1.1 Översikt Kundsidan... 3 1.2 Applikationer... 4 2.1 Översikt hantera beställningar... 5 2.2 Navigering... 6 2.2.1 Toppmenyn... 6 2.2.2 Huvudmenyn... 6 2.2.3 Beställningsvyn... 6 2.3 Hjälpavsnittet... 7 3.1 Översikt direkt tjänstebeställning... 8 3.1.1 Vänstermenyn... 8 3.1.2 Beställningsknappen... 8 3.2 Direktbeställning... 8 5.1 Godkänna/Agera på... 11 5.1.1 Godkänna erbjudanden... 11 5.1.2 Agera på beställningar som saknar tidsbokning... 13 5.2 Förfrågningar/Erbjudanden... 13 5.3 Beställningar... 13 9.1 Hantera användare... 17 9.1.1 Lägg till ny behörig beställare... 17 9.1.2 Redigera behörigheter... 18 9.1.3 Definiera ställföreträdare/hr-admin OBS! Detta avsnitt är under utveckling!... 19 AB Previa 2015 2
Detta dokument har tagits fram för att ge dig information om hur Previa Access samt Previas kundsidor och beställningswebb fungerar. Previa Access är vår samlade plattform från vilken du får tillgång till flera applikationer. Det första du kommer till är er egen unika kundsida vilken utgår från avtalet med Previa och den övergripande information som ni önskar publicera här. Originalavtalet ligger länkat om man vill läsa mer. Till kundsidan krävs ingen inloggning, varje kund får en egen unik länk för att komma till sidan. Är er organisation ansluten till Previas beställningswebb nås denna från kundsidan. För att navigera till beställningswebben väljer man denna i applikationsmenyn i den horisontella menyn till höger. Observera att det krävs att du loggar in för att använda beställningswebben. Mer information om hur du navigerar i Previa Access presenteras längre fram i detta dokument. Det första du ser när du loggat in är er kundsida och denna är unik för er organisation. Här hittar du information om avtalet, hur vi samarbetar och avtalade tjänster. Du kan också klicka dig vidare till andra applikationer som du har tillgång till. Horisontell meny Lodrät meny Kundsida Er startsida Information om Access Hjälpavsnitt Avtalsinformation Avtal som gäller mellan er och Previa och vilka tjänster som ingår AB Previa 2015 3
Avtalade tjänster som kan avropas enligt gällande avtal där pris redan är förhandlat Kontaktuppgifter till egen personal och resurser hos Previa, enligt överenskommelse Applikationer Klicka här för att se och logga in på tjänster och applikationer ni har tillgång till hos Previa, till exempel Beställningswebben. Inloggad person Namnet på den person vars uppgifter har använts för att logga in Organisation som administreras Den organisation som avtalet gäller Logga ut Avslutar sessionen och loggar ut användaren Beroende på vilka tjänster och behörigheter du har erbjuder Previa ett flertal applikationer för att du ska få så mycket som möjligt ut av våra tjänster. Du når dem från Applikationer i de n horisontella menyn. Beställningswebben Här kan du göra förfrågningar, beställa, följa upp och få en översikt över tjänster som omfattas av ert avtal Med Previa. Siffran i rött, inom parentes, indikerar att det finns ärenden att agera på i Beställningswebben, exempelvis ett svar på en förfrågan. Fakturaspecifikation Har du rättighet att se detaljerade specifikationer gällande fakturor från Previa kan du se dem här. Personal & Organisation I detta verktyg kan du se en översikt över hur er organisation ser ut i Previas kundmastersystem. Du kan exempelvis få en överblick över organisationsstruktur, chefskap och faktureringsinformation. Sjuk & Frisk Har din organisation tjänsten Sjuk & Frisk från Previa kan detta verktyg användas till att bland annat se skräddarsydd statistik över sjuk - och friskanmälningar. AB Previa 2015 4
