Användarmanual Migrationsverkets e-tjänst Se och ändra ansvar för ensamkommande Senast uppdaterad: 2018-11-13
- 2 -
Om e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande I Migrationsverkets e-tjänst Se och ändra ansvar för ensamkommande kan kommuner se vilka ensamkommande barn och unga som de har ansvar för, samt meddela ändringar. Uppgifterna utgör underlag för de statliga ersättningar som Migrationsverket betalar ut till kommuner för mottagande av ensamkommande barn och unga. - 3 -
Innehåll 1 Inledande information... 6 1.1 Om användarmanualen... 7 1.2 Termer och begrepp... 7 2 Förutsättningar... 8 3 Sammanfattad beskrivning... 9 4 Detaljerad beskrivning... 11 4.1 Starta e-tjänsten... 12 4.1.1 Vid problem att starta e-tjänsten... 14 4.2 Avsluta e-tjänsten... 16 4.3 Navigera och sortera i e-tjänsten... 17 4.3.1 Navigera mellan vyer... 17 4.3.2 Navigera i listor... 18 4.3.3 Sortera listor... 18 4.4 Startsida... 19 4.5 Ensamkommande barn och unga... 20 4.5.1 Välja urval... 20 4.5.2 Söka i urval... 21 4.5.3 Exportera urval... 22 4.6 Ändringsmeddelanden... 23 4.6.1 Vad är ett ändringsmeddelande?... 23 4.6.2 Innehåll i ett ändringsmeddelande... 23 4.6.3 Skapa ett ändringsmeddelande... 25 4.6.4 Ändra ett ändringsmeddelande... 25 4.6.5 Ta bort ett ändringsmeddelande... 25 4.6.6 Hitta ett ändringsmeddelande... 25 4.6.7 Åtkomst till ändringsmeddelande... 25 4.6.8 Skillnad på ändringsmeddelande och notifiering... 25 4.7 Notifieringar... 27 4.7.1 Vad är en notifiering?... 27 4.7.2 Innehåll i en notifiering... 27 4.7.3 Skapa en notifiering... 28 4.7.4 Ändra en notifiering... 28 4.7.5 Ta bort en notifiering... 28-4 -
4.7.6 Hitta en notifiering... 28 4.7.7 Söka efter en notifiering... 28 4.7.8 Åtkomst till notifieringar... 28 4.7.9 Skillnad på notifiering och ändringsmeddelande... 29 4.8 Barn utan ansvar... 30 4.9 Unga utan ansvar... 32 4.10 Information om individen... 34 4.10.1 Grunduppgifter... 35 4.10.2 Ansvar för ensamkommande... 39 4.10.3 Anvisning... 44 4.10.4 Adress... 44 4.10.5 Kontaktuppgifter... 45 4.10.6 Ändringsmeddelanden... 45-5 -
1 Inledande information I e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande kan en kommun se uppgifter om vilka ensamkommande barn och unga de ansvarar för, samt meddela ändringar. Uppgifterna ligger till grund för de schabloniserade dygnsersättningarna som trädde i kraft den 1 juli 2017 och som fram till januari 2018 endast varit möjliga att kommuniceras via en ändringsblankett. Anmälningar av ändrade förutsättningar ska göras löpande, dock senast den sjunde i månaden efter den månad (för asylsökande) eller det kvartal (för nyanlända med uppehållstillstånd) ändringen skett. Görs inte anmälan i tid kan kommuner få fel ersättning utbetald. En förutsättning för att kunna använda e-tjänsten är att kommunen tagit del av, skrivit under och skickat in avtalet om användande av e-tjänsten samt utsett en administratör. De kommuner som inte har tillgång till e-tjänsten ska använda blanketten för att kommunicera ändrade ansvar för ensamkommande barn och unga. Skillnad på att meddela ändring av ansvar via e-tjänst kontra blankett Det är ingen skillnad på vilka typer av ändringar som är möjliga att rapportera, e-tjänst och blankett ger samma möjligheter. Det är bara de meddelanden om ändringar som är meddelande genom e-tjänsten som visas i e-tjänsten. Effekten av en ändring slår dock igenom i e-tjänsten oavsett hur information om ändringen nått Migrationsverket. Om en ändring har meddelats via e-tjänsten så ska den inte meddelas igen via blankett och vice versa. - 6 -
1.1 Om användarmanualen E-tjänst och tillhörande användarmanualen finns endast tillgänglig på svenska. 1.2 Termer och begrepp 4508, blankett-; blankett Anmälan om ändrade uppgifter om ensamkommande barn och unga utgör underlag för rätt till statlig ersättning Ankomstkommun; den kommun där ett ensamkommande, asylsökande barn som anländer till Sverige först kommer i kontakt med en svensk myndighet. Ankomstkommunen har skyldighet att erbjuda barnet ett tillfälligt boende. Ansvar för ensamkommande (-, - barn, - barn och unga, - unga); det ansvar en kommun har enligt socialtjänstlagen för ensamkommande barn och unga. Anvisning; en anvisning görs av Migrationsverket. Anvisningen innebär att en kommun tilldelas ansvaret för ett ensamkommande barn. Anvisningsdatum; det datum en anvisning träder i kraft. Anvisningsgrund; grunden för att anvisning skett till en viss kommun, t.ex. utjämnande eller enligt önskemål. Asylsökande; individ som tagit sig till Sverige och sökt asyl, men som ännu inte fått sin ansökan slutligt prövad av Migrationsverket och/eller migrationsdomstol. Barn; individ under 18 år. Dossiernummer; det unika individnummer som används av Migrationsverket för att identifiera en individ. Ensamkommande, - barn; barn (d.v.s. under 18 år) som vid eller efter ankomsten till Sverige är skild från båda sina föräldrar eller från någon annan vuxen person som får anses ha trätt i föräldrarnas ställe. Ensamkommande, - unga; individ som är 18 år eller äldre, men som inte fyllt 21 år och som före 18 års ålder varit ett ensamkommande barn. Ensamkommande (-, - barn och unga); samlingsterm för ensamkommande barn och ensamkommande unga. e-tjänstekort; se tjänstelegitimation. Kommunplacerad; en asylsökande som fått uppehållstillstånd övergår till att bli nyanländ och har då rätt till en kommunplacering. SITHS-kort; se tjänstelegitimation. SoL, Socialtjänstlag; SFS 2001:453 Särskilt förordnad vårdnadshavare; av rätten utsedd vårdnadshavare. Definieras i Föräldrabalk (1943:381), utses enligt 11 kap. 1 SoL Tjänstelegitimation (elektronisk -); personlig identitetshandling som innehåller uppgifter om person och om den organisation som personen företräder. Ändringsmeddelande; se stycke 4.6.1. Överflyttning av ärende enlig SoL; 2 a kap. 10 socialtjänstlagen Notifiering; se stycke 4.7.1. - 7 -
