Kommunfullmäktigesalen, våning 2 Stadshuset kl. 13:00-17:00

Transkript

1 Sammanträde med Plats och tid Kommunfullmäktigesalen, våning 2 Stadshuset kl. 13:00-17:00 ande Ledamöter Annelie Hägg (C) Diana Laitinen Carlsson (S) Marcus Kyllenbeck (M) Sebastian Hörlin (S) Ulf Björlingson (M) Tjänstgörande ersättare Christer Ljung (L) tjänstgörande ersättare för Elisabeth Werner (SD) Ulf Bardh (C) tjänstgörande ersättare för Stellan Johnson (C) Övriga närvarande Ersättare Lennart Gustavsson (S) Anders Gustafsson (S) Birgitta Johansson (S) Bo Ljung (KD) Tjänstemän Helena Lundborg, sekreterare Tord du Rietz, Kommundirektör föredragande Simon Lennermo, Biträdande ekonomichef Ingvar Lundqvist, Mät- och exploateringschef 30 Malin Claesson, Personalchef 31 Övriga Part Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Ulf Bardh (C) Stadshuset Kl. 15:00 Helena Lundborg Ordförande Annelie Hägg Justerande. Ulf Bardh 1 Paragrafer 25-35

2 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Förvaringsplats för protokollet Datum då anslag publiceras Underskrift Närarkiv sektor Datum då anslag tas bort Helena Lundborg

3 26 Upprop Val av justerare Godkännande av föredragningslistan Internkontroll 2018, redovisning KLK Intern kontroll 2019 inledande diskussion 2019/ /97 27 Budgetuppföljning februari 2019/77 28 Budget och verksamhetsplan 2022, diskussion 2019/ /80 30 Budget och verksamhetsplan för kommunal utveckling 2019 Fastighetsförsäljning 31 HR-Strategi 2019/83 32 Revidering av taxorna för brandskyddskontroll och rengöring med anledning av ny upphandling Brottsstatistik Obesvarade medborgarförslag och motioner Redovisning av delegationsbeslut Anmälningsärende Informationsärende 2019/ Ärende som utgår: Internkontroll 2018, redovisning KLK Anmälningsärende Informationsärende / / / / / /

4 Lu 25 Godkännande av föredragningslistan beslutar att föredragningslistan fastställs enligt föregående sida. 4

5 Lu 26 Intern kontroll 2019, inledande diskussion Dnr KLK 2019/97 beslutar: att uppdra till förvaltningen att ta fram ett förslag på internkontrollplan till ledningsutskottets sammanträde i april med utgångspunkt ifrån ledningsutskottets diskussion om vad som bör ingå i planen Ärendebeskrivning Intern kontroll är ett verktyg för att följa upp att verksamheten är effektiv och bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, att det finns tillförlitlighet i finansiell rapportering samt att anpassning görs till gällande lagstiftning och förordningar. Eksjö kommun har ett fastställt regelverk för intern kontroll och det är viktigt att den politiska nivån involveras i arbetet med den interna kontrollen. Utifrån detta förs en diskussion på sammanträdet i mars om vilka områden som ledningsutskottet vill fokusera på i planen för intern kontroll om intern kontroll tas på aprilsammanträdet. Utredning I reglementet för intern kontroll, som kommunfullmäktige har fastställt 2000 (Kf 116) och reviderat 2006 (Kf 143), framgår att nämnderna senast före april månads utgång varje år upprätta en särskild plan för granskning/uppföljning av den interna kontrollen. Planen ska därefter antas av kommunstyrelsen. I en revisionsrapport Granskning av kommunens arbete med intern kontroll ifrån 2009 framkom att det är av yttersta vikt att den politiska nivån blir mer delaktig i internkontrollarbetet. På sammanträdet i mars ska ledningsutskottet diskutera om vilka kontrollområden som bör ingå i planen. Utifrån diskussionen kommer förvaltningen att ta fram ett förslag på en plan för den interna kontrollen som ledningsutskottet ska besluta om på sammanträdet i april. För att säkerställa att den interna kontrollen inte enbart fokuserar på ekonomi använder Eksjö kommun COSO:s (Commitee of sponsoring of the treadway commission) ramverk, där det framkommer att det bör vara fokus på tre huvudområden inom den interna kontrollen: Effektivitet och ändamålsenlighet i verksamheten Tillförlitlighet i finansiell rapportering Anpassning till gällande lagstiftning och förordningar För varje kontrollområde som föreslås ska området värderas utifrån en risk- och väsentlighetsanalys. Riskbedömning görs genom att värdera risken utifrån vilken sannolikhetsnivå det finns för att fel uppstår. Väsentlighetsanalys görs genom en bedömning vilka konsekvenser som kan uppstå vid fel. 5

