Mötesanteckningar Miljöchefsmöte i

Mötesanteckningar Miljöchefsmöte i Borås, 1 och 2 oktober Program 1 oktober Start klockan 9 med kaffe och mingel. 10.00 Inledning 10.30 Önskat läge, december 2016 12.00 Lunch 13.00 Fortsättning Önskat läge 14.00 Så här jobbar vi med mediestratergi i Borås Stad Från 17.00 Incheckning på hotellet 19.00 Gemensam middag på Hotell Scandic Plaza 2 oktober Start klockan 8.30 med kaffe och mingel. 9.00 Vad behövs för ledarskap och arbetssätt utifrån den lagstiftning vi tillämpar 12.00 Lunch 13.00 Med sikte på framtiden Överlämning till GR inför vårens chefsmöte 14.30 Avslutning med kaffe Deltagare 1 oktober: 24 miljöchefer ( 31 anmälda), plus 4 projektledare. 2 oktober: 25 miljöchefer ( 31 anmälda), plus 3 projektledare. Sida 1 av 11

1 oktober Inledning Anna Säfsten, Borås Stad, hälsar alla välkomna och berättar att chefsträffens genomgående tema är det Önskade läget och media. Alla får möjlighet att presentera sig för varndra. Borås Projektstudio Anna visar upp en skokartong som ska symbolisera en projektstudio. I denna kan en grupp mötas i samma rum, inom samma ramar och lösa ett problem tillsammans inom begränsad tid. Anna visar även en påse med lego. Varje legobit symboliserar grupper/delar med rätt kompetens och som oftast jobbar på helt olika sätt. Om man lägger i några legobitar i denna kartong tillsammans med en studieledare, så kan underverk ske! En studieledare (processledare) arbetar med att dessa kompetenser ska samarabeta och att processen går framåt i projektstudion. Detta sker genom bättre arbetsmöten: Brainstorming, prioritering och beslut. I Borås samlar de kompetenser på samma ställe, som ska lösa ett specifikt komplext problem. Det är olika kompetenser som sätts ihop beroende på vilket problem som ska lösas. Kompetenserna arbetar ihop i 40 timmar, fördelade på två veckor i kontorslandskap/rum. Det är viktigt att kompetenserna arbetar tätt, då uppkommer grupputvecklingens faser och dess fördelar. Det finns en styrgrupp (en person från varje förvaltning i Borås) som beslutar vilka problem som ska lösas. Önskat läge, december 2016 Cecilia gör en tillbakablick från TUV:s start till idag för att berätta för dem som inte har varit med på resan samt för att påminna oss om att det är vi själva som har tagit initiativet till vår utveckling. Presentationsbilderna finns här. Vi läste upp det Önskade läget tillsammans och diskuterade därefter nedan angivna frågor i mindre grupper. Vad känner du? Vad väcker det för känslor? Bl.a.följande kom fram: Sida 2 av 11

Vad är viktigast för er? Hur tänker ni på det i er vardag? Vad är vi närmast längst ifrån? Bl.a.följande svar kom fram: Cecilia berättade att Aktivitetsplanen är uppdaterad och kommer att uppdateras fortsatt. Det är flera aktiviteter som pågår och det är en del som redan är klara. Den är ett viktigt verktyg för att nå det Önskade läget. Arbetsgruppen Studenter och potentiella medarbetare samt beslutsfattare på universitet och högskolor informerar PerOla Svensson, rapporterar från arbetsgruppen. De har haft kontakt med högskolor och informerat om hur viktigt det är med kunskap om kommunikation och bemötande inom yrket som inspektör. De frågade även högskolorna om de har någon del om kommunikation och bemötande i sina utbildningar. Några har en kortare del, men inte alla. Många studenter har god kunskap om naturvetenskap, men arbetsgruppen anser att studenterna behöver mer kunskap om förvaltningslagstiftning och det byråkratiska hantverket som t.ex. klarspråk, bemötande och när beslut ska kommuniceras. Arbetsgruppen tycker även att det är viktigt med studiebesök hos miljökontor tidigt i högskoleutbildningen, så att studenterna vet vad arbetet som inspektör innebär. Mötesplats Goda Exempel Cecilia Lunder, berättade om Mötesplats Goda Exempel (MGE). Presentationsbilderna finns här. Studenter från Göteborgs universitet kommer att bjudas in till MGE. Det är bra om både chefer och medarbetare deltar på MGE, då träffen vänder sig till alla. Den handlar om vår roll som myndighet. Det är ett effektiv och unikt sätt att mötas på, så skicka gärna många. Vi har räknat med 180 deltagare för att få ekonomin ska gå ihop (bygger på antalet som föranmälde sig i våras). Alla föredrag ska knyta an till det önskade läget. Det är mycket bra att vara Sida 3 av 11

