BILAGA I TILL ANBUDSINFORDRAN

BILAGA I TILL ANBUDSINFORDRAN KRAVSPECIFIKATION INFORMATIONS- OCH STÖDTJÄNSTER TILL BESÖKSVERKSAMHETEN PÅ EUROPAHUSET I STOCKHOLM ÖPPET ANBUDSFÖRFARANDE PO/2014 9/STO

Innehållsförteckning 1. Titel...3 2. Syfte och bakgrund...3 3. Föremål för avtalet...3 3.1. Tjänster som omfattas...3 3.2. Rapporter...8 4. Storleken på avtalet...8 5. Avtalsvillkor...8 6. Inlämning av anbud...9 7. Tekniskt anbud...9 8. Ekonomiskt anbud...10 9. Uteslutningskriterier...10 9.1. Försäkran på heder och samvete och styrkande handlingar 10 9.2. Anbud som lämnas av konsortier och anbud med underentreprenad...11 10. Urvalskriterier...11 10.1. Anbudsgivarens kapacitet...11 10.2. Ytterligare krav för gemensamma anbud...14 10.3. Ytterligare krav för anbud som inbegriper underentreprenad...14 11. Tilldelningskriterier...15 11.1. Bedömning av de tekniska aspekterna...15 11.2. Bedömning av de ekonomiska aspekterna...15 11.3. Tilldelning av uppdraget...15 2

1. TITEL Informations- och stödtjänster till besöksverksamheten på Europahuset i Stockholm. Ref: PO/2014 9/STO 2. SYFTE OCH BAKGRUND EU-kommissionens representationskontor och Europaparlamentets informationskontor i Sverige (nedan kallade EU-kontoren) har bland annat till uppgift att föra en dialog med svenskarna om EU-frågor som är relevanta i Sverige. De två EU-kontoren finns i Stockholm i Europahuset, som fungerar som en europeisk mötesplats. I Europahuset tar vi emot spontana besökare, skolklasser och organisationer. Vi håller allmänna presentationer om EU och EU-frågor, delar ut broschyrer, besvarar frågor från allmänheten och hjälper till med informationssökning via internet. Vi anordnar också seminarier, frukostmöten och konferenser om specifika EU-frågor, där partnerorganisationer, journalister och externa talare ofta deltar. EU-kontoren anordnar också regelbundet informationsaktiviteter och evenemang på andra platser i Stockholm och på andra orter i Sverige. Aktiviteter kan ibland även ordnas i grannländerna. 3. FÖREMÅL FÖR AVTALET EU-kontoren söker nu en kvalificerad tjänsteleverantör som främst ska hjälpa till med informations- och värdverksamheten i Europahuset. 3.1. Tjänster som omfattas Europahuset är en mycket viktig länk mellan svenska medborgare, media och andra informationsförmedlare och EU-institutionerna. Det är därför viktigt att de tjänster vi erbjuder är professionella och kundinriktade. Europahuset ligger på Regeringsgatan 65 i Stockholm. Där finns ett infocenter, utställningslokaler, en läshörna, ett litet cateringkök, hyllor för utställning av informationsmaterial och publikationer, ett barliknande bord där besökare kan söka information via internet på husets bärbara datorer och där mat och kaffe serveras, samt ett konferensrum. Europahuset har plats för upp till 150 personer, upp till 300 personer om atriet används. Konferensutrustningen i mötesrummet består av bärbara datorer, TVapparater, projektorer, projektordukar, dvd-spelare, högtalare, mikrofoner (bordsmikrofoner, handmikrofoner och mikrofoner på headsets) samt utrustning för webbsändningar. Europahuset har också ett 3

