Designarkivet och det Digitala Arkivet. Anders Gidlöf, arkivarie och ansvarig för Digital arkivering

Transkript

1 Designarkivet och det Digitala Arkivet Anders Gidlöf, arkivarie och ansvarig för Digital arkivering

2 Vårt case - digitala arkiv i näringslivet» Historien går vidare i digital form» Urval i informationsfloden» Texter, bilder, filmer, webbplatser, trycksaker, e-post» Rädda filer som försvinner vid t ex server- och programskiften» Kopiera gamla cd-skivor och disketter

3 Snabb förändring i företagens sätt att arbeta» Fram till 1990-tal: papper» 1990-tal: Digital dokumentation tar över» : Internet och e-post» Ca 2000: Digital bild, film, ljud» 2005: Pdf blir arkiveringsformat» 2000-talet: Digitalt arbetssätt även hos industridesigners och arkitekter Premiärtur med förarlösa Alwegtåget (Axel Wenner- Grens projekt) i Köln Ur CfN:s arkiv

4 Vad krävde vi av ett nytt system? Arkivering Konvertering Säkerhet Befintliga system Metadataregistrering Sökrutiner Använda arkivfilerna

5 Så startade vi» Projekt och samarbeten. Forskare, kundföretag, fonder och stiftelser» Samlingar med designrelaterat material i många företagsarkiv» Efterfrågan på tjänst kring digital arkivering» Eftersatt område i arkivvärlden» 2008: Start för projekt med anslag från Stiftelsen Marcus och Amalia Wallenbergs Minnesfond

6 Varför valde vi IBM FileNet P8? Dator hallhos Thule på Sveavägen Ur Skandias arkiv hos CfN

7 Vilka anpassningar gjordes i FileNet P8?» Återanvändning av befintligt Active Directory» Koppling till CfN:s arkivredovisningssystem» Specialanpassade dokumentklasser» Detaljregistreringsfunktion på filnivå (som tidigare bild- och filmregister)» Favoritlistor och exportfunktion» Statistikfunktion för data- och filmängder» Möjlighet till textsökning i dokumentfiler Svenska Radioaktiebolaget på Alströmergatan, sent 1950-tal. Radiola TV-mottagare tillverkas. Ur Ericssons arkiv hos CfN

8 Från företag till arkiv Digitalisering i stor skala Digitalt material hos medlemsföretaget Medlemsföretagets äldre arkiv, oftast hos CfN Överföring filer Förberedelsemiljö för digitalt material hos CfN Förteckna Digitalisering i liten skala Import filer Arkivredovisningssystem Förteckna Metadata Digitala Arkivet inklusive webbklient CfN Online (detaljregistrering, sökning, export)

9 Digitala Arkivet Från bevara till berätta Medlemsföretagets behov, t ex historisk webbplats Digitala Forskarsalen Exportpaket filer + metadata Övriga användningsområden

10 Digitala Arkivet matar historiska webbplatser

11 Det analoga Designarkivet» Exempel på innehåll: Textil- och grafikdesigners som Annika Malmström-Bladini och Sif Öberg Industridesigners som Gunnar Jonsson, Kenneth Österlin, Peter Nordgren, Björn Alge, Roland Lindhé och Lars Lallerstedt Sveriges förste industridesigner Ralph Lysell Interna designavdelningar hos Electrolux och H&M Material från Bolinders Mekaniska Verkstad Branschorganisationer: Svensk Form, KRO, KIF

12 Exempel på material A & E Design, Turn-o-matic Electrolux skiss dammsugare 1985 Peter Nordström Slotts och Bolinders Mekaniska Verkstad 1840-tal Annika Malmström-Bladini

13 Samarbete mellan Centrum för Näringslivshistoria och Föreningen Svensk Form» Samsökning i flera register med bilder, arkivförteckningar och bibliotek» Svensk Forms material dominerar nyregistrering via webben» Designrelaterat material ur CfN:s andra arkiv

14

15

16 Projektet » Arkivarbeten: ordna och tillgängliggöra analogt arkivmaterial» Inredning av specialutrymmen och klimatarkiv» Seminarier/samtal med forskare och designers» Tjänst för arkivering och återsökning av digitalt material

17 Resultat» Plattform för bevarande i samarbete med IBM» Arkiveringssystem: IBM FileNet P8» Specialanpassning och utveckling av mjukvara i samarbete med apendo» Lista över lämpliga format för långtidslagring» Tillämpning av CFN:s modell för deposition av arkivmaterial» Allt verksamhetsrelaterat material kan arkiveras digitalt» Specialdesign av mediadatabas och forskarsal på

18 CfN Online

19 Modern designprocess är digital 3D 1. skiss 2. Rendering

20 Modern designprocess är digital 3D 3. CAD-fil 4. Animation

21 Modern designprocess är digital 3D Konceptdesign 6. Färdig produkt

22 Alla dokumenttyper intressanta» Beställningar/kravspecifikationer» Arbetstexter» Urval av e-post» Offerter» Räkenskaper» Arbetsgruppsprotokoll (inom större företag)» Utvärderingar» Marknadsföringsmaterial

23 Medier och filformat» Textdokument, bilder, skisser, filmer, animationer, 3D-filer, ljud, webbplatser, e-post» Word, excel, pdf, tiff, jpeg, mpeg, quicktime, flash, cad, html, xml, eps, ppt m fl filformat» CfN konverterar till arkivbeständiga format

24 Arkivprocess, digitala original» Inventera» Ta emot: USB, extern hårddisk, ftp-överföring etc» Validera: kontrollera läsbarhet och fastställa proveniens» Ordna och förteckna» Konvertera till arkivbeständiga format» Importera till digitala arkivet

25 Arkivprocess, analoga original» Inventera» Ta emot» Ordna och förteckna» Göra urval för digitalisering» Digitalisera» Importera filerna till Digitala Arkivet

26 I dagsläget» Tjänster i drift för såväl företag som forskare.» Innehåll på servrar: c:a 4,4 TB, varav 1,5 TB förtecknat och registrerat.» Bland deponenterna av digitalt material: Ericsson, ICA, Svensk Form, Skanska, Svenskt Näringsliv, Lantmännen, Lantbrukarnas Riksförbund, Svenska Spel» H & M, Stiftelsen Olle Engkvist Byggmästare, Stockholms Hantverksförening och designers som Sif Öberg deponerar även digitalt designmaterial.

27 Digitalt Arkiv nytta för alla» Äldre arkivmaterial tillgängligt» Nyare historia räddas» Lättare besvara historiska frågor» Egna servrar kan avlastas» Initial investering - billigt i längden» Urvalsstrategier tas fram» Till glädje för forskning och övriga privata arkivbrukare Veckolön till 3000 arbetare kontrollräknas vid LM Ericsson Ur Ericssons arkiv hos CfN

28 Framtida utmaningar» Krympande avstånd mellan historia och nutid» Mer integration mellan arkivarien och den dagliga verksamheten» E-post, dokumenthanteringssystem, webbplatser» Automatiserad filöverföring?» Filformat för långtidsförvaring» Urval!

29 Tack för uppmärksamheten!