Projektplan Implementation av ny rutin och IT-stöd för samordnad vårdplanering

1 Dokumenttyp: Projekt: Projeknr: Projektplan Implementation av ny rutin och IT-tjänst för SVPL Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Eva Claesson, Ingrid Björkman 2009-03-31 Projektplan Implementation av ny rutin och IT-stöd för samordnad vårdplanering

2 Innehållsförteckning Projektplan... 1 Implementation av ny rutin och IT-stöd för samordnad vårdplanering... 1 0.1 Syftet med projektplan för Implementation av rutin och IT-stöd...4 0.2 Regler för projektplanen...4 0.3 Uppdateringar i den aktuella utgåvan...4 0.4 Styrande dokument...4 1 Inledning...5 1.1 Projektinformation...5 1.2 Bakgrund...5 2 Målbeskrivning... 7 2.1 Effektmål...7 2.1.1 Redovisning av nyttan...7 2.1.1.1 Nyttoanalys...7 2.1.1.2 Nyckeltal...8 2.2 Arbetsmål...8 2.3 Kritiska faktorer...8 2.4 Förutsättningar...9 3 Beskrivning... 10 3.1 Omfattning...10 3.2 Avgränsningar...10 3.3 Start...10 3.4 Avslut...10 3.4.1 Förvaltning...10 4 Organisation... 11 4.1 Projektorganisation Samordnad vårdplanering...11 4.2 Chefgrupp ReKo Sjuhärad...11 4.3 Projektledare...11 4.4 Projektgrupp...11 4.5 Möten...12 5 Implementation... 13 5.1 Tidsplanering...13

3 5.2 Tids- och aktivitetsplan...13 5.2.1 Förberedelsefas /Införandefas...13 5.2.2 Införandefas...17 5.2.3 Uppföljningsfas...17 5.3 Resursplan...17 5.4 Budget...17 5 Bilagor... 19

4 0.1 Syftet med projektplan för Implementation av rutin och IT-stöd Projektplanen är ett styrande dokument och ska finnas tillgängligt för alla som berörs av projektet. Den underlättar och effektiviserar projektarbetet, den anger även hur projektet startas, styrs och avslutas. I projektplanen beskrivs projektdeltagarnas roller och vilka aktiviteter som ska utföras av vem. Projektplanen ska innehålla alla involverade planer i SVPL- ReKo eller hänvisning till dessa. 0.2 Regler för projektplanen Projektplanen kommer att förändras under projektets gång (dynamiskt dokument). Eftersom projektplanen är ett styrande dokument är projektdeltagarna skyldiga att informera sig om det. Projektplanen kommer under projekttiden att finnas tillgänglig för alla på ReKo Sjuhärads hemsida. Projektledaren ansvarar för att projektplanen är uppdaterad. Kontinuerlig rapportering av projektet till styrgrupp sker vid styrgruppsmöten där projektledaren är föredragande. Slutrapport skrivs av projektledaren. 0.3 Uppdateringar i den aktuella utgåvan Kompletteringar gjorda under rubrik 5.2,1. 0.4 Styrande dokument Datum Version Utfärdare Dokument 2005-10-25 1.0 Christina Wisser Projektdirektiv Samordnad 2006-11-28 1,0 Västra Götalandsregionen VästKom 2007-11-28 1.0 Västra Götalandsregionen, VästKom 2008-09-30 0,30 Västra Götandsregionen 2008-09-22 1.0 ReKo Sjuhärads chefsgrupp vårdplanering, se bilaga 1 Överenskommelse om regiongemensam inriktning för nya rutiner för samordnad vårdplanering för utskrivningsklara patienter, se bilaga 2 Samordnad vårdplanering, gemensam rutin i Västra Götaland, se bilaga 3. Införandepärm, ver 0,30. Bilaga 4 Projektbeskrivning Implementation av IT-stöd för Samordnad vårdplanering. Bilaga 5

