SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Gemensamma nämnden FM 2017-02-02 1 (1) Plats och tid Rådhus Skåne, Plan 1, Rum 107 14:00 Beslutande Leif G Nilsson Gunnar Elvingsson Övriga närvarande Fackliga företrädare Stefan Bengtsson Håkan Nilsson Lars Agardius Annelie Nilsson Henrik Stagnell Katarina Eriksson Christian Boberg Utses att justera Justeringens tid och plats Gunnar Elvingsson Rådhus Skåne Sekreterare... Paragrafer Gunnel Olsson 1-4 Ordförande Leif G NilssonG Nilsson Justerare Gunnar Elvingsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag. Styrelse/Nämnd Gemensamma nämnden FM Sammanträdesdatum 2017-02-02 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Rådhus Skåne Underskrift... Gunnel Olsson Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Gemensamma nämnden FM 2017-02-02 GN 1 Informationer Änr GN 2017/1 Beslut Till handlingarna. Ny ordförande i Gemensamma nämnden. Serviceavtalen. Rådhus Skåne. Östra kommunhuset. Leif G Nilsson meddelade att han slutar sin anställning i Region Skåne 2017-06-30 och har i och med detta sagt upp sitt uppdrag som ledamot i Gemensamma nämnden. Leif Rülf slutar sin anställning i Kristianstad kommun 2017-02-28 och har i och med detta sagt upp sitt uppdrag som ledamot i Gemensamma nämnden. Fyllnadsval kommer att ske vid Kommunfullmäktiges och Regionfullmäktiges sammanträden under våren 2017. Utdragsbestyrkande Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Gemensamma nämnden FM 2017-02-02 GN 2 Årsbokslut 2016 Änr GN 2017/2 Beslut Gemensamma nämnden godkänner årsbokslutet 2016. Gemensamma nämnden godkänner verksamhetsberättelse 2016. Förslag till Gemensamma nämnden FM Gemensamma nämnden godkänner årsbokslutet 2016. Gemensamma nämnden godkänner verksamhetsberättelse 2016. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 2017-01-25 Driftredovisning 2016, bilaga 1 Driftredovisning 2016, kommentarer, bilaga 2 Investeringsuppföljning ÖKH 2016, bilaga 3 Verksamhetsberättelse 2016 Utdragsbestyrkande Justerarens signatur
Gemensamma nämnden Driftredovisning 2016 Resultat tryckeriverksamheten Tkr Driftbudget Redovisning Avvikelse Förbr % 2016 Jan 16 - Dec 16 Akt 9121 Tryckeriintäkter 2 503,0 1 502,4-1 000,6 60 Summa intäkter 2 503,0 1 502,4-1 000,6 60 1400 Gemens kostnader-intäkter -30,0-15,2 14,8 51 1401 Personal -780,0-777,1 2,9 100 1403 Kompetensutveckl personal -15,0 0,0 15,0 0 1404 Hyres- och lokalkostnader -73,0-42,1 30,9 58 1405 Arbetsplatskostnader -10,0 0,0 10,0 0 1406 Arbetsplatskostnader IT -20,0-13,9 6,1 70 9120 Tryckerikostnader -1 575,0-654,1 920,9 94 Summa kostnader -2 503,0-1 502,4 1 000,6 60 Resultat 0,0 0,0 0,0 0
Resultat Rådhus Skåne Tkr Driftbudget Redovisning Avvikelse Förbr % 2016 Jan 16 - Dec 16 Akt 9155 Arbpl.int fast service 18 572,0 18 427,7-144,3 106 25 800 per plats 9157 Rörliga serviceintäkter 600,0 1 793,2 1 193,2 264 9160 Sithskort 50,0 31,3-18,7 0 9165 Extern uthyrning 100,0 81,4-18,6 0 9181 Hyror rådhuset, intäkter 22 649,2 22 649,2 0,0 100 9191 Mediaintäkter rådhuset 2 990,1 2 725,0-265,1 154 Summa intäkter 44 961,3 45 707,8 746,5 102 1400 Gemens kostnader-intäkter -65,0-20,4 44,6 99 1401 Personal -4 234,0-3 947,2 286,8 94 1402 Tim- och visstidsanställn -50,0-53,2-3,2 286 1403 Kompetensutveckl personal -110,0 1,6 111,6 54 1405 Arbetsplatskostnader -200,0-181,2 18,8 97 1406 Arbetsplatskostnader IT -738,0-800,7-62,7 