6 Riskanalys Osannolik: Risken är praktiskt taget obefintlig att ska uppstå Mindre sannolik: Risken är mycket liten att fel ska uppstå Möjlig: Det finns risk för att fel ska uppstå Sannolik: Det är mycket troligt att fel ska uppstå Väsentlighetsanalys Försumbar: är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. Lindrig: uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen Kännbar: uppfattas som besvärande för intressenter och kommun. Allvarlig: är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa Vid dagens överläggning diskuteras inom vilka områden, antingen detaljerat eller övergripande, som ledningsutskottet vill att 2019 års plan för intern kontroll ska fokusera på. Biträdande ekonomichef deltar i diskussionen och tar med sig de förslag som framkommit under överläggningen. sunderlag Tjänsteskrivelse Simon Lennermo, Biträdande Ekonomichef, Ekonomi- och upphandlingsavdelningen, daterad Utdrag: Ekonomi- och upphandlingsavdelningen 6

7 Lu 27 Budgetuppföljning Dnr KLK 2019/77 beslutar: att godkänna redovisad rapport, samt att rapporten anmäls till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning I kommunledningskontorets driftutfall efter februari ingår hela förvaltningens ITkostnader ifrån HIT för första halvåret som inte är fördelat till respektive verksamhet ännu. Kommunledningskontorets driftsutfall exklusive dessa IT-kostnader är 8,2 mnkr, vilket motsvarar 13,8 procent av helårsbudgeten, jämfört med riktpunkten 16,7 procent. Kommunledningskontorets helårsprognos för driften är 59,2 mnkr vilket motsvarar en positiv avvikelse mot budget med 0,3 mnkr. Kommunledningskontorets investeringsutfall efter februari är -0,1 mnkr. Kommunledningskontorets helårsprognos för investeringarna är 3,0 mnkr jämfört mot budgeten som är 6,9 mnkr. Utredning Budgetuppföljning Kommunledningskontoret Datum: Riktpunkt 16,7 % Drift Kansliet Ekonomi & Upphandling Personalavdelning Kommunikationsavdelning Räddningstjänsten TOTALT Budget INVESTERINGAR TOTALT Budget Bokfört % 19 % 12 % 11 % 12 % 15% 13,8 % Bokfört Prognos Prognos Avvikelse Avvikelse Kansliet Prognos: +4 tkr, vilket motsvarar en budget i balans. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Prognos: +436 tkr, vilket motsvarar en avvikelse mot budget med 5,3 procent. Den positiva prognosen beror på att personalkostnaderna beräknas vara lägre än budget på grund av framförallt en föräldraledighet som inte är ersatt med vikarier fullt under 2019 samt partiella tjänstledigheter. 7

8 Personalavdelningen Prognos: +- 0tkr, vilket motsvarar en budget i balans. Kommunikationsavdelningen Prognos: -40 tkr, vilket motsvarar en avvikelse mot budget med 0,3 procent. Besparingen på Repro beräknas inte få full effekt under 2019, vilket påverkar prognosen negativt med 100 tkr. Detta vägs upp av framförallt lägre systemkostnader inom andra delar av Kommunikationsavdelningen. Räddningstjänsten Prognos: -100 tkr, vilket motsvarar en avvikelse mot budget med 0,5 procent. Avvikelsen beror på högre kostnader för försäkringar än vad som finns i budget. Investeringar Prognos: +3,9 jämfört mot budget som är 6,9 mnkr. Vad Räddningstjänsten Kvarnarps gård Övriga KLK Summa Budget tkr tkr 915 tkr tkr Prognos tkr 0 tkr 500 tkr tkr sunderlag Tjänsteskrivelse Simon Lennermo, Biträdande ekonomichef upphandlingsavdelningen, daterad Utdrag: Kommunstyrelsen 8

