2018-03-13 Sida 1 (21) Sammanträde med Ledningsutskottet Plats och tid Kommunfullmäktigesalen kl. 13.00-16.00 Beslutande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Annelie Hägg (C), ordförande Carina Lindström (M) Bo Bergvall (S) Lennart Gustavsson (S) Ulf Bardh (C) Ulf Björlingson (M) Ulla Hägg (S), tjänstgörande ersättare för Diana Laitinen Carlsson (S) Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Annelie Sjöberg (M) Linda Davidsson, sekreterare Simon Lennermo, ekonom 50, 51, 54 Jurgen Beck, utvecklingschef, 48, 49, 52 Tord Du Rietz, kommundirektör, föredragande Utses att justera Ulf Björlingson (M) Justeringens plats Stadshuset 2018-03-20, kl 10.00 Paragrafer 45-60 och tid Underskrifter Sekreterare Linda Davidsson Ordförande Annelie Hägg Justerande. Ulf Björlingson
Ledningsutskottet 2018-03-13 2 (21) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Ledningsutskottet 2018-03-13 Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen, Stadshuset Datum för anslags 2018-03-20 Datum för anslags 2018-04-12 uppsättande nedtagande Underskrift Linda Davidsson
Ledningsutskottet 2018-03-13 3 (21) Lu 45 Godkännande av föredragningslistan Beslut att föredragningslistan fastställs enligt följande: Innehåll Lu 45 Godkännande av föredragningslistan... 3 Lu 46 Goda köttbullar, en sann glädje för gamla och unga, motion - yttrande... 4 Lu 47 Kommunstyrelsens delegationsordning, revidering... 6 Lu 48 SCB:s Medborgarundersökning 2018... 7 Lu 49 Medborgarlöfte 2018-2019, överenskommelse mellan Eksjö kommun och Polisen... 8 Lu 50 Budgetuppföljning per 2018-02-28... 9 Lu 51 Internkontroll 2017, uppföljning... 10 Lu 52 Genomförande av 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv - remiss... 11 Lu 53 Beslut fattade med stöd av delegation... 12 Lu 54 Internkontrollplan 2018... 13 Lu 55 Budget 2019-2021, information om budgetläget - KLK... 15 Lu 56 Eksjö kommuns uppgifter enligt lagen om extraordinära händelser 2017, uppföljning... 17 Lu 57 Obesvarade motioner och medborgarförslag... 18 Lu 58 Arbetsgivarärende, information... 19 Lu 59 Anmälningslista... 20 Lu 60 Nästa möte... 21 Ärende som tillkommer dagordningen: 17. Medborgarundersökning 2018-2019, överenskommelse mellan Eksjö kommun och Polisen -----
Ledningsutskottet 2018-03-13 4 (21) Lu 46 Goda köttbullar, en sann glädje för gamla och unga, motion - yttrande Dnr 2018-KLK0171 Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen beslutar att hänskjuta ärendet till budgetberedningen. Kommunstyrelsen föreslår vidare kommunfullmäktige besluta att anse motionen besvarad. Ulf Svensson (SD) framför i motion, daterad 2017-09-28, att kommunfullmäktige beslutar - att ge barn- och ungdomsnämnden i uppdrag att köpa in en färsformare, - att ge barn- och ungdomsnämnden i uppdrag att ta fram ett recept på en näringsrik och god köttbulle som kan bli Eksjö kommuns köttbulle. Motiven för ett sådant beslut anser motionären är: Vad är godare än hemlagade köttbullar? Något att längta efter till nästa gång det serveras. Idag köps köttbullar in som halvfabrikat där kvalitén kan variera och kostnaden är relativt hög. En färsformare används till att forma färs till köttbullar, pannbiffar och hamburgare, men den kan även användas till att forma vegetariska biffar och potatisbullar. Färsformaren kräver en eller två personer som plockar av färsbullar och biffar för vidare tillagning på stekbord och därefter i ugn till rätt innertemperatur. Investeringskostnaden omfattar 86 200 kr. inklusive nödvändiga tillbehör. Övriga kostnader som tillkommer är driftskostnaderna som ökar då hemlagade köttbullar steks, kyls och därefter återuppvärms. Denna process är redan avklarad när man serverar halvfabrikat. Kostnad för halvfabrikat: - köttbullar, blandfärs 3,08 kr/portion (100 g) - köttbullar, nötfärs 3,39 kr/portion (100 g) Kostnad för hemlagade köttbullar: - köttbullar av blandfärs: 4,92 kr/portion (100 g) - köttbullar av nötfärs: 5,68 kr/portion (100 g)
