Dokumenttyp: Projekt: Projeknr: Implementering av gemensam rutin för samordnad vårdplanering samt IT-stödet KLARA SVPL

Transkript

1 1 Utgåva (1)19 Dokumenttyp: Projekt: Projeknr: Slutrapport SVPL ReKo Sjuhärad Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Eva Claesson Chefsgruppen inom ReKo Sjuhärad Slutrapport Implementering av gemensam rutin för samordnad vårdplanering samt IT-stödet KLARA SVPL

2 1 Utgåva (2)19 Sammanfattning Sedan 2005 har ett regionalt projekt inom Västra Götaland arbetat med elektronisk informationsöverföring i samband med samordnad vårdplanering. Det regionala projektets uppdrag var att ta fram en gemensam rutin för samordnad vårdplanering och ett IT-stöd för att hantera denna rutin. Beslut togs av Västra Götalandsregionen och Västkom om en gemensam rutin för Västra Götaland och genomförde under våren 2008 upphandling på IT-stöd samt driften av detta. Till leverantör av IT-stödet valdes Siemens och för driften, inklusive support valdes Västra Götalandsregionens IT-enhet (VGR IT) Aktuellt projekt, med start augusti 2008, avser implementering av den gemensamma rutinen och det upphandlade IT-stödet i ReKo Sjuhärad. Projektet genomfördes under perioden augusti 2008 mars Den gemensamma rutinen infördes och IT-stödet KLARA SVPL En delregional organisation tog över ansvaret för samordning av SVPL i ReKo Sjuhärad I varje organisation upprättades samtidigt en lokal förvaltningsorganisation för SVPL. IT-stödet KLARA SVPL hanterar två perspektiv, dels vårdperspektivet med uppdraget att få kontinuitet och en obruten vårdkedja för patienten mellan de olika vårdgivarna, dels betalningsperspektivet med uppdraget att hantera Betalninsansvarslagen. Svårigheter i projektet har bland annat varit att tolka den gemensamma rutinen att IT-stödet inte var klart vid leverans, utan har utvecklats under projektets gång att få vårdplaner upprättade (justerade) att få läkarna involverade att ha parallella remissmöjligheter att få psykiatriska kliniken mer delaktig misstro mellan organisationerna, en misstro som har funnits länge I samband med införandet av den gemensamma rutinen och IT-stödet KLARA erhölls ett nytt verktyg för samordnad vårdplanering, men mycket finns kvar att förbättra, inte minst i KLARA SVPL. Det återstår också en lång väg innan vårdplaneringsprocessen kan ske utan handhavandefel, tolkningssvårigheter, avvikelser i vårdsamverkan och misstro mot varandra. Det har dock lagts en god grund som också utgör ett steg mot ett förverkligande av den Nationella IT-strategin. Där har fokus hittills varit teknik, IT-lösningar och infrastruktur, nästa steg på den nationella nivån blir fokus på nyttan för verksamheter och för invånarna. Nästa utmaning i ReKo Sjuhärad blir således att hitta nyttan med elektonisk informationsöverföring för både verksamheter och invånare.

3 1 Utgåva (3)19 Innehållsförteckning 0.1 Syftet med dokumentet Referenser Förkortningar Vårdsamverkansgrupperingar UTFALL Måluppfyllelse Leveranser Kommentar Tidsplan Kommentar Budget Avvikelser Kommentar GENOMFÖRANDE Organisation Metoder och verktyg Rutiner Dokumentstyrning Rapportering Leveranser av IT-stödet KLARA SVPL Riskbedömning/Kritiska faktorer Säkerhet/Sekretess och behörighetshantering Möten SLUTLEVERANS Förberedelser och införande Överlämning Förvaltning Arkivering ERFARENHETER FRÅN PROJEKTET Synpunkter och observationer Förslag till förbättringar Kommentarer...19