9 Lu 28 Budget och verksamhetsplan 2022, diskussion Dnr KLK 2019/79 beslutar: att notera informationen Ärendebeskrivning Första steget i budgetprocessen syftar till att kommunfullmäktige fastställer ett utgiftstak i juni. Inför det ska sektorerna presentera underlag till budgetberedningen i april. Sektorerna har fått i uppdrag att presentera underlag för att budgeten ska rymmas i den ram KF beslutat om för sektorn minus en procent. För 2022 är ramarna inte beslutade, där ska sektorerna presentera samma ram som En procent motsvarar ca 10 mnkr för alla sektorer. Det ekonomiska läget tyder inte idag på att ramarna totalt behöver minskas mot fastställd budget för respektive år. Underskottet 2018 medför att resultatet måste höjas med 0,4 procent under planperioden (ca 4 mnkr utöver 2,5 procents resultat). Skatteintäkter och bidrag ser i senaste prognosen ut att bli 4,5 mnkr bättre än beslutad budget Presentationen av en procents lägre ram tillsammans med förbättrade skatteintäkter syftar till att ge ett underlag för politiken om mnkr att omprioritera mellan verksamheter. I underlaget kommer földe tre delar att finnas: - Behov för oförändrad kvalitet jmf fastställd budget 2020 (volym-, prisförändringar) - Behov för ökad ambition - Möjliga effektiviseringar och minskad ambition Detta underlag kommer att presenteras för respektive nämnd i april, före budgetberedningen. På nämndsammanträdet i mars får samtliga nämnder information om det ekonomiska läget efter årets första uppföljning och diskutera földe som sektorn kan ta med sig i arbete med budgetunderlaget: Om det krävs, inom vilka av nämndens områden är det möjligt att minska ambitionsnivån? Om det finns möjlighet, inom vilka områden vill nämnden helst att ambitionen höjs? Vid dagens överläggning diskuteras inom vilka områden, antingen detaljerat eller övergripande, som ledningsutskottet vill att budget och verksamhetsplan 2022 ska fokusera på. Inom vilka av s områden det är möjligt att minska respektive höja ambitionsnivån. Biträdande ekonomichef Simon Lennermo deltar i diskussionen och tar med sig de förslag som framkommit under överläggningen. 9

10 Biträdande ekonomichef Simon Lennermo och kommundirektör Tord du Rietz kommer att undersöka möjligheterna att jämföra andra kommuners funktioner inom kommunledningskontorets verksamheter. sunderlag Tjänsteskrivelse Kommundirektör Tord du Rietz, Ekonomichef Karin Höljfors daterad Utdrag: Ekonomi och Upphandlingsavdelningen 10

11 s förslag till beslut: Lu 29 Budget och verksamhetsplan för kommunal utveckling 2019 Dnr KLK2019/80 s förslag till beslut: Kommunstyrelsen beslutar att godkänna budget och verksamhetsplan 2019 för Kommunal utveckling. Ärendebeskrivning Primärkommunalt samverkansorgan beslutade att godkänna budget och verksamhetsplan 2019 för Kommunal utveckling, att omformulera Kommunal utvecklings sista strategiska mål enligt földe; Vår verksamhet ska leda till en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet för kommunerna i länet, samt att flytta detta strategiska mål så att det ligger överst i förteckningen över verksamhetens strategiska mål, att utveckla verksamhetens budget- och uppföljningsmodell under våren 2019 samt att rekommendera länets kommuner att anta budget och verksamhetsplan 2019 till beslut. sunderlag Budget och verksamhetsplan 2019 för Kommunal utveckling Missiv Budget och verksamhetsplan 2019 för Kommunal utveckling Utdrag: Kommunstyrelsen 11