mentometersystem som kan användas i eller utanför Europahuset för frågesporttävlingar och omröstningar. Europahusets besökare har vanligtvis tillgång till ett kostnadsfritt trådlöst nätverk. I den bakre delen av lokalerna finns ett litet kontor och visst lagerutrymme. Ytterligare lagerutrymme finns i källaren. Det finns alltid en väktare i Europahuset under de ordinarie öppettiderna och när tillställningar med externa deltagare äger rum. Europahuset besöks av ungefär 14 000 människor per år, inklusive cirka 800 spontana besökare. Den tekniska utrustning och det skriftliga material som behövs för att utföra uppgifterna i avtalet kommer att tillhandahållas av EU-kontoren. 3.1.1. Kvalificerade tjänster Kvalificerade tjänster/informationstjänster kommer att behövas när Europahuset är öppet för allmänheten, med ett uppehåll för lunchrast. Europahuset är för närvarande öppet för allmänheten måndag-fredag 09.00-16.00. För närvarande behöver vi kvalificerade tjänster/informationstjänster motsvarande en heltid på 40 timmar per vecka. Dessa tjänster kan också komma att behövas vid andra tidpunkter och på andra platser. Kvalificerade tjänster kan behövas i Europahuset upp till totalt 47,5 arbetstimmar/vecka utan en extra beställning. Tjänster utanför Stockholm, under helger eller utöver 47,5 veckotimmar kan beställas bara genom en skriftlig beställning i förväg och ersättning utbetalas enligt prislistan i bilaga c till denna kravspecifikation. Europahuset kommer att vara stängt under minst tre veckor varje sommar, under mellandagarna samt på svenska allmänna helgdagar. Tjänster kommer normalt inte att behövas när Europahuset är stängt. Inledande handledning/utbildning på arbetsplatsen kommer att tillhandahållas av EU-kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor under två arbetsdagar när avtalet börjat gälla. Handledning/utbildning på arbetsplatsen kommer att ordnas för två personer. Upp till två personer till kan delta i handledningen/utbildningen på uppdragstagarens bekostnad. Ytterligare handledning/utbildning på arbetsplatsen kan komma att erbjudas och betalas för upp till två personer per år från och med avtalets andra genomförandeår. Uppdragstagaren måste se till att de avtalade uppgifterna utförs kontinuerligt och ordna med ersättningspersonal vid semester och annan frånvaro. Om en anställd ersätts ska EU-kommissionens representationskontor godkänna den föreslagna ersättaren. Innan tjänstetillträdet ska den ersättningspersonal som godkänts av kommissionens representationskontor ges två dagars 4

handledning/utbildning på arbetsplatsen (vanligtvis tillhandahållen av den person som ska sluta), på uppdragstagarens bekostnad. De kvalificerade tjänster som kan komma att efterfrågas under avtalets löptid beskrivs närmare i punkterna 3.1.1.1 3.1.1.7. De faktiska arbetsuppgifterna vid varje givet tillfälle kommer att fastställas mellan EUkommissionens representation och uppdragstagaren. De personer som ska utföra uppgifterna kommer varken att ha kontakt med media, eller svara på frågor av politisk eller känslig natur. Frågor av detta slag vidarebefordras till den ansvariga personen vid respektive EUkontor. Den person eller de personer som utför uppgifterna ska vara vårdat men informellt klädda. 3.1.1.1. Ta emot och bistå besökare Ta emot och ge instruktioner till besökare och besökargrupper vid bokade och spontana besök. Ge besökarna grundläggande information, inklusive utvalda publikationer. Anpassa utställningsmaterial, publikationer, informationspaket samt profilprodukter och giveaways till olika tillställningar, målgrupper och värdorganisationer. Hjälpa besökare att söka information om EU via EU:s webbplatser och andra informationskällor. Svara i Europahusets telefon, svara på frågor och vidarekoppla samtal efter behov. Se till att lokalerna alltid ser presentabla och tilltalande ut. Se till att de tidningar och tidskrifter som erbjuds besökarna är aktuella och välorganiserade. Förbereda lokalerna för möten och seminarier. Detta innefattar också att flytta möbler och utställningsmaterial till och från lagerutrymmen. 3.1.1.2. Skapa, uppdatera och hålla allmänna EU-presentationer Hålla presentationer för studiegrupper och andra besöksgrupper om allmänna EU-frågor som till exempel, men inte uteslutande, det ordinarie lagstiftningsförfarandet, EU-medborgarnas rättigheter, den inre marknaden och Europa 2020-strategin. Uppdatera befintliga Powerpoint-presentationer med ny information. Anpassa presentationer till olika målgrupper, elever i olika åldrar och med olika bakgrund, studiegrupper från olika organisationer osv. 5

