1(7) PM 2014-05-08 UFV 2013/719 Stina Nyström Personaldirektör Director Human Resources Personalavdelningen Department of Human Resources Box 256 SE-751 05 Uppsala Besöksadress/Visiting adress: Sturegatan 4 753 14 Uppsala Telefon/Phone: 018-471 17 25 +46 18 471 17 25 Telefax/Fax: 018-471 17 34 +46 18 471 17 34 www.personalavd.uu.se stina.nystrom@uadm.u u.se Underlag inför beslut om inrättande av en universitetsgemensam lönefunktion vid Uppsala universitet Bakgrund Uppsala universitets administration ska bidra till universitetets mål som ett internationellt ledande forskningsuniversitet. Målsättningen är att Uppsala universitet ska ha rätt kvalitet i det administrativa stödet för utbildning, forskning och samverkan. Inom ramen för det av universitetsdirektören beslutade projektet, Kvalitetsarbete inom administrationen (KAIA) 1, pågår för närvarande en rad olika utvecklingsinsatser inom utvalda administrativa arbetsflöden. Inom delprojekt personaladministration sker sedan våren 2013 ett utvecklingsarbete inom ramen för KAIA, varav löneadministrationen vid Uppsala universitet utgör en del. Med löneadministration avses att, inom givna lagar, avtal och skatteregler betala ut ersättning till anställda och andra verksamma för utfört arbete. Effektiviteten och kvaliteten på Uppsala universitets arbete med löneadministration har av olika skäl kommit att stå i fokus de senaste åren. Bakgrunden är både att Statens servicecenter (SSC) sedan 2012 erbjuder tjänster inom detta område, och att brister påvisats inom densamma vid Uppsala universitet. En av utgångspunkterna för översynen av det löneadministrativa arbetet är att Uppsala universitet även i framtiden ska äga självbestämmande över sin löneadministration för att kunna möta de verksamhetsspecifika behov ett större lärosäte har. Det nu pågående vidareutvecklingsarbetet inom löneadministrationen har som mål att identifiera ett tydligt nuläge, säkerställa en god intern styrning och kontroll, uppnå en effektiv och enhetlig handläggning i enlighet med gällande regler samt standardiserade, kvalitetssäkrade och dokumenterade rutiner. 2 1 UFV 2013/719 2 KAIA, delprojektplan för personaladministration Organisationsnr:
2(7) Inrättande av en universitetsgemensam lönefunktion Att inrätta en universitetsgemensam lönefunktion bedöms ge universitetet de bästa förutsättningarna för att nå de mål som satts upp för löneadministrationen 3. Mot bakgrund av detta fattar universitetsdirektören beslut att inrätta en universitetsgemensam lönefunktion. Mål för en universitetsgemensam lönefunktion är att: rätt lön utbetalas till rätt person i rätt tid en god intern styrning och kontroll inom lönefunktionen säkerställs ha rätt och jämn kvalitet samt ett jämlikt stöd till samtliga anställda och prefekter/motsvarande utforma och implementera ett flödesorienterat arbetssätt där ständiga förbättringar är en del av funktionens uppdrag stärka universitetet som attraktiv arbetsgivare genom att säkerställa förutsättningar för en långsiktig kompetensförsörjning och god arbetsmiljö inom löneadministrationen den gemensamemma lönehanteringen vid universitetet upplevs som verksamhetsanpassad och flexibel en effektiv och enhetlig handläggning uppnås utforma och implementera standardiserade, kvalitetssäkrade och dokumenterade rutiner senast 2017 vara minst lika effektiv som SSC (antal lönespecifikationer per årsarbetare). Uppdraget Den universitetsgemensamma lönefunktionens uppdrag ska vara att universitetsgemensamt tillhandahålla och utforma tjänster inom det löneadministrativa området och därtill angränsade områden (såsom exempelvis semesteruppföljning, reseräkningar och utlägg, statistik och rapportering samt systemförvaltning). Uppdraget ska omfatta bland annat följande delar: samtliga institutioner/motsvarande ska ha anslutit sig till den gemensamma lönefunktionen senast arton månader efter det att beslut om att inrätta en gemensam lönefunktion fattats, definiera universitetsgemensamma tjänster inom löneområdet, tillhandahålla standardiserade tjänster inom löneadministration för alla verksamma inom universitetet, förvalta system inom ramen för löneadministration, 3 Rapport. Delprojekt personal. Löneadministration. UFV 2013/719
3(7) skapa arbetssätt som syftar till att kontinuerligt underlätta och förenkla vardagen för medarbetare och prefekter/motsvarande samt att med hög tillgänglighet och kvalitet ge stöd och råd inom löneområdet, skapa, upprätthålla och utveckla tjänsternas utformning och innehåll samt ett effektivt och användarvänligt gränssnitt, säkerställa att balansen mellan kostnadseffektivitet och servicegrad upprätthålls, effektivisera verksamheten genom ett strukturerat arbetssätt för kontinuerligt förbättringsarbete, ta tillvara och utveckla medarbetarnas kompetens och skapa en god arbetsmiljö, etablera kontakter med parter utanför Uppsala universitet som är nödvändiga för eller på annat sätt bidrar till att upprätthålla eller utveckla lönefunktionens tjänster, tillhandahålla statistik och andra underlag för intern uppföljning eller för rapportering till utsedda externa intressenter, dialog förs om det delade ansvaret mellan universitetsdirektören (personalavdelningen) och institutionerna/motsvarande för kvaliteten på och intern styrning och kontroll av löneadministrationen, ett användarråd inrättas för universitetsgemensam lönehantering. Huvudarbetsflöden i den gemensamma lönefunktionen De huvudarbetsflöden som ska ingå i en gemensam lönefunktion är; Lönehantering Semesteruppföljning Reseräkningar och utlägg Statistik och rapportering Systemförvaltning Arbetet med detaljering och beskrivning av arbetsflödena ska ske i samverkan med berörda verksamheter. Uppföljning För att säkerställa servicenivå och utveckling av verksamheten som helhet och löneadministrativa flöden ska ett antal uppföljningsområden och mätetal identifieras. Uppföljning genomförs kontinuerligt med utgångspunkt i strategiska perspektiv, användarnöjdhet och flödeseffektivitet.