12 s förslag till beslut: Lu 30 Fastighetsförsäljning del av Kvarnarp 3:1 Dnr KLK 2019/81 s förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna försäljning av del av Eksjö Kvarnarp 3:1 omfattande Kvarnarps gård med tillhörande byggnader och tomtmark till AB Eksjö Industribyggnader. att fastigheten ska försäljas till bokfört värde om 2,68 mkr avseende byggnaderna och tomtmark om ca kvm. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade , 84, att Kvarnarps gård ska hyras ut till Stuveryds HVB, med en hyresnivå till marknadsmässiga villkor. Ett hyreskontrakt har tecknats som gäller från och med till med Stuveryd HVB Aktiebolag för HVB-verksamhet med tillhörande kontor i huvudbyggnaden på Kvarnarps gård. Ombyggnationen är upphandlad och kommer att påbörjas omgående för att anpassa byggnaden för den avsedda verksamheten. Lantmäteriförrättning avseende avstyckning av Kvarnarps gård från stamfastigheten Kvarnarp 3:1 pågår för att stycka av byggnadsbeståndet samt tomtmark till en ny fristående fastighet. Fastighetsbildningen bedöms vara klar i april/maj 2019 om inget oförutsett inträffar i handläggningen. Avstyckningen har skett i samverkan och koordinerat med pågående detaljplaneprocess för Trädgårdsstaden som omfattar Kvarnarps gård och tillhörande tomtmark. Befintliga byggnader i anslutning till Kvarnarps gård har gemensam infrastruktur avseende teknisk infrastruktur varför det är lämpligt att samtliga byggnader styckas av till en sammanhängande enhet. I samband med förändrat ägarskap ska rättigheter mellan kommunkoncernens bolag och andra kommunala intressen tryggas. Dels finns det inom den avsedda tomtmarken allmänna huvudledningar för VA, el, fjärrvärme och fiber vilka kommer tryggas med upprättande av servitut eller ledningsrätter. I samband med överlåtelsen avses också ett servitut för åtkomst av befintlig parkering upplåtas för att möjliggöra parkering i anslutning till enskilda vägen Bonderyd ga:7 ( Bonderydsvägen ) mittemot Munkakvarn som kommer att gälla till förmån för kommunens fastighet Kvarnarp 3:1vilket tryggar allmänhetens tillgång till de värdefulla miljö- och kulturmiljöer som finns i nära anslutning till Kvarnarps gård. Användningen av byggnaderna är från och med att anse som kommersiell i samband med nytecknat hyreskontrakt varför ägandet av byggnaderna och fastigheten lämpligen överförs till kommunkoncernens förvaltande bolag av kommersiella fastigheter och lokaler, AB Eksjö industribyggnader. Principen om bokfört värde ska gälla vid fastighetsförsäljning inom kommunkoncernen enligt kommunfullmäktiges beslut , 39. AB Eksjö industribyggnader ska stå för investeringskostnaden i samband med anpassningen av byggnaden. AB Eksjö Industribyggnad kommer att stå för avstyckningskostnaden, och det kommer regleras i köpeavtalet. 12

13 s förslag till beslut: Utformningen avseende fastighetsbildningen sker i enlighet med pågående detaljplaneförslag som för närvarande är utställt på granskningsremiss: Avstyckningen omfattar totalt fem byggnader; Kvarnarps gård, mangårdsbyggnaden som är uthyrd från och med Röda längan, föreningslokal uthyrd till friluftsfrämdet Byggnadsvårdsbutiken samt 2 lagerbyggnader, uthyrd till Byggnadsvårdsbutik Qvarnarp Preliminär tomtstorlek om cirka kvm. sunderlag Tjänsteskrivelse , Ingvar Lundquist Mät- och exploateringschef Samhällsbyggnadssektorn Utdrag: Kommunstyrelsen 13

