Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie (boel.burman@solna.se) 2017-04-06
Det viktigaste i hanteringen av allmänna handlingar Göra rätt från början Kunskap för egen del och i organisationen Ha rutiner, lathundar och dokument som styr En bra chef är guld värt!
Inkommen handling En handling anses som inkommen till en myndighet när den har: anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda med undantag för anbud, tävlingsskrifter eller liknande (och post till fackliga företrädare och privatpost) Det är tidigast tänkbara tidpunkt som gäller Handlingar skickade mellan självständiga förvaltningar/myndigheter blir i regel allmänna handlingar
När är posten egentligen inkommen? I myndighetens brevlåda Vanligen vid tidigast tänkbara tidpunkt Ligger ett brev i brevlådan på morgonen ska man anse det inkommet dagen innan. Är det en måndag morgon räknar man det som inkommet på fredagen.
E-post, fax, sms e-postloggar m.m. Huvudregel oavsett format det är innehållet som avgör E-postloggar är alltid allmänna handlingar Innehållet i e-postmeddelandet avgör om det är en allmän handling eller inte Cookiefiler är alltid allmänna handlingar Sms, mms och likande är allmänna handlingar det är innehållet som innehållet avgör Är inkomna när de når servern
Det där med att öppna andras post får man det? Boel Burman Solna Stad 171 86 Solna Solna Stad Boel Burman 17186 SOLNA
Ja det får man! Tryckfrihetsförordningen Brytande av post- eller telehemlighet (4 kap. 8 Brottsbalken) Med vissa undantag inte privat post, facklig post eller post ställd till politiker i egenskap av partimedlem. Det är innehållet som avgör! Fullmakter är den enda legala lösningen. Utan fullmakt kan man bli tvungen att komma in och öppna sin post under ledighet.
När är en handling upprättad? Det där med minnesanteckningar och arbetsmaterial "Som vi sa och som jag skrev tittade tjänstemän på xx-förvaltningen och på xx-nämnden på de olika aktörerna som man hade kontakt med. Deras observationer, frågeställningar och slutledningar har presenterats för oss. Men det är deras arbetsmaterial, och att det kan vara så nämnde vi för dig när vi sågs." Men Solna är bra på att inte skapa handlingar. Verkar vara sättet förvaltningen drivs på
En handling är upprättad: När det skickats i väg dvs expedierats När den är justerad eller på annat sätt färdigställd En arkiverad handling är alltid allmän Arbetsmaterial finns inte i lagstiftningen däremot handlingar till ärenden som inte är färdigbehandlade s.k. minnesanteckningar Minnesanteckningar är förstadium till färdiga handlingar Det avgörande är om en uppgift tillför ett ärende en sakuppgift
Vad ska diarieföras och när? Hur hanterar ni äldre handlingar som saknar tillhörighet till ett diariefört ärende? Har ni någon tidsbegränsning för när ni inte diarieför handlingar som inte tydligt tillhör ett ärende? Om ni diarieför handlingar utan tidigare ärendeanknytning läggs det in något års- eller samlingsärende? Här skulle jag lägga dem i en pärm och sätta nummer på dem, 1,2,4 osv och skriva identifierade handlingar 2016 "Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras, om de hålls så ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats." (OSL 5:1) Alltså: kan du "utan svårighet" hitta handlingarna om de finns samlade i ett ärende som heter (t.ex.) "Identifierade handlingar 2016"?
Diarieföring Det enda som ovillkorligen måste diarieföras är handlingar som omfattas av sekretess. Men de allmänna handlingarna ska vara lätta att hitta för alla Var konsekvent i hanteringen av de allmänna handlingarna i allt från val av registrering till ärendemening. Diarieföring eller annan registrering ska ske omgående, gäller såväl inkomna som upprättade handlingar (med vissa undantag som handlingar av ringa eller tillfällig betydelse) Som minimumkrav ska datum, dnr eller annan beteckning, uppgifter om avsändare/mottager samt kort vad handlingen rör registeras Lägg tid på att rätta till äldre synder!
