E-arkiv i Ale kommun E-arkiv Ale kommun. Ale - Lätt att leva

Relevanta dokument
Mattias Lundin Tel

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun. Innehållsförteckning. Inledning 2

Invånare. Verksamhet. Bevarande

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö

Verksamhetssystem och dokumenthantering

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4

Digital arkivering och historiklagring Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digitala möten för myndigheter och högskolor Formpipe Software AB

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv

DoÄr E-arkivering. Projektplan

Lathund för att storstäda i närarkiv och arbetsrum

Kommits vårkonferens 2009

E-arkiv på SLL landstingsarkivet

Inspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen. Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital dokumenthantering

Lärplattformar och arkivering

Åtgärder och aktiviteter

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Jenny Hurtig Digitaliseringsstrateg, Värnamo kommun

Kommungemensam Mötesadministration. Nytt sätt att arbeta inom Sundsvalls kommun

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Resans gång hur går vi vidare nu?

Linköping Norrköping -samarbete kring e-arkivering

Ta hand om föreningens bästa minnen

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.

Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4

Dokumenthanteringsplan

Gallring av pappershandlingar som skannats till Valnämndens diarium

Designarkivet och det Digitala Arkivet. Anders Gidlöf, arkivarie och ansvarig för Digital arkivering

Hantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Elektroniskt bevarande, etapp 2. Caspar Gielissen, projektledare

Arkivet föreningens bästa minne

Förstudie för ett centralt e-arkiv

Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg,

Äntligen ett earkiv!

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Förenklad förstudie och samarbetsförslag

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET

Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun KS-2014/29

Arkivverksamheten i Kävlinge kommun, arkivrapport 2017 Ärende 10 KS 2018/62

Förteckna och leverera arkiv

Konstnärsnämnden. arkivredovisning och e-arkiv. - Ärendehantering, processorienterad

Österåkers kommuns styrdokument

E-tjänst Särskilt boende Projektplan Version 1.0

Slutrapport från arkivinspektion

Information från Mölndal (Mathias Krusell)

Granskningsrapport Tillämpning av Offentlighetsprincipen

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: BARN- OCH ELEVHÄLSAN Beslutad: KS 2017-xx-xx, dnr KFKS 2017/26 Upprättad:

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad. stockholm.se

Riktlinjer för digital slutarkivering

E-arkiv, eardoch Pre-pre-ingest

Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen arkiv

Bilaga 2. Gallring av utbildningsförvaltningens

eard Projektet Karin Bredenberg /

KUM-projektet. Kvalitetsnätverket GR

Riktlinjer och mål för digitaliseringsarbete

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Lathund för att storstäda i mappar/filer

E arkiv är en organisationsfråga

Avropsavtalsbilaga 5

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

Reglemente för arkiv

Projektplan. Elektroniskt bevarande

DIARIEFÖRINGSHANDBOK Version 0.2

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Regelverk för skanning av patientinformation i PMO

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Sammanträdesprotokoll. Kommunstyrelsens allmänna utskott

Dokumenthanteringsplan

Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Naturvårdsverket

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Från splittrad IT-miljö till driv i digitaliseringen. Offentliga rummet 2017 Catrin Ditz, CIO Uppsala kommun

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

molndal.se MÖLNDALS STAD invånare

Rapport fördjupad nulägesanalys

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG Antal sidor: 6

Projektplan GIS STADSMILJÖ- OCH SERVICEFÖRVALTNINGEN (9) Dnr STN-1121/2015

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: PROJEKTBESKRIVNING... 1

1(7) Datum: Dokumentversion: Avser tjänstens gränssnittsversion: Produktbeskrivning: Akt Direkt

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

R7e-arkiv ett exempel på en fungerande e-arkivlösning

KS 4 4 SEPTEMBER 2013

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

Ansvarig/ Förvaring

Transkript:

E-arkiv i Ale kommun

Det var en gång Våren 2008: Bristande rutiner i hanteringen av bygglovshandlingar ledde till ett nämnduppdrag om digital hantering av bygglovshandlingar En arbetsgrupp innehållande administrationen på bygglovsenheten och kommunarkivarien tillsattes vilken började undersöka möjligheterna med ett digitalt arkiv

