EUROPEISKA KOMMISSIONEN REPRESENTATIONSKONTOR I MEDLEMSSTATERNA BILAGA A.2 SÄRSKILT AVTAL NR./.. OM VERKSAMHETSBIDRAG

Transkript

1 EUROPEISKA KOMMISSIONEN REPRESENTATIONSKONTOR I MEDLEMSSTATERNA Helsingfors BILAGA A.2 SÄRSKILT AVTAL NR./.. OM VERKSAMHETSBIDRAG Detta särskilda bidragsavtal (nedan kallat avtalet) ingås mellan Europeiska unionen (nedan kallad unionen), företrädd av Europeiska kommissionen (nedan kallad kommissionen), som i sin tur företräds av [förnamn, efternamn, befattning, generaldirektorat/enhet] för undertecknandet av detta avtal, å ena sidan, och [fullständigt officiellt namn] [organisationsform] [organisationsnummer] [fullständig officiell adress] [momsregistreringsnummer], (nedan kallad värdorganisationen), [som företräds av [förnamn, efternamn, befattning] för undertecknandet av detta avtal], å andra sidan. Följande bilagor ingår i avtalet: Bilaga I: Bilaga II: Bilaga III: Verksamhetsbeskrivning Preliminär budget Mall för verksamhetsrapport

2 Artikel 1 Avtalsföremål Avtalet avser samarbete mellan parterna. Det upprättas enligt bestämmelserna i ramavtal nr [ ] som ingicks mellan kommissionen och värdorganisationen den [datum] Kommissionen har beslutat att tilldela ett bidrag på de villkor som anges i detta avtal och i ramavtalet, som värdorganisationen härmed förklarar sig ha tagit del av och godtagit, för verksamheten benämnd [ ] (nedan kallad verksamheten). Värdorganisationen godtar bidraget och åtar sig att, på eget ansvar, göra allt som står i dess makt för att genomföra den verksamhet som anges i bilaga I, i enlighet med de villkor i ramavtalet som gäller genomförandet av avtalet. Artikel 2 Löptid Verksamheten ska inledas den [ ] (nedan kallat verksamhetens startdatum) Verksamheten ska bedrivas i [ ] månader från och med startdatumet. Den period då verksamheten genomförs avgör under vilken period kostnader berättigar till bidrag från unionen. Artikel 3 Finansiering av verksamheten Den sammanlagda kostnaden för verksamheten beräknas till [ ] euro, enligt den preliminära budgeten i bilaga II. Kommissionen ska bidra med maximalt [ ] euro. Kommissionens finansiering ska ske i form av engångsbelopp om [ ] euro för att samfinansiera följande kategorier av insatser: [modul ] finansierad med ett engångsbelopp om [ ] euro [modul ] finansierad med ett engångsbelopp om [ ] euro [modul ] finansierad med ett engångsbelopp om [ ] euro Det slutliga bidragsbeloppet ska fastställas enligt artikel II.18 i ramavtalet, utan att detta påverkar tillämpningen av artikel II.20 i det avtalet.

3 Artikel 4 Justering av den preliminära budgeten Med avvikelse från artikel II.14 i ramavtalet får värdorganisation begära en justering av den preliminära budgeten när den genomför sin verksamhet, i syfte att ersätta en modul med en eller flera andra moduler till motsvarande värde. Värdorganisationen ska begäran en sådan ändring genom rekommenderat brev med mottagningsbevis eller motsvarande, ställt till kommissionen, som förbehåller sig rätten att avslå begäran inom 20 dagar från mottagningsdatum. När tidsfristen på 20 dagar löpt ut ska begäran anses vara godkänd. Artikel 5 Betalningsvillkor 5.1 FÖRFINANSIERING Inom 30 dagar efter det att den sista av de två parterna undertecknar avtalet ska förfinansiering i form av en utbetalning om [ ] euro ske till värdorganisationen, motsvarande högst 70 % av det totala högsta bidragsbelopp som anges i artikel SLUTBETALNING Begäran om slutbetalning ska åtföljas av verksamhetsrapporten och handlingar som utgör underlag för den slutliga beräkningen av engångsbeloppet: Modul Insatser Rapportering Modul 1a: Grundläggande information Informationskontoret ska vara öppet minst 20 h/vecka. Informationskontoret kan ha stängt i högst 6 veckor per år. När kontoret är stängt: Meddelande på telefonsvarare och frånvaromeddelande per e-post om öppettider och alternativa tjänster som t.ex. Europa direkts kontaktcentrum Ditt Europa på webben. Ändamålsenlig skyltning, lämpliga lokaler och utrustning. Tillhandahållande av informationstjänster. Hänvisning av frågor som inte ingår i kontorets uppdrag till lämpligt nätverk eller till Europa direkts kontaktcentrum. Bistånd på plats till kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor. En särskild webbplats med grundläggande information om informationskontoret. Deltagande i samordningsmöten och fortbildning (inklusive årsmöten) som anordnas av kommissionen (huvudkontoret eller representationen) Månatliga verksamhetsrapporter, med information om de vanligaste frågorna från allmänheten och om bevakning av EU-frågor i lokala/regionala medier. Rapportering om specifika frågor på begäran av representationen. En årlig Informationskontorets öppettider. Antal anställda vid informationskontoret, namn och arbetstid (heltid eller deltid). Antal personliga kontakter, typ och innehåll. Antal telefonsamtal, typ och innehåll. Antal e-postmeddelanden, typ och innehåll. Antal frågor som hänvisats till andra nätverk eller till Europa direkts kontaktcentrum Länk till webbplats Deltagande i möten och fortbildningar anordnade av kommissionen eller av andra nätverk (antal, datum och ort). Månatlig rapportering via rapporteringsverktyg Årlig utvärderingsrapport om minst 50 % av aktiviteterna.