4 1 Utgåva (4) Syftet med dokumentet Syftet med slutrapporten är att redovisa projektets genomförande och resultat reflektera över gjorda erfarenheter föreslå förbättrande åtgärder 0.2 Referenser Här anges alla de dokument som det hänvisas till i slutrapporten Datum Dokument-/boknamn Projektdirektiv Västra Götaland Samordnad vårdplanering Överenskommelse om regiongemensam inriktning för nya rutiner för samordnad vårdplanering för utskrivningsklara patienter Samordnad vårdplanering, gemensam rutin i Västra Götaland Införandepärm VG-Informationsspecifikation verksamhetsdokumentation för samordnad vårdplanering 0.3 Förkortningar I dokumentet används förkortningen VGR för Västra Götalandsregionen, VG används för Västra Götaland där kommunerna, privata vårdgivare samt Västra Götalandsregionen ingår. 0.4 Vårdsamverkansgrupperingar De sex vårdsamverkansgrupperingar som nämns i dokumentet är LGS, Skaraborg, Fyrbodal, SIMBA, KOLA samt ReKo Sjuhärad.

5 1 Utgåva (5)19 1 Utfall 1.1 Måluppfyllelse Målet med projektet var att implementera den gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering (VG) samt ett IT- stöd för att hantera denna rutin. Det webbaserade IT-stödet förväntades öka patientsäkerheten samt göra det möjligt att rätt information finns tillgänlig för rätt person vid rätt tillfälle smidigheten i processen, eftersom informationen är baserad på en utarbetad informationsspecifikation kvaliteten i den information som utbyts mellan parterna genom att informationen är standardiserad och viss information är tvingande Målet har uppnåtts, dvs den gemensamma rutinen och IT-stödet KLARA SVPL är infört under projekttiden. Patientsökerheten, smidigheten och kvaliteten har ökat men kommer att öka mer när systemet utvecklas. 1.2 Leveranser Den nya gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering infördes 21 april 2009 och IT-stödet KLARA SVPL 13 oktober Beräknat antal användare i behov av utbildning i den gemensamma rutinen Utbildade utbildare/gemensam rutin 85 (i summan finns även nyckelpersoner som i sin tur inte är utbildare) Utbildade användare/gemensam rutin Beräknat antal personer i behov av utbildning på KLARA SVPL Utbildade utbildare KLARA SVPL, Siemens 36 Utbildade användare på KLARA SVPL Utbildade systemadministratörer, Siemens 25

6 1 Utgåva (6) Kommentar Anledningen till att den nya rutinen för samordnad vårdplanering och IT-stödet KLARA SVPL inte infördes samtidigt var en förhoppning om att KLARA SVPL skulle integreras med Melior (sjukhusets journalsystem) så att det skulle vara möjligt att elektroniskt bifoga epikriser och läkemedelslistor till det sista meddelandet Information vid utskrivning som skickas till kommun och primärvård. Tyvärr blev det inte verklighet av denna integrering. Epikriser och läkemedelslistor faxas utanför KLARA SVPL eller skickas med patient, ett moment som uppfattas som krångligt och tar mycket tid. 1.3 Tidsplan Planerad tidsplan: Projektfas: Förberedelsefas/införandefas: Uppföljningsfas Kommentar Förberedelsefasen och införandefasen kom att gå in i varandra. Förberedelsefasen för att införa IT-stödet pågick samtidigt som införandet av den gemensamma rutinen för samordnad vårdplan genomfördes. På det sättet utvecklades en delregional reservrutin (en faxrutin för ReKo Sjuhärad) för KLARA SVPL, en rutin som sedan låg till grund för den regionala reservrutinen. På regional nivå upphörde SVPL-projketet att vara projekt De delregionala projekten fick då också avslutas och gå in i en förvaltningsfas. Chefsgruppen inom ReKo Sjuhärad beslutade om en delregional samordningsorganisation för SVPL/ReKo Sjuhärad fr. o.m Uppföljningsfasen kommer att avslutas när aktuell slutrapport är avlämnad till och godkänd av styrgruppen för projektet, chefsgruppen inom ReKo Sjuhärad Budget Budgeten för projektet har hållits Avvikelser Vid projektets start utgjordes projektledningen av projektledare (100 % ) och biträdande projektledare (20 %). Projektledaren gick fr. o.m. mars 2009 ner i tid och fullföljde sedan projektledarskapet på 60 %. Biträdande projektledaren avslutade sin medverkan Projektgruppen beslutade under hösten 2009 att möjliggöra för fler personer än planerat att delta i utbildningar i systemadmistration (KLARA SVPL) hos leverantören Siemens samt att ge ytterligare utbildningar för utbildare. Dessa kostnader har påförts projektet men har gjorts inom budgetram.