med båda dagarna, både för att dagarna hänger ihop men även för att kvällens middag ökar samverkan ytterligare. Ni kommuner som ska ha med planscher med Goda Exempel - gör gärna en koppling till det Önskade läget, december 2016. Önskat läge december 2016, fortsättning Varje bord fick en varsin rubrik i det Önskade läget att diskutera kring. Frågorna som grupperna skulle diskutera kring var: Hur kan vi jobba med detta på hemmaplan? Hur kan vi jobba tillsammans utöver vad vi redan gör? Följande svar kom fram: Så här jobbar vi mediestratergi i Borås Stad Så här kan vi jobba med bilden av vårt arbete. Bra frågor att ställa: Vad förknippar ni/associationer ni med miljö- och hälsoskyddskontor? Vilken bild har ni av ett miljö- och hälsoskyddskontor? Gäller att sätta en bild i någons huvud, något man inte riktigt har täckning för, men något man vill uppnå. Budskap: Säg det viktigaste, säg det högt och säg det först! Illustrera din vision med en bild! Sida 4 av 11

Handbok i kommunikation i Borås Stad Första steget i kommunikationsplanering: Vad vill vi uppnå? Vår röst i massmedia: Idag kommer nyheten direkt på nätet, inte i tidningen dagen efter. Kolla av vad de har skrivit. Meddela dem eventuella felcitat. Tidningarna kommer att försvinna mer och mer. En annons på Facebook är effektivare än att ha en annons i tidningen, den är även billigare. Borås Stad använder mycket Facebook, Twitter och rörlig film. Vi är ärliga och öppna: Försöker att prioritera media, inte svara inga kommentarer. Ta egna intiativ, när de ställer frågor, så kan du berätta något som du vill förmedla. Förbered dig inför din kontakt med journalist. De vill ha reda på fakta. Vid händelser som kan leda till negativa rubriker: Konflikter är alltid nyheter för dem. Ta hand om den aktuella händelsen, informera medarbetarna och utse en talesperson. Var tillgänglig, skriv ner formuleringar, lägg korten på borden, spekulera aldrig, ta kritikpå allvar, be om ursäkt om det passar. Media - Så går vi vidare Vi diskuterade nedan angivna frågor i mindre grupper. Image och företräda förvaltningen - Vad behöver vi på våra arbetsplatser för att kunna arbeta med detta? Vi behöver: Tydlighet, förståelse för uppdraget Vara förberedd genom träning Samarbete med kommunikationsenhet Utnyttja media och ta initiativ Yrkesstolthet, arbetsglädje och värdegrund Gemensam syn, våga, värdegrund Ha en kommunikationsplan vad kan vi kommunicera ut och vad behöver vi kommunicera innåt. Detta vill vi arbeta vidare med: Utbildning i media och bemötande Träna Plastkort med tips om vad vi bör tänka på Konkretisera värdegrund och vårt uppdrag. Få till ett samtal, våga bryta ideer för att ta reda på vad som är vårt uppdrag och vår värdegrund. Arbeta Sida 5 av 11

med det i vardagliga arbetet och kontinuerligt. Genom att göra detta så växer det fram en image. Hur kommunicerar vi vår roll - att vi gör nytta. Alla medarbetar ska ha med sig samma budskap. Media vid svåra situationer - Vad behöver vi på våra arbetsplatser för att kunna arbeta med detta? Vi behöver och detta vill vi arbeta vidare med: Vi behöver en plan, vara förberedda innan, tydlig rollfördelning, plan för hur vi ska agera om något händer. Viktigt att öva. Vi behöver mer kunskap om drev i sociala medier. Vi tänker papperstidning fast det inte är där det händer idag. 2 oktober Vad behövs för ledarskap och arbetssätt utifrån den lagstiftning vi tillämpar Vicki Johansson, professor i offentlig förvaltning vid Förvaltningshögskolan, Göteborgs universitet. Det finns 380 tillsynsmyndigheter i Sverige och 230 tillsynslagar. Det är svårare att styra med regler idag, människor har blivit mer utbildade och ifrågesätter reglerna. Det finns så många olika reaktiva styrmedel idag, så det kan vara svårt att veta vad det är för granskning som gäller vid det aktuella tillsynsbesöket. Är det tillsyn, ackreditering, uppföljning eller något annat? Tillsyn - Möjlighet eller Hot? Möjlighet: transparens för medborgare underlag till beslut inspiration för andra granskar och se om saker fungerar rättviseaspekten - lika inför lagen. Sida 6 av 11