14 s förslag till beslut: Lu 31 HR-Strategi Dnr KLK 2019/83 s förslag till beslut: Kommunstyrelsen beslutar att godkänna framtagen HR-strategi att kontinuerlig uppföljning sker utifrån arbetet med HR-strategin med återrapportering till. Christer Ljung (L) reserverar sig mot att godkänna framtagen HR-strategi. Ärendebeskrivning Idag finns ingen plan för vilken strategi och prioriteringar som HR-arbetet ska ha de närmaste åren. Framtidens HR-arbete måste vara behovsanpassat, verksamhetsdrivet och värdeskapande. HR i Eksjö kommun ska vara en expertresurs inom HR-området och stötta kommunens chefer i arbetet med sin personal samt ligga i framkant kring utveckling av HR-processer. HR ska vara en strategisk resurs som bidrar till att upprätthålla kvalitet och följsamhet utifrån lagstiftningar kopplade till HR-frågor, utveckling av processer samt stöd i det dagliga arbetet kring medarbetare. Digitalisering kommer vara ett nyckelord i många processer. Personalavdelningen har arbetet fram en modell för att lättare systematisera i vilken fas olika processer inom HR befinner sig i. Arbetet är uppdelat i tre olika delar operativt och strategiskt stöd, fokusområde samt kvalitetsnivå på HR-processer. HR-processerna är sammanfattade i olika block och dessa är: Arbetsmiljö och hälsa Arbetsrätt Chefs- och medarbetarskap Jämställdhet och mångfald HR-analys Lön och förmåner Personalförsörjning Samverkan Systemstöd HR-strategin blir samtidigt en plan för vad som ska genomföras och därmed också prioriteringar inom HR-området. HR-strategin samverkas i centrala samverkansgruppen den 26 mars. 14

15 s förslag till beslut: Yrkande Under s överläggning yrkar Christer Ljung (L) att stycket om att behålla ska omformuleras. att personalförsörjningsplanen ska vara i ett eget stycke, samt att i rubriken målformuleringen ska det istället stå syfte. Efter avslutad överläggning ställer ordföranden med s godkännande proposition mot Christer Ljungs (L) ändringsyrkanden mot avslag, varvid beslutar i enlighet med förvaltningens förslag till beslut. sunderlag Tjänsteskrivelse Malin Claesson, Personalchef Kommunledningskontoret, daterad HR-Strategi Utdrag: Kommunstyrelsen 15

16 s förslag till beslut: Lu 32 Revidering av taxorna för brandskyddskontroll och rengöring med anledning av ny upphandling Dnr KLK 2019/7 s förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att taxor för rengöring/sotning och brandskyddskontroll för Eksjö kommun antas att gälla fr.o.m. 1 juni 2019 samt att därmed tidigare taxor upphör att gälla från samma datum. att taxor indexjusteras årligen 1 i enlighet med sotningsindex fastställt av Sveriges kommuner och Landsting. att kommunfullmäktige uppdrar åt räddningstjänsten att årligen verkställa justeringen och anmäla den i fullmäktige innan ikraftträdande. Ärendebeskrivning Enligt Lag (2003:778) om skydd mot olyckor har kommunen att ansvara för att rengöring/sotning och brandskyddskontroll av fasta förbränningsanordningar (eldstäder och rökkanaler) och imkanaler i restauranger, storkök och därmed jämförbara utrymmen. Rengöring/sotning och brandskyddskontroll ska utföras enligt frister som fastställs av kommunen. Kommunen har också att besluta om taxor för rengöring/sotning och brandskyddskontroll. Kommunen kan utföra verksamheten i egen regi eller genom entreprenör. Utförandet av rengöring/sotning och brandskyddskontroll kan ske av en entreprenör för varje del eller av en för både rengöring (sotning) och brandskyddskontroll. Avtal med nuvarande entreprenörer har gällt sedan och nuvarande taxor är fastställda att gälla till Habo, Mullsjö, Vaggeryd, Eksjö, Aneby, Sävsjö och Jönköpings kommuner har gemensamt genomfört upphandling samordnad av upphandlingsenheten i Jönköpings kommun. En arbetsgrupp bestående av representanter för dessa kommuner har tillsammans med upphandlare från Jönköpings och Vaggeryds kommun utvärderat inkomna anbud. Respektive kommun fattar beslut om entreprenör. Inkomna anbud har utvärderats utifrån uppställda krav vad avser bland annat kompetens, ekonomiska förutsättningar och förmåga och erfarenheter. Utvärderingen är vidare gjord utifrån lägsta pris för respektive kommun. I samband med upphandlingen har taxor för rengöring/sotning och brandskyddskontroll moderniserats. Kommunen ska fastställa dessa taxor. 16

