Sammanträdesprotokoll. Kommunstyrelsens allmänna utskott

Transkript

1 Kommunstyrelsens allmänna utskott Plats och tid Beslutande Messingen, Love almqvists torg 1. Lokal: Lundström Onsdagen den 16 september 2015, klockan 8: Ledamöter: Anders Rosén (V), ordf Per-Erik Kanström (M) Ann Christin Martens (S), tjg ers Leif Bejhed (V), tjg ers Roland Storm (VB), tjg ers Ersättare: Övriga deltagande Utses att justera Torgny Hagelin, direktör med ansvar för HR och Stöd & Process, Sara Svanfeldt, enhetschef HR och löner, Timmie Aspelin, nämndsekreterare Emma Rauf-Otworowski, nämndsekreterare Filip Olma, kanslichef Sofia Gullberg, projektledare Per-Erik Kanström (M) Justeringens plats och tid Kommunhuset Dragonvägen 86. Torsdagen den 24 september 2015 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer Ordförande... Justerande... ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens allmänna utskott Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kanslienheten Underskrift...

2 Kommunstyrelsens allmänna utskott Närvarorätt Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar att Filip Olma får närvara vid sammanträde den 16 september 2015.

3 Kommunstyrelsens allmänna utskott Val av pensionsbestämmelser (KS/2015:149) Allmänna utskottets beslut Ärendet utgår.

4 Kommunstyrelsens allmänna utskott Digitala personalakter återkoppling (KS/2014:143) Allmänna utskottets beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott noterar informationen till protokollet. Beskrivning av ärendet Kommunens finansierade tjänster ska hålla hög kvalitet och utföras på ett effektivt sätt. Kommunen ska dessutom vara ett föredöme inom miljöområdet och bedriva ett systematiskt miljöarbete som leder till ett hållbart samhälle. Kommunstyrelsen fattade följande beslut: Kommunstyrelsen beslutar att påbörja digitalisering av samtliga aktuella personalakter. Senast 1 juni 2015 ska samtliga aktiva personalakter finnas digitalt. HR & Löneenheten får i uppdrag att genomföra digitaliseringen. Projektet finansieras inom stöd & process budget. Arbetet med att digitalisera samtliga aktiva personalakter har fortlöpt på ett tillfredsställande sätt. De underlag som har varit i för dåligt skick har sparats i befintliga pappersakter. Digitaliseringen har lett till en effektivare hantering av personalakter. Informationen har blivit mer sökbar och lättillgänglig. Då grundprincipen är att verksamheterna skickar underlag i form av t ex anställningsavtal, betyg/intyg m.m. har HR & löneenheten arbetat fram rutiner för att säkerställa att samtliga anställda har en personalakt. Rapporter ur LEX möjliggör detta på ett effektivt sätt. HR & löneenheten arbetar löpande med att kvalitetssäkra innehållet i personalakterna. Processbeskrivningar är framarbetade både kring skanning och hantering av dokumenten i LEX. Hanteringshänvisningarna har säkerställt en korrekt hantering av handlingarna. Alla personalakter som är skapade innan 1 november 2014 har sparats i pappersformat. Detta tills det finns ett e-arkiv att leverera personalakterna till. Nyupprättade personalakter sparas endast i digitalt format. Inkommande pappershandlingar skannas och gallras efter fattat gallringsbeslut.

5 Kommunstyrelsens allmänna utskott Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott noterar informationen till protokollet.

6 Kommunstyrelsens allmänna utskott På gång inom HR och löneområdet (KS/2014:338) Allmänna utskottets beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott noterar informationen till protokollet. Beskrivning av ärendet Inom HR och löneenheten sker arbete med att både kvalitetssäkra befintliga processer, i syfte att leva upp till målen i personalstrategin, samt utveckling inom HR & Löneområdet. Följande axplock av aktiviteter är implementerade under de senaste 6 månaderna eller pågår för tillfället: Frukost-och lunchmöten för chefer Genomlysning av arbetsgivarmärket E-lönebesked Nyanställningsprocess på Insidan Fortsatt utveckling av KIA arbetsmiljösystem. Skyddsronder på läsplatta. Mentorprogram Infört Artvise ärendehanteringssystem För Väsby 2020 ur ett medarbetarperspektiv Licensierade på personlighetstester Ytterligare presentation av ovanstående insatser och arbetet med arbetsgivarvarumärket ges vid sammanträdet. Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott noterar informationen till protokollet.

