5 februari 2014 Protokoll Styrgruppsmöte 3 februari 2014 Länsstyrelsen Göteborg, 13.00-15.15 Beslutande Ulrika Samuelsson, Länsstyrelsens Miljöskyddsenhet Leif Schöndell Borås stad/sjuhärads kommunalförbund Johan Stern, Lidköping, Grästorp, Götene/Skaraborgs kommunalförbund Martin Gustafsson, Uddevalla kommun/fyrbodals kommunalförbund Karin Lundborg, Länsstyrelsens Veterinär- och djurskyddsenhet Daniel Eek, Göteborgs stad Övriga deltagande Lasse Lind, projektledare Anna Malmros, projektledare 1. Fastställande av dagordning och utseende av justeringsman Med kallelsen utsänd dagordning fastställs, efter tillägg av Länsmöten livsmedel under Övriga frågor. Karin Lundborg utses att jämte ordföranden justera protokollet. 2. Miljösamverkan Hallands och MVG:s framtida samverkan Under denna punkt redovisades och diskuterades runt avslutningen av Tillsynsutveckling i Väst (TUV) och de uppgifter från TUV som kommer att tas om hand av miljösamverkan, både MVG och Miljösamverkan Halland. Bland annat togs TUV:s aktivitetsplan upp, den är ännu inte helt fastställd men ska bli det på TUV:s styrgruppsmöte 7 februari. Projektledarna i båda miljösamverkan och i TUV hade planerat ett möte 21 januari tillsammans med TUV:s projektledare för att börja förbereda sig för och diskutera det kommande, närmare samarbetet. Tyvärr kunde MS Hallands projektledare inte delta på grund av sjukskrivning. Mötet hölls ändå, men blev i och med detta mest en i och för sig nyttig uppdatering för MVG:s projektledare om TUV:s resultat och avslutning. 1 (6)
3. Förberedelser inför gemensamma styrgruppsmötet MVG + Miljösamverkan Halland Tid och plats är bestämt till 18 mars 09.30 på Länsstyrelsen i Göteborg Anna redovisar Cecilia Lunders förslag på några punkter som bör tas upp på mötet. Styrgruppen diskuterar detta och uppdrar åt projektledarna att göra ett koncept till kallelse med dagordning. Detta behandlas sedan via grupparbetsplatsen och därefter skickar Ulrika ut inbjudan till samtliga i de båda styrgrupperna. Kallelsen ska även gå till Länsstyrelsen i Halland (som ännu inte deltar i Miljösamverkan Halland). Ulrika varskor redan nu sin kollega på Länsstyrelsen i Halland om mötet. 4. Verksamhetsplan 2015-2016 Ganska många projektförslag, jämfört med tidigare år, har inkommit från miljökontoren. De diskuterades, tillsammans med bland annat projektförslag från tidigare enkäter, på arbetsgruppens senaste möte. Arbetsgruppens utkast till enkät med projektförslag har sedan redovisats för styrgruppen på grupparbetsplatsen. Utkastet gås igenom och diskuteras. De flesta projektförslag kan gå med i enkäten, men en del ändringar ska göras. Det refereras inte närmare här men följande kan nämnas: Beslut Inget särskilt projekt för tillsynsmetodik, i stället bör det ingå som inslag i alla tillsynsprojekt. En skrivning om det tas in i enkätens inledning. Inget projekt om nyckeltal för miljökontoren behöver tas med i enkäten. Halland har redan arbetat med det och vi bör redan nu se över om vi kan använda deras modell för nyckeltal. Frågorna om länsmöten för livmedelsinspektörer stryks (jämför punkt 8 i detta protokoll) Beskrivningar av projektförslag kan utvecklas en del i flera fall. Men mer precist om mål och syfte med varje projekt behöver inte tas upp i enkäten. För de projekt som sedan kommer med i verksamhetsplanen blir det däremot viktigt att ta med detta (tydligare än vad som ofta gjorts i tidigare verksamhetsplaner). I enkäten, utan att det direkt rör verksamhetsplan, tas också med frågor om och hur miljönämnderna tillämpar riskbaserad taxa för miljöbalkstillsynen. Styrgruppen uppdrar åt projektledarna att färdigställa och gå ut med enkäten. Styrgruppen uppdrar åt arbetsgruppen se över om hur Hallands arbete med nyckeltal för miljökontoren skulle kunna tillämpas i vårt län. 5. Arbetsgruppens uppdrag Aktualitetsgranskning och Oförutsedda projekt (tidigare benämnda akuta/flexibla projekt) Aktualitetsgranskning togs inte upp. En redovisning av uppdraget om oförutsedda projekt har gjorts till styrgruppen via grupparbetsplatsen. Styrgruppen diskuterar detta och kan med en mindre textändring godkänna arbetsgruppens förslag till vad som ska gälla för oförutsedda projekt. 2 (6)
Beslut Styrgruppen beslutar att för oförutsedda projekt ska gälla det som redovisas i bilagan till detta protokoll. 6. Verksamhetsberättelse för 2013 Projektledarna har gjort ett förslag till verksamhetsberättelse för MVG 2013. Det har redovisats innan mötet på grupparbetsplatsen. Projektledarna informerar om att vissa bearbetningar av texterna behöver göras. Styrgruppen diskuterar förslaget och anser att verksamhetsberättelsen kan godkännas efter viss textbearbetning. Dessutom ska ändras i ekonomiöversikten så att det står kommunförbunden/kommunerna, inte enbart kommunförbunden. Om möjligt kan lite mer kvantitativa uppgifter tillföras projektbeskrivningarna. Lasse upplyser om att en sammanställning av nyckeltal gjorts såsom tidigare år, den publiceras men ingår inte i själva verksamhetsberättelsen. Beträffande formen anser styrgruppen inte att en professionell layout av verksamhetsberättelsen behövs. Det är viktigare att en presentation som bygger på verksamhetsplanen tas fram. Beslut Styrgruppen uppdrar åt projektledarna att färdigställa verksamhetsberättelsen. Den blir fastställd i och med att detta protokoll justeras. Styrgruppen uppdrar åt projektledarna att som komplement ordna en presentationsfil med en sammanfattning av verksamhetsberättelsen. 