7 1 Utgåva (7) Kommentar Poster som varit aktuella är lönen för projektledare, biträdande projektledare, utbildningskostnader samt omkostnader. Projektarbetet har dock byggt på att verksamheterna avsatt tid för utbildare och support verksamheterna erbjöd tid för utbildning av användare tillräcklig teknisk kapacitet funits tillgänglig i varje organisation Dessa tre sista poster inrymmer de stora kostnaderna. Organisationerna har dessutom månatligen fakturerats för nedanstående huvudposter IT-tjänsten Drift Kundsupport Administrativ avgift Förvaltning (projektledning fram till ) Anpassning/vidareutveckling

8 1 Utgåva (8)19 2 Genomförande 2.1 Organisation En projektorganisation bildades med ReKo Sjuhärads chefsgrupp som styrgrupp, se bilaga 1. Under projektets gång, oktober 2009, genomfördes vårdvalet i Västra Götaland. Detta innebar att det tillkom tre nya vårdcentraler inom ReKo Sjuhärad. Sjukhuset använde reservrutinen (fax) gentemot dessa i avvaktan på att de skulle få tillgång till KLARA SVPL. Detta skedde En kort tid fungerade en utvecklingsgrupp, kallad Informationsöverföringsgruppen, initierad av ReKo Sjuhärad som referensgrupp till projektgruppen, men detta avslutades efter några möten, eftersom det inte fanns något den gruppen kunde tillföra, bland annat för att flera i gruppen samtidigt var deltagare i projektgruppen. Det var viktigare att alla diskussioner togs i projektgruppen. Varje delprojektledare planerade och genomförde en organisation på den lokala nivån, där alla användare finns. Det är på den här nivån som det egentliga arbetet med implementeringen har genomförts. Genomförandet har präglats av ett visst motstånd. Motstånd och svårigheter med samordnad vårdplanering har förekommit under flera år och detta har bland annat tagit sig uttryck i att området har varit föremål för ReKo Sjuhärads förbättringsprocesser vid flera tillfällen. Det delregionala projektet inom ReKo Sjuhärad har genomförts i nära samarbete med det regionala SVPL-projektet. 2.2 Metoder och verktyg Gruppen har haft möten var 14:e dag under hela perioden. Detta har varit en förutsättning för att implementeringen skulle kunna vara möjlig på den lokala nivån, där den gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering och IT-stödet KLARA SVPL ingår i det dagliga arbetet med vårdplanering. Huvudverktygen för att kunna nå användare och nå målen har varit återkommande avstämning i projektgruppen mot projektplanen och mot checklista utbildningstillfällen och informationstillfällen Camtasia (utbildnings-cd) användarhandbok lathundar i varje organisation interna rutiner inom varje organisation

