ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag.

Transkript

1 1 (1) Plats och tid Rådhus Skåne, Plan 1, Rum :00 ande Leif Rülf Leif G Nilsson Fackliga Marianne Kennysson, TCO Henrik Stagnell, SACO Övriga närvarande Stefan Bengtsson Anneli Nilsson Håkan Nilsson Mårten Svensson Patrik Möller Petra Nuca Utses att justera Leif G Nilsson Justeringens tid och plats Kanslienheten Sekreterare... Paragrafer Gunnel Olsson Ordförande Leif Rülf Justerare Leif G Nilsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag. Styrelse/Nämnd Gemensamma nämnden FM Datum då anslaget sätts upp UppsattDatum Datum då anslaget tas ned NedtagsDatum Förvaringsplats för protokollet Kanslienheten Underskrift... Gunnel Olsson

2 GN 10 Informationsärenden Änr GN 2015/2 Till handlingarna. Rekrytering påbörjas till Östra kommunhuset Enligt personalplan Vaktmästare påbörjas maj 2015 (intern rekrytering) Nytt behov platsansvarig Östra kommunhuset påbörjas juni 2015 (intern rekrytering) Ekonomiuppföljning och program för 2015 Rådhus Skåne Ekonomisk uppföljning och prognos för 2015 redovisas enligt bilaga. Information lämnas om att tidigare prognos för mediakostnader i Rådhus Skåne varit alltför låg. Anledningen är bl a att den fasta kostnaden för fjärrkylan samt VA-kostnaden inte räknats med i prognosen. Slutligt utfall för 2014 är 2 204,6 tkr, vilket är 603,8 tkr högre än tidigare prognos och jämfört med preliminär debitering för De högre mediakostnaderna kommer att debiteras hyresgästerna under Prognosen för mediakostnader 2015 uppgår till 2 990,1 tkr, vilket är 1 186,1 tkr högre än tidigare prognos. Debiteringarna för 2015 kommer att justeras utifrån den nya prognosen.

3 Projektkoordineringen kommer att göra en utvärdering och uppföljning för att se om ytterligare delar kan optimeras. Mediakostnader Rådhus Skåne, tkr Utfall 2014 Prognos 2015 El 1 166, ,1 Värme & kyla 942, ,1 Vatten & avlopp 95,7 175, , ,1

4 GN 11 Redovisning av delegeringsbeslut Änr GN 2015/7 Gemensamma nämnden godkänner delegeringsbesluten och lägger redovisningarna till handlingarna. Sammanfattning Tilldelning av Möbelupphandling Delegeringsbeslut som Gemensamma nämndens ordförande har beslutat mellan mötena enligt följande - Avtal är tecknat med följande - Konferens och utbildnings möbler Input Interiör KC AB - Arbetsmöbler Input Interiör KC AB - Solskydd, mörkläggning och textiler Input Interiör KC AB - Matsalsmöbler Kinnarp AB - Möbler till besökscentra DE3 interiör AB Förslag till Gemensamma nämnden FM Gemensamma nämnden godkänner delegeringsbesluten och lägger redovisningarna till handlingarna. sunderlag Delegeringsbeslut

5 GN 12 Serviceavtal Rådhus Skåne Änr GN 2015/8 Gemensamma nämnden beslutar godkänna redovisningen av serviceavtalen för Rådhus Skåne för Sammanfattning Redovisning av de befintliga serviceavtalen och deras eventuella avslut eller förlängningar för Gemensamma nämnden. Förslag till Gemensamma nämnden FM Fastställande av förslaget till serviceavtal för Rådhus Skåne för sunderlag Förslag till serviceavtal

6 GN 13 Ekonomisk statusrapport Östra kommunhuset Änr GN 2015/9 Gemensamma nämnden beslutar fastställa den ekonomiska statusrapporten för Östra Kommunhuset. Sammanfattning Redovisning av den ekonomiska statusen för Östra Kommunhusets servicekostnader. Förslag till Gemensamma nämnden FM Fastställande av den ekonomiska statusrapporten för Östra Kommunhuset. sunderlag Ekonomisk statusrapport januari-mars 2015

7 GN 14 Internkontrollpunkter 2015 Änr GN 2015/10 Gemensamma nämnden fastställer sina processer enligt bilagda VoR-analys 2015 Gemensamma nämnden godkänner Intern kontrollplan 2015 Gemensamma nämnden godkänner tidplan och organisation för arbetet med intern kontroll 2016 Sammanfattning Utvecklingsarbetet med att skapa ett strukturerat ramverk för intern kontroll för såväl kommunledningskontoret som Kristianstads kommun som helhet pågår, bland annat med bakgrund av tidigare revisionsrapport. Gemensamma nämnden har inför 2015 gjort en väsentlighets- och riskanalys av sina huvudsakliga processer, se bilaga. De granskningsområden som bedöms ha högst risknivå av de granskade processerna är tryckeriverksamheten och säkerhetsområdet. har fattats om tryckeriets fortsatta drift t.o.m Utvärdering ska ske under första kvartalet Området kommer därmed inte att ingå i 2015 års kontrollplan. Inom säkerhetsområdet bedöms organisationen vara tillräcklig och under 2015 kommer hantering av krissituationer att diskuteras. Området kommer därför inte att ingå i 2015 års kontrollplan. Under 2014 har det visat sig att post har felsorterats och att gods har försvunnit. Processens risknivå bedöms vara medel. Nya rutiner har införts och dessa kommer att kontrolleras under 2015.

8 När det gäller arbetsplatskostnads- och hyresfördelning finns det avtal och en arbetsplatsförteckning men rutin saknas för uppföljning och rapportering. Processens risknivå bedöms vara medel och området kommer att kontrolleras under Enligt KS 2015/108 ska varje nämnd i sin kontrollplan ta hänsyn till de gemensamma kontrollområden som kommunstyrelsen fastställt för 2015 inom styrning/planering/uppföljning, inköp, HR och avtalshantering. Gemensamma nämnden har därför även med de områdena i sin intern kontrollplan. Utvärdering av 2014 års kontrollplan omfattade tre kontrollområden. a. Bokning av sammanträdesrum tillträde till Rådhusets lokaler b. Felanmälan återkoppling till kunder c. Kopiering effekter av minskade volymer Kommunstyrelsen fattade beslut angående tillträde till Rådhusets lokaler. I samarbete med C4 Teknik har en rutin skapats för felanmälan. har fattats angående tryckeriets fortsatta drift års interna kontroll ska vara avslutad och beslutad av gemensamma nämnden den 30 november 2015 för att rapporteras till kommunledningskontoret års kontrollplan ska beslutas av nämnden senast den 30 april Intern kontrollgrupp för gemensamma nämnden har bestått av chefen för internserviceenheten, nämndens controller och kommunens intern kontrollsamordnare. Inför 2016 föreslås samma organisation. sunderlag Tjänsteutlåtande VoR-analys 2015 Intern kontrollplan 2015

9 Förslag till Gemensamma nämnden FM Gemensamma nämnden föreslås fastställa sina processer enligt bilagda VoRanalys 2015 Gemensamma nämnden föreslås godkänna Intern kontrollplan 2015 Gemensamma nämnden föreslås godkänna tidplan och organisation för arbetet med intern kontroll 2016

10 1 (1) GN 15 Extra sammanträde Änr GN Gemensamma nämnden beslutar avhålla extra sammanträde onsdagen den 10 juni 2015 kl