Skapa nya presentationer, främst i Powerpoint. Förbereda och hålla i bland annat frågesporttävlingar med hjälp av Europahusets mentometersystem. 3.1.1.3. Planering och administrativt arbete Sköta och uppdatera Europahusets bokningskalender och boka in besöksgrupper. Delta i samordningsmöten med personal från EU-kontoren. Aktualisera informationen på Europahusets webbplats, www.europahuset.eu, och webbplatserna för sociala nätverk (till exempel Facebook och Instagram), antingen genom att lägga upp ny information direkt på webbplatsen eller genom att skicka uppdaterade texter till den ansvariga personen på respektive EUkontor. Föra statistik över Europahusets verksamhet och rapportera varje månad enligt punkt 3.2. Föra statistik över utdelade publikationer och giveaways. Föra statistik över aktiviteten i sociala nätverk. Hjälpa till med utvärderingen av seminarier och andra aktiviteter. Marknadsföra Europahuset via webbplatsen, utskick till utvalda målgrupper osv. 3.1.1.4. Publikationer och giveaways Ansvara för att aktuella, utvalda allmänna publikationer finns utställda och presenteras på ett tilltalande och strukturerat sätt i Europahuset. Ansvara för och inventera lagret för EU-kommissionens standardpublikationer, informera kommissionens representationskontor i god tid om nytt material behöver beställas från leverantörerna och se till att gamla eller oanvända publikationer rensas ut. Ansvara för förvaringen av publikationer och giveaways i Europahuset och i lagerutrymmena i arkiven. Ansvara för och inventera lagret av giveaways och profilprodukter och på begäran informera personalen på EU-kontoren om vilka produkter som är mest uppskattade och användbara. Meddela personalen när publikationer från lokala leverantörer börjar ta slut eller behöver aktualiseras. 6

3.1.1.5. Hantera teknisk utrustning Bistå talare och diskussionsledare i att använda den tekniska audiovisuella utrustningen före och under presentationer och seminarier. Placera ut mikrofoner till talarna och kontrollera att de fungerar korrekt samt dela ut mikrofoner till personer i publiken som vill ställa frågor. Föreslå moderniseringar av utrustningen eller inköp av ytterligare utrustning vid behov. Sköta utrustningen för webbsändningar och uppdatera twitterflödet. - Sköta utrustningen för inspelning och filmning, göra podcast mm. Sköta mentometersystemet. 3.1.1.6. Hjälpa till vid seminarier Förbereda och dela ut informationspaket till deltagare och journalister. Ge instruktioner till och assistera serveringspersonal. Ta emot spontana besökare under kommunikationsaktiviteter. Ha hand om närvarolistor. 3.1.1.7. Söka information Hjälpa till att söka bakgrundsinformation för bland annat rapporter. Observera att de presentationer som hålls av personen som utför de kvalificerade tjänsterna kan spelas in och/eller filmas. Dessa tjänster kan även innebära förberedelser och deltagande i bland annat podcasts. 3.1.2. Enklare uppgifter Förutom kvalificerade tjänster kan vi då och då behöva hjälp med enklare uppgifter som att ta emot deltagare, pricka av deltagarlistor, svara i telefon och hjälpa till i garderoben. De personer som utför dessa uppgifter måste godkännas i förväg av kommissionens representationskontor, men behöver inte genomgå någon förberedande utbildning på Europahuset. Beställningar av denna typ av tjänster kommer alltid att omfatta minst tre timmar och göras enligt prislistan i bilaga c till denna kravspecifikation. 7

