SMARTARE SÄTT ATT MÖTAS Så kan ny teknik ge effektivare möten, sänkta reskostnader och minskad miljöpåverkan
Miljöpartiet de Gröna Sidan 2 av 7 BAKGRUND Att resa och att mötas är för de flesta människor något som är både viktigt och stimulerande. Att träffa nya människor och se nya miljöer förutsätter att vi kan transportera oss dit. Men det finns också många resor som vi helst skulle slippa. Inte minst i vårt långa land så är avstånden ofta stora, och timmarna för resor till möten med kunder eller i arbetsgrupper blir många och långa. Transportsektorn är den del av samhället där utsläppen av växthusgaser fortsatt att öka allra mest. Det kommer bli en stor utmaning att vända den utvecklingen. Det behövs många olika åtgärder såsom överflyttning av gods från lastbil till tåg och båt, utveckling av förnybara bränslen och satsningar på kollektivtrafik, cykel- och gångtrafik. Modern informations- och kommunikationsteknik, ofta förkortat ITK, erbjuder ytterligare ett sätt att minska transportsektorns utsläpp genom att erbjuda alternativ till resor. Det handlar om videokonferensteknik och andra teknologier som under vissa förutsättningar uppfyller samma behov som resan hade gjort. Detta PM handlar om hur vi med hjälp av dessa teknologier kan spara både tid och pengar samtidigt som vi minskar klimatutsläppen. ETT TEKNIKSKIFTE SOM FRÄMJAR LIVSKVALITET Antag att du har ett eftermiddagsmöte i London. För att komma fram i tid måste du gå upp i ottan och hitta någon annan som kan lämna barnen på förskolan. På hemvägen är det trafikstockningar både i luften och på vägen. Till slut kommer du hem ett par timmar försenad och missar såväl middag med familjen som innebandyträningen med arbetskamraterna. Istället kunde din dag har börjat med att du gick med barnen till förskolan och sedan åt lunch med en god vän. Därefter gick du till ditt bokade videokonferensrum och kopplade upp dig. Eftersom du under förmiddagen kom på att det vore bra om en av dina nyanställda kollegor var med på mötet, och dessutom en expert från Helsingfors, så hann du få med också dem i videokonferensen. Du lämnade kontoret klockan 17 och hann med såväl middag som träning. NU FINNS FÖRUTSÄTTNINGARNA Det har gjorts tidigare försök att lansera videokonferenser som ett alternativ till resande, men tekniken fick ingen större spridning. Framförallt var användarvänligheten och tillförlitligheten i systemen för dålig. Den utvecklade tekniken i form av bredbandsutbyggnad, ny videoteknik och bättre mjukvara har gjort systemen enkla att använda, samtidigt som tillförlitligheten har ökat och priset sjunkit. En viktig del i genombrottet för videokonferenser är naturligtvis klimatfrågan. År 2006 publicerades den så kallade Sternrapporten. Den satte klimatfrågan i ett helt nytt ljus i och med att den visade på de ekonomiska effekterna om klimatfrågan inte får en lösning. Detta gjorde att näringslivet kom att intressera sig betydligt mer för klimatfrågan än tidigare, och ett område som låg nära till hands var då att börja se över hur man kan effektivisera affärsresandet så det ger mindre upphov till utsläpp. Den avgörande faktorn var emellertid den ekonomiska krisen. När tekniken fanns på plats och fungerade så blev det för många företag en ren överlevnadsfråga att se över reskostnaderna. Under 2008 och 2009 har branschen för videokonferenser och andra fjärrmötestekniker vuxit enormt mycket.