2 Förutsättningar Internetanslutning E-tjänsten kräver att användaren har åtkomst till migrationsverket.se. Webbläsare E-tjänsten stödjer följande webbläsare: Apple Safari; de två senaste versionerna (löpande) Google Chrome; de två senaste versionerna (löpande) Microsoft Edge Microsoft Internet Explorer; version 9 och högre Mozilla Firefox; de två senaste versionerna (löpande) Rekommenderad minsta storlek på fönstret (tillika skärmens upplösning om webbläsaren används i helskärmsläge) är 1280 720 punkter (HD WXGA 16:9). Tjänstelegitimation E-tjänsten kräver att användaren har en giltig tjänstelegitimation i form av ett SITHS-kort eller Efos kort. Användarkonto För att kunna använda e-tjänsten måste kommunen ha skrivit på det avtal som reglerar användandet av e-tjänsten. Kommunen måste även ha utsett en kontaktperson samt en administratör (kan vara samma person) och meddelat dessa till Migrationsverket. När Migrationsverket mottagit avtal samt kontaktuppgifter till kontaktperson och administratör aktiveras kommunen. När kommunen aktiverats i e-tjänsten kan administratören sätta upp konton för kommunens användare. Användare kan sedan nyttja tjänsten omedelbart. Notera! En och samma person i kommunen kan inte vara både administratör och användare i e-tjänsten. - 8 -
3 Sammanfattad beskrivning Kapitel 3 beskriver e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande övergripande, se kapitel 4 för en detaljerad beskrivning. Efter lyckad inloggning öppnas e-tjänsten med att som standard visa vyn Startsida, se figur 1. figur 1: Vyn Startsida i e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande. Överst på sidan visas namnet på användaren som är inloggad samt vilken kommun som användaren företräder. För att avsluta och logga ut ur e-tjänsten så används knappen Logga ut. Stäng sedan samtliga flikar i webbläsaren för att säkerställa att obehörig inte kan komma åt information som lagrats tillfälligt av webbläsaren. E-tjänsten innehåller sex olika vyer som presenterar information samt möjliga åtgärder relaterade till presenterad information. Alla vyer utom vyn Information om individen nås genom att använda flikarna högst upp på sidan, se figur 2. Vyn Information om individen nås från vyerna Ensamkommande barn och unga, Ändringsmeddelanden och Notifieringar genom att använda länken på ett dossiernummer. figur 2: Olika vyer nås genom att använda flikarna. - 9 -
Vyernas innehåll avseende information och möjliga åtgärder: Startsida innehåller länkar till information relevant för användare av e-tjänsten. Genom att följa länkarna nås information rörande området ensamkommande barn och unga, information om e-tjänsten samt användarmanualer för e-tjänsten som riktar sig till användare respektive administratörer. För detaljer, se stycke 4.4. Ensamkommande barn och unga presenterar en lista med ett urval av individer för vilka kommunen har eller har haft ett ansvar. Genom att välja en individ i listan nås mer information om individen samt åtgärder för att meddela ändringar rörande ansvaret. För detaljer, se stycke 4.5. Ändringsmeddelanden presenterar en lista med samtliga ändringsmeddelanden som kommunen skickat till Migrationsverket och som ännu är obesvarade. När ett ändringsmeddelande hanterats av Migrationsverket så visas det inte längre i denna vy utan endast i vyn Information om individen. Genom att välja en individ i listan nås mer information om individen samt åtgärder för att meddela ändringar rörande ansvaret. För detaljer, se stycke 4.6. Notifieringar presenterar en lista med samtliga notifieringar som Migrationsverket skickat till kommunen. En notifiering är ett meddelande från Migrationsverket till kommun för att uppmärksamma om en händelse, t.ex. att ett barn har blivit anvisat till kommunen eller att ett ändringsmeddelande har hanterats. Genom att välja en individ i listan nås mer information om individen samt åtgärder för att meddela ändringar rörande ansvaret. För detaljer, se stycke 4.7. Barn utan ansvar ger möjlighet att begära att få ett ansvar för ett barn med uppehållstillstånd som visade sig vara ensamkommande först efter det att det togs emot i kommunen. För detaljer, se stycke 4.8. Unga utan ansvar ger möjlighet att meddela att en individ som tidigare har varit ensamkommande (ansvaret är nu avslutat) har familje-återförenats. För detaljer, se stycke 4.9. Information om individen presenterar detaljerad information om individen som kommunen har eller har haft ett ansvar för. Vyn kan även innehålla flera möjliga åtgärder beroende på olika styrande faktorer så som om kommunen har ett pågående ansvar för individen eller ej, om individen är asylsökande eller kommunplacerad etc. För detaljer, se stycke 4.10. - 10 -
4 Detaljerad beskrivning Kapitel 4 beskriver e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande i detalj. Inledningsvis beskrivs ett antal generella flöden för e-tjänsten: Starta e-tjänsten, se stycke 4.1 Avsluta e-tjänsten, se stycke 4.2 Navigera och sortera i e-tjänsten, se stycke 4.3 E-tjänsten består av sju vyer: Startsida, se stycke 4.4 Ensamkommande barn och unga, se stycke 4.5 Ändringsmeddelanden, se stycke 4.6 Notifieringar, se stycke 4.7 Barn utan ansvar, se stycke 4.8 Unga utan ansvar, se stycke 4.9 Information om individen, se stycke 4.10-11 -
