5. Protokoll, styrelsemöte Föreningen Energikontor Sydost 2014-04-10

Energikontor Sydost är en regional kraft och vägvisare till ett hållbart energi- och transportsystem. Verksamhetsplan 2014 En övergripande ledstjärna för vår verksamhet är att bidra till eller om möjligt överträffa de lokala och regionala mål som finns för minskad klimatpåverkan och på så sätt förbättra sydostregionens möjligheter att medverka till nationella och internationella mål. Minskad klimatpåverkan sker genom arbete för att minska förbrukning av energi och öka andelen förnybar energiproduktion. 100% Nivån av växthusgaser Förbrukning av energi Andel förnybar energi Omvärldsanalys IPCCs rapport om klimatförändringarna kom under hösten och pekade på att man nu är än mer säkra på att klimatförändringarna beror på mänsklig aktivitet. Det är viktigt att konstatera att detta inte ifrågasätts på samma sätt som tidigare. Vi står dessutom inför en ny programperiod i EU (2014-2020) och därmed nya förutsättningar vad gäller att söka finansiering för de projekt vi och våra medlemmar vill driva i regionen. Programmet Intelligent Energy Europé (IEE) kommer att omformas och gå upp i Horizon 2020. Detaljerna kring Horizon 2020 offentliggörs i dagarna liksom detaljer kring de första utlysningarna som kommer att stänga under våren 2014. Vi har noggrann bevakning av dessa utlysningar så att vi kan utnyttja de nya möjligheterna som ges. Även de nya regionalfonderna kommer att vara av stor betydelse för Energikontor Sydost, vi har gjort inspel vid utarbetandet av dessa för att så långt det är möjligt bidra till att dessa utformas på ett för regionen bra sätt. Regionalfonderna kommer även att ha en nationell pott som skulle kunna bli betydelsefull för Energikontoret. Energikontor Sydost AB Adress Postnr & Ort Telefon Webb Org. nr Framtidsvägen 10 A 351 96 VÄXJÖ Tel: 0470 76 55 60 www.energikontorsydost.se 556713-0116 Hantverksgatan 15 572 55 OSKARSHAMN info@energikontorsydost.se Bankgiro Ronnebygatan 2 371 32 KARLSKRONA 5256-8227 Malmbrogatan 12 392 35 KALMAR

Prioriteringar Externt: Även fortsättningsvis kommer kommunikation och samarbete med medlemmarna att vara en nyckel tydlig medlemsnytta är parollen. Internt: Stort fokus även här på kommunikation samt upprättande av arbetsrutiner. Det kommer i sin tur att främja arbetsglädje, delaktighet och ansvarstagande. Verksamhetsmål Fler medlemmar är med som partners i projekt och har egen finansiering eller är direkt involverade i projekt. Indikator 1. Minst ett förslag till spetsprojekt utvecklas. Indikator 2. Energikontorets erbjudande och roll ska kommuniceras på ett tydligt sätt till medlemmarna. Indikator 1, 3, 4. Vi ska söka medel för implementering av konkreta åtgärder (investeringsbidrag). Indikator 5. Utveckla minst ett nytt nätverk på områden som är intressanta i regionen, med koppling till FoU och universitet. Indikator 6. Vi ska ha en aktiv roll i alla klimatkommissionerna i regionen och stödja det regionala arbetet i klimatkommissionerna och medverka till samverkan mellan dessa. Följs upp genom beskrivning i text. Medarbetarna ska ha en god arbetsmiljö och känner delaktighet i och ansvar för verksamheten. Indikator 7. Strategi - hur vi arbetar med mål och prioriteringar Strategiskt klimatarbete Energikontor sydost är en regional energiaktör och en viktig del i genomförandet av den nationella energipolitiken. Vi ska visa vägen och vara proaktiva och försöka driva utvecklingen framåt. Vi ska vara delaktiga och svara på remisser och medverka på olika sätt när nya planer och strategier tas fram i regionen. Vi ska samverka, nätverka stödja och informera. Vi ska medverka till att genomförandet av prioriterade åtgärder för att uppfylla regionala och lokala mål. Vi ska stödja och medverka i våra tre läns klimatkommissioners arbete och vara behjälplig med genomförandet av åtgärder dessa enas om. Klimatkommissionerna är viktiga plattformar