9 1 Utgåva (9) Rutiner Projektet i ReKo Sjuhärad har arbetat i mycket nära kontakt med det regionala SVPL projektet. Det regionala projektet har ansvarat för att stödja, samordna och i viss mån styra införandet av gemensam rutin och gemensam IT-tjänst i VG. Det regionala projektets projektledning, projektledare och biträdande projektledare (ca 1,5 tjänst) har lett SAMSA, en operativ grupp med representanter från de sex olika vårdsamverkansgrupperingarna i VG. Projektledaren har sammankallat till SAMSA- möten under projekttiden ungefär en gång per månad. Det regionala projektet startade Biträdande projektledaren från ReKo Sjuhärad har ingått i SAMSA som representant för ReKo Sjuhärad sedan hösten 2007 och projetkledaren/reko Sjuhärad sedan augusti Arbetsformen har således varit en process där SAMSA har varit navet för dialog mellan SAMSA och de delregionala projekten. Detta har fört arbetet vidare mot ett breddinförande av gemensam rutin och ett gemensamt IT-stöd. Det regionala projektet använde det nätbaserade instrumentet Projektplatsen.se för att göra dokument, utbildningsmaterial, tillämpningsmaterial mm tillgängliga för involverade i VG. I ReKo Sjuhärad har projektgruppen haft tillgång till Projektplatsen.se I ReKo Sjuhärad har webb-platsen för vårdsamverkan ReKo Sjuhärad varit viktig. Där har information publicerats för att bli tillgänglig för användare. Flera lokala organisationer har även använt egen webb-plats med information och länkar till ReKo Sjuhärads webb-plats Dokumentstyrning Följande dokument har styrt arbetet med implementeringen i ReKo Sjuhärad, de flesta har varit gemensamma för hela Västra Götaland. Projektdirektiv Västra Götaland Samordnad vårdplanering Överenskommelse om regiongemensam inriktning för nya rutiner för samordnad vårdplanering för utskrivningsklara patienter. Samordnad vårdplanering, gemensam rutin i Västra Götaland Införandepärm VG - Informationsspecifikation Verksamhetsdokumentation för samordnad vårdplanering Projektbeskrivning Implementation av IT-stöd för samordnad vårdplanering (ReKo Sjuhärad) Projektplan för Implementation av ny rutin och IT-stöd för samordnad vårdplanering (ReKo Sjuhärad)

10 1 Utgåva (10) Rapportering Rapportering har skett varje månad till och med februari 2010 till det regionala projektet och till chefsgruppen för ReKo Sjuhärad. Rapporterna har innehållit genomförda aktiviteter senaste månaden, kommande aktiviter och en uppföljning av tids- och kostnadsplanen. Rapporterna återfinns på Vårdsamverkan ReKo Sjuhärads hemsida, Leveranser av IT-stödet KLARA SVPL. Upphandlingen av IT-stöd gjordes så att leverans skulle ske i omgångar, bland annat för att ha möjlighet att påverka utvecklingen. Dec 08 6 mån 2009 Maj Maj mån 6 BAS mån Senhöst mån Fortsatt utveckling Leveranser av IT-tjänsten Bas-versionen av KLARA SVPL, se bild ovan, levererades december 2008 till det pilotprojekt som startade i Skaraborg med Falköpings sjukhus, primärvård och vissa delar av Falköpings kommun som involverade parter. Justeringar gjordes sedan inför första införandet i KOLA och Skaraborg i maj Version 6 infördes vid två tillfällen under hösten månaders leverans är planerad till den 18 maj 2010.

11 1 Utgåva (11) Riskbedömning/Kritiska faktorer I projektplanen för ReKo Sjuhärad diskuterades olika kritiska faktorer som skulle kunna påverka implementeringen. De kritiska faktorer som diskuterades var: Det centrala projektet kan bli försenat av olika orsaker, bland annat svårigheter med att ta fram användarkataloger och kommunikationstorg (nätverk mellan kommunerna och Västra Götalandsregionen) Begränsad tid för Siemens att åtgärda brister efter pilotprojektet i Skaraborg inför breddinförandet i övriga delar av Västra Götaland Tid och resurser saknas i verksamheterna för projektet och därmed också svårigheter att motivera till utbildning Negativa attityder gentemot vårdplanering och informationsöverföring Osäkerhet med tanke på ny organsiation inom primärvården angående vårdval Osäkerhet med tanke på kommunernas möjlighet att kunna konkurrenspröva verksamheter genom att överlåta valet av utförare till invånarna. (Lagen om valfrihet, LOV) Motstånd mot införandet på grund av för få uppenbara nyttoeffekter initialt eftersom KLARA SVPL inte var färdigutvecklat vid införandet Säkerhet/Sekretess och behörighetshantering Fr.o.m gäller den nya Patientdatalagen (SFS 2008:355). Syftet med lagen är att informationshanteringen inom hälso- och sjukvården ska vara organiserad så att den tillgodoser patientsäkerheten och god kvalitet samt främjar kostnadseffektivitet. Lagen reglerar att personuppgifter ska utformas och i övrigt behandlas så att patienters och övriga registrerades integritet respekteras. Patientdatalagen samt Socialstyrelsens författning Informationshantering och journalföring i hälso och sjukvården (2008:14) har varit styrande när IT stödet KLARA SVPL har utvecklats. I KLARA SVPL är inlagd funktionen loggranskning, dvs systematiska och återkommande kontroller av om någon obehörigen kommer åt personuppgifter. Funktionen kommer att vara tillgänglig fr. o.m. maj 2010 (12 månaders version av KLARA SVPL) Möten Projektmöten har hållits var 14:e dag, under projekttiden, undantag mars 2010 där det gick tre veckor mellan projektmötena. Närvaron har varit mycket god.