Hot lika rättstillämpning problemorienterat - ger en negativ bild minskat förtroende fokuserar på det som är lätt att mäta vilket ger en målförskjutning och som på så vis kan ge försämrad verksamhet ger individualisering rädd att göra för mycket, rädd för att göra fel - hämmar innovationer döljer fel, gör att man inte blir bättre. likställer bedömningar, fast verksamheterna inte är lika blir rättsosäkert. Tillsynare -Vad är det för personer som arbetar med tillsyn? Villkor för följsamhet är: Förstå, Kunna och Vilja. Inspektören måste kunna förstå beslut (lagstiftning) som har tagits och det är ofta inspektörerna själva som får tyda beslut. Nästa steg är att inspektören måste kunna. Det måste finnas resurser och kompetens. Sista steget är vilja. Inspektörerna har hög kunskapsnivå, vilket medför att de inte alltid vill följa beslut p.g.a. av att inspektören anser att beslutet är fel. Viktigt att inspektörerna berättar för lagstiftare när lagstiftningen inte leder till måluppfyllelse. Tillsynare är närbyråkrater. Närbyråkrater är nära medborgarna, är ej erkända proffesionerär och är inte lätta att styra! Närbyråkraternas handlingsutrymme: Ju mer man klarar av att göra desto mer får man att göra. Stratergi 1: Minska handlingsfriheten genom mer checklistor, detaljreglering, tidsredovisning. Stratergi 2: Anväda handlingsfriheten genom att öka professionalisering, förstärka professionen, göra egna bedömningar. Olika centrala myndigheter går mot olika stratergier. Idag vill många organisationer arbeta mer med stratergi 2. Det kan vara svårt att gå från stratergi 1 till stratergi 2. Då är det viktigt att inspektörerna bollar med sina kollegor, gör inspektioner tillsammans samt att cheferna är stöttande. Det skulle vara bra med internutbildning under flera år, så att man förstår sin roll och för att skapa nätverk. Tillsynsmötet - Hård eller mjuk följsamhetsstratergi Vi mäter ofta hur tillsynsmötet upplevs men sällan effekten av följsamhetsstratergin. Tillsynare och tillsynande upplever att mjuka stilar leder till ökad följsamhet. Ledning, allmänheten upplever att hårda stilar leder till ökad följsamhet. Sida 7 av 11

Professionell tillsynskompetens är de som kan situationsanpassa tillsynsmetoder och förmåga att prioritera de tillsynsområden som ger högst effekt för måluppfyllelsen. Inspektörsutbildningarna borde ha mer utbildning om offentlig förvaltning. Göteborgs universitet har Tillsynsutbildning tillsyn i teori och praktik 15p. Bland annat analyserar de tillsynsmetoder. Arbetsgruppen Studenter och potentiella medarbetare samt beslutsfattare på universitet och högskolor planerar att undersöka detta närmare. Livsmedelsverket Christina Spens, från Livsmedelsverket, har deltagit under dagarna och passade på att presentera deras reviderade organisation. Se presentationen här. Området för livsmedelskontroll, som vi mest har kontakt med, har bla avdelningar för olika regioner samt en processgrupp som heter Regional Samverkan. Christina är utsedd kontaktperson för Västra Götaland och Renée Norling samt Christer Johansson för Halland. Syftet är att öka närvaron ute i landet samt att skapa en länk med återkoppling och synpunkter från båda håll lokalt - regionalt - nationellt. Länstyrelserna är fortfarande ansvariga för samordning, men Livsmedelsverket vill underlätta och komplettera. De avser inte att vara stöd för enskilda personer utan snarare att skapa stöd som ger nytta för många. Christina och några kollegor kommer i år att medverka i ett pass på MGE och de vill gärna vara med och sprida våra goda exempel till andra delar av landet. Sida 8 av 11

