2016-11-03 568100 1(12) Er referens Mats Linde Kopia till SP Certifiering Box 857 501 15 BORÅS Sveriges Lantbruksuniversitet, Mark- Vatten- Miljöcentrum Box 7014 750 07 Uppsala OCR och Uppgraderingsrevision vid Sveriges Lantbruksuniversitet, Mark- Vatten- Miljöcentrum, Institutionerna för mark och miljö, vatten och miljö samt energi och teknik, 2016-10-31--2016-11-02 Resultat Organisationens resultat inom miljöledning är gott. Resultat av arbetet med mål visar att Måluppfyllelsen är blandad, vilket ger både en positiv och negativ utvecklingen. Förbättringar redovisas inom området kompetens. Högsta ledningens engagemang kan bedömas vara gott Miljö prestandan visar att kraven möts och förväntningar nås. Exempel är att co2 utsläpp för Flygresor utrikes < 50 mil har minskat betydligt. Ledningssystemets roll i verksamhetsstyrningen är väl integrerat med verksamhetens processer. Resultaten ger belägg för att ledningssystemet är effektivt. Organisationen planerar för förbättringar inom miljöområdet exempelvis vad gäller att minska risken för utsläpp till luft genom bl.a genom att anpassa miljömål. Kravställning i upphandling och tydliga riktlinjer till personal och chefer. Revisionsledarens bedömning utifrån den senaste 3 års periodens resultat visar att företagets miljöstyrning gett både positiv och negativ utveckling. Trenden för måluppfyllelse inom kompetensutveckling bland chefer är god,medan utvecklingen för inrikes flygresor är negativ. Exempel på resultat som långsiktigt visar att kraven möts och förväntningar nås är att andelen IT resor (möten via digitala medier) ökat över tid. Resultaten i övrigt visar att ledningssystemet är lämpligt i sin omfattning och därmed effektiv i alla delar. Förbättringar kan uppnås bl.a genom en aktivare avvikelseregistrering. Systemets funktion vid förändring, kan bedömas som god Organisationens ändrade krav enligt uppgradering av standarden SS-EN ISO 14001:2015 har hanterats av organisationen med tydlighet. Detta har skett genom exempelvis, verksamhetsbeskrivning inkl avgränsningar, intressentanalys samt genom omvärldsanalys. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box 857 501 15 Borås Västeråsen Brinellgatan 4 504 62 Borås 010-516 50 00 010-516 56 10 info@sp.se
2016-11-03 568100 2(12) Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 14001:2004 7 2 SS-EN ISO 14001:2015 10 8 Revisionen för uppgradering till ISO 14001:2015 visar att: Identifiering av förutsättningar såsom bindande krav, miljöaspekter samt risker och möjligheter har gjorts heltäckande. Här finns förbättringspotential, genom att i den redovisade dokumenterade informationen förtydliga vilka krav som är bindande, samt där både risk och möjligheter har identifierats i en aktivitet, precisera vilka åtgärder som behöver hanteras för respektive risk och möjlighet. Livscykelperspektivet har beaktats vid bedömning av miljöaspekterna, men kan även här förtydligas i den redovisande dokumentationen Vi ser belägg på att de förutsättningar som är nödvändiga för att nå förväntat resultat styrs. Styrning sker t ex genom exempelvis genom rutiner samt ökad kompetens. Ytterligare en betydande faktor för att uppnå förväntat resultat, är den operativa miljöorganisationen som skapats, i syfte att utveckla miljöledningssystemet. Vi finner belägg för att organisationen hanterar risker och möjligheter. Exempel på detta är uppdatering av rutiner och utveckling av verksamheter för att minimera avfallsgenerering. Förväntat resultat av miljöstyrningen överensstämmer med företagets mål, policy och strategiska inriktning. Hör finns även en förbättringspotential, genom att analysera, utvärdera och fastställa eventuella kopplingar mot fakultetens strategiplan, för den kommande perioden. Förtydligade krav på ledarskap har hanterats genom defilering av roller inom högsta ledningen. Förtydligande kring att främja förbättringar, ansvara för ledningssystemet verkan, samt att kommunicera betydelsen av att miljöarbetet leds och styrs på ett effektivt sätt. Samtliga standardkrav är hanterade i ledningssystemet. Intrycket från genomförd revision visar att ledningssystemet för miljö är funktionellt utifrån verksamhetens art. Systemet kan bedömas ha uppnått en hög mognadsgrad, samt är effektivt utifrån de krav och förväntningar som verksamhetens intressenter kan bedömas ställa och värdera. Bevis på att ledningssystemet stödjer policyns intentioner är ett stort fokus på att minska utsläpp till luft via minskning av resandet, samt ett fokus på att utveckla kompetens och insikt hos organisationens ledande befattningar/funktioner. Verksamhetens förutsättningar har inte förändrats, vilket också gäller certifieringens omfattning. Användning av certifikat och certifieringsmärken har granskats i revisionen. Inga brister gentemot SP Certifierings regler för användning har identifierats.