7. Information om att skrivarmedel sökts för ett vattenprojekt Ulrika informerar om att Länsstyrelsen hos Havs- och vattenmyndigheten ansökt om skrivarmedel för ett för ett så kallat Life+-projekt (finansierat genom EU:s miljöfond). Projektet är ett regionalt vattenförvaltningsprojekt som är tänkt att innehålla många olika insatser, kunna pågå i flera år och omfatta både Västra Götalands- och Hallands län. Skrivarmedlen ska enligt ansökan användas för att planera, samordna och förankra projektet samt för att producera en kvalitativ och konkurrenskraftig ansökan från regionens och Sveriges sida. Beslut om skrivarmedel beviljas väntas under denna månad. Övrig fråga 8. Länsmöten för livsmedelsinspektörer Daniel tar upp frågan om att länsmötena för livsmedelsinspektörer kan behöva utvecklas. Styrgruppen diskuterar runt detta varvid bland annat följande framkommer: Syften och teman som tydligt svarar mot aktuella behov är önskvärt. Livsmedelsverket har aviserat att det inte är givet att man kommer att medverka på alla länsmöten framöver. Formerna skulle kunna utvecklas, kanske i riktning mot Öppet Forum enligt TUV. 3 (6)
Det vore bra om livsmedelskontroll och miljöbalkstillsyn kunde mötas samtidigt för att lära av varandra. Styrgruppen återkommer till denna fråga på kommande möten, den kan även tas upp på det gemensamma styrgruppsmötet med Halland 18 mars. Redan bestämt länsmöte kommer att hållas i Göteborg i vår som planerat. Ulrika Samuelsson ordförande Karin Lundborg justerande Lasse Lind sekreterare Bilaga: Oförutsedda projekt 4 (6)
Bilaga till protokoll från Miljösamverkan Västra Götalands styrgrupps möte 3 februari 2014 Oförutsedda projekt Följande ska gälla för oförutsedda projekt i Miljösamverkan Västra Götaland (MVG): Definition och syfte Oförutsedda projekt är projekt som genomförs i MVG trots att de inte är medtagna i verksamhetsplanen. MVG ska ha möjlighet att fånga upp frågor som det uppstått ett behov av för Miljökontoren (och i vissa fall även Länsstyrelsen) att snabbt ta tag i. Exempel på vad som kanske kan bli (kunde ha blivit) ett oförutsett projekt: Stormen Gudrun då man behövde jobba med lagringsplatser för timmer i kommuner Legionellan i Lidköping/andra plötsliga smittskyddsfrågor där miljökontoren har en roll Olika former av dricksvattenproblem Översvämningar Oljeskadeskydd Kritik som kräver åtgärd, t.ex. larm i massmedia om någon fråga som försummats av miljömyndigheterna Nyupptäckt allvarligt miljö- eller hälsoskyddsproblem Förutsättningar för att starta ett oförutsett projekt Allmänt Utrymme för ett oförutsett projekt får, när det behövs, skapas genom att skjuta på ett projekt som ännu inte startats, men det bör inte avse projekt som har en redan tidssatt aktivitet där miljökontoren förväntas delta (t.ex. en tillsynskampanj). Initiativ till ett oförutsett projekt kan tas av vem som helst, och ska behandlas av projektledarna med stöd av arbetsgruppen. Avstämning med styrgruppen ska göras innan ett oförutsett projekt startas: Styrgruppen underrättas och tar ställning till projektet innan det dras igång. Kriterier för att starta ett oförutsett projekt Dessa kriterier är en form av checklista. Om en ny fråga uppstår som svarar mot samtliga kriterier bör ett projekt startas. 5 (6)
Om inte alla men flera kriterier är uppfyllda kan det möjligen ändå övervägas att starta ett projekt. Kriterium 1 måste dock alltid vara uppfyllt. 1. Ingen annan aktör tar snabbt och i tillräcklig omfattning ansvar för den information, vägledning och samordning som behövs i denna fråga. 2. Frågan ska (förväntas) ha aktualitet av en viss varaktighet. (T.ex. ett medialarm som kan antas blåsa över inom någon vecka är det inte lönt att lägga resurser på). 3. Frågan ska beröra fler än några få miljökontor. 4. Frågan ska ha en sådan miljö- eller hälsomässig vikt (inklusive frågor om livsmedelssäkerhet och redlighet i livsmedelshanteringen) att det är motiverat att genomföra även om ordinarie projekt behöver skjutas framåt i tiden. 5. Frågan kommer att medföra mycket arbete för de berörda miljökontoren och ett projekt skulle effektivisera arbetet och minska den totala arbetsbelastningen. Projektstart Projektledarna bestämmer vem av dem som ska hålla i projektet. Beroende på projektets karaktär får det bedömas från fall till fall om en projektgrupp behöver bildas, antagligen är det oftast lämpligt. Går det då inte att få ihop en projektgrupp är det en tydlig indikation på att projektet inte är så viktigt som man trodde, och då blåses det av trots att man tidigare beslutat att starta det. Som för andra projekt upprättas en projektplan. MVG:s mall för detta används i tillämpliga delar. 6 (6)