Slutrapport Samordnad vårdplanering Från analys till och med implementation

Transkript

1 1.0 Utgåva (1)17 Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Projekthandling SVPL Rapport i samband med övergång från implementation till förvaltning Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Christina Wisser Jan Carlström Slutrapport Samordnad vårdplanering Från analys till och med implementation

2 0.0 Utkast/Utgåva (2)17 Innehållsförteckning 0.1 Referenser SAMMANFATTNING BAKGRUND SYFTE GENOMFÖRANDE Resultat utgående från arbetsmål/effektmål Händelser, beslut samt förutsättningar som påverkat projektet Utfall av effektmål TIDPLAN/BUDGET/ORGANISATION Tidsplan Budget Avvikelser Kommentar till budget Organisation Metoder och verktyg SLUTLEVERANS Förberedelser Överlämning Förvaltning Arkivering KVARSTÅENDE AKTIVITETER SLUTORD Redovisning av nyttan med IT-stöd...16

3 1.0 Utgåva (3) Referenser Här anges alla de dokument som det hänvisas till i slutrapporten Datum Version Förkortning Utfärdare Västkom samt VGR Dokument-/boknamn Avtal om gemensam upphandling av IT-stöd för samordnad vårdplanering avseende utskrivningsklara patienter från RSK Överenskommelse om regiongemensam inriktning för samordnad vårdplanering för utskrivningsklara patienter

4 1.0 Utgåva (4)17 1 Sammanfattning Implementation av en ny rutin och IT-tjänst för samordnad vårdplanering var planerad till årsskiftet 2009 /2010, vilket genomfördes enligt plan. De privata vårdgivarna implementerade något senare på grund av att vårdvalet blev förskjutet till hösten 2009 istället för våren 2009 som tidigare planerats. Initialt i projektet beräknades antalet användare i KLARA SVPL uppgå till mellan och , men redan under december 2009 när de flesta enheter breddinfört var antalet registrerade användare över I dagsläget är det fler än registerade användare i KLARA SVPL och det är betydligt fler än beräknat. Val av regionlicens för IT-tjänsten KLARA SVPL istället för ärendebaserad licens var i det här sammanhanget ett bra beslut. IT-tjänsten är upphandlad med fyra leveranser inom avtalet. Hösten 2008 levererades en bastjänst, en leverans kvarstår inom avtalet och den beräknas ske i slutet på Det har varit stora utmaningar på många sätt att arbeta med ett projekt som involverar 49 kommuner, drygt 200 vårdcentraler och 17 sjukhusorter. Beslutsordningar har skillt sig, kulturer likaså. Projektet i sig har varit ett verksamhetsutvecklingsprojekt som först i slutet involverat fler resurser från IT-sidan. I nyttoanalysen uppskattade projektet antalet ärenden till per år. Under ett första år i drift (halva 2009 samt halva 2010) finns det registrerat ca avslutade ärenden och då var inte den stora delen av breddinförandet klart förrän i december Resultaten talar delvis för sig själv genom att KLARA SVPL används i arbetet med den samordnade vårdplaneringen. I det fortsatta arbetet finns en stor utmaning och det är bl a att verksamheterna behöver följa rutinen så att vårdinformationen finns tillgänglig vid överlämnandet mellan parterna samt att betalningsansvaret överlämnas till kommunen på ett korrekt sätt. Ett mycket stort arbete har lagts ner på att gå från sex rutiner till en rutin för Samordnad vårdplanering som lagen kräver. Det är nödvändigt att inblandade parter är lojala mot rutinen som är framtagen och överenskommen tillsammans. Det finns i nuläget en differens mellan antal avslutade ärenden och antal ärende som är avslutade korrekt med en upprättad vårdplan. Först när samtliga är lojala mot rutinen får vi ut den nytta som satts upp både ur ett patientsäkerhetsperspektiv och ur ett ekonomiskt perspektiv. Anpassningar behöver fortsatt göras både av rutin och IT-stöd över tiden för att verksamhet och vårdtagare ska få ut så mycket som möjligt av verksamhetsstödet.