17 s förslag till beslut: Taxorna indexjusteras årligen 1 i enlighet med sotningsindex som fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting. Kommunen har även om verksamheten är utlagd på entreprenad ansvar för att verksamheten utförs i enlighet med gällande lagstiftning. För att på ett bättre sätt i framtiden fullgöra kommunens åligganden enligt lagstiftningen avser kommunerna att gemensamt anställa en samordnare. Detta samordningsuppdrag finansieras till större delen genom att det i taxorna ingår den ersättning som entreprenören skall ersätta kommunerna med. sunderlag Tjänsteskrivelse Micael Carlson Räddningschef, daterad Taxa för brandskyddskontroll 2019 inom Eksjö kommun Taxa för rengöring (sotning) 2019 inom Eksjö kommun Utdrag: Kommunstyrelsen 17

18 Lu 33 Brottsstatistik Dnr KLK 2019/88 beslutar: att notera informationen Ärendebeskrivning Trafiknykterhetsbrott alkohol Period Trafiknykterhetsbrott drog 1 Ringa narkotikabrott 1 Dopningsbrott 0 Skadegörelse 5 varav mot stat, kommun och landsting 0 Våld i offentlig miljö 3 Brott i nära relationer 2 Tillgrepp genom inbrott 4 varav bostadsinbrott 0 varav fritidshus 0 Snatterier 2 sunderlag Statistik Totalt 1

19 Lu 34 Obesvarade medborgarförslag och motioner Dnr KLK 2019/85 beslutar: att notera informationen Ärendebeskrivning En motion eller ett medborgarförslag bör, enligt Kommunallagen, beredas så att kommunfullmäktige kan fatta beslut inom sex månader från det att förslaget väckts. Fullmäktige kan vid behov, avskriva medborgarförslagen från vidare handläggning. Vid dagens sammanträde redovisas förteckning över obesvarade medborgarförslag och motioner. sunderlag Förteckning över obesvarade motioner och medborgarförslag

20 Lu 35 Redovisning av delegationsbeslut Dnr KLK 2019/87 beslutar: att ärendet anmäls till kommunstyrelsen Ärendebeskrivning fattade med stöd av delegation av upphandlingssamordnare Inköp, Upphandlingar Ramavtal avseende Hantverkstjänster golvarbeten område 1 för perioden med möjlighet till förlängning 1+1 år har tecknats med AB Golv-City i Vetlanda. Ramavtal avseende Hantverkstjänster golvarbeten område 2 för perioden med möjlighet till förlängning 1+1 år har tecknats med AB Golv-City i Vetlanda. Ramavtal avseende Sjuk- och förbandsmaterial för perioden med möjlighet till förlängning 1+1 år har tecknats med OneMed. fattade med stöd av delegation av upphandlare Inköp, Upphandlingar Leasingavtal avseende två (2) styck fordon till hemsjukvården, för perioden har tecknats med Volkswagen Finans. Leasingavtal avseende en (1) styck kopiator till Tryckservice för perioden har tecknats med De Lage Landen Finans AB. Serviceoch underhållsavtal har tecknats för samma period med Konica Minolta. Leasingavtal avseende en (1) styck kopiator till Tryckservice för perioden har tecknats med De Lage Landen Finans AB. Serviceoch underhållsavtal har tecknats för samma period med Konica Minolta. Leasingavtal avseende en (1) styck kopiator till Almgården för perioden har tecknats med De Lage Landen Finans AB. Serviceoch underhållsavtal har tecknats för samma period med Konica Minolta. Leasingavtal avseende en (1) styck kopiator till gymnasiet, Nova, för perioden har tecknats med De Lage Landen Finans AB. Service- och underhållsavtal har tecknats för samma period med Konica Minolta. fattade med stöd av delegation av Kommundirektör Sektorchef Tillväxt- och utvecklingssektorn; Ny sektorchef, Nina Von Krusenstierna påbörjar sin anställning i kommunen med start sunderlag Underlag från Ekonomi och Upphandlingsavdelningen och Kommunledningskontoret Utdrag: Kommunstyrelsen 20