Ledningsutskottet 2018-03-13 5 (21) Ökad kostnad vid 3400 portioner: - köttbullar av blandfärs: 10 472 kr - köttbullar, hemlagade, av blandfärs: 16 728 kr Vid upphandling av livsmedel ställs höga krav på färs. I nuvarande avtal är nöt- och blandfärs av svenskt ursprung. Vid kravställning på halvfabrikat finns i nuvarande avtal inga krav på ursprung eller hur djuret har behandlats under uppfödning och vid slakt. Den extra arbetsinsatsen som krävs för hemlagade köttbullar bör gå att klara av med ordinarie bemanning med planering och omfördelning av resurserna. Hemlagade köttbullar, tillagade enligt Eksjö kommuns eget recept, skulle höja kvalitén och smakupplevelsen väsentligt. Köttbullarna som serveras idag är av god kvalité men kan inte jämföras med hemlagade. Måltidsverksamheten ser mycket positivt på förslaget om satsningen på höjd kvalité, dock saknas finansiering för både investerings- och driftbudget. Motion från Ulf Svensson (SD) 2017-09-28 Kommunfullmäktiges beslut 2017-10-19, 186 Kommunstyrelsens beslut 2017-10-31, 272 Tjänsteskrivelse från måltidsutvecklare Gun Svensson, 2018-01-17 Utdrag: Kommunstyrelsen
Ledningsutskottet 2018-03-13 6 (21) Lu 47 Kommunstyrelsens delegationsordning, revidering Dnr 2018-KLK0062 Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen beslutar att godkänna redovisade revideringar i kommunstyrelsens delegationsordning. Följande revideringar av kommunstyrelsens delegationsordning redovisas: Ändringar Barn- och ungdomschef ändras till skolchef Administrativ chef ändras till kanslichef Förhandlingschef ändras till förhandlingsansvarig Tillägg Gymnasiechef Kommunstyrelsens delegationsordning, revidering Utdrag: Kommunstyrelsen
Ledningsutskottet 2018-03-13 7 (21) Lu 48 SCB:s Medborgarundersökning 2018 Dnr 2018-KLK0063 Beslut Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen beslutar att genomföra SCB:s Medborgarundersökning 2018, samt att finansiera kostnaden om 60 tkr genom kommunstyrelsens anslag för utvecklingsmedel. Statistiska Centralbyrån (SCB) erbjuder rikets kommuner att genomföra en medborgarundersökning 2018. Resultatet av enkäten sammanfattas i tre olika index: NRI= NöjdRegionIndex, beskriver medborgarnas syn på kommunen som en plats att leva och bo på. NMI = NöjdMedborgarIndex, beskriver medborgarnas syn på de verksamheter som kommunen ansvarar för. NII = NöjdInflytandeIndex, beskriver medborgarnas syn på möjligheten till inflytande och påverkan. Eksjö kommunen har tidigare via SCB genomfört två medborgarundersökningar, 2008 och 2013. Sedan 2013 har befolkningen ökat med nästan 1000 invånare. Liksom flera av rikets kommuner beror folkökningen på utrikes invandring. För att veta om de nämnda indexen förändrats sedan fem år tillbaka, och med tanke på folkökningen, finner förvaltningen det lämpligt att genomföra 2018 års medborgarundersökning Undersökningen ger också svar på inom vilka områden som förbättringspotentialen är som störst för att öka kundnöjdheten hos befolkningen. Tjänsteskrivelse från utvecklingschef Jurgen Beck, 2018-03-08 Utdrag: Kommunstyrelsen