Miljöpartiet de Gröna Sidan 3 av 7 VIDEOKONFERENS ERSÄTTER AFFÄRSRESANDET Affärsresandet sjunker dramatiskt. Minus 22 procent andra kvartalet 2009 jämfört med samma tid 2008. Skanska, Swedbank och Ericsson är tre börsjättar som dragit ner på flygresorna. Och få planerar att återgå till resandet igen när konjunkturen vänder. Försäljningen inom området grupp och konferens som helt utgörs av affärsresenärer via resebyråer föll med hela 43 procent jämfört med året innan. Samtidigt tar videokonferenser allt större plats i bolagens vardag. Direkt när finanskrisen slog till såg TeliaSonera också hur trafiken för olika typer av telemöten gick upp med 40 procent. Många bolag har även börjat använda videomöten betydligt mer. Enligt TeliaSonera är 75 procent av storföretagen igång med videomöten, eller är på väg att dra igång under 2010. Effekterna syns också tydligt i hur videotrafiken (där videokonferenser är en del) snabbt ökar i de stora datanäten. Enligt nätverksföretaget Cisco kommer trafiken från videokonferenser och liknande att tiofaldigas mellan 2008 och 2013. Ett annat exempel är videokonferensleverantören Lifesize, som växte 50 procent under andra kvartalet 2009 jämfört med samma period 2008. NORGE LIGGER STEGET FÖRE I augusti 2009 presenterades i Norge rapporten 2009-082 IKT og klimagassutslipp som tagits fram på uppdrag av Fornyings- og administra-sjonsdepartementet (FAD). Rapporten visar att norska staten kan spara inte bara klimat utan också tid och pengar genom att i större utsträckning ersätta resor med videokonferenser. 2008 genomförde de 140 000 norska statsanställda cirka 532 600 flygresor enkel väg och den sammanlagda transportsträckan var 521 336 000 kilometer, vilket motsvarar 13 000 resor jorden runt. Rapporten visar att investeringar i och användande av videokonferensutrustning skulle betala sig redan under det första året, bara genom insparade resekostnader. Utredningen räknar med att om en av fem flygresor för norska statsanställda ersätts med videokonferenser så skulle en samhällsekonomisk besparing på 326,8 miljoner norska kronor göras. I rapporten konstateras också att just ett minskat behov av resande är det mest effektiva sättet att minska utsläppen av klimatpåverkande gas såsom koldioxid. Samma exempel med en av fem resor ersatta kan spara 14 600 ton koldioxidutsläpp per år. För varje procent tjänsteresor i EU som ersätts med fjärrmöten skulle man enligt rapporten kunna reducera utsläppen med cirka en miljon ton koldioxid per år. En minskning med 20 procent skulle ge minskade utsläpp med 22 miljoner ton per år. Rimligen borde ett liknande scenario gälla i Sverige. Framför allt flygresor innebär stora mängder klimatpåverkande utsläpp. Genom att minska antalet resor skulle staten kunna minska koldioxidutsläppen, minska de direkta kostnaderna och såväl ge mer tid för andra arbetsuppgifter som möjligheter till fritid, att umgås med familj och så vidare. Sista kvartalet 2009 var c:a 225 000 personer statligt anställda i Sverige. Om det norska exemplet med ersättande av en av fem resor, skulle översättas till svenska staten skulle det kunna innebära 525 miljoner kronor i samhällsekonomisk vinst (räknade 1 norsk krona = 1 svensk krona). Det skulle också innebära minskade CO2-utsläpp med 23000 ton, eller 45000 ton om man tar hänsyn till flygutsläppens större klimateffekt på hög höjd.
Miljöpartiet de Gröna Sidan 4 av 7 SVENSKA MYNDIGHETERS TJÄNSTERESOR Miljöpartiet har med hjälp av Riksdagens Utredningstjänst, RUT, fått siffror om svenska myndigheters tjänsteresor. I siffrorna kan man se storleken på utsläppen samt fördelat på transportslag. Sammantaget visar siffrorna för de drygt 130 inrapporterade myndigheterna (ca 30 har ännu inte inkommit) att: Flyg under 50 mil Flyg över 50 mil Bilresor Tågresor Källa: Riksdagens Utredningstjänst 40 000 ton 92 000 ton 50 000 ton 22 ton TEKNIKEN Möjligheterna att ersätta resor med ITK spänner över ett stort spektra, alltifrån det som blivit så vanligt att vi inte ens reflekterar över det, som att maila ett text-dokument, till mycket sofistikerade anläggningar för videokonferens med en kvalitet som skapar en illusion av verklig fysisk närvaro. För dessa fullskaleanläggningar krävs särskilda rum, och kostnaderna är stora. Ändå kan en sådan investering tjänas in snabbt av stora organisationer som gör många tjänsteresor. Det finns också budgetalternativ för mindre organisationer. Till exempel så kan ett vanligt mötesrum utrustas med videokonferensteknik. Ännu enklare är att ge de anställda möjlighet till videokonferens från sina egna datorer. Till och med gratisprogram som Skype och Googles G-talk erbjuder idag en kvalitet som kan vara användbar för professionellt bruk. Videokonferenstekniken kombineras med fördel med olika system för att dela dokument i realtid. Det kan handla om att se gemensamt på ett bildspel, eller skriva på ett gemensamt textdokument. På senaste tiden har Google Wave varit omtalat för sina funktioner kring att distansarbeta i samma dokument. INTEGRERA RESEPOLICY MED MÖTESPOLICY Många organisationer har en resepolicy, men det visar sig att det är först när resepolicyn integreras med en mötespolicy som det ger en verklig effekt. Att skapa en mötespolicy handlar om att se över mötesrutinerna, vara kritisk. Behöver vi ta flyget och träffas fysiskt eller går det lika bra med ett telemöte eller en videokonferens? Ofta ger ett videomöte samma resultat, åtminstone när det handlar om information, uppföljning och rapportering. GODA EXEMPEL OCH BERÄKNINGAR Tjänsteresor står för ca 10 % av vårt resande i Sverige. Om resfria möten ersätter 10-20 % av tjänsteresandet i svenska företag, myndigheter och andra organisationer, påverkar det antalet resta personkilometer totalt med 1-2 %. (Vägverket) TeliaSonera har arbetat aktivt för att minska CO2-utsläppen från det egna resandet och kunde bryta en lång ökningstrend och minskade sina tjänsteresor med flyg under perioden 2001 2007 med 56 % (35 % per anställd), tjänstebil, hyrbil och taxiresandet med omkring 50 %. Detta ledde till att de reserelaterade kostnaderna minskade med 130 miljoner kr. Under samma period ökade användningen av telefonkonferenser med nära 200 % per anställd.