5 1.0 Utgåva (5)17 Det finns en potential i att ha ett KLARA SVPL som ett gemensamt nav för utbyte av information mellan parterna, kommun, primärvård och sjukhus. Det finns redan nu önskemål om utökat användande till andra processer än enbart utskrivningsklara patienter från sjukhus. Genom att tillföra verksamheterna en ny rutin och ett IT-stöd för den samordnade vårdplaneringen räknade projektet med att: höja kvaliteten i de medicinska, omvårdnads-, rehabiliteringsmässiga och administrativa beslut som fattas i ärendekedjan i vården effektivisera informationsutbytet/informationsåtkomsten genom; - förbättrad säkerhet - ökad tillgänglighet - förbättrad aktualitet - möjliggöra uppföljning överbrygga avstånden såväl geografiskt som organisatoriskt mellan de olika vårdgivarna Ovanstående vinster kan anas även om det i dagsläget inte har skett några mätningar i verksamheterna. Men det finns också synpunkter från verksamheterna att det krävs modifieringar för att få det att fungera bättre. Det har varit två huvudperspektiv som projektet arbetat med: Vård och omsorgsperspektivet och betalningsperspektivet och. Utöver det har projektet till viss del även sett på avvikelseperspektivet. En stor och svår uppgift är och har varit, att sprida samma budskap till så många potensiella användare, det har inte funnits utarbetade vägar för det. Det har varit en del andra stora utmaningar i projektet. Katalogarbetet har sannolikt varit den största. Initialt var en masterkatalog en förutsättning för att införa en IT-tjänst för samordnad vårdplanering men det beslutet ändrades. Vårdvalsarbetet skedde mitt i införandeperioden vilket blev ansträngande både för verksamhet och projekt. De tekniska kommunikationsfrågorna har också varit stora för oss, det tagit tid och vissa beslut har ändrats. Säkerhetsfrågorna har varit en utmaning då Patientdatalagen började gälla samtidigt med att upphandlingen var klar vilket direkt ledde till krav på förändringar. BIF var en förutsättning och även här fick projektet göra avkall och lösa det inom det egna uppdraget tillsammans med leverantören. Det kommer troligvis ta 6 månader upp till ett år innan de nya arbetssättet har etablerats fullt ut och att verksamheterna har kommit igång ordentlig med KLARA SVPL efter att den sista leveransen inom avtalet är levererad. Detta förutsätter att det inte blir avvikelser från den fastlagda rutinen.

6 1.0 Utgåva (6)17 2 Bakgrund Västra Götaland har haft minst sex olika faxrutiner för hantering av utskrivningsklara patienter från sjukhus. I SOS SFS:2005:27 framgår att Rutinerna skall dokumenteras och de skall vara enhetligt utformade inom ett län eller en region. Överenskommelse om regiongemensam inriktning för nya rutiner för samordnad vårdplanering för utskrivningsklara patienter RSK justerades för att följa ändringar i Lagen om kommunernas betalningsansvar (1990:1404, ändringar införda 2003). Projektets Samordnad vårdplanering är ett verksamhetsutvecklingsprojekt som lett fram till en gemensam rutin för hela Västra Götaland. Inom projektets olika etapper har upphandling och implementation av En ny rutin och Ett nytt IT stöd genomförts. Syftet med projektet är och har varit att skapa möjligheter till ökad kvalitet och säkerhet i den samordnade vårdplaneringsprocessen samt att förenkla processen kring de planerat uskrivningsklara patienterna. Projektet har varit ett av de större projekten som genomförts i Västra Götaland och är också unikt på det sättet att det varit gränsöverskridande avseende huvudmannagränserna, kommun och VGR, men också genom att många olika proffessioner blivit berörda som arbetar inom olika lagrum. I tidigare faser av SVPL- projektet har en processanalys tagits fram, som legat till grund för det totala arbetet i projektet. Det arbetet har också legat till grund för harmonisering av begrepp och termer (informationsspecifikation) inom området Samordnad vårdplanering. Kravspecifikationsarbetet baserade sig också på processanalysen. Kravspecifikationen användes både i upphandling- och implementationsfasen. Projektet har involverat 49 kommuner, ca 200 vårdcentraler och 17 sjukhusorter. I Avtal om gemensam upphandling av IT-stöd för samordnad vårdplanering avseende utskrivningsklara patienter från , mellan de 49 kommunerna och VGR kom parterna överens att upphandla, införa och använda en gemensam rutin och en IT-tjänst. I avtalet kom parterna bl a överens om en fördelningsprincip av kostnader där VGR stod för 70 procent av kostnaderna och kommunerna för 30 procent. VGR stod för projektledningskostnader. Upphandlingen av en IT-tjänst tog längre tid än beräknat då en leverantör överprövade. Upphandlingen blev klar i maj 2008 och då tecknades avtal. En riskanalys har genomförts (SVPL slutrapport ). Ett antal åtgärder föreslogs och dessa har till stor del åtgärdats under implementationsfasen.