Ordning och reda För att underlätta ditt och kollegornas arbete ta fram rutiner och planer som stödjer arbetet med att ha ordning på allmänna handlingar. Tex: 1. Dokumenthanteringsplan eller motsvarande 2. Arkivbeskrivning 3. Rutiner för diarieföring och arkivering 4. Rutin för utlämnande av allmän handling (delegationsordning)
SOLNA STAD DOKUMENTHANTERINGSPLAN () Tekniska förvaltningen Boel Burman 2017-01-30 TND/2017:129 Dokumenthanteringsplan 1STYRA OCH PLANERA VERKSAMHETEN 11.1 Fatta nämndbeslut Handlingstyp Data/Media Sortering/förvaring Bevaras/gallras Anmärkning Lev till CA Medium för slutförvaring Serie Nämndprotokoll med kallelse, närvarolista samt bilagor LEX Kronologisk ordning Bevaras Kan omfattas av sekretess 5 år AU-protokoll LEX Kronologisk ordning Bevaras Kan omfattas av sekretess 5 år Arbetsordning TN LEX I diariefört ärende Bevaras 5 år Delegationsbeslut LEX I diariefört ärende Bevaras Kan omfattas av sekretess 5 år Protokollsutdrag LEX I diariefört ärende Bevaras Kan omfattas av sekretess 5 år Tjänsteskrivelse LEX I diariefört ärende Bevaras Kan omfattas av sekretess 5 år Förteckning över anmälda delegationsbeslut LEX Bilaga till nämndprotokoll Bevaras 5 år Ärendelista LEX Bilaga till nämndprotokoll Bevaras 5 år Nämndinitiativ LEX I diariefört ärende Bevaras 5 år Motioner LEX I diariefört ärende Bevaras 5 år
Att lämna ut allmänna handlingar Av egen erfarenhet vet jag att Solna har ett eget sätt att se på detta med transparens och offentlighet. Min erfarenhet är att Solna är en av de svåraste och mest omständliga kommunerna att begära ut handlingar ifrån. Hade det varit en annan kommun hade du fått ut materialet. Om du fått indikationer om vilka tjänstemän och politiker som varit inblandade. Begär ut deras in/ut-mail.
Utlämnande av allmän handling Gör det skyndsamt dvs samma dag eller senast dagen efter. Om det tar längre tid ta kontakt med den som begärt ut handlingen, ha en dialog! Är det mycket handlingar skicka i omgångar. Det går inte att skylla på oordning i arkivet och att man inte hittar Tänk på att den som frågar inte kan eller behöver veta till vem eller vilken förvaltningen hen ska vända sig. Det är du som tjänsteman som ska skicka frågan vidare. Myndigheten väljer i vilket format handlingen ska lämnas ut Uttryck dig enkelt, sakligt och begripligt när du svarar på en begäran
Får man fråga den som begär ut handlingen om något? Man har en grundlagsskyddad rättighet att vara anonym. Vid en sekretessprövning behöver vi ibland veta mer och kan då erbjuda den som begär ut att berätta mer. Man kan då fortsätta vilja vara anonym men då blir sekretessprövningen baserad på det svaret. Vill man överklaga ett beslut till Kammarrätten går det inte att vara anonym Man har rätt att be personen förtydliga/precisera vad begäran gäller och när ungefär i tiden den efterfrågade handlingen ska ha varit aktuell
Sekretessprövning Måste ha stöd i OSL eller annan lagstiftning Vem i organisationen har rätt att fatta beslut (delegationsordning). Vad får jag som registrator göra? Det är uppgifterna i en handling som sekretessprövas, vanligen inte hela handlingen Ett beslut ska vara motiverat, hänvisning till lagrum Tänk på att alltid informera om rätten att överklaga om en person får besked om att uppgifter inte kan lämnas ut.
Gallring Man kan/får aldrig gallra en allmän handling utan att ha stöd i lag, förordning eller föreskrift! Ta reda på vilka föreskrifter som finns/gäller där du jobbar. Gallra och rensa är inte samma sak!
Gör rätt från början! Använd pennor, papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare m.m. som är akrivbeständigt Var konsekvent vid diarieföringen; Sätt tydliga och enhetliga ärende- och handlingsrubriker, är ni flera enas om val av ärendetyp m.m. Bevaras handlingarna i pappersform skriv ut dem enkelsidigt Gallra det ni bestämt ska gallras Arkivera bara allmänna handlingar Ha godkända arkivlokaler
Frågor?