MÄTNING AV KARENSDAGAR, OKTOBER 2014

Transkript

1 MÄTNING AV KARENSDAGAR, OKTOBER 2014 SLUTRAPPORT DELREGIONAL ARBETSGRUPP SVPL

2 Mattias Leufkens Delregional samordnare Datum: Bakgrund I SIMBAs samverkansarbete med samordnad plan vid utskrivning har det tidvis uppstått oenigheter mellan de tre parterna sjukhus, kommun och primärvård. Oenigheterna gäller bland annat hur många dagar patienterna ligger kvar på sjukhus innan utskrivning. Efter att ha tagit fram olika statistiska data från IT-verktyget KLARA-SVPL har den delregionala arbetsgruppen konstaterat att uppgifterna om antal använda karensdagar, antal betaldagar samt antal dagar från kallelse till utskrivningsklar skiljer sig från verkligheten. Denna diskrepans ligger till grund för att det löpande dialogarbetet mellan parterna tidvis försvårats; sjukhuset upplever ibland att kommunerna använder många karensdagar, vilket gör att utskrivningsklara patienter får ligga kvar på sjukhuset i onödan. Kommunerna, å andra sidan, upplever att sjukhuset ibland skickar kallelse till vårdplanering för tidigt i vårdprocessen vilket gör det svårt att planera för vidare insatser. Detta är den andra mätningen som genomförs under Syfte Mätningen syftar till att ta fram ett statistiskt och empiriskt säkerställt underlag som alla parter kan enas om. Detta underlag kommer att underlätta det löpande dialogarbetet i gruppen och därmed öka kvaliteten i den delregionala samverkan. Genom att genomföra en, av gruppen vedertagen, manuell mätning undviks alla eventuella missuppfattningar med grund i missvisande statistisk information. Förutom att presentera mätresultatet syftar rapporten även till att undersöka bakomliggande orsaker till de fall där alla fem karensdagar använts. 1 Med tanke på att dialogen huvudsakligen berör somatisk vård samt att reglerna för karensdagar ser olika ut kommer psykiatrisk- och missbruksvård inte inkluderas i mätningen. Metod & Genomförande Under oktober månad mätte kommunerna antal använda karensdagar, antal betaldagar samt antal dagar från kallelse till utskrivningsklar. Mätningen dokumenterades i ett av gruppen framtaget excel-ark. Varje kommun följde vart och ett av sina ärenden i KLARA-SVPL och förde in utvald statistik i excelfilen. Excelfilen innehåller totalt fem parametrar: Ärendenummer Används för att identifiera och avgränsa varje enskilt ärende. Ärendenumret gör det också lätt att hitta det enskilda fallet i KLARA-SVPL om det finns ett behov av att analysera ärendegången i efterhand. Datum för kallelse till vårdplanering Här anges det datum som kallelse aviserats från sjukhuset. 1 Detta behandlas under rubriken Enskilda ärenden.

3 Mattias Leufkens Delregional samordnare Datum: Antal dagar från kallelse till utskrivningsklar Anger hur många dagar som förflutit från att sjukhuset aviserat kallelsen till dess att patienten meddelats utskrivningsklar (Notera att det enbart är helgfria vardagar som räknas in här.) Antal använda karensdagar Här anges hur många karensdagar som kommunen använt i ärendet. Om kallelsen aviseras före 16:00 påbörjas karensdagarna nästkommande helgfria vardag. Om kallelsen aviseras efter 16:00 påbörjas karensdagarna två helgfria vardagar efteråt. Antal betaldagar Efter att fem karensdagar passerat tar kommunen över betalningsansvaret för patienten. Betaldagarna påbörjas kalenderdagen efter den femte och sista karensdagen om följande två kriterier också är uppfyllda: Utskrivningsklardatum har passerat, Vårdplan är upprättad. Resultatredovisning Under mätperioden har det inkommit totalt 241 ärenden. Av dessa avviker tjugo ärenden; nio fall är inte färdighanterade vid mätperiodens slut, i fem fall är det tal om utebliven utskrivning och sex av ärendena är felregistrerade i excel-arket. De resterande 221 ärendena har hanterats i sin helhet under mätperioden och ligger till grund för resultat- och analysdelen i denna rapport. Antal använda karensdagar 45 (20%) (42%) 2 28 (13%) 18 (8%) 31 (14%) 3 4 >5 7 (3%) Diagrammet visar hur antalet använda karensdagar fördelar sig under mätperioden.

