SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (17) Sammanträdesdatum Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl 10.00-15.00 Beslutande Margaretha Gadde-Jennische (M), ordförande Karl-Arne Larsson (C) Gudrun Wängelin-Lernskog (C) 59-72 Emilie Jansson (S) Ljiljana Micic (LP) Carl-Otto Bergqvist (V) Kristina Pettersson (S) Karin Rydell (M) ersättare för Susanne Stambolidou Tellebo (FP) Michelle Storm (SD) Florence Anvo (KD) 57-58 Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän och övriga deltagare Inga-Lill Hellgren (S) Florence Anvo (KD) 59-72 Mona Rönneblad, nämndsekreterare Gunnel Pettersson, förvaltningschef Björn Dahlström, verksamhetschef Jenny Bengts, ekonom, 57-68 Johan Malvin, ekonom, 57-68 Åsa Johansson. verksamhetschef Angelina Andersson, utredare/utvecklare 57-59 Eva Blomkvist, verksamhetscontroller, 57-59 Anna Pierrou, enhetschef, 60 Utses att justera Justeringens plats och tid Ljiljana Micic (LP) Kommunkontoret, Heby 20 april kl. 13.00 Sekreterare Paragrafer 57-72 Elise Teinler Ordförande Margaretha Gadde-Jennische Justerande Ljiljana Micic ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Vård- och omsorgsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 20 april 2015 Datum för anslags nedtagande 8 maj 2015 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret, Heby Elise Teinler
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (17) Von 57 Revidering av föredragningslistan Vård- och omsorgsnämndens beslut Utgående ärende Anmäla av ordförandebeslut.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (17) Von 58 Anmälan av delegationsbeslut Vård- och omsorgsnämndens beslut Redovisning av delegationsbeslut, enligt lista till sammanträde, godkänns Delegationsbeslut, enligt lista till sammanträde, presenteras.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (17) Von 59 Dnr 2015/123 722 Boendeplanering för äldre 2015-2018, med utblick 2034 Boendeplanering för äldre 2015-2018, med utblick 2034, antas. Boendeplaneringen översänds till kommunstyrelsen och Hebygårdar för kännedom, samt styrgruppen för vidare utredning. För att tillgodose uppskattat behov av vård- och omsorgsplatser 2015-2018, behöver dagens 138 platser utökas till ca 156. 12 platser som kompenserar för 2015- års underskott och 6 platser som beräknas tillkomma på grund av den åldrande befolkningen. Utökning av Heby kommuns egen form av Trygghetsbostäder - SeniorPlus, bör också beaktas. Till de 44 lägenheterna står ca 50 personer i kö, varav 32 väntar särskilt på en lägenhet i Heby. Analys av rådande kösituation bör initieras och resultera i en planering över hur beståndet av Trygghetsbostäder kan anpassas. Hur bestånd ska anpassas utifrån behov berör hela Heby kommun. Därav centralförvaltningens förslag om tillsättandet av en politisk styrgrupp, som tillsammans med kommunchefens ledningsgrupp, fördjupar sig i frågor som finansiering, Hebyfastigheters/Hebygårdars roll etc., samt lyfter erforderliga beslut till kommunfullmäktige. Beslutsunderlag PM, Boendeplanering för äldre 2015-2018, med utblick 2034, 31 mars 2015 Boendeplanering för äldre 2015-2018, med utblick 2034, 27 mars 2015 Delges Kommunstyrelsen Hebygårdar Styrgruppen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (17) Von 60 Dnr 2015/124 701 Återrapportering till IVO enligt beslut med Dnr 8.5 24072/2014-5 Nedanstående svar antas som eget yttrande till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Inspektionen för vård och omsorg (IVO) konstaterar i beslut 2 mars 2015 att Vård- och omsorgsförvaltningen har flera brister i handläggning av inkomna anmälningar gällande barn där nämnden fattat beslut om att inte inleda utredning, s.k. förhands-bedömningar. IVO har begärt att nämnden skall inkomma med återrapportering avseende vidtagna och planerade åtgärder, dess tid och omfattning samt för hur nämnden skall säkerställa att åtgärderna