5 1 Inledning 1.1 Projektinformation Projektets uppdragsgivare: Projektägare: Projektledare: Bitr projektledare: Delprojektldare: Sekreterare: ReKo Sjuhärad Chefsgruppen ReKo Sjuhärad Eva Claesson, 100 % Ingrid Björkman, 20 % Deltagare i projektgruppen från SÄS, Primärvården, kommunerna, Samrehab och privata vårdgivare Margareta Andersson Projektperiod: 2008-08-21 2010-06-30 1.2 Bakgrund Under våren 2005 inledde Västra Götalandsregionen (VGR) och Västkom ett regionalt samverkansprojekt (SVPL-projektet) i syfte att öka kvalitet och säkerhet i processen runt samordnad vårdplanering för utskrivningsklara patienter. Det regionala SVPL- projektet, som är organiserat med ett antal lokala projekt, har genomförts i olika etapper. Dessa utgör tillsammans underlag som ska möjliggöra införandet av ett IT-stöd för att tillgodose kommunernas, primärvårdens och sjukhusens behov av adekvat och tillgänglig vårdinformation i den samordnade vårdplaneringsprocessen. I målet för det regionala projektet ingår också att ett elektroniskt system som ska förenkla rutinerna för vårddokumentationen och betalningsansvaret mellan parterna. Med utgångspunkt i den utvecklingsstrategi som finns i VGR förväntas en ökad rörlighet för vårdtagare mellan olika vårdgivare. Det ställer krav på att vårdprocessen hanteras likadant i hela Västra Götaland (VG). Verksamhetens behov av att ha information tillgänglig i rätt ögonblick är stort för patienter som bedöms vara utskrivningsklara/presumtivt utskrivningsklara. Med verksamheten avses alla de aktörer som blir inblandade i den vårdplaneringsprocess som blir följden av patientens sjukdomstillstånd. Aktörerna återfinns inom olika specialiteter och inom olika organisationer/huvudmän. Lagen om betalningsansvar för utskrivningsklara patienter vid sjukhus föreskriver att en gemensam vårdplan tas fram och justeras av ansvarig läkare på såväl sjukhus som i primärvård samt ansvarig handläggare i kommunen. För att understödja

6 denna process krävs snabbt utbyte av information mellan de olika aktörerna i vårdplaneringsprocessen. En enhetlig rutin/process för samordnad vårdplanering inom VG har tagits fram. Kommunerna och Västra Götalandsregionen har kommit överens om en gemensam rutin som bygger på informationsspecifikationen med IT-stöd. Se bilaga 3. Det lokala projektet är ett lokalt implementationsprojekt med syfte att införa en enhetlig rutin samt en webbaserad IT-tjänst i ReKo Sjuhärad för att hantera processen samordnad vårdplanering. Det lokala projektet inom ReKo Sjuhärad genomförs i nära samarbete med det regionala SVPL-projektet.

7 2 Målbeskrivning 2.1 Effektmål IT-stöd, istället för fax, kommer att användas för informationsöverföring mellan kommun, primärvård (inkl. privata aktörer), samrehab och sjukhus. It-stödet kommer att utvecklas succesivt och ge full effekt på längre sikt. Det webbbaserade IT-stödet förväntas öka patientsäkerheten samt göra det möjligt att rätt information finns tillgänglig för rätt person vid rätt tillfälle. smidigheten i processen, eftersom informationen är baserad på en utarbetad informationsspecifikation. kvaliteten i den information som utbyts mellan parterna genom att informationen är standardiserad och viss information är tvingande. 2.1.1 Redovisning av nyttan 2.1.1.1 Nyttoanalys På uppdrag av styrgruppen för samordnad vårdplanering (central nivå) har en nyttoanlys genomförts (061215) för att identifiera och värdera de nyttoeffekter som kan tänkas genereras av införandet av ett nytt IT-stöd för den samordnade vårdplaneringsprocessen. De identifierade nyttoeffekterna kommer att visa sig efter hand när integrering med övriga system är klar. Nyttan av nytt IT stöd har redovisats enligt nedan: korrekta personuppgifter erhålls via befolkningsregistret information återanvänds inom applikationen (medärvning) på sikt minskad administrativ tid för olika personalgrupper uppdatering av information genomgående i applikationen pappershantering minimeras åtkomst regleras genom fastställd behörighetsstruktur information finns samlad, tillgänglig och sökbar samtidigt för de som är involverade i vård och omsorg informationsöverföring sker med automatik

