Nyckelfri vård och omsorg. Förslag till beslut Äldrenämnden godkänner rapporten.

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Sociala nämndernas förvaltning 2015-05-22 Dnr: 2015/178-ÄN-752 Christina Becker - am282 E-post: christina.becker@vasteras.se Kopia till Attendo Care AB Personstöd Mälardalen AB ProAros vård och omsorg Skultuna kommundelstjänst Äldrenämnden Nyckelfri vård och omsorg Förslag till beslut Äldrenämnden godkänner rapporten. Ärendebeskrivning Äldrenämnden beslutade i maj 2014 att fortsatt utreda förutsättningarna för nyckelfri vård och omsorg i Västerås och uppdrog till sociala nämndernas förvaltning att utreda förutsättningarna inför en upphandling av digitala lås, låsinstallation och support. Förvaltningens bedömning är att en upphandling och införande av ett nyckelhanteringssystem bör genomföras. Men mot bakgrund av att det i nuläget pågår flera stora utredningsuppdrag som påverkar nämndens verksamheter; översyn av förfrågningsunderlag-, ersättningar-, avgifter-, och riktlinjer för både hemtjänst och hemsjukvård samt eventuellt införande av IBS (individuell behovsstyrning) och ÄBIC (äldres behov i centrum) gör förvaltningen bedömningen att en upphandling av nyckelfri vård och omsorg bör avvakta tills dess att effekterna av ovan nämnda utredningar/införanden är klarlagda. Föreliggande rapport kan utgöra en grund för en upphandling när den kan vara lämplig att genomföra. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 2015-05-22 lagt fram förslag till beslut. Bilagor Rapport Nyckelfri vård och omsorg Skickad av: Eva Sahlén - SNSES03

Rapport Sid 1(9) Diarienr 2015-05-20 2015/178-ÄN-752 Maria Gill/Karin Bodlund Rapport Nyckelfri vård och omsorg 1 Inledning Under 2014 genomfördes en förstudie kring Nyckelfri vård och omsorg som hade i uppdrag att ta fram förutsättningar för införande av nyckelfri vård och omsorg. Förstudien visade att dagens nyckelhantering inom vård och omsorg är resurskrävande och förknippad med säkerhetsrisker. Genom att installera digitala lås hos enskilda mottagare av hemtjänst och hemsjukvård, kan dörren öppnas av behörig personal med elektronisk utrustning. Det digitala låset medger spårbarhet av vem och vid vilka tidpunkter låset öppnas och stängs. Nyckelfri vård och omsorg innebär att kunden inte behöver lämna ut en plåtnyckel till utföraren. Införande av ett nyckelfritt system skulle ge kunderna ökad trygghet och säkerhet, göra nyckelhanteringen säkrare för utförarna samt en effektivisering av befintliga resurser (2014/168-ÄN-750). Nuvarande nyckelhantering är inte effektiv i alla delar och innebär säkerhetsrisker vid förvaring och transport av nycklar. Om digitala lås inte införs behöver äldrenämnden säkerställa ett säkrare nyckelhanterings system bedrivs. Införandet av ett digitalt låssystem kan till viss del effektivisera arbetet. Erfarenheterna från tidigare förstudie om nyckelfri vård och omsorg ligger till grund för denna utredning. Där finns också en mindre marknadsundersökning. 2 Uppdrag Äldrenämnden beslutade i maj 2014 att fortsatt utreda förutsättningarna för nyckelfri vård och omsorg i Västerås och uppdrog till sociala nämndernas förvaltning att utreda förutsättningarna inför en upphandling av digitala lås, låsinstallation och support. 3 Arbetsgrupp och upplägg Under hösten 2014 har en arbetsgrupp bestående av strateger och beställare från sociala nämndernas förvaltning (SNF), projektledare samt utförare från Attendo, proaros, Skultuna kommundelstjänst och Personstöd. Arbetsgruppen har tagit fram kravställning och systemsäkerhetsanalys (SSA) utifrån de förutsättningar och behov som verksamheterna har (bilaga 1 SSA). ID: p_18_rapport Nyckelfri vård och omsorg