får önskad effekt. Av redogörelsen framgår att en rad åtgärder vidtagits. Det rör sig dels om organisatoriska förändringar och rutiner för att minska sårbarhet exempelvis vid sjukdom/ledighet. Dels om nya rutiner för förhandsbedömningar och samverkan. Rutinerna syftar till en tydlighet i handläggningen med utgångspunkt från gällande lag och föreskrift och en tydligare uppföljning av närmaste chef i aktuella ärenden. För att säkerställa att vidtagna åtgärder får en effekt har en ny rutin för egenkontroll tagits fram och kommer att genomföras första gången under maj månad. Sammantaget bedöms vidtagna och planerade åtgärder öka rättsäkerhet och kvalitet i förhandsbedömningar inom Vård- och omsorgsförvaltningen. Detta inkluderar att de punkter som IVO funnit att de brister är åtgärdade. Beslutsunderlag PM, Återrapportering till IVO enligt beslut med Dnr 8.5-24072/2014-5, 27 mars 2015 PM, Återrapportering till IVO, Dnr 8.5-24072/2014-5, 27 mars 2015 BESLUT, Tillsyn av verksamhet vid socialtjänsten, Heby, 2 mars 2015 Delges IVO
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (17) Von 61 Dnr 2015/42 722 Behov av platser inom vård- och omsorgsboende förslag om öppnande av ytterligare tillfälligt stängda platser på Tallgården Förvaltningen ges i uppdrag att öppna 6 tillfälligt stängda platser på Tallgårdens vård- och omsorgsboende Helårskostnaden på ca 1,9mkr saknas i budget och vård- och omsorgsnämnden godkänner en budgetavvikelse för 2015 med vidare hantering i samband med budgetuppföljning per sista augusti. Antalet myndighetsbeslut har ökat kraftigt i förhållande till vad som kunnat förutses. Idag finns 19 personer med boendebeslut, varav 1 med önskemål om parboende. Detta aktualiserar ett behov av 18 lägenheter inom kommunens vård- och omsorgsboenden under april, maj och juni 2015. 19 lägenheter om parboendebeslutet inte blir praktiskt möjligt att verkställa. Beredningen för äldre- och omsorgsfrågor beslutade under hösten 2011 att, utifrån den aktuella behovssituationen samt prognos, tillfälligt stänga 10 platser på Tallgårdens vård- och omsorgsboende vid årsskiftet 2011/2012. 7 av dessa tillfälligt stängda platser har öppnats efter beslut i vård- och omsorgsnämnden den 4 februari 2015. Förvaltningen föreslår att ytterligare 3 tillfälligt stängda platser och 3 platser som finns tillgängliga efter en tidigare neddragning av platser öppnas snarast möjligt till en helårskostnad på 1,9mkr exklusive intäkter. Om inte platser kan erbjudas riskerar kommunen dels ett utökat betalningsansvar till landstinget för medicinskt färdigbehandlade dels i förlängningen särskild avgift (vite) för beslut som ej verkställs inom 3 månader. Beslutsunderlag PM, förslag till beslut, Behov av platser inom vård- och omsorgsboende förslag om öppnande av ytterligare tillfälligt stängda platser på Tallgården, 30 mars 2015 PM, Behov av platser inom vård- och omsorgsboende förslag om öppnande av ytterligare tillfälligt stängda platser på Tallgården, 30 mars 2015 Delges Verksamhetschef, Björn Dahlström
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (17) Von 62 Dnr 2015/89 722 Förändrat resursbehov utifrån vårdtyngd förslag om utökade resurser till vissa vård- och omsorgsboenden Förvaltningen ges i uppdrag att säkerställa bemanningen vid Liljebacken, Rungården och korttidsboendet utifrån förändrad vårdtyngd. Helårskostnaden på 3 000 tkr saknas i budget och vård- och omsorgsnämnden godkänner en budgetavvikelse för 2015 med vidare hantering i samband med budgetuppföljning per sista mars. Vårdtyngden, det vill säga hur omfattande insatserna som utförs på kommunens vård- och omsorgsboenden samt korttidsplatser är, har förändrats de senaste åren. Vårdtyngden mäts kontinuerligt, minst 1 gång/år med hjälp av ett validerat verktyg för vårdtyngdsmätning. Bemanningsnivån var under många år förhållandevis hög utifrån aktuell vårdtyngd på flera