7 1.0 Utgåva (7)17 En nyttoanalys genomfördes under 2006 där kvalificerade uppskattningar av ett antal uppgifter framgick (PENG-analys, dec 2006). I arbetet deltog representanter från sjukhus, kommun och primärvård. Kostnaden för nyttan beräknades till kronor och den gröna nyttan (direkt nytta) till kronor. Den direkta nyttan är direkt resultatpåverkande och säker enl PENG-modellen. Eftersom PENG analysen gjordes på koncernnivå får resultatet ses som en indikation på nyttan. Det är troligvis ändå av värde att följa upp resultatet en period efter sista leveransen inom avtalet. Antalet beräknade vårdplaneringar i Västra Götaland uppskattades till ca stycken per år. 3 Syfte Syftet med rapporten är att sammanfatta resultatet av implementationsprojektet Samordnad vårdplanering och även reflektera över tidigare faser samt notera fortsatta aktivitetr. 4 Genomförande Leveransen av IT tjänsten KLARA sker i fyra steg inom en period av drygt 18 månader enligt avtal. En leverans kvarstår inom avtalet och planeras till årsskiftet Den senaste fasen, d.v.s. implementationsfasen beräknades till ca 1,5 år från avtalets tecknande d.v.s. från 26 juni Bakgrund till de fyra leveranserna var att det vid upphandlingstillfället inte fanns någon IT-tjänst på marknaden som uppfyllde de ställda kraven i kravspecifikationen. Avtal slöts med Siemens som leverantör av IT-tjänsten KLARA SVPL inklusive viss support. Det var ett korrekt beslut som styrgruppen tog att att välja regionlicens för IT-tjänsten KLARA SVPL istället för ärendebaserad licens då ökningen av antalet användare inte påverkat de kostnaderna. En överenskommelse gjordes med VGR-IT om drift och eskalieringsupport. Under perioden har avtalet med Siemens utökats avseende support. Detta har inneburit både för och nackdelar för verksamheten med fyra leveranser. Genom att ITtjänsten inte var färdig utvecklad har det funnits möjlighet att påverka utformning samtidigt har verksamheten fått vänta på funktionalitet Pilottesten startade i november 2008 i Skaraborg. Breddinförandet startade i maj 2009 och skedde i etapper, med början i vårdsamverkansområdet Kola (kring Alingsås) och Skaraborg. Därefter följde Fyrbodal, Reko-Sjuhärad, Simba (kring Kungälv) och LGS, området runt Göteborg. LGS och Simba området startade den första december Resultat utgående från arbetsmål/effektmål En begränsad utvärdering genomfördes av pilotprojektet i Skaraborg. Två kommuner, Tidaholm och Falköping samt Falköpings lasarett deltog i pilottesterna. Testen skedde på den basprodukt som då fanns tillgänglig. Det går dock inte att dra några statisktiska slutsatser av resultatet.

