Samfälligheten Porfyren Kallelse till årsstämma Styrelsen hälsar medlemmarna Välkomna till ordinarie årsstämma Onsdagen den 16 mars 2016 kl. 19.00 i Lillsjöskolans matsal Verksamhetsberättelse och övriga möteshandlingar bifogas Styrelsen 1
Dagordning för årsstämman den 16 mars 2016 1. Stämmans öppnande 2. Godkännande av röstlängd 3. Fastställande av dagordning 4. Stadgeenlig kallelse till stämman 5. Val av funktionärer för stämman Ordförande och sekreterare Två protokolljusterare tillika rösträknare 6. Styrelsens verksamhetsberättelse 7. Styrelsens ekonomiska redovisning 8. Revisorernas berättelse bilaga 1 9. Ansvarsfrihet för styrelsen 10. Motioner från medlemmarna. bilaga 2 11. Anläggning av p-platser bilaga 3 12. Upprustning av lekplatser bilaga 4 13. Underhållsfond Redovisning av fondens utveckling bilaga 5 Beslut om underhållsinsatser samt kostnadsram 2016 bilaga 6 14. Fråga om extra utdebitering för snöröjningen bilaga 7 15. Styrelsens förslag till budget och årsavgift för år 2016 bilaga 8 16. Val av funktionärer för år 2016 bilaga 9 Ordförande mandattid 1 år Tre ordinarie medlemmar 2 år En ordinarie medlem fyllnadsval 1 år Två styrelsesuppleanter 1 år Två revisorer 1 år Två revisorssuppleanter 1 år Val av maskinister 1 år Valberedning 1 år 17. Övriga frågor 18. Meddelande om hur protokollet från årsstämman kommer att göras tillgängligt 19. Avslutning av stämman 2
Styrelsens verksamhetsberättelse för 2015 Styrelsen för Porfyrens samfällighetsförening får härmed lämna följande verksamhetsberättelse för år 2015. Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Pär Söderblom Kassör Hans Söderholm Sekreterare Stefan Timber Ledamöter Sara Ogembo Mohammad Tahwildaran Jesper Sjöholm Gun Zebühr Suppleanter Liselott Bernberg Pierre-Michel Gentile Styrelsen har hållit 8 sammanträden under året. Underhåll De traditionella vår- och höststäddagarna har hållits och våra gemensamma markområden har putsats och fejats under vår- och höststädningarna En arbetsgrupp bestående av medlemmar i samfälligheten har skött sommarens underhåll. En åkgräsklippare har införskaffats för att underlätta skötseln av de stora gräsytorna längs Mineralvägen. Markarbeten I samband med höststädningen avverkades en del av buskaget vid östra parkeringen som förberedelse för eventuell utökning av parkeringen alternativt som föryngring av de gamla buskarna. Lekplatser Vid vårstädningen genomfördes med hjälp av många frivilliga en upprustning av lekplatserna vid Glimmerstigen och Malmstigen. Sargar och lekbord byttes ut respektive förnyades. Parkbänkana vid lekplatsen vid Malmstigen fick nya sittbrädor och ryggstöd. Vid Malmstigen och Marmorstigen byttes skyddsräckena runt gungorna ut. 3
Sophantering I och med att hushållssoporna sorteras för sig i särskild behållare har det blivit möjligt att minska tömningen av övriga hushållssopor i molockerna så att den ena bara töms varannan vecka. Snöröjning Samma entreprenör som sedan 2012 har stått för snöröjningen. Tack vare den ringa nederbörden under hösten har det blivit billigare är budgeterat. Parkeringen i området Under året har styrelsen gått ut med informationer om bilar i området för att hindra att hindra parkering innanför grindarna och minska tiden för hur länge man får stå i samband med lastning och lossning. Styrelsen har även skissat på möjlig komplettering av parkeringsplatserna med ytterligare 4 p-platser. Diskussioner har även förts med kommunen om ytterligare möjligheter till parkering i vårt område eller i anslutning till det. Ekonomi Ekonomin är god. Våra utgifter har under 2015 varit lägre än budgeterat bland annat på tack vare minskade kostnader för el och sophämtning. Informationsbrev Under året har 8 informationsbrev sänts ut till samfällighetens medlemmar Till sist Vill styrelsen tacka alla medlemmar för det gångna året och för de arbetsinsatser som gjorts i samband med vår- sommar och höstunderhåll och för alla övriga initiativ som tagits. På styrelsens vägnar Pär Söderblom Ordförande 4
Porfyrens Samfälligheten Porfyren Bilaga 4 Upprustning av lekplatser mm. Styrelsen föreslår att : Återstående tre sidor av sargen till sandlådan vid lekplatsen på Malmstigen byts ut Sittbrädor och ryggstöd på bänkarna vid lekplatsen på Marmorstigen 30 byts ut Att detta görs vid vårstädningen av samfällighetens medlemmar Beräknad materialkostnad 5000 kr Porfyrens Samfällighetsförening Org.nr. 716417-3119 Marmorstigen 30. 196 33 Kungsängen PG. 5266-2
Bilaga 5 Underhållsfondens utveckling 2015 Ingående värde 2015-01-01 Tillkommande insättning inkl.ränta Summa 134 672 kr 97 005 kr 231 677 kr Kostnader 2015 Ränta och amortering Gräsklippare Lekplatser Förrådsdörr Summa 55 829 kr 10 000 kr 5 515 kr 4 500 kr 75 844 kr Utgående värde 2015-12-31 155 833 kr Belopp enligt beslut på stämman Förbrukat 76 000 kr 75 844 kr
Porfyrens Bilaga 6 Samfällighetsförening Underhållsfonden Beslut om underhållsinsatser 2016 1. Lån Avbetalning 33 000 Ränta 22 000 2. 4 nya parkeringsplatser 15 000 3. Lekplatser 5 000 4. Oförutsett 5 000 Totalt 80 000 Överskott 2016 17 000 Underhållsfondens utgående värde 2016-12-31 Ca 172 500 kr
Porfyrens Samfällighetsförening Bilaga 7 Fråga om extra utdebitering för snöröjning För 2015 ligger kostnader för snöröjningen något över budget trots det varma vädret under hösten För år 2016 har styrelsen har i budgeten räknat med något högre kostnader men ett kraftigt snöande under den fortsatta delen av vintern samt i höst kan innebära att det inte räcker. Styrelsen vill därför ha samma möjligheter som de senaste åren att göra en extra utdebitering när vi vet det verkliga utfallet. Styrelsen föreslår att årsmötet beslutar om att en extra utdebitering på maximalt 500 kr får göras om snöröjningskostnaderna överstiger den föreslagna budgeten.