4.1 Starta e-tjänsten För att kunna logga in i och använda e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande krävs att förutsättningarna beskrivna i stycke 2 är uppfyllda. Kontrollera att tjänstelegitimationen är anslutet till enheten. Öppna därefter en webbläsare och gå till migrationsverket.se. Välj därefter Andra aktörer i listen högst upp på sidan. Till vänster på sidan visas nu en meny. Välj Kommuner, därefter Om ensamkommande barn och ungdomar och till sist E-tjänster för kommuner. Det är även möjligt att skapa ett bokmärke i webbläsaren direkt till sidan https://www.migrationsverket.se/andra-aktorer/kommuner/e-tjansterfor-kommuner.html. Starta e-tjänsten genom att använda knappen Logga in, se figur 3. När du loggar in i e-tjänsten kommer du först att få välja vem du loggar in som. I rullistan väljer du då alternativet Kommun, landsting eller region. Efter det väljer du "SITHS/EFOS" och anger din kod till kortet. figur 3: Använd knappen Logga in på Migrationsverkets hemsida för att logga in i e-tjänsten "Se och ändra ansvar för ensamkommande". - 12 -
Efter lyckad inloggning öppnas e-tjänsten med att som standard visa vyn Startsida, se figur 4. figur 4: Vyn Startsida i e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande. Överst på sidan visas namnet på användaren som är inloggad samt vilken kommun som användaren företräder, se figur 5. figur 5: Inloggad användare samt kommun som denne företräder. Notera! Om namnet ska ändras eller är felstavat är det kommunens administratör som gör en sådan ändring. För att logga ut från e-tjänsten används knappen Logga ut, se figur 13. - 13 -
4.1.1 Vid problem att starta e-tjänsten I händelse av att åtkomst till tjänstelegitimation saknas visas ett felmeddelande i webbläsaren, se figur 6. figur 6: Felmeddelande när åtkomst till tjänstelegitimation saknas. Kontrollera att tjänstelegitimation är ren och att den sitter korrekt i läsaren. Om det är en extern kortläsare, kontrollera även att läsaren är ansluten till datorn. Försök därefter att logga in på nytt. Om felet kvarstår, prova att starta om webbläsaren (stäng samtliga flikar). Försök därefter att logga in på nytt. Om felet kvarstår, prova att läsa in tjänstelegitimationen på nytt genom att lokalisera applikationen Net id i aktivitetsfältet, se figur 7. figur 7: Ikonen för applikationen Net id i aktivitetsfältet. Högerklicka på ikonen för applikationen Net id och välj därefter åtgärden Läs in kortet på nytt, se figur 8. figur 8: Välj åtgärd "Läs in kortet på nytt" i applikationen "Net id". - 14 -
Försök därefter att logga in på nytt. Om felet kvarstår, testa att SITHS-kortet fungerar genom att öppna en webbläsare och gå till webbsidan https://test.siths.se. Webbsidan kräver tillgång till SITHS-kortet. Svara Ja på frågan i dialogen som visas, se figur 9. figur 9: Godkänn att webbsidan får använda SITHS-kortet för att kunna testa det. På webbsidan visas uppgifter om SITHS-kortet och dess tillhörande certifikat, se figur 10. figur 10: Information om SITHS-kortet och åtgärder för att testa SITHE-kortet. Testa SITHS-kortet genom att välja åtgärd Legitimering. Skriv in personlig säkerhetskod i dialogen som öppnas och tryck sedan OK, se figur 11. figur 11: Ange personlig säkerhetskod för att testa om det är möjligt att legitimera sig med SITHSkortet. - 15 -
Resultatet från testet på Legitimering visas, se figur 12. figur 12: Resultat från lyckat test av SITHS-kort med åtgärd Legitimering. Om testet visar att SITHS-kortet fungerar, försök då att logga in på nytt i e- tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande. Om felet fortfarande kvarstår kontakta kommunens administratör i första hand och om administratören ej kan lösa problemet skicka ett mejl till Migrationsverkets kontaktcenter (etjanstkommuner@migrationsverket.se). 4.2 Avsluta e-tjänsten För att avsluta och logga ut ur e-tjänsten så används knappen Logga ut, se.figur 13 figur 13: Logga ut från e-tjänsten genom att använda knappen Logga ut. Stäng sedan samtliga flikar i webbläsaren för att säkerställa att obehörig inte kan komma åt information som lagrats tillfälligt av webbläsaren. - 16 -
4.3 Navigera och sortera i e-tjänsten I e-tjänsten finns flera vyer (eller sidor). Hur förflyttning sker mellan vyer beskrivs i stycke 4.3.1. Några av dessa vyer har listor med information. Listorna i sig har funktioner för navigation och sortering, vilket beskrivs i styckena 4.3.2 och 4.3.3. 4.3.1 Navigera mellan vyer E-tjänsten innehåller vyer som presenterar information samt möjliga åtgärder relaterade till presenterad information. Alla vyer utom en nås genom att använda flikarna högst upp på sidan, se figur 14. figur 14: Olika vyer nås genom att använda flikarna. Vyernas innehåll avseende information och möjliga åtgärder beskrivs i följande stycken (varje vy beskrivs i ett eget stycke): Startsida, se stycke 4.4 Ensamkommande barn och unga, se stycke 4.5 Ändringsmeddelanden, se stycke 4.6 Notifieringar, se stycke 4.7 Barn utan ansvar, se stycke 4.8 Unga utan ansvar, se stycke 4.9 Information om individen, se stycke 4.10 Den sista vyn, Information om individen, är nåbar via vyerna Ensamkommande barn och unga, Ändringsmeddelanden och Notifieringar genom att följa länken tillhörande ett dossiernummer i respektive vy. - 17 -