Ledningsutskottet 2018-03-13 8 (21) Lu 49 Medborgarlöfte 2018-2019, överenskommelse mellan Eksjö kommun och Polisen Dnr 2018-KLK0064 Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättat förslag till Medborgarlöfte 2018-2019. Med utgångspunkt av tidigare tecknad samverkansöverenskommelse, och mot bakgrund av lägesbilden, formulerar Eksjö kommun och Polisen två stycken årliga medborgarlöften som börjar gälla från och med undertecknandet. Polisen och kommunen lovar att gemensamt arbeta för: - att öka den upplevda tryggheten på resecentrum och i närområdet, Eksjö, - att minska risken för unga att hamna i drogberoende och kriminalitet. Medborgarlöften är en utveckling dagens samverkansöverenskommelser och är en del av polismyndighetens styrmodell. Den lokala lägesbilden ska vara utgångspunkt för de mål som polisen ska arbeta med. Löftena handlar om konkreta aktiviteter som kommun och polis tillsammans kommit överens om för att öka tryggheten och minska brottsligheten. Medborgarlöften fokuserar på den lokala lägesbilden och på sådant som de som bor och verkar i ett område upplever som viktigast för att känna sig trygga och säkra. Löftena har bland annat tagits fram i dialog med medborgare och medarbetare. Medborgarlöftena kommer att följas upp kontinuerligt och presenteras på polisens webbplats, polisen.se. Medborgarlöften mellan Eksjö kommun och polisen Tjänsteskrivelse från utvecklingschef Jurgen Beck, 2018-02-27 Utdrag: Kommunstyrelsen
Ledningsutskottet 2018-03-13 9 (21) Lu 50 Budgetuppföljning per 2018-02-28 Dnr 2018-KLK0058 Beslut att godkänna redovisad rapport, samt att rapporten anmäls till kommunstyrelsen. Kommunledningskontorets driftutfall efter två månader är 9,2 mnkr, vilket motsvarar 14,9 procent av helårsbudgeten, jämfört med riktpunkten 16,7 procent. Kommunledningskontorets helårsprognos för driften är 62,8 mnkr vilket motsvarar en negativ avvikelse mot budget med 1,3 mnkr. Kommunledningskontorets investeringsutfall efter två månader är 0,05 mnkr vilket motsvarar 0,6 procent av helårsbudgeten. Kommunledningskontorets helårsprognos för investeringarna är 7,0 mnkr vilket motsvarar budgetnivån. Överförmyndarens driftutfall efter två månader är 1,2 mnkr, vilket motsvarar 39 procent av helårsbudgeten. Helårsprognosen för driften är 3,5 mnkr vilket motsvarar en negativ avvikelse mot budget med 0,4 mnkr. Budgetuppföljning från ekonomiavdelningen Utdrag: Kommunstyrelsen
Ledningsutskottet 2018-03-13 10 (21) Lu 51 Internkontroll 2017, uppföljning Dnr 2018-KLK0064 Beslut Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna redovisad internkontroll för år 2017. Enligt kommunstyrelsens reglemente för internkontroll ska ledningsutskottet senast i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom kommunledningskontoret till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen antog 2017-05-02, 113, internkontrollplan för 2017. Följande områden omfattar 2017 års granskning av den interna kontrollen: - Kontroll av momsavdrag och dokumentation för representationsfakturor - Kontroll av betalning av leverantörsfakturor - Kontroll av attestförfarande av personliga leverantörsfakturor - Kontroll av felaktiga löneutbetalningar - Kontroll av direktupphandlingar - Kontroll av reseräkningskostnader - Kontroll av tjänstemäns rapportering av delegationsbeslut Vid dagens sammanträde redovisas internkontrollrapport för 2017 avseende genomförda åtgärder. Internkontroll 2017, uppföljning Utdrag: Kommunstyrelsen