Porfyrens Samfällighetsförening Bilaga 8 Budget 2016 Utfall Budget 2015 2016 Intäkter Medlemsavgifter inkl. fond 727 500 727 500 Räntor 562 200 Elbil + parkeringstillstånd 3 250 2500 Summa intäkter 731 315 730 200 Kostnader Städ och underhåll Fonden 20015 25 000 Gräsklippning 24429 25 000 Övrigt 14048 13 000 Elförbrukning 28584 32 000 Comhem TV 88714 91 000 Comhem Bredband 160048 160 000 Snöröjning 63067 65 000 Försäkringar 10960 11 000 Förvaltning redovisning 4588 4 000 Fonden Diff. årlig avsättn. 21156 17 000 Avbetalning 33000 33 000 Räntekostnad 22829 22 000 Styrelsearvoden inkl. soc. avg. 22 937 25 000 Sophämtning 184 687 195 000 Medlemsinfo/Verksamhet 212 3 000 Parkering 0 3 000 Övriga kostnader 5 081 5 000 Summa kostnader 704 355 729 000 Årets resultat Kassaflöde 26 960 1 200 Styrelsen föreslår att årsavgiften 2016 skall vara 7500 kr samma som för föregående år, 7 500 kr som betalas med 3 750 kr senast den 30/4 2016 samt 3 750 kr senast den 31/10 2016.
Bilaga 9 Valberedningens förslag till styrelse, revisorer, maskinist 2016 Ordförande 1 år Pär Söderblom Ordinarie ledamöter 2 år Jesper Sjöholm Gun Zebühr Liselott Bernberg Suppleanter 1 år Linda Airijoensuu Daniel Vilhelmsson Revisorer 1 år Göran Zebühr Anders Eklöf Revisorsuppleanter 1 år Astrid Thorin Göran Inestam Maskinist 1 år Stefan Timber Ordinarie ledamöter som är vald för ytterligare 1 år Hans Söderholm Stefan Timber Mohammad Tahwildaran Valberedningen 2015 har bestått av: Ekkehart Lötzsch Roger Gerdin Lennart Arbman
PORFYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT 2015 BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR 2015 2014 Omsättningstillgångar Sparbanken Enköping 4 konton 418 199 360 714 Interimsfordringar 73 527 71 006 Skattekonto 136 136 Anläggningstillgångar Byggnader, garagereparation 595 034 628 092 Summa 1 086 896 1 059 948 SKULDER Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 17 823 11 668 Interimsskuld 2 000 2 000 Underhållsfond 160 334 112 946 Långfristiga skulder Lån Sparbanken 625 190 658 190 Amorteras 33.000/år Eget kapital Balanserat resultat från tidigare år 275 144 250 965 Årets resultat 6 405 24 179 Summa 1 086 896 1 059 948
PORFYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT 2015 RESULTATRÄKNING 2015 2014 INTÄKTER Medlemsavgifter 7500 x 97 727 500 712 948 Ränta 579 1 489 Avg elbilsplats 2 400 1 535 Parkeringstillstånd 900 200 Summa intäkter 731 379 716 172 KOSTNADER Städ och underhåll 33 476 76 607 Elförbrukning 28 621 28 427 Medlemsinfo/Verksamhet 2 207 3 015 Com hem kabel TV 88 271 106 482 Com hem bredband 159 989 79 923 Snöröjning 59 202 37 148 Sophämtning 187 056 195 033 Parkering 0 2 750 Förvaltning, redovisning 3 375 2 819 Försäkringar 8 941 8 927 Övriga kostnader 3 873 5 447 Arvoden/ Soc avg Styrelsen 22 437 23 733 Arvoden/ Soc avg Underhållsgrupp 24 251 22 543 Underhållsfond 21 156 41 326 Diff avsättning 2013 26 232 0 Avskrivning byggnader (25 år) 33 058 33 058 Räntekostnader 22 829 24 755 Summa kostnader 724 974 691 993 Årets resultat 6 405 24 179
PORFYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT 2015 SPECIFIKATION TILL VISSA POSTER I BALANSRÄKNINGEN 1330 Förutbetalda försäkringspremier Villaägarna 2016 10 960 1331 Förutbetalda avg kabeltv Com hem copyswede avseende jan-mar 2016 22 555 1334 Förutbetalda avg bredband Com hem avseende jan-mar 2016 40 012 Summa: 73 527 1910 Byggnader, garagereparation Anskaffningskostnad 826 440 Ack Avskrivning, 25 år -231 406 Bokfört värde 595 034 595 034 2110 Leverantörsskulder Svenska Väg snöröjning (ko 6701) 7 823 Brunna Svets (ko 4020) 10 000 17 823 2390 Övriga interimsskulder Bokföring 2015 2 000 2391 Underhållsfond Sparbanken i Enköping Framtida reparationer 160 334