4.3.2 Navigera i listor I e-tjänsten förekommer flera listor med information, t.ex. listan med individer som finns i vyn Ensamkommande barn och unga. Om en lista är lång så delas den upp på flera sidor och visar ett antal rader i taget. Sökning och sortering påverkas inte av denna uppdelning utan sker alltid i hela listan. figur 15: Nedre delen av vyn Ensamkommande barn och unga i e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande. Ovanför och under en lista finns en navigering där det är möjligt att stega framåt och bakåt en sida i taget i listan genom att klicka på > respektive <. Det är också möjligt att gå till en specifik sida i listan genom att klicka på sidnumret; 1, 2, 3 etc. För att komma direkt till början eller slutet av listan används << respektive >>. 4.3.3 Sortera listor Det är möjligt att sortera listor genom att klicka på rubriken för en kolumn. Vid första klicket sorteras listan i stigande ordning (lägst till högst eller a till ö ) baserat på värdena i vald kolumn. Vid ett andra klick sorteras listan i fallande ordning (högst till lägst eller ö till a ). - 18 -
4.4 Startsida Vyn Startsida innehåller länkar till information relevant för användare av e-tjänsten. Genom att följa länkarna nås information rörande området ensamkommande barn och unga, information om e-tjänsten samt användarmanualer för e-tjänsten som riktar sig till användare respektive administratörer. figur 16: Vyn Startsida i e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande. - 19 -
4.5 Ensamkommande barn och unga Vyn Ensamkommande barn och unga presenterar en lista med ett urval av individer för vilka kommunen har eller har haft ett ansvar, se figur 17. figur 17: Övre delen av vyn Ensamkommande barn och unga i e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande. Listan innehåller uppgifter om individen, t.ex. namn och när ansvaret påbörjades. Det är även möjligt att exportera listan (se stycke 4.5.3) och på så sätt få tillgång till fler uppgifter för varje individ än vad som visas i listan i e-tjänsten, t.ex. anvisningsgrund och datum för kommunplacering. Varje individ i listan har ett dossiernummer. Genom att klicka på dossiernumret nås vyn Information om individen. Den vyn visar samtlig information om individen samt tillhandahåller flera åtgärder för att meddela Migrationsverket ändringar i ansvaret gällande individen (se stycke 4.10.1 och 4.10.2). Om kommunen haft flera ansvar för en och samma individ, t.ex. först som ankomstkommun och att barnet sedan har blivit anvisat till kommunen så vissas endast det senaste ansvaret i e-tjänsten. 4.5.1 Välja urval Genom att välja ett fördefinierat urval under Visa urval uppdateras listan med individer som visas. Som standard visas urvalet Pågående ansvar (samtliga) De fördefinierade urvalen är: Pågående ansvar (samtliga) I detta urval ingår samtliga barn och unga för vilka kommunen har - 20 -
någon form av pågående ansvar för; med eller utan anvisning eller där kommunen är en s.k. ankomstkommun. Pågående ansvar som ankomstkommun I detta urval ingår de barn för vilka kommunen är en s.k. ankomstkommun. Kommande ansvar I detta urval ingår de barn som blivit anvisade till kommunen men där ansvaret ännu inte trätt i kraft. Avslutade ansvar I detta urval ingår samtliga barn, unga och vuxna för vilka kommunen tidigare haft någon form av ansvar för men som nu är avslutat. Med tidigare avses att individen visas tills den dag den är 22 år. När individen är mer än 22 år så visas inte denne i urvalet, oavsett vilken form av ansvar som kommunen haft. Ovanför listan återfinns en förklarande text om vilka individer som visas i det urval som gjorts. 4.5.2 Söka i urval Det är möjligt att söka på dossiernummer, födelsedatum eller personnummer i det urval som visas. Ange hela eller del av det värde som söks i sökfältet och använd sedan knappen Sök. Listan med individer uppdateras och visar endast de individer som ingår i urvalet och som dessutom har ett dossiernummer, födelsedatum eller personnummer som innehåller det värde som angavs i sökfältet. Sökfältet stödjer inte användandet av s.k. wildcard (t.ex. *, %, #). Om värdet 0701 anges ger det träffar på individer i urvalet som har ett dossiernummer, födelsedatum eller personnummer som innehåller värdet någonstans (t.ex. födelsedatum 20080701 eller dossiernummer 50070188 ). Observera att sökningen bara ger träffar i aktuellt urval, men genom att växla urvalet (genom att välja ett nytt från Visa urval ) så upprepas sökningen automatiskt. För att ta bort sökningen används knappen Rensa, listan visar då urvalet i sin helhet utan ytterligare filtrering. - 21 -
4.5.3 Exportera urval Längst ner på sidan återfinns knappen Exportera. Genom att använda denna åtgärd är det möjligt att exportera urvalet i listan i sin helhet (alla sidor om flera) till en Excel-fil. - 22 -
4.6 Ändringsmeddelanden Vyn Ändringsmeddelanden presenterar en lista med samtliga ändringsmeddelanden som kommunen skickat till Migrationsverket och som ännu är obesvarade, se figur 18. figur 18: Vyn Ändringsmeddelanden i e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande. Denna vy ger möjligheten att hålla bevakning på de ändringsmeddelanden som Migrationsverket ännu inte hanterat. Så snart ett ändringsmeddelande är hanterat av Migrationsverket så försvinner det från denna vy och är sedan endast synligt i vyn Information om individen (det finns även i vyn Notifieringar en notifiering som upplyser om att Migrationsverket har svarat på begäran om ändring). 4.6.1 Vad är ett ändringsmeddelande? Ändringsmeddelanden rör ändringar i kommunens ansvar för en individ, t.ex. kan en ändring vara att kommunen avslutat ansvaret p.g.a. att barnet har återförenats med sin vårdnadshavare. 4.6.2 Innehåll i ett ändringsmeddelande Ett ändringsmeddelande består av fem bitar med information. Dossiernummer Dossiernumret för den individ som ett ändringsmeddelande avser. Meddelat Datum för när ett ändringsmeddelande skapades av kommunen och tillika mottogs av Migrationsverket. - 23 -
