Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2013-05-02 Upphandlande organisation Region Skåne, Koncerninköp Upphandling Bevakningstjänst för Region Skåne Annika Hjort 1300541 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 2. Kravspecifikation-obligatorisk 2.1. Ordlista Larmutryckning- Larm utlöses eller rings in av Beställarens personal, väktare tar sig till platsen, vidtar lämpliga åtgärder och lämnar sedan platsen. Inställelsetid- Den tid från att larmet inkommer till larmcentral tills dess att först ankommen väktare registrerar sin närvaro på objektet. Åtgärdstid- Den tid då väktare befinner sig på platsen för att vidta åtgärder. Åtgärdstiden tar slut då väktaren lämnar platsen. Stationär väktare- Med detta avses en bevakningstjänst där väktaren under sin tjänstgöring uppehåller sig inom samma bevakningsobjekt. Objektet kan i vissa fall vara utsträckt och omfatta t ex ett sjukhusområde medan det i andra fall kan vara begränsat till en viss lokal. Den stationära väktaren ska inte ha som arbetsuppgift att ringa in ny personal vid exempelvis sjukdom. Detta ska hanteras av Leverantören på annat sätt. Ordningsvakt- Med detta avses huvudsakligen samma som för "Stationär väktare" men med de större befogenheter som ordningsvakten har. Då Beställarens verksamhet bedrivs i många olika lokaler ska ordningsvakterna vara förordnade för tjänstgöring enligt LOV 3. Ronderande väktare- Med detta avses en traditionell ronderande väktarbevakning. Arbetet sker i form av ett eller flertalet besök på objektet/dygn och inom väl avgränsade tidsramar. Beställare- Region Skåne Förvaltning- Del inom Region Skåne t ex Regionservice eller Skånes Universitetssjukhus (SUS). Förvaltningsindelningen kan komma att ändras under avtalsperioden. Utskrivet: 2013-05-02 15:12 Sida 1 av 10
Objektets kontaktperson- Den person som är ansvarig för säkerheten på ett objekt. Ett objekt kan vara ett sjukhus eller en enskild mottagning. Regionservice kontaktperson- Den person som har en övergripande roll gällande Region Skånes säkerhet. Avtalets kontaktperson- Den person från Beställaren som hanterar frågor kring avtalet. Anbudsgivaren accepterar definitionen av ovanstående begrepp. (/ svar) 2.2. Larm 2.2.1. Omprogrammering av larm Ingen omprogrammering av larm ingår i detta uppdrag. Omprogrammering från en larmcentral till en annan kommer att ske av extern part som Region Skåne har avtal med. Leverantören ska samarbeta med denna externa part. Leverantören ska löpande informera Beställaren om när Leverantörens larmcentral kommer att kopplas in och när Leverantören kommer att börja hantera larm från Beställaren. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.2.2. Larmcentral och mottagning av larm Anbudsgivaren ska ha en egen larmcentral eller ha avtal med en larmcentral. Larmcentralen ska kunna ta emot larm årets alla dagar, dygnet runt från Beställarens aktuella objekt för uppdraget. Larmcentralen ska kunna ta emot larm från de på marknaden förekommande larmöverföringssystem. Larmcentralen ska kunna ta emot inbrotts-, brand-, överfalls-, passer-, drift och nödlarm samt larmförmedling av Beställarens larm. Larmcentralen ska kunna ta emot larm via egen larmcentral, extern larmcentral samt via telefon. För att säkerställa att det är behörig personal från verksamheten som ringer kan lösenord eller personlig kod komma att användas. Larmcentralen ska utföra åtgärder utifrån upprättad Larmcentralsinstruktion. Leverantören har ingen rätt att ställa krav på Beställarens fabrikat på larmanläggningar. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Anbudsgivaren ska ange vilken larmcentral denne kommer att arbeta med. (Fritextsvar) 2.2.3. Larmutryckning- inställelsetid och åtgärdstid Leverantören ska utföra larmutryckningar till Region Skånes aktuella objekt årets alla dagar, dygnet runt. I en larmutryckning ingår inställelsetid samt åtgärdstid. Vid inställelsetid på maximalt 15 minuter ingår 45 minuters åtgärdstid på plats och vid inställelsetid på maximalt 30 minuter ingår 30 minuters åtgärdstid på plats. Utskrivet: 2013-05-02 15:12 Sida 2 av 10