med representanter från både offentliga organisationer, näringsliv och universitet. Vi ska främja och medverka till samverkan mellan sydostregionens län och klimatkommissioner. Regionförbunden och länsstyrelserna satsar mycket resurser inom samma område som Energikontor Sydost verkar. Vi har därför påbörjat ett arbete där vi tillsammans med dessa aktörer definierar våra respektive roller. Utarbetandet av de regionala utvecklingsstrategierna (RUS) kan ses som ett led i detta arbete. En ny möjlighet till medlemsnytta finns tillgänglig med införandet av Teckalundantaget i LOU 2013. Det innebär en möjlighet för våra ägare att köpa tjänster direkt från oss utan konkurrensutsättning. Vi har redan fått signaler om att medlemmar vill utnyttja detta för utbildningar, hjälp med diverse klimatredovisningar och stöd vid implementering av olika strategier. Helt enkelt vara en resurs för medlemmarna i deras klimat- och energiarbete. www.energikontorsydost.se info@energikontorysdost.se

Energieffektiva byggnader fokus på energieffektivisering i medlemmarnas fastigheter Vi fortsätter att stödja energieffektivisering av befintligt fastighetsbestånd och som spets driva utvecklingen av nybyggnation med lågenergiprestanda med fokus på bostäder, lokaler, industrin och andra regionala aktörer. Vi skall fortsätta utveckla nätverket och föreningen GodaHus, där vi har etablerat ett mycket gott samarbete med för närvarande 32 företagsmedlemmar i vår region, Sveriges Byggindustrier och Energimyndigheten. Inom projektet Nationella noder (Energimyndigheten finansierar) skall vi fortsätta driva, genom Energikontoren Sverige, ett arbete med alla Energikontor över hela landet för att etablera fler regionala plattformar för lågenergihusbyggande med GodaHus som en av tre förebilder. Prioriterade aktiviteter är att genomföra utbildningsinsatser för beslutsfattare och att skapa förutsättningar för utvecklingsprojekt. Aktiviteter som finns i våra existerande projekt (t.ex. NZB2021-Miljökloka hus, Nationella noder, Buy Smart, Nattvandringar, Night Hawkssmarta- affärer) målgruppsanpassas till aktiviteter i GodaHus när så är lämpligt. Särskilt skall vi under det kommande året uppmärksamma möjligheter till finansiering av energieffektiviseringsåtgärder i byggnader. Här ges nya möjligheter i form av kommande program tex Horisont 2020, regionala strukturfonder, Energimyndighetens nationella strukturfondsandel och ett särskilt demostöd från Energimyndigheten. Under 2014 kommer vi troligen att vara med om att starta upp ett nytt femårigt projekt inom 7:e ramprogrammet (Smart City) som kallas READY (kontrakt förhandlas i skrivande stund). Inom detta projekt skall i Växjö ca 400 lägenheter renoveras till halva energiförbrukningen och hela fjärrvärme-/fjärrkyla-systemet skall effektiviseras. Vår roll är att vara teknisk expert samt att genomföra en utbildning under projektets sista år. Vidare skall vi under året genomföra en kampanj för visning av lågenergihus med allmänheten som målgrupp, genomföra studiebesök på lågenergihus inom pågående projekt, stimulera smart upphandling som ett medel för energieffektivisering i byggnader och upplysa om möjligheter med energieffektivisering inom handelns och industrins område. Nätverket för energi- och klimatrådgivarna i kommunerna kommer att få ett regionalt ansvar av EM för rådgivning mot fastigheter med större värme- och luftkonditioneringssystem via regionens EKR. Fossilbränslefritt samhälle fokus på småskalig el och fordonsbränsle Ökad produktion av förnybar energi är viktig för att nå de regionala och lokala målen om ett fossilbränslefritt samhälle. Vi kommer att etablera nya och fördjupa existerande nätverk inom förnybar energiproduktion som inspirerar, sprider kunskap och utvecklar området. Nya nätverk formas ur regionala och lokala behov. Ett exempel på ett nytt nätverk är det företagsnätverk kring havsbaserad vindkraft och dess