7 Kommunstyrelsens allmänna utskott Stöd & Process, delårsrapport 2, september 2015 (KS/2015:111) Allmänna utskottets beslut Allmänna utskottet godkänner stöd & process delårsrapport 2 för 2015 Beskrivning av ärendet Stöd och process andra delårsrapport för 2015 visar på ett fortsatt arbete med att förbättra bemötandet gentemot våra kunder. Under första delåret skickades en enkät ut till kontorets kunder, vilken analyserades under våren. Svarsfrekvensen var tämligen låg, varför kontoret nu inhämtar kompletterande information. Enkäten kommer att redovisas i årsberättelsen. Den ska också, från och med nu, skickas årligen för en kontinuerlig uppföljning och ett fortsatt kvalitetsarbete. Många av kontorets nyckeltal redovisas inte förrän i årsberättelsen. Av de som redovisas i delår 2 syns en mycket god servicegrad på telefon, samt en mycket hög andel nöjda kunder. Båda målen uppfylldes med god marginal. Vad gäller kunds återkoppling via digitala kanaler inom åtta timmar nås målet inte helt. Det förklaras med en pressad arbetssituation som följd av sjukskrivningar. Under delar av våren, liksom om under fjolårets första månader, fungerade periodvis inte kommunens e-tjänster. Det ekonomiska resultatet för september månad visar ett preliminärt på ett positivt resultat om 1,5 miljoner kronor. Prognosen för helåret är omkring 0,2 miljoner kronor plus. Orsaken till avvikelserna är sjukskrivningar och vakanser för kontoret. Stöd & process arbetar för ett resultat i balans, men också med att skapa utrymme för kvalitetsförbättring och för att ha möjlighet att möta upp för oförutsedda händelser. Avseende sjukskrivningar och vakanser så har var chef ett uppdrag att säkra kompetensförsörjning på kort och lång sikt samt att följa upp vid sjukdom. Förslag till beslut Allmänna utskottet godkänner stöd & process delårsrapport 2 för 2015

8 Kommunstyrelsens allmänna utskott Beslutsunderlag Delarsrapport (Stod & process) Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen.

9 Kommunstyrelsens allmänna utskott Slutrapport av Ung i Väsby 2015 (KS/2014:291) Allmänna utskottets beslut Allmänna utskottet godkänner rapporten och redovisningen av informationen. Beskrivning av ärendet Den 11 februari genomfördes för 12:e året i rad ungdomsforumet Ung i Väsby. Den 4 februari anordnades ett Ung i Väsby forum i mindre skala för elever vid Smedby grundsärskola. Ung i Väsby genomförs med syftet att ge ungdomar i kommunen en möjlighet att påverka, samt att bekanta elever med hur demokrati och beslutsfattande kan fungera i praktiken. Elever i årskurserna 6-9 från Väsbys skolor bjöds in att delta vid forumet. Planering och genomförande av forumet skedde med hjälp av en projektgrupp bestående av ungdomar från olika skolor. I år samarbetade projektet med det pågående skolutvecklingsprojektet Ett lärande Väsby. Temat för forumet var skolan och frågorna berörde tre delområden; elevinflytande, elevers arbetsmiljö och lärande. Elevernas åsikter inom de tre områdena sammanställdes till en rapport som delades ut till skolorna i april Utöver diskussionspass inom temat hölls även en speed-dejting där eleverna fick möjligheter att fritt ställa frågor till deltagande politiker och tjänstemän under forumet. Totalt deltog 126 elever den 11 februari och vid det mindre forumet för särskolans elever deltog 14 elever. Ung i Väsby är ett viktigt forum för ungdomarna i kommunen, både som en mötesplats för utveckling av kommunen samt som arena för att pröva nya arbetssätt. Sammanfattningsvis så uppfylldes syftet med projektet. För att möjliggöra vidareutveckling och förbättring av projektet har en rapport om projektet Ung i Väsby 2015 gjorts. Förslag till beslut Allmänna utskottet godkänner rapporten och redovisningen av informationen.

10 Kommunstyrelsens allmänna utskott Beslutsunderlag 1. Beslut, Kommunstyrelsens allmänna utskott , Dnr KS/2014: Slutrapport Ung i Väsby 2015 Beslutet skickas till: Kultur- och fritidsnämnden Utbildningsnämnden Samtliga grundskolor i Upplands Väsby Samtliga fritidsgårdar i Upplands Väsby Projektet Ett lärande Väsby Elevråden i Upplands Väsby