8 1.0 Utgåva (8) Händelser, beslut samt förutsättningar som påverkat projektet Katalogarbetet har sannolikt varit den största utmaningen. Initialt var en masterkatalog (HSA-katalogen) en förutsättning för att införa en IT-tjänst för samordnad vårdplanering. Men det beslutet ändrades. Katalogarbetet var betydligt större och mer omfattande än någon hade kunnat beräkna. Ett första steg var att identifiera de personer som skulle vara användare av KLARA SVPL. För kommunernas del innebar det att de i excelark skrev ner en mängd uppgifter om person och organisation. En viktig faktor var att få unika identiteter i hela Västra Götaland. För de VGR anställda registrerades vissa uppgifter i excelark och därefter hämtades kataloguppgifter via skript över till KLARA SVPL. Då Katalog i Väst är av karaktären anställningskatalog återstod mycket arbete för att registrera var användarna arbetade och mycket annat som t ex rörde behörigheter, inkorgar etc. Ett problem som identifierades var att det inte var tydligt hur organisationerna såg ut och att de inte var uppdaterade, vilket i sin tur gav merarbete när uppgifterna väl kom in i systemet. Vårdvalsinförandet var planerat till våren 2009 men sköts fram till hösten 2009, det påverkade arbetet med införande av ny rutin och KLARA SVPL. Planen var att samtliga privata vårdgivare skulle komma med i katalog i Väst och få utbildning i god tid innan införandet. Men så blev inte fallet. Vissa kommuner kommuner har fått vänta på installation av kommunikationstorget vilket har försenat införanden lokalt. Det var en förutsättning att använda nätet för att nå KLARA SVPL. De privata vårdgivarna fick besked om att använda kommunikationstorget initialt men det beslutet ändrades under våren 2009 och de skulle istället använda sig av Sjunet. Detta innebar många oklarheter som tog tid i anspråk. Varje beställning genom Sjunet tog minst sju veckor att effektuera. Detta ledde också till fördröjning av att komma igång med användning av ny rutin och KLARA SVPL. Patientdatalagen trädde i kraft efter att upphandlingen var klar vilket ställde krav på att stark autentisering (SOSFS 2008:14, Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården) (SITHS-kort) skulle användas redan från början. Detta var inte möjligt då det krävde förberedelse både i verksamheterna men också tekniskt. Arbete pågår för att lösa kortinloggning för VGR-användare och i dagsläget är det möjligt att logga in i KLARA SVPL med kort för dem som har både tjänstecertifikat (SITHS) och kortläsare. Kommunerna arbetar med frågan men den är inte löst. Katalog i Väst liksom BIF tjänsterna sattes upp som förutsättningar för att implementationsprojektet skulle kunna genomföras, men det beslutet ändrades under projektets gång. Det innebar att både katalogfrågan, säkerhet, sekretess och behörighetsfrågorna fick lösas i projektet tillsammans med leverantören. Omorganisationer genomfördes bl a i Fyrbodalsområdet, kring Uddevalla och NÄL. De uppdateringar som skulle ske i KIV släpade efter och inläsning av kataloguppgifterna blev inkorrekta vilket försenade införandet i Fyrbodal med minst ett par månader.