8 förbättrad spårbarhet kommunens betaldagar beräknas automatiskt bättre underlag för fakturering erhålls på sikt tillförlitlig statistik avseende utskrivningsklara patienter 2.1.1.2 Nyckeltal Det centrala projektet har identifierat två nyckeltal som skall mätas inom samtliga områden i Västra Götaland under fyra veckor i oktober 2008 och 2009: - Felaktiga fakturor Antalet returnerade/bestridna fakturor som kommer in till sjukhuset under oktober månad sätts i relation till antalet fakturor som skckas från sjukhuset under oktober. Detta nyckeltal förväntas mäta effektiviseringen av den administra rutinen runt betalningsansvaret. - Tid från när kallelse skickas från sjukhus till att vårdplanen är genomförd och justerad. Gäller alla vårdplaner som är justerade under oktober. Detta nyckeltal förväntas mäta effektiviteten i vårdplaneringsprocessen, dvs att ett möte på något sätt kommer till stånd och att man tillsammans kommer överens om olika insatser/åtgärder. Denna process förväntas gå snabbare med IT-stöd än med fax-rutiner. 2.2 Arbetsmål Före sommaren 2009 ha genomfört utbildning på ny rutin om samordnad vårdplanering samt infört den nya rutinen med nya meddelanden (blanketter). Senast 2009-02-28 ha organiserat support för rutinen. Före oktober månad 2009 infört en webbaserad IT-tjänst för samordnad vårdplanering, 2.3 Kritiska faktorer Det centrala projektet kan bli försenat av olika orsaker, bla svårigheter med att ta fram kataloger och kommunikationstorg (nätverk mellan kommunerna). Begänsad tid för Siemens att ågärda brister efter testningar och efter pilotprojektet. Tid och resurser saknas i verksamheten för projektet och därmed också svårigheter att motvera till utbildning. Negativa attityder gentemot vårdplanering och informationsöverföring. Osäkerhet med tanke på ny organisation inom primärvården angående vårdval.

9 Osäkerhet med tanke på kommunernas möjlighetet att kunna konkurrenspröva verksamheter genom att överlåta valet av utförare till invånarna. (Lagen om valfrihet, LOV) Motstånd mot införandet p g a för få uppenbara nyttoeffekter initialt eftersom KLARA SVPL inte är färdigutvecklat vid införandet. 2.4 Förutsättningar Arbetet med projektplan (tids och aktivitetsplan i denna - se punkt 5:2), utbildnings- och informationsplan samt att omsätta planerna i praktiskt arbete förutsätter: Verksamheterna avsätter tid för utbildare och tid för support. Verksamheten erbjuder tid för utbildning av användare. Tekniska lösningen fungerar i varje organisaton.

10 3 Beskrivning 3.1 Omfattning Projektet syftar till att införa en ny enhetlig rutin för samordnad vårdplanering gällande hela Västra Götalandsregionen samt en webbaserad IT-tjänst som hanterar denna process. 3.2 Avgränsningar Endast integration med Västfolket (befolkningsregister för Västra Götalandsregionen) ingår. Därmed ingår EJ integration mot kommunernas befolkningsregister, ej heller mot BIF, KIV, HSA, LISA, MedControl, Elvis, mot vårddokumentationssystemen och mot eventuella ekonomisystem. 3.3 Start Det lokala implementationsprojektet påbörjas i samband med att projektledare anställs, d.v.s. 2008-08-25. 3.4 Avslut Planerat avslut 2010-06-30. 2009-12-31 ska den nya rutinen och det webbaserade IT-stödet vara infört. Under de sex första månaderna 2010 kommer uppföljning av projektet att ske och en slutrapport tas fram. Denna ska godkännas av chefsgruppen för ReKo Sjuhärad Uppdragsgivaren beslutar om avslutning av projektet. 3.4.1 Förvaltning Målsättningen är att ett förslag till en förvaltningsgemensam förvaltningorganisation ska vara klar tills införandefasen påbörjas, dvs. 2009-03-01. Det centrala projektet har uppdraget att beskriva en gemensam förvaltningsorganisation och ta fram partssammansatta ansvarsgrupper för förvaltning av Rutinen Överenskommelsen IT-tjänsten Informationsspecifikationen Utbildning Dokumentation (Ur Projektdirektiv Implementation av IT-tjänst för SVPL, 2008-04-23)