Med sikte på framtiden Anna gjorde en tillbakablick av torsdagen. Sedan diskuterade vi i grupper: Vad av det vi diskuterat under dessa dagar vill vi arbeta vidare med eller skicka med till styrgrupperna samt vad ska vi ta med till MGE om det Önskade läget? Föjande medskick och ideér framkom: Vi borde arbeta mer med professionalismen (se Vickys presentation). Det ger trygghet och stolthet. Är vi den myndighet vi själva vill möta? Vad innebär det och hur ska vi förmedla det? Ska denna grupp skapa en kärna i detta? Attraktiv arbetsplats behöver vi en image för att förmedla detta? Viktigt att vi försöker få en gemensam bild av det Önskade läget samt att få det önskade läget att vara grundkonceptet för vårt arbete och våra verksamheter. Det är bra att visa det Önskade läget på våra respektive arbetsplatser innan MGE eftersom många inte har sett den. Så att medarbetarma får förförståelse, men även för att skapa en koppling mellan det önskade läget och vår vardag, en strategi för framtiden. Fråga deltagarna på MGE om vart vi ska sen, vad är nästa läge? Önskade läget efter december 2016? Vad saknas? I slutet av TUV-projektet togs det fram ett stödmaterial för er chefer, för ert arbete med kommunikationsstrategin på hemmaplan. Kontakta projektledarna om du är intresserad av att använda detta och inte har det sparat. Uppföljning från vårmötet Därefter följde lite kort uppföljning om vad som har hänt sedan vårmötet: Skuggning Önskemål om ett skuggningsprogram lyftes i våras och därför har vi arbetat vidare med detta ihop med GR. Det är nu bestämt att en första skuggningsinsats kommer att ske våren 2016 under mars-maj. Det kommer kosta 5 900 kr att delta för den som skuggar. Utvärdering kommer ske efter insatsen. Några platser finns kvar om någon mer vill haka på. Utvärdering En utvärdering av miljösamverkan kommer att ske 2016. Vänd er till representanter i styrgrupperna om ni har inspel om vad utvärderingen bör utvärdera/innehålla. Sida 9 av 11

Pilotprojekt Jämställdhet Teres Heidermark berättade att vid chefsmötet i Falköping beslutades att Jämställdhet ska integreras i ett tillsynsprojekt som pilotprojekt. Projektledarna ger ett förslag till vilket av projekten som ska bli pilotprojekt. På Beredningsgruppens senaste möte diskuterades vilket projekt som skulle vara lämpligt. Som stöd för diskussionen hade vi bjudit in Birgitta Guevara som arbetar på enheten för Social hållbarhet på Länsstyrelsen Västra Götaland. Hon informerade om normer samt intersektionalitet och gav tips på hur andra har arbetat med jämställdhetsintegrering. Beredningsgruppen gjorde en enkel målgruppsanalys för de tillsynsprojekt som ska startas upp under 2016 och försökte med hjälp av detta se på vilka möjliga sätt som vi skulle kunna arbeta med jämställdhet i respektive projekt. Inget tillsynsprojekt är valt ännu som pilotprojekt. Teres frågade om mötesdeltagarna har någon idé på hur de vill att man ska arbeta med jämställdhet i detta pilotprojekt. Det som kom fram var att det kan handla om: bemötande t.ex. om det är kvinnan eller mannen som vi vänder oss mot på en avloppsinspektion, om det behövs tolk, vad är det för projekt vi genomför (typiskt manliga eller kvinnliga, dvs vem gynnas av projekten) samt hur agerar man ute på inspektion som representant för samhället? Påverkas vi av hur det är på den arbetsplats som vi besöker? Vi tar med oss dessa idéerna till de fortsatta diskussionerna. Sammanfattningsvis kan man säga att det inte finns någon entydig bild av hur det ska genomföras och att vi är öppna för olika möjligheter. Kommunikation & bemötande Kurserna under hösten blev snabbt fullbokade. Nya finns redan för våren och fler kommer efter behov. Verksamhetsplansprocessen Teres påminde om att alla kan lämna in förslag på projekt under hela året. Tänk på att ni skriver syfte och mål, så är det lättare att förstå problematiken samt hur ni anser att det ska lösas. Ni kan lämna era projektförslag på Miljösamverkan Västra Götalands sida här eller på Miljösamverkan Hallands sida här. Teres informerade kort om vilka projekt som är akuella under 2016. Material i kontakt med livsmedel Sida 10 av 11

kommer att drivas av Livsmedelsverket, men stöttas av Miljösamverkan Västra Götaland och Miljösamverkan Halland. Avslutning och överlämning till vårens chefsmöte inom GR Sjuhärad tackar för sig! GR återkommer med datum för nästa chefsträff. Antecknat av: Teres Heidermark, projektledare/utvecklare Miljösamverkan Halland Sida 11 av 11