EUROPEISKA KOMMISSIONEN GENERALDIREKTORATET FÖR KOMMUNIKATION FÖRSLAGSINFORDRAN COMM/STO/ED/ FRÅGOR och SVAR

Transkript

1 Ref. Ares(2017) /08/2017 EUROPEISKA KOMMISSIONEN GENERALDIREKTORATET FÖR KOMMUNIKATION Representationen i Sverige FÖRSLAGSINFORDRAN COMM/STO/ED/ FRÅGOR och SVAR Slutlig version: 25 augusti Är det riktigt att det ska vara röd understruken text i fälten där vi ska skriva i ansökningsblanketten? Vänligen stäng "Spåra ändringar" (Track Changes) som du hitter under fliken "Granska" (Review) i Word-programmet. 2. Jag undrar om handlingarna under 3.1 och 3.2 i ansökningsformuläret även ska bifogas för sökanden som är offentliga organ? Ja, även sökanden som är offentliga organ ska bifoga handlingarna enligt punkt 6.1 i förslagsinfordran, nämligen - en kopia av stadgar, eller - en kopia av ett officiellt intyg att sökanden är lagenligt bildad och registrerad. 3. Vi arbetar mycket med skolor och gör många föreläsningar, presentationer och rollspel i klassrummen varje år. Dessa är vanligen minuter långa och antalet deltagande elever och lärare kan vara mellan 20 och 75 ungefär. I nuvarande programperiod är dessa aktiviteter lätta att ansöka om och redovisa i modul 7B. Men hur gör vi i den nya ansökan? Hur många klassrumsbesök (eller tid och antal deltagare) krävs det för att kunna räkna dessa till ett anordnande av evenemang? Till skillnad mot den aktuella programperioden ( ) finns det inga krav för programperioden vad gäller antal evenemang eller evenemangets längd och antal deltagare. Det är upp till er att bestämma hur många klassrumbesök som krävs när ni väljer inslaget "Anordnade av evenemang" en gång eller fler, med beaktande av att omfattningen av aktiviteterna under valda inslag ska stå i proportion till bidragsbeloppet (se avsnitt 2.3 i förslagsinfordran). Om ni väljer detta inslag en gång, kan det exempelvis avse - ett stort evenemang med inbjudna föreläsare i samband med en viss temadag, - ett rollspel som omfattar flera klassrumbesök som förberedelse, eller - flera presentationer gjorda av Europa direkts ansvarig i olika klassrum och skolor m.m.

2 Ni kan välja inslaget upp till fyra gånger, förutsatt att inte det högsta årliga verksamhetsbidraget överskrivs, med en ny motivering för varje gång ni väljer det, som till exempel avser - ett annat område i er region, - en annan tidsperiod (skoltermin eller specifika månader), eller - ett annat ämne eller tema för era föreläsningar och presentationer m.m. När ni skriver ansökan är det viktigt att ange målgruppen (inkl. elevernas ålder) samt vilka skolor som ni vill samarbeta med. 4. Nu har jag kollat igenom ansökan för Om jag förstår den rätt så finns inte föreläsningar (tidigare 7B) med på samma sätt som tidigare eller räknas det inom anordnande av evenemang? Var står det om minimiantal deltagare och timmar? Eller finns det inga krav på det längre? Anordnande av evenemang låter för mig som gamla 7C och deltagande i evenemang som gamla 7A. Verkar ju vara ett större evenemang då summan är på 2400 euro. Eller skulle man kunna ha flera föreläsningar som tillsammans räknas som ett evenemang? Enligt punkt i förslagsinfordran innebär "Anordnande av evenemang" att ett eller flera evenemang anordnas. Det görs ingen skillnad mellan större och mindre evenemang i den nya programperioden. Det är upp till er att bestämma hur många och hur stora evenemang ni vill anordna för varje gång ni väljer detta inslag, med beaktande av att omfattningen av aktiviteterna under valda inslag ska stå i proportion till bidragsbeloppet. Se även svaret till fråga Inom den grundläggande informationsverksamheten står att man ska ha en uppdaterad webbplats (eller webbsida). Innebär det att vi här kan räkna in vår Facebook-sida, som vi ju uppdaterar kontinuerligt? Vilket vi inte gör med hemsidan, som är mer statisk. Kan nämligen inte se att man söker för sociala medier (tidigare M3), utan att det ingår i den ordinarie informationsverksamheten. Stämmer det? Till skillnad mot den aktuella programperioden ( ) finns det inga specifika moduler för webbplats och sociala medier samt lokala medier. Däremot ingår det alla i den grundläggande informationsverksamheten som beskrivs i punkt i förslagsinfordran. En Facebook-sida kan räknas som sociala medier men inte som en webbplats (eller webbsida). 6. Ska vi lämna in bilaga 2 "Mall för ramavtal om partnerskap" samt dess bilagor tillsammans med ansökan? Dessa dokument ska inte lämnas in nu men de finns bara för kännedom. Alla styrkande handlingar som ska lämnas in med ansökan står i förslagsinfordran och på checklistan på sista sidan i ansökningsformuläret. Se även svaret till fråga 2.