3.1.3. Tekniska tjänster Det kan finnas ett behov av tekniska tjänster som gäller användning av den audiovisuella utrustning och den datautrustning som används i Europahuset eller på tillställningar utanför Europahuset. Beställningar av tekniska tjänster kommer alltid att omfatta minst tre timmar enligt prislistan i bilaga c till dessa specifikationer. 3.1.4. Tjänster utanför Europahuset Kommissionens representationskontor kan ibland behöva kvalificerade tjänster, i synnerhet de som nämns under 3.1.1.1 och 3.1.1.2,vid kommunikationsaktiviteter utanför Europahusets lokaler på Regeringsgatan 65 i Stockholm. Dessa aktiviteter kan äga rum i Stockholmsområdet, på andra orter i Sverige eller i grannländerna. Resekostnader ersätts enligt bestämmelserna i utkastet till avtal. 3.2. Rapporter En teknisk rapport/verksamhetsrapport om såväl avtalets genomförande som statistik över besökare, tillställningar, giveaways, publikationer, typer av frågor med mera ska sammanställas enligt avtalet i fråga. Exempel på aktuella rapporter finns i bilaga a till kravspecifikationen. Rapporternas utseende kan komma att ändras under kontraktstiden, men denna typ av rapporter kommer att krävas för kvalificerade tjänster. Kostnaderna för att sammanställa rapporter måste ingå i enhetspriserna. 4. STORLEKEN PÅ AVTALET Den maximala budgeten för denna anbudsinfordran uppgår till mellan 240 000 euro och 360 000 euro under 4 år. Moms ingår inte i beloppet. Enligt artikel 134.1 f och 134.3 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 av den 29 oktober 2012 om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget får den upphandlande myndigheten använda sig av ett förhandlat förfarande om de nya tjänsterna innebär en upprepning av liknande tjänster som samma uppdragstagare fått i uppdrag att utföra vid den första upphandlingen. Detta förfarande får bara tillämpas under tre år efter det att det ursprungliga avtalet slutits. 5. AVTALSVILLKOR Ovanstående tjänster kommer att vara föremål för ett tjänsteavtal mellan EU-kommissionens representationskontor i Sverige och den anbudsgivare som tilldelas uppdraget. Ett utkast till avtal finns i bilaga II till anbudsinfordran. När anbudet utarbetas bör anbudsgivarna beakta bestämmelserna i utkastet till avtal, särskilt följande: 8

I.4 Betalningsvillkor och fullgörande av avtalet I.8 Utnyttjande av resultaten II.10 Rätten till resultaten Immateriella rättigheter II.15 Rapporter och utbetalningar 6. INLÄMNING AV ANBUD Följande ska ingå i anbudet: Försäkran på heder och samvete om uteslutningskriterierna. Fyll i och underteckna blanketten i bilaga III till anbudsinfordran. Alla de handlingar som gäller urvalskriterierna i punkt 10. Fyll i tabellerna i bilagorna IV och V till anbudsinfordran. Ett tekniskt anbud enligt anvisningarna i punkt 7 och specifikationerna i punkt 3. Ett ekonomiskt anbud enligt punkt 8, i överensstämmelse med kravspecifikationen. Fyll i och underteckna tabellen i bilaga c till kravspecifikationen. 7. TEKNISKT ANBUD Anbudsgivarna ska i sina anbud lämna ett tekniskt anbud som utarbetats i enlighet med villkoren i denna kravspecifikation och som innehåller en beskrivning av hur de ämnar utföra de uppgifter som omfattas av avtalet. Det tekniska anbudet ska utformas enligt samma struktur som föremålet för avtalet (se punkt 3). Det tekniska anbudet ska innehålla följande: En detaljerad beskrivning av det system som används för att kontrollera och säkra kvaliteten på de tjänster som ska tillhandahållas under avtalets löptid, inklusive hur man planerar att se till att uppgifterna utförs effektivt och utan avbrott under hela avtalsperioden för varje specifikt avtal. Av särskild betydelse är samordningen av den personal som ska utföra uppgifterna (ersättningspersonal) samt förmågan att hålla alla tidsfrister. Åtgärder för kvalitetskontroll, inbegripet ytterligare utbildning av personalen i till exempel kundservice och hantering av missnöjda besökare. Det befintliga systemet för att hantera frågor från uppdragsgivaren. Det tekniska anbudet ska också innehålla svar på samtliga tre fallstudier i bilaga b till kravspecifikationen. Svaren måste vara realistiska, skrivna på svenska och bör inte vara längre än en och en halv A4-sida per fallstudie. Bara ett svar per fallstudie ska lämnas in. Det tekniska anbudet ska inte innehålla några av de handlingar som anges i uteslutnings- eller urvalskriterierna och ska inte heller hänvisa till omständigheter som omfattas av dessa kriterier. 9