9 1.0 Utgåva (9)17 Omorganisationer sker kontinuerligt både inom kommunsfären och i VGR. Just nu gör Göteborgs stad en omorganisations som innebär att de ändrar från 21 stadsdelar till 10 under Det påverkar även KLARA SVPL:s organisationsuppläggning. Tvångsvårdslagstiftning Lagstiftningen ändras över tiden och en ny lag kring Tvångsvård har kommit som påverkar rutinen och sannolikt även IT-tjänsten KLARA SVPL. I nuläget tas förslag fram från verksamheten på hur KLARA SVPL ska kunna anpassas mot den nya lagstiftningen. SVPL projektet var ålagt att ta fram en informationsspecifikation baserad på RIV (Regelverk för interoperabilitet inom vård och omsorg). Verksamhetens informationsspecifikation finns beslutad och den ingick även som underlag vid upphandling tillsammans med en teknisk specifikation. Innan upphandlingen beslutades att specifika meddelanden (XML meddelanden) skulle tas fram tillsammans med kommande leverantör Under våren 2010 beslutades att projektet skulle avakta med att ta fram dem då det inte fanns några andra IT-tjänster att kommunicera med på ett så strukturerat sätt att det var värt den ekonomiska insatsen. 4.3 Utfall av effektmål Det har inte genomförts någon uppföljning av målen ute i verksamheterna efter breddinförandet. Utvalda nyckeltal är planerade att följas upp under en bestämd period varje höst. I projektets mål står huvudsakligen fyra effektmål Dessa är: 1. Höja kvaliteten i de medicinska, omvårdnads-, rehabiliteringsmässiga och administrativa beslut som fattas i ärendekedjan i vården 2. Effektivisera informationsutbytet/informationsåtkomsten genom: Förbättrad säkerhet, Ökad tillgänglighet, Förbättrad aktualitet, säkra uppföljning 3. Minskad administrativ tid och mer tid för patient/vårdtagare. 4. Överbrygga avstånden såväl geografiskt som organisatoriskt mellan de olika vårdgivarna Se bilaga 1 för redovisning av nytta.

10 1.0 Utgåva (10)17 5 Tidplan/budget/organisation 5.1 Tidsplan Implementationen av ny rutin och IT-tjänsten KLARA SVPL beräknades vara klar årsskiftet Samtliga aktiviter klarades av inom projektets ram förutom att vissa privata vårdgivare inte kom med i KLARA SVPL innan årsskiftet. 5.2 Budget En budget togs fram för licens, drift, förvaltning och support för avtalsperioden, under sommaren En specifik budget för rutin och IT-tjänst togs även fram för Avvikelser Extra kostnader utöver budget har tillkommit för katalogarbetet och för utökad support. Största orsaken till att supportkostnaderna ökat är att det har blivit fler användare än beräknat. En annan orsak har varit att det inte räckt till med den eskaleringsfunktion som avtalats om med VGR-IT. Användarna hade ett större behov av stöd än som gick att lösa ute i verksamheterna. I övrigt har kostnaderna hållits inom de ramar som överenskommits Kommentar till budget Kostnader för själva projektet har VGR stått för inom handlingsplanen. Det har varit medel för projektledare, biträdande projektledare, teknikresurs och informatör. Första årets budget för licens, drift, förvaltningskostnader inkl support beräknades till 6. 6 miljoner kronor. Kostnadsberäkningen höll. Fördelningsnycklar som används för fördelning av kostnader för licens, drift, förvaltning och support, är för kommunerna antalet medborgare och för VGR antalet anställda. Primärvården fördelar i sin tur kostnaderna per antal listade patienter.

11 1.0 Utgåva (11) Organisation IT strategiska avdelningen inom VGR har ansvarat för projektet inom ramen för handlingsplanen. Det finns ett samverkansorgan mellan VGR och kommunerna som har sett till att projektet kommit till stånd. I olika sammanhang har Regionstyrelsen och de 49 kommunernas styrelser fått fatta beslut rörande projektet. Projektets styrgrupp har varit partsammansatt. Kommunföreträdare, sjukhus- och primärvårdsföreträdare har funnit med. Styrgruppen har haft möten ca en gång varje månad. Projektledningen har huvudsakligen bestått av två personer som sammanlagt avsatt upp mot 122 % under 11 mån Utöver det har VGR-IT haft en teknikresurs som funnits tillgänglig på ca 15 % liksom en informatör på ca 15 %. Västra Götaland är uppdelad i sex olika vårdsamverkansområden, KOLA, SIMBA, Reko-Sjuhärad, Skaraborg, Fyrbodal och LGS. I varje område har det funnits operativa kontaktpersoner som lokalt haft sina styrgrupper och sin införandeorganisation. Under hela projektet har det funnits en dialog med regionjurister och vid vissa tillfällen även kommunens jurister. 5.4 Metoder och verktyg Projektplatsen har varit ett centralt och viktigt verktyg. Under hösten 2009 ersattes Projektplatsen med Antura. Det har varit svårigheter att lämna Projektplatsen för övergång till Antura. 6 Slutleverans 6.1 Förberedelser Varje leverans har förberetts med genomgång av vad som ska levereras. Detta har skett i dialog med SAMSA gruppen (deltagare är operativa kontaktpersoner som ofta är lokala projektledare) och leverantören. Tester av IT-tjänst har skett i flera etapper under testperioderna inför leverans. Leverans har skett till utbildningsmiljön och respektiv område har utbildat under ca tre veckor innan installation i produktion. Nu återstår den sista leveransen av KLARA SVPL inom avtalet.

