Sickanportal Översikt

Sickanportal Översikt Version 2.69 2018-05-18 Miljödata AB Ronnebygatan 46 Tel. 0455-33 35 30 371 87 Karlskrona Org. nr 556324-4036 www.miljodata.se

Sjukskrivningstjänsten Sickan Med sjukskrivningstjänsten Sickan får man dels en snabb och personlig återkoppling till de sjukskrivna men också rapportering om sjukskrivningen till närmaste chef med mail och/eller sms. Sjukinformationen kan också föras över automatiskt till ert tid/lönesystem. Ett systematiskt hälsoarbete sänker sjukfrånvaron. De fall som trots de snabba insatserna resulterar i längre sjukskrivning kan med hjälp av företagshälsovården erbjudas effektiv rehabilitering. Arbetsgången i Sickan Den sjuke ringer till en telefonsvarare och frånvaro- och närvaroanmäler sig. Han/hon får då ange personnummer, telefonnummer att nås på samt sjukfrånvaroorsak och uppgifterna hamnar automatiskt i en bevakningslista i Sickan (Kontaktlistan). Samtidigt går ett sms/mail till personens närmaste chef som då snabbt kan tillsätta vikarie. En sjuksköterska kan sedan i lugn och ro beta av listan med sjukanmälningar och ringa dessa utifrån Sickans sjukfrånvarolista, för att ge råd och stöd. Den sjuke ringer även och friskanmäler sig till samma telefonnummer. Sickanportal Översikt Sida 2(15)

Inloggning Sickanportal Du loggar in på en Internetadress med webbläsare (Microsoft Internet Explorer). Ange Användarnamn och Lösenord, klicka sedan på knappen Logga in. Klicka på länken nedanför om du har glömt ditt lösenord. Vid systemavbrott, om kommunikationen med servern bryts, kommer en dialogruta upp. Där ombeds man logga in igen för att kunna fortsätta utan att förlora de uppgifter man skrivit in. Sickanportal layout Alla huvudfunktioner i Sickan visas som flikar överst på bildskärmen, med markering på den sidan man står på. För varje rutin/flik finns det knappar/kommandon som t ex Sök på bilden nedan. Överst på varje flik visas ett urvalsfält med flera rader/fält där du kan göra ev urval. Klicka på Sök om du gjort ett urval så visas listan enligt ditt urval. Knappen Rensa rensar urvalet. Knappen Skriv ut skriver ut det urval som visas, klicka på pilen bredvid denna knapp (pilen visas när du ställer dig med musen över knappen) så kan du välja utskriftsformat: Sammanställning sjukdagar visar sjukfrånvaro fördelat per sjukintervaller samt per kör och åldersgrupper, samt med graf. Sickanportal Översikt Sida 3(15)

Överallt i Sickan finns hjälptexter, klicka på symbolen för att få hjälp. Längst uppe i högra hörnet finns knappen Logga ut som används vid urloggning ur Sickan. Fliken Sjukfrånvaro (startflik) Det undre fältet i Sickanportalen, Frånvaroöversikten (startfliken), visar alla in-ringna sjukfall inom det tidsintervall och ev urval som visas överst på sidan, varje rad representerar ett sjukfall. Förutom namn och organisationstillhörighet visas kolumner med start- och ev slutdatum för sjukperioden, datum för friskprognos, antal sjukdagar (för den senaste sjukperioden), antal sjuktillfällen, rehabkedjedagar (enl Försäkringskassans beräkningsprincip fr o m 2008-07-01), löneartskod och sjukfrånvaroprocent. Gör ev urval och klicka på knappen Sök. Markera en person (en rad) så visas sjukfrånvaron grafiskt nedanför. Sickanportal Översikt Sida 4(15)