2016-11-03 568100 3(12) De interna revisionerna har genomförts med oberoende revisorer och gett ledningen underlag för analys av ledningssystemets effektivitet (ledningens genomgång). Exempel på förbättringar som föreslås är: ökad insats för att internt kommunicera ledningssystemets innehål, förbättrad lagefterlevnadskontroll samt förbättrad utbildningsplanering. Konstaterade avvikelser hanteras på ett bra sätt, och i rimlig tid så att upprepning förebyggs. En 3 -årig plan används som grund för planering av intern revisionerna. Intern revisions omfattning och inriktning baseras på resultat från tidigare revisioner, risker och möjligheter, intressenters krav samt organisationens miljöaspekter. Styrkor och förbättringsområden Styrkor Väl utvecklad miljöorganisation Organisationens samlade kunskap inom miljöområdet. En övergripande vilja till förbättringar. Samverkan med ett stort antal intressenter kring miljörelaterad forskning och projekt. Förbättringsområden Arbetet för att utveckla, värdera och följa upp miljömål. Angreppssätt för lagefterlevnadskontroll. Förtydliga högsta ledningens roll. Utveckla kopplingen mot den strategiska inriktningen för fakulteten. Analys av miljöprestanda. effektivare användning av avvikelsesystemet Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 månader, dvs senast 2017-06-14 När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast 2016-12-14. Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2015 utfärdas när avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004 förnyas, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat.
2016-11-03 568100 4(12) Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 5681 M Sveriges Lantbruksuniversitet, Mark- Vatten- Miljöcentrum, Institutionerna för mark och miljö, vatten och miljö samt energi och teknik 5681 M Sveriges Lantbruksuniversitet, Mark- Vatten- Miljöcentrum, Institutionerna för mark och miljö, vatten och miljö samt energi och teknik SS-EN ISO 14001:2004 SS-EN ISO 14001:2015 Omcertifieringsrevision Uppgraderingsrevision Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag 2016-10-31--2016-11-02 3 Birger Norberg (revisionsledare) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokumenterad information. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Omcertifieringen innefattar dessutom en granskning av den gångna certifieringsperiodens resultat. Certifieringen för uppgradering inleddes med en förberedande granskning vars resultat ligger till grund för denna revision. Granskningens slutsats redovisas i åtgärdsaccept från 2016-10-23. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Uppsala (Sveriges Lantbruksuniversitet, Mark- Vatten- Miljöcentrum, Box. Organisationen företräddes vid revisionen av Systemansvarig Mats Linde indendent, prefekterna för instiutionerna, miljösamorndare för institutionerna, SLUs miljöchef och miljökordinator, Labboratoriechef, kemikalieansvariga, Verkstadsansvarig samt ett antal medarbetare från oilka delar av verksamheten.
2016-11-03 568100 5(12) Revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på SP System. De aktiviteter, tjänster/aktiviteter som är miljöpåverkande och skall ingå i certifieringens omfattning för ISO 14001 är: Forskning, miljöanalys, utbildning, fältförsök och samverkan med övriga intressenter samt administrativt och tekniskt stöd. Den verksamhet som certifieringen omfattar kommer att förtydligas per ort i det kommande certifikatsdokumentet. Företaget/Organisationens verksamhet inom certifieringen omfattar: Forskning, miljöanalys, utbildning och samverkan med övriga samhället samt tillhörande administrativt och tekniskt stöd Certifieringen omfattar hela verksamheten förutom: Undervisningslokaler som hyrs av SLU Centralt, samt Mark och miljös verksamhet i Skara och en lokal i Lövsta för provlagring. Antalet anställda är f.n. cirka 250 personer. Adress och verksamhetsuppgifter finns redovisade på kundwebbplatsen SP System, "Företaget". Vid förändring korrigeras uppgifterna via ändringsmeddelande i dessa webbsidor. I planeringen av den fortsatta certifieringen skall hänsyn skall tas till revision av fältverksamhet. Detta bör kunna genomföras under ordinarie revision via respektive institutions verksamhet, och inte innebära några externa fältbesök. Företagets verksamhet ingår i branscherna med IAF kod 37 Utbildning. Verksamhetsbeskrivningen kommer att på certifikatet finnas både på svenska och engelska. Förslag på engelsk översättning är: För text se innevarande certifikat. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till oktober 2017. Den nuvarande omfattningen för uppföljande revisioner bedöms vara relevant. Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade.