Du kommer till Beställningswebben genom att klicka på detta menyval från Applikationer på din Kundsida. I Beställningswebben lägger du beställningar och förfrågningar om tjänster från Previa. I detta verktyg kan du även följa upp tidigare beställningar, agera på tjänsteförslag från Previa gällande förfrågningar som gjorts och även se en översikt på den personal som din behörighet omfattar. Första gången du loggar in, eller om du inte har några ärenden än, kommer du till hjälpsidan för Beställningswebben. Därifrån kan du sedan klicka dig vidare till övriga funktioner via flikarna. Det första du ser efter att ha loggat in i Beställningswebben är vyn för att Hantera beställningar. Här har du möjlighet att godkänna förslag från Previa på tjänster (här kallat erbjudanden) efter att en förfrågan lagts. Du kan också agera på tidigare lagda beställningar och se mer information om exempelvis status på beställningen. Du kan även avbryta en pågående beställning om så önskas. Från denna vy kan även Direktbeställningar och förfrågningar läggas. Mer om det i kommande kapitel. AB Previa 2015 5
Beroende på var i Beställningswebben du befinner dig finns flera olika menyer. Överst på sidan syns en horisontell menylist till höger precis som på Kundsidan. Se tidigare avsnitt för mer information om dess innehåll och funktioner. Horisontellt från vänster ligger huvudmenyn vilken hjälper dig navigera mellan Beställningswebbens olika vyer och funktioner. Hjälp Hjälpavsnitt med dokumentation och video. Tjänster Information om beställningsbara tjänster samt knapp för beställning. Förfrågan För mer komplexa beställningar kan en förfrågan göras till Previa. Vi återkommer då med förslag på tjänst(er) som är relevanta. Dessa förslag kallas i detta sammanhang för erbjudanden. Hantera beställningar Startvyn. Visar en översikt på status för pågående ärenden och ger dig möjlighet att agera på beställningar och förfrågningar mm. Mina anställda Låter dig se och hantera de anställda och eller avdelningar som omfattas av din behörighet i Beställningswebben. Hantera ställföreträdare Låter dig delegera din behörighet till andra personer inom din organisation. Detta kan vara användbart vid exempelvis semester eller tjänstledighet. I vyn för Hantera beställningar finns ytterligare en horisontell meny under huvudmenyn. Längst till vänster finns en sökruta där du kan göra fritextsökningar bland dina erbjudanden och beställningar. Exempelvis på en anställds namn eller ett specifikt beställningsnummer AB Previa 2015 6
Därefter finns flikar som visar olika vyer för dina förfrågningar, erbjudanden och beställningar. Godkänna/Agera på Detta är den vy du först möts av när du loggar in i Beställningswebben. Förfrågningar/Erbjudande Här får du en översikt över de förfrågningar du lagt till Previa och de erbjudanden du fått som svar på en förfrågan. Beställningar I denna vy kan du följa de beställningar du lagt via Beställningsportalen. Längst till höger i menyn finns två knappar: Direktbeställning Klicka för att avropa en avtalad tjänst direkt. (En mer detaljerad beskrivning kommer längre fram i manualen.) Ny förfrågan Gör en ny förfrågan för att få ett erbjudande från Previa för mer komplexa tjänsteleveranser som inte kan avropas genom en Direktbeställning. För dig som är ny användare i Previas beställningswebb rekommenderar vi att du tar en titt i hjälpavsnittet. Här finns en länk till denna manual för utskrift, e-learning samt en film som beskriver hur du använder tjänsten. Direktbeställningsbara tjänster är mindre komplexa bokningar som finns fördenfinierade i avtalet mellan er och Previa. Dessa kan beställas direkt via beställningswebben utan att det först behövs en dialog med Previa. Du kan lägga en beställning för en medarbetare eller en hel avdelning. Klicka på fliken Beställ. AB Previa 2015 7