Status Ett ändringsmeddelande kan ha ett av följande status: Nytt Utredning pågår Accepterat Ej accepterat - FRAMT Din begärda ändring i e-tjänsten har inte utförts på grund av att ändringen gäller en händelse som ännu inte har inträffat. Dina begärda ändringar får endast avse händelser som redan har inträffat. Vänligen begär ändringen på nytt efter det att händelsen som ligger till grund för ändringen har inträffat. Ej accepterat - GJORD Din begärda ändring i e-tjänsten har redan utförts. Denna begäran kommer därför inte att behandlas. Ej accepterat - HSAKN Din begärda ändring har inte utförts på grund av att Migrationsverket inte fått samtliga handlingar som krävs. Vänligen begär ändringen på nytt i e-tjänsten, men med samtliga handlingar inkluderade. Ej accepterat - MOTST Din begärda ändring har inte utförts i e-tjänsten på grund av att Migrationsverket har uppgifter som inte stämmer överens med de uppgifter som er kommun har skickat in. Migrationsverket kommer att kontakta uppgiftslämnaren i kommunen. Borttaget Begärd ändring Vilken typ av ändring som avses. Ändringen kan vara en av följande: Avsluta ansvar <datum> (<avslutsorsak>) Beslut om särskilt förordnad vårdnadshavare <datum> Familjeåterförenats <datum> (dossiernummer <dossiernummer>) Flytta ansvar <datum> till <mottagande kommun> Påbörja ansvar <datum> (personnummer <personnummer>) Återkallande av beslut om särskilt förordnad vårdnadshavare <datum> Uppgiftslämnare Den person i kommunen som skapar ett ändringsmeddelande kallas för uppgiftslämnare. - 24 -
4.6.3 Skapa ett ändringsmeddelande Ett ändringsmeddelande kan endast skapas i e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande. Det är endast kommunen som kan skapa ett ändringsmeddelande. 4.6.4 Ändra ett ändringsmeddelande Det är inte möjligt att ändra eller uppdatera ett ändringsmeddelande. Det kan vara möjligt att ta bort ett ändringsmeddelande, se 4.10.6, och sedan skapa ett nytt ändringsmeddelande om t.ex. fel datum angetts. 4.6.5 Ta bort ett ändringsmeddelande Om ett ändringsmeddelande är i status Nytt så är det möjligt att ta bort, inte annars. Borttagning sker i vyn Information om individen vilken bl.a. nås genom att i listan i vyn Ändringsmeddelanden klicka på dossiernummer. Läs mer i stycke 4.10.6 om hur ett ändringsmeddelande tas bort. 4.6.6 Hitta ett ändringsmeddelande Ändringsmeddelanden listas i två vyer; Ändringsmeddelanden och Information om individen. I vyn Ändringsmeddelanden visas alla de ändringsmeddelanden som Migrationsverket ännu inte hanterat. I vyn Information om individen visas alla ändringsmeddelanden som hör till individen oavsett status. Förväntat är att ingen av dessa två listor kommer att innehålla en stor mängd ändringsmeddelanden varför det inte finns någon sökfunktion kopplade till listorna. 4.6.7 Åtkomst till ändringsmeddelande Det är endast de ändringsmeddelanden som kommun skapat som är synliga. Om en individ har flera ändringsmeddelanden från olika kommuner så se var och en av kommunerna som haft ett ansvar för individen endast de ändringsmeddelanden som någon inom ens egen kommun har skapat. 4.6.8 Skillnad på ändringsmeddelande och notifiering I e-tjänsten finns det två olika typer av meddelanden; ändringsmeddelande och notifiering. - 25 -
Ett ändringsmeddelande skapas av kommunen med Migrationsverket som mottagare. En notifiering är det motsatta, d.v.s. den skapas av Migrationsverket med kommunen som mottagare. En notifiering skapas automatiskt, t.ex. när en anvisning sker till kommunen eller när Migrationsverket har hanterat ett ändringsmeddelande, för att uppmärksamma kommunen på en händelse. - 26 -
4.7 Notifieringar Vyn Notifieringar presenterar en lista med notifieringar som Migrationsverket skickat till kommunen, se figur 19. Notifieringar som är ett år eller äldre visas inte längre i vyn. figur 19: Vyn Notifieringar i e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande. Denna vy ger möjligheten att hålla bevakning på de händelser från Migrationsverkets sida som påverkar kommunen. Så snart ett ändringsmeddelande är hanterat av Migrationsverket eller ett barn blir anvisat skapas det en notifiering om detta vilken blir synlig i denna vy. 4.7.1 Vad är en notifiering? En notifiering är som namnet antyder ett meddelande som inte kräver något svar tillbaka. Det är bara Migrationsverket som kan skapa en notifiering. Syftet med en notifiering är att uppmärksamma en kommun om en händelse, t.ex. att ett barn har blivit anvisat till kommunen eller att ett ändringsmeddelande har hanterats. 4.7.2 Innehåll i en notifiering Datum Den tidpunkt när en notifiering skapas. Dossiernummer Den individ som en notifiering avser. Rubrik Exempel på rubriker: Svar från Migrationsverket på begärd ändring Denna typ av notifiering skapas när Migrationsverket har hanterat ett ändringsmeddelande. Genom att följa länken på dossiernumret till vyn Information om individen visas listan med - 27 -