möjligheter som är i uppstart i Blekinge. Områden där vi ska prioritera att utveckla nätverk och projekt är förnybara fordonsbränslen, förgasning och småskalig elproduktion/smarta nät. Ett nätverk kan till exempel ha kunskapshöjning, utblick och omvärldsbevakning som syfte. Ett annat kan ha fokus på förbättrad infrastruktur, produktion och konsumtion beroende på vilket skede respektive energislag befinner sig i. Villkoren för handel med el i mikroskala förbättras troligen under 2014, vilket i kombination med sjunkande investeringskostnader väntas öka intresset bland privatpersoner för framförallt solceller. Även bland företag finns intresse för egen elproduktion i mindre eller större skala, där såväl solceller, vindkraft som biobaserad elproduktion kan vara aktuella. Detta kan vi förstärka genom utbildning, nätverk, studiecirklar etc. Intressenter kan vara producenter, återförsäljare, installatörer, kommunala energirådgivare, elproduktionssugna företag och privatpersoner. Vi ska www.energikontorsydost.se info@energikontorysdost.se

söka projekt inom detta område. Andra intressanta områden är solceller som integreras i byggnader eller som ställs upp på mark som inte kan användas till annat. Även affärsidéer inom förnyelsebar produktion behöver utvecklas. Vi visar vägen mot intelligentare nät genom att anordnautbildningar och lyfta fram goda exempel. Vi arbetar för att initiera ett mindre demonstrationsprojekt. Bioenergiplanerna som togs fram under 2012/2013 kommer att ligga som bilaga till många medlemmars energi- och klimatstrategier och Energikontoret kan ge stöd för att genomföra implementeringen av dem genom något av våra projekt. Vi kommer att genomföra utbildning av driftpersonal och beslutsfattare inom bioenergiområdet under 2014. Under 2013 har studier gjorts av möjligheterna till elproduktion på värmeverk och industrier med överskott på värme. För sex av dem söker vi medel för att genomföra demonstrationer. Vi kommer också att fortsätta kampanjen bioenergi för ånga i industrin. Inom fjärrvärme kan vi bidra med studier av tillgänglig spillvärme. Det kan handla om att utveckla samverkansmodeller likväl som tekniska lösningar. Vi fortsätter med biogasnätverket och satsar även på alla andra förnybara fordonsbränslen såsom metanol, vätgas och el. Vi ska utarbeta ett koncept tillsammans med våra medlemmar för att hitta rätt bränsle för rätt tillfälle/fordon och söka medel för fortsatt finansiering av regionalt arbete med förnyelsebara fordonsbränslen Motivera, informera och förändra fokus på framtidens konsumenter Ej klart. Hållbara transporter fokus på nätverk, varudistribution och steg 1 & 2 åtgärder I Sverige står transportsektorn för nästan hälften av de totala koldioxidutsläppen och måste därför förändras om vi ska nå de nationella och regionala miljömålen. Detta är stor utmaning eftersom våra medlemskommuner har lite rådighet i frågan och förutsätter samverkan mellan kommuner och län. Energikontor Sydost arbetar gemensamt med Trafikverket, medlemskommunerna och regionens; Länsstyrelser, Landsting och Regionförbund för att uppnå de uppsatta miljömålen. Vi är idag det energikontor som har jobbat längst med transportfrågor och är en föregångare när det gäller vissa av dessa. Energikontor Sydost medverkar och driver olika nätverk inom transportområdet och avser att utveckla och utvidga dessa i det framtida arbetet genom att bland annat återupprätta mobilitetskontoren i regionens tre län för att samordna alla Steg 1 och 2 åtgärder. Den regionala länstransportplanera är en nyckel för att påverka ett hållbart energisystem. Eftersom det är Trafikverket och Regionförbunden som tar fram länstransportplanen är det viktigt att vi fortsätter ha ett bra och nära samarbete med dem. I och med att våra arbetsmarknadsområden skall bli större är det viktigt att vi fortsätter jobba med pendlarprojekt och samåkning samt att vi sprider våra erfarenheter