12 1 Utgåva (12)19 Minnesanteckningarna från projektgruppen har varit publicerade på ReKo Sjuhärads webb-plats, En viktig del av projektmötena har varit att skapa en enhetlig syn på innehåll i rutin, utbildningsmaterial, delregional tillämpning av rutinen mm. Det finns möjligheter till tolkningar i olika dokument och det har varit av största vikt att få en gemensam tolkning och syn. Konsensus erhålls endast genom samtal, diskussioner och försök att uppnå en ömsedig förståelse för olika perspektiv.

13 1 Utgåva (13)19 3 Slutleverans 3.1 Förberedelser och införande Enligt tidsplanen delades projekttiden in i förberedelsefas, införandefas och uppföljningsfas. Förberedelsefasen och införandefas gick delvis in i varandra på grund av att projektet beslutade att införa den gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering och IT-stödet KLARA SVPL vid olika tidpunkter (beslut av chefsgruppen ). Förhoppningen var att en integration mellan Melior (sjukhusets journalsystem) och KLARA SVPL skulle vara genomförd så att det skulle vara möjligt att sända epikriser och läkemedelslistor elektroniskt. Momenten i de olika faserna beskrivs i projektplanen, se bilaga Överlämning Projektet har regelbundet rapporterat status och fortskridande för projektets styrgrupp, chefsgruppen för ReKo Sjuhärad. Detta har skett muntligen på chefsgruppens möten samt genom rapporter. Projektet är avslutat i samband med att det övergick till en förvaltningsfas och en delregional samordningsorganisation för SVPL ReKo Sjuhärad bildades. Projektledaren har fullföljt sitt ansvar i samband med att slutrapport har överlämnats till och godkänts av chefsgruppen. 3.3 Förvaltning Projekt implementation av SVPL i ReKo Sjuhärad övergick till delregional samordningsorganisation för SVPL/ReKo Sjuhärad Till styrgrupp utsågs chefsgruppen för ReKo Sjuhärad. Beslutet gäller till dess annat beslut tas i den nya närvårdsorganisationen. Chefsgruppen godkände en tjänst på 60 % som delregional samordnare. Organisationen och uppdrag för de olika nivåerna mm framgår av bilaga 3.

14 1 Utgåva (14)19 Den delregionala samordningsorganisationen för ReKo Sjuhärad bygger på en regional förvaltning (VG) av KLARA SVPL. Direktiven där är inte färdiga och några beslut har inte tagits (maj 2010). Enligt tidigare förslag (september 2009) kommer den regionala förvaltningsorganisationen troligen att arbeta som tidigare med en operativ utvecklingsgrupp, som består av representanter från de sex olika vårdsamverkansgrupperingarna i VG. Denna grupp kommer troligen även i fortsättningen att benämnas SAMSA. En gemensam regional styrgrupp kommer att skapas där ReKo Sjuhärad kommer att vara representerad med en person. SAMSA-förvaltning kommer bland annat att arbeta med utvecklingsarbete inför de två leveranser som återstår innan leverantören har fullgjort sitt updrag att leverera KLARA SVPL fullt ut. En tf förvaltningsledare för Västra Götaland är utsedd. 3.4 Arkivering I samband med att den regionala förvaltningen kommer att skapas planeras en gemensam webb-plats som ska vara åtkomlig för alla parter. Gemensamma dokument kommer att lagras på denna gemensamma webb-plats. De dokument som är skapade enbart för ReKo Sjuhärad är publicerade på tidigare nämnd wepp-plats - under rubriken historik. Dokument av styrande karaktär, t.ex projektbeskrivning och uppdragsbeskrivning, finns registrerade genom Primärvårdens i Södra Älsborg diarium inom Västra Götaland. Slutrapporten kommer att registreras på samma diarium.