Det första du möts av är en informationssida som ger en kort förklaring av hur du gör en direktbeställning. Till vänster finns en lista med avtalade tjänster som kan beställas och längst till höger en orange knapp med texten: Beställ. Rubrikerna i vänstermenyn visar vilka tjänster som kan beställas direkt enligt avtal. Klicka på rubrikerna för att få en beskrivning av respektive tjänst. Beroende på vilken tjänst du valt i vänstermenyn kan du klicka på knappen till höger för att göra en direktbeställning. Har du inte valt någon tjänst kan du ändå klicka på beställningsknappen men får då välja vilken tjänst du vill beställa i en lista. 1. Välj den tjänst du vill beställa i vänstermenyn, exempelvis Förstadagsintyg, och klicka sedan på den orange beställningsknappen till höger. Vald tjänst 3 4 4.1. Du ska nu få upp en dialogruta i vilken beställning kan göras: 2. Har du redan valt tjänst i vänstermenyn tidigare är den förvald men skulle du vilja ändra tjänst kan du byta genom att klicka i rutan och välja en annan. 3. Fyll i Fakturareferens som ska användas för beställningen, exempelvis referenskod eller kostnadsställe etc. 4. Välj om beställningen ska göras för en enskild person eller en hel avdelning. 4.1. Beroende på det alternativ du väljer får du nu möjlighet att söka fram den person eller avdelning som beställningen ska gälla. AB Previa 2015 8
Sök person Klicka för att lägga till Ta bort person 4.2. För alternativet Avdelning finns även möjlighet att lägga till personer på den valda avdelningen som ska ha individuell tjänst. Sök efter personen i sökrutan, när du klickar på personen läggs denne till i en lista. Du kan sedan söka fram fler personer eller välja att ta bort personen genom at klicka på krysset till höger 5. Klicka på Skicka när du är klar eller Stäng om du vill avbryta beställningen. När du har skickat beställningen visas en bekräftelse, denna ruta kan du stänga. Beställningen finns nu i Previas verksamhetssystem och vår tidbokning kan sedan se din beställning när din medarbetare ringer oss för att boka tid. En beställning som görs direkt i i portalen godkänns per automatik och hamnar under flikarna Hantera beställningar, Beställningar. När direktbeställningen är genomförd får den status Godkänd. Först när beställningen är godkänd går det att boka in en tid. Under fliken Beställningar kan du sedan löpande följa alla dina beställningar. Har du funderingar på en mer komplex tjänstebeställning eller undrar hur du ska hantera ett problem kan du skicka en förfrågan till Previa. Den kommer hanteras av en Previakonsult som kontaktar dig. AB Previa 2015 9
Välj fliken Förfrågan i huvudmenyn, klicka sedan på den knappen med etiketten Ny förfrågan till höger. När du klickat på knappen visas en dialogruta och det första du behöver göra är att välja en benämning på ditt ärende. Detta är för att ge oss en generell bild av vad för typ av tjänster som kan tänkas vara relevanta i just detta ärende. 1. Klicka i fältet och välj en benämning i listan. När du valt en benämning expanderas dialogrutan och fler val blir tillgängliga. 2. Ange den fakturareferens som ska gälla för ärendet 1. 2. 3. 4. 5. AB Previa 2015 10
3. Beskriv ditt ärende och eventuellt önskemål på tjänst. Försök vara så utförlig som möjligt; då blir det lättare för oss att snabbt återkomma med förslag på tjänster. 4. Precis som vid Direktbeställning kan du välja att göra en förfrågan för en enskild person eller en hel avdelning. 4.1. Sök efter en person genom att börja skriva i fältet eller 4.2. klicka i Avdelning och sök efter tillgängliga avdelningar i det fält som visas 4.2.1. Även här kan du välja att lägga till personer som ska ha individuella tjänster (se mer information under avsnittet 3.2 Direktbeställning). 5. Har din organisation verksamhet på fler än en ort kan du välja vilken plats som tjänsten önskas levereras på. Klicka i fältet Välj önskad leveransplats och välj var tjänsten ska utföras. 