Om väktaren är på plats innan maximal inställelsetid har Region Skåne rätt till längre åtgärdstid. Region Skåne betalar för 60 minuters larmutryckning oavsett hur lång tid inställelsetiden tar. I respektive områdes kravspecifikation framgår vilka inställelsetider som gäller. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.2.4. Bevakningsinstruktion Leverantören ska tillsammans med Beställaren upprätta skriftliga bevakningsinstruktioner i elektroniskt format för objekten. Instruktionen ska efter färdigställande godkännas av Beställaren. Förändringar i bevakningsinstruktionen ska på förhand godkännas av Beställaren. Gamla instruktioner ska destrueras på ett säkert sätt. Bevakningsinstruktionen är Beställarens egendom och ska betraktas som sekretesskyddat material. Beställaren ska därmed ha rätt att ta del av bevakningsinstruktionerna för samtliga objekt. Efter avslutat uppdrag ska Leverantören överlämna samtliga bevakningsinstruktioner till Beställaren. Leverantören ska säkerställa att respektive väktare är väl förtrogen med respektive bevakningsobjekt och dess instruktioner. Anbudsgivaren ska beskriva hur detta kommer att uppfyllas. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Anbudsgivaren ska beskriva hur anbudsgivaren säkerställer att väktare är väl förtrogen med respektive bevakningsobjekt och dess instruktioner. (Fritextsvar) 2.2.5. Byggnadstekniska åtgärder Väktare ska vid behov utföra byggnadstekniska åtgärder efter inbrott. Leverantören ska på eget initiativ skyddstäcka egendom vid inbrott, utan särskild beställning. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.2.6. Kommunikationsutrustning Leverantören ska säkerställa att väktaren via ett robust kommunikationssystem har direkt dubbelriktad kontakt med larm/ledningscentral. Risken för störningar på Beställarens tekniska utrustning måste alltid beaktas då väktarens kommunikationsvägar planläggs. Anbudsgivaren ska ange vilket kommunikationsutrustning som denne kommer att använda sig av. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Utskrivet: 2013-05-02 15:12 Sida 3 av 10
Anbudsgivarens kommunikationsutrustning är: (Fritextsvar) 2.3. Beställning av extratjänst 2.3.1. Rutin för beställning Leverantören ska tillhandahålla ett jourtelefonnummer där extratjänster kan beställas årets alla dagar, dygnet runt. Endast av Beställaren godkända personer/ funktioner har rätt att beställa extratjänster. Vid beställning av extratjänst ska detta dokumenteras av Leverantören med information om: -typ av extratjänst, -av Beställaren begärd respektive faktisk tidpunkt för uppdraget och -RSid för den person som beställt uppdraget Leverantören ska skicka en kopia på Beställningen till Regionservice kontaktperson Vid beställning av extratjänst ska återkoppling av insatsen ske nästföljande dag via mail till det aktuella objektets kontaktperson samt till Regionservice kontaktperson. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.3.2. Typ av tjänst Leverantören ska kunna tillhandahålla extra bemanning av väktare, ordningsvakt och personskyddsvakt. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.3.3. Väktare Leverantören ska tillhandahålla väktare som kan påbörja ett uppdrag inom 2 timmar efter att beställning är lagd. Anbudsgivaren ska fylla i sina timpriser i respektive geografiska områdes kravspecifikation. Beställaren kommer under vissa dagar och tider på dygnet betala ut ett högre belopp än anbudsgivarens timpris. Se vidare punkt 7.6.1, Priser. Accepterar anbudsgivare ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.3.4. Ordningsvakt Detta krav är endast aktuellt för Helsingorgs lasarett, SUS, Ystad lasarett och Centralsjukhuset i Kristianstad. Leverantören ska tillhandahålla ordningsvakt som kan påbörja ett uppdrag inom 2 timmar efter att beställning är lagd. Anbudsgivaren ska fylla i sina timpriser i respektive geografiska områdes Utskrivet: 2013-05-02 15:12 Sida 4 av 10