3 7. Jag undrar lite över rutan där man ska uppge bemyndigad företrädare. Det finns 3 i vår organisation. Spelar det någon roll ifall jag skriver alla 3 tillsammans eller borde jag göra 3 likadana rutor, en för varje? Eller ska jag bara uppge en? Alla som är behöriga att underteckna avtalen måste anges i punkt 1.4 i ansökningsformuläret. Det är kanske mer praktiskt att göra fler likadana rutor. 8. Det står att man ska bifoga styrkande handlingar över verksamhetsansvariges kvalifikationer, t.ex. ett intyg om relevant arbetslivserfarenhet eller ett rekommendationsbrev. Arbetslivserfarenheten framgår ju av den meritförteckning/ CV man bifogar ansökan, räcker inte denna? Nej, dessa är två olika styrkande handlingar. Meritförteckningen/CV är något som Europa direkt-kontorets ansvarige/gruppledare samt gruppmedlemmar kan skriva själva. Ett intyg om relevant erfarenhet eller ett rekommendationsbrev är däremot undertecknat av en arbetsgivare. 9. Ska man lämna in en ny ansökan varje år eller är det bara kommunikationsplanen som ska lämnas in varje år, efter det första året? Ansökan för förslagsinfordran ska endast lämnas in en gång inkl. en treårig strategi och en årlig kommunikationsplan för första året (2018). För vart och ett av de följande åren (2019 och 2020) ska en årlig kommunikationsplan lämnas in efter inbjudan från Europeiska kommissionens representation i Sverige. Se avsnitt 2.2 i förslagsinfordran. 10. Ska anordnande av evenemang och deltagande i evenemang utvärderas på något sätt, med ex enkäter? D.v.s. ska en årlig utvärderingsrapport göras som tidigare? Enligt punkt i förslagsinfordran ingår i den grundläggande informationsverksamheten att använda ett användarenkätverktyg från Europeiska kommissionen för att utvärdera kontorens verksamhet (evenemang och andra aktiviteter, i tillämpliga fall). 11. Vår fråga är om ett Europa direkt-kontor även kan vända sig mot näringslivet i vår kommun och våra grannkommuner? För att informera dem om hur EU fungerar, rådgivning vid internationalisering, vilka stödmöjligheter som finns etc. Eller ska kontoren enbart vända sig mot allmänheten? Ett Europa direkt-kontor ska anordna evenemang och använda olika kommunikationsverktyg för att nå allmänheten på lokal och regional nivå, antingen direkt eller indirekt genom relevanta informationsförmedlare och intressenter (se avsnitt 2.1 i förslagsinfordran). Därför kan ett Europa direkt-kontor ha en specifik målgrupp, t.ex. näringslivet. 12. Vem ska lämna in en meritförteckning? Vilken typ av meritförteckning önskar ni för den/de som jobbar på ett Europa direkt-kontor? Vi har tidigare använt mallen för Europass.