2 (7) Utöver arbetsgruppen har projektet även samverkat med jurister, informationssäkerhets strateg och systemförvaltare för att få kunskap om de krav som behöver ställas på ett nyckelfritt vård och omsorgssystem samt vilka förberedelser Västerås stad behöver göra för att implementera ett nyckelfritt system. Utredaren har varit i kontakt med andra kommuner som idag har nyckelfri vård och omsorg för att ta del av deras erfarenheter. 4 Juridik I det tidigare arbetet om nyckelfri vård och omsorg lyftes olika rättsfrågor i samverkan med stadens jurister (2014/168-ÄN-750). Där framkom att nyckelfri vård och omsorg måste upphandlas som en tjänst, som innefattar låslösning, administration av systemet och hantering av information (om kunden) dels för staden och dels för utföraren. Det innebär att alternativa utförares information inte blir offentlig allmän handling hos nyckeladministratören, vilket den skulle bli om staden administrerar och hanterar informationen i systemet. Arbetet tillsammans med stadsjuristerna har fortsatt då det under arbetets gång väckts ytterliga juridiska frågor För att öka säkerheten för kunden och öka effektiviteten hos utförarna är det av vikt att alla utförare ska använda sig av nyckelfri vård och omsorg vilket därför i så fall skulle behöva vara ett krav på alla utförare av dag-, natt- och larmhemtjänst samt hemsjukvård. Tidsregistrering Det nyckelfria systemet registrerar in- och utpassage och gör det möjligt att också använda som tidsregistreringssystem (systemenet kan också fungera som tidregistreringssystem även hos de kunder som inte behöver själva låslösningen). Skulle Västerås stad använda en nyckelfri tjänst innebär det att ungefär 3000 kunder har ett lås monterat på insidan av sin ytterdörr vilket även kan registrera tid. Att använda nyckelfri vård och omsorg systemet som tidsregistrering skulle vara ett effektivare utnyttjande av befintliga resurser. Det kräver dock att avtalen om villkoren för hemtjänsten måste omförhandlas med alla utförare. Äldrenämndens nuvarande avtal med utförarna innebär att utförarna själva ska tillhandahålla sitt tidsregistreringssystem. Det innebär att varje utförare har sin egen lösning för tidsregistrering och att de har egna avtal med leverantörer. Används möjligheten att tidsregistrera innebär det att data (utförd tid) som registreras för ersättning och avgifter tillhör äldrenämnden. Det förenklar uppföljningen av utförd tid och tillgången till uppgifter skulle vara direkt och inte behöva efterfrågas. Det finns två möjligheter att införa digital vård och omsorg. 1. Systemet hanterar endast de digitala låsen 2. Systemet hanterar både de digitala låsen och tidsregistrering för underlag till ersättning och avgifter 5 Behov, förutsättningar och systemsäkerhetsanalys Projektet har tillsammans med bland annat arbetsgruppen, arbetat med vilka behov verksamheterna har och hur tjänsten bör vara utformad. Projektet har identifierat de krav som bör vara med vid en upphandling av ett nyckelfritt vård och omsorgs system. Då förutsättningar och kunskap förändras över tid, kan de krav som kommit fram i nuläget endast ses som ett påbörjat arbete inför en upphandling.

3 (7) Arbetsgruppen har tillsammans med informationssäkerhetsstrateg arbetat med systemsäkerhetsanalys, vilket bl.a. bidrar till att förstå vilka behov verksamheterna har, vilka säkerhetsrisker som föreligger samt vilka krav som bör ställas för att minimera säkerhetsriskerna. Tidigare arbeten inom välfärdsteknologi har gett kunskap om vikten av att i en upphandling göra en funktionsbeskrivning för att inte låsa in sig i gamla beskrivningar och utesluta lösningar som är annorlunda än det som efterfrågas. Arbetet med nyckelfri vård och omsorg har fokuserat på vilka viktiga krav som måste ställas utifrån lagar och verksamhetens behov. Det betyder att arbetet med att formulera funktionsbeskrivningar behöver göras när upphandlingens förfrågningsunderlag tas fram. Aspekter att beakta: Låslösningen bör upphandlas som en tjänst som hyrs där tjänsteleverantören ansvarar för montering. Enligt Hjälpmedelsinstitutets rapport (Digitala lås En studie av elektroniska lås med avseende på vård och omsorg i hemmet, Hjälpmedelsinstitutet, 2010) ska inte hemtjänstpersonal själva montera eller demontera låsen. Låsen ska vara monterade på ett sätt som motsvarar de krav som försäkringsbolagen kräver för att försäkringarna skall gälla. Upphandling av och avtal med en låsadministratör bör omfatta krav på att denne ska administrera information som tillhör förvaltningens aktuella alternativa utförare. Låsadministratören bör hantera