4 Mattias Leufkens Delregional samordnare Datum: Typvärdet (det vanligast förekommande värdet) för samtliga ärenden är 0. I 92 fall av 221 (42%) användes inga karensdagar alls, vilket kan beskrivas som ett idealtillstånd för samverkan mellan kommun och sjukhus då det tyder på snabb och effektiv ärendehantering från båda parter. Medelvärdet för antal använda karensdagar uppgår till 2,05 vilket betyder att kommunerna i genomsnitt använder ungefär två karensdagar per ärende. Resultatet motsäger bilden av att kommunerna generellt använder sina fem karensdagar i hög utsträckning. Antal dagar från kallelse till utskrivningsklar 4. 2% 15. 7% 16. 7% % % % Diagrammet visar den procentuella fördelningen av antal dagar från kallelse till utskrivningsklar under perioden. Medelvärdet för antal dagar från kallelse till utskrivningsklar är 1,07. Det betyder att patienterna i genomsnitt blir utskrivningsklara tätt efter att kallelsen till vårdplanering skickats. Resultatet motsäger bilden av att kallelsen generellt skickas för tidigt i vårdprocessen.

5 Mattias Leufkens Delregional samordnare Datum: Responstid 45 av 221 ärenden (20 %) inbegriper 5 eller fler använda karensdagar. Av dessa 45 ärenden ledde 14 till betaldagar. En tänkbar förklaring till det förhållandevis låga antalet betaldagar är att det finns en variation i parametern antal dagar från kallelse till utskrivningsklar. Karensdagarna påbörjas som regel dagen efter att kallelsen skickas. För att betaldagar ska påbörjas krävs även att patienten meddelats utskrivningsklar. Detta betyder att det kan gå fem eller fler (karens)dagar utan att betaldagar påbörjas. Ett exempel på detta är ärende D46103 (se bilaga) där patienten blev utskrivningsklar 8 dagar från att kallelsen skickats. Kommunen måste i ett sådant fall använda alla fem karensdagar. Patienten gick hem på den nionde dagen från att kallelsen skickats vilket innebär att kommunen i praktiken använde en dag för att hantera ärendet utifrån sina förutsättningar (responstid). Exemplet visar att det kan finnas en risk med att enbart se till antal använda karensdagar då ett viktigt syfte med mätningen är att undersöka hur effektivt parterna samverkar utifrån varje unikt ärende. Vid en genomgång av samtliga 221 ärenden visar det sig att enbart 9 (4%) ärenden har en responstid på fem eller fler dagar, vilket ger en skillnad på 16% från antal använda karensdagar. Medelvärdet för responstid uppgår till 1,13. Detta innebär att parterna samverkar mer effektivt i praktiken än vad de ursprungliga värdena visar.

6 Mattias Leufkens Delregional samordnare Datum: Enskilda ärenden Kungälvs kommun För Kungälvs del har det under perioden inträffat 22 fall där alla fem karensdagarna använts. I fem av dessa fall berodde handläggningstiden på brist på korttidsplatser; kommunen tvingades även att köpa platser utanför kommunen. Samtliga fem fall ledde även till betaldagar. I ett fall blev patienten utskrivningsklar på en torsdag men kunde inte tas hem förrän på måndagen då kommunens Trygg hemgångsteam var fullbokat på fredagen. Fallet ledde till betaldagar. Två fall inbegrep patienter där den medicinska situationen var särskilt komplicerad. I det ena fallet kom patienten tillbaka till sjukhuset kort efter utskrivning med en fraktur, och i det andra fallet fanns inte kommunens hemgångsteam tillgängligt med så kort varsel. Det senare fallet ledde till betaldagar för kommunen. I åtta fall berodde de fem använda karensdagarna på patienten inte var utskrivningsklar. När patienten väl var redo att lämna sjukhuset togs patienten hem samma dag eller nästa dag. Inget av fallen resulterade i betaldagar. I de resterande sex fallen berodde handläggningstiden på hög arbetsbelastning hos kommunen och ledde inte till några betaldagar. Ale kommun Ale hade 19 fall under mätperioden där samtliga karensdagar användes. Sex av fallen berodde på att patienten fick vänta på korttidsplats. Fem av dessa fall ledde även till betaldagar för kommunen. I fyra fall berodde de fem använda karensdagarna på patienten inte var utskrivningsklar. När patienten väl var redo att lämna sjukhuset togs patienten hem samma dag eller nästa dag. Ett av fallen resulterade i betaldagar. I ett fall hade sjukhuset missat att skicka kallelse vilket gjorde att utskrivningsklar meddelades innan kallelsen. De övriga åtta fallen berodde handläggningstiden på hög arbetsbelastning hos kommunen och ledde inte till några betaldagar. Stenungsunds kommun Stenungsund hade fyra ärenden med fem använda karensdagar. Två av fallen berodde på att patienten väntade på korttidsplats. De övriga två fallen berodde på lång hanteringstid från hemtjänst. Inget av fallen resulterade i betaldagar. Tjörns kommun Tjörn hade inga ärenden med vare sig fem karensdagar eller betaldagar under mätperioden.