6. När du är klar skickar du förfrågan genom att klicka på Skicka eller avbryter genom att klicka på Stäng. När du loggat in i Beställningswebben startar du som standard i vyn för att Hantera beställningar. Klicka annars på denna flik i huvudmenyn för att komma dit. Här ser du eventuella erbjudanden och beställningar att agera på. Exempelvis kanske en av dina medarbetare inte ringt och bokat in tid för en beställd tjänst och i så fall ser du det här. Från denna vy kan du också lägga en Direktbestälning eller göra en Ny förfrågan genom att klicka på respektive knapp. Hur det går till kan du läsa om under respektive avsnitt i föregående kapitel. Detta är startvyn som ger dig en överblick över dina aktuella ärenden. Den övre delen av sidan visar tjänsteerbjudanden från Previa gällande förfrågningar som lagts av dig tidigare. Siffran inom parentes bredvid rubriken indikerar hur många nya erbjudanden som inkommit och behöver ageras på. AB Previa 2015 11
Håller du muspekaren över ett erbjudande visas ytterligare information till höger och du har möjlighet att godkänna eller avslå erbjudandet. Informationen är uppdelad i kolumner och du kan sortera innehållet genom att klicka på kolumnrubriken. Klicka en gång för att sortera i stigande ordning och en gång till för fallande. Sorteringsordningen indikeras med en blå pil upp eller ner. Är ingen sortering vald för rubriken visas pilarna i ljusgrått. Typ Visar om det är ett erbjudande, förfrågan eller beställning Giltighet (1) Färgkod som indikerar ärendets angelägenhet. o Grön Mer än halva giltighetstiden kvar o Gul Halva giltighetstiden har passerats o Röd Giltighetstiden upphör snart o Svart Giltighetstiden har upphört Giltighet (2) Indikerar beställningens eller erbjudandets sista giltighetsdag. Datum Indikerar beställningens eller erbjudandets startdatum. Best. Nr Unikt beställningsnummer för att identifiera ärendet. Benämning Visar vilken typ av tjänstekategori som ärendet rör. Best. för Visar vilken person eller avdelning som ärendet rör. Status Nuvarande status för ärendet: o Ny, Preliminär, Godkänd, Avslagen, Pågående, Bokad, Slutförd Bilagor Finns bilagor kopplade till ärendet syns de i form av en ikon. Observera att alla erbjudanden kanske inte ryms på samma sida; de kommer då delas upp på fler sidor och du kan därför få byta sida för att se alla. AB Previa 2015 12
Klicka på ett erbjudande för att få upp en informationsruta med en mer utförlig beskrivning. Här kan du exempelvis se fakturastatus, fakturareferens och beskrivning av ärendet. När ett erbjudanden godkänts av dig ändras Status från Pågående till Bokad. Efter att tjänsten fakturerats ändras status till Slutförd och i informationsrutan syns även texten Fakturerad. Precis som för Erbjudanden indikerar siffran bredvid rubriken hur många beställningar som finns att agera på och på samma sätt är dessa uppdelade på flera sidor om utrymmet inte skulle räcka till. Även här kan du hålla muspekaren över ärendet för att få mer information eller klicka för att få upp en utförligare informationsruta. Under denna flik finns alla dina ärenden som har med förfrågningar och erbjudanden för tjänster. I denna lista kan du hålla muspekaren över ärendena för mer information samt för att Godkänna eller Avslå erbjudanden men här går det dock inte att klicka för att få upp en störr e informationsruta. Ikonen längst ut till vänster i listan indikerar om ärendet är en förfrågan från dig (frågetecken) eller ett erbjudande från Previa (flagga). I kolumnen längst till höger kan du se om det finns något dokument kopplat till ärendet. Dokumentet innehåller en beskrivning av Previas tjänsteerbjudande och indikeras med en ikon som går att klicka på, detta öppnar filen för läsning. Under denna flik ser du alla dina beställningar av tjänster som avropas direkt via avtalet. Håller du muspekaren över en rad får du mer information och du kan även välja att avbryta beställningen. Klickar du på ärendet öppnas en större informationsruta med fler uppgifter. AB Previa 2015 13