av kommunens vårdoch omsorgsboenden. En anledning är att de verksamheter som tidigare haft servicehusliknande karaktär haft många brukare med små insatsbehov i jämförelse med andra verksamheter. Även på flera av de övriga verksamheterna har vårdtyngden ökat. Många av de brukare som tidigare haft förhållandevis små behov, har nu betydligt mer omfattande insatser. Brukare som de senaste åren får bifall på vård- och omsorgsboendeplats har också ett betydligt större insatsbehov än tidigare. Beslutsunderlag PM, Förändrat resursbehov utifrån vårdtyngd förslag om utökade resurser till vissa vård- och omsorgsboenden, 7 april 2015 INFORMATION, Förändrat resursbehov utifrån vårdtyngd, 5 mars 2015 Delges Verksamhetschef, Björn Dahlström
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (17) Von 63 Dnr 2015/125 722 Igångsättningstillstånd för investeringar till vårdoch omsorgsboende avseende sängar, matsalsmöbler och utemiljö Ansökan om igångsättningstillstånd för investering avseende sängar, matsalsmöbler och utemiljö till vård- och omsorgsboende översändes till Kommunstyrelsen. Investeringsbehovet för kommunens vård- och omsorgsboenden är omfattande. Inga reinvesteringar har gjorts under ett antal år, vilket medfört att det nu finns ett stort behov av att ersätta utslitna möbler och rusta upp utemiljön. I budget för 2015 finns investeringsmedel avsatta för sängar med 450 000 kr, matsalsmöbler med 508 000 kr samt för utemiljö 400 000 kr. Åtgärder planeras vid samtliga vård- och omsorgsboenden med start under våren 2015 och slutförande under året. Ansökan görs om igångsättningstillstånd för investeringarna. Beslutsunderlag PM, Igångsättningstillstånd för investeringar till vård- och omsorgsboenden avseende sängar, matsalsmöbler och utemiljö, 31 mars 2015 Investeringskalkyl Delges Kommunstyrelsen Verksamhetschef, Björn Dahlström Von 64 Dnr 2015/29 003
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (17) Översyn av reglementen Förslag till korrigering av reglementet avseende taxa för hunddagis överlämnas till kommunstyrelsen. Samtliga nämnder har i uppdrag att se över om några korrigeringar behöver göras i de reglementen som antogs inför den nya politiska organisationen, som trädde i kraft 1 januari 2015. Vård- och omsorgsnämnden föreslår att den formulering som finns i reglementet angående taxa för hunddagis kan tas bort, då detta inryms i första stycket 10 avseende taxor. Beslutsunderlag PM, Översyn av reglementen, 1 april 2015 Vård- och omsorgsnämndens reglemente, 4 april 2014 Delges Kommunstyrelsen Von 65 Dnr 2015/126 805
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (17) Ansökan om föreningsstöd för 2015 och 2016 från BRIS region Mitt BRIS region Mitt:s ansökan om bidrag med 27 280 kr för 2015 samt 27 090 kr för 2016 avslås. BRIS region Mitt (org nr 80 20 13 3420) har ansökt om verksamhetsbidrag för år 2015 med totalt 27 280 kr och för 2016 med 27 090 kr. BRIS har stödjande kontakter med barn och vänder sig i sin nationella verksamhet till alla barn i hela landet. Någon lokalt anknuten verksamhet i Heby redovisas inte från BRIS. Med utgångspunkt från detta samt det begränsade ekonomiska utrymme som finns inom vård- och omsorgsnämnden för föreningsbidrag, avslås framställan för 2015 och 2016. Beslutsunderlag PM, Ansökan om föreningsstöd för 2015 och 2016 från BRIS region Mitt, 31 mars 2015 Angående sökt verksamhetsbidrag från BRIS region Mitt för år 2015, 25 mars 2015 Ansökan om bidrag till Bris region Mitt, mars 2015 Om Bris Bilagor med ansökan från Bris region Mitt Tänk igen, Skandia Verksamhetsberättelse 2014, region mitt, 20 januari 2015 Delges BRIS region Mitt Von 66 Dnr 2015/127 773