15 1 Utgåva (15)19 4 Erfarenheter från projektet Området samordnad vårdplanering har diskuterats mycket på nationell nivå och även i ReKo Sjuhärad. Orsaken har varit dålig följsamhet till Betalningsansvarslagen (1990:1404) och till Socialstyrelsens författning Samverkan vid in- och utskrivning av patienter i sluten vård (SOSFS 2005:27). Flera svårigheter som kommer att nämnas här är inte några nya problem utan funnits med i samverkansdiskussioner under en lång rad av år. En svårighet har varit att det finns och länge har funnits en negativ attityd gentemot samordnad vårdplanering. Uppfattningen är att det tar tid från vårdarbetet, istället för att se det som att skapa en kontinuitet för patienten när det gäller hälso- och sjukvård. En svårighet som hänger ihop med detta är att det varit svårt att få läkarna i både primärvård och sjukhusvård involverade. För primärvårdens läkare innebar det ett merarbete att använda sig av KLARA SVPL eftersom primärvårdens läkare inte i så hög utsträckning var engagerade när informationsöverföringen skedde via fax. För läkarna innebär den gemensamma rutinen och KLARA SVPL att det finns parallella remissmöjligheter och därmed svårigheter när det ena eller det andra systemet ska användas. Den gemensamma rutinen och Informationsspecifikationen beslutades under november månad Sedan dess har utvecklingen gått vidare, bland annat har lagstiftningen ändrats. Dessa dokument känns därför gamla i vissa avseenden. De är också oklara i vissa partier och ger upphov till tolkning av involverade parter. Dessutom överensstämmer inte den gemensamma rutinen och informationsspecifikationen på alla områden, vilket ytterligare förstärker otydligheten. När det gäller den tekniska lösningen för informationsöverföring (KLARA SVPL) mellan de involverande parterna så har det generellt upplevts av användarna som användarovänligt. KLARA SVPL är dock ett annorlunda system än verksamhetsdokumentation/journalsystem eftersom det handlar om informationsöverföring mellan olika vårdgivare. Systemet gör patientuppgifter tillgängliga för olika parter från olika huvudmän och olika aspekter måste involveras, bland annat samtycke från patienten. KLARA SVPL upphandlades för leverans i omgångar. Det har varit en svår pedagogisk uppgift att förklara att det är ett utvecklingsprojekt, där kvalitet och standardisering ökar vid varje leverans. Å andra sidan har fördelen med detta leveranssätt varit att det pågått utvecklingsarbete under hela projekttiden och det har varit möjligt att påverka innehållet inför de olika leveranserna.

16 1 Utgåva (16)19 Genomgående under projektet har leverantören Siemens varit sena i sina leveranser. Det har gällt informationen inför leveranserna och information inför tester. Detta har bland annat påverkat de lokala organisationerna som har uppdraget att informera/utbilda om nyheter för användarna och vissa tester har blvit inställda på grund av att systemet inte har varit färdigt i tid. Vid två tillfällen, juni 2009 samt februari 2010, har det regionala projektets styrgruppsordförande skrivit brev till förvaltningschefer, ordförandena i vårdsamverkansgrupperingarna samt vid det senare tillfället även till privata vårdcentralschefer. Vid första tillfället innehöll informationen orsakerna till att breddinförandet hade blivit försenat. Han redogör för några av de stora frågorna som projektet då arbetade med, nämligen arbetet med kataloger som hade krävt betydligt längre tid än planerats, svårigheter med systemadministrationen, svårigheter med teknik för kommunikation mellan VGR-anställda och anställda inom kommunerna och de privata vårdcetralerna samt till slut frågan om fortsatt förvaltning av SVPL KLARA. Vid det andra tillfället betonades vikten av att rutinerna enligt betalningsansvarslagen följdes. Orsaken till detta var att många vårdplaner inte upprättades. Sjukhusen kunde inte utkräva betalningsansvar även om utskrivningsklara patienter kvarlåg på sjukhuset eftersom betalningsansvar förutsätter en upprättad vårdplan. Dessa två brev speglar de svårigheter som nämnts tidigare. På grund av svårigheter med tolkningen av rutinen och svårigheter med att få upprättade vårdplaner har SAMSA arbetat fram en gemensam tillämpning av rutinen med exempel på hur Kallelse med vårdplaneringsunderlag samt Vårdplanen ska fyllas i för att ge ett bra innehåll samt för att underlätta att vårdplanen blir justerad (upprättad). I 12 månaders versionen kommer rapporter och statistik att bli tillgängliga i KLARA SVPL. Det blir då möjligt att få fram statistik på om det blir färre eller fler upprättade vårdplaner. Det blir också möjligt att få fram vilka enheter som inte justerar. 4.1 Synpunkter och observationer De tidigare omnämnda kritiska faktorerna som diskuterades i projektgruppen före införandet och som framkommer i projektplanen kommenteras enligt följande: Det centrala projektet blev något försenad. Planen var att Fyrbodal och KOLA skulle införa rutinen och KLARA SVPL i mars På grund av svårigheter med katalogarbetet försköts införandet till maj 2009 med KOLA och Skaraborg som första områden att införa rutinen och KLARA SVPL. Rutinerna för katalogarbetet förändrades för övriga delprojekt med erfarenheterna i Fyrbodal och Kola som grund. En mycket detaljerad plan för katalogarbetet infördes som gjorde att arbetet gick relativt smärtfritt i ReKo Sjuhärad.