Det tekniska anbudet kommer att bedömas mot bakgrund av tilldelningskriterierna för kvalitet i punkt 11. 8. EKONOMISKT ANBUD Det ekonomiska anbudet ska lämnas på blanketten i bilaga c till kravspecifikationen. Glöm inte att datera och skriva under blanketten. Priserna är fasta under det första avtalsåret. Efter första året kan priserna justeras i enlighet med artikel I.3.2 i utkastet till avtal. Priserna ska anges i euro och vara totalpriser som täcker alla kostnader för utförandet av de uppgifter som omfattas av avtalet och som beskrivs ovan, med undantag för kostnader för resor och uppehälle i samband med tjänsteresor som genomförs på begäran av och efter godkännande av respektive EU-kontor. Sådana kostnader ersätts separat i enlighet med artikel I.3 i utkastet till avtal och ska därför inte tas med i anbudet. 9. UTESLUTNINGSKRITERIER Anbud från anbudsgivare som befinner sig i en situation som omfattas av uteslutningskriterierna i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen 1 kommer inte att beaktas. 9.1. Försäkran på heder och samvete och styrkande handlingar Anbudsgivarna ska lämna en försäkran på heder och samvete (undertecknad och daterad) om att de inte befinner sig i någon situation som innebär att de utesluts från upphandlingen. Använd blanketten i bilaga III till anbudsinfordran. Den anbudsgivare som ska tilldelas uppdraget ska, inom en frist som den upphandlande myndigheten fastställer och innan avtalet undertecknas, lämna nödvändiga handlingar för att styrka försäkran. De styrkande handlingarna måste vara giltiga den dag då tidsfristen för anbudsinlämningen går ut och får vara högst ett år gamla vid denna tidpunkt. De styrkande handlingarna ska i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där anbudsgivaren är etablerad gälla juridiska eller fysiska personer, och där så krävs enligt den upphandlande myndighetens bedömning, företagsledare och andra aktörer med rätt att representera, fatta beslut eller utföra kontroll hos anbudsgivaren. Om sådana handlingar redan lämnats in i samband med ett annat anbudsförfarande och det gått högst ett år sedan de utfärdades och de 1 http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=oj:l:2012:298:0001:0096:sv:pdf. 10