och kompetens inom dessa områden inom och utanför sydostregionen. Energikontoret skall även fortsätta jobba med steg 1 och 2 åtgärder när det gäller resfria möten och cykelfrågor. Detta gäller både inom och utanför vår organisation. E-mobilitet är också en viktig fråga för Energikontoret och passar vår förhållandesvis glesbyggda region, då invånarna delvis behöver nyttja bilen och ha möjlighet att cykla längre sträckor. Energikontor Sydost skall fortsätta vara en drivande part gällande effektivisering av varudistribution i våra medlemskommuner och vara en spindel i nätet för att ge dem förutsättningar att bilda lokala och regionala lösningar. Vi har även som mål att jobba mer med www.energikontorsydost.se info@energikontorysdost.se

medlemmars transportflottor både när det gäller bilar och tyngre fordon. En lämplig samarbetspartner i dessa frågor är Miljöfordon Syd. Medlemmar fokus på kommunikation och samverkan Medlemmarna är energikontorets viktigaste samarbetspartners. Det är till stor del kommunerna som har rådighet över energiområdet; planmonopol, stort fastighetsbestånd, teknisk verksamhet och ibland energibolag. Även landstingen har stora fastighetsbestånd medan regionförbunden har en mer samordnande roll Kontrollen över den regionala trafiken finns antingen hos landsting eller regionförbund. Alla medlemmar har en kontaktperson som besöker den och håller kontakten enligt Rutin för medlemskontakter. Inför 2014 har kontaktpersonerna setts över och fördelats på färre personer för att få en bättre kontinuitet i medlemskontakterna. Medlemmarnas planer och önskemål sammanställs och utgör grund för nya projekt och för framtagande av en mer långsiktig strategi som sträcker sig över flera år. Personalens olika kompetenser och hur de kan utnyttja den kommer att tydliggöras för medlemmarna genom korta CV på hemsidan. Vi har minst ett strategiskt möte per region med representanter för regionförbunden. Dessa möten bör bli löpande under året. Syftet är att samordna projekt och miljö-/energimålsarbete i regionen samt undersöka behovet av ett forum där ägarna och ESS möts kring dessa frågor. Vi ska utveckla projekt som är lämpliga på regional nivå, t.ex. samordnade varutransporter, regional cykelstrategi etc. De kommunala energirådgivarna har en mycket viktig roll i energiomställningen och vi kommer att fortsätta att stödja dem genom nätverk och utbildningar. Skattesubventionen för energi och koldioxid för jord-, skogs- och vattenbruk samt tillverkande industri reduceras i flera steg från 2010 till 2015. Dessa företag bör vara särskilt intresserade av energieffektiviseringar och övergång till förnybart. Vi arbetar genom kommunernas näringslivsenheter för att stärka industrins konkurrenskraft genom energieffektiviseringar och därmed kostnadsminskningar. Kommunikation fokus på kommunikationsstrategi 2014 kommer att innebära en större satsning på kommunikationsområdet, såväl internt som externt. Upprättandet av en ny hemsida kommer att leda till betydligt större möjligheter att synliggöra de resultat som tas fram på Energikontoret och på så sätt även leda till en tydlig medlemsnytta. Det gäller nya såväl som tidigare arbeten. Ny grafisk profil är på gång vilket även det kommer att bidra till ett lyft. Vi tittar också på att stärka våra medarbetares förmåga att kommunicera resultat på olika sätt. Personal fokus på delaktighet och ansvar Personalen är Energikontorets viktigaste resurs. Vi har under 2013 inlett arbetet med en gemensam värdegrund, detta kommer att fortsätta under 2014. Fler medarbetare ska vara involverade i utvecklingen av nya projekt, dels behövs deras expertkunskap och dels är det en fördel om den som ska jobba i projektet också har varit med och utvecklat det. Vi ska fortsätta förbättra den interna kommunikationen. Kunskapsöverföring och överföring av kontakter ska säkras för nyckelpersoner som går i pension eller slutar för annat jobb. Ett sätt att säkerställa detta är att vi i nya projekt bildar projektgrupper www.energikontorsydost.se info@energikontorysdost.se