I kolumnen Intyg visas ett I om sjukintyg finns för sjukperioden, visas 1 krävs ett förstadagsintyg för personen. Står det ett utropstecken i denna kolumn har personen varit sjuk i mer än 7 dagar och läkarintyg krävs men saknas. Klicka på +tecknet om du vill se samtliga sjukperioder för ett sjukfall, även bakåt i tiden. Ändra sorteringsordning genom att klicka på valfri rubrik t.ex rubriken Namn, då sorteras sjukfallslistan i alfabetsordning. Markera en person/en rad så visas sjukfrånvaron grafiskt längst ner på sidan. Denna grafiska visning går även att datuminställa (till höger om grafen). Du kan t ex välja att titta på en viss sjukdomstyp (klicka på rubriken Typ i urvalsfältet och kryssa endast i vad du önskar se t ex alla som gjorts tredagarssamtal på. Ej behandlad är alla inkomna samtal som en sköterska ännu inte ringt upp). Du kan också t ex klicka ur kryssrutan Sjuka idag om du vill se friskanmälda som har varit sjuka tidigare, söka upp en viss person genom att skriva dennes namn i namn-fältet eller att du vill se sjukfall för en viss organisationsdel (klicka på fältet Organisation). Varje gång du gjort ett urval mitt på fältet så ändras sjukfallslistan nedanför. Väljer du ingenting i urvalsfälten så visas allt. Knappen Skriv ut ger dig en Pdf-utskrift (enligt det urval du gjort, pilen bredvid ger dig möjlighet att välja Word eller Excel) och knappen Rensa ta bort ev urval du gjort. Dubbelklicka på ett sjukfall/en rad så visas en dialogruta med mer information om just det sjukfallet: Sickanportal Översikt Sida 5(15)

I övre vänstra hörnet visas sjukfrånvaron (endast den sjukfrånvaron som får delges chefen), klickar du på en rad visas mer information, t ex ansvarig sköterska, i rutan till höger. I undre vänstra hörnet visas de anteckningar som sköterskan har gjort och som även skickats till chefen som epost. Klickar du på en rad visas mer information i rutan till höger. Man kan som chef även klicka på knappen Närvaroanmäla om nu medarbetaren skulle ha missat detta, då får man ange slutdatum som då sparas för sjukperioden samt att en anteckning om detta sparas: Klicka på knappen Stäng för att stänga hela dialogrutan och komma tillbaka till Sickanportalens översikt. Sickanportal Översikt Sida 6(15)

Fliken Statistik För varje graf som visas kan man klicka på symbolen bredvid en av graferna för att visa denna i större format. Kryss-knappen stänger sedan den stora grafvisningen. Skrivarsymbolen bredvid ger dig en utskrift av just den grafen. Vy för graferna kan ställas in/ändras under fliken Övriga funktioner Vyer. Underfliken Sjukfrånvaro Denna statistikbild visar grafer och statistik för sjukfrånvaron: Antal sjukfall: Antal sjukfall för män resp kvinnor samt totalantalet Sjukanmälningar per veckodag: sjukanmälningar för män resp kvinnor samt totalantalet, per veckodag Sjukanmälan per åldersgrupp: sjukanmälan för män resp kvinnor samt totalantalet, per åldersgrupp Sjukfrånvarodagar per kön: antal sjukdagar för män resp kvinnor samt totalantalet, redovisas under vissa datum i grafen Sickanportal Översikt Sida 7(15)

Underfliken Sjukfrånvaro arbetsrelaterat Arbetsrelaterat per sjukfrånvarotyp: arbetsrelaterat resp icke arbetsrelaterat Frånvarodagar fördelning: arbetsrelaterat resp icke arbetsrelaterat Underfliken VAB VAB fall per person: Antal VAB fall för män resp kvinnor samt totalantalet VAB per veckodag: VAB för män resp kvinnor samt totalantalet, per veckodag Sickanportal Översikt Sida 8(15)

VAB per åldersgrupp: VAB för män resp kvinnor samt totalantalet, per åldersgrupp VAB per kön: antal VAB dagar för män resp kvinnor samt totalantalet, redovisas under vissa datum i grafen Underfliken Frånvaro Denna statistikbild visar grafer och statistik för all typ av frånvaro (inte bara sjukfrånvaro): Graferna som visas består av: Sjukfrånvarotyp: de olika sjukfrånvarotyperna i antal Antal personer med sjukfrånvaro per åldersgrupp: antal personer med sjukfrånvaro, fördelat på totalen, män resp kvinnor samt antalet friska Frånvarodagar per månad: antal frånvarodagar för sjukdom, vab och övrigt, redovisat månadsvis Sjukfrånvarodagar per månad: samma som ovan fast endast sjukfrånvaro, antal sjukfrånvarodagar redovisat per månad i staplar Underfliken Trender Denna statistikbild visar grafer och statistik för all typ av frånvaro (inte bara sjukfrånvaro): Sickanportal Översikt Sida 9(15)

Långtidsfrisk (1 år) med referens: antal personer som varit friska i minst ett år, referens till hela databasen Långtidssjukfrånvaro (>59 dagar) med referens: sjukfrånvaro över 59 dagar i %, referens till hela databasen Sjukfrånvaro med referens: total sjukfrånvaro i %, referens till hela databasen Korttidssjukfrånvaro (<60 dagar) med referens: sjukfrånvaro under 60 dagar i %, referens till hela databasen Administration Underfliken Personal Här kan du lägga till nyanställd personal manuellt samt även ange om en person bytt avdelning inom företaget. Står du på Start i högra översta hörnet och klickar på knappen Sök visas all personal. Markera en person så visas mer information längst ner på sidan. Du kan välja viss del av organisationen också och se personal som är registrerad här. Sickanportal Översikt Sida 10(15)