fortfarande är giltiga, ska anbudsgivaren på heder och samvete försäkra att styrkande handlingar redan har lämnats in vid en tidigare upphandling och att hans eller hennes situation inte har förändrats. 9.2. Anbud som lämnas av konsortier och anbud med underentreprenad Om anbud lämnas av konsortier eller grupper av tjänsteleverantörer ska var och en av de ekonomiska aktörer som deltar i anbudet lämna en försäkran på heder och samvete (daterad och undertecknad) som styrker att inget av uteslutningskriterierna är tillämpligt på dem (bilaga III till anbudsinfordran). Den anbudsgivare som tilldelas uppdraget ska, inom en frist som den upphandlande myndigheten fastställer och innan avtalet undertecknas, lämna ovanstående handlingar för att styrka försäkran på heder och samvete för var och en av de aktörer som ingår i konsortiet eller gruppen av tjänsteleverantörer. Vid anbud med underentreprenad och om den upphandlande myndigheten begär det ska anbudsgivaren lämna en försäkran på heder och samvete från den planerade underentreprenören om att denne inte befinner sig i någon av de situationer som beskrivs i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen. Om tvivel föreligger om denna försäkran på heder och samvete ska den upphandlande myndigheten begära de styrkande handlingar som avses i artikel 143.3 och 143.4 i tillämpningsföreskrifterna. Artikel 143.5 ska gälla i tillämpliga fall. 10. URVALSKRITERIER 10.1. Anbudsgivarens kapacitet Anbudsgivarna måste styrka att de har den ekonomiska, finansiella, tekniska och yrkesmässiga kapacitet som krävs för att utföra de uppgifter som anges i punkt 3 i denna kravspecifikation. En ekonomisk aktör får, i tillämpliga fall och vid ett särskilt avtal, ta andra enheters resurser i anspråk för att uppnå den ekonomiska, finansiella och tekniska kapacitet som krävs, oavsett den rättsliga förbindelsen mellan dem (underentreprenör, moderbolag eller tredje part). I sådana fall måste aktören visa för den upphandlande myndigheten att han eller hon kommer att förfoga över de resurser som krävs för att utföra de uppgifter som omfattas av avtalet, t.ex. genom att uppvisa ett åtagande från dessa enheter om att de kommer att bidra med nödvändiga resurser (se punkterna 10.2 och 10.3 nedan). När en anbudsgivares finansiella kapacitet helt eller till mycket stor del tillhandshålls av en tredje part kan den upphandlande myndigheten begära att den tredje parten ska skriva under avtalet eller lämna en solidarisk proprieborgen om anbudsgivaren skulle tilldelas uppdraget. Anbudsgivarna måste styrka sin kapacitet genom att bifoga följande uppgifter och handlingar till sitt anbud. Den upphandlande myndigheten får frångå kravet på att en anbudsgivare ska lämna de styrkande handlingar som avses i punkt 10.1 a, b och c om sådana handlingar redan 11

lämnats in vid ett tidigare upphandlingsförfarande och fortfarande uppfyller kraven i punkt 10.1. a) Rättslig kapacitet och bankuppgifter Anbudsgivarna ska fylla i och underteckna de blanketter som gäller rättssubjekt och bankkonto och bifoga nödvändiga bilagor. Blanketterna finns att ladda ner från följande sidor: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities /legal_entities_en.cfm http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fi nancial_id_en.cfm b) Finansiell och ekonomisk kapacitet Den ekonomiska och finansiella ställningen ska styrkas med följande handlingar: Balansräkning eller utdrag ur balansräkning för de två senaste verksamhetsåren med årsbokslut, i de fall då offentlig redovisning av balansräkningen krävs enligt bolagslagstiftningen i det land där den ekonomiska aktören är etablerad. Tabellerna I och II i bilaga V till anbudsinfordran (ifyllda, undertecknade och daterade) med alla relevanta uppgifter ur balansräkningen. Tabellerna måste också lämnas in på cd/dvd/usb.. Om en anbudsgivare på grund av särskilda skäl inte kan tillhandahålla de handlingar som begärts får han eller hon bevisa sin ekonomiska och finansiella kapacitet på annat sätt som den upphandlande myndigheten anser vara lämpligt (bankgaranti, bevis på relevant ansvarsförsäkring för verksamheten), förutsatt att den upphandlande myndigheten anser att skälen är giltiga. c) Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivarna måste på ett övertygande sätt visa att de kan utföra de uppgifter som omfattas av avtalet. Yrkeserfarenhet av liknande tjänster: Anbudsgivarna måste styrka att de har erfarenhet av att tillhandahålla informationsstöd och tjänster till internationella eller multinationella organisationer eller företag. För att styrka sin förmåga att tillhandahålla informations- och stödtjänster samt relevant administrativt och tekniskt stöd ska anbudsgivarna uppvisa tre liknande avtal med offentliga eller privata organisationer som genomförts de senaste tre åren, med namn på kunder, tillhandahållna tjänster och avtalens löptid. EUkommissionens representation förbehåller sig rätten att kontakta de referenser som angivits. 12