2016-11-03 568100 6(12) AvvikelseId: BNo1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 5 Beskrivning: Observation: Organisationen har en väl beskriven rollfördelning vad gäller ansvar för ledningssystemets övergripande delar. Det saknas dock ett tydligt ställningstagande att högsta ledningen har ett särskilt ansvar för miljöledningssystemets verkan, att högsta ledningen ska främja förbättringar samt att kommunicera betydelsen av att miljöarbetet leds och styrs på ett väl fungerande sätt och att kraven i miljöledningssystemet uppfylls. Detta är en avvikelse därför att: Högsta ledningen ska tydligt visa ledarskap och åtagande i fråga om miljöledningssystemet via bl.a ovanstående områden. AvvikelseId: BNo2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.5; SS-EN ISO 14001:2015, 7.5 Beskrivning: Observation:Regler för forskningslaboratorium vid MOM, har tagits fram på engelska. I dokumentet hänvisas/ länkas till dokument i ledningsssystemet bl.a kemikaliehantering. Länkningen hänvisar dock till tidigare utgåvor av rutiner. Detta är en avvikelse därför att: Dokumenterad information som krävs av miljöledningssystemet och av denna standard ska styras AvvikelseId: BNo3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; SS-EN ISO 14001:2015, 8.1 Beskrivning: Observation: Enligt rutni för kemikaliehantering ska kemikalier märkas med datum och namn. Detta kunde inte verifieras vid besök på verkstaden Detta är en avvikelse därför att: Organisationen följer inte fastställd rutin.
2016-11-03 568100 7(12) AvvikelseId: BNo4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; SS-EN ISO 14001:2015, 8.1 Beskrivning: Observation: Ett antal kemikalier (Spraylim, elektronikrengöring och universal oljespay) som påträffades i lab ET A2065 Våning 2 kunde inte återfinnas i kemikalieförteckning för ovanstående lab, eller i något annat register knutna till verksamheten. Detta är en avvikelse därför att: Enligt rutin för kemikalehantering SLU 273 ska kemikalier registreras i Klara. AvvikelseId: BNo5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; SS-EN ISO 14001:2015, 8.1 Beskrivning: Observation: Ett antal större dunkar (5 liters) med restkemikalier påträffades i lab ET A2065 Våning 2. Dessa saknade märkning rörande klassning (faropiktogram) Detta är en avvikelse därför att: Enligt egen rutin för kemikaliehantering, ska behållare med överblivna kemikalier märkas med innehåll och faropiktogram och därefter avlämnas i rum för farligt avfall. AvvikelseId: BNo6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; SS-EN ISO 14001:2015, 8.1 Beskrivning: Observation:SLU Service utför på uppdrag av MVM borttransport av elektronikkomponenter som skrotats, eller ska avyttras. Någon kontroll av att SLU Service har vederbörliga tillstånd för detta, kunde inte verifieras. Detta är en avvikelse därför att: Enligt Avfallsförordningen 2011:927 53 anges att: För att få lämna avfall som uppkommit i en yrkesmässig verksamhet till någon annan för transport eller annan hantering krävs att den som ska hantera avfallet har gjort den anmälan eller har det tillstånd som krävs för hanteringen, och den som lämnar avfallet har kontrollerat att kravet är uppfyllt.
2016-11-03 568100 8(12) AvvikelseId: BNo7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.1; SS-EN ISO 14001:2015, 9.1 Beskrivning: Observation: I dokument Uppföljning-bilaga 1 Sammanställning av övervakning och mätning MVM, redovisas resultat från prestandamätning. Det saknas redovisning för exempelvis farligt avfall övrigt, samt kemikalieförbrukning. Detta är en avvikelse därför att: Organisationen ska övervaka, mäta, analysera och utvärdera sin miljöprestanda. AvvikelseId: BNo8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 6.1.3 Beskrivning: Observation: I MVM:s intressentanalys finns Havs och vattenmyndigheten upptagen som en intressent, men det saknas redovisning av identifierade behov och förväntningar utöver lagkrav. Havs och vattenmyndigheten har tagit fram ett styrdokument, "Miljöhandbok för miljöövervakning" som måste efterlevas av exempelvis IVM, och därigenom kan bedömas som bindande krav vid sådan verksamhet, som berörs av styrdokumentet. Det saknas också redovisning över hur man säkerställer att dessa krav uppfylls, samt om detta krav ska överföras till övriga/andra krav i laglistan. Detta är en avvikelse därför att: Organisationen ska fastställa och ha tillgång till de bindande krav som rör dess miljöaspekter. Organisationen ska även upprätthålla dokumenterad information om dess bindande krav. AvvikelseId: BNo9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.2; SS-EN ISO 14001:2015, 9.1 Beskrivning: Observation:Organisationen kan inte redovisa någon dokumenterad utvärdering av att lagar och andra krav efterlevs. Detta är en avvikelse därför att: Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för att uppfylla bindande krav. Organisationen ska bevara dokumenterad information som belägg för resultaten av utvärdering av efterlevnad.