Markera en person i listan för att se info nedanför. Dubbelklicka på en person för att ändra organisationstillhörighet och/eller välj knappen Lägg till för att skapa en ny person i Sickan (samma dialogruta visas): Ändra eller skriv in personuppgifter, klicka sedan på Spara person. Klicka på Lägg till om det är en nyskapad person eller klicka på Ändra eller Flytta om du vill ändra en person för att ange eller byta arbetsplats. Klicka på Spara arbetsplats och sedan Stäng när du är klar. Knappen Skriv ut ger dig en utskrift över personalen. Sickanportal Översikt Sida 11(15)

Underfliken Organisation Här hanterar du manuellt organisationsförändringar. Står du på Start i högra översta hörnet och klickar på knappen Sök visas hela organisationen. Klicka på ev plustecken för att gå djupare ner i strukturen. Markera en organisationsdel som du vill ändra namn på eller ta bort och klicka på Ändra respektive Ta bort. Vill du lägga till en ny avdelning så ställ dig med markören där den ska ligga under och klicka på knappen Lägg till. Fyll i eller ändra uppgifterna och klicka på knappen Spara när du är klar. Knappen Skriv ut ger dig en utskrift över organisationsstrukturen. Underfliken Ansvariga Här kan du läggas upp chefer och koppla så de endast ser sin egen organisation, samt även ange vilka mail de ska få från Sickan. Markera Start i högra översta hörnet och klicka på Sök så ser du alla ansvariga till Sickanportalen. Markerar du en ansvarig person så ser du mer info nedanför. Dubbelklicka för att ändra något eller klicka på knappen Lägg till för att skapa ny chef som ska få tillgång till Sickanportalen. Sickanportal Översikt Sida 12(15)

Du kan även välja knappen Skriv ut för utskrift av de ansvariga cheferna, klicka på pilen bredvid för att ange format. Följande dialogruta visas om du vill ändra eller skapa ny chef: Sickanportal Översikt Sida 13(15)

Fyll i namn och inloggningsuppgifter (även e-postadress). Ange behörighetsgruppen ingen behörighet samt se till att ett kryss finns i rutan Aktiv. Nu kan du klicka på Spara ansvarig. Koppla arbetsplats Nu kan du i samma dialogruta koppla arbetsplatser, dvs ge chefen behörighet att endast se sin personal i Sickanportalen. Klicka på knappen Koppla arbetsplatser och välj en eller flera organisationsnivåer som chefen ska få tillgång att se i Sickanportalen. Dessa visas i det stora fältet mitt på sidan som heter arbetsplatser. Väljer du ingenting här får chefer se alla kommande sjukanmälningar i databasen. Innan du klickar på Spara kan du läsa nästa stycke. Koppla mail Klicka på Koppla notifieringar i dialogrutan ovan. Välj vilken organisationsnivå chefen ska får mailbevakningar från samt vilka mail, de du kan välja mellan är Sickan Sjukanmälan och Sickan Friskanmälan vilket betyder att chefen får mail om sjuk- och friskanmälan på vald organisationsnivå. Klicka på Spara när du är klar. Denna notifiering visas nu i det stora fältet längst ner på sidan som heter Notifieringar. Nu kan du klicka på det röda krysset och ser din nyupplagda chef i listan med chefer. Underfliken Skicka fil Här kan du skicka uppdaterad fil till Miljödata, filen skickas krypterat och säkert. Bläddra upp filen och klicka på Ladda upp vald fil : Nu får Miljödata denna info och filen. Fliken Urval Fliken Urval lite längre ut bland flikarna till höger ger dig möjlighet att göra urvalsinställningar på vilken organisationsdel och vilket datumintervall du vill titta på i Sickan och som graferna ska visa när du startar Sickan (du kan givetvis ändra urval i fälten ändå): Sickanportal Översikt Sida 14(15)

Klicka i fältet Organisation och kryssa där i vilken organisationsdel du vill titta på. Fyll i ev datumintervall. Låter du det vara tomt i dessa rutor får du se allt. Klickar du sedan på knappen Spara så ändras ditt urval enligt dina önskemål. Sickanportal Översikt Sida 15(15)