kravspecifikation. Beställaren kommer under vissa dagar och tider på dygnet betala ut ett högre belopp än anbudsgivarens timpris. Se vidare punkt 7.6.1, Priser. Accepterar anbudsgivare ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.3.5. Personskyddsvakt Leverantören ska tillhandahålla personskyddsvakt som kan påbörja ett uppdrag inom 24 timmar efter att beställning är lagd. Anbudsgivaren ska fylla i sina timpriser i respektive geografiska områdes kravspecifikation. Beställaren kommer under vissa dagar och tider på dygnet betala ut ett högre belopp än anbudsgivarens timpris. Se vidare punkt 7.6.1, Priser. Accepterar anbudsgivare ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.3.6. Mobil larmanläggning, larmväska För att höja säkerheten exempelvis efter inträffade skador, i samband med hot eller i väntan på en fast larminstallation ska Leverantören kunna tillhandahålla en mobil larmanläggning. Installationsarbetet ska om så krävs kunna inledas omgående och vara avslutat senast 3 timmar efter beställning. I anbudsgivarens pris ska hyra per dygn varvid montage och nedtagning ska ingå. Anbudsgivaren ska kunna leverera: larmväska med inbrottslarm larmväska med överfallslarm Utrustningen ska vara utrustad med: - minst fyra stycken IR-detektorer - minst två stycken rökdetektorer - trådlös överföring till den egna larmcentralen. - minst två stycken trådlösa överfallslarm vilka i normalfallet har ett täckningsområde omfattande minst 100-meter runt centralutrustningen. - minst en lokal siren - trådlös överföring till den egna larmcentralen - batterikraft för minst 24 tim drift - objektsinstruktionen på leverantörens larmcentral ska omgående kunna uppdateras utifrån Beställarens önskemål oavsett dag eller tid på dygnet. Accepterar anbudsgivare ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.4. Dokumentation Nedan rapporter kan komma att bli aktuella. Leverantören ska kunna leverera efterfrågad information. Vilken rapport som är aktuell regleras i respektive objektsavtal. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Utskrivet: 2013-05-02 15:12 Sida 5 av 10
2.4.1. Larmrapport Vid larm från Beställaren såsom inbrott, överfall, brand, passer och nödlarm ska väktaren skriva rapport angående orsak och åtgärd. Rapporten ska innehålla plats, tidpunkt, orsak, händelseförlopp, åtgärd, övrig nödvändig information och avslut. Rapporten ska sändas i elektroniskt format till objektets kontaktperson efter utfört uppdrag. Detaljer om rapportens utseende samt när, till vem och hur den ska sändas till regleras i respektive objektsavtal. Rapporten ska inte vara handskriven. Rapporten ska vara i ett sådant format att vidare bearbetning är möjlig. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.4.2. Rondrapport Ronderingsinstruktion ska upprättas skriftligen av Leverantören för respektive objekt i samråd med Beställaren. Vid väktares rondering ska Leverantören leverera en rondrapport avseende fel och brister vid utförd rondering. Rapporten ska innehålla tider och tidsåtgång för ronderingen. Rapporten ska sändas i elektroniskt format till objektets kontaktperson efter utfört uppdrag. Detaljer om rapportens utseende samt när, till vem och hur den ska sändas till regleras i respektive objektsavtal. Rapporten ska inte vara handskriven. Rapporten ska vara i ett sådant format att vidare bearbetning är möjlig. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.4.3. Väktarrapport Vid särskild händelse eller åtgärd ska väktaren dokumentera händelsen i en väktarrapport. Exempel kan vara eftersök av person/patient, avvisning av obehörig, tillkallande av polis eller annan åtgärd som inte är normal för objektet. Rapporten ska sändas i elektroniskt format till objektets kontaktperson efter utfört uppdrag. Detaljer om rapportens utseende samt när, till vem och hur den ska sändas till regleras i respektive objektsavtal. Rapporten ska inte vara handskriven. Rapporten ska vara i ett sådant format att vidare bearbetning är möjlig. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Utskrivet: 2013-05-02 15:12 Sida 6 av 10
