Komma igång i Hjälpmedelstjänsten

Komma igång i Hjälpmedelstjänsten

Innehåll Inledning... 3 Användarstöd... 4 Support... 4 Inloggning... 4 Aktörer och roller... 4 Rolltillsättarens ansvar... 4 Vilka roller finns?... 5 Roller för sjukvårdshuvudman... 5 Roller för leverantör... 6 Skapa en ny aktör... 6 Skapa och tilldela roller... 7 Skapa och underhåll lista avtal (koppla avtal till roll)... 8 Skapa och underhåll lista utbud (utbud endast för sjukvårdshuvudmän)... 9 Så här kan du byta lösenord... 10 Flytta produkter (endast för leverantörer)... 11 Revisionshistorik Version Datum Kommentar 1.0 2015-04-01 1.1 2015-05-04 1.2 2016-10-19 Inför version 4.3.0 Hjälpmedelstjänsten 1.3 2017-05-02 Genomgång av dokumentet med förtydliganden och viss omformulering 1.4 2018-03-27 Uppdaterat sidhuvud och sidfot Sid 2/11

Inledning Dokumentet riktar sig till dig som är utsedd rolltillsättare för Hjälpmedelstjänsten. Hjälpmedelstjänsten är en samlad informationstjänst för hjälpmedel i Sverige. Tjänsten omfattar fler än 400 000 ISO-klassificerade hjälpmedel och är uppbyggd kring en databas för hjälpmedelsprodukter och avtal som används gemensamt av sjukvårdshuvudmän (landsting, regioner och kommuner) och hjälpmedelsleverantörer. Databasen är uppbyggd i olika produktkategorier som bygger på standarden Hjälpmedel för personer med funktionsnedsättning Klassificering och terminologi (ISO 9999). Leverantörer av hjälpmedel registrerar sina produkter i tjänsten. Leverantörerna har också möjlighet att skapa en generell prislista med produkter och priser som är tillgänglig för sjukvårdshuvudmännen i Hjälpmedelstjänsten. En leverantör behöver inte ha avtal med sjukvårdshuvudman för att ansluta. Leverantörer och sjukvårdshuvudmän hanterar gemensamt information om avtal. Sjukvårdshuvudmän har möjlighet att få en exportfil som innehåller produkt- och avtalsinformation för import till sina lokala system (förskrivarsystem). Delar av produktinformationen från Hjälpmedelstjänsten presenteras också för invånare på 1177.se, Tema Hjälpmedel. Där kan invånare hitta nationell och regional information om hjälpmedelsprocessen, söka information om specifika hjälpmedelsprodukter och se om hjälpmedlen är tillgängliga i det landsting/region/kommun där invånaren bor. Hjälpmedelstjänsten är en del i större databas som heter Nationell katalog för produkter och avtal. För att kunna arbeta i Hjälpmedelstjänsten behövs olika roller som leverantör/ sjukvårdshuvudman tilldelar sina aktörer (användare). Rollerna i Hjälpmedelstjänsten ger olika behörigheter, vilket framgår nedan. Avtal och utbud (utbud endast för sjukvårdshuvudmän) ska också kopplas till roller. Hur du som Rolltillsättare ska skapa aktörer och tilldela roller samt koppla avtal framgår nedan. Till leverantörer: Hjälpmedelstjänsten är en del i Nationell katalog för produkter och avtal. Om ni tidigare arbetat i Nationell katalog för produkter och avtal som leverantör till Västra Götalandsregionen, se avsnittet Flytta produkter längst ner i detta dokument. Sid 3/11

Användarstöd Utbildningsguider/e-guider finns tillgängliga under Hjälp -knappen när du är inloggad i Hjälpmedelstjänsten. Utbildningsguiderna är steg-för-steg-guider som är indelade i olika avsnitt. Guiderna visar hur användare kan utföra en viss uppgift. Användarmanual finns tillgänglig under Hjälp -knappen i katalogen. Information om utbildningar finns under rubrikerna Utbildningar sjukvårdshuvudmän och Utbildning -leverantörer på https:///tjanster/hjalpmedelstjansten/hjalpmedelstjansten/#73fee7db-fd82-47a3-8c09-a9ccd964e518 Support Avtalsansvariga/expertanvändare/rolltillsättare hos sjukvårdshuvudmän och avtalsansvariga/rolltillsättare hos leverantörer kan vända sig till Kundservice med supportfrågor. http:///kundservice/felanmalan-och-support/ På Ineras webbsida, finns formulär för ändring/tillägg av expertanvändare och rolltillsättare. https:///tjanster/hjalpmedelstjansten/hjalpmedelstjansten/#366b6 59f-82a3-4602-a3c2-89bb928b1e0c Inloggning Internetadressen är https://vgregion.visuera.com. Vi rekommenderar att lösenordet byts ut innan du loggar in genom att klicka på "Glömt lösenordet?". Längre ner i dokumentet framgår hur du kan byta lösenord vid senare tillfälle. Aktörer och roller Rolltillsättarens ansvar Skapa de aktörer (användare) som ska arbeta i Hjälpmedelstjänsten Skapa roller för de arbetsuppgifter som finns i er organisation Tilldela aktörer (användare) de roller de ska ha Koppla avtal och utbud till roller Sid 4/11