Miljöpartiet de Gröna Sidan 5 av 7 Landstinget i Västernorrland har minskat sina tjänsteresor med bil och därmed sina koldioxidutsläpp med 16 procent mellan 2008 och 2009. Det med en bättre samordning av tjänsteresorna samt att landstinget ökat sina videokonferenser med 300 procent på ett år för att undvika onödig bilkörning. Målet är att bilresorna ska minska med 25 procent från 2008 till 2010. Centrala studiestödsnämnden (CSN) installerade under 2009 drygt 30 videokonferenssystem på 15 orter. Värdet på upphandlingen är över 10 miljoner kronor. Tack vare att CSN valde en tjänstebaserad lösning kunde man utnyttja Kammarkollegiets ramavtal. Videomöten har gjort att CSN kunnat minska antalet interna tjänsteresorna mellan de 15 olika orter där den decentraliserade organisationen driver verksamhet. Ulf Gustavsson, gruppchef för it-drift på CSN beskriver nyttan på följande sätt: Vi sänker resekostnaderna rejält, samtidigt som vi sparar på miljön. Dessutom blir samverkan mellan de olika kontoren bättre eftersom det är så enkelt att få ett möte till stånd. Sist men inte minst gör vi om mängder av spilltid på flyget eller i bilen till effektiv arbetstid. ANDRA SÄTT ATT SLIPPA OÖNSKADE RESOR Detta PM har tagit upp hur vi med hjälp av digital teknik kan slippa oönskade tjänsteresor och samtidigt spara tid, pengar och minska klimatutsläppen. För lokala resor finns också möjligheten att använda transportslag som gång och cykel i betydligt större utsträckning än idag. Hälften av alla bilresor i Sverige är kortare än fem kilometer. Det finns flera projekt för att i större utsträckning ersätta dessa resor med gång eller cykeltrafik. Till exempel Lunds kommuns bilsnål samhällsplanering, och inte bilen under milen som är ett samarbetsprojekt mellan Gröna Bilister och Sjukgymnastförbundet.
Miljöpartiet de Gröna Sidan 6 av 7 MILJÖPARTIETS FÖRSLAG FÖR SMARTARE MÖTEN I STATEN Vi vill: Att de svenska statliga myndigheterna ska bli ledande inom EU på att använda sig av videomöten. Genom att fatta ett sådant beslut kan vi bli ett föregångsland inom EU samtidigt som vi får ett förändringstryck inom hela unionen. Att de statliga myndigheterna ska sätta upp konkreta mål för minskning av onödiga tjänsteresor med hjälp av ny mötesteknik. k. Det är viktigt att de statliga myndigheterna arbetar med målsättningar, inte minst gäller det ett område som så tydligt involverar en stor del av organisationen. Med ett tydligt mål ökar också trycket på en genomgripande förändring. Att Statskontoret genomför en utredning för att ta fram en konkret handlingsplan på hur de statliga myndigheterna kan samordna sin upphandling av ny teknik för videomöten. Upphandlingen av en så pass avancerad ny teknik kräver god samordning mellan myndigheter. Genom samordning kan man hålla nere kostnaderna och få en teknisk lösning som håller på sikt. Ett antal pilotmyndigheter utses för att kunna verka som positiva förebilder. Att Regeringskansliet bör undersöka möjligheterna att använda sig av videomöten i kontakterna med sina myndigheter. Ministrarna och departementen är myndigheternas chefer. Därför är det viktigt att man kan ha effektivare och mer frekvent kontakt med sina myndigheter. Detta skulle underlättas av ett mer omfattande användande av videomöten. Att t Riksdagsförvaltningen ska göra en total översyn av möjligheterna att använda videomöten i ledamöte möterna och de anställdas tjänsteutövning. Även Riksdagens ledamöter och anställda borde i högre utsträckning kunna använda sig av videomöten med olika offentliga verksamheter. Inte minst gäller detta EU-samarbetet där många tjänsteresor genomförs. Ge det nya Trafikverket ett nytt uppdrag som består i att minska tjänsteresor med hjälp av teknik för videomöten. Det nya Trafikverket behöver få ett tydligt uppdrag att ta ett helhetsansvar för hur planering och prioritering av samhällets resurser till infrastruktur. Där borde det också ingå att planera för att få bort onödiga och oönskade tjänsteresor.
Miljöpartiet de Gröna Sidan 7 av 7 Att det nya Trafikverket ges i uppdrag att fortsätta Vägverkets ets tidigare projekt Resfri. 1 Projektet pågick mellan 2006 2008 och hade som uppgift att handleda och inspirera de organisationer som vill använda sig av modern teknik för resfria möten. 1 http://www.vv.se/startsida-foretag/trafiken/transporter-och-resor/hallbart-resande/vad-ar-resfriamoten/vagverkets-projekt-resfri/