4(7) Standardiserade arbetssätt Standardiserade arbetssätt är en grundförutsättning för att arbetet i den universitetsgemensamma lönefunktionen ska fungera effektivt. Det innebär att ett förändrat och mer standardiserat arbetssätt införs på institutionerna. Delvis möjliggörs detta av användande av den funktionalitet som finns i befintliga och eventuellt nya systemstöd men det handlar också om justerade rutiner. Omfattningen av och den arbetsinsats som är förenat med dessa förändringar kommer att variera på respektive institution/motsvarande beroende av nuvarande arbetssätt och i vilken utsträckning nuvarande rutiner avviker från de standardiserade arbetssätt som gemensamt bestäms i samband med införande. Löneadministration är en betydande del av hantering av universitets ekonomiska medel. Påverkansfaktorer på ekonomin och utbetalning av pengar måste verifieras med underlag som attesterats på ett sätt som är spårbart antingen elektroniskt eller via pappersbaserat underlag. Ett mer formaliserat administrativt arbetsflöde ska införas för att uppfylla rutiner för intern styrning och kontroll. Egenrapportering och ombudsregistrering Under utvecklingsarbetet ska omfattningen av egenrapportering och ombudsregistrering inom området utredas och beslutas. Bemanning Bemanning av den nya funktionen ska ske i enlighet med särskild plan som fastställs senare. I en första bemanningsomgång genomförs en intern annonsering för att successivt bemanna den nya gemensamma lönefunktionen. Extern annonsering blir aktuellt om den nya funktionen inte fullt ut kan bemannas med medarbetare inom universitetet. Arbetsgrupp för utveckling av arbetsflöden De arbetsflöden som berör den gemensamma lönefunktionens basservice ska identifieras och utvecklas. För detta ändamål bildas en arbetsgrupp bestående av ett mindre antal medarbetare som tillsammans med projektledningen utarbetar förslag på nylägen i de arbetsflöden som identifierats. Arbetsgruppen ska bestå av representanter från institutioners/motsvarande lönefunktioner samt en till två lönespecialister från personalavdelningen. Personalsystem och systemadministration De IT-system (bland andra Primula) som är relevanta för det löneadministrativa arbetet i en gemensam funktion analyseras, bland annat för att säkerställa de behov av funktionalitet som framkommer i utvecklingen av berörda arbetsflöden. Rollfördelningen i systemförvaltningen och systemadministrationen ska förtydligas i samband med uppbyggnaden av den universitetsgemensamma lönefunktionen.