2.4.4. Samlingsrapport Larm-, rond och väktarrapporterna ska kunna sammanföras i en daglig rapport om objektets kontaktperson så önskar. Rapporten ska innehålla händelser i kronologisk ordning med möjlighet att sortera och omsortera informationen. Rapporten ska sändas i elektroniskt format för objektets utsedd person. Detaljer om rapportens utseende samt när, till vem och hur den ska sändas till regleras i respektive objektsavtal. Rapporten ska inte vara handskriven. Rapporten ska vara i ett sådant format att vidare bearbetning är möjlig. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.4.5. Gemensamma möten Leverantören ska kostnadsfritt medverka vid möten när Beställaren så önskar. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.4.6. Statistik Leverantören ska leverera statistik minst en gång per månad. Statistiken ska redovisa föregående månads händelser och sändas i elektronisk form till respektive objekts kontaktperson. Statistiken ska minst kunna sorteras och omsorteras på: Typ av händelse (t ex brand, hot, våld, inbrott, skadegörelse med kort information om händelse och eventuella förslag på åtgärder). Antal larm orsakade av egen verksamheten kontra övriga larm Antal larm per geografiskt område Antal larm per förvaltning Antal larm per avdelning Inställelsetid Åtgärdstid Klockslag Datum Beställda extratjänster per geografiskt område Beställda extratjänster per förvaltning Beställda extratjänster per avdelning Övergripande statistik för det geografiska området ska levereras till Regionservice kontaktperson en gång per månad/kvartal. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.4.7. Webbportal Leverantören ska ha en webbaserad informationssida där objektets/objektens utsedda person kan logga in och ta del av uppdaterad statistik över larmutryckningar, Utskrivet: 2013-05-02 15:12 Sida 7 av 10
larmrapporter, beställda extratjänster samt händelser av vikt för sitt område. Leverantören ska beskriva sin webbaserade informationssida och gärna bifoga skärmdumpar från systemet. Leverantören ska ansvara för att systemet är säkerhetsskyddat så att ingen annan än behöriga från Leverantören och Beställaren har åtkomst till systemet. Anbudsgivaren ska uppskatta hur många timmar som krävs av Beställaren för att portalen ska kunna fungera optimalt.denna tid ska anges för respektive geografiskt område. (Fritextsvar) Anbudsgivarens beskrivning av sitt webbaserade statistikverktyg (Fritextsvar) 2.4.8. Dialog med Beställaren I de fall Leverantören använder sig av interna avtalsnummer för Beställarens avtal ska Leverantören i konversation med Beställaren använda sig av Beställarens avtalsnummer. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.5. Personal 2.5.1. Utbildning Samtliga väktare och ordningsvakter ska ha erforderlig kompetens och behörighet enligt RPSFS 2006:15 FAP 579-2. Leverantörens personal som är stationerad på ett sjukhusområde ska ha utbildning i brandskydd och ska kunna hantera ett brandtillbud. Leverantören ska garantera att aktuell personal för uppdraget får repetition i brandskydd minst vartannat år. Beställaren erbjuder utbildning i brandskydd. De kostnader som det medför att delta för Leverantörens personal ska ej belasta Beställaren. Ingen utbildning i Region Skånes datasystem kommer att erbjudas Leverantören. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.5.2. Rekrytering Anbudsgivaren ska ha dokumenterade rutiner för rekrytering av anställda. Samtlig personal bör genomgå personlighetstest. Anbudsgivaren ska beskriva sin process för nyrekrytering. Anbudsgivaren ska beskriva hur denne bedriver personalutveckling. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Anbudsgivarens beskrivning av sin process för nyrekrytering. (Fritextsvar) Anbudsgivarens beskrivning av hur denne bedriver sin personalutveckling. (Fritextsvar) 2.5.3. Klädsel Samtliga väktare och ordningsvakter ska ha bevakningsobjektsanpassad klädsel med Utskrivet: 2013-05-02 15:12 Sida 8 av 10