Ledningsutskottet 2018-03-13 11 (21) Lu 52 Genomförande av 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv - remiss Dnr 2018-KLK0065 Beslut att godkänna förslag till yttrande och överlämna detsamma till Justitiedepartementet, samt att anmäla ärendet till kommunstyrelsen. Regeringskansliet har via Justitiedepartementet berett Eksjö kommun att yttra sig över promemorian Genomförande av 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv (Ds 2018). Myndigheter under regeringen är skyldiga att svara på remissen. För andra remissinstanser innebär remissen en inbjudan att lämna synpunkter, bland dem Eksjö kommun. Promemorian behandlar frågan om genomförandet i svensk rätt av Europaparlamentets och rådets direktiv 91/477/EEG om kontroll och förvärv. Av den aktuella promemorian framgår att vapenförordningen kommer att skärpas med föreslaget till genomförande 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv. Vapendirektivet är ett minimidirektiv, vilket innebär att medlemsstaterna får anta bestämmelser som är strängare än de som finns i direktivet. Den svenska vapenlagstiftningen är restriktiv och håller internationellt sett en hög skyddsnivå. En utgångspunkt för uppdraget är att så långt det bedöms möjligt och ändamålsenligt upprätthålla denna skyddsnivå, samtidigt som de författningsändringar som föreslås inte ska vara onödigt betungande för enskilda tillståndsinnehavare Eksjö kommun anser att det är viktigt att skärpa vapenlagstiftningen i enlighet med ändringsdirektivet och registreringen av de verksamheter som beviljats tillstånd att hantera ammunition. Eksjö kommun anser också att skärpningen av tillsynsansvaret för kemikalier och explosiva varor är bra, och delar Försvarsmaktens synpunkt om att det är nödvändigt att en konsekvensanalys genomförs, där även konsekvenserna för försvarsförmågan belyses innan beslut fattas i frågan. Remiss från Regeringskansliet, Justitiedepartementet Tjänsteskrivelse från utvecklingschef Jurgen Beck, 2018-02-28 Utdrag: Justitiedepartementet, kommunstyrelsen
Ledningsutskottet 2018-03-13 12 (21) Lu 53 Beslut fattade med stöd av delegation Dnr 2018-KLK0016 att ärendet anmäls i kommunstyrelsen. Beslut fattade med stöd av delegation av upphandlingschefen Inköp, Upphandling Avrop har anmälts på SKL Kommentus Inköpscentrals ramavtal avseende Vitvaror (ej storköksprodukter) för perioden 2017-09-11 2019-05-21 med möjlighet till förlängning 1+1 år Avrop har anmälts på SKL Kommentus Inköpscentrals ramavtal avseende prenumerationstjänster (tidningar och tidskrifter) för perioden 2017-10- 10 2019-06-18 med möjlighet till förlängning 1+1 år Avrop har anmälts på SKL Kommentus Inköpscentrals ramavtal avseende Litteratur (med eller utan biblioteksutrustning) för perioden 2017-01-13 2019-10-29 med möjlighet till förlängning 1+1 år Leasingavtal avseende en (1) styck kopiator till Kvarnarps förskola för perioden 2018-03-01 2021-02-28 har tecknats med De Lage Landen Finans AB. Service- och underhållsavtal har tecknats för samma period med Konica Minolta. Leasingavtal avseende sex (6) styck fordon till BUS vaktmästare, varav 3st för perioden 2018-02-01-2021-02-01 och 3st för perioden 2018-03-01 2021-03-01 har tecknats med Volkswagen Finans. Leasingavtal avseende ett (1) styck fordon till Hemtjänsten, för perioden 2018-03-01-2020-03-01 har tecknats med Volkswagen Finans. Service- och underhållsavtal avseende en styck skrivare till hemsjukvården har tecknats med Konica Minolta för perioden 2018-03-01 2020-02-28. Service- och underhållsavtal avseende en styck skrivare till särvux har tecknats med Konica Minolta för perioden 2018-03-01 2020-02-28. Leasingavtal avseende fem (5) styck fordon till Hemtjänsten, för perioden 2018-03-01-2020-03-01 har tecknats med Volkswagen Finans. Förteckning från Inköp- och upphandlingsavdelningen Utdrag: Kommunstyrelsen