som därmed involverar mer än en person. Ett annat är att införa nya dokumentationsrutiner inom projektverksamheten. Vi ska sträva mot att vara en attraktiv och jämlik arbetsgivare som tar hand om både befintliga och nya anställda, utvecklar personalen och skapar ett positivt arbetsklimat som främjar verksamheten och det sociala livet på arbetsplatsen. Ekonomi och administration fokus på rutiner och arbetssätt Viktiga parametrar för vår ekonomi är finansiering och medfinansiering av våra projekt, sammansättning av befintlig projektportfölj, ett effektivt och välplanerat arbete i våra projekt och ett strukturerat och välordnat samarbete mellan ekonomienheten och projektledarna. Rutinerna kring projekt ska förbättras, det gäller hela projektcykeln. Projekten ska dels följas upp löpande och dels utvärderas efter avslut för att därigenom skapa en grund för ett bra projektarbete framöver. Alla projekt som vi går in i ska ha en rimlig chans till att bli fullfinansierade i sig själva eller genom att ha matchande projekt som kan medfinansiera. Genom att utnyttja vår erfarenhet ska vi sträva efter ett effektivt och fruktbart projektarbete. Vi ska sträva efter att projekten är de mest kostnadseffektiva vad gäller kr/co 2 -minskning. Genom att arbeta närmare medlemmarna och involvera dem i projekt som de upplever gör nytta ökar vi även möjligheterna till konkret medfinansiering av specifika projekt. Vi ska även utveckla arbetet i temagrupper som ett effektivt verktyg för projektsamverkan och projektutveckling. Det kommer löpande göras en översyn av verksamhetens fasta kostnader och hur de matchar våra behov. Vi kommer att arbeta med upphandling som ett verktyg för att göra goda affärer och därmed sänka våra samkostnader. Under 2013 har vi arbetat med ett nytt verktyg för att skapa kontroll över relationen mellan arbetsuppgifter och personalstyrka, det arbetet kommer att utvecklas under 2014. Uppföljning Indikatorer: 1. Andel projektansökningar där medlem deltar som partner och får finansiering av totala ansökningar eller är direkt involverade i projekt. 2. Antal spetsprojekt som utvecklats. 3. Antal seminarier med regionala aktörer som målgrupp och antal personer som deltagit på seminarierna. 4. Antal besök hos medlem. 5. Antal ansökningar om investeringar. 6. Antal nya nätverk som initierats. 7. Medarbetarenkät till personalen. 8. CO 2-utsläpp/capita per län. (övergripande huvudindikator för vårt arbete) Bilaga 1 Beskrivning av verksamheten och koppling till ägardirektiv Bilaga 2 Omvärldsanalys 2014-2015 (ej klar) www.energikontorsydost.se info@energikontorysdost.se

Bilaga 1 Beskrivning av verksamheten och koppling till ägardirektiv Föreningen Energikontor Sydosts ändamål är att kontinuerligt utveckla och stärka sydostregionens och medlemmarnas strategiska energi och miljöarbete, med särskild tyngdpunkt på energieffektivisering och förnyelsebara bränslen samt därtill kopplade kostnadsreduktioner och tillväxtmöjligheter. Verksamheten skall bedrivas i nära samverkan mellan näringsliv, forskning och samhälle, och syfta till utveckling av människor, företag och organisationer inom hela energi-, industri-, transport-, service och fastighetssektorn m fl. Den operativa verksamheten bedrivs i Energikontor Sydost AB Energikontor Sydost AB skall aktivt medverka till att skapa ett hållbart energisystem i vår region som ett föredöme i Europa. Bolaget skall tillvarata föreningsmedlemmarnas behov samtidigt som det ska vara en spjutspets inom prioriterade områden och driva utvecklingen framåt samt vara en gemensam sammanhållande regional kraft. Bolaget ska i samverkan med medlemmarna verka för att medlemmarnas energi- och klimatmål uppnås. Energikontor Sydost AB arbetar kontinuerligt med att försöka medverka till ett hållbart