5(7) Tjänstekatalog och uppgiftsfördelning Under utvecklingsarbetet ska det beslutas vilken grad av service och kontaktytor som ska tillhandahållas inom ramen för grundförutsättningen att den ska vara lika för alla. Den gemensamma lönefunktionens tjänster ska definieras. En uppgiftsfördelning ska tas fram där det framgår vilka åtaganden som åligger institutionen/motsvarande och vilken service den gemensamma lönefunktionen har åtagit sig att leverera. Successiv implementering efter piloter Funktionen etableras successivt och institutioner/motsvarande ansluter sig enligt en särskild anslutningsplan. Under implementeringsfasen ska arbetet fortgå med att förfina och utveckla administrativa arbetsflöden och rutiner så att de anpassas till såväl verksamhetens behov som de mål som ställts upp Förslag till utredningar under implementeringsperioden Under perioden behöver ett antal frågor utredas i syfte att ligga till grund för eventuella ytterligare beslut som rör löneadministrativa frågor. De frågor som i nuläget är identifierade är nedanstående, men ytterligare frågor kan tillkomma under implementeringsfasen. Inom ramen för arbetet att utveckla en gemensam lönefunktion behöver inberoenden mot andra administrativa funktioner inom universitetet utredas närmare. Det gäller i första hand personaloch ekonomiadministration där ett nära samarbete behöver säkerställas. Ekonomirelaterad administration i det löneadministrativa arbetet behöver utredas vidare, till exempel kontering och omkontering i Primula. Ett utvecklat samarbete mellan ekonomi- och löneadministrativa funktionerna behöver säkerställas och formaliseras. Det finns skäl att utreda i vilken utsträckning egenrapportering ska tillämpas i det löneadministrativa arbetet. Därutöver bör även utredas om möjligheten till ombudsregistrering ska kvarstå. Förutsättningar för och vinster med att erbjuda andra lärosäten löneadministrativa tjänster bör utredas efter implementeringsfasen. Dessa tjänster är efterfrågade bland annat från mindre lärosäten med mindre volymer av lönerelaterade ärenden och som därmed har svårare att nå den effektivitet som förväntas vid jämförelser med SSC.
6(7) Säkerställa löpande verksamhet Under implementeringsfasen ska den löpande löneadministrativa verksamheten i nuvarande organisation säkerställas. Omställning Implementeringen av en universitetsgemensam lönefunktion kommer att innebära behov av att enskilda individer ges möjlighet till kompetensutveckling för att uppnå nya/förändrade krav på kompetens inom den gemensamma lönefunktionen. Vid Uppsala universitet finns det möjlighet till stöd vid omställning. I samverkan med personalorganisationerna kan så kallande omställningsmedel 4 komma att utnyttjas för olika insatser. Därutöver finns trygghetsavtalet 5 som innebär stöd vid omställningsarbete. En mer omfattande plan för utveckling av medarbetarna inom den nya gemensamma lönefunktionen ska utarbetas. Löpande riskhantering Innan förändringar i verksamheten beslutas och genomförs ska risker för ohälsa och olycksfall, som förändringen kan medföra, undersökas och bedömas. Riskhanteringen ska dokumenteras och en åtgärdsplan ska arbetas fram. 6 Utgångspunkten för en riskbedömning är en beskrivning av förändringens omfattning och arbetsgivare och skyddsombud samverkar i bedömningen av risker. Inom ramen för arbetet med att utarbeta ett förslag till hur en gemensam lönefunktion kan organiseras genomförs riskbedömningen i flera steg. Det inriktningsbeslut om en gemensam lönefunktion som fattades av universitetsdirektören i december 2013 anger ramarna för det fortsatta arbetet. Föreliggande underlag ska utgöra utgångspunkt för en riskanalys i enlighet med arbetsmiljölagen. Arbetsgivare och huvudskyddsombud gör tillsammans en riskbedömning genom att analysera tänkbara arbetsmiljökonsekvenser som förslaget om en gemensam lönefunktion kan komma att få. En handlingsplan med aktiviteter i syfte att undvika ohälsa och olycksfall under det fortsatta arbetet fastställs och följs upp löpande. I samband med att uppgiftsfördelning upprättas och institutioner/motsvarande ansluter sig till den gemensamma lönefunktionen genomförs successivt riskbedömningar som åtföljs av en kontinuerlig revidering av handlingsplanen. Beredning inför universitetsdirektörens beslut Beslutet har beretts med KAIA-projektets externa styrgrupp samt styrgruppen för de prioriterade projekten. Därutöver har diskussioner förts med universitetsdirektörens prefektråd, 4 Lokalt kollektivavtal om aktivt omställningsarbete UFV-PA 2013/1969 5 Trygghetsavtalet. Arbetsgivarverket och OFR:s förbundsområden inom det statliga förhandlingsområdet sammantagna, Saco-S, Facket för Service och Kommunikation (SEKO). 2012. 6 Arbetsmiljölagen 6 kap. 4 samt 3 kap. 2a
7(7) universitetsledningen, rektors ledningsråd områdeskanslierna samt universitetsförvaltningens chefsgrupp. Personalorganisationerna och skyddsombud har tagit del av förslaget i samband med den genomförda riskanalysen. Avvägningar mot andra delar av KAIA Det fortsatta arbetet med en gemensam lönefunktion kommer att samordnas med övriga utvecklingsaktiviteter inom KAIA. Vid genomförande av uppdraget ska inberoenden och resultat av administrativt utvecklingsarbete vid institutioner/ motsvarande, inom universitetsförvaltningen samt inom ramen för KAIA beaktas. En gemensam lönefunktion omfattar både personal- och ekonomifrågor, vilket kommer at innebära ett nära samarbete mellan dessa delprojekt. Personaldirektören och ekonomidirektören kommer att ges i uppdrag att tillsammans utreda var den gemensamma lönefunktionen fortvarigt placeras organisatoriskt.