ändringar, att brukare byter och har fler utförare som samtidigt använder systemet, utan att deras uppgifter blandas eller visas för varandra. Den upphandlade tjänsteleverantören bör teckna ett personuppgiftsavtal med respektive utförare som säkerställer sekretessen av känsliga uppgifter i systemet. Det bör ingå utbildning i den upphandlande tjänsten för: - personal, - administratörer av system - superanvändare som kan vara ett stöd för sina arbetskamrater Leverantören bör ta fram enkla manualer som personal kan bära med sig Om det nyckelfria vård och omsorgssystemet erbjuder fler funktioner än låslösning och tidsregistrering bör det vara möjligt för Västerås stads utförare att på option avropa de delar, som de är intresserade av att använda. Exempelvis dokumentation, planeringssystem etc. Det är framförallt ett önskemål från mindre utförare, då det skulle kunna underlätta och minska deras kostnader. 6 Ekonomi 6.1 Kostnad Kostnaden för nyckelfri vård och omsorg kommer givetvis att bero på hur tjänsten och avtal med upphandlad leverantör utformas. Uppsala kommun och Västerås stad har störst likheter både i volym och utformning av tjänsten. Uppsalas syfte var främst att införa ett tidsregistreringssystem, med möjlighet till nyckelfri vård och omsorg. Med utgångspunkt från Uppsalas budgeterade kostnader och utformning av tjänst, skulle motsvarande pris för det uppskattade antalet låslösningar (3000 st.) uppgå till en kostnad på 6 180 000 kr för Västerås stad (se tabell 1).

4 (7) Tjänstebeskrivning: låslösning/ tidsregistringsknapp, system, applikation, support Uppsala kommun Antal kostnad/tjänst och mån Västerås stad Antal kostnad/tjänst och mån 5470 120 3000 120 Årskostnad för tjänst 7 880 000 4 320 000 låsmontör 960 000 960 000 utvecklingskostnad 900 000 900 000 Årsbudget 9 740 000 kr 6 180 000 kr tabell 1 Följande är beskrivningar av Uppsalas budget och Karlskronas kostnader för nyckelfri vård och omsorg. Det är inte helt jämnförbara siffror då kommunerna har valt att inkludera olika tjänster och har olika förutsättningar som inte syns i deras respektive budgetar. Uppsala presenterade sin budget och Karlskrona sina kostnader. Uppsala kommun Uppsala kommun har infört nyckelfritt låslösningssystem främst för att kommunens alla utförare ska registrera utförd tid hos hemtjänstkund. Utförarna får en ersättning (registrerar tid) för att administrera systemet vilket beror på kravet att använda tidsregistreringssystemet. Oavsett om utföraren har ett annat system sedan tidigare, måste de använda Uppsala kommuns system. För att ge alla utförare, stora som små, samma förutsättningar är det kommunen som står för kostnaden för systemet och dess förvaltning och utveckling för att förbättra för utförarna. Den främsta anledningen för Uppsala att införa nyckelfri vård och omsorg var att få bättre kontroll på beviljad och utförd tid. d.v.s. ett tidsregistreringssystem. De såg även att det var viktigt att öka säkerheten kring nyckelhanteringen. Detta var ytterligare en av anledningarna till att Uppsala kommun stå för kostnaderna för hela tjänsten. Utförarna står för kostnaderna för utrustning, dvs. telefoner, abonnemang och datorer med uppkoppling. Själva låslösningen har då blivit en bonus för utförarna, vilket också påverkar hur den används då det inte är ett krav. Systemet används även för dokumentation. Uppsalas låslösningstjänst är avropad från ett befintligt avtal de hade sedan tidigare med leverantören. Uppsala kommun betalar för- och hyr tjänsten. I tjänsten ingår programvara både för system, administration av digitala nycklar, applikation till mobiler, lås/tidsregistreringsknappar samt support. Uppsala kommun har också budgeterat för egen låsmontör, ca 1 ½ tjänst samt en utvecklingskostnad som inkluderar utveckling, övrig konsulttid som förvaltningsmöten och statistikuttag. Det finns tillgång till support dygnet runt. Uppsala kommun har för 2015 budgeterat 9 740 000 kr och avser ungefär 5470 st. låslösningar alternativt tidsregistreringsknappar och styrs av kundens behov. Dock tillkommer en kostnad för jourärenden som inte är medräknad i Uppsalas budget (utnyttjas mycket sällan 1-2 ggr/år).