Du har möjlighet att se och administrera de anställda och avdelningar du har behörighet för i Beställningswebben. Klicka på fliken Mina anställda för att se vilka personer och eventuellt avdelningar du kan hantera. Siffran bredvid runriken Anställda indikerar det totala antalet anställda du har behörighet att administrera. Du kan klicka på knappen Se beställningar till höger för att se vilka beställningar som gjorts för en viss individ. Har du behörighet för många personer kan du behöva byta sida för att se fler anställda. Du kan även söka bland dina anställda samt välja hur många anställda som ska visas per sida. När du klickat på Se beställningar förflyttas du till fliken Hantera beställningar men notera att ytterligare en flik har dykt upp med den valda personens namn. Vald person Nu ser du endast beställningar och förfrågningar/erbjudanden som gäller för vald person. Avdelningar hanteras på samma sätt som anställda och även här kan du klicka på Se beställningar för att titta på ärenden relaterade till en specifik avdelning. AB Previa 2015 14
En ställföreträdare är en person till vilken du har möjlighet att delegera din behörighet i Beställningswebben. Du har möjlighet att utse en eller flera ställföreträdare som kan göra beställningar, förfrågningar och agera på ärenden i ditt ställe. Klicka på fliken Hantera ställföreträdare. Har inga ställföreträdare utsetts är listan tom, annars kan du se här vilka som för närvarande är det. Vill du ta bort förordnandet kan du klicka på krysset till höger i raden för personen. Om du vill lägga till en ställföreträdare klickar du på knappen Ny ställföreträdare till höger. En dialogruta öppnas: Namn eller personnummer Välj intervall 1. Börja skriva önskad persons namn eller personnummer i rutan; förslag på matchande personer kommer att visas. Klicka på önskad person. 2. Fyll sedan i det intervall mellan vilket vald person ska vara ställföreträdare. 3. KIicka Spara för att lägga till ställföreträdaren i listan eller Stäng för att avbryta. AB Previa 2015 15
Som HR-behörig i Previas Beställningswebb har du även möjlighet att göra beställningar åt andra beställare. När du loggar in i verktyget får du välja om du vill logga in med din egen beställarbehörighet eller om du vill göra beställningar åt någon annan, i dennes namn. Det första de får göra när efter att ha loggat in som HR-behörig är att välja i vems namn beställningar ska göras: Namn eller personnummer För att beställa i någon annans ställe, börja skriva personens namn eller personnummer i rutan och förslag på behöriga beställare kommer att visas. Observera att endast personer med beställarbehörighet i Previas Beställningswebb kan väljas. Chefer blir normalt sett automatiskt behöriga beställare men det går även att utse andra personer och tilldela dem samma behörighet. Mer information om detta följer i kommande avsnitt. Ska beställningar göras i egenskap av dig själv som HR-behörig klickar du bara i rutan Välj mig själv och lämnar sökrutan ovanför tom. När du klickat i rutan visas fler flikar i huvudmenyn. Som chef blir man automatiskt behörig beställare i Previas beställningsportal om inget annat är specifikt uttryckt. För personer som inte har en chefroll men ändå ska åtnjuta samma behörigheter i beställningswebben finns möjligheten att lägga upp konton för dem. För att göra detta krävs särskilda behörigheter, denna roll kallas HR-behörig. Som HR-behörig har du tillgång till administrationsverktyget Access Admin vilket nås från menyn Applikationer i både Beställningswebben och på Kundsidan. Det första du får göra när du loggat in är att välja vilket företag som ska administreras. AB Previa 2015 16