Personalresurser som behövs för att förvalta avtalet enligt bästa yrkespraxis: Anbudsgivarna ska styrka att de personer som ska utföra dessa uppgifter har tillräcklig erfarenhet (meritförteckningar). Varje meritförteckning ska ange vilken funktion personen ska ha vid utförandet av uppgifterna. De personer som deltar i administrationen av avtalet måste ha minst två års relevant yrkeserfarenhet och mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift. Personalresurser som behövs för att genomföra avtalet enligt bästa yrkespraxis: För att tilldelas uppdraget måste anbudsgivare visa att de förfogar över eller kan anställa personal som har de nödvändiga kvalifikationerna och kan utföra de uppgifter som omfattas av avtalet i enlighet med god branschpraxis och bästa yrkespraxis. För att styrka detta ska anbudsgivarna lämna tre exempel på relevanta existerande meritförteckningar för varje personalkategori samt en redovisning av hur många kandidater företaget i genomsnitt hade eller hade kunnat anställa för de efterfrågade kategorierna under de tolv månaderna innan tidsfristen för anbudsinlämningen gick ut. Anbudsgivarna måste bekräfta att de kan presentera minst fem kandidater för varje personalkategori. Kandidaterna till de kvalificerade tjänsterna måste tala och skriva utmärkt svenska och ha mycket goda kunskaper i engelska. Alla personer som utför de kvalificerade tjänsterna måste vara utmärkta kommunikatörer, mycket ansvarstagande och kunna ta egna initiativ. De måste vara serviceinriktade och stresståliga. De som utför de kvalificerade tjänsterna måste också vara tekniskt kompetenta att använda AV-utrustning som projektorer, datorer, TVapparater, DVD-spelare osv. och datakunniga, med mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet, och i synnerhet PowerPoint. De måste ha utmärkta EU-kunskaper (studier på universitets- eller högskolenivå, t.ex. Europa-programmet eller motsvarande) och erfarenhet av att hålla föredrag och presentationer inför publik. De måste vara tillmötesgående och lyhörda. De personer som utför de enklare uppgifterna måste vara serviceinriktade och ha viss tidigare erfarenhet av mottagande av besöksgrupper. De personer som utför de tekniska uppgifterna måste vara serviceinriktade, ha tillräcklig teknisk kunskap för att kunna använda utrustningen och för att kunna hjälpa till lösa de vanligaste felen. Språkkunskaper ska nämnas specifikt för alla de personer vars meritförteckningar lämnas in. 13