ändringsmeddelanden och svaret kan läsas genom att se vilket status som andringsmeddelandet fått Accepterat eller Ej accepterat - <orsak> Anvisning enligt önskemål <datum> Denna typ av notifiering skapas när ett barn blivit anvisat till kommunen. 4.7.3 Skapa en notifiering Det är endast Migrationsverket som kan skapa en notifiering. Skapandet är automatisk process, d.v.s. när vissa specifika händelser inträffar i system inom Migrationsverket så genereras en notifiering automatiskt. Det är inte möjligt att skapa notifieringar manuellt. 4.7.4 Ändra en notifiering En notifiering kan aldrig ändras. 4.7.5 Ta bort en notifiering En notifiering kan inte tas bort. Notifieringar som är äldre än ett år visas dock inte längre i e-tjänsten. 4.7.6 Hitta en notifiering En notifiering är endast synlig i vyn Notifieringar. 4.7.7 Söka efter en notifiering Det är möjligt att söka på datum och dossiernummer. Ange hela eller del av det värde som söks i sökfältet och använd sedan knappen Sök. Listan med notifieringar uppdateras och visar endast de notifieringar som har ett datum eller dossiernummer som innehåller det värde som angavs i sökfältet. Sökfältet stödjer inte användandet av s.k. wildcard (t.ex. *, %, #). Om värdet 0701 anges ger det träffar på notifieringar i listan som har ett datum eller dossiernummer som innehåller värdet någonstans (t.ex. datum 2017-07- 01 eller dossiernummer 50070188 ). För att ta bort sökningen används knappen Rensa, listan visas då i sin helhet utan filtrering. 4.7.8 Åtkomst till notifieringar Det är endast de ändringsmeddelanden som kommun skapat som är synliga. Om en individ har flera ändringsmeddelanden från olika kommuner så se var - 28 -
och en av kommunerna endast de ändringsmeddelanden som någon inom ens egen kommun har skapat. 4.7.9 Skillnad på notifiering och ändringsmeddelande Se stycke 4.6.8. - 29 -
4.8 Barn utan ansvar Vyn Barn utan ansvar ger möjlighet att begära att få ett ansvar för ett barn med uppehållstillstånd som visade sig vara ensamkommande först efter det att det togs emot i kommunen, se figur 20. figur 20: Vyn Barn utan ansvar i e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande. Skapa ändringsmeddelande för barn utan ansvar Om kommunen saknar registrering om ett pågående ansvar för individen så är det möjligt att skapa ett meddelande om önskat påbörjat ansvar registrerat hos Migrationsverket. Ange datum för när ansvaret påbörjades. Utöver datum ska även individens personnummer anges med tolv siffror, se figur 21. figur 21: Steg 1; ange datum och personnummer. Använd knappen "Spara" för att komma vidare eller "Avbryt" för att rensa värden i vyn Barn utan ansvar. Använd knappen Spara för att komma vidare eller knappen Avbryt för att avbryta och rensa inskrivna värden i vyn Barn utan ansvar. När uppgifterna är sparade öppnas dialogen Bekräfta ändring, se figur 22. - 30 -
figur 22: Steg 2; använd knappen Ja för att bekräfta ändringsmeddelandet och fortsätta eller Nej för att avbryta och återgå till vyn Barn utan ansvar. Använd knappen Ja för att bekräfta ändringen och komma vidare eller knappen Nej för att avbryta och återgå till vyn Barn utan ansvar. När ändringen är bekräftad mottagen, öppnas dialogen Meddelande mottaget som bekräftar att ändringsmeddelande mottagits av Migrationsverket, se figur 23. figur 23: Steg 3; kvittens på att ändringmeddelandet är mottaget av Migrationsverket. Använd knappen OK för att återgå till vyn Barn utan ansvar. Använd knappen OK för att stänga dialogen och återgå till vyn Barn utan ansvar. Ett ändringsmeddelande visas i vyn Ändringsmeddelanden, se figur 24. figur 24: I vyn Ändringsmeddelanden syns det nyligen skapade ändringsmeddelandet. - 31 -
4.9 Unga utan ansvar Vyn Unga utan ansvar ger möjlighet att meddela att en individ som tidigare har varit ensamkommande (ansvaret är nu avslutat) har familjeåterförenats, se figur 25. figur 25: Vyn Unga utan ansvar i e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande. En typisk situation när detta kan bli aktuellt är när en individ är över 18 år och får studiehjälp från CSN och där kommunen (eller någon annan kommun) tidigare avslutat sitt ansvar med orsak Blivit vuxen och kommunen under en tid uppburit EKU-P-ersättning för individen men nu upptäcker att individen återförenats med vårdnadshavare. Skapa ändringsmeddelande för unga utan ansvar Ange datum för när vårdshavare folkbokfördes. Utöver datum ska även individens dossiernummer anges, se figur 26. figur 26: Steg 1; ange datum och dossiernummer. Använd knappen "Spara" för att komma vidare eller "Avbryt" för att rensa värden i vyn Unga utan ansvar. Använd knappen Spara för att komma vidare eller knappen Avbryt för att avbryta och rensa inskrivna värden i vyn Unga utan ansvar. När uppgifterna är sparade öppnas dialogen Bekräfta ändring, se figur 27. - 32 -
figur 27: Steg 2; använd knappen Ja för att bekräfta ändringsmeddelandet och fortsätta eller Nej för att avbryta och återgå till vyn Barn utan ansvar. Använd knappen Ja för att bekräfta ändringen och komma vidare eller knappen Nej för att avbryta och återgå till vyn Unga utan ansvar. När ändringen är bekräftad mottagen öppnas dialogen Meddelande mottaget som bekräftar att ändringsmeddelande mottagits av Migrationsverket, se figur 28. figur 28: Steg 3; kvittens på att ändringmeddelandet är mottaget av Migrationsverket. Använd knappen OK för att återgå till vyn Unga utan ansvar. Använd knappen OK för att stänga dialogen och återgå till vyn Unga utan ansvar. Ett ändringsmeddelande visas i vyn Ändringsmeddelanden, se figur 29. figur 29: I vyn Ändringsmeddelanden syns det nyligen skapade ändringsmeddelandet. - 33 -
4.10 Information om individen Vyn Information om individen presenterar detaljerad information om individen som kommunen har eller har haft ett ansvar för, se figur 30. Vyn kan även innehålla flera möjliga åtgärder beroende på olika styrande faktorer så som om kommunen har ett pågående ansvar eller ej för individen, om individen är asylsökande eller kommunplacerad etc. figur 30: Vyn Information om individen i e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande. - 34 -