Leverantörens namn väl synligt. Beställaren ska ha möjlighet att påverka Leverantörens val av klädsel. Giltig legitimation ska kunna uppvisas på begäran. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.5.4. Personlig lämplighet Personalen ska vara personligt lämplig för verksamheten. Det ska speciellt beaktas att den särskilt känsliga miljön inom sjukvårdens verksamheter med såväl somatiskt som psykiskt sjuka patienter samt ytterligt känsliga områden inom bland annat olika enheter för forskning etc. Detta ställer mycket höga krav på personalens stresstålighet, kunnande och anpassningsförmåga. Stor vikt kommer att läggas vid ett värdigt uppträdande och att angivna rutiner följs vid uppdragens genomförande. Leverantören ska garantera att deras personal ger kundanpassad service och agerar pålitligt och förtroendeingivande. Personal som under uppdragets gång förlorar Beställarens förtroende ska omedelbart bytas ut. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.5.5. Språk Leverantörens personal ska kunna hantera svenska språket i tal och skrift samt engelskt tal. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.6. Bilar Leverantören ska ha sin logotype på de bilar som använd för uppdraget. Anbudsgivaren ska ange vilken andel fordon som denne har i sin bilpark i respektive kategori. Kategori 1 Fordon med maximalt fyra sittplatser utöver förarplatsen ska uppfylla kriterierna för miljöbil enligt förordning om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor (SFS 2009:1). Kategori 2 Fordon med maximalt fyra sittplatser utöver förarplatsen, som drivs med bensin eller diesel och släpper ut högst 110 g koldioxid per kilometer. Fordon med maximalt fyra sittplatser utöver förarplatsen, som drivs med alternativa drivmedel[1] ska ha en förbrukning på högst 8,1 liter bensin per 100 kilometer, eller för gasfordon högst 7,7 kubikmeter gas per 100 kilometer eller för elfordon 37 kwh elenergi per 100 kilometer. [1] Med alternativa drivmedel avses i dessa kriterier andra bränslen än bensin, diesel och gasol. Utskrivet: 2013-05-02 15:12 Sida 9 av 10
Anbudsgivare ska ange hur stor andel fordon som finns i respektive kategori. (Fritextsvar) 2.7. Proaktivitet Anbudsgivaren ska arbeta på ett proaktivt sätt med att t ex minska antalet larmutryckningar för Region Skånes verksamheter. Anbudsgivaren ska beskriva hur detta arbete kommer att ske. Anbudsgivaren ska beskriva hur denne på ett proaktivt sätt har arbetat hos andra kunder. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Anbudsgivarens beskrivning av hur denne på ett proaktivt sätt har arbetat hos andra kunder och genom detta minskat antalet larmutryckningar. (Fritextsvar) Anbudsgivarens beskrivning av hur denne kommer att arbeta hos Region Skåne på ett proaktivt sätt. (Fritextsvar) 2.8. Implementeringsplan Anbudsgivaren ska i en implementeringsplan beskriva vilka åtgärder som måste göras inför driftstart av avtalet vecka för vecka såsom gemensamma utbildningsinsatser kontakter med Region Skånes företrädare för de olika objekten tidplan Implementeringsperioden börjar omedelbart efter det att Avtalet undertecknats. Beställaren ska godkänna Leverantörens implementeringsplan innan Leverantören påbörjar sitt arbete. Leverantören ska justera i implementeringsplanen enligt Beställarens önskemål. Här ska anbudsgivarens beskriva sin implementeringsplan vecka för vecka. (Fritextsvar) 2.9. Priser Priser ska lämnas i respektive områdes kravspecifikation. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Utskrivet: 2013-05-02 15:12 Sida 10 av 10