Välj organisation genom att klicka på det. Vald organisation visas under huvudmenyn. Vald organisation Fliken Hantera användarkonton ska nu synas i huvudmenyn. Klicka på den! Du får nu se en lista på behöriga beställare, utöver chefer, för vald organisation. Har inga tidigare valts är listan tom. 1. För att lägga till en ny person: klicka på knappen till höger med etiketten Ny användare. 2. Börja skriva ett namn eller personnummer och förslag visas. AB Previa 2015 17
3. Klicka på önskad person denne läggs till i dialogrutan. 4. Klicka på Skapa användare för att lägga till personen i listan eller Stäng för att avbryta. Du kan redigera redan upplagda användares behörigheter. Användarna visas i en lista och finns det många personer upplagda delas listan upp på flera sidor. Börja skriva namn eller personnummer för att söka Kolumnerna i listan visar information om användarna samt vilken eller vilka behörigheter de har. De behörigheter som finns är: Växla sidor BE Beställare ST Ställföreträdande beställare HR HR-ansvarig beställare Du kan välja att bläddra mellan sidorna eller söka personen du vill ändra i sökrutan. När du hittat den användare du vill hantera klickar du på knappen Redigera behörigheter längst till höger. En dialogruta visas med information om användaren såsom personnummer och e-postadress. Under den personliga informationen syns vilka behörighetsroller användaren har. För rollerna Ställföreträdande beställare och HR-administratör krävs ytterligare information och för definiera dessa roller klickar du på knappen Redigera. AB Previa 2015 18
Klicka på knappen Redigera efter Stf. Beställare (ST) eller HR-admin (HR), dialogrutan expanderas och du får möjlighet att göra fler val. Börja skriva namn eller personnummer Välj tidsperiod för tillförordnandet 1. Välj den person för vilken den valda användaren ska vara ställföreträdare. 2. Välj tidsperiod mellan vilka datum rollen ska aktiv. 3. Klicka på Lägg till användare. 4. Du kan nu välja att göra användaren ställföreträdare för fler personer genom att göra en ny sökning eller klicka Spara för att godkänna dina ändringar och stänga dialogrutan. Klicka Stäng för att avbryta. Klicka på krysset för att ta bort personen ur listan 1. Välj för vilken organisation användaren ska vara HR-administratör (normalt sett den egna). När du klickar på organisationen kommer den läggas till i en lista precis som för AB Previa 2015 19
personer i exemplet ovan. Har du behörighet att hantera fler än en organisation (exempelvis bolag i en koncernstruktur) finns möjlighet att lägga till fler organisationer i listan. På samma sätt som ovan går det att plocka bort den valda organisationen ur listan genom att klicka på krysset. 2. Klicka Spara för att godkänna eller Stäng för att avbryta. Observera att behörigheten nu ska ha uppdaterats för den redigerade personen i listan. För att se information om ditt konto och byta lösenord klickar du på siluetten med ditt namn i toppmenyn. Byt lösenord Dina användaruppgifter Dina behörigheter Du får nu se en översikt av ditt användarkonto hos Previa, vilka uppgifter som finns registrerade och vilka beställarbehörigheter du har i Beställningswebben. 1. Klicka på Byt lösenord i den lodräta vänstermenyn för att välja ett nytt lösenord för ditt konto. 2. Fyll i det nya lösenord du önskar och verifiera lösenordet genom att upprepa samma lösenord i rutan under. 3. Klicka på Skicka för att aktivera det nya lösenordet och skicka en bekräftelse till din e- post. 4. Nu kan nu behöva logga ut och logga in igen med ditt nya lösenord. AB Previa 2015 20
förfrågan direktbeställning erbjudande boka Chef beställa Beställningssamordnare Beställningsansvarig best.nr chefsportal boka mot beställning boka Anställd Central bokning Fig. 1: Principskiss för förfarande vid beställning och bokning av tjänster från Previa. AB Previa 2015 21