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (17) Rapport Förebyggande insatser och anhörigstöd Nämnden hänskjuter ärendet till nästa sammanträde. I mars 2014 påbörjades ny verksamhet inom Vård och omsorgsförvaltningen, Förebyggande insatser, med planering av tre mötesplatser för äldre i Heby kommun; Torgets mötesplats i Heby, Gräsbovägens mötesplats i Östervåla och Kvarngatans mötesplats i Tärnsjö. Genom ett gott samarbete med frivilligorganisationer i kommunen finns nu möjlighet för kommunens äldre att delta i aktiviteter vid kommunens mötesplatser. Målsättningen är att erbjuda en naturlig mötesplats för social samvaro för att bryta isolering och ensamhet så att de äldre kan bo kvar i sina egna hem. Antalet besökare till kommunens tre mötesplatser ökar för varje månad och de aktiviteter som erbjuds där blir allt fler. Det tar tid att bygga upp, utveckla och marknadsföra kommunens mötesplatser. Det är viktigt att inte bygga upp en verksamhet som inte motsvarar målgruppens önskemål och förväntningar. Behov finns att utveckla väntjänsten i kommunen, både vad gäller att få fler frivilliga att engagera sig men även att kunna erbjuda ett större utbud av möjliga uppdrag. Beslutsunderlag RAPPORT, Rapport Förebyggande insatser och anhörigstöd, 7 april 2015 Statistik förebyggande insatser Von 67 Dnr 2015/88 041
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (17) Budget 2015 Nämnden tackar för informationen. Förvaltningsekonom Jenny Bengts informerar nämnden om budget 2015. Uppföljning för perioden januari mars visar 2 903 tkr och helårsprognos för 2015 beräknas till 5 466 tkr eller 2 %. Vård- och omsorgsförvaltningen visar 2 852 tkr och helårsprognos för 2015 5 466 tkr eller 2 %. Von 68 Dnr 2015/112 700
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (17) Budget 2016 Nämnden tackar för informationen. Förvaltningschefen hänvisar till förra sammanträdets redovisning och bedömning inför budget 2016 med särskilt fokus på de stora utmaningar som finns för vård- och omsorgsområdet. Arbetet fortsätter med att göra en sammanställning och sätta pengar på utmaningarna. Von 69 Dnr 2015/128 010
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (17) Bästa Heby Nämnden tackar för informationen. Verksamhetschef, Åsa Johansson informerar nämnden om arbetet med Bästa Heby. Bästa Heby är ett utvecklingsarbete i Heby kommun med syfte att utveckla och säkerställa god kvalitet inom kommunens alla verksamheter. Utgångspunkt för arbetet är Heby kommuns vision och kvalitetspolicy. För att lyckas arbetar man med kvalitetsutveckling både utifrån ett strukturellt och ett kulturellt perspektiv. Arbetet fokuseras på fyra olika målbilder, som alla är beroende av varandra och tillsammans bildar en helhet: 1. Vem är vi till för? 2. Stolta medarbetare och chefer - alla med tydliga uppdrag 3. Tydlig intern styrning och struktur 4. En förebild för andra Det är ett långsiktigt arbete med en tidsplan på 3-5 års sikt. Von 70 Dnr 2015/113 700
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (17) Förvaltningen informerar Nämnden tackar för informationen Förvaltningschefen lämnar följande informationer från förvaltningen: - Förvaltningen ska starta genomlysning av hemtjänsten. - Diskussioner pågår med Sala kommun angående gemensam familjerådgivning. Von 71 2015/112 700
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (17) Information och rapporter Nämnden tackar för informationen - Skrivelse till regeringen om inhämtande av medgivande till beslut om vissa föreskrifter, Socialstyrelsen 7 april 2015. - Dom Mål 320-14 Förvaltningsrätten i Uppsala, 17 mars 2015. Von 72 Dnr 2015/32 012
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (17) Effektmål 2016 Vård- och omsorgsnämnden formulerar effektmål för nämndens verksamhetsområde till nästa sammanträde. Enligt PM:et Riktlinjer till styr-, budget och uppföljningsprocessen under år 2015 ska nämnderna börja föra diskussioner om effektmål för 2016. Beslut ska fattas i maj. Nämnden ska utifrån nämndens verksamhet formulera egna effektmål som är kopplade till kommunens fem centrala inriktningsmål.