4.10.1 Grunduppgifter Stycket Grunduppgifter innehåller uppgifter om individen; t.ex. dossiernummer, för- och efternamn, se figur 31 och figur 32. figur 31: Stycket "Grunduppgifter" i vyn "Information om individen", här asylsökande individ. figur 32: Stycket "Grunduppgifter" i vyn "Information om individen", här kommunplacerad individ. Notera möjligheten att ändra uppgiften rörande särskilt förordnad vårdnadshavare. Beroende på om individen har personnummer eller ej så visas antingen födelsedatum (typiskt en individ som är asylsökande) eller personnummer (typiskt en individ som är kommunplacerad). Kön har ett av värdena Pojke eller Flicka, detta gäller även för de individer som fyllt 18 år. Även om individen är flerspråkig så visas bara ett språk i e-tjänsten, individens primära modersmål. I e-tjänsten visas en förenklad information om individen gällande om denne är asylsökande eller kommunplacerad. I realiteten kan det därför bli att en individ som fått någon form av uppehållstillstånd, och därför ej längre är asylsökande, trots detta visas som asylsökande därför att denne ännu inte blivit kommunplacerad. Att individen är asylsökande eller kommunplacerad påverkar möjligheten att skapa ändringsmeddelande om att individen fått en särskilt förordnad vårdnadshavare. - 35 -
Skapa ändringsmeddelande gällande beslut om särskilt förordnad vårdnadshavare Om individen är under 18 år och kommunplacerad och det inte redan finns ett ändringsmeddelande som väntar på att bli hanterat av Migrationsverket så är det möjligt att ändra statusen gällande särskilt förordnad vårdnadshavare 1. Notera! Anmälan om särskilt förordnad vårdnadshavare ska endast göras i det fall när denne är den samme där barnet tidigare varit familjehemsplacerad eller flyttar till. I det fall att individen inte redan har en särskilt förordnad vårdnadshavare så händer följande när knappen Ändra används. figur 33: När knappen Ändra används i vyn Information om individen öppnas dialogen Meddela ändring där datum för när individen fick en särskilt förordnad vårdnadshavare ska anges. figur 34: Om ett datum som skrivs in är utanför tillåtet intervall indikeras detta med röd text och det är inte möjligt att använda knappen Spara och fortsätta. 1 Det är inte möjligt att utse en särskilt förordnad vårdnadshavare för en asylsökande. - 36 -
figur 35: Som alternativ till att skriva in ett datum kan datumväljaren användas genom att klicka på ikonen föreställande en kalender i figur 34. Datumväljaren visar endast tillåtna datum. figur 36: Steg 1; ange datum. Använd knappen "Spara" för att komma vidare eller "Avbryt" för att avbryta och återgå till vyn Information om individen. figur 37: Steg 2; använd knappen Ja för att bekräfta ändringsmeddelandet och fortsätta eller Nej för att avbryta och återgå till vyn Information om individen. figur 38: Steg 3; kvittens på att ändringmeddelandet är mottaget av Migrationsverket. Använd knappen OK för att återgå till vyn Information om individen. - 37 -
figur 39: I vyn Information om individen syns det nyligen skapade ändringsmeddelandet i stycket Ändringsmeddelanden. Skapa ändringsmeddelande gällande återkallande av beslut om särskilt förordnad vårdnadshavare Om individen har en särskilt förordnad vårdnadshavare och det inte redan finns ett ändringsmeddelande som väntar på att bli hanterat av Migrationsverket så är det möjligt att meddela att beslutet om en särskilt förordnad vårdnadshavare blivit återkallat. figur 40: Steg 1; ange datum. Använd knappen "Spara" för att komma vidare eller "Avbryt" för att avbryta och återgå till vyn Information om individen. figur 41: Steg 2; använd knappen Ja för att bekräfta ändringsmeddelandet och fortsätta eller Nej för att avbryta och återgå till vyn Information om individen. figur 42: Steg 3; kvittens på att ändringmeddelandet är mottaget av Migrationsverket. Använd knappen OK för att återgå till vyn Information om individen. - 38 -
figur 43: I vyn Information om individen syns det nyligen skapade ändringsmeddelandet i stycket Ändringsmeddelanden. 4.10.2 Ansvar för ensamkommande Stycket Ansvar för ensamkommande innehåller uppgifter om när ansvaret är påbörjades och avslutades. figur 44: Stycket "Ansvar för ensamkommande" i vyn "Information om individen. Efter startdatumet anges även anvisningsgrunden om en anvisning gjorts (t.ex. Enligt turordning ). Om anvisning inte finns, t.ex. att individen är ett barn i ankomstkommun, visas istället en guidande text, t.ex. Ankomstkommun. Efter avslutsdatumet anges orsaken för avslutet, t.ex. Fått vårdnadshavare. Om ansvaret inte har avslutats utan fortfarande pågår visas texten Ej avslutat. - 39 -
Skapa ändringsmeddelande gällande avslut av ansvar Om kommunen har ett pågående ansvar för individen och det inte redan finns ett ändringsmeddelande som väntar på att bli hanterat av Migrationsverket så är det möjligt att skapa ett ändringsmeddelande om att kommunens ansvar avslutats. Använd knappen Avluta ansvar vilken öppnar dialogen Meddela ändring, se figur 45. figur 45: Steg 1; ange datum och orsak. Använd knappen "Spara" för att komma vidare eller "Avbryt" för att avbryta och återgå till vyn Information om individen. Ange datum för när ansvaret avslutades, d.v.s. den dag vilken var den sista kommunen hade ett pågående ansvar. Notera! Det är endast möjligt att ange dagens datum eller datum tillbaka i tiden. Det är inte möjligt att ange ett framtida datum. I fallet att kommunen avser att avsluta ansvaret om t.ex. en vecka så får meddelande om ändring vänta till dess att den faktiskt ägt rum, detta för att förhindra problematik rörande automatisk ersättning i händelse av att något oförutsett inträffar (t.ex. att en individ får en vårdnadshavare). Utöver datum ska även en orsak för avslut anges. - 40 -