4 Vi önskar en meritförteckning för Europa direkt-kontorets chef (dvs. ansvarige eller gruppledare) samt för varje gruppmedlem om inte bara en person leder hela verksamheten (se fotnot 16 i förslagsinfordran). Ni kan gärna använda Europass eller ett helt annat dokument där personernas kvalifikationer framgår samt en detaljerad beskrivning av deras respektive arbetsuppgifter och ansvarsområden. Europass finns på följande webbsida: Jag har lite funderingar kring Besökskontor. Vad är det för information som behöver registreras kring besökare? I dagsläget skriver vi ner antal besök vi har per månad och vilket ämne frågan/besöket hade. Med särskilt personal som endast tar emot besökarna, vad innebär det? Är det något verksamhetsansvarig kan göra som en del av sitt arbete? Måste öppettiderna vara exakta eller kan de ändras beroende på besök som kontoret gör i andra delar av sitt upptagningsområde (så länge det inte påverkar minitiden på 20h/vecka)? Om ett besökskontor ansöks ska det ge ett tydligt mervärde. All information kring besökare måste registreras för statistiska själ, detta på grund av att Europeiska kommissionens representation i Sverige behöver veta exakta siffror på bl.a. antal besökare, åldersgrupper, yrkestitlar och organisationer. I månadsrapporten som ska lämnas till representationen måste alla besökarnas frågor och tillhörande svar beskrivas. Öppentiderna måste vara exakta och kan inte ändras när andra aktiviteter äger rum eller när verksamhetsansvarig inte kan vara på plats. Därför måste besökskontoret ha särskild personal som ansvarar för att ta emot besökare under de utsatta öppentiderna. 14. Jag har en fråga angående Förslagsinfordran. Som jag har förstått det så är stadgarna och det officiella intyget är alternativa och alltså behöver bara en av dem bifogas ansökan. Jag har beställt ett bevis om tilldelat organisationsnummer från Statistiska centralbyrån där det framgår att vi är en kommun och vad vårt organisationsnummer är. Kan detta användas som ett officiellt intyg? Du har förstått rätt (se även svaret till fråga 2). Kommuner registreras och tilldelas ett organisationsnummer av Statistiska centralbyrån och därför kan deras handlingar användas i det här fallet. Enligt Skatteverkets webbsida tilldelas organisationsnummer av den myndighet som registrerar den juridiska personen när den bildas eller när det annars finns anledning att införa organisationen i myndighetens register. 15. Jag undrar över kommunikationsplan 2018 och anordnade av aktiviteter. Det står bland annat att program och datum ska beskrivas. Om datum och program ej är satt ännu men det är klart att aktiviteten kommer att bli av och mer eller mindre programmet, räcker det att man skriver det man vet säkert (t.ex. månad)? Alternativt, om datumet ändras kan man skicka in en ändring / ett yttrande om ändring och få den godkänd? Ju mer exakt kommunikationsplanen är desto bättre är det för utvärderingen. I vissa fall kan veckan eller månaden vara tillräcklig. En begäran om förändring i verksamhetsplanen under året bör motiveras och skickas till representationen för godkännande i förväg. Representationen kommer att granska alla begäranden från fall till fall.