11 4 Organisation 4.1 Projektorganisation Samordnad vårdplanering Se bilaga 6 4.2 Chefgrupp ReKo Sjuhärad Ingela Tuvegran SÄS, ordförande Kerstin von Sydow Primärvården, Södra Älvsborg Magnus Andersson Tranemo kommun Mariana Andersson Herrljunga kommun Carin Bringstedt Samrehab Mark-Svenljunga Mats Elm Primärvården Ingegerd Eriksson Borås Stad John Henriksson Bollebygds kommun Magnus Hultin Marks kommun Ewa Roslund Ulricehamns kommun Svante Stomberg Borås Stad Gunhild Unger Snygg Svenljunga kommun Bertil Martinsson ReKo Sjuhärad Margareta Andersson ReKo Sjuhärad Susanne Guregård SÄS Eva Höglund ÄldreVäst, adjungerad 4.3 Projektledare Projektledare: Eva Claesson, 100 % Biträdande projektledare: Ingrid Björkman, 20 % Delprojektledare: Deltagare i den partssammansatta projektgruppen, dvs. repr. från kommunerna, SÄS, Primärvården, samrehab och de privata vårdgivarna. Sekreterare: Margareta Andersson, ReKo Sjuhärad 4.4 Projektgrupp Gun Carlsson Katarina Olsson Bertil Martinsson Mai Samuelsson Annika Prissberg Sonja Nilsson Rose-Marie Sandberg Ingela Sunneskär Ann-Gerd Sjögren Elisabeth Jonsson Primärvården, Södra Älvsborg Primärvården, Södra Älvsborg Primärvården, Södra Älvsborg Primärvården, Södra Älvsborg SÄS SÄS SÄS, Psykiatriska verksamheten (adjungeras vid behov) Bollebygds kommun Borås Stad Borås Stad

12 Helen Svantesson Maricel Alvarez Carina Rödebäck Ingrid Björkman Marie Eriksson Kristina Süvari Fritsla Vårdcentral Herkules Vårdcentral, Borås Herrljunga kommun Marks kommun Svenljunga kommun Tranemo kommun Ulricehamns kommun Samrehab Privat vårdgivare Privat vårdgivare 4.5 Möten Möten med centralt projekt genom SAMSA Möten med ReKo:s chefsgrupp: Möten under 2008 2008-09-22, 2008-12-01 Möten under 2009 2009-02-16, 2009-05-11, 2009-09-28, 2009-12-07 (Förslag) Vid behov, mellanliggande möten med ReKo:s ordförande Möten med projektgruppen enligt schema höst 2008 och vår 2009. Möte varannan tisdag i jämn vecka 8.30 12.00 fr o m november 2008. Informationsmöten i olika konstellationer

13 5 Implementation 5.1 Tidsplanering Projektfas: 2008-08-25 -- 2010-06-30 Förberedelsefas/ 2008-08-25 2009-12-31 Införandefas: Uppföljningsfas: 2010-01-01 -- 2010-06-30 Eftersom införande av rutin och IT-stödet KLARA SVPL ej kommer att ske samtidigt, kommer förberedelsefas och införandefas att gå in i varandra 5.2 Tids- och aktivitetsplan 5.2.1 Förberedelsefas /Införandefas Aktiviteter Ev dokument Klart Mäta nyckeltal Sammanställning 2008-11-30 Planera för support 2009 rutinen it-stödet Planera för en förvaltningsorganisation (inkl permant support ) Systemförvaltare Systemägare Ansvarsgrupper för förvaltning Plan för supportorganisation (ingår i utbildnings- och informationsplanen) - rutinen - it-stödet Förvaltningsorganisation (Förslag utvecklas från central nivå) 2009-02-28 Planera för utbildning av utbildare, användare, superanvändare och systemadministratörer it-stöd rutinen Utbildnings- och informationsplan 2009-02-28

14 Planera för information och kommunikation Tillämpningsanvisningar Ta bort enskilda ärenden ur SVPL-systemet (SOSFS 2008:14; 2 kap. 6) MBL- information - Förvaltningsnivå Behörighetsnivåerna fastställs på central nivå. (kommer mer info) Behörigheter varje org ansvarar för vilka personer som skall ha de olika behörigheterna. (2008:14; 2 kap. 6 ) Planera för användarkatalog och behörigheter Reservrutiner Utbildnings- och informationsplan: on-line-central info ReKo - hemsida utbildningsmiljö, användarhandbok för IT-stödet snabb-guide rutinen tillämpninganvisning, rutin gemensam SVPL-rutin KLARA SVPL Användarhandbok KLARA SVPL Fältbeskrivningar för samtliga inmatningsfält. Ttillämpningsanvisningar på rutinen att ingå i KLARA SVPL användarhandbok. Rutinen Snabb-guide I KLARA SVPL finns en funktion för borttag. Särskild behörighet för detta Checklista bocka av att det är klart i organisationerna Varje användare ska använda ett användar-id som är unikt Varje användare ska ha ett unikt lösenord. Varje användare ska tilldelas en/flera behörigheter Checklista bocka av att det är klart i organisationerna Användarkatalog i KLARA SVPL, Införandepärm: Om KLARA SVPL systemet inte är tillgängligt, undersök om det är ett långvarigt stopp via helpdesk. Ta ställning till om det är lämpligt att avvakta till KLARA SVPL är tillgängligt igen, alternativt om fax 2009-02-28 2009-03-31 2009-03-31 2009-02-28