Underhålla roller och aktörer Vilka roller finns? För sjukvårdshuvudman - Rolltillsättare köpande part (skapas av supporten) - Avtalsägare köpande part (samtliga avtal) - Avtalsägare köpande part (vissa avtal) - Produktsökning - Produkt och avtalssökning köpande part - Utbudsägare (samtliga utbud) - Utbudsägare (vissa utbud) - Funktionsägare (används inte idag) För leverantör - Rolltillsättare säljande part (skapas av supporten) - Produktägare (leverantör) - Avtalsägare säljande part (samtliga avtal) - Avtalsägare säljande part (vissa avtal) - Produkt- och avtalssökning säljande part Nedan följer en kort beskrivning av de olika rollerna. Menyvalen i Hjälpmedelstjänsten skiljer sig åt beroende vilken roll aktören (användaren) har. Roller för sjukvårdshuvudman - Avtalsägare köpande part (samtliga avtal) Huvudsyftet är att skapa och redigera avtal och dess avtalsrader samt tilldela avtal en ägare. - Avtalsägare köpande part (vissa avtal) Huvudsyftet är att redigera avtalshuvud samt skapa, redigera och godkänna avtalsrader inom avtal listade på rollen. - Produktsökning Huvudsyftet är att söka produkt och se prisinformation från generella prisavtal. Rollen ser inte prisinformation om produkten ligger i ett giltigt inköpsavtal (samma köpande part som rollens tillhörande organisation). Inom hjälpmedelsverksamheten motsvarar denna roll en Förskrivare. - Produkt- och avtalssökning köpande part Huvudsyfte är att söka produkter och se prisinformation. Rättigheten begränsas till avtal med köpande part i överensstämmelse med rollförordnandet samt generella prisavtal. Ett GP-pris visas inte på produkten om produkten ligger i ett giltigt inköpsavtal. Inom hjälpmedelsverksamheten motsvarar denna roll en Hjälpmedelskonsulent. Sid 5/11

- Utbudsägare (samtliga utbud) Huvudsyftet är att skapa, redigera och ta bort utbud. - Utbudsägare (vissa utbud) Huvudsyftet är att redigera utbud. Rättigheten begränsas till utbud listade på rollen. - Funktionsägare (används inte idag) Roller för leverantör - Produktägare (leverantör) Huvudsyfte är att skapa och redigera egna produkter. För produkter tillhörande andra organisationer gäller läsrättigheter. - Avtalsägare säljande part (samtliga avtal) Huvudsyfte är att redigera avtalsrader samt skapa och redigera generella prisavtal och dess avtalsrader. - Avtalsägare säljande part (vissa avtal) Huvudsyfte är att se avtalshuvud samt skapa och redigera avtalsrader inom avtal listade på rollen. - Produkt- och avtalssökning säljande part Huvudsyfte är att söka produkter och se prisinformation. Rättigheten begränsas till avtal med säljande part i överensstämmelse med rollförordnandet inklusive generella prisavtal. Användarmanual, avsnitt 3.2 Rollbaserad åtkomst Skapa en ny aktör Notera att en aktör (användare) kan ha flera roller. Om du är själv i din organisation kan du behöva tilldela dig själv flera roller. Notera också att när ni får en ny användare ska en ny aktör skapas. Logga in i Hjälpmedelstjänsten på internetadressen https://vgregion.visuera.com Sid 6/11

Så här gör du för att skapa en aktör Den röda asterisken (*) visar att det är ett obligatoriskt fält. o I applikationsvyn, klicka på Underhåll aktör i menyträdet o o o Klicka på Skapa ny i denna kategori Fyll i uppgifterna för aktören Användarnamn: E-postadress (kopiera och spara undan) Inaktiverat: Klicka i rutan Nej Välj knappen Generera lösenord (kopiera lösenordet som genererats och spara undan) Namn: Aktörens för- och efternamn Automatisk inloggning: Hoppa över Nyckel för automatisk inloggning: Hoppa över Tillhör organisation: Är förvalt (om rolltillsättaren endast tillhör en organisation) Titel: Aktörens yrkestitel Kontaktinformation: Telefonnummer och e-postadress Klicka på Spara Bra att veta! Uppgifterna som ni fyller i vid skapande av aktör är sökbara för alla som har inloggning till Hjälpmedelstjänsten. Användarnamnet och lösenordet är inloggningsuppgifter för aktören. När aktören är skapad krypteras lösenordet. Därför är det viktigt att du sparar undan lösenordet innan du klickar på Spara. Nu har du skapat en aktör för er organisation. Aktören ska nu tilldelas en/flera roller, se nedan. Användarmanual, avsnitt 4.7 Underhåll aktör Utbildningsguide 06 Underhåll aktör Skapa och tilldela roller Så här gör du för att skapa och tilldela aktörer roller o I Applikationsvyn, klicka på Underhåll roll i menyträdet Sid 7/11