12 1.0 Utgåva (12) Överlämning Förvaltningsledaren har medverkat i projektet sedan i augusti Det har skett en stegvis överlämning del för del. Förvaltningsuppgifter lämnades över tidigt eftersom det redan under hösten skedde ett breddinförande. Projektet har både arbetat med implementation/nya leveranser och förvaltning sedan i augusti 2008, det har tagit mer mantid än beräknat. 6.3 Förvaltning Implementationsprojektet övergick i förvaltningsfas stegvis men den 31 mars i år ansågs implementationsfasen vara slutförd. Det finns ett preliminärt underlag till samverkansdirektiv kring förvaltningsfrågor framtaget. Vårdsamverkansorganisationerna har etablerat lokala förvaltningsorganisationer på egen hand i väntan på ett övergripande direktiv. En ny styrgrupp ska etableras till hösten Denna rapport omfattar inte budget för förvaltningsfasen. 6.4 Arkivering Dokumentation för projektet finns på Antura.

13 1.0 Utgåva (13)17 7 Kvarstående aktiviteter Det är nödvändigt att supportfrågan löses på ett sätt så att användarna får den hjälp de behöver oavsett om de finns i kommun, hos de vårdgivarna inom VGPV eller inom VGR. Det är också nödvändigt att leverantören, Siemens får tillgång till IT-tjänsten KLARA SVPL på ett sätt som gör att deras arbete underlättas. En avsiktsförklaring (letter of intent) är tecknad med VGR-IT för drift förvaltning och support. Ett avtalsutkast (SLA) finns för påtecknande. Orsaken till att det inte har blivit på skrivet är att det har varit diskussion om ytterligare support via VGR-IT, men så har inte blivit fallet. Katalogfrågan måste lösas. KIV (HSA-katalogen) måste anpassas/vidareutvecklas så att det möjliggör en uppdatering av uppgifter i KLARA SVPL på ett smidigt sätt. Eftersom inte alla organisationer och användare fanns med i en Västra Götalands masterkatalog (HSA-katalog) och därmed inte har riktiga HSA-id så finns det i dagsläget ett antal enheter och personer som har fiktiva uppgifter registrerade i KLARA SVPL. Dessa måste tas om hand och korrigeras så snart det finns möjlighet till detta. Remiss kontra vårdbegäran och remissvar kontra upprättad vårdplan är en fråga som behöver hanteras. Det finns olika sätt att se på remissfrågan och när det gäller samordnad vårdplanering behövs en klarhet för att inte patienterna ska hamna mellan stolar. En remiss har två huvudsakliga syften, konsultation och övertagande av vårdansvar. I vårdplanen ska anges namnet på den eller de läkare i primärvården och i den slutna vården som har det fortsatta ansvaret för vården och behandlingen av patienten (3 kap 4 SOSFS 2005:27). Genom att justera vårdplanen accepterar primärvården (och övriga aktörer) handläggningen och är beredd att överta ansvaret när patienten skrivs ut. I detta fall föreligger alltså ett vårdåtagande så snart vårdplanen är justerad (och betecknas upprättad vårdplan). (Skrivelse ). Det är viktigt och nödvändigt att den samordnade vårdplaneringsprocessen blir sammanhållen så att inte patienten hamnar i en situation då en annan remiss ska inväntas för att ett övertagande skall kunna ske. En av de viktigare uppgifterna i förvaltningsfasen är att se till att den nya rutinen fungerar ute i verksamheterna samt att det finns medel avsatta som gör det möjligt att anpassa IT-stödet. När samtliga krav från själva upphandlingen är uppfyllda behöver tillägg göras eftersom det först nu när det är i drift blir tydligt vad som behövs för att det ska fungera smidigt.