7 Mattias Leufkens Delregional samordnare Datum: Tidsåtgång och genomförande Uppskattningen av tidsåtgången för mätningen varierar från 45 minuter upp till tio timmar. Mätningen uppfattades av samtliga kommuner som mycket ansträngande då oktober var en intensiv och hektisk månad med många och komplexa ärenden. Jämförelse av föregående mätning Nyckeltal April Oktober Skillnad Totalt antal ärenden Genomsnittligt antal ärenden per vecka* 43,5 54,5 11 Fall med 5 karensdagar 9 (12%) 45 (20%) 8% Fall med betaldagar 0 14 (6,3%) 14 Medelvärde, använda karensdagar 1,46 2,05 0,59 Medelvärde, dagar från kallelse till 0,71 1,07 0,36 utskrivningsklar Responstid medelvärde** 0,88 1,13 0,25 *Ett genomsnitt krävs eftersom mätperioderna var olika långa. **För förklaring av responstid, se ovan. Tabellen visar att oktober månad var betydligt mer ansträngande än april; det inkom mer än tio fler ärenden per vecka i oktober månads mätning. Personalstyrkan har i kommunerna varit oförändrad (och i vissa fall krympt), vilket har ökat arbetsbelastningen. I oktober-mätningen ökade fallen med fem använda karensdagar med 8% jämfört med april; dock beror en stor del av ökningen på att patienterna inte varit utskrivningsklara förrän flera dagar efter kallelsen skickats. Trots den ökade arbetsbelastningen hos både sjukhus och kommun har responstiden mellan parterna inte ökat i någon väsentlig utsträckning, vilket tyder på att samverkansarbetet alltjämt är effektivt. Typvärdet för antal använda karensdagar är 0 i båda mätningar. Den fortsatt vanligaste förklaringen till att kommunerna använder sina fem karensdagar är brist på korttidsplatser. Oktober månads mätning inbegriper 14 fall med betaldagar. Av dessa beror 10st (71%) på att patienten måste vänta på att få korttidsplats. Det finns stora skillnader mellan april och oktober när det gäller själva tidsåtgången för mätningen. Detta har sin förklaring i att oktober månads mätning hade betydligt fler ärenden att dokumentera samt att personalstyrkan varit oförändrad och i vissa fall krympt.

8 Mattias Leufkens Delregional samordnare Datum: Reflektioner och slutsatser SIMBAs kommuner, tillsammans med Kungälvs sjukhus, är eniga om att oktober har varit en betydligt mer ansträngande period än förra gången. Antalet ärenden är fler och komplexiteten på ärendena är högre. Trots den höga arbetsbelastningen visar statistiken att samverkan överlag fungerar bra och effektivt; Resultaten visar också på att de båda uppfattningarna om att kommuner i hög utsträckning använder fem karensdagar samt att sjukhuset skickar kallelsen för tidigt är missvisande. Precis som i april månads resultat visar mätningen att de inneboende statistik- och rapporteringsfunktionerna i KLARA-SVPL inte stämmer med verkligheten. Rapportfunktionen är en högprioriterad aspekt i upphandlingen av kommande system. Den fortsatt främsta bakomliggande orsaken till att samtliga karensdagar används är brist på korttidsplatser i kommunerna. En tänkbar förklaring till detta är att det byggts för lite i kommunerna; många patienter som egentligen behöver särskilt boende fyller i stället upp korttidsplatser. Tillgången till korttidsplatser är dock inget som den delregionala arbetsgruppen direkt kan påverka. Kommuner och sjukhus är överens om att fler mätningar borde genomföras regelbundet men att mätperioden bör kortas ner till tre veckor. För den delregionala arbetsgruppen, Mattias Leufkens, SIMBA Lena Hermansson, Kungälvs kommun Inga-Lill Ramnefors, Kungälvs kommun Linn Talmark, Ale kommun Annelie Bresäter, Stenungsunds kommun Karin Svensson, Stenungsunds kommun Marie-Louise Andersson, Tjörns kommun Susanne Thuresson, Kungälvs sjukhus Helena Munthe, Kungälvs sjukhus Lena Arvidsson, Närhälsan/SIMBA