4 Modul Insatser Rapportering Modul 1b: Grundläggande informationstjänster Modul 2: Webbplats Modul 3: Sociala medier Modul 4: Elektroniskt nyhetsbrev Modul 5a: Publikationer Modul 5b: PR-material Modul 5c: Audiovisuellt och annat elektroniskt material utvärderingsrapport/konsekvensbedömning av minst 50 % av insatserna. Samma som för modul 1a, förutom att öppettiden är minst 8 timmar per vecka (istället för 20 timmar). Webbplats med lokalanpassad information om kontorets verksamhet och om EU-frågor, särskilt EU-medborgarnas rättigheter och EU:s prioriteringar. Länkar till andra EU-webbplatser (t.ex. Europa, Europa direkts kontaktcentrum, kommissionens övriga nätverk, kommissionens representation, Europaparlamentets informationskontor). Webbplatsen ska uppdateras flera gånger i veckan. Inlägg i sociala medier (t.ex. Facebook, twitter, bloggar). Medierna ska uppdateras flera gånger i veckan. Löpande kontakter med användare. om informationskontorets verksamhet och om EU-frågor, särskilt EU-medborgarnas rättigheter och EU:s prioriteringar. Produktion av ett elektroniskt nyhetsbrev. om informationskontorets verksamhet och EUfrågor, särskilt EU-medborgarnas rättigheter och EU:s prioriteringar. Kopiering av befintliga artiklar eller annat material om EU kommer inte att godtas. Nyhetsbrevet ska utkomma minst sex gånger om året. Det ska sändas till minst 100 mottagare. Publikationer på minst 10 sidor. Minst 500 exemplar. Innehållet bör anpassas till den lokala/regionala målgruppen och koncentreras till informationskontorets verksamhet och EUfrågor, särskilt EU-medborgarnas rättigheter och EU:s prioriteringar. Publikationerna ska komplettera befintligt material som framställts av EU-institutionerna. Publikationerna ska finnas i elektronisk form på informationskontorets webbplats Produktion av minst 200 artiklar (anteckningsblock, väskor, musmattor, spel, USB-minnen ) på ett så miljövänligt sätt som möjligt. Planering och produktion av ett videoklipp, en e-bok, ett interaktivt spel eller audiovisuellt material på olika plattformar (t.ex. cd-skivor, dvd-skivor, USB-minnen). om informationskontorets verksamhet och om EU-frågor, särskilt EU-medborgarnas Samma som för modul 1a. Webbplatsens adress Uppdateringsfrekvens Utskrift av startsidan Månatlig besöksstatistik Uppdateringsfrekvens Antal inlägg av informationskontoret. Användarstatistik (antal prenumeranter/vänner, antal kommentarer/gilla på inläggen) Genomslagskraft/spridning Nyhetsbrevet laddas upp på intranätet. Antal mottagare uppdelat per målgrupp (press, politiker, skolor, organisationer osv.) Ämnesinnehållet i det material som framställts Antal exemplar Beskrivning av målgruppen och antal mottagare En pdf-version laddas upp på intranätet. Länk till publikationen. Beskrivning av målgrupp/evenemang Provexemplar av produkten Produktens titel och innehåll Länk till produkten (eller ett provexemplar) Antal visningar (visning inför publik eller på internet) eller antal produkter som distribuerats (ange målgrupp)