Ledningsutskottet 2018-03-13 13 (21) Lu 54 Internkontrollplan 2018 Dnr 2018-KLK0061 Beslut att uppdra till förvaltningen att till ledningsutskottets sammanträde i april, ta fram förslag till internkontrollplan 2018. I reglementet för intern kontroll, fastställt av kommunfullmäktige 2000, 116, framgår att nämnderna senast före april månads utgång varje år ska upprätta en särskild plan för granskning/uppföljning av den interna kontrollen. Planen ska därefter antas av kommunstyrelsen. Internkontroll är ett verktyg för att följa upp att verksamheten är effektiv och bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, att det finns tillförlitlighet i finansiell rapportering samt att anpassning görs till gällande lagstiftning och förordningar. Eksjö kommun har ett fastställt regelverk för internkontroll och det är viktigt att den politiska nivån involveras i arbetet med den interna kontrollen. Utifrån detta förs en diskussion på ledningsutskottet i mars om vilka områden som ledningsutskottet vill fokusera på i planen för intern kontroll 2018. Beslut om internkontrollplan tas på aprilsammanträdet. För varje kontrollområde som föreslås ska området värderas utifrån en riskoch väsentlighetsanalys. Riskbedömning görs genom att värdera risken utifrån vilken sannolikhetsnivå det finns för att fel uppstår. Väsentlighetsanalys görs genom en bedömning vilka konsekvenser som kan uppstå vid fel. Riskanalys Osannolik: Risken är praktiskt taget obefintlig att ska uppstå Mindre sannolik: Risken är mycket liten att fel ska uppstå Möjlig: Det finns risk för att fel ska uppstå Sannolik: Det är mycket troligt att fel ska uppstå Väsentlighetsanalys Försumbar: är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. Lindrig: uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen Kännbar: uppfattas som besvärande för intressenter och kommun. Allvarlig: är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa
Ledningsutskottet 2018-03-13 14 (21) Vid dagens överläggning diskuteras inom vilka områden, antingen detaljerat eller övergripande, ledningsutskottet vill att 2018-2019 års plan för intern kontroll ska fokusera på. Bland annat framkommer att granskning inom personalområdet bör tas med i planen inför 2018-2019 års internkontroll, såsom sjuklönekostnader och att korrekta löner utbetalats. Tjänsteskrivelse från ekonom Simon Lennermo, 2018-03-08 Utdrag: Ledningsutskottet 2018-04-16
Ledningsutskottet 2018-03-13 15 (21) Lu 55 Budget 2019-2021, information om budgetläget - KLK Dnr 2018-KLK0065 Beslut att notera informationen. Kommunstyrelsen har 2018-01-30, 12, fastställt tidsplanen för budgetarbetet 2019-2021. Några förändringar har gjorts jämfört mot föregående år, däribland: I mars ges information om budgetläget till respektive nämnder och nämnderna har möjlighet att komma med idéer när det gäller budgetarbetet. I april lämnas information till respektive nämnd om sektorns budgetunderlag som lämnas till budgetberedningen. I budgetprocess 2019-2021 har sektorerna i uppdrag att till budgetberedningen presentera Åtgärder så att de av kommunfullmäktige (kf 2017-10-19, 174) fastställda ramarna hålls, inklusive eventuella ökade behov. Ytterligare åtgärder för att det ska finnas förslag på åtgärder som överstiger behovet för att budgetberedningen ska ha möjlighet att välja och prioritera mellan olika åtgärder. De av kommunfullmäktige beslutade ramarna för kommunledningskontoret och överförmyndaren är enligt nedan: (belopp i mnkr) 2018 2019 2020 Kommunledningskontoret 62,3 59,7 59,5 Överförmyndaren 3,1 3,0 3,0 Summa 65,4 62,7 62,5 I kommunledningskontorets budgetram 2019 och framåt ingår ospecificerad besparing motsvarande 1,2 mnkr utifrån beslut (ks 2017-10-03, 217) att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram andra besparingsförslag inom räddningstjänsten och övrig förvaltning, för att inrymma verksamheten inom ram 2019, då befintlig organisationsform inom räddningstjänsten i Hjältevad ska bibehållas.