245 1409 Hyreskostn utskrift tjänst 0,0-0,5-0,5 0 9150 FM-administration -300,0-300,0 0,0 100 9151 FM-leverantörstjänster -3 350,0-3 558,8-208,8 139 9152 Säkerhetstjänster -720,0-772,7-52,7 100 9153 Våningsskrivare -360,0-341,6 18,4 12 9154 Beräkn kap.kostn invent. -7 740,0-7 739,9 0,1 101 9156 Rörliga servicekostnader -500,0-1 647,3-1 147,3 255 9158 Café Utsikten -455,0-473,7-18,7 105 9159 Vaktmästeriet -125,0-122,1 2,9 92 9161 Jojokort kommunen 0,0 0,0 0,0 0 9163 Kompletteringsinventarier -200,0-232,6-32,6 0 9164 AV-utrustning -175,0-143,3 31,7 0 9180 Hyror rådhuset, kostnader -22 649,2-22 649,2 0,0 100 9190 Mediakostnader rådhuset -2 990,1-2 725,0 265,1 154 Summa kostnader -44 961,3-45 707,8-746,5 102 Resultat 0,0 0,0 0,0 0
Resultat Östra kommunhuset Tkr Driftbudget Redovisning Avvikelse Förbr % 2016 Jan 16 - Dec 16 Akt 9155 Arbpl.int fast service 8 279,0 8 044,4-234,6 97 22 100 per plats 9157 Rörliga serviceintäkter 50,0 0,5-49,5 0 Summa intäkter 8 329,0 8 044,9-284,1 97 1400 Gemens kostnader-intäkter -35,0-13,9 21,1 40 1401 Personal -1 732,0-1 758,3-26,3 102 1402 Tim- och visstidsanställn -50,0-77,6-27,6 155 1403 Kompetensutveckl personal -30,0 1,1 31,1-4 1405 Arbetsplatskostnader -125,0-177,1-52,1 142 1406 Arbetsplatskostnader IT -180,0-64,4 115,6 36 1407 Kapitalkostnader -2 217,0-2 181,1 35,9 98 1409 Hyreskostn utskrift tjänst 0,0-1,0-1,0 0 9150 FM-administration -200,0-200,0 0,0 100 9151 FM-leverantörstjänster -2 250,0-2 230,8 19,2 99 9152 Säkerhetstjänster -735,0-756,4-21,4 103 9153 Våningsskrivare -220,0-140,0 80,0 64 9156 Rörliga servicekostnader -50,0-9,3 40,7 19 9158 Café Arom 0,0-0,6-0,6 0 9159 Vaktmästeriet -125,0-122,1 2,9 98 9161 Jojokort kommunen -80,0-86,1-6,1 108 9163 Kompletteringsinventarier -200,0-224,4-24,4 112 9164 AV-utrustning -100,0-2,9 97,1 3 Summa kostnader -8 329,0-8 044,9 284,1 97 Resultat 0,0 0,0 0,0 0 Totalt resultat GN 0,0 0,0 0,0 0
Kommentarer till årsbokslut 2016 - Gemensamma nämnden Tryckeriverksamhet (vht 983) Tryckeriet upphörde med sin verksamhet vid halvårsskiftet 2016 och hyreskontraktet med C4 teknik är uppsagt. Av tryckeriintäkterna kom 48 % från Region Skåne och 52 % från Kristianstads kommun. En slutuppgörelse med Canon i december innebar att verksamheten debiterades en tryckerikostnad motsvarande ca 12 tkr. Kostnaden innebar att ett mindre överskott som förväntades istället utjämnades och resultatet blev +-0. Rådhus Skåne Intern service (vht 985) Intäkter arbetsplatser Arbetsplatsintäkter erhölls motsvarande 18,4 mkr, vilket var 144 tkr lägre än budgeterat. Antalet debiteringsbara platser ökade från 704 platser till 715 platser under året. Samtidigt sänktes kostnaden per plats från preliminärt 26 500 kr till slutgiltigt 25 800 kr. Mellanskillanden avräknades i slutet av året genom en kreditering till Region Skåne och berörda enheter inom Kristianstads kommun. Ett mindre intäktsöverskott, ca 31 tkr, uppstod för aktiviteten sithskort. Intäkterna ska även täcka lönekostnad. Rörliga serviceintäkter, aktivitet 9157, innehåller positiv budgetavvikelse med ca 1,2 mkr. Det sammanhänger med att Gemensamma nämnden vidaredebiterat kostnader för inköp av inventarier till Norra Atriet. De slutliga kostnadsbärarna är presidierna i Region Skåne och Kristianstads kommun som överenskommit att ta dessa kostnader. Ingen budget för detta var lagd vid årets början.