5 16. Jag ska beräkna budgeten för ansökan 2018 och jag undrar vad som räknas som egna medel i samfinansieringen? Exempelvis kostnader för kontor och möteslokaler, löner, räknas det som egna medel? Alla dessa kostnader räknas som egna medel. Enligt punkt 11.3 i förslagsinfordran får samfinansiering inte omfatta naturabidrag från tredje part. 17. Vi har förstås faxar i kommunen, men jag vet inte hur de fungerar, och de enda som de används till idag är sekretessbelagda ärenden. Är det nödvändigt att ange faxnummer i alla fall? Det är inte nödvändigt att ange ett faxnummer som inte används. 18. Vi vet ej vad En kopia av ett officiellt intyg att sökanden är lagenligt bildad och registrerad eller kopia av stadgar kan vara för dokument. Är dokumentet RÄTTSLIG FORM samma sak som En kopia av ett officiellt intyg att sökanden är lagenligt bildad och registrerad? Enligt avsnitt 6.1 i förslagsinfordran behövs dessa dokument för att bedöma om sökanden är berättigad till verksamhetsbidrag från EU-kommissionen. Ett officiellt intyg kan vara exempelvis momsregistrering eller ett bevis om tilldelat organisationsnummer (se även svaret till fråga 14). Detta dokument kan också bifogas i formuläret för rättssubjekt ( RÄTTSLIG FORM ) som måste laddas ner från länken i avsnitt 1.1 i ansökningsformuläret och fyllas i enligt instruktionerna. 19. Checklista för sökande: Räcker det att vi med en kommun som värdorganisation använder oss av dokumentet RÄTTSLIG FORM? På checklistan står det även att kopia på stadgarna / kopia på officiellt intyg ska bifogas men det gäller väl endast organisationer och ej kommuner? Nej, det räcker inte. Alla organisationer även kommuner ska lämna in samma typ av handlingar med ansökan. Se svaren till frågor 2, 14 och I avsnitt IV i ansökningsformuläret, om vi svarar nej under: SÖKT OCH/ELLER PÅGÅENDE EU-FINANSIERING, ska vi då fylla i: SÖKTA ELLER BEVILJADE BIDRAG OCH ANNAN EU-FINANSIERING? Om vi ska fylla i ovanstående ändå: Är detta enbart där vi själva sökt eller även projekt som vi är med i? Om ni svarar nej ska ni inte fylla i tabellen. Ni ska endast fylla i den om ni redan fått eller ansökt om finansiering från EU för samma åtgärd, del av samma åtgärd eller dess administration (s.k. administrationsbidrag). Detta gäller både projekt som er organisation själv ansökt om finansiering för och projekt som er organisation är med i. Se även svaret till fråga 21. Att vara ett Europa-direkt kontor beaktas inte som samma åtgärd eftersom det inte är möjligt att få annan finansiering utanför den nuvarande förslagsinfordran. Samma åtgärd betyder att genomföra kommunikationsaktiviteter av en viss karaktär som beskrivs i förslagsinfordran och är föreslagna av sökanden i ansökan. Till exempel:

6 - Om en organisation som vill driva ett Europa direkt-kontor får EU-finansiering för att digitalisera dess arkiv som en del av Europeana, är detta EU-finansiering men inte samma åtgärd eller del av samma åtgärd och behöver inte anges. - Om en organisation som vill driva ett Europa-direkt kontor får bidrag från Europaparlamentet för att arrangera offentliga debatter med besökande ledamöter, är detta EU-finansiering för samma åtgärd, samma typ eller del av samma åtgärd och ska anges. - Om en organisation som vill driva ett Europa-direkt kontor får administrationsbidrag från programmet Europe4Citizens, är detta EU-finansiering för administrationen av organisationen och ska anges. 21. Finansiering från EU: Under punkt 1. så har ingen på kommunen sökt EU-medel för samma åtgärd för samma budgetår (antar att ni menar budgetår 2018?). Men ser man i tabellen (punkt 1.1) så känns det som att man bör fylla i samtliga ansökningar och beviljade bidrag under 2017 (eller ), gäller det samtliga enheter i kommunen? Under punkt 1.1 menar vi budgetår I tabellen bör man fylla i uppgifter om alla ansökningar och beviljade bidrag sedan 2016 för samma åtgärd (se även svaret till fråga 20). Detta gäller samtliga enheter i er organisation. 