17 1 Utgåva (17)19 Pilotprojektet i Skaraborg december 2008 gav inte några erfarenheter som ReKo Sjuhärad kunde använda. Det gjordes enkäter bland användare och systemadministratörer mm men på grund av för knappa resurser på regional nivå sammanställdes inte materialet. Några analyser och generella slutsatser presenterade inte. Utbildningen i den gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering genomfördes i två steg. Steg 1 gällde utbildning för utbildare och genomfördes av projektledarna, steg 2 gällde utbildning för användare och genomfördes av utbildarna. Genomgående i båda stegen var en diskussion om hur den gemensamma rutinen skulle tolkas. Detta ledde till oklarhet och svårigheter i synnerhet för utbildarna att svara på alla frågor som kom upp i alla utbildningssammanhang. När det gäller utbildning i IT-stödet KLARA SVPL genomfördes även den i två steg. Där ansvarade Siemens för utbildning till utbildare och utbildarna genomförde utbildningar till användare. Utbildningen av Siemens fick mycket kritik och föranledde att utbildarna själva fick lägga mycket tid för att förstå systemet. Det har också varit en svårighet för vissa organisationer att planera den optimala utbildningssituationen för användarna i IT-stödet KLARA SVP och detta gäller de stora organisationerna SÄS och Borås Stad. Uppgiften var att utbilda ca 1300 användare inom SÄS och ca 500 användare inom Borås Stad. Det var inte möjligt att utbilda användarna i en datasal med datorer utan en stor del av utbildningen skedde på storbild med en publik på ca 75 personer vid varje tillfälle. Båda organisationerna har vid senare tillfällen ordnat flera utbildningstillfällen i mindre grupper och till specifika yrkeskategorier. Det har funnits och finns fortfarande negativa attityder gentemot samordnad vårdplanering och informationsöveföring. Det är en betydelsefull uppgift för viss vårdpersonal men upplevs ta tid från vårdarbetet. Upplevelsen av den gemensamma rutinen och KLARA SVPL är att det tar ytterligare tid. Detta gäller speciellt sjukhuset och primärvården. Projektet har pågått samtidigt som vårdvalet inom primärvården har planerats och införts i VG. Detta har för den offentliga primärvården inneburit ett enormt förändringsarbete som tagit mycket kraft och engagemang. Eventuellt har detta påverkat intresse och engagemang för den gemensamma rutinen och KLARA SVPL. När vårdvalet infördes kunde de privat drivna vårdcentralerna inte nyttja KLARA SVPL. Reservrutinen via fax användes från sjukhusets sida för att kalla till samordnad vårdplanering och ge samma möjligheter till kontinuitet i hälso- och sjukvården för de listade patienterna hos de privata vårdcentralerna.