Kostnader arbetsplatser Personalkostnaderna gav ett överskott på ca 0,3 mkr. Vakanser som ej återbesatts och sjukskrivningar är främsta orsaken till överskottet. En del av lönekostnad, ca 60 tkr, för enhetschef belastade tryckeriverksamheten för arbetsinsats i samband med avvecklingen av tryckeriet. Ett antal större evenemang hölls under året som tex Sparbankens Skånes årsstämma och firandet av Åhus Absoluts jubileum. Detta tillsammans med ej budgeterade kostnader för inköp av inventarier till Norra Atriet bidrog till att aktivitet rörliga servicekostnader ökade markant. Detta debiterades därefter den part som nyttjade tjänsterna. I kostnaderna för Café Utsikten ingår dels en fast månadskostnad på 25 tkr och dels rörliga kostnader för varuinköp. Aktiviteten gav ett mindre underskott som uppgick till 19 tkr. På aktivitet Säkerhetstjänster redovisas ett underskott motsvarande 53 tkr, i nivå med prognosen per 31/8. Det sammanhänger främst med ett dyrare avtal än beräknat. Kostnader för administrativt stöd från Kommunledningskontoret uppgick till 300 tkr. Kostnaden för jojokort liksom sithskort överfördes till Kristianstads kommun. Intern service jobbade under året aktivt med att reducera kostnader på både kort och lång sikt b.l.a. genom inköpsplanering och översyn av ofördelaktiga avtal. Gemensamt Utöver arbetsplatskostnaden redovisas kallhyra och media. När det gäller kallhyran följde utfallet den lagda budgeten. Gällande media var kostnaden lägre än budgeterat och återbetalning till Regionen och Kristianstads kommun gjordes i slutet av året.
Östra kommunhuset (vht 986) Intäkter: Arbetsplatsintäkter erhölls motsvarande 8,0 mkr, vilket var 235 tkr lägre än budgeterat. Antal debiterade platser utgjorde 364 st, varav 216 st, Arbete- och Välfärd, 145 st Omsorg och 3 st Kommunarkivet. Kostnaden per plats utgjorde 22 100 kr preliminärt vilket även blev den fastställda summan. Kostnader: Personalkostnader och kostnad för timanställningar översteg budget med 26 resp 27 tkr. På aktivitet Säkerhetstjänster uppstod ett underskott med 21 tkr. Det sammanhänger främst med dels ett dyrare avtal än beräknat och även att volymen bevakningsuppdrag är större än förväntat. Aktiviteten FM leverantörstjänster gav ett överskott motsvarande 19 tkr. Orsaken är en minskad förbrukning. Kostnaden för administrativt stöd från Kommunledningskontoret utgjorde 200 tkr. Verksamheterna i Östra kommunhuset har inte debiterats för jojokorten, utan belastas för detta via arbetsplatskostnaden istället.