9 Mätdata (bilaga 1) Kommun Ärendenumm er Datum kallelse till vårdplanering Antal dagar från kallelse till utskrivningsklar Använda karensdagar Betaldagar Kungälv D (ons) Kungälv D (ons) Stenungsund D (ons) Tjörn D (ons) Tjörn D (ons) Ale D (ons) Stenungsund D (ons) Kungälv D (ons) Ale D (ons) Ale D (ons) Kungälv D (ons) Kungälv D (ons) Kungälv D (tors) Kungälv D (tors) Tjörn D (tors) Ale D (tors) Ale D (tors) Ale D (tors) Stenungsund D (tors) Stenungsund D (tors) Kungälv D (tors) Ale D (tors) Kungälv D (tors) Kungälv D (tors) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv Fax, skyddad id (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Stenungsund D (fre) Ale D (fre) Kungälv D (fre) Ale D (lör) Stenungsund D (sön) Stenungsund D (sön) Stenungsund D (sön) Ale D (mån) Kungälv D (mån) Stenungsund D (mån) Stenungsund D (mån) Kungälv D (mån) 2 3 0

10 Ale D (mån) Ale D (mån) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Stenungsund D (tis) Tjörn D (tis) Ale D (tis) Kungälv D (tis) Stenungsund D (tis) Tjörn D (tis) Ale D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (ons) Kungälv D (ons) Kungälv D (ons) Kungälv D (ons) Kungälv D (ons) Kungälv D (ons) Ale D (ons) Kungälv D (tors) Stenungsund D (tors) Stenungsund D (tors) Stenungsund D (tors) Ale D (tors) Kungälv D (tors) Kungälv D (tors) Kungälv D (fre) Stenungsund D (fre) Stenungsund D (fre) Stenungsund D (fre) Tjörn D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Stenungsund D (fre) Ale D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Stenungsund D (sön) Stenungsund D (sön) Kungälv D (sön) Kungälv D (mån) Kungälv D (mån) Kungälv D (mån) Tjörn D (mån) Kungälv D (mån) Stenungsund D (mån) 1 2 0

11 Stenungsund D (mån) Kungälv D (mån) Kungälv D (mån) Stenungsund D (mån) Kungälv D (mån) Stenungsund D (mån) Kungälv D (mån) Ale D (tis) Ale D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Ale D (ons) Kungälv D (ons) Tjörn D (ons) Tjörn D (ons) Kungälv D (ons) Kungälv D (ons) Stenungsund D (ons) Stenungsund D (ons) Ale D (ons) Kungälv D (ons) Ale D (tors) Ale D (tors) Kungälv D (tors) Kungälv D (tors) Stenungsund D (tors) Ale D (tors) Kungälv D (tors) Stenungsund D (tors) Kungälv D (fre) Stenungsund D (fre) Ale D (fre) Ale D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (sön) Ale D (sön) Ale D (mån) Ale D (mån) Kungälv D (mån) Tjörn D (mån) Stenungsund D (mån) Kungälv D (mån) Stenungsund D (mån) Ale D (mån) 5 5 0

12 Ale D (mån) Ale D (mån) Kungälv D (mån) Stenungsund D (mån) Ale D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Stenungsund D (tis) Tjörn D (tis) Ale D (tis) Ale D (tis) Ale D (tis) Stenungsund D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Stenungsund D (tis) Kungälv D (ons) Ale D (ons) Ale D (ons) Tjörn D (tors) Tjörn D (tors) Tjörn D (tors) Tjörn D (tors) Ale D (tors) Kungälv D (tors) Ale D (tors) Ale D (tors) Ale D (tors) Kungälv D (tors) Ale D (fre) Kungälv D (fre) Kungälv D (fre) Stenungsund D (fre) Tjörn D (fre) Tjörn D (fre) Stenungsund D (fre) Stenungsund D (fre) Stenungsund D (fre) Ale D (fre) Stenungsund D (lör) Kungälv D (sön) Kungälv D (mån) Kungälv D (mån) Stenungsund D (mån) Stenungsund D (mån) 0 0 0

13 Tjörn D (mån) Kungälv D (mån) Kungälv D (mån) Stenungsund D (mån) Ale D (mån) Ale D (mån) Ale D (mån) Kungälv D (mån) Stenungsund D (mån) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Kungälv D (tis) Stenungsund D (tis) Stenungsund D (tis) Kungälv D (ons) Kungälv D (ons) Tjörn D (ons) Ale D (ons) Ale D (tors) Kungälv D (tors) Kungälv D (tors) Ale D (tors) Ale D (tors) Ale D (fre) Kungälv D (fre) Stenungsund D (fre) Tjörn D (fre) Tjörn D (fre) 0 0 0

14