14 1.0 Utgåva (14)17 Det finns ett stort behov av utbyte av vårdrelaterade information d.v.s. läkemedelsinformation och epikriser. Det som är mest angeläget är att få med viss information från Melior till kommun och primärvård. Det finns tillgängliga lösningar men det saknas beslut. Anledningen till att det är viktigt är att både primärvård och kommunpersonal behöver tillgång till dessa uppgifter när patienten går hem från sjukhuset och ansvaret för vården blir deras. Nu måste de fortsätta skriva papper och faxa parallellt med den elektroniska processen. Önskemål om detta utbyte har funnits med sedan starten. Integration rörande betalningsunderlag som ska nå Surf för att kunna faktureras ut till berörda kommuner är en aktuell fråga. Det har varit kortare sidoprojekt som har rört integrationen mellan Elvis och KLARA SVPL. Initialt diskuterades ett utbyte av ca 12 parametrar mellan IT-tjänsterna (främst patientid och datum). En grundläggande fråga är hur de två systemen uppfyller de tre villkoren för att betalningsansvaret skall övergå till kommunerna. Kriterierna är: Karensdagarna har passerat, utskrivningsklardatum har passerats och att vårdplanen är upprättad. Dessa kriterier stämmer inte överens mellan KLARA SVPL och Elvis. Det är nödvändigt att användarna i de 49 kommunerna kan gå in och kontrollera hur betalningsansvaret ser ut för just deras patienter, denna möjlighet har det fått via KLARA SVPL. I det här sammanhanget är det viktigt att beakta att det inte blir två ITtjänster som hanterar processen Samordnad vårdplanering. Användningen av Tjänstecertifikat (stark autentisering) för inloggning och signering måste genomföras fullt ut både inom VGR, hos de 49 kommunerna och hos privata vårdgivare som är involverade i vården i den samordnade vårdplaneringsprocessen. Under hela implementationsfasen har det funnit tillgång till en miljö utanför brandväggen. Det är nödvändigt att ha den kvar eftersom nya enheter och verksamheter kommer att anslutas och behöva utbildas. Miljön behövs också för att underlätta arbetet med tester. SAMSA gruppen 1 är de huvudsakliga testpersonerna av nya versioner av KLARA SVPL. De som är testare behöver få utbildning i hur tester ska genomföras. Tester måste gå till på ett korrekt sätt för att försäkra sig om att systemet kommer att fungera väl i vårdverksamheten. En ny styrgrupp måste etableras snarast då den tidigare lagts ner. Grundidén med en ny styrgrupp är att den ska vara så sammansatt att det finns med företrädare från varje vårdsamverkans områdes styrgrupp. Den ska också vara så sammansatt att det finns med med olika kompetenser som gagnar det fortsatta arbetet. Genom en sådan sammansättning blir det också en tydligare lokal förankring. 1 deltagare är operativa kontaktpersoner som ofta är lokala projektledare inom sitt delregionala vårdamverkansområde