o Klicka på rollen du vill skapa o Klicka på Skapa ny i denna kategori o Gäller för aktörer: Sök upp aktören och välj i träfflistan o Rollförordnandet gäller organisation: Är förvalt (om rolltillsättaren endast tillhör en organisation) o Namn: Rollnamnet samt organisationsnamn eller aktören, exempel: Avtalsägare (samtliga avtal) för Företag XXX. o Klicka på Spara Bra att veta! Samma roll kan ha flera aktörer vilket innebär att du inte behöver skapa ny roll för varje aktör. Användarmanual, avsnitt 4.8 Underhåll roll Utbildningsguide 07 Underhåll roll Skapa och underhåll lista avtal (koppla avtal till roll) Kan utföras av rollerna Rolltillsättare köpande part, Rolltillsättare säljande part samt Avtalsägare köpande part (samtliga avtal). Obs! Det är endast rollen Avtalsägare köpande part (vissa avtal) som godkänner avtalsradsförändringar i avtalet. Tänk på att endast lägga inköpsavtal till lista avtal (inte lägga till speglade avtal eller generella prislistor, det fyller ingen funktion). Avtalsförändringar för generell prislista (GP) automatgodkänns. Där behöver man alltså inte tilldela avtalet till roll Avtalsägare köpande part (vissa avtal). Så här gör du för att koppla avtal till en roll o I Applikationsvyn, klicka på Underhåll roll i menyträdet o Klicka på Avtalsägare köpande part (vissa avtal) för sjukvårdshuvudman och på Avtalsägare säljande part (vissa avtal) för leverantörer o Klicka på Skapa ny i denna kategori o Du kommer då till nedanstående: Sid 8/11

o Välj vilken/vilka aktörer som ska äga avtalet, välj organisation samt välj vilket/vilka avtal aktören ska äga. o Fyll i Namn, exempelvis Avtalsägare vissa Namn Namnsson o Klicka på Spara Bra att veta! Om det är samma aktörer som ska äga nya avtal använder ni samma roll. Det vill säga ni ska då inte skapa en ny roll utan endast lägga till det nya avtalet vid Äger avtal. Användarmanual, avsnitt 4.8.3.2 Skapa och underhåll lista för Avtalsägare köpande part (vissa avtal) och Avtalsägare säljande part (vissa avtal) Utbildningsguide 07 Underhåll roll, avsnitt 07.1.6 Koppla avtal till roll köpande part = godkänner ändringar Skapa och underhåll lista utbud (utbud endast för sjukvårdshuvudmän) Kan utföras av rollen Rolltillsättare köpande part. Utbudsplanering är aktuell för Tema Hjälpmedel på 1177.se. Så här gör du för att koppla utbud till en roll o I Applikationsvyn, klicka på Underhåll roll i menyträdet o Klicka på Utbudsägare (vissa utbud) o Klicka på Skapa ny i denna kategori o Du kommer då till nedanstående: Sid 9/11

o Välj vilken/vilka aktörer som ska äga utbudet/utbuden och välj organisation o Fyll i Namn, exempelvis Utbudsägare vissa Namn Namnsson o Välj vilket/vilka utbud aktören ska äga o Klicka på Spara Användarmanual, avsnitt 4.8.3.3 Skapa och underhålla lista utbud för Utbudsägare (vissa utbud) Utbildningsguide 04 Underhåll utbud Så här kan du byta lösenord o I Applikationsvyn, klicka på Meny och Mina kontouppgifter o Ett fönster med ett formulär öppnas o Fyll i de önskade ändringarna i formuläret Lösenordet måste vara 8-20 tecken långt, innehålla minst en gemen, en versal och en siffra och får endast innehålla följande tecken: a-ö, A-Ö, 0-9,!@#$%&* o Klicka på Spara Sid 10/11

Användarmanual, avsnitt 4.14 Uppdatera egna kontoinställningar Utbildningsguide 09 Kontoinställningar Flytta produkter (endast för leverantörer) Kan utföras av Produktägare (Leverantör) Om ni har ISO-klassificerade produkter i Nationell katalog för produkter sedan tidigare (om ni varit/är leverantör till Västra Götalandsregionen) kan ni flytta produkterna till kategorin ISOklassificerade hjälpmedel (ISO 9999). Produkter kan flyttas på följande sätt: o I Applikationsvyn, välj Underhåll produkt i menyträdet o Sök fram produkterna som ska flyttas o Markera produkterna som ska flyttas i kryssrutan längst till vänster o Välj Flytta förekomster o Välj kategorin som produkterna ska flyttas till o Klicka på Spara En produkt kan bara finnas en gång. Om ni flyttar på produkter, tänk på att ni måste skapa mallprodukter och att produkterna måste ha en Typ ( Baseras på mallprodukt, Tillbehör till, Reservdel till etc). För mer information om Typ, se Handbok Hjälpmedelstjänsten. Användarmanual, avsnitt 4.2.12 Byt kategori på flera existerande produkter via webb Sid 11/11