Möjliga orsaker att välja på är: Avvikit Om en individ avviker och det inte finns några uppgifter om var vederbörande befinner sig Fått vårdnadshavare Om en familjeåterförening ägt rum 2 Utrest Om en individ lämnat Sverige Blivit vuxen När individ blir 18 år (eller äldre p.g.a. ålderomskrivning) och kommunen avslutar ansvaret i kommunen. Valet väljs även när kommunen haft kvar ansvaret för en individ som är över 18 år och som kommunen nu avser att avsluta ansvaret för Notera! Möjliga orsaker att välja på beror på om individen är asylsökande eller kommunplacerat. Använd knappen Spara för att komma vidare eller knappen Avbryt för att avbryta och återgå till vyn Information om individen. När uppgifterna är sparade öppnas dialogen Bekräfta ändring, se figur 46. figur 46: Steg 2; använd knappen Ja för att bekräfta ändringsmeddelandet och fortsätta eller Nej för att avbryta och återgå till vyn Information om individen. Använd knappen Ja för att bekräfta ändringen och komma vidare eller knappen Nej för att avbryta och återgå till vyn Information om individen. När ändringen är bekräftade öppnas dialogen Meddelande mottaget som bekräftar att ändringsmeddelande mottagits av Migrationsverket, se figur 47. 2 För individ som är under 18 år; individen är sammanboende med minst en av sina vårdnadshavare. För individ som är 18-21 år; minst en av individens vårdnadshavare är folkbokförda (någonstans) i Sverige. - 41 -
figur 47: Steg 3; kvittens på att ändringmeddelandet är mottaget av Migrationsverket. Använd knappen OK för att återgå till vyn Information om individen. Använd knappen OK för att stänga dialogen och återgår till vyn Information om individen. Det nya ändringsmeddelandet visas i stycket Ändringsmeddelanden, se figur 48. figur 48: I vyn Information om individen syns det nyligen skapade ändringsmeddelandet i stycket Ändringsmeddelanden. - 42 -
Skapa ändringsmeddelande gällande flytt av ansvar Om kommunen har ett pågående ansvar för individen och det finns en anvisning och det inte redan finns ett ändringsmeddelande som väntar på att bli hanterat av Migrationsverket så är det möjligt att skapa ett ändringsmeddelande om att kommunens ansvar flyttas till en annan kommun, en s.k. överflyttning av ärende enligt SoL. Använd knappen Flytta ansvar vilken öppnar dialogen Meddela ändring, se figur 49. figur 49: Steg 1; ange datum och mottagande kommun samt bifoga begärda bilagor. Använd knappen "Spara" för att komma vidare eller "Avbryt" för att avbryta och återgå till vyn Information om individen. figur 50: Steg 2; använd knappen Ja för att bekräfta ändringsmeddelandet och fortsätta eller Nej för att avbryta och återgå till vyn Information om individen. figur 51: Steg 3; kvittens på att ändringmeddelandet är mottaget av Migrationsverket. Använd knappen OK för att återgå till vyn Information om individen. - 43 -
figur 52: I vyn Information om individen syns det nyligen skapade ändringsmeddelandet i stycket Ändringsmeddelanden. 4.10.3 Anvisning Stycket Anvisning visar information om anvisningen som hör till aktuellt ansvar för individen, se figur 53. figur 53: Stycket Anvisning i vyn information om individen, här individ med anvisning. Uppgifterna som visas är Anvisningsdatum och Anvisningsgrund. I det fallet att anvisning saknas visas texten Ej anvisad, se figur 54. Typiskt är detta individer som är barn i ankomstkommun, kvot-flyktingar eller individer som kommit till kommunen genom att det skett en överflyttning av ärende enligt SoL. figur 54: Stycket Anvisning i vyn information om individen, här individ utan anvisning. 4.10.4 Adress Stycket Adress visar information om individens boendeadress, se figur 55. figur 55: Stycket Adressuppgifter i vyn Information om individen. - 44 -
Uppgifterna som visas är C/O, Adress (t.ex. gatunamn och husnummer), Postnummer och Ort. 4.10.5 Kontaktuppgifter Stycket Kontaktuppgifter visar information om hur individen kan kontaktas, se figur 56. figur 56: Stycket "Kontaktuppgifter" i vyn "Information om individen". 4.10.6 Ändringsmeddelanden Stycket Ändringsmeddelanden visar samtliga ändringsmeddelanden för individen som skapats av kommunen i e-tjänsten, se figur 57. figur 57: Stycket Ändringsmeddelanden i vyn Information om individen. Uppgifterna som visas beskrivs i stycke 4.6.2. Om ett ändringsmeddelande har status Nytt visas även en soptunna längst till höger på raden för åtgärden att ta bort ett ändringsmeddelande. Det är inte möjligt att ta bort ett ändringsmeddelande som har någon annan status. Notera! I e-tjänsten visas ej begärda ändringar av ansvar för ensamkommande som rapporterats till Migrationsverket på blankett 4508. - 45 -
Ta bort ändringsmeddelande Ett ändringsmeddelande i status Nytt är möjligt att ta bort om så behövs, t.ex. om fel datum angetts för en meddelad ändring. Det är inte möjligt att ta bort ett ändringsmeddelande som har någon annan status. Ett meddelande som tas bort finns fortfarande kvar men är då markerat som borttaget vilket innebär att den meddelade ändringen inte hanteras av Migrationsverket. Ta bort ett ändringsmeddelande genom att klicka på ikonen föreställande en soptunna ( ), vilken är placerad längst till höger på raden för ett ändringsmeddelande. figur 58: När soptunnan används i vyn Information om individen öppnas dialogen Bekräfta borttagning. Använd knappen Ja för att bekräfta borttagning och fortsätta eller Nej för att avbryta och återgå till vyn Information om individen. figur 59: Kvittens på att ändringmeddelandet är borttaget. Använd knappen OK för att återgå till vyn Information om individen. figur 60: I vyn Information om individen syns det nyligen borttagna ändringsmeddelandet i stycket Ändringsmeddelanden. - 46 -
- 47 -