Gemensamma nämnden bilaga 3 Investeringsredovisning 2016 Proj Text Fullmäktige budget Redovisning Jan 16 - Dec 16 Återstår Förbrukat i % Kod 92702 Inredningsarkitekt ÖKH 0 4,4-4,4 0 92704 Konferensmöbler ÖKH 288 99,7 188,3 35 92707 Köksutr, porslin ÖKH 0 6,4-6,4 0 92902 Skyltprogram ÖKH 0 58,7-58,7 0 Summa 288 169,2 118,8 59 Kommentar: Återstående medel 118,8 tkr kommer att begäras ombudgeterade till 2017.
Verksamhetsberättelse 1 (2) GN Verksamhetsberättelse 2016 Gemensamma nämnden har genomfört 5 st nämndsmöten under året och behandlat 18 st ärenden. Verksamhetens viktigaste delmål under 2016 - Fakturering enligt betalningsmodellen är genomförd - Avtalad service har levereras med god kvalitét till GN kunder - Antal arbetsplatser som debiterats i Rådhuset har varit 715 st och till Östra kommunhuset 364 st - Arbetsplatskostnaden i Rådhus Skåne sänks från 26 500 kr till 25 800 kr vilket innebar en återbetalning till kunderna vid sista kvartalet i år - Arbetsplatskostnaden i Östra Kommunhuset var oförändrad 22 100 kr - Tryckeriet avvecklades 2016-06-30 - Under året har GN tagit över 2.3 st (heltidsmått) receptionspersonal från Arbete och Välfärdsförvaltningen - GN har genomfört 5 st interkontrollärenden under året utan anmärkning - GN har genomfört 4 st uppföljningsmöten med den externa FM leverantören under året Bokslut 2016 Enligt bokslutet går GN verksamhet plus/ minus 0 mot budget Kommentarer - Det prognostiserade överskottet i Rådhus Skåne vid halvårsbokslutet innebar en total återbetalning av 500 500 kr till verksamheterna (700 kr/arbetsplats). Återbetalningen reglerades vid sista kvartalsdebiteringen. - Överskottet i Rådhus Skåne berodde främst på minskade personalkostnader, minskade kostnader för utskrifter, samt allmän återhållsamhet och att antalet debiterbara arbetsplatser ökade i Rådhus Skåne från 704 st till 715 st
Verksamhetsberättelse 2 (2) Åtgärder inför 2017 - Minska arbetsplatskostnaderna med minst 1% - Upphandla FM leverantörtjänsten och våningsskrivaretjänsten under året Stefan Bengtsson För gemensamma nämnden 2017-02-01
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Gemensamma nämnden FM 2017-02-02 GN 3 Konkurrensutsättning av FM-leverantör Änr GN 2017/3 Beslut Påbörja upphandling av extern FM - leverantör i Rådhus Skåne och Östra kommunhuset. Sammanfattning 2013-12-27 tecknades avtal med COOR angående FM-tjänster till Rådhus Skåne med option för Östra kommunhuset. Detta avtal avslutas 2018-02-28. Ny konkurrensutsättning påbörjas under första kvartalet 2017. Förslag till Gemensamma nämnden FM Besluta att påbörja upphandling av extern FM - leverantör i Rådhus Skåne och Östra kommunhuset. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 2017-01-24 Utdragsbestyrkande Justerarens signatur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Gemensamma nämnden FM 2017-02-02 GN 4 Konkurrensutsättning av våningsskrivare Änr GN 2017/4 Beslut Besluta att till nästa sammanträde med Gemensamma nämnden 2017-04-27 lämna förslag på den mest fördelaktiga konkurrensutsättningen av tjänsten våningsskrivare enligt parametern köp av tjänsten internt eller externt. Sammanfattning Gemensamma nämnden tecknade 2014-01-01 avtal med ATEA kontorsmaskiner, avtalet avslutas 2017-12-29. Ny konkurrensutsättning bör påbörjas under första halvåret 2017. Förslag till Gemensamma nämnden FM Besluta att till nästa sammanträde med Gemensamma nämnden 2017-04-27 lämna förslag på den mest fördelaktiga konkurrensutsättningen av tjänsten våningsskrivare enligt parametern köp av tjänsten internt eller externt. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 2017-01-24 Utdragsbestyrkande Justerarens signatur