15 1.0 Utgåva (15)17 Informationspecikationen behöver förvaltas och uppdateras över tiden. Det finns inga beslut om hur det ska skötas och vem som är ansvarig. I det fortsatta arbetet finns en stor utmaning och det är bl a att verksamheterna behöver följa rutinen så att vårdinformationen finns tillgänglig vid överlämnandet mellan parterna samt att betalningsansvaret överlämnas till kommunen på ett korrekt sätt. Det finns i nuläget en differens mellan antal avslutade ärenden och antal ärende som är avslutade korrekt med en upprättad vårdplan. Först när samtliga är lojala mot rutinen får vi ut den nytta som satts upp både ur ett patientsäkerhetsperspektiv men också ur ett ekonomiskt perspektiv. Anpassningar behöver förstås göras både av rutin och IT-stöd över tiden för att verksamhet och vårdtagare ska få ut så mycket som möjligt av verksamhetsstödet. 8 Slutord Det har varit betydelsefullt att vara två personer i projektledningen, det har gett möjligheter att gå in för varandra i olika situationer och möjliggjort kontinuitet i projektet. Det har också varit en fördel då fördelningen av arbetsuppgifter har kunna ske på ett smidigt sätt. Det har varit roligt men också utmanande att ha uppdraget som projektledare för detta omfattande projekt och det har varit avgörande för resultatet att ha en bra styrgrupp och styrgruppsordförande samt en engagerad SAMSA grupp 2. 2 deltagare är operativa kontaktpersoner som ofta är lokala projektledare inom sitt delregionala vårdamverkansområde

16 1.0 Utgåva (16)17 Bilaga Redovisning av nyttan med IT-stöd Nedan följer de punkter som sattes upp i nyttoanalysen som nyttor som går att hämta hem. Observera att nyttoanalysen gjordes på koncernnivå och inte på lokal nivå. Detta är nyttoeffekter som förväntas. Vissa effekter ser vi tydligt redan nu. Andra kommer stegvis efter att rutin och IT-stöd har använts en period. korrekta personuppgifter erhålls via befolkningsregistret Uppgifter hämtas från befolkningsregistret. Det är möjligt att komplettera denna information med t ex andra boende och andra kontaktvägar. Närståendeinformation kan läggas till. information återanvänds inom applikationen (medärvning) Viss medärvning finns i den basversion som är levererad. Det är bl a inskrivningsdatum och kontaktorsak. minskad administrativ tid för olika personalkategorier Den administrativa tiden kan ha minskat, det blir mindre tid att gå till faxen, men samtidigt skrivs mer vård och omsorgsdokumentation som ökar patientkvaliteten. uppdatering av information genomgående i applikationen Information uppdateras momentant och görs tillgängligt för dem som är involverade i vård och omsorg av patienten. pappershantering minimeras Pappersmängden har minskat, en subjektiv notering då det inte finns mätningar genomförda åtkomst regleras av fastställd behörighetsstruktur Behörighet styrs av verksamheterna enligt behörighetsstruktur. information finns samlad, tillgänglig och sökbar samtidigt för dem som är involverade i vård och omsorg. Uppgifter finns samlade på de patienter som organisationen är behörig till. Sökmöjlighet finns på både typ av ärende och specifik patient. En mängd andra sökmöjligheter finns också. informationsöverföring sker med automatik Informationen är tillgänglig momentant

17 1.0 Utgåva (17)17 förbättrad spårbarhet Det går att spåra vem som läst, skickat, justerat etc. Även olika versioner av information kan följas bakåt i tiden. avvikelser avseende informationsinnehåll i vårdplaneringsrutinen registreras med automatik Detta är inte uppfyllt då det inte finns en koppling mot något avvikelsehanteringssystem. Dock är det förberett för att kunna utbyta fakta i olika delar av processen. kommunens betaldagar beräknas automatiskt Funktion finns för att beräkna betaldagar utifrån olika karensdagar bättre underlag för fakturering erhålls Det går redan i dag att ta ut fakturaunderlag på papper. Men målet är att relevanta uppgifter förs vidare till SURF via ELVIS. Arbete pågår för att underlätta det arbetet. tillförlitlig statistik avseende utskrivningsklara patienter I dagsläget finns möjlighet att ta ut rapporter på antal ärenden och ledtider etc. I 18 månadersversionen ska ingå möjlighet att exportera uppgifter till externt program om det finns ett sådant behov.