5 (7) Uppsala kommun Tjänsteinnehåll: låslösning/ tidsregistringsknapp, system, applikation, support låsmontör utvecklingskostnad Årsbudget Kostnad/år 7 880 000 kr 960 000 kr 900 000 kr 9 740 000 kr Karlskrona kommun Karlskrona kommun har infört nyckelfri vård och omsorg för att öka säkerheten och effektiviteten inom hemtjänsten. Utförarna får ingen ersättning för att administrera systemet. Det är mindre tidskrävande att administrera de digitala nycklarna än vad tidsåtgången varit för att hantera vanliga nycklar. Låslösningen används av alla deras utförare av hemtjänst, hemsjukvård samt de som sköter tvätt. De har drygt 1100 lägenhetsdörrslås samt 500 portlås. Karlskrona kommun står för hela kostnaden (hyran) för systemet. Utöver låsen ingår programvara både för system administration av digitala nycklar, applikation till mobila enheter, samt support på kontorstid. Det finns tillgång till support dygnet runt, men det tillkommer en kostnad (som inte är medräknad här, det utnyttjas väldigt sällan). Karlskrona kommun monterar alla bostadsdörrlås själva och de har installatörer i sitt larmteam som sköter installationen. Den kostnaden är inte medräknad i Karlkronas budget. Det finns en kostnad för drift och underhåll som tillkommer (dvs en kostnad för det som görs utöver support från låsleverantör). Portlåsen måste installeras av behörig installatör och det görs av låsleverantören och ingår i budget. För den upphandlade tjänsten har Karlskrona kommun en årlig kostnad på 2 676 000kr. Karlskrona kommun Tjänsteinnehåll: låslösning, system, applikation, support, installation av portlås drift och underhåll låsmontör utvecklingskostnad Årskostnad Kostnad/år 1 296 000 kr 1 380 000 kr 0 kr 0 kr 2 676 000 kr 6.2 Hypotetiska beräkningar om besparingar av kostnader Tidigare förstudie om nyckelfri vård och omsorg (2014/168-ÄN-750) gjorde en uträkning som visade på en tidsbesparing vid införande av nyckelfri vård och omsorg

6 (7) hos utförarna som motsvarade drygt 7,5 miljoner kronor (exklusive införandekostnaden). Dessa beräkningar var dock ytterst hypotetiska. Översyn av ersättningsnivå - Nordic Healthcare Group Projektet har samverkat med Nordic Healthcare Group (NHG), med uppdrag att göra en översyn av ersättningsnivå och ersättningsmodell för hemtjänst och boendestöd i Västerås stad. Även NHG s slutsats var att nyckelfri vård och omsorg skulle kunna effektivisera hemtjänsten. Noterbart är att varken larmhemtjänst eller hemsjukvård är med i NHGs beräkningar, vilket är de två verksamheter som troligen har mest att tjäna på införandet av ett nyckelfritt system. NHGs slutsats var att: Nyckelfri hemtjänst antas kunna bidra med ökad effektivitet och NHG uppskattar effekten till ca 2 % höjd effektivitet inom hemtjänsten. Effekten kan vara kraftigare, men detta förutsätter väsentligt förändrade arbetssätt hos utförarna (t.ex. avskaffande av morgonmöten). NHG anser att det inte vore rimligt att anta sådana förändringar i beräkningarna. Sammantaget uppskattas effekten av nyckelfri hemtjänst uppgå till 1/4 del av den uteblivna kostnadsökningen, dvs. närmare 10 kr per utförd timme, vilket skulle innebära att (den implicerade) kostnadsbesparingen är drygt 9 mkr per år. Denna besparing inkluderar inte eventuella effekter på HSL och larmverksamhet Kostnadsfördelning Med en digital låslösning skulle larmtjänsten kunna åka direkt från ett larm till ett annat, utan att passera kontoret för att hämta upp en nyckel, vilket skulle kunna ge både en tidsbesparing för verksamheten och en bättre service för kunden. De flesta utförarna i hemsjukvården har ingen nyckel alls att tillgå. De planerar sina besök tillsammans med den hemtjänstutförare som kunden valt. Det kan innebära att hemsjukvården gör sina besök då hemtjänsten utför sina insatser, eller tar hjälp av hemtjänsten att bli insläppta genom att boka ett specifikt möte med hemtjänsten endast för det. Det minskar flexibiliteten för hemsjukvården och hemtjänsten som båda kan behöva invänta varandra. Nyckelfri vård och omsorg skulle kunna innebära en effektivisering på 2 % (10 kr/utförd timme) för utförarna enligt NHG. Det är i så fall en anledning till att inte höja ersättningen med motsvarande summa. För närvarande finns 15 utförare att fördela kostnaderna på inom äldrenämndens ansvarsområde. I detta sammanhang bör noteras att även hemsjukvården och larmhemtjänst bör vara användare av nyckelfri vård och omsorg. 