energisystem i sydostregionen med både nationella och internationella (EU) projekt som verktyg och som finansiering av detta arbete. Medlemmar består av kommuner, landsting och regionförbund i Kronobergs, Blekinge och Kalmar län. Länsstyrelsen är också en viktig samarbetspart och de olika länens klimatkommissioner (eller motsvarande funktion med andra namn) är viktiga plattformar för att nå såväl offentliga som privata aktörer i samhället inklusive universitet och högskolor. I alla projekt som bedrivs involveras en eller flera av föreningens medlemmar antingen i form av projektaktiviteter som på olika sätt ska stödja eller medverka till medlemmarnas eller till regionens hållbara utveckling eller som partner i projekt tillsammans med Energikontor Sydost och/eller flera andra partners. Det finns ett etablerat samarbete mot universitet, högskolor, yrkeshögskolor och näringsliv och löpande pågår projekt som även riktar sig mot eller involverar dessa målgrupper. Privatpersoner nås också direkt via olika beteendepåverkande projekt eller indirekt via de kommunala energirågivarna som ingår i ett nätverk som Energikontor Sydost samordnar. Energikontor Sydost har idag en årsomsättning runt 16 Mkr varav ca 95% kommer från olika former av projektfinansiering från nationella medel och EU-medel (idag en större andel från EU), vilket innebär att ca 15 Mkr pumpas in i regionen årligen via Energikontor Sydost och pågående projekt för att stödja den hållbara utvecklingen i regionen. Under 2013 har Energikontor Sydost haft som ambition att dela in pågående projekt i ett antal temagrupper. Ambitionen är att utveckla områdena som under 2014 kommer att vara: Strategiskt klimatarbete Energieffektiva byggnader Fossilbränslefritt samhälle Hållbara transporter Motivera, informera och förändra Beroende på kortsiktiga och långsiktiga strategier för verksamheten kan dessa temagrupper växa eller minska i omfattning och nya kan också bildas. Ett arbete med en ökad medlemsdialog mot både tjänstemän och ledande representanter hos våra medlemmar har etablerats på allvar under 2013. Eftersom det har mottagits väl av medlemmarna kommer det att fortsätta 2014. Detta arbete kommer även att ligga till grund för mer långsiktiga strategiska planer för Energikontor Sydosts framtida inriktning och utveckling. www.energikontorsydost.se info@energikontorysdost.se

Valberedningens förslag vid stämman 2014-05-27 Föreningen Energikontor Sydost Valberedningen föreslår att föreningsstyrelsen ska bestå av 7 ordinarie (inkl ordförande och vice ordförande) samt 7 ersättare. Ordinarie: Gunnar Nordmark (fp) ordförande Peter Wretlund (s) vice ordförande Leif Larsson (c) Christina Mattisson (s) Gertrud Ivarsson (c) Monica Haider (s) Per Österberg (m) Ersättare: Eva Bengtsson-Skogsberg (m) Akko Karlsson (mp) Kjell-Åke Karlsson Jan-Eric Pilthammar(m) Lennart Wärmby (v) Sven Sunesson (c) Bodil Hansen (m) Kronoberg Kalmar Kalmar Blekinge Blekinge Kronoberg Kronoberg Kalmar Kalmar Blekinge Blekinge Kronoberg Kronoberg Kronoberg Revisorer Ordinarie: Patrik Hansén Deloitte AB, Växjö Ersättare: Håkan Davidsson Deloitte AB, Växjö Styrelse- och revisionsarvoden Valberedningen föreslår följande: Styrelseledamöter: Styrelseledamöterna erhåller vardera ett arvode om 1.500 kr per styrelsesammanträde samt för deltagande i föreningsstämman. Arvode för särskilda uppdrag erhålles för hel eller halv dag. Heldagsarvode utgår med 1.500 kr och halvdagsarvode utgår med 750 kr. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utgår ej. Reseersättning utbetalas mot inlämning av reseräkning och eventuella kvitton för resekostnader. Revisorer: Ersättning till de auktoriserade revisorerna utgår enligt offert. Valberedning: Reseersättning utbetalas mot inlämning av reseräkning och eventuella kvitton för resekostnader. I samtliga ovanstående fall där reseersättning utgår skall denna motsvara nivån för statlig ersättning.

PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige 2014-04-15 72 Motion om meddelarfrihet vid upphandling - Åsa Karlsson Björkmarker (S) (KS/2014:120) Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige noterar att omsorgsnämnden redan har meddelarfrihet, men bifaller motionens förslag att upphandlingar i Växjö kommun ska innehålla en klausul om meddelarfrihet där så är relevant eller möjligt. Bakgrund Åsa Karlsson Björkmarker (S) föreslår i en motion den 13 februari 2014 att Växjö kommuns upphandlingar ska omfattas av krav på meddelarfrihet i de fall då det är relevant. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 3 mars 2014 redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att krav på meddelarfrihet kan i relevanta (tjänste)upphandlingar ställas förutsatt att meddelarfriheten är proportionerlig genom ett naturligt samband och att det endast omfattas av den del av leverantörens verksamhet som utför uppdraget. Begreppet meddelarfrihet bör också förtydligas enligt följande så att det blir transparent: leverantör ska tillförsäkra meddelarfrihet till de medarbetare som arbetar med de tjänster som omfattas av upphandlingen och därför inte vidta arbetsrättslig disciplinåtgärd enbart för att en medarbetare som nu omnämns utnyttjar sin rätt att meddela sig till media eller liknande inom ramen för dennes arbetsuppgifter där kommunen är beställare. Kommunstyrelsen har i 126/2014 föreslagit att kommunfullmäktige beslutar att notera att omsorgsnämnden redan har meddelarfrihet, men bifaller motionens förslag att upphandlingar i Växjö kommun ska innehålla en klausul om meddelarfrihet där så är relevant eller möjligt. Yrkanden Åsa Karlsson Björkmarker (S) med instämmande av Anders Mårtensson (V) och Torgny Klasson (FP): Bifall till kommunstyrelsens förslag. Beslutsordning Ordförande Nils Posse (M) frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige 2014-04-15 72 fortsättning Beslutet skickas till Åsa Karlsson Björkmarker För åtgärd Kommunstyrelsen För kännedom Alla nämnder Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

ÄRENDE Dnr KS/2014:269 2014-05-12 Martin Fransson t.f. kanslichef Tel. 0470-412 16 Kommunstyrelsen Avsiktsförklaring för gemensam organisation och gemensamt system för e-arkiv Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner avsiktsförklaringen 2. Kommunstyrelsen uppdrar till kommunstyrelsens ordförande Bo Frank och kommunchef Ove Dahl att underteckna avsiktsförklaringen. Bakgrund I dagens samhälle lagras allt mer information i kommunernas IT-system. För att denna information ska kunna bevaras långsiktigt och i enlighet med gällande arkivbestämmelser, har ett behov av e-arkiv uppstått. Att införa ett e-arkiv är resurskrävande och bör därför genomföras i samarbete med andra kommuner. Samarbetet i Kronoberg och Blekinge kring denna fråga startade 2013 med en gemensam förstudie inför införande av e-arkiv. Förstudien följdes av en fördjupad förstudie med bland annat översiktig systeminventering som underlag för systemvärdering och prioritering. I februari 2014 påbörjades arbetet med en konceptstudie som bland annat syftar till att arbeta fram ett konkret förslag på gemensam organisation för e-arkiv. En första förslag till verksamhetsbeskrivning för en gemensam organisation och preliminär budget är nu framtagna. Växjö kommun är genom kommunchefen projektägare för konceptstudien och har också varit det för de båda förstudierna. Projektansvarig är kanslichefen. Avsiktförklaringen För att kunna klarlägga förutsättningarna och fortsätta arbetet med en gemensam organisation behöver konceptstudien inhämta information om hur de deltagande organisationerna ser på att gemensamt bilda en organisation för e-arkiv. Kommunledningsförvaltningen KOMMUNKANSLIET 1 (2) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-412 16 Mobil - Fax 0470-256 08 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post martin.fransson@vaxjo.se www.vaxjo.se

ÄRENDE KS/2014:269 2014-05-12 Avsiktsförklaringen fastställer roller och ansvar och vilka åtaganden den deltagande organisationen tar på sig i arbetet med att bilda en gemensam organisation. Till avsiktsförklaringen bifogas som underlag verksamhetsbeskrivning för en gemensam e-arkiv organisation samt en preliminär långsiktig budget. Ärendet Inom ramen för konceptstudien kommer ett förslag till förbundsordning tas fram och de deltagande kommunerna kommer under hösten 2014 få ta ställning till förbundsordningen, besluta om finansiering av verksamheten samt utse ledamöter i det nya förbundet. Kommunledningsförvaltningen delar projektets slutsats att en rationell och långsiktigt hållbar lösning för e-arkiv är att skapa en