Struktur och organisation Anbudsgivarna ska styrka att de har den kapacitet som behövs för fullgörande av avtalet. För att styrka detta ska anbudsgivarna lämna in en beskrivning av sin interna organisation, sin nuvarande organisationsplan och antalet anställda i genomsnitt under de senaste tre åren eller, om det gäller ett nygrundat företag, sedan företaget grundades. 10.2. Ytterligare krav för gemensamma anbud Om anbudet lämnas in av ett konsortium måste varje medlem styrka sin ekonomiska och finansiella ställning (se punkt 10.1 b). Dessutom måste följande ingå i anbudet: En handling med namnet på det företag som utsetts till företrädare för konsortiet, med en fullmakt för den person som utsetts att underteckna avtalet och/eller fungera som konsortiets kontaktperson för kommissionen. En handling som tydligt visar gruppens eller enhetens sammansättning och typ (företag, tillfällig sammanslutning osv.), liksom under vilka juridiska former samarbetet kommer att ske om man tilldelas uppdraget och om en ändring är nödvändig för att uppgifterna ska kunna utföras. Ett brev som undertecknats av alla medlemmar i konsortiet och som intygar att de åtar sig att utföra de tjänster som anges i anbudet, med en tydlig beskrivning av medlemmarnas funktion, kvalifikationer och erfarenhet. 10.3. Ytterligare krav för anbud som inbegriper underentreprenad Om anbudet inbegriper underentreprenörer måste anbudsgivaren styrka den ekonomiska och finansiella kapaciteten (se punkt 10.1 b) för varje underentreprenör vars uppgifter utgör mer än 20 % av avtalets värde. Dessutom måste följande ingå i anbudet: En handling där det tydligt anges vilka underentreprenörerna är, vilka uppgifter och skyldigheter de kommer att ha samt hur stor andel av uppgifterna var och en av dem kommer att utföra. Det måste också framgå på vilket sätt kvaliteten på de uppgifter som utförs av underentreprenörerna kommer att kontrolleras. En avsiktsförklaring från var och en av underentreprenörerna, där de klart och tydligt åtar sig att samarbeta med anbudsgivaren om han eller hon skulle tilldelas uppdraget samt anger hur mycket resurser de kommer att ställa till anbudsgivarens förfogande för utförandet av uppgifterna. Om anbudet inte inbegriper underentreprenad ska anbudsgivaren lämna in en handling där han eller hon anger att uppgifterna inte kommer att läggas ut på underentreprenad och att kommissionen kommer att 14

underrättas om detta ändras. Kommissionen förbehåller sig rätten att avgöra om en eventuell ändring i detta avseende kan godtas. Anbud från anbudsgivare som befinner sig i en yrkesrelaterad intressekonflikt som kan påverka avtalets genomförande kan avvisas på grund av att de inte uppfyller urvalskriterierna för yrkesmässig kapacitet. 11. TILLDELNINGSKRITERIER Anbud från anbudsgivare som befinner sig i någon av de situationer som anges i uteslutnings- eller urvalskriterierna kommer inte att beaktas. Avtalet kommer att ingås med den anbudsgivare som ger det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt följande kriterier: Kvalitet a) Relevansen, omfattningen och effektiviteten hos det system som finns för uppföljning och kvalitetskontroll av tjänsterna under hela kontraktsperioden, och systemet för hantering av frågor från kunden (50 %). b) Relevansen, allsidigheten, kreativiteten och samstämmigheten på svaren på fallstudierna (50 %). Pris 11.1. Bedömning av de tekniska aspekterna Det tekniska anbudet som ska lämnas in som en del av anbudet (se punkt 7) kommer att bedömas utifrån kvalitetskriterierna a och b. Resultatet av bedömningen av de tekniska aspekterna är summan av de poäng som erhålls vid bedömningen enligt varje kriterium. Endast anbud som får minst 60 % för varje enskilt kriterium och sammanlagt minst 70 poäng kommer att beaktas när uppdraget tilldelas. 11.2. Bedömning av de ekonomiska aspekterna För det ekonomiska anbudet ska anbudsgivarna använda standardtabellerna i bilaga c till kravspecifikationen. Varje ändring av eller utelämnande i originalprislistan gör anbudet ogiltigt. För att kunna bedöma och jämföra de ekonomiska anbuden kommer kommissionen att använda ett referenspris beräknad i enlighet med de timmar som anges i prislistan i bilaga c till kravspecifikationen (summan av priserna för de olika tjänsterna multiplicerat med det preliminära antalet timmar). 11.3. Tilldelning av uppdraget 15

Uppdraget kommer att tilldelas den anbudsgivare som får högst poäng enligt följande formel: Poäng anbud X för = Lägsta pris Pris för anbud X * Totalt antal poäng för kvaliteten (av 100) för samtliga kriterier för anbud X Bilagor: a) Exempel på rapporter b) Fallstudier c) Prislista 16