5 Modul Insatser Rapportering Modul 6: Lokala medier Modul 7a: Deltagande i evenemang Modul 7b: Anordnande av evenemang för särskilda målgrupper Modul 7c: Anordnande av evenemang för en bredare publik rättigheter och EU:s prioriteringar. Innehållet ska komplettera befintligt AVmaterial och elektroniskt material som framställts av EU-institutionerna. Kopiering av befintligt AV-material eller annat elektroniskt material godtas inte. Materialet ska laddas upp på informationskontorets webbplats och på en webbplats för videodelning. Publicerade bidrag helst på regelbunden basis i lokala/regionala oberoende medier (lokala/regionala myndigheters webbplatser betraktas inte som medier) Det kan vara artiklar som publiceras i tryckta och/eller internetbaserade medier eller medverkan i tv- eller radioprogram. om informationskontorets verksamhet och om EU-frågor, särskilt EU-medborgarnas rättigheter och EU:s prioriteringar. Artiklar för att göra reklam för eller rapportera från ett evenemang som organiseras av informationskontoret räknas inte (sådana ska i stället ingå i modulerna 7a, 7b och 7c).. Minst 10 publicerade bidrag. Aktivt deltagande i ett evenemang som organiseras av en tredje part (utställning, mässa, seminarium el. dyl.). Informationskontorets medverkan ska vara inriktad på EU-frågor, särskilt EUmedborgarnas rättigheter och EU:s prioriteringar, och anpassas efter den lokala/regionala målgruppen. Sammanlagt ska minst 200 deltagare nås. Deltagandet i evenemanget ska vara minst 3 timmar långt (enbart närvaro räcker inte). Anordnande av konferenser, debatter, presentationer. Evenemanget ska inriktas på EU-frågor, särskilt EU-medborgarnas rättigheter och EU:s prioriteringar, och anpassas efter den lokala/regionala målgruppen. Minst fyra evenemang som vänder sig till sammanlagt minst 100 personer. Varje evenemang ska omfatta minst en timmes verksamhet. Anordnande av ett evenemang (öppet hus, Europadagen el. dyl.). Evenemanget ska inriktas på EU-frågor, särskilt EU-medborgarnas rättigheter och EU:s prioriteringar, och anpassas efter den lokala/regionala målgruppen. Minst 200 deltagare i evenemanget. Varje evenemang ska omfatta minst 3 timmars verksamhet. Namn på mediet och publicerings- /sändningsdatum Kopia av artikel eller länk till tv/radioprogram eller uppladdning på intranätet. Antal evenemang. För varje evenemang: Målgrupp Antal deltagare Inbjudan och program skickas till representationen före evenemanget. Typ av deltagande/aktivitet Aktiv närvaro vid evenemanget (starttid och sluttid). Foton (ej obligatoriskt) Antal evenemang. För varje evenemang: Målgrupp Antal deltagare Inbjudan och program skickas till representationen före evenemanget. Typ av evenemang Aktiv närvaro vid evenemanget (starttid och sluttid). Foton (ej obligatoriskt) Antal evenemang. För varje evenemang: Målgrupp Antal deltagare Inbjudan och program skickas till representationen före evenemanget. Typ av evenemang Evenemangets längd (starttid och sluttid) Foton (ej obligatoriskt)

6 Kommissionen har 45 kalenderdagar på sig att godkänna eller avvisa verksamhetsrapporten och betala återstoden i enlighet med artikel II.17 i ramavtalet, eller att begära kompletterande underlag eller upplysningar enligt förfarandet i artikel II.15 i ramavtalet. Värdorganisationen har 15 kalenderdagar på sig att lämna kompletterande upplysningar eller en ny rapport. Kommissionen får avbryta betalningsperioden enligt förfarandet i artikel II.16 i ramavtalet. Artikel 6 Rapporter och andra handlingar Verksamhetsrapporten och de andra handlingar som anges i artikel 5 ska lämnas i ett exemplar på svenska senast tre månader efter den löptid för verksamheten som anges i artikel 2. Artikel 7 Bankkonto Utbetalning ska göras i euro till värdorganisationens bankkonto eller underkonto: Bank: [ ] Bankkontorets adress: [ ] Kontoinnehavarens fullständiga namn eller firma: [ ] Fullständigt kontonummer (inklusive bankkoder): [ ] [IBAN-kod: [ ]] På detta konto eller underkonto ska kommissionens betalningar tydligt identifieras. UNDERSKRIFTER För värdorganisationen [förnamn/efternamn/befattning] För kommissionen [förnamn/efternamn] [underskrift] Utfärdat i [ort och datum] Avtalet har upprättats i två exemplar. [underskrift] Utfärdat i [ort och datum]