Insikten om e-arkiv 1. Göra oss av med föråldrad teknik med fichekort och läsare 2. Digitalisering av handlingar på mikrofiche möjliggör Tillgängliggöra bygglovshandlingar för handläggare vid sina arbetsstationer Tillgängliga bygglovshandlingar på webben för allmänhet och mäklare 3. Möjliggöra integration med ärendehanteringssystem och således undvika onödiga utskrifter 4. Möjliggöra ett e-arkiv för kommunens alla verksamheter. Vi hade upplevt tillfällen då information gått förlorad då gamla system gått i graven

Införande Processkartlägga (trots att vi inte är statlig myndighet valde vi att arkivförteckning skall ske enligt processer) Skapa arkivstruktur, rätt metadata till objekt på alla nivåer Planera utbildningar Installera testmiljö Test och leveransgodkännande E-arkivet gick i drift 2011!

Ekonomi I vår projektplan sattes det endast upp kostnader för projektdeltagarnas egna medverkan Vi hörde oss för vad andra kommuner betalat för sina e-arkiv för att få reda på vad vi kan förväntas behöva betala Sedan satte vi oss ner med berörda chefer och löste kostnadsfrågan

Vägval och strategier- framgångsfaktorer i Ale Våga införa e-arkiv succesivt! När man väl har systemet i drift är det lättare att visa på fördelarna och skapa nya delprojekt. Ha med alla tre ben: verksamhet, arkiv och IT Inventera system som är i behov av att leverera till e-arkiv Som man ropar får man svar att arkivera är inte valfritt

Vägval och strategier- framgångsfaktorer i Ale Leveransplanering ett gemensamt projekt Tidplan när kan arkivmyndigheten ta emot? Gemensam plan internt Ha respekt för mognadsprocessen Engagera och informera rätt personal/beslutsfattare med rätt kompetens

Lärdomar eller fördomar Smutsiga system vill vi ha in allt i e-arkivet? Allt ska digitaliseras Allt ska tillgängliggöras för allmänheten E-arkivet effektiviserar och sparar tid, pengar och miljö 2016-10-13 Presentationens namn

I e-arkivet idag 110 000 bygglovshandlingar varav 90 000 är skannade från mikrofiche och 20 000 är skannade från papper. Dessa finnstillgängliga för medborgare 13 881 journaler från Sofia och Rehab som kommer minska successivt då de ska gallras när de är 10 år gamla Cirka 200 pdf-filer med timrapporter där en fil innehåller en månads timrapporter. Personalavdelningen har kunnat slänga motsvarande antal pärmar.. Elevinformationen från systemet Adela. Slutbetyg från Ale gymnasium i pdf System för personaladministration HR+

Framtida planer Ansluta byggärendehanteringssystemet Castor Automatiskt en koppling till ärendehanteringssystemet Castor 5 arkivskåp med anbud arkiveras Koppling till PMO under utredning Anslutning av journalsystemet Treserva

Nämnder i e-arkivet idag (Java-klient) 2016-10-13 Presentationens namn

Kommunstyrelsen e-arkivet (Java-klient) Personaladministration här har vi både ett system avställt och arkiverade pdf av timavlönad personal Upphandlingsenheten arkiverar avtal i pdf 2016-10-13 Presentationens namn

Omsorg och arbetsmarknads arkiv (Java-klient enbart) Här har vi ett exempel på det vi kallar mellanarkiv. 2016-10-13 Presentationens namn

Samhälssbyggnadsnämndens arkiv (Javaklient och webbklient) Här ligger de analoga byggloven inne och det är förberett för de digitala. Handläggarna har en webbklient och en annan webbklient ligger på hemsidan. Färdtjänstärenden kommer från ett system som arkiverats och där finns både xml och inscannade filer. 2016-10-13 Presentationens namn

Utbildningsnämndens arkiv (Javaklient) Här har vi arkiverat med hjälp av leverantören när det gäller digital information. Den analoga informationen, slutbetygen, har vi själva konverterat och arkiverat. Än så länge ligger detta bara i Javaklienten. 2016-10-13 Presentationens namn

Ale kommun Emma Einarsson, arkivarie (emma.einarsson@ale.se) May Herlin, IT-strateg (may herlin@ale.se) Bengt Wassenius, byggnadsinspektör (bengt.wassenius@ale.se) 2016-10-13 Presentationens namn