15 Inför längre semesterperioder behövs behörigheterna ses över. Vikarier behöver information -Rutinen -KLARA SVPL Lämna in anmälan om personregister till varje organisation. Ett fungerande kommunikationstorg (anmäls senast 2 månader före planerad start till Telia Sonera) Inventering av teknisk utrustning Utse ansvariga för loggranskning. Vårdgivaren ansvarar för att det i ledningssystemet finns rutiner som säkerställer hantering av loggar i hälsooch sjukvården. (SOSFS 2008:14, 2 kap 11 ) Avstämning av ReKo Sjuhärads chefsgrupp Riskanalys a/ central riskanalys b/ kritiska faktorer i projektplanen ska skickas. Tomma blanketter måste finnas tillgängliga. Rutin om behörigheter vid längre ledighet Rutin för introduktion till vikarier och till nyanställda Lämna in anmälan till varje organisation. Förslag finns formulerat. Västkom: Information om kommunikationstorg. Checklista bocka av att det fungerar i varje organisation.. Västkom, VGR och Siemens: Rekommendation av teknisk miljö Checklista bocka av att det är klart i oganisationerna Checklista bocka av att det är klart i organisationerna Beslut om att förskjuta införandet av KLARA SVPL till 2009-09-29. Rutinen införs 2009-04-21 2009-03-31 2009-03-31. Beslut chefsgruppen 2008-12-01 och 2008-12-10

16 c/ avstämning av planerade aktiviteter i förberedelsefasen Arkivering av SVPLinformation Test av KLARA SVPL i den tekniska miljön i varje org. Riktlinjer för avställning/arkivering Princip SVPL information gallras inte. Mer info kommer från SAMSA Checklista bocka av att det är klart i organisationerna 2009-08-15

17 5.2.2 Införandefas Aktiviteter Utbildning av användare, utbildare, superanvändare och systemadministratörer Start av - ny rutin -IT-stöd Utbildning sker efter utbildnings- och informationsplan. Klart rutin 2009-04-17 KLARA SVPL 2009-09-25 2009-04-21 2009-09-29 Mäta nyckeltal från systemet Sammanställning 2009-11-30 5.2.3 Uppföljningsfas Aktiviteter Ev dokument Klart Följa upp aktiviteterna i faserna Slutrapport 2010-01-31 Följa upp närvaro på utb. Slutrapport 2009-10-31 Följa upp tillämpningsrutinerna Följa upp tillgänglighet på support Datasystem- tillgängligtförändringar Följa upp mål och förväntade nyttoeffekter 2010-02-28 Slutrapport 2009-12-31 Slutrapport 2010-02-28 Slutrapport 2010-02-28 Följa upp tidsplanen Slutrapport 2009-12-31 Följa upp riskanalysen Slutrapport 2010-02-28 5.3 Resursplan Varje organisation/huvudman säkerställer personresurser och övriga resurser för projektet. 5.4 Budget Lokalt projekt finansierar projektledare samt bitr projektledare (0.20 % tjänst)

18 Delprojektledare finansieras av resp organisation. Utbildningskostnader i form av lokalkostnader och kaffe finansieras av ReKo Sjuhärad.

19 5 Bilagor Bilaga 1 Projektdirektiv - samordnad vårdplanering (Västra Götaland), 2005-10-25 (pdf) Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Överenskommelse om regiongemensam inriktning för nya rutiner för samordnad vårdplanering för utskrivningsklara patienter (Västkom), 2006-11-28 (pdf) Gemensam rutin för samordnad vårdplanering Västra Götaland, 2007-11-28 (pdf) Införandepärm Samordnad vårdplanering i Västra Götaland (ej publicerat arbetsmaterial) Projektbeskrivning, Implementation av IT-stöd för samordnad vårdplanering (ReKo Sjuhärad), 2008-09-22 (pdf) Projektorganisation, Implementation av IT-stöd för samordnad vårdplanering (ReKo Sjuhärad), 2008-09-22 (pdf)