gemensam arkivorganisation. Den gemensamma arkivorganisationen inför arkivsystem, tillhandahåller specialistkompetens och stödjer deltagande organisationer genom utbildning och gemensamma standarder och riktlinjer. Den preliminära kostnaden för en gemensam e-arkivorganisation för Växjö kommun ryms i plan för 2015 och 2016 i budget 2014. Det finns ett intresse kring samverkan också från organisationer i Kalmar län och norra Skåne. Om fler organisationer väljer att samverka kommer också Växjö kommuns kostnader reduceras. Beslutet skickas till Projekt Konceptstudie Kronoberg-Blekinge För kännedom Kommunchefen (kanslichefen, ekonomichefen, förvaltningsekonomen) Ove Dahl kommunchef Martin Fransson t.f. kanslichef 2 (2)

Avsiktsförklaring Gemensam organisation och gemensamt system för e-arkiv E-arkiv är en organisation som har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer åt sina ägare. E-arkivet uppfyller krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet på ett kostnadseffektivt sätt ett e-arkiv värt att lita på. E-arkivet kan tillhandahålla information och tjänster för olika målgrupper. Bakgrund Samarbetet mellan kommuner i regionen startades 2013 med en gemensam förstudie i Kronoberg och Blekinge inför införande av e-arkiv. Samarbetet byggde vidare på resultat från Sambruks projekt Elektroniskt bevarande. Förstudien följde arbetet inom SKL:s projekt E-arkiv och samverkansprojektet eard med Riksarkivet som färdledare. Under hösten 2013 genomfördes en fördjupad förstudie med bland annat översiktig systeminventering som underlag för systemvärdering och prioritering. I februari 2014 påbörjades arbetet med en konceptstudie som bland annat har som syfte att arbeta fram ett konkret förslag på gemensam organisation för e-arkiv. En första skiss till gemensam organisation och preliminär budget är nu framtagen. Styrgruppen för konceptstudien har granskat och godkänt detta dokument och det underlag som tagits fram i samverkan. Utgångspunkt för samverkan Vi vill arbeta tillsammans för att skapa ett e-arkiv värt att lita på. Vår utgångspunkt är att medborgare ska ha tillgång till samma tjänster för att ta del av information oberoende av vilken kommun som har haft hand om verksamheten. Vi vill skapa en gemensam organisation som kan hantera de varierande behov som finns när det gäller arkivering och långsiktigt informationsförsörjning. Gemensamma arkivmyndighetsfunktioner inom ramen för den nya organisationen. Som deltagande organisation kommer vi aktivt arbeta för att kartlägga informationshantering och följa gemensamma standarder och riktlinjer i samband med att nya system upphandlas eller utvecklas. Som deltagande organisation är vi beredda att finansiera kostnaderna för den gemensamma arkivorganisationen från och med 2015.

Mål med samarbetet Genom att samla kompetens och erfarenheter blir det möjligt att möte de utmaningar som e-samhället ställer på kommunernas informationshantering. Det övergripande målet är att tillsammans införa organisation och system för att hantera långsiktigt digitalt bevarande för samverkande organisationer. Då en utgångspunkt är en gemensam myndighetsfunktion innebär detta att den samverkansform som är funktionell och laglig är kommunalförbund. Roller och ansvar För att uppnå den gemensamma målbilden behöver samtliga deltagande organisationer samverka och stötta varandra och gemensamt sprida och kommunicera resultaten i enlighet med en gemensam kommunikationsstrategi. Den gemensamma arkivorgansationen står för att leda och driva verksamheten, tillhandahålla specialistkompetens och stödja deltagande organisationer genom utbildning, dokumentation, informationsträffar och arbetsmöten. Deltagande organsationer ansvarar för informationsförvaltning i den löpande verksamheten. Förbehåll Att tillräckligt många organisationer deltar så att kostnaderna blir hanterliga och det finns en tillräcklig samlad kompetens för att kunna bygga upp den gemensamma arkivorganisationen. Att det förslag till gemensam organisation som kommer att tas fram under kommande konceptstudie kan accepteras som utgångpunkt för samverkan. Förslag till genomförandeplan Konceptstudie och planering (10 månader mars-december 2014), överenskommelse har tecknats mellan deltagande organisationer. September 2014 Beslutsunderlag för att bilda gemensam organisation färdigställs. November/december 2014 Beslut av deltagande organisationer om att bilda gemensam arkivorganisation och starta projekt för att införa system för e-arkiv. Januari 2015 Kommunalförbundet träder i kraft. 2016 Förväntad drift av arkiveringsfunktionalitet. Datum: Organisation:. Underskrift. Underskrift Namnförtydligande Namnförtydligande