18 1 Utgåva (18)19 LGS, KOLA och ReKo Sjuhärad planerade och genomförde gemensamt utbildning i den gemensamma rutinen och i IT-stödet KLARA SVPL, registrering i KIV (Katalog i Väst) samt registrering i användarkatalogen (KLARA SVPL) för de privata vårdcentralerna kunde de börja använda KLARA SVPL. I ReKo Sjuhärad finns totalt fyra privat drivna vårdcentraler. Dessa har utsett (maj 2010) en representant i den delregionala samordningsgruppen för SVPL/ReKo Sjuhärad. Inom ReKo Sjuhärad har inte förekommit diskussioner om de privata vårdgivarna inom kommunerna. En observation är att arbetsterapeuter och sjukgymnaster inom kommun, primärvård och sjukhus har blivit mer involverade i vårdplaneringsprocessen. 4.2 Förslag till förbättringar Läkarna måste vara mer involverade genom attitydförändringar eller bättre styrning i linjen. Ska det bli ett säkert övertagande av det medicinska ansvaret måste läkare på sjukhuset och inom primärvården kommunicera bättre. Det kan ske genom KLARA SVPL men det är fortfarande möjligt att också använda telefonen! Primärvården måste vara mer delaktiga, förstå att samordnad vårdplanering är en delaktighet i en process där alla parter deltar. Det är inte ett passivt avvaktade på att epikrisen ska komma. Det är fullt möjligt för primärvården att vara delaktiga utan att delta på vårdplaneringskonferensen. Epikriserna måste följa med när sista meddelandet Information vid utskrivning skickas från sjukhuset till primärvården och kommunen. Primärvården övertar ett ansvar direkt vid patientens hemkomst under förutsättning att patienten har kommunal hälso- och sjukvård och är då i behov av information om vilka behandlingar och utredningar som genomförts på sjukhuset. Detta är också nödvändigt för att kommunen ska kunna fullfölja sitt ansvar. Det kan bli en positiv spiral om sjukhuset dokumenterar mer i KLARA SVPL. Läkarna inom primärvården anser då det mer angeläget att dokumentera och justera.

19 1 Utgåva (19)19 FOU Sjuhärad Välfärd har under projekttiden bedrivit ett parallellt arbete med fokus på Vård- och omsorgsplaneringsmötet, Vård- och omsorgsplaneringsmötet erfarenheter ur ett tvärproffessionellt perspektiv (Arbetsrapport 2009). Del 1 i studien syftar till att beskriva vård- och omsorgspersonalens erfarenheter av att delta i vårdplaneringsmöten. Del 2 kommer att beskriva hur samverkan mellan vårdpersonal och patienters delaktighet kommer till uttryck i samtalet. Materialet består av bandinspelade vårdplaneringsmöten samt intevjuer direkt efter. Analysen av del 2 är inte klar (maj 2010). Del 3 syftar till att sprida erfarenheterna från del 1 och del 2 genom någon slags kompetensutveckling inom området. Två konkreta förslag har diskuterats: en tvärdisciplinär högskolekurs på 7,5 högskolepoäng i ämnet samordnad vårdoch omsorgsplanering en intervention i form av tvärdisciplinära reflektionsgrupper, bestående av representanter för kommun, primärvård och slutenvård. Syftet med reflektionsgrupperna skulle vara att öka förståelsen för varandras perspektiv. Planeringen är att reflektionsmötena ska inledas med en inspelad filmdel och belysa olika områden, bland annat verktyget KLARA SVPL. Reflektionsmötena skulle kunna åstadkomma ett förbättrat förtroende mellan verksamhetsföreträdarna. Samordnad vårdplanering är ett utvecklingsområde som fortfarande kommer att ge upphov till diskussioner i olika sammanhang och till olika initiativ till förbättringsområden. Ämnet är inte på något sätt uttömt. 4.3 Kommentarer Hela projektet i Västra Götaland har varit mycket omfattande. Troligen kunde inte beslutsfattarna 2006 förstå hur mycket resurser det skulle kosta huvudmännen. Den nya rutinen och IT-stödet KLARA SVPL är dock infört och en god grund är lagd för att vårdplaneringsprocessen endast kan bli bättre.