22. Annan extern finansiering: Om vi som redan befintligt Europa direkt-kontor har fått bidrag från en region för 2017 ska vi kryssa i ja på 2.1 eller är det för budgetår 2018 ni menar? I så fall antar vi att vi ska kryssa i ja på 2.2 istället. Vill bara få det förtydligat. Under punkter 2.1 och 2.2 menar vi budgetår Om en annan extern finansiering är bekräftad ska ni kryssa JA i Om den inte är bekräftad ännu men ni har begärt eller ansökt och väntar på bekräftelse på sådan finansiering ska ni kryssa JA i 2.2 och fylla i tabellen nedan. 23. Bilaga A Preliminär budget: Om jag skulle fylla i ansökan så att den begärda budgeten överskrider maxbelopp kommer då min ansökan underkännas eller är det så att maxbelopp då betalas ut och övriga kostnader får vårt kontor stå för själva? Om jag fyller i de delar jag vet att vårt kontor kommer genomföra så hamnar jag på ca 300 euro över maxbelopp. Är det då bättre att stryka t.ex. Informationsmaterial och hamna ca 300 euro under maxbelopp? Det högsta årliga verksamhetsbidraget bör respekteras samt engångsbelopp för varje inslag enligt punkt i förslagsinfordran. Om ni vill genomföra fler aktiviteter som skulle överskrida maxbeloppet då får ni endast använda er egen samfinansiering. En sådan aktivitet ska inte beaktas eller utvärderas som del av er ansökan. 24. Får kontoret göra mer än det som ansöks om förutsatt att det som i förväg utlovats genomförs? Som exempel, jag har i dagsläget inte fyllt i någonting under deltagande i evenemang p.g.a. att vi redan uppnått maxbelopp men vet att kontoret kommer delta i

7 minst 2 mässor under år Kan jag lämna den rutan helt tom och ändå delta i mässorna eller behöver jag fylla i den rutan minst en gång för att få delta? Kommer jag kunna redovisa detta deltagande utan att ha rapporterat in dem i verksamhetsplanen? Eller till exempel trycka informationsmaterial utan att i förväg registrera detta? Ansökan gäller endast aktiviteter i en kommunikationsplan som genomförs med bidraget från EU-kommissionen samt samfinansiering. Andra aktiviteter som genomförs endast med er egen samfinansiering kan rapporteras som sådana i rapportering men de inte är del av den här ansökan. Se även svaret till fråga Det finns flera representanter som har behörighet att underteckna detta avtal från vår kommun. Krävs underskrifter från samtliga representanter eller räcker det med en eller två av dessa? Det beror på hur många och vilka representanter måste underteckna för att avtalet ska vara giltigt. Ni måste läsa er egna stadgar för att få fram denna information och även följa dem. 26. Stämmer det att samtliga sökande ska fylla i bilaga B Försäkran på heder och samvete? Vi är osäkra på hur vi ska fylla i formuläret som en offentlig myndighet, kan ni förtydliga följande: Ska namnet på Europa direkt-kontoret skrivas efter texten...föreliggande försäkran på följande enheters vägnar samt...härmed följande försäkran avseende enheten...? Försäkran på heder och samvete (bilaga B) ska undertecknas och bifogas (se även Checklista för sökande). Nej, Europa direkt-kontorets namn ska inte anges i detta dokument utan bara den enhet som är juridisk person och önskar vara värdorganisation. Om det inte endast är en enhet som lämnar in ansökan, så ska övriga enheters namn också anges efter texten inom hakparenteser, annars kan man stryka den. 27. Är Europa direkt-kontorets ansvarig är en heltidtjänst? Till skillnad mot den aktuella programperioden ( ) är det inte längre relevant för programperioden om Europa direkt-kontorets ansvarig/gruppledare ska arbeta hel- eller deltid. EU-kommissionen vill att alla aktiviteter ska genomföras enligt kommunikationsplanen och det spelar ingen roll om det finns en eller fler personer som arbetar i Europa direkt-kontoret och om det är en heltidtjänst eller inte, även om bara en person leder hela verksamheten. Sökande måste naturligtvis följa alla bestämmelser inom arbetsrätten. Se även svaret till fråga 12.