2016-11-03 568100 9(12) AvvikelseId: BNo10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.2 Beskrivning: Observation: Organisationen kunde inte redogöra för hur verkan av genomförda kompetensinsatser utvärderas. Detta är en avvikelse därför att: Organisationen ska vidta åtgärder, där så är tillämpligt, för att införskaffa den nödvändiga kompetensen för de medarbetare som arbetar inom, eller för organisationen, och som påverkar dess miljöprestanda och dess möjligheter att uppfylla sina bindande krav och utvärdera verkan av de vidtagna åtgärderna. AvvikelseId: BNo11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 4.3 Beskrivning: Observation: Verksamhetsbeskrivning för IVM, kan med fördel kompletteras med aktiviteter som berör provtagning av externa provtagare, samt via egna fasta provstationer. AvvikelseId: BNo12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 4.3 Beskrivning: Observation: Verksamhetsbeskrivningen för MVM anger en äldre organisationsbild för MOM. Verksamheten har ej förändrats, utan endast MOM:s organisation, och bör därför uppdateras i verkamhetsbeskrivningen. AvvikelseId: BNo13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; SS-EN ISO 14001:2015, 6.2 Beskrivning: Observation:Organisationen har som ett miljömål, att minska CO2 utsläppen i samband med inrikes flygresor. Till detta mål har en handlingsplan tagits fram. Som ett led i förbättringsarbetet, kan handlingsplanen med fördel utvärderas, och stämmas av mot måluppföljningens resultat.
2016-11-03 568100 10(12) AvvikelseId: BNo14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 5 Beskrivning: Observation:Organisationen kan med fördel utreda och fastställa, de potentiella kopplingar som finns från Fakultetens strategiska planer,(som kommer att fastställas för 2017-2020) till organisationens ledningssystem, och med fördel införliva dessa i tillämpliga delar. Organisationen kan därigenom förebygga eller mildra negativ miljöpåverkan och förstärka positiv miljöpåverkan, i synnerhet sådan som har strategiska effekter. AvvikelseId: BNo15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2; SS-EN ISO 14001:2015, 7.2 Beskrivning: Observation: Det råder en osäkerhet om personal i verkstad har giltigt tillstånd för heta arbeten. Organisationen kan med fördel se över rutiner för hur bekräftelse på kompetens ska kunna styrkas. AvvikelseId: BNo16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 6.1.2 Beskrivning: Observation:Organisationen har i sitt förberedande arbete, identifierat risker och möjligheter i dess omvärlds och intressentanalys. Dessa har till stora delar koppling mot de miljöaspekter som fastställts. Organisationen kan dock med fördel ytterligare belysa de identifierade miljöaspekterna, och dess förhållande till risk och möjlighet, och synliggöra detta i den dokumenterade informationen.
2016-11-03 568100 11(12) AvvikelseId: BNo17 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 6.1.2 Beskrivning: Observation: Organisationen har vid vid bedömning av miljöaspekter, tagit hänsyn till livscykelperspektivet. Ett förtydligande av detta kan med fördel synliggöras i den dokumenterade informationen som redovisar miljöaspekter. AvvikelseId: BNo18 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 6.1.3 Beskrivning: Observation:Organisationen har på ett berömvärt sätt identifierat intressenter och des krav. Ett förtydligande över vilka av dessa krav som är bindande, kan med fördel göras i den dokumenterade informationen som åberopas. Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.3.3 BNo13 1 4.4.2 BNo15 1 4.4.5 BNo2 1 4.4.6 BNo3, BNo4, BNo5, BNo6 4.5.1 BNo7 1 4.5.2 BNo9 1 Summa: 0 7 2 4
2016-11-03 568100 12(12) Standard: SS-EN ISO 14001:2015 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.3 BNo11, BNo12 2 5 BNo1, BNo14 1 1 6.1.2 BNo16, BNo17 2 6.1.3 BNo18, BNo8 1 1 6.2 BNo13 1 7.2 BNo10, BNo15 1 1 7.5 BNo2 1 8.1 BNo3, BNo4, BNo5, BNo6 9.1 BNo7, BNo9 2 Summa: 0 10 8 4 Övrigt Revisionen har genomförts i en mycket öppen konstruktiv och positiv anda. Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på www.sp.se, har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på www.sp.se samt på www.certifiering.nu. Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i kundwebbplatsen SP System och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Birger Norberg