Ledningsutskottet 2018-03-13 16 (21) Inklusive dessa 1,2 mnkr har kommunledningskontoret och överförmyndaren i uppdrag att presentera ytterligare åtgärder för att minska budgetram till åren 2019-2021. Vid dagens överläggning delges information om budgetläget 2019-2021 och möjlighet för ledningsutskottet att komma med idéer på åtgärdsförslag. Tjänsteskrivelse från ekonom Simon Lennermo, 2018-03-08 Utdrag: Ekonomiavdelningen
Ledningsutskottet 2018-03-13 17 (21) Lu 56 Eksjö kommuns uppgifter enligt lagen om extraordinära händelser 2017, uppföljning Dnr 2018-KLK0024 Beslut att notera informationen. Kommunen ska årligen, i enlighet med lagen (2006:544) om kommuner och landstings åtgärder inför och under extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH), rapportera förmåga, aktiviteter samt robustheten till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Uppföljningen sker även mot den målbild som finns sammanfattad i överenskommelsen mellan staten och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Syftet med årsuppföljningen är att skapa en översiktlig bild av krisberedskapen på lokal nivå. Svaren på 2017 års uppföljning har lämnats 2018-02-05. Kommunen uppfyller kraven väl på förmåga enligt lagen om extraordinära händelser. Erhållna statsbidrag hanteras i enlighet med överenskommelsen mellan staten och SKL. Kommunens krisorganisation är väl utbildad, övad och utrustad för sin uppgift. Vissa förbättringsområden finns, men de bedöms inte menligt påverka krisorganisationens förmåga. Tjänsteskrivelse från räddningschef Micael Carlsson, 2018-01-29 Uppföljning, 2018-02-05 Utdrag: Räddningschef Micael Carlsson
Ledningsutskottet 2018-03-13 18 (21) Lu 57 Obesvarade motioner och medborgarförslag att notera informationen. En motion eller ett medborgarförslag bör, enligt Kommunallagen, beredas så att kommunfullmäktige kan fatta beslut inom sex månader från det att förslaget väckts. Fullmäktige kan vid behov, avskriva medborgarförslagen från vidare handläggning. Vid dagens sammanträde redovisas förteckning över obesvarade motioner och medborgarförslag. Förteckning över obesvarade motioner och medborgarförslag -----
Ledningsutskottet 2018-03-13 19 (21) Lu 58 Arbetsgivarärende, information att notera informationen. Förteckning över antal anställda i Eksjö kommun och sjukskrivningstal per december 2017 redovisas. Förteckning sjukskrivningstal och antal anställda -----
Ledningsutskottet 2018-03-13 20 (21) Lu 59 Anmälningslista att notera informationen. Följande anmälningsärende redovisas vid dagens sammanträde: Vänortsbrev Tillstånd till kameraövervakning, Länsstyrelsen i Jönköpings län beslut Tillstånd till kameraövervakning, Eksjö Tingsrätt - beslut -----
Ledningsutskottet 2018-03-13 21 (21) Lu 60 Nästa möte Beslut att kommande möte med ledningsutskottet genomförs måndagen den 2018-04-16, kl 13.00 i kommunfullmäktigesalen. -----