6.3 Andra aspekter som påverkar ekonomin Tidsregistreringssystem Att använda nyckelfritt låslösningssystem som tidsregistreringssystem, skulle inte enbart ge bättre förutsättningar att följa upp utförarnas insatser. Det skulle även kunna vara ett bättre utnyttjande av befintliga resurser med endast ett system. Dagens nyckelhantering Dagens nyckelhantering innebär att personalen använder sig av plåtnycklar därför att det endast finns en nyckel/kund som utförarna ska samsas om. Tappas nyckeln bort måste låset bytas ut. Att öka säkerheten kring dagens nyckelhantering innebär endast en kostnad, ingen effektivisering hos utförarna. Om nyckelfri vård och omsorg på sikt inte införs, behöver säkerheten i hantering av vanliga nycklar uppgraderas. Det tydliggjordes i tidigare förstudie av Nyckelfri vård och omsorg (2014/168-ÄN-750). Det är möjligt att ställa krav på utförarna att öka säkerheten av dagens nyckelhantering då ansvarsdelen och krav på rutiner för säker nyckelhantering är reglerat i avtalet med utförararna.

7 (7) Kostnaden för dagens nyckelhantering ansvarar utförarna för. Om kostnaderna för att öka säkerheten av dagens nyckelhantering uppfattas bli omfattande, finns det en risk att utförarna ställer krav på att äldrenämnden ska svara för dessa kostnader. Kostnader för en uppgradering av dagens nyckelhantering Det finns nyckelskåp som registrerar och möjliggör spårbarhet av nycklar på individnivå. Varje personal har egen inloggning och varje nyckel egen id vilket möjliggör loggning av vem, när och vilken nyckel som togs ut/sattes tillbaks i nyckelskåpet samt en begränsning av vilka nycklar respektive personal kommer åt. Kostnaden för dessa skåp ligger på ungefär 1000 kr/position (per kund som behöver lämna ut nyckel till utförarna). Därutöver tillkommer ytterligare kostnad för säker transport av nycklar, ett låsbart skåp som antingen kan låsas fast i bil, cykelkorg eller bäras med i väska. De skåpen kostar ungefär 5000 kronor och rymmer ungefär fem nycklar. För att transportera alla nycklar säkert behöver det finnas en till varje personal som behöver nyckel för att komma in hos kund under varje arbetspass. Den samlade kostnaden för en uppgradering av dagens nyckelhantering med nyckelskåp har inte kunnat beräknas i sin helhet i denna utredning. 7 Upphandling och implementering En trolig tidsåtgång för upphandling av nyckelfritt vård och omsorgssystem skulle vara 5-6 månader. Att införa nyckelfri vård och omsorg kommer, i likhet med e-hemtjänst, att innebära en införandekostnad. Den är dock inte lika omfattande, då det inte är en metodförändring för personalen. De behöver lära sig hantera ett nytt system, men metoden att åka ut till kund är densamma. 8 Slutsats Enligt NHG kan det vara möjligt att finansiera införandet av nyckelfri vård och omsorg genom den effektiviseringen det innebär. För att kunna räkna hem effekterna och för att öka säkerheten för alla kunder inom hemtjänst (dag, natt och larm hemtjänst) och hemsjukvård är det viktigt att alla utförare av hemtjänst och hemsjukvård blir användare av nyckelfri vård och omsorg. För att maximera utnyttjandet av befintliga resurser, kan det vara lämpligt att även nyckelfri vård och omsorg systemet används som tidsregistreringssystem. Förvaltningens bedömning är att en upphandling och införande av ett nyckelhanteringssystem bör genomföras. Men mot bakgrund av att det i nuläget pågår flera stora utredningsuppdrag som påverkar nämndens verksamheter; översyn av förfrågningsunderlag-, ersättningar-, avgifter-, och riktlinjer för både hemtjänst och hemsjukvård samt eventuellt införande av IBS (individuell behovsstyrning) och ÄBIC (äldres behov i centrum) gör förvaltningen bedömningen att en upphandling av nyckelfri vård och omsorg bör avvakta till dess att effekter av ovan nämnda utredningar/införanden är klarlagda. Föreliggande rapport kan utgöra en grund för en upphandling när den kan vara lämplig att genomföra.